informe pormenorizado del estado de control interno nov – mar/2015

Transcripción

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
MECI 2014
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL
INTERNO (Ley 1474/2011) NOV-MAR 2015
Contraloría General del Departamento de Putumayo
CÓDIGO:
VERSIÓN: 2.0
FECHA: 03/12/2008
PAG 1 DE 6
INFORME PORMENORIZADO DEL
ESTADO DE CONTROL INTERNO
NOV – MAR/2015
BLANCA LIDIA ROSERO
Jefe de Control Interno
CONTROL FISCAL, PREVENTIVO Y PARTICIPATIVO
Cll. 17 No.7ª-34 - B. Ciudad Jardín, Mocoa (Putumayo), CONMUTADOR 098 4295922 4295923
E-mail:[email protected], [email protected]
www.contraloriaputumayo.gov.co
MECI 2014
CÓDIGO:
VERSIÓN: 2.0
FECHA: 03/12/2008
PAG 2 DE 6
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO
LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno o
Quien haga sus Veces
BLANCA LIDIA ROSERO
Profesional Especializado
Periodo Evaluado: 11/Noviembre 2014 10/Marzo de 2015.
Fecha de Elaboración: 11/ marzo/2015
Con la expedición del Decreto 943 del 21 de Mayo de 2014, la Contraloría Departamental del
Putumayo, dio cumplimiento a la implementación del Nuevo Modelo de Control Interno MECI 2014, inició el proceso de actualización al Modelo Estándar de Control Interno MECI, según los
lineamientos expresados en el Manual Técnico que proporciona la estructura básica para
evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación del proceso
administrativo que puede ser adaptada a las necesidades específicas de nuestra entidad.
De acuerdo con el numeral 2 del artículo 4° del Decreto 943 de 2014, nos corresponde realizar
los ajustes necesarios para adaptar en nuestra entidad los cambios surtidos en la actualización
del MECI 2014, dentro del tiempo y las diferentes las fases establecidas en el Manual Técnico.
1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
AVANCES
 La entidad tiene elaborado un código de ética que permite evidenciar las normas de
comportamiento ético de los funcionarios y colaboradores.
 El Fondo de Bienestar Social, conformado en la entidad es una herramienta que
permite garantizar las acciones y actividades de Bienestar para los funcionarios de
la entidad, con el objeto de promover y fortalecer la convivencia organizacional.
 El modelo de operación por procesos le permite a la entidad tener claridad sobre el
enfoque basado en procesos, definir la cadena de valor como una representación
general de los macroprocesos, procesos y actividades (direccionamiento estratégico,
misionales, de apoyo y evaluación y mejora).
 Las evaluaciones de desempeño se realizan conforme se estipula en la
reglamentación para este proceso, que correspondió a la segunda evaluación
parcial semestral de 1 al 15 de febrero de 2015.
MECI 2014
CÓDIGO:
VERSIÓN: 2.0
FECHA: 03/12/2008
PAG 3 DE 6
 De acuerdo con los lineamientos del DAFP, la Contraloría Departamental del
Putumayo tiene proyectado para la vigencia 2015, la actualización del Mapa de
Riesgos de acuerdo a la última metodología establecida para el caso.
DIFICULTADES
 Los valores y políticas éticas de la entidad deben incluirse en los procesos de
inducción y re-inducción para que los nuevos funcionarios y colaboradores de la
entidad conozcan y apliquen estos valores y políticas consignadas en el Código de
Ética.
 La estructura organizacional con la que cuenta la entidad no atiende en un 100% la
necesidad que requieren los procesos y procedimientos que se generan en la
entidad, de tal manera que los funcionarios adscritos a la planta actual de personal
tengan que cumplir funciones adicionales a las estipuladas en el manual de
funciones.
 Las múltiples funciones a las que se encuentran los funcionarios de la entidad,
derivadas del escaso personal, evidencia un riesgo para incumplir con los planes y
programas de la entidad y de los diferentes procesos,
6.2. MODULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
AVANCES
 Los procesos y procedimientos definidos para la realización de las auditorías
internas, el talento humano que labora en las diferentes áreas y que conforma el
Comité de Control Interno y Equipo MECI, es una de las fortalezas con la que
cuenta la entidad ya que por la experiencia y formación para el desarrollar de otras
actividades garantiza el cumplimiento de las mismas.
 El proceso de autoevaluación como parte de las fases para la nueva implementación
del Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014, permitió establecer los cambios
que se generaron en el nuevo modelo.
 El seguimiento a los procesos de autocontrol definidos en las actividades de
evaluación y seguimiento permiten re direccionar las acciones de los diferentes
procesos en el cumplimiento de los objetivos de los mismos.
MECI 2014
CÓDIGO:
VERSIÓN: 2.0
FECHA: 03/12/2008
PAG 4 DE 6
 El informe Ejecutivo Anual de la vigencia 2014, se presentó dentro de los términos
establecidos por el DAFP, donde se evidencia claramente los avances del Sistema
de Control Interno en la entidad.
DIFICULTADES
 La poca disponibilidad de personal para la ejecución y cumplimiento de las
actividades en el ejercicio de Control Interno, ha generado retrasos en el proceso de
autoevaluación que se debe realizar en los diferentes procesos, por lo menos una
vez al año.
 Los Planes de Mejoramiento que se generan de los hallazgos encontrados en las
aplicaciones de las auditorías internas realizadas a los diferentes procesos, no
tienen el soporte de seguimiento que permita verificar el grado de cumplimiento.
 Se continua con las limitantes para el desarrollo de las actividades establecidas en
los diferentes componentes y especialmente en el componente Autoevaluación
Institucional por el escaso talento humano en los diferentes procesos, lo que ha
generado funciones adicionales, específicamente al responsable de la oficina de
control interno o quien hace la veces del mismo.
6.3. EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
AVANCES
 La red de información y comunicación interna permite a todos los funcionarios y
colaboradores de la entidad el acceso directo a la información necesaria para el
cumplimiento de los objetivos en los diferentes procesos e direccionamiento
estratégico, misionales, de apoyo y evaluación.
 El Sistema de información para la atención de las peticiones, quejas y denuncias, y
la oficina de Participación Ciudadana proporciona a la comunidad una opción para
participar activamente en los procesos de veedurías ciudadana, a través de los
diferentes mecanismos como el buzón de quejas y reclamos y la página web de la
entidad..
 El procedimiento para la rendición de cuentas que anualmente se realiza en la
asamblea departamental, está plenamente definido para que cuando se programe la
rendición , se cuente con la información y logística requerida para el evento.
MECI 2014
CÓDIGO:
VERSIÓN: 2.0
FECHA: 03/12/2008
PAG 5 DE 6
DIFICULTADES
 Se continua con la implementación de las Tablas de Retención Documental que
hace parte hacen parte de la Gestión Documental, lo que permite la clasificación
documental de la entidad acorde con la estructura orgánico – funcional, en
cumplimiento de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos.
 La actualización de la página web de la entidad, debe realizarse con mayor
frecuencia, para lo cual se requiere que todos los funcionarios y colaboradores
suministren la información necesaria para adelantar este proceso.
VII.
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Uno de los objetivos principales del Sistema de Control Interno es adquirir con los
recursos disponibles de la entidad la eficiencia, eficacia y transparencia en el
ejercicio de las funciones como Ente de Vigilancia y Control, así mismo buscar
agregar valor y mejorar las operaciones en los diferentes procesos especialmente en
aquellos que se ofrecen a la comunidad, de tal manera que el ejercicio del Control
Interno refleje el cumplimiento de los objetivos misionales de la entidad.
Una vez evaluado el Sistema de Control Interno a través de los diferentes
mecanismos que se presentaron durante el periodo de evaluación (cuatrimestral), en
especial a aquellos informes presentados ante los diferentes organismos de
evaluación, podemos manifestar que el Estado de Desarrollo del Sistema de Control
Interno en la Contraloría General del Departamento del Putumayo es ACEPTABLE,
lo cual permite continuar con las diferentes acciones en procura de mantener y
mejorar el estado del Sistema, hecho que obliga a facilitar las diferentes
herramientas e insumos para obtener resultados más favorables en los informes
posteriores.
VIII. SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES
 Se recomienda gestionar la disponibilidad de recursos ante quien corresponda para
el fortalecimiento de la entidad, con el objetivo mejorar la estructura organizacional,
de esta manera reducir la carga laboral para obtener un trabajo más objetivo y
productivo de la oficina de Control Interno.
MECI 2014
CÓDIGO:
VERSIÓN: 2.0
FECHA: 03/12/2008
PAG 6 DE 6
 Se debe continuar con el proceso de articulación del Nuevo Modelo Estándar de
Control Interno con las actividades que se proponen en el Sistema de Gestión de
Calidad, con el fin de mantener la mejora continua ajustando los procedimientos de
los dos Sistemas de acuerdo a la nueva normatividad.
 Persistir en la motivación a los líderes de los procesos para que asuman la
responsabilidad de realizar las correspondientes actualizaciones, verificaciones y
seguimiento de los procedimientos, riesgos, indicadores entre otros.
 Establecer un procedimiento que permita evidenciar el seguimiento permanente a
los programas, proyectos y metas definidas en cada proceso.
 Programar reuniones de Comité de Control Interno periódicas que permitan evaluar
en tiempo menos prolongados el logro y los avances del Sistema de Control Interno
en la entidad.
 Actualizar permanentemente la página web de la Entidad, ya que es un canal de
comunicación e interacción permanente entre la Contraloría y sus clientes internos y
externos.
 Revisar y ajustar si es el caso e Plan de Información y Comunicación que permita
evaluar la efectividad y fortalecer los mecanismos de comunicación e información.
 Continuar el proceso de implementación de las Tablas de Retención Documental en
cada una de las áreas de trabajo, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad
vigente.
 Implementar estrategias que permitan adelantar eficientemente el proceso de
inducción y re inducción para todo el personal que entra a laborar y labora en la
entidad.
BLANCA LIDIA ROSERO
Profesional Especializado con
Funciones de Control Interno

informe pormenorizado del estado de control interno nov – mar/2015

Transcripción

Documentos relacionados

Densidad de cultivos de coca en la región Putumayo Caquetá

Protecting Your Identity brochure

las comunidades diversas fomentan el