Ficha de Caracterización

FICHA DE CARACTERIZACION DE PROCESO
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
SUBPROCESO: CONTRATACIÓN
RESPONSABLE DEL PROCESO:
SUBGERENCIA ADTIVA Y FINANCIERA
TIPO DE PROCESO: DE APOYO
RESPONSABLE DEL SUBPROCESO:
SUBGERENCIA ADTIVA Y FINANCIERA
OBJETO
Establecer los principios, políticas procedimientos, facultades y normas generales que regirán el proceso de contratación en el CDAV, para garantizar
responsabilidades y deberes del contratante y contratista y contribuir con el cabal desarrollo de su misión, visión, objetivos, metas.
PROVEEDORES




ACTIVIDADES DEL
SALIDAS
CLIENTES
PROCESO
misiòn, visiòn,, objetivos y metasresentaciòn, estructura y elaboración
del estado de flujo de efectivo para garantizar la disponibilidad financiera
Todos los procesos
Proveedores
de
bienes y servicios
Entes de control
Entes externos
ENTRADAS
 Procedimiento
 Contratos
adecuada
y facilitar el cumplimiento en el pago de los compromisos a corto,
mediano y largo plazo.






documentado
INICIO
Normatividad
Requerimientos
Contractuales
Estudio de conveniencia
Disponibilidad
presupuestal
Cotización aprobada
Pólizas





Recepción de los
documentos
Verificación de los
soportes de los Contratos
Elaboración de
los
contratos
Seguimiento
de
actividades
Elaboración de actas




Establecer el procedimiento de
Contratación
Definir los requisitos contractuales
Identificar la clase de contrato
Solicitud
de
requerimientos
contractuales.
CC-XX-FO-001
HACER





Analizar los documentos
Elaborar los contratos
Elaborar
actas
de
inicio,
terminación y liquidación
Aprobar las Pólizas
Elaborar los informes a entes de
control y a entes externos

Perfeccionados
Informes a entes de
control
Informes
a
entes
externos




Todos los Procesos
Entes de control
Entes Externos.
Proveedores
de
bienes y servicios
FIN
PHVA
PLANEAR

VERIFICAR





ACTUAR-
Verificar los contratos elaborados 
Verificar los soportes de los 
contratos
Análisis de los informes
Seguimiento
requisitos
contractuales
Seguimiento indicadores
Ajustes cuando sean necesarios
Implementar acciones correctivas,
preventivas y de mejora.
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FICHA DE CARACTERIZACION DE PROCESO
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
SUBPROCESO: CONTRATACIÓN
RESPONSABLE DEL PROCESO:
SUBGERENCIA ADTIVA Y FINANCIERA
TIPO DE PROCESO: DE APOYO
RESPONSABLE DEL SUBPROCESO:
SUBGERENCIA ADTIVA Y FINANCIERA
REGISTROS
DOCUMENTOS
RECURSOS
REQUISITOS

Legales:

Ver Normograma CC-XX-FO007
Empresa:
 Código de ética y del Buen
Gobierno
 Panorama de riesgos
 Manual de Calidad
 Reglamento Interno de Trabajo

Procedimiento
de
Contratación SA-CT-PD001


PARAMETROS DE CONTROL
MECANISMOS DE CONTROL



Cumplimiento
del
procedimiento
Cumplir con lo requerido
por los entes de control

ELABORADO POR:
CARGO: Subgerente Administrativo y F.
CC-XX-FO-001
Seguimiento
al
procedimiento establecido
Seguimiento Indicadores
Humano:
Subgerente Administrativo
y Financiero
Auxiliar de Contratación
Dirección Jurídica
Infraestructura:
Equipos de cómputo
Internet
Insumos
Servicio telefónico
Papelería y útiles oficina







Acta de Inicio
Acta de Terminación
Acta de entrega o
liquidación
Contrato
Acta de Aprobación
pólizas
Reportes
de
la
Supervisión
Reportes
de
la
Interventoría
INDICADORES



% cumplimiento = (cronograma de
entregas/informes entregados)*100
% Exactitud legal(Contratos y
documentos exigidos/Contratos y
documentos recibidos.
Efectividad institucional(Contratos e
informes enviados/Requerimientos
recibidos.
REVISADO POR:
CARGO: Jefe de Control Interno.
APROBADO POR:
CARGO: Gerente
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