Pendientes – Cobro de Pendientes Agencia

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Manual Gran Hotel
Pendientes – Cobro de Pendientes Agencia
En el momento en que se emite una factura de agencia, en la caja del día
queda registrado un apunte que indica la emisión de dicha factura y la salida de
la misma a su ficha de pendientes.
Desde esta pantalla se procede al cobro de estas facturas emitidas, así como
también a los cobros de depósitos y a cuentas que la agencia abone por las
reservas efectuadas.
1. La Ficha de pendientes de una agencia
Lo primero que debemos hacer es localizar la agencia con la que vamos a
trabajar. Para ello, basta con seleccionarla en el desplegable que aparece en la
parte superior izquierda de la pantalla, en el que se listan todas las agencias
archivadas por orden alfabético.
Además, hay que fijar el periodo en el que se va a trabajar. Por defecto, el
programa toma las fechas referentes al año en curso, desde el 1 de Enero al 31
de Diciembre, y así se tiene en pantalla los datos contables del año. Pero este
periodo se puede modificar para consultar datos de años anteriores, ampliar
para analizar mejor el trabajo con una agencia, acortar para trabajar con menos
datos en pantalla… Basta para ello fijar las fechas desde y hasta.
En el momento en que se tiene la agencia en la pantalla se dan sus datos:
1.1. Situación general contable
En la parte inferior izquierda de la pantalla se visualiza la situación general de
esta empresa:
•
Importe sin contabilizar: es decir, el importe de los apuntes de la agencia,
que todavía no han pasado a ser facturables (ver Facturación Agencias y
empresas)
•
Sin Facturar: importe de los apuntes que ya han pasado a facturables, pero
que todavía no se les ha emitido factura
•
•
•
Facturado: importe total de las facturas emitidas a esta agencia
Cobrado: importe total cobrado a esta agencia
Debido: importe total pendiente de cobro, es decir, el saldo.
1.2. Listado facturas emitidas y cobros
En el cuadro de la parte inferior derecha de la pantalla se da el listado de las
facturas emitidas a esta agencia.
Pza. Honduras,29 y 46022 valencia y 963554654 y 96355.46.54 y [email protected] y - 1 -
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Por cada factura emitida se informa de:
•
•
•
•
Número de factura
Serie
Fecha de emisión de la factura
Importe total de la factura
Y cuando a una factura ya se le ha cobrado parte o todo el importe, debajo de
la línea correspondiente a esa factura se ven los apuntes correspondientes a
sus cobros, indicando:
•
•
La fecha del cobro
Importe cobrado de la factura
De esta forma es muy fácil y rápido ver las facturas que están ya saldadas y las
que tienen un saldo pendiente.
2. El cobro de un pendiente
En la parte superior derecha de la pantalla existen unas casillas a través de las
cuales se va a producir los cobros de las facturas. Para realizar el cobro de una
factura pendientes basta con seguir los pasos siguientes:
•
Se localiza la factura que se va a cobrar, pulsando sobre la línea que le
corresponde en el listado, y en la parte superior quedará reflejada con el
número y la serie.
•
O bien, se introduce el número y la serie directamente en las casillas
correspondientes
Al pulsar sobre el botón de Buscar, se completan los datos referentes a los
totales de la factura, en las demás casillas
•
Importe total de la factura
•
Cobros anteriores, es decir, importe total de los cobros ya realizados con
anterioridad
•
•
Saldo de la factura
Importe total entregado a cuenta, si lo hay
•
Importe pendiente de cobro. Por defecto, el programa pone en esta casilla
el importe total de lo que está pendiente de esta factura para saldarla del
todo. Sin embargo, esta cantidad se puede modificar y escribir la cantidad
exacta que para la agencia.
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Al pulsar sobre el botón de Cobrar, aparecerá la ventana central de la forma
de liquidación. Se trata de indicar de qué forma se ha pagado este importe.
Por defecto, la cantidad total se refleja en el campo de caja, pero se puede
modificar y considerar otra forma de pago. Para ello, basta con pulsar sobre el
botón de la flecha de la línea que se quiera señalar y seleccionar en el
desplegable la forma de liquidación correspondiente. Es posible poner
cantidades en las dos casillas, y en el caso de que la cantidad introducida no
sea igual al importe marcado con anterioridad el programa lo salda añadiendo
el importe que falta en caja.
Una vez completados los datos, se pulsa sobre el botón de Confirmar y
quedará registrado el cobro de dicha factura, con la fecha de hoy, y el importe
correspondiente, y así se reflejará en el listado.
3. Cobro de entrega a cuenta de agencias
Cuando las agencias realizan un pago a cuenta o entrega a cuenta se indica
también en esta pantalla.
Los pasos a seguir son:
•
Seleccionamos la agencia que ha realizado la entrega a cuenta en el
desplegable correspondiente a las agencias.
•
•
•
Añadimos en el campo de entrega a cuenta el importe
Por defecto el programa nos da la fecha de hoy
Hacemos <clic> en el botón de Cobrar que está a su lado.
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•
Decidimos la forma de pago de la entrega a cuenta (contado o tarjetas) tal
y como se haría con cualquier otro cobro.
Una vez confirmado, en el listado de la izquierda aparece:
•
•
•
•
El nº de documento interno del cobro
La fecha
El importe
La Nota que se haya incluido (ver Notas en los entrega a cuenta)
3.1. Descontar las entregas a cuenta de los pendientes de
cobro
Para ir descontado las entregas a cuenta de los pendientes y facturas
liquidadas debemos:
•
Seleccionar la factura a la que le adjudicamos el cobro a cuenta en el
listado de facturas emitidas, haciendo <clic> sobre ella
•
Pulsamos el botón de Buscar en la parte correspondiente a la localización
de las facturas
•
Seleccionamos el cobro que queremos descontar al pendiente de la
agencia, haciendo <clic> sobre él en el listado de cobros a cuenta
•
Y pulsamos el botón de cobrar desde la parte derecha de la pantalla
Cuando se selecciona el cobro a cuenta, en la parte derecha, donde pone a
cuenta el programa muestra el importe que quede del mismo, una vez se han
restado las facturas asociadas a él. Esto se debe a que un a cuenta se puede
utilizar para cobrar tantas facturas como saldo tenga.
En la parte izquierda de la pantalla el programa muestra, de los a cuentas
realizados, el saldo que queda y con que números de facturas se van
liquidando.
3.2. La nota en la entrega a cuenta
El programa permite escribir una Nota para cada entrega a Cuenta.
Si nos colocamos sobre una entrega a Cuenta en el listado, el programa nos
permite escribir una nota de 100 dígitos, que se archivará haciendo <clic>
sobre el botón de Archivo Nota.
En el listado, la última columna se refiere a la nota. Cuando se trata de una
línea de una factura, este campo se completa con guiones. Cuando se trata de
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una entrega a cuenta aparece la nota que se haya escrito, o queda vacío si no
se ha escrito nada.
A demás, en la parte inferior de la pantalla hay una serie de botones desde los
que se accede a diferentes acciones:
4. Cobro manual de pendientes de agencia
Cuando se pretende cobrar una factura de agencias en su totalidad, es decir,
que está pendiente en su integridad, existe esta posibilidad que resulta más
rápida que la de la búsqueda previa de la factura.
Las condiciones que deben darse para poder utilizar este sistema de cobro de
facturas pendientes es:
•
•
•
Que el importe que se va a cobrar sea exactamente igual al de la factura,
Que se vaya a cobrar en efectivo, es decir, se ingresa el importe total en
caja
Que se conozca el número y serie de la factura a cobrar
Para cobrar la factura basta con introducir el número y la serie de la factura en
la casilla correspondiente y pulsar después sobre el botón de Buscar.
El programa localiza rápidamente la factura con este número y esta serie. Si
existiera más de una factura con este número, aparecería un desplegable con
todas ellas y en el que se permite seleccionar cuál es la que se va a dar por
cobrada.
Una vez localizada la factura la pantalla se completa con los datos de:
•
•
•
Agencia titular de la factura
Fecha de emisión de la factura
Importe total de la misma
Y de esta forma nos aseguramos de que se trata de la que queremos.
Después, basta pulsar sobre el botón de cobrar y el programa da por cobrada
la factura.
Pulsando sobre el botón de Anular proceso, se anula el cobro de esta factura
y se vuelve a la situación inicial.
5. Filtro del listado de pendientes
Al listado de la parte derecha de la pantalla, sobre las facturas emitidas a una
agencia y sus cobros se le puede aplicar un filtro.
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Por defecto, el programa nos muestra todas las facturas emitidas en el periodo
especificado y los cobros que ha habido de ellas.
Pulsando sobre el botón de Pendientes, este listado muestra únicamente
aquellas facturas que no están saldadas y que por tanto tienen algún importe
pendiente. Esto hace que la búsqueda de las facturas sea más rápida y
sencilla.
Cuando se está en situación de Ver pendientes, el botón se convierte el botón
de Ver todos, es decir, para tener otra vez el listado completo.
6. Pendientes de todas las agencias
Independientemente de la agencia cuyos datos tengamos en la pantalla,
siempre se puede pulsar sobre el botón de Todas las agencias, que nos lleva a
una pantalla desde la que disponemos de un listado completo de todos los
pendientes que existan de todas las agencias definidas.
A este listado se accede también desde este mismo menú, en la opción de
Listado de 30-60-90 días
7. Exportación de Pendientes a Excel
Existe también la posibilidad de realizar una exportación a Excel de todos los
pendientes de Agencia. Para ello, basta con pulsar sobre el botón de
Exportación a Excel, y dar el nombre al fichero con los datos exportados.

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