la buena gestión de las organizaciones comunitarias

la buena gestión de las organizaciones comunitarias

LA BUENA GESTIÓN DE
LAS ORGANIZACIONES
COMUNITARIAS
Community Solutions- NESB Community Safety
Proyecto de Desarrollo y Coordinación
Auspiciado por Illawarra Forum Inc.
1
ÍNDICE
1.
Diseño de la estructura de su organización.
2.
Funciones y responsabilidades generales de su
comité de administración.
3.
Funciones y responsabilidades de los titulares.
4.
Sub-comités.
2
LA ESTRUCTURA DE SU
ORGANIZACIÓN
Dibuje un mapa que incluya:
Miembros del comité de administración.
Metas y valores de la organización.
Órganos de financiación y otras fuentes de fondos.
Miembros de la organización.
Gerente/coordinador, otro personal y voluntarios.
Organizaciones gubernamentales y no gubernamentales
importantes.
Servicios prestados.
Proyectos principales.
Grupos beneficiarios y clientes atendidos por la
organización.
3
FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ
Responsabilidad general
Legales
Financieras (incluye planificación)
Gestión de los empleados y
voluntarios
Políticas y procedimientos
Locales y equipo
Representación y cabildeo
Consulta a la comunidad
4
RESPONSABILIDAD GENERAL
Los comités de administración:
Son el órgano encargado de la gestión de la
organización.
Suelen ser elegidos durante una Asamblea
General Anual.
Tienen la responsabilidad jurídica del
funcionamiento general de la organización.
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RESPONSABILIDADES LEGALES (1)
Velar por que la organización:
Funcione según la Constitución.
Cumpla con la NSW Association
Incorporation Act 1984.
Funcione según las leyes y reglamentación
del Gobierno Federal de Australia y de los
Gobiernos Estatales y Municipales p.ej.
Protección del menor
Derechos de autor
Salud e higiene ocupacionales (OH&S)
Impuestos
Ley de Privacidad
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RESPONSABILIDADES LEGALES (2)
Velar por que la organización:
Cumpla con sus responsabilidades legales
como empleador.
Se desempeñe de conformidad con los
contratos de financiación firmados por la
organización.
Demuestre gestión responsable mediante
sistemas contables apropiados y buenas
prácticas.
Cumpla con su Deber legal de prudencia y
diligencia hacia sus clientes y empleados.
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RESPONSABILIDADES
FINANCIERAS (1)
Velar por que la organización:
Cuente con fondos suficientes para
funcionar.
Obtenga financiación periódica:
• subsidios gubernamentales/privados,
colectas de fondos, etc.
Cumpla con los acuerdos de
financiación:
• Gestión responsable, fondos
utilizados para clientes/ servicios/
zonas geográficas beneficiarias, etc.
8
RESPONSABILIDADES
FINANCIERAS (2)
Velar por:
La preparación y aprobación de planes
financieros y presupuestos.
La utilización de un buen sistema de
contabilidad y el registro actualizado y
correcto de los ingresos y gastos.
La supervisión y ajuste periódicos de los
gastos, según sea necesario.
La preparación de una Declaración anual
de ingresos y gastos.
La auditoría de la Declaración anual de
ingresos y gastos, según las exigencias de
la ley y las buenas prácticas.
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GESTIÓN DE LOS EMPLEADOS Y
VOLUNTARIOS (1)
Descripciones actualizadas del cargo
para todo el personal.
Buenos procedimientos de
contratación (Igualdad de oportunidad
de empleo) y gestión de empleados y
voluntarios.
Apoyo, formación y supervisión de
empleados y voluntarios.
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GESTIÓN DE LOS EMPLEADOS Y
VOLUNTARIOS (2)
Responsables de la prestación de:
Condiciones de trabajo adecuadas y
seguras para empleados y voluntarios.
Procedimientos adecuados para el
examen del rendimiento y para atender
las quejas.
Comunicación con trabajadores y
voluntarios.
Cumplimiento de los laudos y leyes
laborales pertinentes.
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POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
Velar por:
La formulación y actualización de
políticas y procedimientos estándar,
según sea necesario.
La aplicación apropiada de políticas y
procedimientos.
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LOCALES Y EQUIPO
Proporcionar los locales, instalaciones
y recursos físicos necesarios.
Mantener y administrar las
propiedades y recursos de
conformidad con las leyes y
reglamentos pertinentes:
• Legislación de salud e higiene
ocupacionales
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REPRESENTACIÓN Y CABILDEO
Representar a la organización ante la
comunidad.
Promover las metas, servicios y logros
de la organización.
Realizar actividades de cabildeo,
presentando ante los políticos las
cuestiones fundamentales a que se
enfrentan la organización y los
clientes/grupos beneficiarios/comunidad.
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CONSULTA A LA COMUNIDAD
Comunicarse con las
personas y grupos atendidos
por la organización.
Establecer redes en el sector
de servicios comunitarios.
Comunicarse con
personalidades de importancia
clave en la comunidad local.
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FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
DE
LOS TITULARES
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ESTRUCTURA DE LOS COMITÉS DE
ADMINISTRACIÓN
Miembros ordinarios.
Ejecutivo:
•
•
•
•
Presidente
Tesorero
Secretario
Miembro ejecutivo de enlace con
la Administración Pública.
Subcomités.
Comités o grupos de estudio ad
hoc.
Comités asesores.
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MIEMBROS ORDINARIOS DEL COMITÉ
(1)
Apoyar las metas de la organización.
Concurrir periódicamente a las reuniones del
comité y contribuir al debate.
Ser puntual y leer las actas, orden del día y otra
información.
Hacerse cargo de responsabilidades
determinadas según sea necesario.
Mantener la confidencialidad.
Compartir la responsabilidad general en el
funcionamiento de la organización.
Participar en los procesos de planificación y
evaluación de la organización.
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MIEMBROS ORDINARIOS DEL COMITÉ
(2)
Mantenerse informados sobre cuestiones
relativas a la organización.
Apoyar a otros miembros del comité de
administración en sus responsabilidades.
Desempeñarse dentro del marco jurídico y de las
metas de la organización.
Concurrir a programas de formación/desarrollo.
Representar a la organización y promoverla.
Participar en delegaciones ante órganos de
financiación y participar en las actividades de
cabildeo.
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PRESIDENTE
Manejar las actividades del Comité de
administración:
incluye presidir reuniones, seguimiento
de tareas del comité, velar por el
cumplimiento de las reglas de la
constitución, hablar en nombre del
comité, etc.
Desempeñarse como representante
oficial y portavoz de la organización.
Desempeñarse en nombre del comité
de administración y/o la asociación en
casos de emergencia.
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SECRETARIO/A
Trata con la correspondencia recibida
y enviada por la organización.
Se encarga de mantener los archivos
y registros oficiales de la organización
al día, en orden y disponibles cuando
sean necesarios.
Vela por que el comité formule por
escrito políticas y procedimientos
apropiados para la organización y por
que éstos se mantengan al día y se
pongan en práctica.
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TESORERO/A
Prepara un presupuesto
Supervisa los presupuestos y el flujo
de fondos
Mantiene las cuentas de ingresos y
gastos
Presenta informes financieros
periódicos al comité
Se encarga de la preparación, auditoría
y presentación de las cuentas anuales
(Declaración de ingresos y gastos) ante
la Asamblea General Anual
Vela por que los fondos y activos se
administren correctamente
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MIEMBRO EJECUTIVO DE ENLACE
CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Notifica a la NSW Office of Fair
Trading (Secretaría de defensa de la
competencia) de cualquier cambio
en los asuntos oficiales de la
organización, su constitución y su
situación financiera.
Lleva un registro de los miembros
del comité.
Presenta una Declaración anual de
ingresos y gastos.
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SUB-COMITÉS
Son pequeños grupos de trabajo:
Establecidos para realizar tareas que
requieren experiencia/conocimientos o
tiempo
Responden ante el Comité de
administración
El Comité de administración puede invitar
a los empleados, miembros del comité y
otras personas a formar parte de los subcomités.
Están subordinados a las decisiones
del Comité de administración.
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SUB-COMITÉS AD HOC Y
ASESORES
Sub-comité ad hoc:
Creado para un solo propósito
Trata con cuestiones específicas
Se disuelve una vez terminada su
tarea
Sub-comité asesor:
Se desempeña como observador o
experto
Produce recomendaciones para el
Comité de administración
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RECURSOS (1)
Para obtener mayor información sobre:
(todos consultados el 6 de junio de 2005)
Reglas modelo
www.fairtrading.nsw.gov.au/business/association/modelrules.html
Constitución de la asociación en sociedad
www.fairtrading.nsw.gov.au
Deber legal de prudencia y diligencia
www.workcover.nsw.gov.au
www.ftmaustralia.org.au
Cuestiones laborales
www.industrialrelations.nsw.gov.au
www.ja.com.au
www.employersfirst.org.au
Confidencialidad y Privacidad
www.privacy.gov.au/act/privacyact
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RECURSOS (2)
Para obtener mayor información sobre:
Impuestos, GST, declaraciones de actividad, ABN, etc.
www.ato.gov.au
Organizaciones comunitarias y sus políticas,
procedimientos, buen gobierno y gestión, cuestiones
financieras y de planificación: Illawarra Forum Inc.
www.illawarraforum.org.au
Asociación de Servicios Comunitarios Locales.
www.lcsa.org.au
Volunteering Illawarra tel. 4225 7812.
Organizaciones comunitarias y su financiación y cuestiones
financieras, liderazgo, cuestiones administrativas, de
seguros y gestión del riesgo.
Our Community.
www.ourcommunity.com.au
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