manual para el uso y control de líneas, dispositivos y accesorios de

manual para el uso y control de líneas, dispositivos y accesorios de

MANUAL PARA EL USO Y CONTROL DE LÍNEAS, DISPOSITIVOS Y
ACCESORIOS DE TELEFONIA CELULAR PROPIEDAD DEL INSTITUTO NACIONAL
DE APRENDIZAJE
Capítulo I: Generalidades
1.1. Introducción
El presente manual establece los procedimientos a seguir para la operación del Reglamento de uso y
control de líneas, dispositivos y accesorios de telefonía celular del Instituto Nacional de Aprendizaje,
según artículo 8 del Reglamento de Uso y Control de Líneas, Dispositivos y Accesorios de Telefonía
Celular propiedad del Instituto Nacional de Aprendizaje.
1.2. Objetivo
Normar los procedimientos operacionales para la adquisición, uso y control de las líneas, dispositivos
y accesorios de telefonía celular, que son aplicados por la USIT y que deben ser acatados por las
demás dependencias del INA, según corresponda.
1.3. Alcance
Estos procedimientos se aplicarán en la USIT y en las demás dependencias del INA, según
corresponda.
1.4. Referencias
Reglamento para el uso y control de líneas, dispositivos y accesorios de telefonía celular propiedad
del Instituto Nacional de Aprendizaje, con reforma del título y los artículos del 1 al 22, publicado en
el Diario Oficial La Gaceta No_______ del ____ de ________ de 2013.
1.5. Abreviaturas
USIT: Unidad Servicios de Informática y Telemática
UCI: Unidad de Compras Institucionales
URF: Unidad de Recursos Financieros
URH: Unidad de Recursos Humanos
PITEC: Proceso de Infraestructura Tecnológica de la USIT
1.6. Definiciones
Asesorías de la Presidencia Ejecutiva y Gerencia: Unidad de Planificación y Evaluación, Asesoría
de la Calidad, Contraloría de Servicios, Asesoría Legal, Asesoría de Comunicación, Asesoría para la
Igualdad y Equidad de Género, Unidad para el Mejoramiento de la Competitividad y Productividad
de las PYME (Unidad de Pymes) y Asesoría de Control Interno.
Autoridades Superiores: Presidencia Ejecutiva, Gerencia General, Subgerencia Administrativa y
Subgerencia Técnica.
Persona Funcionaria: Persona empleada del INA ligada por una relación de empleo y aquellas que
se desempeñan como servidoras públicas que desarrollan funciones para el INA al amparo del artículo
111 de la Ley General de la Administración Pública.
Línea Celular: Línea de comunicación activa y provista por quien provee el servicio de telefonía
celular.
Dispositivo: Todo aquel componente o aparato que utilice una línea celular o accesorios para su
funcionamiento u operación.
Accesorio: Todo aquello considerado como secundario o auxiliar, utilizado para realizar un cierto
trabajo o bien que permita un funcionamiento complementario en un determinado bien.
Unidad Organizacional: Cada una de las Unidades que conforman la estructura orgánica formal del
INA.
Reglamento: Conjunto de disposiciones orgánicas emanadas del poder público competente para
hacer efectivo el cumplimiento de las leyes administrativas. Entiéndase para este Manual como el
Reglamento de Uso y Control de Líneas, Dispositivos y Accesorios de Telefonía Celular propiedad
del Instituto Nacional de Aprendizaje.
Manual de Procedimientos: Es el compendio de procedimientos a seguir para la operación del
Reglamento.
Empresa Proveedora de Servicios: Empresa prestataria o facilitadora de los servicios de telefonía
celular.
Puesto: Cargo ocupado dentro del organigrama institucional por la persona funcionaria.
Service Desk: Herramienta automatizada para la gestión de casos relacionados con los servicios de
tecnologías de información y comunicación.
1.7. Supervisión de Cumplimiento
La USIT se encargará de velar por el cumplimiento del presente Manual, según se establece en el
artículo 4 del Reglamento.
Capítulo II: Uso de Líneas, Dispositivos y Accesorios
Los procedimientos que a continuación se definen, son de aplicación obligatoria para todas las
personas funcionarias y dependencias del INA que hagan uso de líneas, dispositivos y accesorios de
telefonía celular.
2.1 Solicitud y Aprobación de Líneas, Dispositivos y Accesorios
La USIT recibirá solicitudes de la persona funcionaria autorizada a utilizar el servicio de telefonía
celular por medio de un oficio, mismo que debe estar debidamente firmado y sellado, según el artículo
7 del Reglamento.
Para el caso de las personas funcionarias indicadas en el artículo 7 inciso k) del Reglamento, el INA
reconocerá únicamente el monto equivalente a una tarifa básica fijada por la SUTEL más los servicios
adicionales definidos en este manual. Lo anterior según el artículo 37 de la Convención Colectiva de
Trabajadores del INA. Para ello, el interesado deberá enviar a la USIT la solicitud formal firmada y
sellada por la jefatura inmediata de su unidad organizacional.
La persona funcionaria que en razón de sus labores, requiera utilizar el servicio según el artículo 7
inciso m) del Reglamento, deberá enviar a la Presidencia Ejecutiva una solicitud formal firmada y
sellada por la jefatura de la Unidad Organizacional. La Presidencia Ejecutiva podrá autorizar,
mediante oficio dirigido a la jefatura de la USIT, para que inicie el trámite correspondiente.
2.2 Aceptación de Líneas, Dispositivos y Accesorios
Al momento de la entrega, la persona funcionaria deberá firmar la boleta de “Autorización de rebajo
por planilla”, misma que es facilitada por la USIT. Esta autorización de rebajo será aplicable en caso
de que la persona funcionaria incumpla con lo establecido en los artículos 13 y 14 del Reglamento,
así como lo definido en el inciso “g” del artículo 15 del Reglamento.
2.3 Accesorios Avalados
Los accesorios estandarizados para todos los dispositivos son los siguientes:
a. Cargador de automóvil.
b. Manos libres tecnología bluetooth.
2.4 Uso de dispositivos propios
La población funcionaria autorizada según el artículo 7) podrá adquirir el dispositivo celular de su
propio peculio y utilizar la línea que el INA le facilite para el acceso al servicio de telefonía celular y
los demás servicios, en los términos que establecen el Reglamento y este manual de procedimientos.
Capítulo III Gestión del Servicio de Líneas, Dispositivos y Accesorios de Telefonía Celular
3.1 Aprovisionamiento de Líneas, Dispositivos, Accesorios y Servicios
La USIT es la única encargada de realizar todos los trámites requeridos para el aprovisionamiento de
los dispositivos, accesorios y servicios de telefonía celular, conforme el artículo 9 del Reglamento y
los procedimientos institucionales. Salvo aquellos casos de reparación y sustitución, que serán
realizados por las personas funcionarias usuarias del servicio, según lo establecido en los artículos 11
y 15 del Reglamento.
3.2 Reemplazo de Dispositivos
Los dispositivos serán reemplazados únicamente bajo las siguientes condiciones y considerando los
principios racionales de eficiencia y eficacia en el uso de recursos:
a) Cada 18 meses, a partir de la fecha de entrega por parte del proveedor de servicios de telefonía
celular, la USIT iniciará el proceso para el reemplazo de los dispositivos.
b) Cada vez que la Presidencia Ejecutiva considere necesario el reemplazo de los dispositivos,
solicitará por escrito el criterio técnico a la USIT, con el cual tomará la decisión
correspondiente, misma que se hará mediante acto administrativo debidamente motivado
dirigido a la USIT para que ésta proceda con lo que corresponda.
c) Conforme las políticas del proveedor del servicio de telefonía celular, previo análisis técnico
por parte de la USIT.
3.3 Pago de Servicios
La USIT informará a la Unidad de Recursos Financieros acerca de los servicios adquiridos para que
sean incorporados en el sistema de Pago Automático de Recibos (PAR).
Capítulo IV: Obligaciones y Prohibiciones de las Personas Usuarias del Servicio y de las
Jefaturas
4.1 Obligaciones
Son obligaciones de la persona funcionaria que utiliza la línea, dispositivo y accesorio de telefonía
celular:
a) Hacer uso de la línea, dispositivo y accesorio de telefonía celular para labores atinentes a
su cargo.
b) Velar por el cuido y mantenimiento de la línea, dispositivo y accesorio de telefonía celular
a su cargo.
c) Firmar el formulario FR-UCI PPCO 01 “Traspaso de Bienes”.
d) Firmar una boleta de “Autorización de rebajo por planilla” al momento de recibir la línea
y el dispositivo de telefonía celular del INA. Esta autorización de rebajo, será aplicable en
caso de que la persona funcionaria incumpla con lo establecido en los artículos 13 y 14 del
presente reglamento, así como lo definido en el inciso “g” del presente artículo. Para el
control y fiscalización de dispositivos y accesorios, se aplicará lo estipulado según el
Reglamento de Bienes e Inventarios del INA.
e) Reportar en forma inmediata en el Service Desk cualquier anomalía, desperfecto o mal
funcionamiento en el uso de la línea y dispositivo de telefonía celular.
f) Acatar las disposiciones que sobre la utilización de la línea, dispositivo y accesorio de
telefonía celular se establezca en el Reglamento y la normativa institucional sobre bienes
e inventarios, vigente.
g) En caso de robo, hurto o pérdida del dispositivo de telefonía celular propiedad del INA, la
persona funcionaria responsable deberá hacer el reporte de los hechos ante la empresa
proveedora del servicio celular en forma inmediata. En el plazo de cinco días hábiles deberá
reportar a la USIT la denuncia presentada ante el organismo policial competente o ante el
consulado costarricense en caso de ocurrir fuera del territorio nacional, con el fin de que se
coordinen los aspectos técnicos con la empresa proveedora del servicio de la línea celular.
Para lo anterior se aplicará el procedimiento dispuesto en el Reglamento de Bienes e
Inventarios del INA. La USIT realizará el trámite de reposición del dispositivo mediante
los mecanismos de compra institucionales e informará por escrito a la Comisión de Bienes
Institucional.
h) Cuando la persona funcionaria que disfruta de este servicio es trasladada o removida de su
puesto, deberá devolver la línea, dispositivo y accesorios de telefonía celular del INA a la
USIT mediante oficio debidamente firmado y sellado. El estado del dispositivo y los
accesorios debe ser el mismo en que lo recibió, salvo el deterioro causado por el uso
normal.
i)
Garantizar el uso eficiente y la disponibilidad racional de las líneas, dispositivos y
accesorios de telefonía celular del INA, asignadas a cada persona funcionaria.
j)
Informar a la USIT acerca de cualquier cambio de puesto que utiliza el servicio celular
cumpliendo siempre lo establecido en el artículo 12 del Reglamento.
k) Brindar oportunamente la información que le solicite la USIT en cuanto a servicios
celulares, servicios asignados, calidad del servicio de telefonía celular, así como cualquier
información adicional que permita establecer el control adecuado sobre el uso de los
servicios celulares.
l)
Cumplir con las normas técnicas indicadas por la empresa proveedora de servicios para el
uso de líneas, dispositivos y accesorios de telefonía celular.
4.2 Prohibiciones
Es prohibido para la persona funcionaria que utiliza la línea, dispositivo y accesorios de telefonía
celular:
a) Modificar la configuración del dispositivo o los accesorios de manera que dificulte o
impida su uso, control u operación.
b) Ceder el derecho de uso a una tercera persona formal o informalmente.
c) Ceder el derecho de uso a una tercera persona temporal o permanentemente.
d) Trasladar o facilitar la línea, dispositivo y accesorios de telefonía celular del INA, a otra
persona o dependencia que no estén autorizados.
4.3 Devolución del teléfono celular, línea o dispositivo por parte de la persona funcionaria
usuaria del servicio
Cuando la persona funcionaria usuaria del servicio ya no va a hacer uso del mismo por causas tales
como: renuncia, traslado, pensión, despido u otro, debe hacer la devolución a la USIT en forma
inmediata del teléfono, accesorios, línea celular y/o dispositivo mediante un documento de traspaso
de bienes en los casos que aplique. En el caso de los dispositivos y accesorios que no son activos la
devolución se realizará mediante un oficio debidamente firmado y sellado.
La USIT emitirá un criterio técnico del estado de lo devuelto para el eventual recibo a satisfacción.
En caso de que no se dé el recibido a satisfacción, se aplicará lo que establece el Reglamento en el
artículo 15 y el apartado 5.1 del presente Manual.
Capítulo V:
5.1 Reporte de Reparaciones
Las personas funcionarias que hacen uso del dispositivo de telefonía celular propiedad del INA, deben
reportar conforme lo indicado en punto e) del apartado 4.1 Obligaciones3.2, cualquier reparación que
se realice. Sin embargo, será la persona funcionaria quien cubra la totalidad del costo por concepto
de mantenimiento preventivo o correctivo del dispositivo asignado a su persona, según se establece
en el artículo 11 del Reglamento.
Cuando sea devuelto a la USIT un dispositivo celular dañado, incompleto o requiera alguna
reparación para prolongar su vida útil o mejorar su estado de funcionamiento, ésta unidad podrá
realizar el trámite de compra de repuestos o accesorios. Asimismo, informará de la situación a la
Comisión de Bienes para aplicar lo establecido conforme el Reglamento de Bienes e Inventarios del
INA, respecto al rebajo correspondiente a la persona funcionaria que no entregó completo el equipo
que inicialmente se le asignó, en los casos que aplique.
Capítulo VI:
6.1 Cambio de número telefónico
La USIT podrá realizar ante la empresa proveedora del servicio de telecomunicaciones la solicitud
de cambio de número telefónico cuando este sea necesario por seguridad de la persona funcionaria,
por conveniencia o por seguridad institucional.
Es responsabilidad de la USIT comunicar a la Unidad de Recursos Financieros, cuando el servicio de
telefonía celular experimente alguna de las siguientes variaciones: cambio de número, traslados de
aparatos telefónicos a otras personas funcionarias, inclusión de nuevas personas funcionarias al
servicio, autorización de servicios adicionales, cambio de tecnología u otro.
Capítulo VII:
7.1 Pago de servicios y forma de pago
La Unidad de Recursos Financieros es la responsable del pago periódico y oportuno de los servicios
celulares contratados de manera que se garantice la continuidad de los mismos.
Es responsabilidad de la USIT mantener informada a la Unidad de Recursos Financieros sobre los
montos autorizados de facturación mensual por los servicios de telefonía celular aprobados según el
Reglamento y este Manual.
El INA cubrirá únicamente los montos señalados en el Reglamento. Si la facturación de un mes
excediera los montos autorizados, la persona funcionaria deberá cubrir el excedente de la facturación.
Para esto la Unidad de Recursos Financieros enviará a la Unidad de Recursos Humanos la
información correspondiente para que se realice el rebajo mediante planilla de la suma excedida a la
persona funcionaria que incurrió en este gasto, según se establece en el capítulo IX Rebajo de planilla
del presente Manual de Procedimientos.
Capítulo VIII:
8.1 Servicios adicionales de una línea celular, según los puestos autorizados en el artículo 7 del
Reglamento. En caso de no requerir las líneas, dispositivos y accesorios, se debe realizar la
justificación correspondiente.
8.1.1
Miembros de Junta Directiva (que no sea persona funcionaria INA), Presidencia
Ejecutiva, Gerencia General, Subgerencias, Auditor (a) y Sub Auditor (a)
Generales
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
8.1.2
Servicio Celular
Mensajes SMS y MMS
ICEVOZ
Video Conferencia
Internet máximo de 5 MB
Roaming Internacional voz y datos
Y/o cualquier otro servicio adicional que ofrezca el proveedor y que justifique su
utilidad dentro de las funciones que se realizan contemplando y tomando en cuenta
la plataforma vigente.
Jefatura de la Asesoría Legal y Jefaturas de las Gestiones
a.
b.
c.
d.
Servicio Celular
Mensajes SMS y MMS
ICEVOZ
Video Conferencia
e. Internet máximo de 3MB
f. Y/o cualquier otro servicio adicional que ofrezca el proveedor y que justifique su
utilidad dentro de las funciones que se realizan contemplando y tomando en cuenta
la plataforma vigente.
8.1.3
Jefaturas de las Unidades Regionales, Jefaturas de Núcleos, Jefaturas de las
Unidades Administrativas
a.
b.
c.
d.
e.
f.
8.1.4
Personas que ocupan un puesto de Administrador (a) de Servicios de
Capacitación y Formación Profesional.
a.
8.1.5
Servicio de Telefonía Celular
Choferes
a.
8.1.6
Servicio Celular
Mensajes SMS y MMS
ICEVOZ
Video Conferencia
Internet máximo de 2MB
Y/o cualquier otro servicio adicional que ofrezca el proveedor y que justifique su
utilidad dentro de las funciones que se realizan contemplando y tomando en cuenta
la plataforma vigente.
Servicio de Telefonía Celular
Toda aquella persona funcionaria que en razón de sus labores, sea autorizada
expresamente por la persona que ejerce la Presidencia Ejecutiva.
a. Servicio Celular
b. Mensajes SMS y MMS
c. ICEVOZ
d. Video Conferencia
e. Y/o cualquier otro servicio adicional que ofrezca el proveedor y que justifique su
utilidad dentro de las funciones que se realizan contemplando y tomando en cuenta
la plataforma vigente.
Los servicios adicionales o paquetes, planes, productos u ofertas de mercado, serán autorizados por
la CGI de acuerdo con los rangos anteriores y criterio técnico emitido por la USIT, dependencia que
se basará en un sondeo de mercado y tendrá la obligación de revisar periódicamente su actualización,
la cual se deberá hacer al menos una vez al año.
En aquellos casos en los cuales los contratos suscritos entre los proveedores del servicio de telefonía
celular y el INA, y no sea posible el desglose de la cuota por el pago del dispositivo, la USIT deberá
valorar el equipo o dispositivo según la oferta de mercado para su debido registro contable.
El monto máximo de roaming Internacional se establece en el equivalente $700 mensuales. El
excedente será cancelado por la persona funcionaria y rebajado por planillas según el procedimiento
que establece el presente Manual.
Capítulo IX:
Rebajo por planilla
9.1La Unidad de Recursos Financieros será la responsable de comunicar a la Unidad de Recursos
Humanos mediante oficio el monto correspondiente a ser rebajado a la persona funcionaria.
Devolución de dinero: en caso de que a la persona funcionaria la empresa proveedora de servicios le
realizara una facturación incorrecta; podrá mediante documento emitido por la empresa proveedora
del servicio celular realizar el reclamo respectivo ante la Unidad de Recursos Humanos.
Capítulo X:
De las llamadas Internacionales
10.1 Tendrán acceso a llamadas internacionales tanto entrantes como salientes las líneas telefónicas
asignadas a las Autoridades Superiores para atender estrictamente asuntos relacionados con el INA.
Cuando alguna Autoridad Superior deba salir del país, el INA cubrirá todo el monto facturado por
quién provee el servicio, correspondiente al período en el cual realizó el viaje oficial, debidamente
autorizado.
Las demás líneas celulares tendrán únicamente derecho de acceso a llamadas internacionales
entrantes que no sean a cobrar en Costa Rica. Si alguna persona funcionaria usuaria incurre en la
aceptación de una llamada a cobrar, tendrá que cubrir en su totalidad el costo de la llamada, salvo los
casos debidamente autorizados por la Presidencia Ejecutiva, para lo cual la Unidad de Recursos
Financieros tramitará el cobro respectivo ante la Unidad de Recursos Humanos siguiendo lo
establecido en el presente manual.
Capítulo XI:
Aprobación Superior
11.1 Este Manual de Procedimientos es aprobado por la Comisión Gerencial de Informática el día
11 del mes de setiembre de 2013, por medio del acuerdo de Sesión 101.
Acuerdo No. 175-2013-JD aprobado por unanimidad.
Secretaría Técnica Junta Directiva.—Bernardo Benavides Benavides, Encargado.—Sesión Ordinaria
4592 del 19 de agosto del 2013.