AUDITORIA INTERNA INFORME N AI-03-2014

Transcripción

AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-08-2015
17 de setiembre, 2015
AI-of-175-2015
Licenciada
Grettel Pereira Rivera
Coordinadora Unidad Financiera Contable
Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza
En Nutrición y Salud
Asunto: Remisión de Informe N°08-2015 de carácter especial sobre el ambiente de control en el
recibo, entrega, custodia y registro de las garantías de cumplimiento
Estimada licenciada:
Para su conocimiento y lo de su competencia, me permito remitirle el Iinforme N°08-2015 de carácter
especial sobre el ambiente de control en el recibo, entrega, custodia y registro de las garantías de
cumplimiento.
Mucho le agradeceré informar a esta Auditoria Interna las medidas adoptadas para la implementación de
las recomendaciones, las cuales se rigen por lo establecido en el artículo 36 de la Ley General de Control
Interno.
El artículo de referencia dispone que el titular subordinado en un plazo improrrogable de diez días hábiles
(contados a partir de la fecha de recibido el informe) debe ordenar la implementación de las
recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo (10 días hábiles) elevará el informe
de auditoría a la Dirección General, con copia a la Auditoría Interna, expondrá por escrito las razones por
las que objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos
detectados.
La Directora General deberá resolver en el plazo de veinte días hábiles (contados a partir de la fecha de
recibo de la documentación remitida por la Unidad Financiera Contable) y además ordenar la implantación
de las recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones propuestas por la Unidad Financiera
Contable o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. El acto en firme será dado a conocer
tanto a la Auditoría Interna como a la Unidad Financiera Contable.
Atentamente,
Licenciada Ana Teresa Guillén Sánchez
Auditora Interna
ATGS/gvs/Correspondencia/UAI/2015
Adjunto: Informe N° 08-2015 Auditoría de carácter especial sobre el ambiente de control en el recibo, entrega, custodia
y registro de las garantías de cumplimiento.
C
Máster German Picado García, Director Administrativo
Licenciada Ileana Vargas Barrantes, Encargada del Proceso Contable
Archivo de Gestión, Auditoría Interna
ANA TERESA GUILLEN
SANCHEZ (FIRMA)
Digitally signed by ANA TERESA GUILLEN SANCHEZ
(FIRMA)
Date: 2016.03.01 11:46:20 -06:00
Reason: Auditora Interna, Sistema de Control Interno
Location: Costa Rica
AUDITORIA INTERNA DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE INVESTIGACIÓN
Y ENSEÑANZA EN NUTRICIÓN Y SALUD
INFORME DE AUDITORIA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE EL AMBIENTE DE
CONTROL EN EL RECIBO, ENTREGA, CUSTODIA Y REGISTRO DE LAS
GARANTIAS DE CUMPLIMIENTO
Julio 2015
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Tabla de contenido
Resumen Ejecutivo ............................................................................................................... 4
1
2
Introducción .................................................................................................................. 5
1.1
Origen de la Auditoría ............................................................................................................. 5
1.2
Objetivo de la Auditoría .......................................................................................................... 5
1.3
Naturaleza y Alcance de la Auditoría ................................................................................ 5
1.4
Metodología Aplicada .............................................................................................................. 5
1.5
Comunicación preliminar de los resultados de la Auditoría................................... 5
Resultados...................................................................................................................... 6
2.1
Custodia de las garantías recibidas en efectivo ........................................................... 6
2.2
El auxiliar de garantías de la Unidad Financiera Contable no está
actualizado ................................................................................................................................................. 6
3
Conclusiones.................................................................................................................. 8
4
Recomendaciones......................................................................................................... 8
4.1
5
A la Unidad Financiera Contable .................................................................................... 8
Anexos .......................................................................................................................... 10
5.1
Anexo N°1. Aceptación de las recomendaciones por parte de la Unidad
Financiera Contable. ................................................................................................................ 10
5.2
Anexo N°2. Modificaciones que realiza la Auditoría Interna al informe
borrador para discusión. ........................................................................................................ 10
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Resumen Ejecutivo
Qué examinamos?
La Auditoría de carácter especial que origina el presente informe, se realizó con el objetivo de evaluar el
ambiente de control en el proceso de recibo, entrega, custodia y registro en la Unidad Financiera
Contable de las garantías de cumplimiento solicitadas en licitaciones.
Porqué es importante?
La garantía de cumplimiento es un respaldo para la Administración y busca protegerla de eventuales
incumplimientos por parte del contratista, por lo que se debe asegurar que estén vigentes durante todo el
proceso de compra y solicitar la renovación cuando se requiera, lo que se logra con un adecuado control.
Qué encontramos?
La Unidad Financiero Contable entregó, en forma electrónica, copia del auxiliar de las garantías que
recibieron en colones entre octubre del 2013 a julio del 2014 y para dólares se indica que la fecha es a
octubre del 2014, sin establecer un inicio, también de la misma forma entregó copia de los registros
hechos en el BOS HT, por el mismo concepto, específicamente información que proporciona el reporte
llamado “Analítico de Cuenta” y al comparar ambos documentos se determinó, que existen garantías
recibidas en efectivo que no están incluidas en el auxiliar.
Qué sigue?
Se giraron recomendaciones a la Unidad Financiera Contable para actualizar el auxiliar de las garantías
recibidas en efectivo, además modificar algunos parámetros para poder conciliar cada mes este
documento con los registros por el mismo concepto que se llevan en la Unidad de Proveeduría
Institucional.
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1 Introducción
1.1 Origen de la Auditoría
La Auditoría se realizó de conformidad con lo establecido en el plan de trabajo del 2014 que contiene la
evaluación de las actividades de control en todo el proceso de recepción, custodia, registro y entrega de
las garantías de participación y cumplimiento en licitaciones, en los términos de la competencia conferida
a las Auditorías Internas en el artículo 22, inciso b) de la Ley General de Control Interno N° 8292, que
dispone verificar el cumplimiento, validez y la suficiencia del sistema de control interno e informar y
proponer las medidas correctivas que se requieran.
1.2 Objetivo de la Auditoría
Evaluar el ambiente de control en el recibo, entrega, custodia y registro en la Unidad Financiera Contable
de las garantías de participación y cumplimiento, recibidas en dólares o colones.
1.3 Naturaleza y Alcance de la Auditoría
El análisis comprendió la revisión del auxiliar de garantías implementado en la Unidad Financiera Contable,
el cual se comparó con los registros contable, realizado en el sistema BOS HT, por el mismo concepto e
igual periodo de tiempo, además se evaluó el ambiente de control relativo a la custodia de esos fondos.
1.4 Metodología Aplicada
Para efectos del presente estudio, se revisaron los documentos auxiliares que se utilizan en la Unidad
Financiera Contable para respaldar los ingresos y devoluciones de los depósitos de garantías y además se
realizaron consultas verbales a la licenciada Grettel Pereira Rivera, Coordinadora de la Unidad Financiera
Contable y a la licenciada Ileana Vargas Barrantes, Encargada del Proceso Contable.
1.5 Comunicación preliminar de los resultados de la Auditoría
La comunicación de los resultados, conclusiones y recomendaciones producto de la auditoría a que alude
el presente informe, se realizó el viernes 31 de julio, 2015, en las oficinas de la Auditoría Interna y
estuvieron presentes la licenciada Grettel Pereira Rivera, Coordinadora de la Unidad Financiera Contable y
la licenciada Ileana Vargas Barrantes, Encargada del Proceso Contable, a quienes se convocó por vía
telefónica.
Al inicio de la presentación se les entregó copia del informe, según consta en los oficios N°(s) AI-of-1492015 y AI-150-of-2015 del 31 de julio, 2015. Finalizada la discusión se estableció un plazo 5 días hábiles
para que analizaran el informe y manifestaran su opinión con relación a las recomendaciones, dicho plazo
se amplió en 5 días hábiles adicionales a petición de la licenciada Grettel Pereira Rivera, mediante oficio
UFC-of-134-2015 del 5 de agosto del 2015. En anexo N°1 se menciona la opinión de los funcionarios de la
Unidad Financiera Contable con relación a las recomendaciones.
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Resultados
2.1 Custodia de las garantías recibidas en efectivo
Según lo manifestado por la licenciada Grettel Pereira Rivera, Coordinadora de la Unidad Financiera
Contable y la licenciada Ileana Vargas Barrantes, Encargada del Proceso Contable, en la Tesorería del
Inciensa no se custodia dinero por garantías, debido a que cuando en la Tesorería del Inciensa se recibe
efectivo por ese concepto se procede a depositarlos en la cuenta 134-312-8 en colones del Inciensa con el
Banco Nacional de Costa Rica o en la cuenta 968052-1 en dólares con el Banco Crédito Agrícola de
Cartago y también en ocasiones los proveedores las depositan directamente en esas cuentas.
Posteriormente todos esos depósitos son trasladados a cuentas en la Caja Única del Estado, destinadas
para la custodia de garantías en dólares o colones y el reintegro al proveedor se realiza por transferencia
utilizando las cuentas en la Caja Única.
Todos los ingresos y devoluciones de garantías en efectivo se realizan por solicitud y aprobación de la
Coordinadora de la Unidad de Proveeduría Institucional y además se verificó que los montos están de
acuerdo a los porcentajes estipulados en el cartel de cada contratación.
2.2 El auxiliar de garantías de la Unidad Financiera Contable no está actualizado
Al consultarle a las funcionarias de la Unidad Financiero Contable sobre los registros auxiliares
detallados que permitan determinar en forma rápida cualquier dato sobre una garantía en
particular, manifestaron lo siguiente:
“Para el control se dispone de un reporte del módulo de contabilidad, del sistema Bos
Ht, llamado “Analítico de Cuenta”, que suministra información detallada de la cuenta
“Depósitos en garantía”, donde se registran todas las transacciones relacionadas con
ingreso y devolución de las garantías. El reporte suministra la siguiente información:
fecha del asiento contable, una breve descripción del depósito o la devolución de la
garantía, el monto de los depósitos y devoluciones y el numero de documento con el
que se registró cada una de esas transacciones. Ese reporte incluye las garantías
recibidas y devueltas en dólares, pero expresadas en colones. A partir del momento
en que inició el uso de las cuentas en la Caja Única del Estado, para la custodia de las
garantías, se lleva un control mensual de las transacciones en esas cuentas, este
control se lleva en Excel y la fuente de información es el mismo reporte, mencionado
anteriormente.”
Posterior a la consulta realizada, la licenciada Ileana Vargas Barrantes nos remitió por el correo electrónico
un archivo en Excel, donde se detallan los ingresos y egresos de garantías, registrados en el sistema Bos
Ht, entre enero del 2013 y octubre del 2014 y dos días después por el mismo medio nos hizo llegar el
Auxiliar de Garantías, el cual tiene registros entre octubre del 2013 a julio del 2014 y el de dólares indica
que la información es a octubre del 2014, sin indicar un inicio.
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Al comparar ambos documentos, para el mismo periodo de fechas, se observan ingresos de garantías
registradas en el sistema del Bos Ht, que no están incluidas en el auxiliar, tal como se detalla a
continuación. En anexo N°2 se reporta un cambio realizado al siguiente cuadro como resultado de la
presentación del informe en borrador
Ingresos por garantías no reportados en el registro auxiliar contable
N° de contratación
Proveedor
Monto
Núme
Fecha de
ro de
registro
recibo
en
cuenta
2013LA-000008-00100
2013LA-000008-00100
2013LA-000011-00100
2013LA-000011-00100
2013LA-000011-00100
2013LA-000012-00100
2013LA-000014-00100
2013LA-000014-00100
2013LA-000014-00100
2013LN-00000200100
2014LA-000006-00100
2014LN-000001-00100
Tecnología Aplicada
Internacional
Laboratorio Quimar
Prelab
Dismédica
Pharma Alliance
Pharma Alliance
OEM Soluciones
Importadora Vel
Almacén Eléctrico
Internacional
Internacional
Consultores Químicos
Internacionales
N° de
cuenta
Bancaria
¢530.00
8296
31/10/13
134-312-8
¢2,745.00
¢45,240.00
¢106,115.00
¢78,780.00
¢252,250.00
¢36,900.00
¢28,700.00
¢367,725.00
8303
8335
8345
8344
8343
8348
8353
31/10/13
30/11/13
12/12/13
12/12/13
16/12/13
12/12/13
12/12/13
09/12/13
134-312-8
134-312-8
134-312-8
134-312-8
134-312-8
134-312-8
134-312-8
134-312-8
¢100,525.00
8349
12/12/13
134-312-8
¢51,947.52
8497
26/09/14
968052-1
¢26,122.10
8511
28/10/14
134-312-8
Fuente: Auxiliar de garantías y reportes del Bos Ht enviados por la Unidad Financiera Contable.
Sobre este temas en las consultas realizadas a las funcionarias de la Unidad Financiera Contable, antes de
recibir la información analizada, habían manifestado lo siguiente:
“No se lleva un auxiliar que sea independiente de los registros del módulo de contabilidad, los
datos de los controles mencionados en el punto anterior surgen de ese módulo, por tal razón
no se realizan conciliaciones.”
En la cita la frase “el punto anterior” hace referencia al auxiliar que llevan en Excel.
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Conclusiones
Existe un adecuado control con relación a la custodia de las garantías recibidas en efectivo debido a que
todos los ingresos, en efectivo o deposito se registran en una primera etapa en las cuentas bancarias que
mantiene las institución en el sistema bancario nacional y luego son trasladadas a la cuenta en la Caja
Única del Estado y cuando procede se le reintegran al proveedor por transferencia y en esos procesos
existe la adecuada coordinación entre la Unidad de Proveeduría Institucional y la Unidad Financiera
Contable.
Con relación al auxiliar que lleva la Unidad Financiera Contable, estructurado en Excel, se observa que no
está actualizado, porque presenta varias diferencias al compararse con los registros del sistema Bos Ht.
Dicho auxiliar es una herramienta importante de control, ya que permite visualizar de manera rápida el
ingreso y la devolución de las garantías, agruparlas por número de contratación y agregar información
adicional como números de oficios y observaciones, que es imposible encontrarlas en el sistema Bos Ht,
por las limitaciones de espacio que tiene para introducir observaciones.
4
Recomendaciones
Con el fin de colaborar con la Administración en la implementación de un adecuado ambiente de control
en el registro de las garantías de cumplimiento en contrataciones, a continuación presentamos las
siguientes recomendaciones:
4.1 A la Unidad Financiera Contable
4.1.1 Actualizar el documento auxiliar de garantías recibidas en efectivo, el cual es llevado en Excel, con los
datos de depósitos y devoluciones de garantías registrados en el módulo de control bancario del Bos
Ht, iniciando los registros a partir del uso de las cuentas de garantías, tanto en dólares como en
colones, en la Caja Única del Estado. (Resultado 2.2)
4.1.2 Agregar al auxiliar otras columnas para identificar el número de contratación y el motivo de la
compra y utilizar esos criterios como base principal para realizar los registros, o sea que todos los
ingresos de garantías por una misma contratación deben aparecer juntos en el documento.
(Resultado 2.2)
4.1.3 Mantener en el auxiliar los registros históricos que ya fueron concluidos en todas sus fases.
(Resultado 2.2)
4.1.4 Conciliar, al final de cada mes, el documento auxiliar de garantías recibidas en efectivo, con los datos
del auxiliar de la Unidad de Proveeduría Institucional. (Resultado 2.2)
De conformidad con lo establecido en el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, se dispone de
un plazo improrrogable de diez días hábiles (contados a partir de la fecha de recibido el informe ) para
ordenar la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo (10
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días hábiles) elevará el informe de auditoría a la Dirección General, con copia a la Auditoría Interna,
expondrá por escrito las razones por las que objeta las recomendaciones del informe y propondrá
soluciones alternas para los hallazgos detectados.
La Directora General deberá resolver en el plazo de veinte días hábiles (contados a partir de la fecha de
recibo de la documentación remitida por la Unidad Financiera Contable ) y además ordenar la
implantación de las recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones propuestas por la Unidad
Financiera Contable o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. El acto en firme será dado
a conocer tanto a la Auditoría Interna como a la Unidad Financiera Contable.
En razón de lo indicado, agradecemos informen a esta Auditoría las acciones que se realicen para la
implementación de las recomendaciones.
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Anexos
5.1 Anexo N°1. Aceptación de las recomendaciones por parte de la Unidad
Financiera Contable.
En oficio UFC-of-139-2015 del 12 de agosto del 2015, la licenciada Grettel Pereira Rivera manifiesta que
todas las recomendaciones incluidas en el informe son aceptadas.
5.2 Anexo N°2. Modificaciones que realiza la Auditoría Interna al informe
borrador para discusión.
Del borrador del informe la Auditoría Interna excluye los siguientes datos relacionados con el resultado
2.2. denominado “El auxiliar de garantías no está actualizado”:
N° de
contratación
2013LA000008-00100
2013LA000008-00100
2013LA000009-00100
2013LA000011-00100
Proveedor
Monto
Número
Fecha de
N° de
de
registro
cuenta
recibo
en cuenta
Bancaria
Diagnostika
¢218,065.50
8302
18/10/13
968052-1
AGK Soluciones
¢155,548.70
8309
23/10/13
968052-1
Sistemas DLT
¢443,481.66
8324
11/11/13
968052-1
Duwest CR
¢146,582.04
8340
30/11/13
968052-1
Solo procedía incluir en la tabla resumen las garantías que ingresaron en la cuenta en dólares, con el
Banco Crédito, después de setiembre del 2014, ya que el uso de la cuenta en dólares en la Caja Única del
estado, para la custodia de la garantías, inició en ese periodo y a partir de esa fecha la Unidad Financiera
Contable determinó actualizar el auxiliar de garantías.
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AUDITORIA INTERNA INFORME N AI-03-2014

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