10 Consejos para mejorar la comunicación con su jefe

10 Consejos para mejorar la comunicación con su jefe

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10 Consejos para mejorar la comunicación con su jefe
Por Olman Martínez, Universidad de las Ventas
¿Sabía usted que más del 80 por ciento de los despidos laborales en el
mundo occidental tienen su origen en situaciones de relaciones
interpersonales, y apenas un 20 por ciento o menos se relacionan con
fallas en la parte técnica o falta de habilidades?
Interesantemente, cuando hablamos de malas “relaciones interpersonales”, un altísimo
porcentaje de los casos se relacionan con “mala comunicación”. De hecho, Peter Drucker, tal
vez uno de los más reconocidos gurús de la administración moderna, achaca más del 50%
de los fracasos de las organizaciones a “problemas de comunicación”. Otros expertos en
otros campos coinciden: dicen que casi la totalidad de los divorcios se deben a falta de
comunicación o a “pobre comunicación”, y que los problemas de los padres con los hijos
adolescentes se deben, más que a la brecha generacional, a la “brecha comunicacional”.
En las organizaciones modernas se hace mucho énfasis actualmente en la necesidad de que
los jefes aprendan a escuchar y a comunicarse bien con sus colaboradores (comunicación
vertical descendente). Sin embargo, escuchamos poco de cómo pueden los colaboradores
aprender a comunicarse mejor con sus superiores (comunicación vertical ascendente). Y
cuando hablamos de comunicación, se entiende que contamos con dos emisores y dosreceptores; es decir, se trata de un diálogo en el que las dos partes deben intentar “vender”
sus ideas a la contraparte. En el caso de los subalternos, el incrementar su habilidad para
comunicarse con su jefe, puede significar mayor satisfacción en el trabajo, mayor
rendimiento, mejores calificaciones, e incluso mayores posibilidades de “hacer carrera”
ascendente en la organización.
En las líneas siguientes vamos a presentarle diez consejos prácticos para que usted logre
una mejor comunicación con su superior.
1. Identifique el estilo de su jefe.
Si hay algo cierto en esta vida, es que los seres humanos nos comportamos diferente,
esperamos diferentes resultados de nuestras interacciones y trabajamos bajo diferentes
objetivos. Por eso es muy importante que usted identifique el estilo de su jefe, especialmente
el “estilo de comunicación”, y que usted se sintonice y le hable en la frecuencia de él (no en la
suya). ¿Cómo es su jefe? ¿Le gusta llegar rápidamente al final del caso sin dar mayor importancia al proceso y a los detalles? ¿O más bien se interesa mucho por conocer hasta los más
pequeños detalles de la situación? ¿Actúa más emotivamente y se interesa por “hacer sentir
bien” a su interlocutor? ¿O, por el contrario, es reflexivo y frío en el análisis de las situaciones
que se le presentan? ¿Qué tipo de palabras utiliza? ¿Emplea palabras que denotan urgencia
e interés por el resultado? ¿O más bien su vocabulario y su expresión demuestran vocación
por enfocarse al proceso? Identifique el estilo de comunicación de su jefe, y háblele en el
idioma de él. De todos modos, usted lo que busca es resultados, y esta es una inteligente
manera de lograrlos.
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2. Identifique los objetivos de su jefe.
Similar al punto anterior, los objetivos personales y empresariales suyos no son,
necesariamente, los objetivos de su jefe. Pregúntese, ¿qué es lo que mueve a mi superior?
Las personas manejan diferentes “agendas” y se mueven por diferentes intereses, no
siempre obvios para los demás. Si usted se interesa en conocer a su jefe, en hablar con él
cada vez que sea oportuno, en identificar al ser humano detrás del título, se dará cuenta de
que, al igual que usted, él se enfoca en sus propios objetivos personales. Unas personas
buscan reconocimiento; otras, que su función se desarrolle en forma expedita y sin mayores
contratiempos (“!no hagan olas!”); otros jefes desean contar en su equipo con “amigos” que
los escuchen y los aconsejen (pero especialmente lo primero); otros buscan ligar la
productividad de su unidad con su propio desarrollo en el escalafón jerárquico de la empresa.
Por eso es muy importante que usted identifique y –si es posible—comprenda los intereses y
objetivos de su jefe, e intente ayudarle a alcanzarlos. Le aseguramos que este es un paso
estrátegico y muy inteligente en la propia carrera ascendente suya.
3. Aclare su comunicación.
Muchos subalternos llegan donde el jefe a “comunicarse”, sin saber exactamente qué van a
decir, ni cuál es su objetivo de comunicación. El colaborador inteligente se plantea siempre
su comunicación como un acto estratégico. Primero aclara bien su objetivo y luego lo
plantea. Esta acción es una de las más valiosas en la organización moderna: aclarar nuestra
comunicación. Hace poco tiempo una muchacha me aseguró que a su departamento “ya
había llegado el Amigo Invisible”. Como no comprendí de qué me estaba hablando, pedí más
información, y al rato me di cuenta que se refería al “Cliente Fantasma”. (¡!) Cierto, muchas
veces decimos cosas que creemos que trasmiten un pensamiento, y terminamos
trasmitiendo otro, tal vez totalmente contrario a nuestros intereses. Intente aclarar qué
desea usted que pase como resultado de esa interacción con su jefe. Un buen ejercicio es
preguntarse: ¿Qué diría yo en este caso, si sólo tuviera treinta segundos para presentar toda
mi idea? Esos treinta segundos representarán su “tema clave” y usted habrá aclarado su
comunicación.
4. Cuide su lenguaje corporal.
La comunicación no sólo sale por su boca. Un 55% de todo lo que las personas captan de
usted no tiene que ver con las palabras: sale por su cuerpo. Eso es lo que se llama
“comunicación no verbal” o, más corrientemente, “lenguaje corporal”. Usted puede captar si
una persona es abierta o cerrada, positiva o negativa, interesada o desinteresada, por la
forma cómo se mueve o cómo presenta su cuerpo. Y para ello no hay que ser expertos:
desde niños lo hemos aprendido viendo a otras personas. Unos hombros que se encogen, por
ejemplo, expresan “no me importa”; manos a la cintura pueden trasmitir sensación de “soy
más grande, más importante”.
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Vuélvase consciente de sus gestos, de su expresión facial, de lo que hace con su cuerpo. Al
hablar con su jefe, evite acciones consideradas negativas. Si usted está hablando de “ser
abiertos”, por ejemplo, no cruce sus brazos sobre el pecho. Si habla de sinceridad, vea a su
jefe a los ojos, no evada su mirada. Si desea expresar interés, échese un poco hacia delante
en la silla y asienta con su cabeza. El saber comunicarse bien “corporalmente”, es también
una acción estratégica que le atraerá mucho mayor empatía con su jefe.
5. El cómo lo dice es muy importante.
Similar al lenguaje corporal es el “tono” que usted ponga al hablar. ¿Qué es tono? Es la
intención que ponemos en la voz, y que puede hacer sonar una misma frase con muy
diferentes significados. Los expertos indican que el 38 por ciento de la comunicación depende
del tono que le pongamos a las palabras. (Sí, ya hizo usted bien la suma: sólo el 7% del
impacto se atribuye a las palabras en sí.) ¿Cómo es eso del tono? Hace pocos días una
señora en la calle me pidió “una ayudita económica”. Cuando le respondí negativamente, me
dijo: ¡Muchas gracias, que Dios lo bendiga! ¿Oye?” Eso, que por escrito a usted le parecerá
una bendición, le aseguro que a mí me pareció un “maleficio”. Fue el tono, ese “dejo”
sarcástico o regañón que la señora empleó al “agradecerme” mi gran falta de sensibilidad
social. A eso me refiero cuando digo que el cómo lo dice es muy importante. Escúchese.
Intente trasmitir calidez y respeto en su comunicación oral con su jefe. Cuide el tono y
acérquese un paso más a lograr el éxito que usted –y posiblemente su grupo de
compañeros—buscan en su relación con el jefe.
6. Dé retroalimentación, no crítica.
Hay una gran diferencia entre ambos conceptos. La crítica genera muchas veces malestar; la
misma palabra, “crítica”, conlleva ya una connotación negativa para ciertas personas. Haga
la prueba: pregúntese cómo se sentiría usted si alguien le dijera “¿Te puedo hacer una
crítica?” Automáticamente –aunque no lo parezca—nos ponemos a la defensiva, ¿verdad?
Muchas personas le agregan a “crítica” la palabra “constructiva”, pensando que así van a
poder “suavizar” la intención. ¡Nada más lejos de la verdad! No existe eso que llaman “crítica
constructiva”. La crítica es información dirigida generalmente contra la persona, y tiende a
afectar el ego y la dignidad del destinatario. La retroalimentación, por otro lado, es
“información para mejorar el rendimiento” del interlocutor. La retroalimentación lleva una
connotación de “aquí está otra posible forma de hacerlo”. La retroalimentación intenta ver la
situación desde la perspectiva no sólo de quien la expone, sino del destinatario, en este caso
su jefe. Una frase mágica de apertura para dar retroalimentación es “¿Ha considerado...?” ya
que ella le da el “beneficio de la duda” a su interlocutor, de que tal vez él (o ella) ya había
pensando en esa solución.
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7. Llévele soluciones, no sólo problemas.
Se dice que una parte de la labor de las jefaturas es escuchar los problemas que traen sus
subalternos, y darles solución. Eso puede ser cierto. Pero también lo es que el jefe ve con
mejores ojos (con mucho mejores ojos, diría yo) a aquel colaborador que, además del
“problema” le trae una solución o dos. Intente hacerlo. Los jefes están cansados de
colaboradores que les traen problemas diariamente. Usted puede hacer la diferencia y
quedar muy bien “posicionado” en la mente de su superior, si cuando llega donde su jefe
usted puede decirle: “...Y he pensado en dos soluciones para esa situación”. Esto le da a su
jefe la idea (posiblemente acertada) de que tiene al frente a una persona pensante, a alguien
que se sale del ámbito del patrón operativo, y que puede proyectarse al nivel de
pensamiento directivo. De todos modos, proponer soluciones no es sólo labor de jefes, sino
de todos en la organización.
8. Busque el momento más oportuno.
Muchas veces la comunicación falla no por el contenido ni por los actores, sino por un mal
“timing”; es decir, por llegar donde el superior en un momento inadecuado, tal vez por la
cantidad de trabajo que tiene, por las personas que tiene en ese momento alrededor, o por
el mismo estilo de trabajo del jefe. Hasta en esto podemos ser estrategas. Pregúntese:
¿cuándo, en qué momento, la comunicación será más efectiva para mis objetivos? Por
ejemplo, retroalimentar a un jefe sobre una de sus debilidades, podría no ser oportuno
cuando éste se encuentra ante todo el equipo (mucho menos delante de uno de sus
superiores). Recuerde: usted debe actuar estratégicamente: ante el grupo la reacción normal
podría ser defenderse; estando solos en la oficina del jefe usted podría lograr un ambiente
más receptivo y, por lo tanto, más oportuno para la comunicación. Llegar donde el jefe
cuando éste está escribiendo un reporte urgente o contestando llamadas telefónicas,
también podría echar por la borda su objetivo. Todos los jefes tienen cierto patrón de
trabajo: intente conocerlo, trate de identificar el momento clave y estratégico y entonces,
ahora sí, ¡comuníquese efectivamente!
9. Positivice sus palabras.
Esto es clave. A veces no recordamos el enorme efecto que las palabras causan sobre las
personas. Decirle a un jefe “es que creo que usted se equivocó”, aunque sea cierto, lo único
que va a lograr es contar con un interlocutor a la defensiva e incluso tal vez agresivo. A
nadie le gusta que le digan, directamente, que se equivocó. Así que es muy importante, para
ser un buen comunicador hacia su jefatura, que usted escoja bien las palabras con las que va
a comunicarse. Intente iniciar sus frases positivamente. Muchas personas, cuando van a
hablar, comienzan más o menos así: “No, es que yo quería decirle que...”. ¿Para qué sirvió
ese “no”? Sólo para dejar una connotación negativa–aunque sea subconcientemente—
de quien la dice.
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No use ante el jefe la palabra “problema”. Las personas que usan mucho la
palabra “problema” en el fondo son percibidas como “problemáticas”. En lugar de decirle:
“Jefe, tenemos un problema”, prefiera, “Jefe, se presentó una situación...” Eso es positivar
sus palabras: ser consciente de que las palabras que usted emplea, ayudan o perjudican su
habilidad como comunicador.
10. Deposite en su jefe lo que usted desee obtener de él.
Es muy sencillo. Es el mismo principio de una cuenta corriente. Usted primero debe depositar
en la cuenta, para luego poder emitir cheques y sacar dinero. Con las personas funciona así:
primero debemos depositar en ellas aquello que luego queremos obtener. Por ejemplo,
¿quiere usted tener un jefe comunicativo y abierto? Primero demuestre usted ser
comunicativo y abierto con él. ¿Desea que su jefe lo salude cordialmente y le brinde una
sonrisa cada mañana? Primero deposite usted en él cordialidad y sonrisas. ¿Necesita usted
que su jefe sea colaborador con usted y que le apoye en situaciones personales especiales?
Primero colabore con él y apóyelo a él. Su jefe es también un ser humano, y requiere
reforzamiento y reconocimiento, al igual que usted y que yo. Como dije, es sencillo: Usted
no puede obtener mucho de las personas, si nunca ha depositado nada en ellas. Invierta
primero en la relación y obtendrá luego esos dividendos que usted y sus compañeros desean
obtener de su jefe.
Y si usted es bien listo en su asimilación de la “comunicación escrita”, probablemente habrá
estado pensando mientras lee estos consejos: “Mmm, esto que dice Olman también debería
leerlo mi jefe”. ¿Correcto? ¿Acerté? ¡Pues tiene razón! Los mismos principios que se aplican a
la comunicación vertical ascendente, se pueden aplicar, por supuesto, hacia abajo. Así que,
amigo jefe, ¡esto también es para usted!
Fuente: La Universidad de las Ventas
http://www.uventas.com/articulos/articulo2.asp
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