Office News July, 2016

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Office News
July, 2016
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ANNOUNCEMENTS:
Please note that registration fees for conferences or workshops that you travel to should be
reimbursed through a Travel Expense Report tied to the approved Travel Request. These expenses
should not be submitted through an Employee Reimbursement.
Please keep the following in mind when submitting for an Employee Reimbursement:
All reimbursement requests should be handled following the rules of petty cash reimbursements,
and not to exceed $100.00 USD o $60,000 CLP (see the AURA Procurement Procedures Manual,
Section 5 ).
We understand that there may need to be exceptions to the rules, such as in cases of a true
emergency or the purchase of certified personal safety items that cannot be a simple catalog
purchase (such as work boots). In cases of true emergency, it may not always be possible to obtain
prior approval before making a purchase, however for all other cases, written approval from an
account manager, with sufficient signature authority on the account to be charged, must be
obtained in advance of the expenditure by the employee (emails work fine). The prior approval
should be attached to the reimbursement request on Reqless. *Although not a requirement, we
strongly suggest that reimbursements under $100 also be approved in advance, as this is best
practice.
Given the climate at the NSF and audit environment we live in, we can’t afford to have
reimbursements be declared unallowable simply because an employee did not follow policy and
procedure. We need every employee to act as if an auditor is looking over every single
reimbursement request.
All reimbursement requests must include the following documentation:
Receipt
Acknowledgement that the goods purchased were received (signature on receipt)
Prior authorization to purchase if over $100 USD or $60,000 CLP (suggested if under $100 or $60,000
CLP)
PROCUREMENT Q & A SESSION:
Please join CAS for a Procurement Q&A session on Tuesday, July 26th at 11:00 am Tucson/8:00am
Hilo/15:00 Chile. We will provide updates about changes to Procurement regulations and CAS
processes, and answer any questions you may have. Please send any topics you would like to discuss
to Procurement Manager Suzanne Baron Helming at [email protected].
The meeting will be held in Tucson in the La Quinta Conference Room, and available on Bluejeans at
https://bluejeans.com/824212733 or via room system at 199.48.152.152, meeting ID 824212733
RESPONSIBILITY FOR PERSONAL ITEMS:
Employees are reminded that AURA is not responsible for personal items brought to work. This
includes personal items left in company vehicles. Please see your Employee Handbook for more
information.
HOLIDAYS (offices closed):
AURA Anniversaries: June
Tucson & Hawaii:
July 4th – Independence Day
Chile:
July 16th – Day of “Virgen del Carmen”
Abney, Sherri
Richardson, Chris
Office News – July, 2016 - Page 2
3 yrs.
19 yrs.
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Noticias de Oficina
Julio, 2016
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ANUNCIOS:
Por favor tomar en cuenta que los pagos por inscripción en conferencias o talleres, durante sus viajes
de trabajo, deben ser rendidos para su reembolso a través del Reporte de gastos de Viaje (Travel
Expense Report), el cual estará unido a la Solicitud de Viaje (Travel Request) aprobado.
Por favor tener en cuenta lo siguiente al momento de presentar una solicitud por Reembolso:
Todas las solicitudes por reembolso deben ser manejadas, siguiendo las reglas de reembolsos de caja
chica, y no exceder los $100.00 USD o $60,000 CLP (ver AURA Procurement Procedures Manual,
Section 5 ).
Entendemos que puede ser necesario hacer excepciones a la regla, como en algunos casos de
verdadera emergencia o para compra de artículos certificados de Seguridad personal que no pueden
ser comprados en un simple catálogo (como zapatos de seguridad para el trabajo). En los casos de
verdadera emergencia, no siempre puede ser posible obtener la aprobación previa antes de la
compra, sin embargo, para todos los demás casos se necesita, la aprobación escrita de un
administrador de cuentas, con la suficiente autoridad de firma sobre la cuenta de cargo, obtenido
con anterioridad al gasto del empleado (un correo electrónico servirá). La aprobación previa debe
adjuntarse a la solicitud de reembolso en Reqless. *Aunque no es un requisito, es altamente
recomendable que los reembolsos de menos de 100.00 USD o $60,000 CLP también sean aprobados
por adelantado, ya que esta es la mejor práctica.
Dado el clima en el entorno de la NSF y de auditoría en el cual estamos inmersos, no podemos
permitirnos tener reembolsos que sean declarados no admisibles, simplemente porque un empleado
no siguió la política y el procedimiento. Necesitamos que cada empleado actúe como si un auditor
está mirando sobre cada solicitud de reembolso.
Todas las solicitudes de rembolsos deben incluir la siguiente documentación:
Recibo (comprobante de compra, boleta, factura…)
La confirmación de que la compra fue recibida (recibo firmado)
La autorización previa para la compra si es superior a $100 USD or $60,000 CLP (sugerida para
compras menores de $100 USD or $60,000 CLP)
SESIÓN DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS “Q&A” ADQUISICIONES:
Por favor únanse a CAS para la sesión Q&A de Adquisiciones, el día martes 26 de Julio, a las 11:00 am
Tucson/08:00 am Hilo/ 15:00 Chile. Vamos a proporcionar actualizaciones sobre los cambios en la
normativa de Adquisiciones y procesos CAS, y responder a cualquier pregunta que pueda tener. Por
favor envíe cualquier tema que le gustaría hablar con la Gerenta de Adquisiciones Suzanne Baron
Helming en [email protected]
Office News – July, 2016 - Page 3
La reunión se llevará a cabo en Tucson, en La Quinta Conference Room, y estará disponible en
Bluejeans en https://bluejeans.com/824212733 o a vía sistema de salas en 199.48.152.152, reunión ID
824212733
RESPONSABILIDAD POR ARTICULOS PERSONALES:
A Los empleados se les recuerda que AURA no se hace responsable por artículos personales que
traen al trabajo. Esto incluye objetos personales dejados en vehículos de la empresa. Por favor
consulte su Manual del Empleado para obtener más información.
Feriados (Oficinas cerradas):
Aniversarios en AURA: Julio
Tucson & Hawaii:
4 de Julio – Día de la Independencia
Chile:
16 de Julio – Día de la Virgen de Carmen
Abney, Sherri
Richardson, Chris
Office News – July, 2016 - Page 4
3 años.
19 años.