1. Objetivo del instructivo: Establecer los parámetros

1. Objetivo del instructivo: Establecer los parámetros

INSTRUCTIVO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE GESTIÓN
1.
Objetivo del instructivo:
Establecer los parámetros tendientes a controlar el recibo y entrega de documentos o
expedientes en archivo de gestión, para actualización de expediente, custodia,
administración, conservación y servicio.
2.
Límites del instructivo:
Inicio: Envío a los usuarios, de cronogramas y parámetros de entrega de documentos al
archivo
Fin: Almacenamiento de unidades documentales.
1.
Condiciones Generales
1.1
Los responsables de la entrega de documentos deben conocer y cumplir con los
parámetros y condiciones especificadas en el instructivo, y en el cronograma de
entregas.
1.2
Los Documentos se deben entregar a los responsables de recibirlos en el archivo,
debidamente relacionados y organizados acorde con dicha relación.
1.3
Para la relación de documentos entregados se debe tener como referente el listado
maestro de documentos, suministrado por gestión documental, acorde al cuadro
de clasificación.
1. Flujo de Actividades
responsables
recepción/gestión
documental
No
Actividad
documento soporte
1
Elabora y remitir cronograma y
parámetros
de
envío
de Gestión documental
documentos
2
Responsables
de
Alistar y relacionar documentos que
envió de entrega de -Relación documentos
se van a remitir, acorde a directriz
documentos
a entregados
de envío de documentos
archivos de gestión
-Cronograma
-Directriz para envío de
documentos
Dirección de Gestión Corporativa - Subdirección Administrativa y Financiera
Calle 11 No. 8 – 49 PBX. 344 6400 Ext. 1357 www.integracionsocial.gov.co
No
3
Actividad
responsables
recepción/gestión
documental
documento soporte
-Memorando remisorio
(Opcional)
Responsables
de
Entregar
documentos
o
-Relación entrega de
envió de entrega de
expedientes nuevos, a responsable
documentos
documentos
a
en el archivo
-Acta
de
entrega
archivos de gestión
(Opcional)
4
responsables
Recibir documentación. verificar
recepción/gestión
numero de folios entregados
documental
-Relación entrega
documentos (copia)
5
Firmar
recepción
condicional, responsables
mientras se confrontan documentos recepción/gestión
entregados.
documental
-Relación entrega de
documentos firmada con
condición
6
responsables
Cotejar documentos contra relación recepción/gestión
documental
7
Enviar memorando vía correo
responsables
electrónico
comunicando
recepción/gestión
aceptación, o inconsistencias en la
documental
entrega.
-Memorando
inconsistencias
de
sobre
¿La documentación entregada debe ser reproducida en otro soporte?
SI: 8
NO: 10
responsables
a
recepción/gestión
documental
8
Entregar
documentos
responsables de reproducción
9
responsables
Recibir y controlar documentos
recepción/gestión
reproducidos
documental
-Acta de entrega y
devolución
-Relación
de
documentos
para
reproducción
-Acta de entrega y
devolución
Relación
de
documentos
reproducidos
-Reporte de imágenes
publicadas
La documentación que se recibe es un expediente nuevo?
NO. Act. 10
SI. Procedimiento Archivar
Insertar
documentos
en
los
responsables
respectivos expedientes, si los
10
recepción/gestión
documentos
corresponden
a
documental
expedientes en trámites.
Dirección de Gestión Corporativa - Subdirección Administrativa y Financiera
Calle 11 No. 8 – 49 PBX. 344 6400 Ext. 1357 www.integracionsocial.gov.co
No
13
14
3.
responsables
recepción/gestión
documental
responsables
Actualizar lista de chequeo en
recepción/gestión
expediente
documental
Almacenar o remplazar unidades
responsables
de almacenamiento. En caso de ser
recepción/gestión
necesario, revisar lista de chequeo
documental
y rotulación.
Actividad
15
Actualizar
expediente.
Inventario
16
Ubicar en estantes.
del
documento soporte
responsables
recepción/gestión
documental
responsables
recepción/gestión
documental
Glosario:
Archivo de Gestión: unidad donde se custodian, administran, conservan y sirven los
expedientes en su primera etapa.
Cronogramas: documento en el que se establece los tiempos de entrega y los
responsables de envío y recepción de los documentos en los archivos de gestión.
Relación de entrega de documentos: listado de los documentos entregados en el que
se identifican cada documento entregado, según parámetros establecidos en el formato
de la ficha. Esta relación se hace teniendo en cuenta el listado maestro de documentos.
Relación de entrega de expedientes: listado mediante la cual se hace el control de los
documentos entregados al archivo de gestión, según parámetros establecidos en el
formato de la ficha
Reproducción en otros soportes: se refiere a la copia del documento en soportes
diferentes a aquel en que fue producido originalmente, con propósitos de conservación,
divulgación y consulta.
Microfilmación: La microfilmación es un medio de Conservación de la documentación.
Consiste en transportar la información que se encuentra en un documento a una película
fotográfica manteniendo intacta la información. La técnica del microfilm se realiza
mediante el uso de equipos y elementos fotográficos altamente sofisticados.
Dirección de Gestión Corporativa - Subdirección Administrativa y Financiera
Calle 11 No. 8 – 49 PBX. 344 6400 Ext. 1357 www.integracionsocial.gov.co
Digitalización: Operación mediante la cual se convierte una imagen en una serie de
códigos binarios que representan cada uno de los puntos de su estructura y que, de esta
forma, puede ser almacenada en el ordenador. Así pues, se trata de la conversión de una
imagen analógica en un conjunto de valores numéricos digitales. Los dispositivos
característicos para esta operación son: los escáners, las tabletas gráficas y las
videocámaras. En todos estos casos, la información puntual recibida llega a la memoria
del ordenador y se va utilizando después para el tratamiento y salida subsiguiente.
4.
Normatividad:
2.
Decreto 514 de 2006 por el cual se establece que toda entidad pública a nivel
Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA)
como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público
3.
Decreto 4110 de 2004 por el cual se reglamenta la Norma Técnica de Calidad en
la Gestión Pública NTC GP 1000. Numeral 4.2.
4.
Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones
5.
Actos administrativos que normalizan la gestión documental para los documentos
producidos por los procesos misionales de la Secretaría.
Bogotá, junio de 2009
Dirección de Gestión Corporativa - Subdirección Administrativa y Financiera
Calle 11 No. 8 – 49 PBX. 344 6400 Ext. 1357 www.integracionsocial.gov.co