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Pautas para clubs de patrocinadores (Booster Clubs) y
Pautas para clubs de patrocinadores (Booster Clubs) y organizaciones de padres Mayo del 2013 PRÓLOGO Este manual está diseñado para asistir a los oficiales y miembros de clubs de patrocinadores y organizaciones de padres proporcionando guías de organización y de finanzas. Solamente les será permitido usar el nombre de la escuela o de sus instalaciones en apoyo de sus programas, a aquellas organizaciones aprobadas, que se desempeñen bajo estas pautas y las políticas y procedimientos del Distrito Escolar Independiente de Irving. Las preguntas específicas referentes a cualquier actividad de un club de patrocinadores o de una organización de padres deberán ser dirigidas al director de la escuela. . IRVING ISD VISIÓN Excelencia y equidad para todos. MISIÓN Involucramos a los estudiantes a convertirse en pensadores críticos, líderes, y contribuidores en un mundo diverso y competitivo. PAUTAS PARA CLUBS DE PATROCINADORES Y ORGANIZACIONES DE PADRES ÍNDICE Formación de clubs de patrocinadores y organizaciones de padres 1 Informes del gobierno federal y estatal 1 Organización 2 Información financiera 4 Recaudación de fondos 8 IVA (Impuesto al Valor Agregado) 9 Donaciones 10 Servicio de alimentación 10 Título IX 11 Misceláneo 11 Fuentes de información 12 Apéndice A: Programa de auditoría sugerido 13 FORMACIÓN DE CLUBS DE PATROCINADORES Y ORGANIZACIONES DE PADRES CORPORACIONES SIN FINES DE LUCRO Aunque no es un requisito, se recomienda que los clubs de patrocinadores y las organizaciones de padres se incorporen bajo el Código de Organizaciones de Negocios de Texas. Una organización se crea presentando un certificado de formación con la Secretaría del Estado de acuerdo al Código de Organizaciones de Negocios de Texas. Una corporación es caracterizada por el hecho de que ninguna parte de los ingresos son distribuidos a los miembros, directores, u oficiales. No todas las corporaciones sin fines de lucro tienen derecho a ser exentos de impuestos federales o estatales. Es necesario llenar la forma 202 – Certificate of Formation Nonprofit Corporation (Certificado de Formación de una Corporación sin Fines de Lucro) para incorporar un club de patrocinadores. La forma está disponible en la página web de la Secretaría del Estado (refiérase a la página de fuentes de información en este documento para la dirección del sitio web). Se deberán entregar dos copias firmadas de la forma 202 junto con una cuota de archivo de $25. Una vez aceptada, el estado regresará la evidencia apropiada a quien la entregó. Aquellas organizaciones que se formen debajo de otra organización que ya se encuentra en existencia deberán seguir los procedimientos delineados por la organización de padres. INFORMES DEL GOBIERNO FEDERAL Y ESTATAL SOLICITUD PARA EXENCIÓN DE IMPUESTOS FEDERALES Y ESTATALES La formación de una corporación sin fines de lucro no necesariamente le da derecho a la organización de ser exento de impuestos federales. Para poder ser exento de impuestos federales, el club de patrocinadores debe solicitar este estado en la forma 1023 – Application for Recognition of Exemption Under Section 501(c)3 of the Internal Revenue Code (Solicitud de reconocimiento de exención bajo la sección 501(c)3 del Código Tributario). Puede encontrar instrucciones generales de las reglas y procedimientos en la publicación 557 de la Agencia Tributaria (IRS) – Tax Exempt Status for Your Organization (Exención de impuestos para su organización). Estos documentos están disponibles en el sitio de la Agencia Tributaria (referirse a la sección Fuentes de información para la dirección del sitio web). La solicitud deberá ser acompañada por la forma 8718, User Fee for Exempt Organization Determination Letter Request (Cuota de usuario para petición de carta de determinación para exentar a organización), la cual provee una cuota a ser pagada a la Agencia Tributaria. Dependiendo en el recibo de ingreso bruto anual anticipado, la cuota puede ser de $300, $750, o $900. Una vez que la Agencia Tributaria acepte la exención de la organización, se recibirá una carta de determinación como evidencia de aprobación. La carta deberá ser guardada en un lugar seguro puesto que será utilizada una y otra vez para comprobar la exención de la organización. Cada organización deberá también hacer una petición de número de identificación de empleador en la forma SS-4, Application for Employer Identification Number (Solicitud para número de identificación de empleador). SOLICITUD PARA EXENCIÓN DE IMPUESTOS ESTATALES La organización deberá solicitar ser exento de impuestos de ventas y de impuestos de franquicia a la oficina del Contralor Estatal de Texas. Puede adquirir más información en el sitio web del contralor. REQUISITOS DE REPORTES ANUALES Se requiere que toda organización exenta de impuestos de ingresos federales bajo la sección 501(a) determine la necesidad de llenar anualmente la forma 990, Return of Organization Exempt from Income Tax (Regreso de organización exenta de impuestos de ingresos). Efectivo el 1º de enero del 2008, los cambios hechos a los reglamentos de la Agencia Tributaria, afectan a las organizaciones sin fines de lucro y sus requisitos de reportar anualmente. Para ayuda, consulte con su profesional de impuestos o con la Agencia Tributaria. A pesar que las organizaciones de apoyo pudiesen ser reconocidas como exentas de impuestos, pudiesen ser responsables de impuestos en la porción de ingresos considerado como ingreso de negocio no relacionado (conocido en inglés como UBI o unrelated business income). El UBI es el ingreso de una actividad de comercio o negocio, llevada a cabo regularmente, que no está sustancialmente relacionada con la caridad, educación u otro propósito que sea la base de la exención de la organización. Una organización que tenga más de $1,000 en ingreso bruto de UBI deberá llenar la forma 990-T, Exempt Organization Business Income Tax Return (organización exenta de declaración de ingresos de negocios). Esta forma es llenada además de la forma 990, 990-EZ, o 990-N y es requerida sin importar el nivel de ingresos recibido. ORGANIZACIÓN Cada club de patrocinadores y organización de padres debe desarrollar y mantener estatutos (bylaws). Los estatutos deberán contener las reglas de membresía en detalle. El documento deberá tratar el año fiscal de la organización, la estructura de la organización y el método utilizado para elegir oficiales. Solamente los miembros activos y que estén en cumplimiento de los requisitos deberán ser permitidos a tomar un cargo directivo o a votar en cualquier asunto de negocios de la organización. Los estatutos deberán especificar que hay un máximo de dos términos consecutivos de un año cada uno en el cual los miembros pueden servir en los cargos de presidente o tesorero. Además, los estatutos deberán tratar la restricción que indica que solamente un miembro de la familia puede servir como oficial a la misma vez, a menos que los padres estén sirviendo juntos en el mismo cargo el cual limita el voto de la familia a uno. Los empleados del distrito no deberán de servir al club de patrocinadores o a cualquier organización de padres en una capacidad financiera. La capacidad financiera incluye el tomar el cargo de tesorera, persona encargada de recaudación de fondos, o servir como firmante de cheques. (Si un empleado de IISD es elegido a un cargo directivo que requiere autoridad para firmar cheques, la organización debe asignar esa función a otro oficial). Como mínimo, la organización de apoyo deberá elegir los siguientes oficiales anualmente. PRESIDENTE Típicamente, el presidente de una organización de apoyo es un individuo que ha estado activo previamente en la organización. Las funciones principales incluyen, pero no son limitadas a las siguientes: Encabezar todas las juntas de la organización; Reunirse regularmente con el representante escolar designado referente a las actividades de los patrocinadores; Resolver problemas en la membresía; Reunirse regularmente con el tesorero de la organización para repasar la posición financiera de la organización; Seleccionar un oficial como el designado de recibir los estados de cuenta bancarios por medio del correo postal en la dirección de su hogar. Esta persona no deberá ser un firmante en la cuenta. En cuanto sea recibido, la persona designada deberá revisar que la actividad en el estado de cuenta y los cheques cancelados sea razonable. Esto proporciona un análisis independiente por una persona que no está asociada con la actividad de los gastos; Programar una auditoria anual de los registros o pedir una auditoria en caso de ser necesario durante el año; Desempeñar cualquier otra función especificada en los estatutos de la organización. VICE-PRESIDENTE El vice-presidente actuará como el representante del presidente en su ausencia. Deberá estar familiarizado con las actividades de la organización. Las funciones principales incluyen, pero no son limitadas a las siguientes: Encabezar las juntas en la ausencia o inhabilidad del cumplimiento de funciones del presidente; Desempeñar funciones administrativas delegadas por el presidente; Desempeñar otras funciones específicas según delineadas en los estatutos de la organización. SECRETARIA La secretaria es responsable de mantener registros precisos de las acciones de la organización y reportar a los miembros. La secretaria deberá asegurarse de la exactitud de las minutas (notas) de las juntas, y ser experta en las leyes parlamentarias y en los estatutos de la organización. Las funciones principales incluyen, pero no son limitadas a las siguientes: Mantener el registro de las minutas, estatutos aprobados, y cualesquiera reglas de procedimiento del comité, membresía actual y lista del comité; Apuntar todos los temas/negocios tramitados en cada junta de la asociación al igual que las juntas de cualquier mesa directiva/ejecutiva en un formato prescrito; Mantener registros de asistencia de cada miembro; Otras funciones específicas según delineadas en los estatutos de la organización. TESORERA La tesorera es la persona autorizada de la custodia de los fondos de la asociación. La tesorera recibe y distribuye todo el dinero indicado en el presupuesto y prescrito en los estatutos locales o según sea autorizado por la acción de la asociación. Todas las personas autorizadas para manejar los fondos de la asociación deberán estar cubiertas por una fianza de fidelidad basada en el ingreso anual de la organización. Las funciones principales incluyen, pero no son limitadas a las siguientes: Expedir un recibo cada vez que se recibe dinero y depositar dicha cantidad semanalmente; Presentar un reporte financiero actual incluyendo estados de cuenta, reconciliaciones bancarias y cuentas financieras a la organización en menos de treinta días a partir del fin de mes previo. (Si se hace una petición, deberá haber copias disponibles para el repaso de los miembros generales dentro de un periodo razonable de tiempo.); Mantener una cuenta detallada y precisa de todo dinero recibido y gastado; Reconciliar todos los estados de cuenta bancarios recibidos y resolver cualquier discrepancia con el banco inmediatamente; Archivar reportes de impuestos de ventas según requerido por la oficina del contralor (mensualmente, trimestralmente, o anualmente); Archivar anualmente las formas de la Agencia Tributaria 990, 990-N o 990-EZ puntualmente; Entregar registros al comité de auditoría designado por la organización al hacerse una petición o al final del año; Otras funciones específicas según delineadas en los estatutos de la organización. Aviso: Debido al constante incremento de requisitos por parte de la Agencia Tributaria a las organizaciones caritativas, se recomienda altamente que la tesorera tenga experiencia en contabilidad. ELECCIÓN DE OFICIALES La elección de oficiales de la organización deberá llevarse a cabo anualmente dentro del tiempo y manera prescrito en los estatutos del club de patrocinadores u organización de padres. Típicamente, la elección de los oficiales deberá llevarse a cabo en mayo de cada año para que los nuevos oficiales elegidos puedan estar listos para el inicio del siguiente año escolar. La transferencia de los registros y la auditoría de las cuentas deberá ser completada a más tardar para el 1º de augusto de cada año. Los oficiales pueden ser elegidos usando una variedad de métodos (mayoría simple, elección por voto secreto) de acuerdo a los estatutos de la organización. La elección de los oficiales deberá ser de una lista de candidatos presentados por el comité de nombramientos en la primavera de cada año escolar. También se puede aceptar recomendaciones de las personas presentes cuando la votación se lleve a cabo de acuerdo a las reglas Roberts Rules of Order. En ningún momento se puede asignar oficiales sin el input y aprobación de los miembros. Refiérase al principio de la sección de Organización para información específica acerca de los términos máximos y las limitaciones de miembros de familia en un cargo directivo. NORMAS PARA LAS JUNTAS Un aviso de todas las juntas de los clubs de patrocinadores y de las organizaciones de padres deberá ser publicado en la escuela setenta y dos horas antes de la fecha de la junta. El aviso deberá indicar claramente la fecha y hora de la junta y los temas que se abordarán. Todas las juntas de los miembros de apoyo a la organización deberán llevarse a cabo en el edificio escolar. Para proporcionar un nivel óptimo de comunicación y trabajo en equipo, las juntas del club de patrocinadores deberán llevarse a cabo en presencia del director escolar u otro patrocinador de la escuela. Los temas/negocios determinados en juntas sin representación adecuada de la escuela, deberán considerarse nulos y sin efecto. En el caso que la organización sienta que es necesario reunirse sin el administrador o patrocinador escolar, el asistente del superintendente deberá ser contactado para un reemplazo aceptable. REGLAS PARA LA DISOLUCIÓN Para disolver una organización de patrocinadores, el club de patrocinadores u organización de padres (o la mesa directiva si la organización está inactiva) deberá adoptar una resolución declarando que la cuestión de tal disolución sea entregada a votación en una junta especial de los miembros que tengan derechos de votación. Por lo menos 30 días antes de la junta, se deberá dar aviso escrito o impreso a cada miembro con derecho de voto declarando que el propósito de tal junta es el de considerar la prudencia de disolver la organización. La organización de patrocinadores debe determinar la distribución y uso de los fondos de la tesorería y otros bienes antes de la disolución. Para cumplir con las pautas de la Agencia Tributaria, se debe tener especial cuidado y asegurarse que los fondos en exceso sean distribuidos dentro de la infraestructura del propósito original de la organización – por ejemplo, los fondos de un grupo de patrocinadores de la banda escolar permanecerían con el programa de música de esa escuela. Cualquier otra distribución de fondos pudiese anular la exención de impuestos de la organización y forzarla a una situación enteramente sujeta a impuestos. CONTABILIDAD La secretaria y tesorera de la organización deberán entregar los registros a los oficiales entrantes dentro de un periodo de no más de 30 días después de su elección. El registro deberá conservarse por un periodo de 10 años para propósitos de auditoría. INFORMACIÓN FINANCIERA GENERAL Empezando con el año escolar 2013-14, será requisito que los presidentes, tesoreros, y maestros patrocinadores de los clubs de patrocinadores y organizaciones de padres asistan a una sesión de capacitación proporcionada por el Distrito en lo que concierne a control de efectivo, control financiero, reportes financieros, y otros temas. Los estatutos de la organización deben estipular la creación y aprobación, por sus miembros, de un presupuesto anual. Esto se lleva a cabo típicamente a finales de la primavera o a principios del otoño para el siguiente año escolar. Los cambios al presupuesto durante el año deberán ser aprobados por sus miembros. Todos los negocios/temas presentados durante las juntas de los clubs de patrocinadores y organizaciones de padres deberán ser aprobados y reflejados en las minutas de las juntas para proporcionar documentación de las directivas de los miembros. Existe una variedad de paquetes de contabilidad computarizados disponibles para brindar apoyo a organizaciones para llevar una contabilidad precisa de transacciones financieras. Cada organización debe adoptar un paquete de contabilidad o método computarizado de contabilidad el cual pueda cumplir con las necesidades de la organización por varios años. Los programas computarizados deben ser evaluados de acuerdo a su facilidad de uso, costo, capacitación necesaria, y facilidad de transferir a los próximos oficiales de la tesorería. SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL Aunque de acuerdo a la (resolución) GKD (usualmente) no hay cargos para clubs de patrocinadores y organizaciones de padres para llevar sus funciones en propiedad del distrito, el distrito requiere el apoyo de las organizaciones para comprar un seguro de responsabilidad civil. Esto ayuda a proteger a la organización y a sus miembros. La cobertura que debe considerarse incluye responsabilidad general, responsabilidad de oficial, propiedad del negocio (en el caso de que el grupo de patrocinadores sea dueño de propiedad), y cobertura de fidelidad (también conocida como responsabilidad civil). El costo del seguro varía dependiendo la cantidad de la cobertura, pero generalmente es razonable. El seguro mínimo es determinado por reglamentos locales. Las empresas aseguradoras para clubs de patrocinadores, en muchos casos, requieren que un comité de auditoría lleve a cabo una auditoría anual y debe contar con un procedimiento para que los estados de cuenta bancarios y las reconciliaciones sean repasados sin la autorización del firmante de cheques. CONTROLES INTERNOS Para proteger al club de patrocinadores, sus miembros, y el bienestar financiero, debe existir un control interno estándar. A continuación se encuentra un resumen de controles internos básico necesario para prevenir la pérdida de fondos por medio de descuidos, errores, o apropiación indebida. Controles sobre las cuentas bancarias Se requiere que los clubs de patrocinadores y las organizaciones de padres establezcan una cuenta de cheques en un banco o en una cooperativa de ahorro y crédito (credit union). Las cuentas deberán ser establecidas con por lo menos tres firmas (personas) en la cuenta. Los cheques deben requerir la firma y autorización de dos oficiales del club. Otra persona deberá repasar los estados de cuenta del banco y que su contenido sea razonable y esté de acuerdo a los reportes del tesorero, el presupuesto, y la dirección en general de la organización. Los estados de cuenta bancarios deben ser reconciliados dentro de un periodo de tiempo de no más de 30 días a partir de la fecha del estado de cuenta para asegurarse de identificar y comunicar posibles transacciones erróneas a la entidad bancaria para ser corregidas. Después de 30 días, la institución financiera ya no es responsable de errores. Un segundo oficial, no involucrado en aspectos financieros, deberá repasar y firmar la reconciliación del banco completada. Este repaso debe incluir atención específica a asuntos pendientes o reconciliados. Controles sobre efectivo y recibos Toda colecta de efectivo recibido por el club de patrocinadores y las organizaciones de padres por cuotas, tarifas, recaudación de fondos, etc. deberá ser depositada cuando se reciba. Todo el dinero debe ser depositado antes de días festivos y fines de semana. Los fondos deben ser apoyados por algún tipo de registro documentando la fuente y cantidad de fondos (forma de tabulación de dinero colectado, forma de recibo de efectivo, registro de ventas de boletos, etc.). La documentación debe estar fácilmente disponible para propósitos de auditoría. El efectivo debe estar protegido en todo momento. Los fondos recaudados por un club de patrocinadores u organización de padres jamás deberán ser guardados en el hogar de un miembro. Se debe hacer el esfuerzo de balancear los fondos recaudados el día del evento, preparar la documentación del depósito y depositar al banco o a las cajas nocturnas del banco para su custodia. El dinero de ventas de concesión debe ser manejado de la misma manera. Controles sobre gastos Antes de iniciar una campaña de recaudación de fondos, el club de patrocinadores u organización de padres debe completar una solicitud de recaudación de fondos y entregarla al director de la escuela para su repaso. Esto proporciona a la escuela conocimiento de las actividades en la escuela y ayuda a evitar la duplicación de campañas de recaudación de fondos similares durante el mismo periodo. Los cheques no deberán ser generados sin la documentación apropiada (p.ej. factura, recibos originales, etc.). La documentación deberá incluir también la firma del presidente o vice-presidente. Los cheques deben requerir la firma de un segundo oficial. No se deberá emitir cheques en blanco. Se deben pedir recibos actuales y procesar reembolsos. Controles de presupuesto y descuido Los miembros deben establecer y aprobar un presupuesto al principio del año escolar. Los recibos y gastos actuales deben ser comparados regularmente con el presupuesto. En cada junta, el tesorero debe proporcionar un reporte financiero escrito el cual debe incluir el balance de la cuenta en el banco al igual que la actividad de dinero recibido y gastado desde la última junta. El reporte financiero debe incluir también una comparación del dinero actual recibido y gastado en comparación al presupuestado. Al completar las recaudaciones de fondos, se deberá preparar un resumen financiero para determinar el beneficio de la recaudación de fondos. Al final del año fiscal, se deberá llevar a cabo una auditoría de los registros financieros del club de patrocinadores u organización de padres. Al terminar la auditoría, el comité de auditoría deberá hacer un reporte a los miembros generales. PROCEDIMIENTOS DE RECIBO DE EFECTIVO Los depósitos bancarios deben ser preparados de la siguiente manera para asegurar la integridad del reporte financiero: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Separe todos los billetes y monedas de acuerdo a su valor y cuente y apúntelo cuidadosamente en la sección apropiada del comprobante de depósito bancario. En vez de indicar los cheques individualmente en el comprobante de depósito, puede utilizar una cinta de sumadora/calculadora para cualquier cheque incluido en el depósito. Deberá quedarse con una copia de la cinta de la sumadora/calculadora junto con los registros del depósito. Saque el total del comprobante de depósito. Cuente los recibos de efectivo pre-enumerados y asegúrese que este total sea el mismo que la cantidad total depositada. Adjunte el recibo de verificación de efectivo junto con una copia del comprobante de depósito y archívelo en orden de acuerdo a la fecha. Para depósitos grandes, pida a otra persona contar los billetes independientemente (no las monedas ni los cheques) y verificar que los billetes hayan sido apuntados correctamente en el comprobante de depósito. Ambas personas deben poner sus iniciales enseguida de la cantidad en billetes en el comprobante de depósito. Selle el depósito en una bolsa de depósito en la presencia de la segunda persona. A esto se le llama control dual y coloca a la organización en una mejor posición para retar cualquier afirmación que el banco pueda hacer acerca de haber recibido la cantidad incorrecta. RECONCILIACIÓN BANCARIA Al recibir el estado de cuenta bancario, el balance indicado en el estado de cuenta debe reconciliarse al balance de la cuenta bancaria en el libro mayor de contabilidad en menos de 30 días a partir de la fecha del estado de cuenta. Artículos necesarios para la reconciliación: Forma de reconciliación bancaria Estados de cuenta bancarios de reconciliación del banco de meses pasados Registro de cheques y/o gastos de efectivo y de entradas de efectivo Libro mayor Para completar el lado del banco en la forma de reconciliación, siga los siguientes pasos: 1. Indique el saldo final según el estado de cuenta bancario. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Haga nota de los cheques pendientes de la reconciliación bancaria de los meses pasados usando el estado de cuenta del banco. Determine los cheques que están pendientes comparando el registro de cheques con el estado de cuenta bancario, incluyendo los cheques restantes del mes previo. Determine los depósitos en tránsito comparando el registro de recibos de efectivo con el estado de cuenta del banco. Identifique cualquier dato que necesite ser corregido por el banco, como el imprimir cheques y cargos de cheques rebotados. Estos datos deben ser agrupados juntos bajo Other Adjustments (otros ajustes). Determine el total de todos los datos y apunte la cantidad en la línea titulada Adjusted Bank Balance (balance bancario ajustado). Indique el saldo final de la cuenta de efectivo del libro mayor. Compare el estado de cuenta con el registro de cheques y enliste cualquier cheque cobrado que no fue registrado. Indique cualquier cheque rebotado. Indique el interés obtenido de acuerdo al estado de cuenta bancario. Esta cantidad debe ser registrada inmediatamente. Identifique cualquier dato que necesite ser corregido en el libro mayor (como errores de codificación irrelevantes) bajo Other Adjustments (otros ajustes). Saque el total de todos los datos y apunte la cantidad en la línea de Adjusted Cash Balance (balance de efectivo ajustado). Compare el balance bancario ajustado con el balance de efectivo ajustado para asegurarse que sea el mismo. Si no es el mismo, la reconciliación no está completa. Examine la reconciliación del mes previo para verificar que todos los datos han sido registrados y/o corregidos. Si es posible, deberá utilizarse un programa de reconciliación computarizado junto con el paquete financiero de la organización. Además de la reconciliación, los cheques cancelados o las copias de imagen de los cheques deben ser repasados para asegurar que el receptor del pago es consistente con aquel identificado en el registro de cheques y que el endoso sea razonable. DESEMBOLSO DE FONDOS Al inicio del año escolar, se debe desarrollar un presupuesto de gastos anticipados. Antes de los gastos, la petición de gastar los fondos debe ser comparado con los gastos presupuestados. Los gastos fuera del objetivo del presupuesto deben requerir un voto de los miembros generales. No se permite ni el pago directo a empleados del Distrito con fondos del club de patrocinadores u organizaciones de padres ni la compra de bebidas alcohólicas. Aunque en años pasados pudiese haber sido costumbre que las organizaciones patrocinadoras proporcionaran regalos a estudiantes incluyendo a los estudiantes que cursaban su último año de escuela secundaria superior (seniors), las reglas de la University Interscholastic League (UIL) limitan la habilidad de que los estudiantes acepten regalos. Los premios que pueden recibir los estudiantes están delineados específicamente en el subcapítulo O, sección 480(a)(2) de la Constitución y Reglas de Competencia del UIL. No se deberá hacer regalos o compras que beneficien a estudiantes individualmente fuera de las pautas del UIL para ningún estudiante regido por las reglas de UIL. Para asegurar el cumplimiento con las pautas del UIL que gobiernan las actividades atléticas, todos los gastos relacionados con cualquier actividad relacionada con el club de patrocinadores atlético requerirá la aprobación del coordinador atlético del plantel escolar. Cuando se estén estableciendo las cuotas y metas para recaudar fondos, los clubs de patrocinadores y las organizaciones de padres deberán ser conscientes de los efectos en las familias grandes y las familias de bajo estado socio-económico y de su habilidad de participar. Se deberá hacer un esfuerzo razonable para asegurarse que todos puedan participar en actividades. Se deberá llenar un recibo para todos los gastos sin importar la cantidad. La documentación de apoyo apropiada (facturas, recibos) deberá ser adjuntada a la forma de gastos y archivada de acuerdo al número de cheque . En ningún momento se deberá emitir un cheque sin la documentación de apoyo apropiada. REQUISITOS 1099 Las pautas de la Agencia Tributaria requieren que todos los pagos por servicios en exceso de $600 hechos a una persona por parte de un club de patrocinadores o una organización de padres sean reportados en la forma 1099 anualmente. La organización patrocinadora deberá obtener una forma de Agencia Tributaria W-9 del proveedor al momento de proporcionar su servicio para verificar que la organización tenga un registro preciso del número de identificación de impuestos. La organización deberá luego, a más tardar para el 31 de enero, expedir una forma 1099 a todos los vendedores que califiquen quienes se hayan desempeñado en el año calendario. RECAUDACIÓN DE FONDOS Antes del inicio del año escolar, todos los clubs de patrocinadores y organizaciones de padres deberán completar una solicitud de recaudación de fondos para cada tipo de evento planeado, programado o anticipado y recibir la aprobación del director de la escuela. Los clubs de patrocinadores y las organizaciones de padres son creadas por padres para proporcionar apoyo a los programas de la escuela. Por lo tanto, los esfuerzos de recaudación de fondos deben ser planeados y llevados a cabo por los padres, no por los estudiantes. CUENTAS INVIDUALES En el pasado, era costumbre que los clubs de patrocinadores y las organizaciones de padres dieran crédito “individual” a cuentas del estudiante basándose en la participación de los padres en los eventos de recaudación de fondos. El crédito se basaba en una parte proporcional a lo que se había “ganado” durante el evento de recaudación de fondos. Esta práctica arriesga la exención de impuestos con la Agencia Tributaria ya que las organizaciones exentas deben beneficiarse como un grupo en conjunto en vez de beneficiar a miembros individuales de un grupo. Los clubs de patrocinadores y las organizaciones de padres no pueden mantener cuentas individuales que son reservadas o destinadas a alguien en particular. PARTICIPACION EN RECAUDACIÓN DE FONDOS Y CUOTAS Los clubs de patrocinadores y las organizaciones de padres no pueden requerir que un miembro participe en actividades de recaudación de fondos. Junto con esto, los miembros no pueden requerir que se venda o recaude cierta cantidad. Ambas de estas prácticas pueden arriesgar la exención de impuestos con la Agencia Tributaria. Sin embargo, los clubs de patrocinadores pueden desarrollar perímetros específicos que deben ser cumplidos para que un beneficio sea otorgado al miembro. RIFAS Se permite que los clubs de patrocinadores y las organizaciones de padres hagan rifas siempre y cuando se sigan las siguientes pautas: Cada boleto debe indicar el nombre y dirección de la organización, nombre de un oficial, precio del boleto y una descripción de cada premio valuado en $10 o más. Ningún premio puede estar valuado en exceso de $50,000; Un premio rifado no puede ser efectivo o un instrumento negociable como un cheque, un giro postal, o un certificado de depósito. No obstante, los bonos de ahorro y las tarjetas de crédito pre-pagadas o de “prepago” son aceptables ya que no son consideradas como instrumentos negociables; El club de patrocinadores o la organización de padres debe tener los premios en su posesión antes de empezar la rifa o depositar una fianza por el valor total con el secretario del condado; Solamente los miembros de los clubs de patrocinadores o las organizaciones de padres pueden vender los boletos (los estudiantes no pueden vender boletos para rifas); El ganador debe pagar impuestos de cualquier premio. Si el valor excede $600, la organización de patrocinadores deberá proporcionar la forma 1099 de la Agencia Tributaria al receptor; No se permiten las peticiones telefónicas para promover el evento; Las rifas no se pueden llevar a cabo en propiedad de IISD; Se deberá cumplir con todas las leyes estatales. Por favor visite el sitio web del Fiscal General para más información referente a las cualificaciones para llevar a cabo rifas. BINGO Un club de patrocinadores o una organización de padres debe considerar todos los reglamentos pertinentes para el bingo. Puede obtener las reglas en detalle de la Comisión de Lotería de Texas pidiendo una copia de la Ley de Habilitación de Bingo, las Reglas Administrativas de Bingo Benéfico y del Manual de Operaciones de Bingo llamando al 1-800-BINGO77. No se puede hacer publicidad a un bingo benéfico antes de haber recibido la licencia. Algunas reglas básicas incluyen: No se le puede negar la admisión a un juego de bingo o a la oportunidad de participar en un juego por causa de su raza, color, creencia, religión, origen nacional, género, o incapacidad o porque la persona no es miembro de la organización autorizada con licencia la cual lleva a cabo el juego de bingo; Un premio no debe exceder $750 en un juego sencillo o $2,500 en total por ocasión. En el caso de que la mercancía sea donada, el valor total del precio de venta al público no debe exceder estos límites; Los premios que se llevan a cabo con el número de entrada (door prizes) no pueden ser en exceso de $250 por ocasión; Todos los suministros del bingo y el equipo debe ser comprado de un distribuidor con licencia; Una cuota del 5% debe ser cobrada a la persona que gane el premio del bingo; El bingo es considerado un juego de hacer y por lo tanto estos eventos no pueden llevarse a cabo en la propiedad de IISD; No se puede servir alcohol. IVA (Impuesto al Valor Agregado) Los clubs patrocinadores y las organizaciones de padres quienes han solicitado ser exentos, están exentos del IVA cuando hacen compras. Sin embargo, cuando hacen ventas, deben cobrar el IVA. Para propósitos del IVA, un año calendario es considerado como el año para reportar (1º de enero al 31 de diciembre). ESTADO DE IMPUESTOS DE COMPRAS Un club de patrocinadores o una organización de padres debe proporcionar al comerciante con un certificado de exención válido y firmado. Los certificados de exención no requieren que los números de identificación de impuestos sean válidos y la ley no requiere que el comerciante honre dicha exención. El estado de exención del Distrito no puede ser utilizado por organizaciones de padres, patrocinadores, mecenas, o egresados para asegurar exención del IVA y de impuestos especiales. Las organizaciones de padres/maestros y los clubs de patrocinadores deben solicitar su propia exención. Los artículos que se convierten en propiedad personal del estudiante, aún cuando estén conectados con la escuela u organización, no son exentos de impuestos. Los artículos que hayan sido comprados por la organización con fondos presupuestados como un premio para un estudiante no son imponibles (taxable). Los alimentos comprados por la organización para equipos atléticos, bandas, etc. en excursiones autorizadas están exentos del IVA si la organización contrata para los alimentos. La organización de patrocinadores debe pagar los alimentos con un cheque del club de patrocinadores y proveer un certificado de exención. Los miembros individuales de un equipo atlético, banda, etc. no pueden reclamar exención del IVA de los alimentos que compren mientras que estén en un viaje escolar autorizado. COLLECCIÓN Y PAGO DE IMPUESTOS El club de patrocinadores o la organización de padres deberá cobrar IVA en todas las ventas imponibles. Cuando se impone el IVA, la organización tiene la opción de: Agregar el impuesto al precio de venta del artículo Absorber el impuesto en el precio de venta del artículo ESTADO DE IMPUESTOS DE LAS VENTAS Las escuelas y las organizaciones relacionadas con la escuela no necesitan cobrar IVA en los siguientes: Boletos de admisión; Membresías a clubs; y Alimentos y bebidas vendidas en funciones escolares. El IVA debe ser presentado de acuerdo a las pautas del Contralor. Puede encontrar más información en el sitio web del Contralor el cual se incluye en la sección de Fuentes de información de este documento. DONACIONES De acuerdo con la política del Distrito DBD Local, el personal del distrito escolar “no deberá aceptar o solicitar ningún regalo, favor, servicio, u otro beneficio que pudiese ser razonablemente interpretado para influenciar el despido de funciones y responsabilidades del empleado”. También disuadimos a los estudiantes de aceptar regalos de valor. Los estudiantes involucrados en actividades de UIL no deberán aceptar regalos excepto según lo provee la Constitución y Reglas de Competencia del UIL. Las donaciones al Distrito deberán convertirse en propiedad única del Distrito y no de la organización que las acepta. Las donaciones deben ser señaladas para un propósito específico según lo indique la organización donante. Para ser deducible como una contribución caritativa, un pago a la organización caritativa debe ser un regalo. Un regalo a la organización caritativa es un pago de dinero o una transferencia de propiedad sin recibo de consideración adecuada y con el intento de donativos. Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados requieren que el activo sea registrado en su precio al mercado en el momento de la donación. El Distrito no hará ninguna determinación del valor para propósitos de la Agencia Tributaria. SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN Todas las ventas de concesiones, alimentos y bebidas que ocurran en las instalaciones y propiedad del Irving ISD deben obtener sus bebidas y botanas pre-empaquetadas (p.ej. papitas, dulce, etc.) por medio del departamento de Servicios de Nutrición y Alimentos de Irving ISD (conocido como F&NS, por sus siglas en inglés). Referente a las compras de alimentos perecederos, se le debe otorgar el “derecho de primer rechazo” al departamento de F&NS para estos artículos. Ejemplos de estos artículos incluyen carne parrillada (BBQ), hot dogs, etc. Todas las ventas de alimentos y bebidas en las instalaciones de Irving ISD, generalmente durante el día escolar, están gobernadas por reglas del USDA y del estado al igual que por reglamentos. Las violaciones de estas reglas pueden resultar en multas las cuales pueden llegar a los varios miles de dólares. Sin embargo, cuando compra del F&NS, tiene la certeza de estar comprando artículos que cumplen con todas las reglas y reglamentos que aplican, proporcionando una garantía a su organización. El departamento de F&NS ofrece precios competitivos, entrega gratis, y una habilidad incomparable de proporcionar exactamente lo que quiere, cuando lo quiere. Para ordenar del departamento de F&NS, puede visitar el sitio web de los Servicios de Nutrición y Alimentos o simplemente llamar a las oficinas de F&NS al 972.600.6900 para más información. TÍTULO IX El Título IX es una ley federal promulgada en 1972 la cual protege a las personas en programas o actividades educativas de ser discriminados en base a su género. Afirma que “Ninguna persona en los Estados Unidos deberá en base a su género, ser excluido de participación en, ser negado los beneficios de, o ser sujeto a discriminación bajo cualquier actividad o programa educativo que reciba asistencia financiera federal”. El Título IX, el cual es promulgado por el Departamento de Educación de Estados Unidos, aplica a todos los aspectos de educación y programas relacionados, no solamente al atletismo. Requiere que se den oportunidades iguales a miembros de ambos géneros. No requiere que cada equipo reciba exactamente los mismos servicios y suministros, pero más bien que los programas para hombres y mujeres, colectivamente, reciban comparables niveles de servicio, instalaciones, suministros, etc. Puesto que el financiamiento y actividades de los clubs de patrocinadores y las organizaciones de padres están incluidos en el análisis del cumplimiento del Distrito con el Título IX, deben tener conocimiento de la ley y del requisito del Distrito de estar en cumplimiento. MISCELÁNEO Las siguientes pautas aplican a todas las organizaciones de patrocinadores y padres. Si surge una pregunta que no puede ser resuelta a nivel escolar, el asistente del superintendente apropiado debe ser contactado para clarificación. El no seguir las políticas y procedimientos del Distrito puede resultar en que el director escolar se rehúse a permitir actividades relacionadas en la escuela. Todas las juntas deben ser públicas y anunciadas con tiempo de acuerdo a los estatutos; El administrador de la escuela o su designado debe estar presente en todas las juntas de patrocinadores. El programa escolar normal programado y las actividades extra y co-curriculares de la escuela tendrán prioridad sobre las actividades de patrocinadores. Todos los eventos deben ser incluidos en el calendario escolar. La expectativa es que los miembros del club de patrocinadores y organizaciones de padres sigan las mismas normas de conducta que los empleados del distrito cuando acompañen/cuiden, patrocinen, o asistan en actividades estudiantiles, incluyendo los reglamentos en el manual del la escuela. La planificación y preparación para actividades apoyadas por el club de patrocinadores y organización de padres llevadas a cabo por empleados de la escuela y estudiantes se llevará a cabo fuera del horario escolar o según sea aprobado por el director. La participación en cualquier actividad o viaje asociado con una organización de patrocinadores o de padres es un privilegio y no un derecho para todos aquellos involucrados. Todos los viajes de estudiantes y de empleados serán bajo el auspicio de la escuela y todos los participantes serán aprobados por el patrocinador y el director. No se dará efectivo a ningún empleado escolar para usar a su discreción. La compra o el consumo de bebidas alcohólicas mientras que se está en propiedad escolar o en la presencia de estudiantes está estrictamente prohibido. Las organizaciones no deben brindar apoyo directamente a actividades políticas proporcionando donaciones a campañas o colocando publicidad en apoyo de algún candidato en particular ya que el hacerlo pudiese poner en riesgo la exención de impuestos de la organización. Si un candidato que está postulándose para un cargo público es invitado a una junta, se deberá extender una invitación al evento a todos los candidatos que estén postulándose. Al disolverse un club de patrocinadores o una organización de padres, se deberá hacer una petición a la Agencia Tributaria de una carta de resolución de finalización privada. NÚMERO DE IDENTIFIACIÓN DEL EMPLEADOR El Número de Identificación de Empleador de IISD no puede usarse para ningún propósito por organizaciones fuera del Distrito, incluyendo los clubs de patrocinadores y las organizaciones de padres. Los grupos individuales pueden obtener su propio Número de Identificación de Empleador de la Agencia Tributaria. SERVICIO DE COMIDAS El departamento de servicio de alimentos provee servicio de comidas para juntas y eventos dentro del Distrito. GUARDAR A BUEN RECAUDO No debe ser la práctica de los clubs de patrocinadores y de las organizaciones de padres el guardar fondos en la escuela para guardar a buen recaudo. El Irving ISD NO es responsable por ningún fondo dejado en la escuela. FUENTES DE INFORMACIÓN Sitios Web Sitio de Irving ISD Agencia Tributaria (Internal Revenue Service) UIL Contralor Estatal Secretaría del Estado www.irvingisd.net www.irs.gov www.uil.utexas.edu www.window.state.tx.us www.sos.state.tx.us APÉNDICE A Programa de auditoría sugerido para clubs de patrocinadores y organizaciones de padres Procedimientos de auditoría: Reconciliaciones bancarias 1. Rastrear el saldo final en las reconciliaciones a los estados de cuenta bancarios, listas de cheques pendientes y otros datos para reconciliar. 2. Verificar que las reconciliaciones bancarias hayan sido completadas en menos de 30 días a partir de la fecha del estado de cuenta bancario. 3. Asegurarse que cualquier dato pendiente o a ser reconciliado en las reconciliaciones sea aclarado el mes posterior. 4. Verificar que el balance en la cuenta del banco (a principios del año escolar), más el total de los depósitos según el registro, menos el total de gastos según el registro, coincida con el balance en la cuenta bancaria (a final del año escolar). Estados de cuenta del banco 5. Determinar si existe un procedimiento para que un miembro del club, fuera de aquellos quienes tienen la habilidad de firmar los cheques, reciba los estados de cuenta bancarios por correo y revise que sean razonables. 6. Determinar si se identificó alguna corrección de efectivo en los estados de cuenta bancarios. Asegurarse que existan explicaciones razonables. 7. Comparar el número de cheques cobrados de acuerdo al estado de cuenta bancario con el número señalado en el estado de cuenta bancario para asegurarse que coincidan. 8. Asegurarse que los cheques cobrados contengan las firmas de las personas autorizadas para firmar los cheques. Recibos 9. Del registro de cheques o de otros archivos de contabilidad, programe cada depósito (el uso de una hoja de cálculo es útil). Si el volumen es significativo, considere seleccionar solamente un ejemplo representativo. 10. Rastrear los depósitos a la documentación de colección y recibos de efectivo preparados y asegurarse que coincidan. 11. Rastrear depósitos a los estados de cuenta bancarios para asegurarse que coincidan. 12. Asegurarse que los recibos sean presentados para ser depositados dentro de su debido tiempo repasando las fechas de recibos de efectivo preparados con la fecha de depósito en el estado de cuenta bancario. Desembolsos/gastos 13. Del registro de cheques u otro archivo de contabilidad, programar cada semana, retiros, u otro débito (el uso de hojas de cálculo es útil). Si el volumen es significativo, considere seleccionar solamente un ejemplo representativo. 14. Rastrear cheques a la documentación de apoyo como facturas, recibos, gastos aprobados relacionados a recaudación de fondos, u otras explicaciones razonables. 15. Repasar el cheque cancelado para asegurarse que coincida el nombre del receptor del pago, el endoso, y la cantidad del cheque. 16. Rastrear los desembolsos/gastos al presupuesto aprobado por los miembros o las minutas de las juntas. 17. Para retiros bancarios usados para establecer fondos para dar cambio en un evento, confirmar que los fondos para dar cambio fueron redepositados después. Recaudación de fondos 18. Evaluar cada recaudación de fondos individualmente calculando el valor de los artículos disponibles para la venta o el número de boletos vendidos, y comparando a los depósitos y el inventario restante, si este es el caso, para asegurarse que coincidan. Misceláneo 19. Hacer inventario de los cheques restantes para confirmar que todos los cheques estén presentes y secuenciales. Asegurarse que el número del cheque del último cheque escrito y el primer cheque disponible en la chequera sean secuenciales. 20. Confirmar que la chequera sea guardada en un lugar seguro cuando no se esté utilizando. 21. Determinar si algún cheque fue anulado durante el transcurso del año. Asegurarse que cualquier cheque anulado sea guardado con los archivos, pero que haya sido lo suficiente modificado para eliminar la posibilidad de ser cobrado en el banco (p. ej. la porción de cheque donde va la firma ha sido cortado del cheque y la palabra ANULADO ha sido escrito a lo largo del cheque). 22. Asegurarse que los reportes del IVA fueron preparados y entregados a su debido tiempo. 23. Si se utilizó la forma 990 de la Agencia Tributaria, repasar para asegurar que sea razonable.
