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Guía de Usuario de Webmail correo corporativo
Guía de Usuario de Webmail correo corporativo Proyecto de correo Deucalión CSIC Guía breve de uso de la interfaz webmail del correo corporativo del Consejo superior de investigaciones científicas CTI Centro Técnico de Informática ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN........................................................................................................1 1.1. PROPÓSITO....................................................................................................1 1.2. ALCANCE .......................................................................................................1 1.3. DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS...........................................................................1 1.3.1. DEFINICIONES ............................................................................................... 1 1.3.2. ACRÓNIMOS .................................................................................................. 1 2. DESCRIPCIÓN DE LA GUÍA .........................................................................................2 2.1. CARACTERÍSTICAS DEL LECTOR ........................................................................2 2.2. CONVENCIONES TIPOGRÁFICAS ........................................................................2 2.3. ORGANIZACIÓN DE LA GUÍA.............................................................................2 2.4. DESCRIPCIÓN GLOBAL DEL SISTEMA .................................................................2 3. GUÍA RÁPIDA PARA EL CORREO WEB ...........................................................................3 3.1. PRIMER ACCESO AL CORREO WEB .....................................................................3 3.2. INFORMACIÓN PERSONAL ................................................................................5 3.3. IDIOMA Y HORA ..............................................................................................5 3.4. OPCIONES DE CORREO WEB .............................................................................6 4. WEBMAIL IMP ........................................................................................................ 10 4.1. ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CORREO .................................................................... 10 4.2. GESTIÓN DE CARPETAS ................................................................................. 13 4.3. BÚSQUEDA DE MENSAJES Y CARPETAS VIRTUALES............................................ 15 4.4. EMPLEO DE REGLAS DE FILTRADO DE CORREOS ............................................... 17 4.5. EMPLEO DE LA LIBRETA DE DIRECCIONES ........................................................ 20 5. AGENDA KRONOLITH .............................................................................................. 22 5.1. OPCIONES DE USUARIO RELATIVAS A AGENDA ................................................. 22 5.2. GESTIÓN DE CALENDARIOS............................................................................ 23 5.3. GESTIÓN DE CITAS ....................................................................................... 25 6. GESTIÓN DE CONTRASEÑAS .................................................................................... 27 7. USO DE BACKUP DE CORREO ................................................................................... 28 7.1. MONTADO DE BACKUP ................................................................................... 28 7.2. DESMONTADO DE BACKUP ............................................................................. 29 7.3. PERSONALIZACIÓN DE LA VISIÓN DE BACKUP .................................................. 29 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 LISTA DE TABLAS Y FIGURAS Ilustración 3-1 Acceso a webmail ..................................................................................................... 3 Ilustración 3-2 Pantalla inicial del correo ........................................................................................... 4 Ilustración 3-3 Opciones globales Horde ........................................................................................... 4 Ilustración 3-4 Opciones Información personal Horde........................................................................ 5 Ilustración 3-5 Opciones Idioma y hora Horde .................................................................................. 5 Ilustración 3-6 Opciones de correo ................................................................................................... 6 Ilustración 3-7 Opciones Información personal de correo................................................................... 7 Ilustración 3-8 Carpeta de correo enviado en IMP ............................................................................. 8 Ilustración 3-9 Gestión de carpetas en webmail ................................................................................ 9 Ilustración 4-1 Bandeja de entrada en IMP ..................................................................................... 10 Ilustración 4-2 Redactar un correo con IMP .................................................................................... 11 Ilustración 4-2b Corrector Ortográfico con IMP................................................................................ 12 Ilustración 4-3 Bandeja de entrada con IMP.................................................................................... 13 Ilustración 4-4 Gestión avanzada de carpetas con IMP .................................................................... 13 Ilustración 4-5 Bandeja de entrada con IMP.................................................................................... 15 Ilustración 4-6 Búsqueda de correo desde webmail......................................................................... 16 Ilustración 4-7 Gestión de reglas de filtrado desde webmail............................................................. 17 Ilustración 4-8 Configuración de regla de filtrado con Ingo............................................................... 17 Ilustración 4-9 Ejemplo de regla de filtrado para Spam ................................................................... 18 Ilustración 4-10 Menú principal de la libreta de direcciones.............................................................. 20 Ilustración 4-10 Examinar libreta de direcciones ............................................................................. 20 Ilustración 4-11 Búsqueda en la libreta de direcciones..................................................................... 21 Ilustración 4-12 Agregando un contacto a la libreta de direcciones................................................... 21 Ilustración 5-1 Opciones generales de la agenda............................................................................. 22 Ilustración 5-2 Pantalla principal de la agenda................................................................................. 23 Ilustración 5-3 Gestión de calendarios con Kronolith........................................................................ 24 Ilustración 5-4 Gestión de permisos en los calendarios compartidos................................................. 25 Ilustración 5-5 Definición de un nuevo evento en un calendario ....................................................... 26 Ilustración 6-1 Cambio de contraseñas desde webmail.................................................................... 27 Ilustración 7-1 Icono de backup ..................................................................................................... 28 Ilustración 7-2 Botón de montado de backup.................................................................................. 28 Ilustración 7-3 Mensaje de montado de backup .............................................................................. 28 Ilustración 7-4 Backups montados ................................................................................................. 29 Ilustración 7-4 Opciones de Correo ................................................................................................ 29 Ilustración 7-5 Expansión de directorios ......................................................................................... 29 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 1. INTRODUCCIÓN 1.1. Propósito El propósito de este documento es describir la funcionalidad de la suite de productos horde instaladas con el fin de proveer a CSIC del nuevo sistema de correo web corporativo. Es decir, explica la funcionalidad del webmail (IMP), agenda (Kronolith), filtros (Ingo) y módulo de cambio de contraseñas (Passwd). 1.2. Alcance El presente documento se desarrolla en el marco del proyecto DEUCALION y está dirigido a los usuarios finales de la aplicación. 1.3. Definiciones y Acrónimos 1.3.1. Definiciones Concepto Definición Horde Es un framework para aplicaciones web de propósito general escrito en PHP, que provee a los desarrolladores de clases para tratar con preferencias, compresión, detección de navegador, seguimiento de conexiones y tratamientos de tipos MIME entre otras cosas. IMP Es el Internet Messaging Program de Horde, está escrito en PHP y provee acceso vía webmail a cuentas de correo POP3 e IMAP Ingo Es el gestor de reglas de filtrado de Horde, que comenzó como un frontend para lenguaje de filtrado Sieve, y ahora es bastante más genérico y completo pudiendo generar scripts de filtrado de servidor Sieve, procmail, maildrop e IMAP. Turba Es la aplicación responsable de la libreta de direcciones. Provee al usuario de una libreta de direcciones. Kronolith Es la aplicación de calendario de Horde. Provee al usuario un sistema de calendario integrado con funcionalidades de colaboración y planificación. Passwd Es el módulo para cambio de contraseñas de aplicación de Horde. 1.3.2. Acrónimos Acrónimo Concepto CSIC Consejo Superior de Investigaciones Científicas IMAP Internet Message Access Protocol IMAPs Internet Message Access Protocolo variante cifrada mediante SSL POP3 Post Office Protocol POP3s Post Office Protocolo variante cifrada mediante SSL http Hypertext Transfer Protocol https Hypertext Transfer Protocolo variante cifrada mediante SSL 1 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 2. DESCRIPCIÓN DE LA GUÍA 2.1. Características del Lector Esta “Guía de Usuario” está orientada hacia toda persona que tenga acceso al webmail corporativo de CSIC como usuario. 2.2. Convenciones Tipográficas En la descripción de páginas del sistema se hará mención a los diferentes links y botones con los correspondientes nombres entre dobles comillas, dando a entender que los nombres que figuran entre dobles comillas son un fiel reflejo de lo que aparece de cara al usuario. 2.3. Organización de la Guía El presente documento se encuentra estructurado en los siguientes capítulos: Capítulo 1, “Introducción”, proporciona información sobre el contenido del documento. Capítulo 2, “Descripción de la Guía”, explica la organización de esta guía. Capítulo 3, “Guía rápida para el correo web”, es una guía rápida de los primeros pasos que tienen que dar los usuarios de correo. Capítulo 4, “Webmail IMP”, explica las funcionalidades básicas del webmail. Capítulo 5, “Agenda KRONOLITH”, explica las funcionalidades básicas de la agenda. Capítulo 6, “Gestión de contraseñas”, explica la funcionalidad de cambio de contraseña. Capítulo 7, “Uso de backup de correo”, explica la funcionalidad de backup del correo. 2.4. Descripción Global del Sistema El nuevo correo web implantado en CSIC está constituido por la suite de productos de libre distribución de horde, es decir: − Framework horde. − IMP: Internet Messaging Program, webmail. − Kronolith: agenda. − Ingo: soporte para reglas de filtrado de correos en Sieve. − Turba: Libreta de direcciones. − Passwd: cambio de contraseña en las cuentas de usuario. Todos estos productos están desplegados en un servidor web Apache 2 con soporte para PHP. El backend empleado para almacenar las preferencias de usuario es una base de datos MySQL en cluster. Por otra parte, el correo web autentica los usuarios contra un servidor de directorio OpenLDAP, que contiene todas las cuentas de usuarios del CSIC. 2 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 3. GUÍA RÁPIDA PARA EL CORREO WEB 3.1. Primer acceso al correo web A continuación se describen las acciones que todo usuario debe llevar a cabo la primera vez que accede al sistema de modo que su cuenta de correo quede correctamente configurada antes de comenzar a utilizar su nueva cuenta. La pantalla de login es la siguiente: Ilustración 3-1 Acceso a webmail Para acceder al servicio de correo, el usuario tendrá que seleccionar entre acceso POP o IMAP, e introducir el nombre de su cuenta (el DNI con su letra, no la de un alias de la cuenta) seguido de arroba y el dominio al que pertenezca, la contraseña y, si se desea, el idioma. Es posible, durante la configuración de la cuenta, establecer un idioma predeterminado para cada usuario, procedimiento que se describe en los siguientes apartados. 3 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 La pantalla principal es la siguiente: Ilustración 3-2 Pantalla inicial del correo En el menú lateral, pinchar en Opciones -> Opciones Globales, para modificar las características de usuario que tienen que ver con horde: Ilustración 3-3 Opciones globales Horde Modificaremos las principales, que son las que tienen que ver con la información personal y con las opciones de idioma y fecha / hora. Para lo primero habría que pinchar en “Información personal”: 4 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 3.2. Información personal Ilustración 3-4 Opciones Información personal Horde En esta pantalla bastará con mantener la identidad que todo usuario tiene por defecto (“Default Identity”), y completar los campos “Nombre completo” con el nombre del usuario de correo y “Dirección De” con la dirección que aparecerá en el campo De: en los correos salientes. A continuación, bastará con pulsar el botón “Guardar opciones” para actualizar las opciones de usuario. Si NO se rellenan los campos “Nombre completo” y “Dirección de”, los correos que se enviarán desde webmail tendrán el remite siguiente DNI@dominio. 3.3. Idioma y hora A continuación, habría que seleccionar “Idioma y hora” para modificar las opciones relativas al idioma predeterminado o formato de fecha: Ilustración 3-5 Opciones Idioma y hora Horde Una vez seleccionados en los desplegables el idioma por defecto, la zona horaria y el formato de fecha, almacenamos los cambios seleccionando “Guardar opciones”. 5 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 3.4. Opciones de correo Web Una vez seleccionadas las opciones de usuario principales en lo que a horde se refiere, será necesario actualizar las correspondientes al cliente de correo web. Para ello, en el menú lateral habrá que pinchar en “Opciones -> Correo”, donde podrán observarse todas las opciones configurables relativas al webmail: Ilustración 3-6 Opciones de correo Se va a hacer a continuación un resumen de las opciones de usuario de correo modificables. Comenzamos por “Información personal”, donde será necesario al menos rellenar los campos “Nombre completo”, “Dirección De” y “Su dirección Responder-a”, con el nombre completo y la dirección del correo del usuario de correo, como se muestra a continuación: 6 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 Ilustración 3-7 Opciones Información personal de correo Adicionalmente, si el usuario quiere añadir una firma en sus correos salientes, bastaría rellenar el campo de texto “Firma” y, si quiere que ésta se preceda por guiones marcar el check-box “Encabezar la firma con guiones (--)”, o bien, si se quiere introducir antes de la contestación o reenvío, marcar “Añadir su firma antes de la contestación o reenvío”. Si se desea almacenar los correos enviados en una carpeta, bastaría con seleccionar el checkbox “Guardar correo enviado” y, a continuación, seleccionar la carpeta donde éstos se van a almacenar. 7 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 Ilustración 3-8 Carpeta de correo enviado en IMP Por defecto el nombre de esta carpeta es “Enviados”, si el usuario desea que el nombre sea otro, en primer lugar habría que crear esa carpeta, pinchando en la barra de opciones superior en el icono “Carpetas”. Para crearla, habría que, en el desplegable “Elegir acción”, seleccionar “Crear carpeta” e introducir el nombre de la misma. Una vez dada de alta la nueva carpeta, volviendo a las opciones de correo, a “Información personal”, en el desplegable “Carpeta de correos enviados” ya aparecerá la nueva carpeta, y podrá ser seleccionada: 8 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 Ilustración 3-9 Gestión de carpetas en webmail Una vez finalizados los cambios, tanto en ésta como en el resto de las pantallas de configuración, habrá que pinchar en el botón “Guardar cambios”, que actualizará el perfil del usuario y le devolverá a la pantalla principal donde se listan los diferentes grupos de opciones. Una vez finalizada esta configuración básica, los usuarios ya podrán enviar y recibir correos haciendo uso de su identidad. 9 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 4. WEBMAIL IMP 4.1. Envío y recepción de correo Una vez el usuario ha configurado sus opciones básicas de identidad, tal y como se ha descrito en el apartado anterior, éste ya puede comenzar a gestionar su buzón, enviar y recibir correos, definir reglas de filtrado para el correo entrante, etc. Para revisar los correos entrantes basta con seleccionar en el menú lateral la opción “Correo”, tal y como muestra la siguiente ilustración: Ilustración 4-1 Bandeja de entrada en IMP Una vez desplegado el menú correo, se podrán observar todas las carpetas que el usuario tiene definidas (para correo entrante, saliente, spam...), junto con las opciones “Filtros”, para definir reglas de filtrado para el correo entrante, “Redactar” para escribir nuevo correo y “Buscar” para localizar correos en el buzón que cumplan ciertas reglas o patrones, y, ocasionalmente, almacenarlos en carpetas virtuales (ver apartado 4.3). Para escribir un nuevo correo, por tanto, el usuario tendrá que seleccionar la opción “Redactar”, bien en el menú lateral, bajo el menú “Correo”, o bien pinchar en el icono correspondiente en la barra superior. Al seleccionarlo aparecerá una pantalla que permite la redacción del mensaje, tal y como se muestra a continuación: 10 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 Ilustración 4-2 Redactar un correo con IMP La redacción de un correo es bastante simple, bastará con completar los campos deseados: Para, Cc, Bcc y Asunto, y el texto del mensaje. Si el usuario decide almacenar los correos salientes en la carpeta, basta con marcar el check-box “Guardar una copia en Enviados”. También dispone de una libreta de direcciones (cuyo uso se describe en el apartado 4.5). Cuando el usuario quiere enviar el mensaje con un adjunto, tiene varias opciones: − Incluir el adjunto en el propio correo, algo que es posible siempre que el fichero codificado no sobrepase los 10 MB (tened en cuenta que muchas empresas y organismos oficiales tienen limitado el tamaño de los correos que reciben a menos de 6 Mb). − No incluir el adjunto en el propio correo, sino un enlace al fichero almacenado en el servidor. De ese modo, cuando el receptor lea el correo, podrá pinchar en ese enlace y descargar los datos. Sea superior o inferior a 10 MB el tamaño del fichero, puede 11 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 forzarse su envío como enlace marcando el check-box “¿Quiere mandar este adjunto como un enlace web?”. Hay que tener en cuenta que si el adjunto sobrepasa los 10 MB, automáticamente se va a enviar como enlace y que, sí éste sobrepasa los 400 MB, el sistema de correo no va a permitir enviarlo. Otra opción disponible es la del corrector ortográfico. Este se puede activar de forma manual pulsando sobre la el botón “Corrección Ortográfica”, aunque se activará siempre una vez le demos a enviar el correo. De esta forma si el corrector encuentra errores ortográficos aparecerá la siguiente pantalla: Ilustración 4-2b Corrector Ortográfico con IMP En ella se nos sugerirán alternativas si las hay a las palabras que el corrector haya detectado como incorrectas, podremos no obstante ignorar estas sugerencias y dejar el mensaje tal cual lo escribimos o incluso cambiar las palabras detectadas como incorrectas por las que nosotros queramos. 12 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 4.2. Gestión de carpetas Empleando IMAP para leer los correos del buzón los usuarios van a poder almacenar su correo ordenado por carpetas. Para gestionar las carpetas, en primer lugar habrá que seleccionar el menú Correo en el menú lateral, como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 4-3 Bandeja de entrada con IMP A continuación el usuario tendrá que pinchar en el icono “Carpetas” situado en la barra de menú situada en la parte superior del interfaz: Ilustración 4-4 Gestión avanzada de carpetas con IMP 13 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 Se mostrará entonces el navegador de carpetas como el que se muestra en la imagen. El usuario debe marcar los check-box que aparecen al lado de las carpetas sobre las que quiera realizar alguna acción en concreto. Una vez marcados debe seleccionar la acción que desea realizar en el desplegable de la parte superior. Será posible realizar las siguientes acciones: − Crear una nueva carpeta. − Renombrar una o varias carpetas existentes, seleccionándolas previamente. − Eliminar una o varias carpetas existentes, seleccionándolas previamente. − Comprobar el correo nuevo o no hacerlo en una o varias carpetas seleccionadas. − Marcar los mensajes como leídos o no en una o varias carpetas seleccionadas. − Descargar la carpeta/s seleccionadas comprimidas en formato .zip o no. − Vaciar una o varias carpetas, seleccionándolas previamente. − Importar correos de un archivo mbox a una carpeta seleccionada previamente. Adicionalmente, y desde esta misma pantalla, es posible eliminar y modificar las carpetas virtuales, cuyo cometido se estudiará en el apartado siguiente. Por ultimo señalar que en esta pantalla se puede ver el uso del espacio de su correo web, es decir, el espacio que tiene ocupado y el que aun le queda disponible. 14 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 4.3. Búsqueda de mensajes y carpetas virtuales En ocasiones es necesario realizar búsquedas en los mensajes en una, varias o todas las carpetas conforme a determinada condición. Para ello, es posible, o bien pinchar en Correo -> Buscar en el menú lateral, o bien pinchar en el icono “Buscar” en el menú situado en la parte superior de la página: Ilustración 4-5 Bandeja de entrada con IMP Para realizar una búsqueda habrá que completar una serie de campos, tal y como se muestra en la siguiente ilustración. La información a rellenar es la siguiente: − Mensajes coincidentes: en ese caso podrá definirse si tienen que cumplirse todas las condiciones indicadas o sólo alguna de ellas. Las condiciones tendrán que ver con la ocurrencia o no de cierta cadena de texto en los diferentes campos del mensaje, ya sea en las cabeceras (De, Para, Cc, Bcc, Asunto...) o en el cuerpo del mensaje entre otras. También es posible incluir condiciones relacionadas con la fecha de recepción del mensaje. − Banderas del mensaje: el criterio de búsqueda de los mensaje puede incluir también el análisis de los diferentes flags del mismo, es decir, si está o no respondido, si es o no importante o si está eliminado o no entre otros. − Carpetas de mensajes: en este apartado es posible seleccionar las carpetas en las cuales se realizará la búsqueda del mensaje, pudiendo seleccionar sólo la/s que interesen, o bien todas pinchando en “Seleccionar todas”. − Virtuales: es posible, al realizar una búsqueda, almacenar todos los correos obtenidos al realizarla en una carpeta virtual. Realmente los mensajes no se copian ni se mueven de sus carpetas originales a la carpeta virtual, ni se crea ninguna carpeta IMAP, sino que simplemente al usuario le aparecerá una carpeta nueva en su interfaz, que no existe realmente, donde podrá consultar el resultado de la búsqueda asociada (por ejemplo se puede crear una carpetas virtual que almacene todos los correos 15 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 pendientes de leer). Es posible modificar o eliminar estas carpetas virtuales desde la pantalla explicada anteriormente relacionada con la gestión de carpetas. Ilustración 4-6 Búsqueda de correo desde webmail 16 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 4.4. Empleo de reglas de filtrado de correos El usuario, tal y como se ha indicado antes, puede organizar sus mensajes mediante el uso de carpetas. Es posible reorganizar los correos de forma manual, pero es más interesante y menos costoso definir una serie de reglas de filtrado que apliquen a todos los mensajes entrantes, que conforme a uno o varios criterios, los correos entrantes se almacenen en unas carpetas o en otras. Para definir nuevos filtros o reglas en el buzón de entrada basta con pinchar, en el menú lateral, en Correo -> Filtros, o bien en el menú superior pinchar en el icono Filtros. La pantalla que permite su definición es la siguiente: Ilustración 4-7 Gestión de reglas de filtrado desde webmail Fíjese que la numeración que acompaña a cada regla no es trivial. Indica el orden de preferencia, es decir, el orden en el que se aplicarán los filtros. Si un mensaje cumple las condiciones de más de un filtro se aplicará aquel que tenga una prioridad mayor (tenga un número menor). Esas prioridades son configurables por el usuario usando las flechas que puede observar en la parte derecha de la captura para subir o bajar la prioridad de una regla en particular. Para definir una nueva regla bastaría con pulsar en el botón “Nueva regla”. En ese momento, se abre una nueva pantalla donde es posible definir el nombre de la regla, los criterios que tienen que cumplir los mensajes para almacenarse en una carpeta o en otra o los flags que se van a modificar en el correo entrante. La pantalla para definición de nuevas reglas es la siguiente: Ilustración 4-8 Configuración de regla de filtrado con Ingo Los campos que va a ser necesario completar para definir una nueva regla de filtrado serán los siguiente: − Nombre de la regla: nombre que vamos a asignar a la nueva regla. − Por cada mensaje coincidente con: en este campo el usuario establecerá si necesita que se cumpla una o todas las condiciones que especificará a continuación para que el mensaje case con una regla o no. A continuación, el usuario tendrá que seleccionar un campo o cabecera del mensaje del desplegable (Para, Asunto, Cc, Bcc, etc), una forma 17 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 de comparación (contiene, empieza por, existe, etc) y, por último, la cadena de texto con la que se va a realizar la comparación anterior. − − Haga esto: Si el mensaje de correo entrante cumple uno o todos los criterios expresados anteriormente, las posibles acciones a llevar a cabo son diversas, entre otras. Se: o Entregar en INBOX. o Entregar en una carpeta determinada. o Eliminar el mensaje. o Redirigir a otra cuenta de correo. o Entregar en INBOX y redirigir a otra cuenta de correo. o Rechazar el mensaje. o etc. Señalar mensaje como: esta opción permite, si el mensaje cumple los criterios anteriores, marcarle como leído, importante, respondido o eliminado. Una vez finalizada la definición de la regla, bastará con pulsar en “Guardar cambios” y, a partir de ese momento, ésta se aplicará a todos los mensajes entrantes. Para que todo esto quede un poco más claro vamos a hacer un ejemplo para filtrar mensajes SPAM en la siguiente captura: Ilustración 4-9 Ejemplo de regla de filtrado para Spam A parte de los filtros que puede crear el propio usuario existen varios filtros predefinidos cuya utilidad pasamos a explicar a continuación: − Lista blanca: En este filtro se incluyen todas las direcciones que no pasaran ningún otro filtro. Es decir cualquier mensaje que venga de dicha dirección será automáticamente aceptado y puesto en la carpeta de INBOX. Se debe introducir una dirección por cada línea, y se pueden usar expresiones regulares en lugar de poner una dirección completa. Por ejemplo podríamos poner un domino como “*@csic.es” . − Lista negra: En este filtro se incluirían aquellas direcciones que consideremos como poco o nada fiables. Cuando nos llegue un mensaje de cualquiera de estas direcciones podremos elegir si eliminarlos, marcarlos como eliminados o bien moverlos a otra carpeta que nosotros decidamos. Se debe introducir una dirección por cada línea, y se pueden usar expresiones regulares en lugar de poner una dirección completa. Por ejemplo podríamos poner un domino como “*@gmail.com” . − Ausencia: Este filtro sirve para mandar mensajes de respuesta automática cuando esté activado. Para configurarlo no debe mas que indicar el asunto y el contenido del 18 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 mensaje de respuesta. Para que este filtro funcione no olvide que debe situarlo con la prioridad más alta (es decir: 1) en la lista de reglas de filtros. Atención: La gestión de estos filtros NO SOLO afecta a la interfaz web de correo, sino que los clientes de correo pesado (outlook, thunderbird, etc...) también se benefician de dichos filtros. Dicho de otro modo, se filtran mensajes independientemente del método de acceso al correo. Esquema del tratamiento de los correos hasta su entrega en los buzones de los usuarios. 19 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 4.5. Empleo de la libreta de direcciones El usuario dispone de una libreta de direcciones en la que puede agregar contactos para posteriormente ser consultados o bien en la redacción del mensaje o bien directamente en el modulo turba. El menú principal de la libreta de direcciones es el siguiente: Ilustración 4-10 Menú principal de la libreta de direcciones El usuario puede crear varias libretas de direcciones, aunque por defecto ya dispondrá de una, por lo que no es necesario que cree ninguna nueva. Por otro lado podrá también importar o exportar las libretas a otros formatos de libretas pulsando en el botón Importar / Exportar. Pulsando en el botón de examinar se mostrará una lista con todos los contactos de dicha libreta. Además podrá visualizar más detalles de dicho contacto haciendo clic sobre el contacto deseado. Ilustración 4-10 Examinar libreta de direcciones 20 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 Este módulo permite también la búsqueda en la libreta pulsando sobre el botón de búsqueda, de forma que aparecerá el siguiente diálogo: Ilustración 4-11 Búsqueda en la libreta de direcciones Tan solo debemos seleccionar el campo sobre el que realizar la búsqueda (encontrar) y el texto a buscar (coincidente). Podríamos usar también la búsqueda avanzada que nos permitiría realizar la búsqueda consultando varios campos a la vez. Finalmente podremos agregar nuevos contactos pulsando sobre el botón de agregar, en la barra del menú de este módulo. Ilustración 4-12 Agregando un contacto a la libreta de direcciones Rellenamos los campos (solo son obligatorios los marcados con *) y pulsamos sobre el botón de guardar en la parte inferior de la pantalla. 21 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 5. AGENDA KRONOLITH 5.1. Opciones de usuario relativas a agenda Al igual que para el webmail, es posible modificar opciones de usuario relativas a la agenda. Para ello, bastará con pinchar en “Opciones -> Agenda” en el menú lateral, y el usuario accederá a la pantalla que se incluye a continuación: Ilustración 5-1 Opciones generales de la agenda Las opciones configurables desde esta interfaz serán las siguientes: − Interfaz de usuario: desde esta pantalla el usuario podrá configurar los aspectos relativos a la visualización de su agenda o calendarios, como por ejemplo si prefiere que de inicio se muestre el mes, la semana o el día actual, y, adicionalmente, indicar el primer día laborable o las divisiones temporales de la agenda diaria entre otras cosas. − Opciones del portal: permite seleccionar al usuario el intervalo de su agenda que se mostrará por pantalla en días o meses o definir si se van a mostrar o no en el calendario sólo los acontecimientos con alarma. − Agenda por omisión: permite al usuario establecer su agenda por defecto. − Agendas remotas: permite al usuario configurar agendas remotas. − Avisos: permite al usuario configurar si se le notificarán las citas por correo o no o las modificaciones de las ya existentes. − Información de tiempo disponible: permite al usuario generar información del tiempo disponible conforme a los calendarios de los que dispone. 22 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 5.2. Gestión de calendarios Una vez configurada la agenda, el usuario puede visualizar los eventos que tiene programados en sus calendarios, seleccionando “Organización -> Agenda”. Para cambiar las agendas que se visualizan en cada momento, el usuario tendrá que marcar las que decida en cada momento en el combo de selección situado en el menú superior, en la parte izquierda (“Seleccione las agendas mostradas”): Ilustración 5-2 Pantalla principal de la agenda Cada usuario podrá visualizar en la pantalla anterior tanto sus calendarios propios, como las agendas compartidas del resto de usuarios del webmail, como las agendas remotas públicas disponibles en Internet. Por otra parte, para gestionar tanto las agendas que se van a mostrar, como para crear otras nuevas o modificar las existentes, bastará con pinchar en el icono “Mis Agendas” situado en el menú situado en la parte superior de la pantalla. En la siguiente ilustración puede observarse la pantalla para gestionar todo esto: 23 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 Ilustración 5-3 Gestión de calendarios con Kronolith Para mostrar o no una agenda al acceder cada usuario a “Organización -> Agenda”, bastará con marcar el checkbox asociado a cada una de ellas, en cualquiera de los tres apartados “Mis Agendas”, “Agendas compartidas” o “Agendas remotas”. Adicionalmente, y como se ha comentado antes, la posibilidad de visualizar una agenda u otra también es configurable desde el combo de selección situado en el menú superior al acceder a la utilidad de agenda del webmail. Desde la misma pantalla, es posible crear nuevos calendarios propios. Para ello, el usuario tiene que introducir el nombre de la nueva agenda y pulsar en “Crear”. A continuación, y para modificar sus características en lo que a privilegios se refiere, habría que seleccionarlo en el apartado “Modificar agendas”, y pulsar en el botón “Modificar”, con lo que aparecerá la ventana siguiente: 24 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 Ilustración 5-4 Gestión de permisos en los calendarios compartidos Desde esta pantalla, es posible compartir el calendario, es decir, que los usuarios a los que se les haya compartido lo visualicen como Agenda compartida. Es posible asignar diferentes niveles de permisos para todos los usuarios autenticados, para los invitados, para los creadores de objetos, para los usuarios individuales o para grupos. Una vez finalizada la configuración, bastará con pulsar en “Guardar pruebas”. Los grupos solo pueden ser añadidos por el administrador de la herramienta Horde, y para indicar a que usuario dar permisos se debe usar su UID, esto es su DNI con letra (en minúscula). Se debe introducir cada usuario de uno en uno, no siendo posible introducir una lista separada por comas. 5.3. Gestión de citas Como se ha comentado antes, para acceder a la/s agenda/s de usuario es necesario pinchar en “Organización -> Agenda”. A continuación, es posible añadir nuevas citas o eventos de dos formas diferentes: − Desde la página principal de la agenda, pinchando en el icono “Añadir” del menú de la parte superior. − En el día del calendario en pantalla que corresponda, pinchar en el icono junto al número que indica el día para configurar un nuevo evento. Independientemente del método para acceder a la pantalla que permite añadir nuevos eventos, la pantalla siempre es la misma, que se muestra a continuación: 25 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 Ilustración 5-5 Definición de un nuevo evento en un calendario Para definir un nuevo acontecimiento, simplemente hay que completar los siguientes apartados: − Título: nombre explicativo para el nuevo evento. − Agenda: agenda en la cual se va a dar de alta el evento. − Categoría: es posible no asignar ninguna, o bien crear nuevas para asignar a los eventos. − Ubicación: lugar donde tendrá lugar el evento. − Estado: libre, provisional, confirmado o cancelado. − Intervalo: comienzo, final, duración del evento, y alarma relativa al mismo. − Descripción (opcional): texto explicativo del evento. − Asistentes (opcional): asistentes al evento. − Repetición (opcional): opciones relativas a la frecuencia con la que se va a dar el evento. − Repetir hasta: indicamos si el evento se va a repetir de forma indefinida o hasta una fecha determinada. 26 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 6. GESTIÓN DE CONTRASEÑAS Tipos de usuarios: o Usuarios institucionales (los usuarios que no tienen DNI ) pueden cambiar su contraseña. o Usuarios No institucionales (los usuarios que tienen DNI ) deben cambiar su contraseña en la Intranet. El usuario tiene la posibilidad de cambiar su contraseña de acceso al webmail desde la propia aplicación, sin más que pinchar en “Identidad -> Contraseña”. En la pantalla que aparece, basta con introducir la contraseña antigua y dos veces la nueva, y pulsar en “Cambiar la contraseña”: Ilustración 6-1 Cambio de contraseñas desde webmail 27 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 7. USO DE BACKUP DE CORREO 7.1. Montado de backup Es posible tener acceso a los backups que se realizan con cierta periodicidad de la cuenta de correo. Para ello tan solo debemos hacer clic sobre el icono de backup en la barra de la izquierda como se puede apreciar en la imagen. Ilustración 7-1 Icono de backup Esto nos llevará a la siguiente pantalla, donde deberemos hacer clic en el botón “Montar” para que este se genere. La recuperación de los backup puede llevar un tiempo estimado de unos 30 segundos, por favor sea paciente y no cierre, o pulse en otra opción durante la recuperación de los backup. Una vez pasado ese tiempo se le mostrará la siguiente pantalla para indicar que todo se ha producido con normalidad. Ilustración 7-2 Botón de montado de backup Ilustración 7-3 Mensaje de montado de backup No se mostrarán inmediatamente las carpetas de backup, si no que se debe seguir el siguiente procedimiento para su visualización (cualquiera de los dos métodos): -Cerrar la sesión y volver a abrirla. 28 de 33 Guía de Usuario de webmail Fecha: 10/4/2007 Versión: 4.1 -O bien hacer clic en Correo, luego en Carpetas y finalmente seleccionar la opción “Reconstruir árbol de carpetas”. Una vez hecho esto ya aparecerán los distintos backup en el árbol de carpetas de correo, con su debida fecha así indicada. Ilustración 7-4 Backups montados 7.2. Desmontado de backup Las carpetas de Backup desaparecerán automáticamente de la lista de carpetas cada noche. No es necesario por tanto que el usuario se preocupe sobre la eliminación de estas. Sin embargo si el usuario desea eliminar el backup puede hacerlo haciendo clic en el botón “Desmontar” que aparece en la ilustración 8-2. 7.3. Personalización de la visión de backup Dado que a algunos usuarios les puede resultar molesto el hecho de que por defecto aparezcan desplegadas todas las carpetas que componen su árbol de directorios, la plataforma de Webmail proporciona una opción para personalizar dicha expansión. En concreto si usted desea que sus carpetas aparezcan sin expandir por defecto, debe realizar el siguiente procedimiento. Haga clic en “Opciones” y luego en “Correo” en el menú de la parte izquierda de la pantalla. A continuación aparecerá en la parte derecha de su pantalla todas las categorías relacionadas con las opciones. Ilustración 7-4 Opciones de Correo Haga clic en la categoría “Opciones de visualización de buzones y carpetas” como se indica en la ilustración superior. Accederá a la siguiente página. Ilustración 7-5 Expansión de directorios En dicho formulario debe marcarse la opción No para que no se expandan por defecto las carpetas. 29 de 33
