Manual Informativo del Comité Directivo 2013

Transcripción

Manual Informativo del Comité Directivo
ÍNDICE GENERAL
SECCIÓN 1
RESEÑA HISTÓRICA
3
SECCIÓN 2
ORGANIGRAMA DE LA CUMBRE
7
SECCIÓN 3
EL COMITÉ DIRECTIVO
8
SECCIÓN 4
PRESUPUESTO Y FINANZAS
12
SECCIÓN 5
CALENDARIO DE TRABAJO
14
APÉNDICE 1
DECLARACIÓN DE FE DE LA AWC
15
APÉNDICE 2
VALORES DE LA IGLESIA WILLOW CREEK
16
APÉNDICE 3
DESCRIPCIONES DE TRABAJO
17
APÉNDICES
Gerente del Evento
Productor
Coordinador Técnico
Director de Mercadotecnia
Facilitador
17
18
19
20
21
APÉNDICE 4
ACUERDO DE COLABORACIÓN
22
APÉNDICE 5
DOCUMENTO DE PLANEACIÓN
30
APÉNDICE 6
FORMULARIO DE PRESUPUESTO
34
APÉNDICE 7
CATÁLOGO DE CUENTAS
35
La Cumbre Global de Liderazgo
2
Sección 1: Reseña Histórica
Willow Creek Community Church
En 1975, sin presupuesto, sin edificio, y sin apoyo, un grupo de jóvenes idealistas y un líder
inspirado tuvieron una visión – la visión de alcanzar a los perdidos con el Evangelio. Dotados
con un compromiso tenaz a Cristo y Su Palabra, un amor hacia la gente, y una habilidad de
parte de Dios para enseñar y evangelizar con una relevancia relacional, este grupo de
soñadores empezaron la congregación Willow Creek Community Church.
Hoy, 20,000 personas asisten a las reuniones en su edificio principal y en los 5 sitios
regionales, y casi cien ministerios han sido lanzados para atender las necesidades espirituales,
físicas, y relacionales de aquellos que están dentro y fuera de su comunidad. Sin embargo,
desde el principio, el sueño no era llegar a ser una iglesia grande, mas bien el llegar a ser la
iglesia entre ellos mismos y también para la comunidad. Enfocándose en los siguientes cuatro
valores:
• Adoración individual y corporal a Dios nuestro Rey.
• Traer a la gente perdida para que conozcan a nuestro Rey.
• Hacer crecer la relación personal que tenemos con nuestro Rey.
• Alcanzar la sociedad con el amor y la justicia del Reino de Dios.
Nuestra misión es transformar a la gente no creyente en seguidores totalmente consagrados a
Cristo. A través de todo esto, Dios ha cambiado a miles de vidas y destinos eternos,
impulsando a Bill Hybels, el pastor fundador de Willow Creek, a reflexionar, “He llegado a creer
profundamente, hoy más que nunca, que la iglesia local es la esperanza del mundo”.
La Asociación Willow Creek
Desde 1992, la Asociación Willow Creek (AWC) ha estado reuniendo a iglesias activas con un
mismo sentir, compartiéndoles visión estratégica, entrenamiento, y materiales. Nuestro deseo
es servir a los líderes de las iglesias locales para que puedan edificar iglesias que funcionen
Bíblicamente y que alcancen a los perdidos, no sólo con innovaciones de Willow Creek, sino
con descubrimientos inspirados por Dios de cualquier iglesia en el mundo que tengan el
potencial de beneficiar a la Iglesia global.
La AWC es un ministerio sin fines de lucro con más de 7,000 iglesias en membresía, de 90
denominaciones y agrupaciones. Estas iglesias representan una gran variedad de tamaños y
trasfondos, y están ministrando en cada rincón del mundo. Cada una de ellas sigue su visión
especial dada por Dios para su ministerio y comunidad, y comparte un compromiso con Cristo y
una pasión para alcanzar a los perdidos.
En la actualidad, la AWC sirve a más de 18,000 iglesias dándoles visión, capacitación y
materiales.
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Nuestra Visión
Que cada iglesia local llegue a su máximo potencial redentor.
Nuestra Misión
Inspirar y equipar a los líderes cristianos para que dirijan iglesias transformadoras.
Un Ministerio Global
La Asociación Willow Creek (AWC) tiene la habilidad de servir y trabajar en conjunto con
iglesias alrededor del mundo a través de sus oficinas afiliadas en diferentes partes del mundo.
Estas oficinas afiliadas a la AWC son dirigidas por líderes locales. Los siguientes países tienen
oficinas afiliadas a la AWC:
Alemania, Australia, Brasil, Canadá, Dinamarca, Holanda, Noruega, Nueva Zelanda, Reino
Unido y Sudáfrica.
A través del crecimiento de La Cumbre Global de Liderazgo, la AWC también ha empezado a
impactar a las iglesias en los siguientes países:
Albania, Argentina, Bélgica, Bolivia, Bulgaria, Burkina Faso, Camboya, Chile, China, Colombia,
El Congo, Corea del Sur, Costa Rica, República Checa, Costa de Marfil, Croacia, República
Dominicana, Ecuador, Egipto, El Salvador, Eslovaquia, Estonia, Etiopía, Las Islas Feroe,
Filipinas, Finlandia, Francia, Ghana, Guatemala, Haití, Honduras, Hong Kong, Islandia, India,
Indonesia, Irlanda, Japón, Jordania, Kazajstán, Kenia, Kirguistán, Kósovo, Letonia, Liberia,
Lituania, Malawi, Malasia, México, Mongolia, Myanmar, Namibia, Nepal, Nicaragua, Nigeria,
Pakistán, Panamá, Papúa Nueva Guinea, Perú, Polonia, Portugal, Rumania, Rusia, Senegal,
Sierra Leona, Singapur, Sri Lanka, Suecia, Taiwán, Tailandia, Tanzania, Togo, Uganda,
Ucrania, Venezuela, Vietnam, Zambia, y Zimbabue.
Hay muchos países que están pidiendo La Cumbre Global de Liderazgo en el 2013. Dios sigue
bendiciendo y abriendo otras puertas para que la AWC pueda animar y equipar a líderes
cristianos alrededor del mundo.
En los primeros días de la Asociación Willow Creek, Bill Hybels empezó a compartir acerca de
lo que pasaría si todas las iglesias fueran dirigidas por aquellos que tienen dones y habilidades
de liderazgo – y que estuvieran bien dirigidas. Bill observó que había pocas oportunidades para
recibir entrenamiento sobre liderazgo, y que aquellos con los dones más fuertes de liderazgo
frecuentemente escogían usarlos en el mundo empresarial. Él entonces comenzó a hablar
sobre el llamado que Romanos 12:8 hace a todos los creyentes que poseen el don de liderazgo
– liderar con toda diligencia.
La Asociación Willow Creek cree fuertemente que la iglesia local es la fuerza más importante y
poderosa en el planeta tierra. Es el instrumento escogido por Jesucristo para compartir el
mensaje transformador de esperanza con el mundo. Por eso nuestra misión es servir a la
iglesia local, proveyendo visión, capacitación, y materiales para que pueda alcanzar su máximo
potencial. Si una iglesia cambia, esa iglesia puede ser de gran influencia en su comunidad.
Cuando haya suficientes iglesias y comunidades transformadas por Dios, veremos el mundo
entero cambiado por el poder de Su Reino.
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Una realidad importante en el proceso del cambio es que una iglesia fuerte que sigue
creciendo, casi siempre está siendo dirigida por un líder con dones espirituales, completamente
rendido a Cristo, y que está liderando con toda diligencia. Cuando el Espíritu Santo está sobre
un hombre o mujer, y están cumpliendo con sus funciones de liderazgo, ¡Es algo emocionante
contemplar! Pero dentro de la iglesia, aquellos que tienen responsabilidades de liderazgo han
tenido muy pocas oportunidades para desarrollar sus habilidades con otros líderes Cristianos.
Es más, aquellos con el don de liderazgo dentro del cuerpo de Cristo no siempre se dan cuenta
de la importancia de sus contribuciones.
Por eso, en 1995, la Asociación Willow Creek (AWC) organizó su primer Cumbre de Liderazgo
en América del Norte. Su propósito fue elevar el valor del don de liderazgo dentro de la iglesia,
desarrollar las habilidades de los líderes de las iglesias que tienen responsabilidades de
liderazgo, y animar y capacitar a aquellos que poseen el don de liderazgo para que lo ejerzan.
En los últimos años, Dios ha bendecido la Cumbre de Liderazgo más allá de todas nuestras
expectativas. En el 2013, La Cumbre Global de Liderazgo estará en más de 450 ciudades y
más de 90 países alcanzando a 170,000 líderes de más de 15,000 iglesias en 42 idiomas.
Este año, a través de video diferido, llevaremos este evento de desarrollo de liderazgo a
iglesias en muchas partes del mundo. La Cumbre Global de Liderazgo es un evento de dos
días con conferencistas de primera calidad, con alabanza, música, y drama en vivo, diseñado
especialmente para líderes. Con video de última tecnología, y con enormes pantallas de
proyección. La Cumbre Global de Liderazgo unirá los corazones y mentes de diez miles en una
forma maravillosa y llena del Espíritu.
La Cumbre Global de liderazgo es la oportunidad ideal para aquellos que se encuentran
ocupados en el trabajo exigente de la iglesia local, y así garantizar para sí mismos acceso a un
excelente evento de desarrollo de liderazgo una vez al año. También es una gran herramienta
para hacer algo que los líderes hacen – desarrollar a otros líderes y líderes potenciales de su
congregación. Es más, muchas iglesias en América del Norte usan la cumbre como un retiro de
liderazgo para empezar su año de trabajo ministerial.
Los líderes crean acción, lanzan planes atrevidos, prenden el fuego en los corazones de otros,
forman equipos, inspiran y motivan, dirigen el cambio, fijan las estrategias, alcanzan metas que
honran a Dios, y le dan toda la gloria a Él. La Cumbre Global de Liderazgo es una oportunidad
que no debes dejar pasar para aprender a hacer todas estas cosas y hacerlas con excelencia.
La Cumbre Global de Liderazgo es un tiempo especial donde miles de líderes seguidores de
Cristo se unen en corazón y mente para responder al llamado de Romanos 12:8 de liderar con
toda diligencia. Imagínate a ti mismo mejorando, desarrollando, ampliando tu visión, y
recibiendo entrenamiento práctico para traer cambios a tu congregación, comunidad, y tu
mundo. Por eso te traemos La Cumbre Global de Liderazgo.
La Visión de La Cumbre Global de Liderazgo
Fomentar, desafiar y unir al pueblo de Dios para la transformación de la Iglesia.
La Misión de La Cumbre Global de Liderazgo
Inspirar, ensanchar y equipar a los líderes Cristianos alrededor del mundo.
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Los Valores de La Cumbre Global de Liderazgo
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Cristianismo
Consistente con la perspectiva histórica y ortodoxa del cristianismo bíblico
Enfocada en el liderazgo
Oradores de primer nivel
Intelectualmente rigurosa
Altamente desafiante e intensa
Enfocada hacia la aplicación en su programa y seguimiento
Comprometida con la diversidad y la justicia social
Sin temor a estirar a los líderes mas allá de su zona de confort
Cooperación con los asociados locales
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Coordinador
de Inscripciones
Voluntarios
Coordinador
de Voluntarios
Voluntarios
Voluntarios
al Congresista
Coord. Atención
Voluntarios
de Hospitalidad
Coordinador
Gerente
del Evento
Gerente
Administrativo
Voluntarios
de Oración
Coordinador
Voluntarios
de Materiales
Coordinador
Equipo
de Promoción
Director de
Mercadotecnia
Comité Directivo
Presidente
Representante
AWC
AWC
Voluntarios
de Instalaciones
Coordinador
Encargado
de Escenario
Voluntarios
y Finanzas
Coord. Admin.
Video
Director
de Alabanza
Comité
Directivo
Gráficas
Facilitadores
Productor
Organigrama de La Cumbre Global de Liderazgo
Iluminación
Equipo de Producción
Equipo de Promoción
Equipo de Operaciones
Comité Directivo
Sonido
Coordinador
Técnico
Sección 2: Organigrama de la CGL
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Sección 3:
El Comité Directivo
El Comité Directivo es el dueño La Cumbre Global de Liderazgo (CGL) en su localidad y tiene
la responsabilidad de la promoción, las preparaciones antes del evento, y el nivel de excelencia
de la CGL. El Comité Directivo trabaja bajo la asesoría del representante de la AWC, siguiendo
los lineamientos de la misma y llenando los siguientes documentos: el Documento de
Planeación del Comité Directivo, el Presupuesto de La Cumbre y el Acuerdo de Colaboración.
La experiencia nos enseña que el Comité Directivo es más eficaz cuando hay una diversa
representación de líderes: pastores, líderes empresariales cristianos y líderes emergentes.
Generalmente, los pastores vienen de diferentes denominaciones o agrupaciones. La CGL no
está diseñada para ser un evento de una sola iglesia o denominación, sino de todas las iglesias
de la ciudad o país. Los pastores traen la solidez y madurez espiritual, los empresarios
cristianos traen su experiencia en organización y promoción, y los líderes jóvenes emergentes
traen sus energías, ideas frescas y conocimiento de la tecnología y las redes sociales. Juntos,
todos estos líderes contribuyen a la eficacia e impacto de la CGL.
Al reclutar personas para ser parte del Comité Directivo, las siguientes indicaciones son
importantes:
1. Los miembros deben tener una visión y pasión para el desarrollo de liderazgo.
Seleccionen a los líderes más apasionados por la CGL y el desarrollo de liderazgo. Es
mejor encontrar a 5 personas apasionadas que 10 que no se hayan adueñado de la
visión.
2. Los miembros deben ayudar a organizar La Cumbre de forma disciplinada, voluntaria
e intencionada. El llevar a cabo La Cumbre Global requiere mucho trabajo y esfuerzo.
El estar disponibles en forma regular y constante es muy importante. Cada persona
necesita hacerse responsable de las diferentes partes de La Cumbre.
3. Los miembros deben ser gente reconocida o influyente en su comunidad y región.
Aunque no sea lo más importante, el comité debe tener miembros que sean
reconocidos y tengan influencia sobre otros líderes dentro y fuera de su propia iglesia
para ayudar a que otros asistan a La Cumbre.
Dentro del Comité Directivo están las siguientes posiciones clave:
1. Presidente del Comité Directivo
Es seleccionado por la AWC. Da dirección al Comité, delega el trabajo, convoca
las reuniones de trabajo y firma el acuerdo de colaboración.
2. Gerente Administrativo
Trabaja directamente con el Presidente del Comité Directivo, asistiéndolo con los
detalles operativos y con la comunicación con el Representante de la AWC. Esto incluye
programar las reuniones y fijar las agendas, completar los reportes y representar al
Presidente del Comité cuando sea necesario.
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3. Gerente del Evento
Dirige y supervisa al Equipo de Operación. Selecciona a los coordinadores que forman parte
de su equipo, es responsable de llevar la agenda de trabajo del evento y de todo lo que pasa
“afuera” del auditorio. El Gerente del Evento recibe entrenamiento asistiendo al
Entrenamiento Regional y estudiando el Manual del Gerente del Evento.
4. Productor
El Productor recluta, dirige y supervisa al Equipo de Producción y es responsable por
todo lo que pasa “dentro del auditorio”. Trabaja de cerca con el Director de Alabanza, el
Coordinador Técnico, los Facilitadores y el Encargado de Escena. Es responsable de
dirigir los ensayos con los diferentes elementos del programa (las transiciones, la
iluminación, la preparación de los avisos, etc.). El Productor trabaja con los Facilitadores
para aprovechar al máximo la reflexión y aplicación de las sesiones. El Productor se
enfoca en asegurarse que el congresista tenga una buena experiencia durante el
evento. El Productor recibe entrenamiento asistiendo al Entrenamiento Regional y
estudiando el Manual del Productor.
5. Director de Mercadotecnia
El Director de Mercadotecnia desarrolla, dirige e implementa la estrategia de promoción de
la CGL y el Equipo de Promoción. Trabaja con el Comité Directivo para asegurarse que
tengan los materiales necesarios para promover adecuadamente la CGL, de manera que
haya un amplio conocimiento del evento en todos los líderes de la región. También
aprovecha las amistades y relaciones de los miembros del Comité Directivo y de las
diferentes alianzas o redes para invitar a un mayor número de líderes.
No podemos hacer demasiado hincapié en la importancia de tener los líderes idóneos en
cada posición. Cuando se le da la responsabilidad a la persona equivocada y no toma el
trabajo en serio, todo el esfuerzo se viene para abajo (por ejemplo, la persona no tiene la visión
correcta, le falta la habilidad necesaria, o ve su trabajo como una carga adicional a su trabajo
pesado). Al seleccionar al Productor y el Coordinador Técnico, se debe asegurar que estas
personas tengan experiencia y conocimiento en el área de producción, equipo audio visual y
trabajo con el personal de producción.
Se recomienda que las 5 personas en éstas posiciones no tengan otra responsabilidad o
posición dentro de la CGL para asegurar que puedan desarrollar su trabajo en forma eficiente.
Formando Los Equipos de Trabajo
El trabajo de la CGL se lleva a cabo por cuatro diferentes grupos: El Comité Directivo, el Equipo de
Operaciones, el Equipo de Producción y el Equipo de Promoción. Hay personas que forman parte
del Comité Directivo y también de otro equipo, como el Gerente del Evento, el Productor, y el
Director de Mercadotecnia.
Entrenamiento de Posiciones Clave
Las siguientes personas deben de asistir al Entrenamiento Regional para poder ejercer en sus
puestos durante la CGL: Gerente del Evento, Productor y Coordinador Técnico. Los
Facilitadores y el Director de Mercadotecnia tienen la opción de asistir a este entrenamiento y
recibirán su entrenamiento directamente del Representante de la AWC. El representante de la
AWC les dará información sobre la fecha y lugar del entrenamiento. Es muy importante que
estas personas sigan con sus responsabilidades después del entrenamiento y no sean
cambiadas por otras.
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Selección de la Sede
Es importante identificar y reservar la sede para La Cumbre Global de Liderazgo lo más pronto
posible. El Comité Directivo debe estar consciente que gran parte del éxito de la experiencia
que los congresistas tienen durante La Cumbre viene de la sede que ha sido seleccionada para
el evento. Si no se escoge bien, no se tendrá el éxito deseado.
En la mayoría de los casos, y especialmente en los primeros años, se selecciona una iglesia
como sede o iglesia anfitriona. Esto ayuda a mantener los gastos bajos porque normalmente
las iglesias donan el uso de sus instalaciones. En algunos casos el Comité Directivo decide
regalar cierto número de inscripciones a la iglesia anfitriona como agradecimiento.
Recientemente, especialmente después del primer año cuando hay un buen número de
asistentes al evento, se están escogiendo otras sedes como auditorios, teatros, centros de
convenciones, salones de hoteles, y universidades. En estos casos se seleccionan estos
lugares porque son “neutrales”, pueden atraer a más líderes de otros sectores de la sociedad, o
porque habrá una mayor participación de las iglesias. Lo único que hay que cuidar es que el
costo de rentar estos lugares puede afectar al presupuesto y los resultados económicos. En
algunas ciudades, se pueden conseguir grandes descuentos, donativos o patrocinios para
absorber los gastos que esto representa.
El siguiente criterio debe ser considerado al seleccionar la iglesia anfitriona para La Cumbre
Global de Liderazgo:
Liderazgo
• Identificación con la visión de la CGL por parte del liderazgo de la iglesia
• El potencial de una relación/asociación de largo plazo
• Impacto e influencia en la comunidad
• Disposición para promover la CGL en su área de influencia
Instalaciones de la Iglesia Anfitriona
• Auditorio principal con una capacidad mínima de 500 personas
- Vista sin obstrucción a la plataforma (columnas o pilares)
- Habilidad de oscurecer el auditorio (controlar la luz ambiental)
- Iluminación con intensidad ajustable
- Una plataforma capaz de acomodar una pantalla 3.2 x 4.27 metros
a 4.57 x 6.1 metros y suficiente espacio para un grupo de alabanza
• Espacio suficiente para inscripciones, refrigerios/recesos, venta de materiales,
y salón de voluntarios
• Suficientes sanitarios
• Estacionamiento suficiente
Aspectos Técnicos
• El Productor Regional de La Cumbre visitará las instalaciones para evaluar el equipo
audiovisual de la iglesia/auditorio y hacer recomendaciones sobre el equipo que se
tendrá que rentar.
• Es importante encontrar y reservar el equipo técnico de renta lo más pronto posible.
La enseñanza por video es la parte más importante del evento. Una imagen sin claridad
porque hay demasiada luz en el auditorio, o porque el proyector de video no tiene la
potencia suficiente, o una pantalla demasiado chica o mal colocada, restará de una
experiencia excelente durante el evento.
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• La sede y el equipo de renta necesitan estar definidos antes de fijar el presupuesto y de
entregar el Documento de Planeación del Equipo Directivo.
Promoción del Evento
Los miembros del Comité Directivo tienen la responsabilidad de promover la CGL en su
ciudad/región. Es importante que se adueñen de la visión del desarrollo de liderazgo y tomen la
responsabilidad de usar su influencia y aprovechar sus relaciones para traer a la mayor
cantidad posible de iglesias, organizaciones e individuos para que asistan a la CGL.
Para que esto se lleve a cabo, necesitan identificar a una persona dentro del Comité
Organizador para que dirija este proceso. Esta persona se convierte en el Director de
Mercadotecnia. El Director de Mercadotecnia, junto con la ayuda del Comité Directivo y el
Equipo de Promoción aseguran que el evento se promueva eficazmente.
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Sección 4
Presupuesto y Finanzas
Al principio de este documento se mencionó que el Comité Directivo es el dueño de la CGL en
su localidad. Esto quiere decir que el Comité se hace responsable de las finanzas del evento.
Nuestro deseo es trabajar con el Comité y asesorarlo para desarrollar un presupuesto que
funcione y que no solo pueda cubrir sus gastos, sino que pueda dejar un restante para empezar
el próximo año. Si al terminar el evento hay un excedente, esa cantidad se queda en la cuenta
del Comité local. Si hay pérdidas, el Comité se hace responsable de cubrirlas. En el caso que
hubiera cantidades grandes de excedente, la AWC hablaría con el Comité para llegar a un
acuerdo y destinar parte de esa cantidad para el apoyo de la CGL en donde haya necesidad.
Proceso del Presupuesto y Estados Financieros
Estamos incluyendo un formulario para el presupuesto para que lo llenen de acuerdo a sus
planes para la CGL. Para empezar, sugerimos que el Comité Directivo determine una
proyección realista y conservadora de asistencia. Sin embargo, se necesita un mínimo de 500
asistentes para cubrir los gastos del presupuesto. En el lado izquierdo del presupuesto se
escriben las cantidades proyectadas de entradas y gastos. Después de llenarlo se manda a la
AWC para su aprobación. Juntos debemos establecer y acordar un presupuesto para el evento,
con el entendimiento que la AWC EEUU tiene la última palabra sobre la autorización del
mismo.
Después de terminarse el evento, la parte derecha del presupuesto se llena con las cantidades
actuales y se envía a la AWC dentro de 3 semanas de haberse terminado la CGL.
Después que el presupuesto sea aprobado, pedimos que abran o tengan una cuenta bancaria
apartada y distinta para el uso exclusivo de La Cumbre que pueda ser auditada si fuere
necesario. Pedimos que se apeguen a los estándares normales de contabilidad que nos
permiten ser buenos mayordomos. Si hay un excedente en la cuenta al terminar el evento, se
puede usar para La Cumbre del próximo año.
Es muy importante que el Comité Directivo tome la responsabilidad de apegarse al
presupuesto. Esto ayudará a que no quede un déficit al final del año. En algunos casos, puede
haber reducción de gastos proyectados si se consiguen patrocinios de organizaciones o
individuos. Pero no se debe de tratar de “ahorrar” dinero sacrificando la calidad del equipo
audio visual, al no tener suficientes materiales de promoción, o no llegar a un nivel de
excelencia en todo el evento.
La AWC provee el material y contenido de la CGL, capacitación, asesoramiento técnico, apoyo
en el desarrollo de materiales para la promoción, y Summit Central, pero el Comité Directivo
debe proveer la iniciativa local y la ejecución del evento para que todo esto funcione.
La liquidez (o flujo de efectivo) siempre es un factor porque hay gastos que se necesitan pagar
por adelantado y no hay entradas de efectivo hasta que se empiezan las inscripciones. Esto
incluye los de publicidad, los gastos de asistir al Entrenamiento Regional y el mandar los
delegados a La Cumbre a Willow Creek. Teniendo en cuenta esto, se recomienda buscar
donativos de organizaciones e individuos, patrocinios y venta de espacio de publicidad en el
Cuaderno del Congresista. En algunos casos, hay iglesias u organizaciones que “prestan”
cantidades para cubrir los gastos iniciales y se les paga en cuanto entra el dinero de
inscripciones o al terminar el evento.
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Para ayudarles a llenar el presupuesto, contarán con la asesoría del Representante de la AWC
y con el Catálogo de Cuentas que aparece en el apéndice y trae una explicación de cada
renglón del presupuesto.
Estableciendo el Precio
El precio del evento se debe establecer buscando un equilibrio entre lo que los líderes pueden
pagar y al mismo tiempo cubrir los gastos del evento. Nuestra estrategia es poner una cuota de
inscripción que refleje el valor del evento. No creemos que se deba ofrecer gratis porque la
gente no valora el evento. Pero tampoco queremos que por falta de recursos económicos,
alguien no pueda asistir al evento y por eso se pueden ofrecer becas si se consiguen para que
la gente pague solo una porción de la cuota de inscripción o en algunos casos puedan recibir
una beca total.
Nuestra estrategia también es fijar la cuota para que la gente se motive a traer a equipos
grandes de líderes de su iglesia e inscribirse de antemano. Cuando la gente se inscribe con
anticipación nos ayuda mucho en la planeación del evento. En muchos países hemos visto que
iglesias traen a todo su equipo de liderazgo al evento, a veces resultando en grupos de más de
cien personas de una sola iglesia.
Algunos consejos:
1. Establezcan el precio basado en lo que otros están cobrando por un evento de 2 días.
2. Fijen el precio pensando en lo que la mayoría de pastores pueden pagar, y al mismo
tiempo dejen la opción de las becas para aquellos que las necesiten.
Establezcan una tabla de cuotas de inscripción que tenga lo siguiente:
1. Cuota de Pre-Inscripción – Este precio es válido desde que se anuncia el evento hasta
dos semanas antes. Esta fecha puede ser ajustada dependiendo del país.
2. Cuota Regular – Este precio es válido las dos semanas antes del evento.
3. Cuota de Estudiantes – Este precio se establece para apoyar a los estudiantes y es
válido durante la pre-inscripción y durante la semana del evento.
La tabla de precio debe incluir precio individual y precio de grupos. Los precios de grupos
animan a las iglesias a inscribir grupos más grandes. El tamaño del grupo necesita ser
establecido según la situación de cada país. Aquí hay una muestra para América Latina:
América Latina:
• 1-9
(Individual)
• 10-24
(Grupos
Chicos)
• ¿25+?
(Grupos
Grandes)
Normalmente fijamos la cuota base de inscripción (considerando lo que otros cobran por un
evento de 2 días) en el precio individual. Esto quiere decir que el precio más alto es el
individual durante la semana del evento. Les recomendamos que inviertan su tiempo como
Comité Directivo pensando en la cantidad para la cuota de inscripción individual regular.
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Sección 5: Calendario de Trabajo
CALENDARIO DE TRABAJO DE LA CGL
Fecha
Marzo-Abril
Tarea
Establecer Comité Organizador
Abril
Desarrollar Base de Datos
Mayo
Desarrollar Estrategia de Promoción
Diseño de Publicidad
Junio
Empezar Campaña de Promoción
Activar Equipos de Promoción
Entrenamiento Preliminar para Posiciones Clave
Desarrollar Estrategia de Seguimiento
Julio
Identificar los Facilitadores para la CGL
Continúa la Campaña de Promoción
Agosto
La Cumbre de Liderazgo en Estados Unidos
Terminar Trabajo del Programa
Septiembre
Apartar y Garantizar Equipo
Imprimir Cuaderno del Congresista
Octubre
Capacitar Equipos de Voluntarios
Entrenamiento Regional
Nov.-Feb.
en América Latina.
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Apéndice 1: Declaración de Fe de la AWC
DECLARACIÓN DE FE DE LA ASOCIACIÓN WILLOW CREEK
•
La Biblia es la revelación única de Dios para la humanidad. Es la palabra inspirada e
infalible de Dios, y la suprema y última autoridad en todo lo que ella enseña. Ningunas
otras escrituras están dotadas con esta autoridad divina.
•
Hay un solo Dios, creador del cielo y la tierra, que existe eternamente en tres personas Padre, Hijo, y Espíritu Santo, cada uno posee en forma igual todos los atributos de la
deidad y características de personalidad.
•
Todas las personas han sido creadas a la imagen de Dios y son muy importantes para
Él. El mensaje central de la Biblia es que Dios ama a todos, y los invita a vivir en
comunión con Él, y en comunidad unos con otros.
•
Aparte de Jesucristo, todo ser humano está espiritualmente perdido por el pecado, y
merece el juicio de Dios. Sin embargo, Dios da salvación y vida eterna a cualquiera que
confía en Jesucristo y su sacrificio. La salvación no puede ser ganada a través de
buenas obras o esfuerzo humano. Es un don que tiene que ser recibido con un humilde
arrepentimiento y fe en Cristo y su obra consumada en la cruz.
•
Jesucristo, la segunda Persona de la Trinidad, nació de la virgen María, vivió una vida
sin pecado, voluntariamente llevó sobre él nuestros pecados, murió y resucitó, y está a
la diestra del Padre como nuestro abogado y mediador. Algún día, Él regresará para
consumar la historia y cumplir el plan eterno de Dios.
•
El Espíritu Santo, la tercera Persona de la Trinidad, convence al mundo de pecado y
acerca al ser humano a Cristo. Él también habita en todos los creyentes. Él les da el
poder para vivir como Cristo, y les da dones espirituales para servir a la iglesia y
alcanzar al mundo perdido y necesitado.
•
La muerte sella el destino final de cada persona. En el juicio final, los incrédulos serán
separados de Dios en condenación. Los creyentes serán recibidos en la presencia
amorosa de Dios y serán premiados por su fidelidad a Él en esta vida.
•
Todos los creyentes son miembros del cuerpo de Cristo, la Iglesia verdadera y
universal. La unidad espiritual debe ser expresada entre los cristianos a través de la
aceptación y del amor cruzando las líneas étnicas, culturales, socio-económicas,
nacionales, generacionales, de género, y denominacionales.
•
La iglesia local es una congregación de creyentes que se reúne para adorar, orar,
recibir instrucción y ánimo, responsabilidad mutual, y tener comunión uno con el otro. A
través de la iglesia, los creyentes invierten tiempo, energía, y recursos para cumplir con
la gran comisión – alcanzar a los perdidos y ayudarlos a madurar hasta que lleguen a
ser seguidores totalmente consagrados a Dios.
Esta declaración refleja un resumen contemporáneo de las doctrinas principales encontradas en la Biblia, que también
están presentadas en los credos históricos de la Iglesia Cristiana.
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Apéndice 2: Valores de la Iglesia Willow Creek
VALORES DE LA IGLESIA WILLOW CREEK
Naturalmente, porque somos un conjunto de diversos individuos, todos tenemos valores
ligeramente diferentes en lo que concierne a nuestro servicio a Cristo. Sin embargo, ciertos
valores comunes unifican nuestro esfuerzo. Podemos resumir nuestros valores claves
utilizando las siguientes 10 declaraciones:
•
Creemos que la enseñanza ungida es el catalizador de la transformación de las
vidas en individuos y en la iglesia. Esto incluye el concepto de enseñar para cambio
de vida – Romanos 12:7; 2 Timoteo 3:16-17; Santiago 1:23-25.
•
Creemos que a Dios le interesa la gente perdida, y por lo tanto, deben importarle a
la iglesia. Esto incluye los conceptos de evangelismo relacional, y el evangelismo como
un proceso – Lucas 5:30-32; Lucas 15; Mateo 18:14.
•
Creemos que la iglesia debe ser culturalmente relevante a la vez que
doctrinalmente pura. Esto incluye el concepto de relacionarnos a nuestra cultura con
sensibilidad a través de nuestras instalaciones, materiales impresos, y el uso de las
artes – 1 Corintios 9:19-23.
•
Creemos que los seguidores de Cristo deben manifestar autenticidad y anhelar
desarrollo continuo. Esto incluye los conceptos de autenticidad personal, carácter, y
plenitud – Efesios 4:25-26; Hebreos 12:1; Filipenses 1:6.
•
Creemos que la iglesia debe operar como una comunidad unificada de siervos.
Todos llevando una mayordomía de sus dones. Esto incluye los conceptos de
unidad, servicio, dones espirituales, y llamado ministerial – 1 Corintios 12 & 14;
Romanos 12; Efesios 4; Salmo 133:1.
•
Creemos que el amor debe saturar todos los aspectos de la vida de la iglesia. Esto
incluye los conceptos de un ministerio motivado en amor, ministerio de equipo, y el
construir relaciones – 1 Corintios 13; Nehemías 3; Lucas 10:1; Juan 13:34-35.
•
Creemos que los cambios de vida suceden mejor en grupos pequeños. Esto
incluye los conceptos de discipulado, vulnerabilidad, y la necesidad de rendir cuentas a
otros – Lucas 6:12-13; Hechos 2:44-47.
•
Creemos que la excelencia honra a Dios e inspira a la gente. Esto incluye los
conceptos de evaluación, evaluaciones críticas, intensidad y excelencia – Colosenses
3:17; Malaquías 1:6-14; Proverbios 27:17.
•
Creemos que las iglesias deben ser dirigidas por personas con el don de
liderazgo. Esto incluye los conceptos de recibir poder, liderazgo servicial, enfoque
estratégico, e intencionalidad – Nehemías 1 & 2; Romanos 12:8; Hechos 6:2-5.
•
Creemos que la búsqueda de una completa consagración a Cristo y a Su causa es
normal para todo creyente. Esto incluye los conceptos de mayordomía, servicio,
humildad, y el buscar las metas del reino – 1 Reyes 11:4; Filipenses 2:1-11; 2 Corintios
8:7.
16
Apéndice 3: Descripciones de Trabajo
Descripción de Trabajo del Gerente del Evento
La meta y responsabilidad principal del Gerente del Evento es ejecutar o realizar La
Cumbre Global de Liderazgo al proveer un ambiente libre de distracciones para que los
congresistas puedan experimentar La Cumbre. Es responsable de la logística de lo que
ocurre fuera del auditorio.
Dones/Habilidades
•
•
•
•
•
•
•
•
Liderazgo en organización y formación de equipos
Administración
Delegar y dar seguimiento
Comunicar con claridad
Detallista
Resolver problemas
Conocimiento práctico de Microsoft Office (Word, Excel)
Accesible por email
Tareas Principales
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Reclutar líderes que forman el Equipo de Operación, entrenar y motivar en cuanto a
visión, misión, metas, liderazgo eficaz de equipos y los detalles de su posición
Reclutar a voluntarios y compartir la visión con ellos en conjunto con los
Coordinadores del Equipo de Operación
Dar seguimiento a los líderes del Equipo de Operación para asegurar que los
trabajos se hagan a tiempo
Establecer y mantener la comunicación con el Presidente del Comité Directivo o el
Gerente Administrativo para la información necesaria y la integración de los equipos
en las áreas de: presupuesto, inscripciones, materiales, refrigerios, carteles, fechas
límite, etc.
Ocuparse de llevar y cumplir la Agenda de Trabajo antes y durante el evento
Entregar presupuestos al Coordinador de Finanzas (por ejemplo: mesas, sillas,
manteles, cafeteras, etc.)
Convocar y dirigir las juntas del Equipo de Operación
Entregar actas de las juntas del Equipo de Operación en el transcurso de tres días
a cada miembro del equipo
Dar informes al Representante de AWC o al Comité Directivo en el transcurso de
dos semanas después del evento
Comunicar al Equipo de Producción toda la información necesaria (porque
normalmente ellos no asisten a las juntas del Equipo de Operación)
17
Descripción de Trabajo del Productor
El Productor es la persona que dirige al Equipo de Producción para crear un ambiente y
un programa que inviten a los asistentes a una experiencia transformadora mediante La
Cumbre Global de Liderazgo. Es responsable por todo lo que ocurre dentro del
auditorio.
Dones/Habilidades
•
•
•
•
•
•
•
•
Liderazgo en organización y formación de equipos
Delegar y dar seguimiento
Conocimiento básico de los aspectos de programación (artes, tecnología, etc.)
Detallista
Resolver problemas
Conocimiento práctico de Microsoft Office (Word, Excel)
Accesible por email
Tareas Principales
•
•
•
•
•
Supervisa, dirige y garantiza el programa de La Cumbre de Liderazgo
Coordina, planea y dirige los ensayos
Dirige y entrena a los equipos de producción y programación
Dirige y trabaja con:
o El Coordinador Técnico
o El Director de Alabanza
o El Encargado del Escenario
o Los Facilitadores
o El Maestro de ceremonias
o El Productor Regional de AWC
o El Gerente del Evento
o El Equipo de Edecanes
o El Comité Directivo
Planea los elementos del programa (con el Productor Regional de AWC)
18
Descripción de Trabajo del Coordinador Técnico
El Coordinador Técnico trabaja en equipo con el Productor para planear y llevar a cabo
La Cumbre Global de Liderazgo. Es responsable de todos los elementos técnicos de
producción.
Dones/Habilidades
•
•
•
•
•
•
Liderazgo en organización, formación y supervisión del personal técnico.
Conocimiento de equipos de audio, video e iluminación.
Detallista
Resolver problemas
Accesible por email
Tareas Principales
•
•
Supervisa, dirige y garantiza los aspectos técnicos de La Cumbre de Liderazgo
o Audio
o Video
o Gráficas
o Iluminación,
o Decorado y escenario
o Consigue presupuestos de renta de todo el equipo necesario (proyección,
potencia, etc.) en coordinación con el Productor y Productor Regional y bajo las
pautas del presupuesto.
o Asegurar los preparativos y la puesta en marcha
Supervisa los aspectos técnicos de los ensayos
19
Descripción de Trabajo del Director de Mercadotecnia
El Director de Mercadotecnia desarrolla, dirige e implementa la estrategia de promoción
de La Cumbre Global de Liderazgo (CGL) apoyándose en el Comité Directivo y el
Equipo de Promoción.
Dones/Habilidades
•
•
•
•
•
•
•
•
Relaciones personales (esto es clave).
Organización
Formación de equipos.
Pasión por la iglesia local
Pasión por el desarrollo de liderazgo.
Conocimiento/experiencia en mercadotecnia.
Comunicar con claridad.
Conocimiento/experiencia en las redes sociales.
Tareas Principales
•
•
•
•
•
•
•
•
Desarrolla, dirige e implementa la estrategia de promoción.
Forma equipos de promoción para los diferentes sectores de la sociedad.
Asegura que haya los materiales necesarios de promoción para promover la CGL.
Aprovecha las relaciones de los miembros del Comité Directivo para promover e
invitar a líderes al evento.
Aprovecha las relaciones de las diferentes alianzas o redes para invitar a líderes.
Aprovecha el internet, las redes sociales y la tecnología para promover la CGL.
Trabaja para llegar y sobrepasar las metas de asistencia de la CGL fijadas por el
Comité Directivo.
Asegura que haya un amplio conocimiento del evento en los líderes de la región.
20
Descripción de Trabajo del Facilitador
El Facilitador trabaja en equipo con el Productor para ayudar a los asistentes a aterrizar
y aplicar las enseñanzas de La Cumbre Global de Liderazgo. Lo hace al contextualizar
las enseñanzas a la cultura local y al llevar a los asistentes a la acción al tomar
decisiones y dar pasos específicos.
Dones/Habilidades
• Comunicarse con claridad
• Guiar y enseñar a otros
• Organizado
• Disciplina de prepararse con anticipación
• Sensibilidad espiritual
Tareas Principales
• Ayudar a que los congresistas se metan y participen en todo el evento al grado de
conectarse con los oradores y con lo que están comunicando.
• Crear un ambiente propicio para que los congresistas escuchen lo que Dios les
está pidiendo que sean y hagan durante todo el evento.
• Guiar a los asistentes durante el tiempo de facilitación, dándoles el tiempo para
reflexionar y/o dialogar sobre las ideas y enseñanzas para que puedan discernir los
pasos que deben dar en su propio liderazgo.
• Ayudar a que el congresista aproveche su tiempo durante La Cumbre para que
su experiencia en el evento produzca un máximo beneficio en el reino.
Otras Descripciones de Trabajo
• Para las descripciones de trabajo del Equipo de Operaciones favor de consultar al
Manual del Gerente del Evento o en Global Summit Central
21
Apéndice 4: Acuerdo de Colaboración
Acuerdo de Sociedad de La Cumbre Global de Liderazgo
Entre _________________________________y la Asociación Willow Creek
dirigiendo la implementación de La Cumbre Global de Liderazgo (CGL)
La Asociación Willow Creek (AWC) busca entrar en sociedad con los Comités Directivos y las
Iglesias Anfitrionas para observar la implementación exitosa de La Cumbre Global de
Liderazgo.
La AWC y los asociados locales trabajarán juntos para alcanzar la siguiente Visión y Misión
de la CGL (La Cumbre Global de Liderazgo).
Visión:
Fomentar, desafiar y unir al pueblo de Dios para la transformación de la Iglesia.
Misión:
Inspirar, ensanchar y equipar a los líderes Cristianos alrededor del mundo.
Valores:
• Cristianismo
• Consistente con la perspectiva histórica y ortodoxa del cristianismo bíblico
• Enfocada en el Liderazgo
• Oradores de primer nivel
• Intelectualmente rigurosa
• Altamente desafiante e intensa
• Enfocada hacia la aplicación en su programa y seguimiento
• Comprometida con la diversidad y la justicia social
• Sin temor a estirar a los líderes más allá de su zona de confort
• Cooperación con los asociados locales
•
A fin de aclarar los diferentes roles de las partes involucradas al ofrecer la CGL y manejar
las expectativas de todas las partes, ejecutaremos este Acuerdo de Sociedad. Debe ser
firmado por las partes involucradas en la realización de la CGL. Éste será el Comité Directivo
y/o la Iglesia Anfitriona y la AWC.
Cualquier documento escrito no podrá asegurar que cada parte del acuerdo está cubierto
hasta el último detalle. Como Cristianos debemos confiar en la buena voluntad y la
humildad de cada persona o parte involucrada para hacer que esta sociedad funcione y
haga que la CGL tenga éxito año tras año. Nuestro deseo es servir a las iglesias locales y
ayudar a los líderes de la iglesia local y mover a los Cristianos para que mejoren sus
habilidades, que su pasión crezca y se comprometan a construir el Reino de Dios. La AWC
desea tener un equilibrio apropiado entre el “propietario” local de la CGL, y la necesidad de
adherirse a su visión, misión y valores para proteger su marca y obligaciones legales. Por lo
tanto, existen asuntos los cuales la AWC debe tener la autoridad de aprobación. En ese
contexto, si el cumplimiento de nuestra visión y misión para la CGL es el principio rector, la
planificación y el funcionamiento de la CGL debe ser una experiencia inspiracional y de
gozo, y debe traer gran bendición a todos los involucrados.
22
A. Definiciones y responsabilidades
1. Comité Directivo:
El Comité Directivo está compuesto por pastores y líderes influyentes que representan los
principales grupos y organizaciones de interés. Sus miembros son recomendados por los
líderes cristianos locales, y son aprobados por la AWC y que sirven como voluntarios para
supervisar la planificación y el funcionamiento de la CGL en una ciudad/nación bajo la
dirección de la AWC. Su rol es establecer políticas y desarrollar estrategias para asegurar
que la CGL alcance su visión y misión.
Las responsabilidades específicas Comité Directivo son:
a. Establecer un plan y un presupuesto para poder llevar la CGL a su localidad, y aconsejar
a la AWC en todos los asuntos del funcionamiento del evento a fin de asegurar que las
necesidades culturales sean consideradas apropiadamente.
b. Asegurar que el evento sea propiamente promovido, y las metas de asistencia y
financieras sean logradas.
c. El Comité es el "dueño" del evento, dentro de los parámetros y valores establecidos por la
AWC, pero la AWC tiene la autoridad de aprobación general que considere necesaria. La
AWC es la dueña de los derechos de la propiedad intelectual de la CGL.
d. El Comité Directivo se asegura que todos los requisitos para planificar y ejecutar la CGL
están cubiertos y luego delega el trabajo a personas calificadas con la participación del
representante de la AWC según sea necesario. En la mayoría de los casos los miembros del
Comité Directivo no ejecutan las tareas asociadas con el evento en sí, sino que delegan
estas tareas a las personas con mayor nivel de habilidad en el Sitio Anfitrión.
Como siervos de Cristo se espera que todos los individuos afiliados con la CGL
humildemente se sometan unos a otros a fin de alcanzar los mejores resultados posibles por
amor al Reino.
2. Sitio Anfitrión (Sede o Iglesia Anfitriona):
La selección de la Sede para el evento es de suma importancia. Cuando una iglesia es
seleccionada como sede, se espera que la iglesia anfitriona esté plenamente de acuerdo con
la visión y misión de la CGL en lugar de simplemente ofrecer sus instalaciones. La selección
del Sitio Anfitrión debe realizarse conjuntamente con el representante de la AWC.
Si el sitio anfitrión es una iglesia, se le anima a que disponga sus instalaciones sin cargo
alguno, si es posible, y apoyar el evento de cualquier otra forma posible, tales como,
proporcionar voluntarios para garantizar la ejecución del evento. Esto incluye promover
activamente la CGL con los miembros de la Iglesia con el fin de alcanzar una buena
representación de sus miembros en el evento. A su vez el Sitio Anfitrión recibirá un número
de asientos gratuitos y descuentos en el mismo para el evento según lo acordado con el
Comité Directivo.
En los últimos años, algunos Comités Directivos han llegado a la conclusión que es
preferible para su ciudad seleccionar una sede neutral (que no sea iglesia) para su CGL. Hay
dos ventajas en esta propuesta: 1) En las ciudades donde normalmente no hay colaboración
entre las iglesias, es más probable que haya mayor diversidad de iglesias que asistan a la
23
CGL. 2) Algunos líderes empresariales prefieren asistir a la CGL en una sede neutral que en
una iglesia. La AWC apoya esta estrategia.
B. Coordinación del Evento de la CGL
1. La CGL debe ser posicionada como un evento de la AWC con el propósito de educar,
equipar, animar y aumentar el desarrollo de la capacidad de liderazgo de los líderes
Cristianos.
A. La AWC proporcionará los diseños que se utilizarán para el impreso local y otros
materiales promocionales.
B. Se anima la creación local de ideas y materiales de promoción, así como compartir
tales ideas y materiales con otros Sitios de la CGL, especialmente aquellos donde el
idioma y la cultura son los mismos o similares.
C. Las ideas y los materiales de promoción que sean desarrollados localmente, deben
ser consistentes con los requerimientos de la marca de la CGL.
2. Se pretende que la CGL se celebre entre la tercera semana de Octubre y finales de
Noviembre de cada año, o en Enero o las primeras tres semanas de Febrero, con las
debidas excepciones aprobadas por la AWC. Cuando las circunstancias requieran que la
CGL sea celebrada en otras fechas, el Comité Directivo y el representante de la AWC en
conjunto decidirán las fechas alternativas.
3.
Productores, Coordinadores Técnicos, Facilitadores y Gerentes del Evento serán
identificados y seleccionados juntamente por el Comité Directivo y el representante de la
AWC. A futuro, el Productor Regional y/o el representante regional trabajarán con el
Productor local en desarrollar y acordar el programa de la CGL (oradores, alabanza,
facilitadores, programa, etc.). El programa del evento debe seguir tanto como sea posible
el formato sugerido por la AWC. Una vez el programa es acordado, los cambios deben
hacerse solamente en acuerdo con el Productor de la AWC.
4. Los Facilitadores tienen un papel crítico en el éxito de la CGL y su selección deberá
hacerse cuidadosamente para asegurar una facilitación de buena calidad. Se espera que los
facilitadores se preparen antes de la CGL usando los materiales provistos por la AWC y que
faciliten las sesiones de manera que capten al congresista en un tiempo de aplicación
significativo. Si el facilitador no se preparó o no es capaz de captar la atención de la
audiencia en un tiempo de aplicación significativo (vuelve a predicar el mensaje en vez de
guiar a la audiencia a aplicar el material), entonces deben de pedirle gentilmente que cedan
el puesto y dejen que otra persona se encargue.
5. La asistencia a la CGL debe estar abierta para los miembros de todas las denominaciones
Cristianas y también a los líderes empresariales. Y debe haber un esfuerzo para tener
presencia de los creyentes de todas las denominaciones.
6. Los precios de inscripción del evento serán consistentes con las prácticas y las
condiciones económicas locales, y deben ser aprobadas por la AWC al momento en que se
presente el presupuesto. Las becas se pueden proporcionar por el Comité Directivo, basado
en la necesidad.
7. La publicidad y los artículos promocionales para los eventos que no sean de la AWC y
sus productos han de seguir las directrices que se indican en el Apéndice A. Todos los
24
logotipos de la AWC en cualquier material impreso o electrónico deben seguir las directrices
de la marca registrada de la AWC.
8. Un presupuesto para el evento debe ser sometido a revisión y llegar a un acuerdo con la
AWC. Bajo ciertas circunstancias la AWC apoyará financieramente la implementación de la
CGL. Desviaciones del presupuesto total convenido, incluyendo ayuda financiera de la AWC,
necesitan ser aprobadas antes de realizar cualquier cambio. Cualquier pérdida del evento
más allá de la cantidad convenida es responsabilidad del Comité Directivo. Los beneficios
más allá de una cantidad razonable necesaria para financiar los eventos futuros serán
utilizados para apoyar la CGL donde más sea necesario como lo determine la AWC, luego de
las discusiones realizadas con el Comité Directivo.
9. Se espera que se recoja una ofrenda en cada CGL para la expansión de la CGL a otros
lugares. La ofrenda se debe transferir a los Estados Unidos de América, excepto cuando la
AWC lo haya determinado diferente. Tanto la ofrenda del año en curso como la ofrenda
acumulada (las ofrendas que quedan de años anteriores y la ofrenda del año en curso)
deben ser reportadas en el formulario del presupuesto, pero no entre los ingresos o gastos.
10. El objetivo de la AWC es que la CGL sea un acontecimiento anual y se espera que los
participantes utilicen los DVD Edición Equipo y los libros de anotaciones del evento para
seguir con su entrenamiento entre los eventos.
11. Muchos de los oradores han negociado acuerdos muy estrictos acerca de sus derechos
reservados con la AWC. Haremos cumplir estrictamente estos acuerdos y les pediremos su
ayuda para honrar estos acuerdos y evitar se infrinjan los acuerdos establecidos. El acuerdo
de los derechos reservados les será dado con los conjuntos de la edición DVD Equipo. Los
derechos de estos materiales le corresponden a la AWC.
Se anima a los Comités Directivos a identificar oradores en vivo para sus eventos de la CGL.
Cuando un Comité Directivo desee utilizar a un orador en vivo, la siguiente información
debe ser presentada en el formulario de Calificación del Orador (véase el Apéndice B) a la
AWC para su aprobación antes de solicitar al orador, o del material promocional que se
distribuye:
● Nombre
● Razón por la que fue seleccionado
● Biografía
● Tema propuesto / contenido de la sesión
12. La edición DVD Equipo esta diseñada para ser utilizada en el seguimiento del desarrollo
de los líderes de las iglesias y de otras organizaciones que han asistido a la CGL. Por lo
tanto, solamente será vendida la edición completa de DVD Equipo, en lugar de sesiones de
DVD individuales, dándose prioridad a los asistentes a la CGL. El precio de una edición
DVD Equipo es aproximadamente el doble del valor de la inscripción a la CGL y debe ser
discutido con la AWC como parte del presupuesto.
13. La AWC se reserva el derecho de tener un representante de la AWC como asistente a
reuniones de planificación en un país determinado. Si es requerido, los Comités Directivos
ayudarán al arreglo de tales visitas, las cuales son parte del costo de la AWC.
14. El Gerente del Evento, Productor y Coordinador Técnico son clave para el éxito de la
CGL y las personas responsables en estas posiciones, son requeridas para asistir al evento
Regional de Entrenamiento, dado por la AWC. El costo de asistir a este evento de
entrenamiento debe estar incluido en el presupuesto de la CGL.
25
15. Los pedidos y venta de materiales, así como elementos en el área de administración
(Base de Datos, Registro, Finanzas, Recursos, Producción del libro de la huéspedes, etc.)
son responsabilidad del Comité Directivo y serán planificados en consulta con la AWC.
16. La CGL requiere la atención detallada a la planificación, la promoción, las finanzas, la
producción y la administración del evento, además de la oración, para alcanzar su visión y
misión. Por lo tanto, la AWC, juntamente con el Comité Directivo de la CGL y sus
representantes, están de acuerdo en comprometerse con la administración puntual,
eficiente y eficaz. Esto incluye la presentación y aprobación de los presupuestos y los
informes de manera oportuna (por ejemplo, los informes financieros finales, las estadísticas
y el resumen de las evaluaciones se entregarán a más tardar tres semanas después de
finalizada la CGL), así como el intercambio del sistema de comunicación (llamadas
telefónicas, correos electrónicos, etc.).
Nombre/ Fecha, Comité Directivo
Puesto
Nombre / Fecha
Puesto AWC
________________________________
Nombre/Fecha, Iglesia Anfitriona
Puesto
26
APÉNDICE A
Lineamientos para Publicidad en Cuaderno del Congresista
El Cuaderno del Congresista es importante para nuestros invitados ya que no solamente les
sirve durante la conferencia, sino será útil para ellos mientras trabajan en el y aplican lo
que han aprendido a lo largo del año. Para ayudar a compensar algunos de los costos de
diseños e impresión, usted puede considerar buscar anunciantes y patrocinadores. Los
siguientes son algunos lineamientos que usted deberá considerar antes de buscar
anunciantes y patrocinios.
Organizaciones Cristianas
• Las Organizaciones cristianas aprobadas para publicidad y patrocinio deben de
compartir los mismos valores y creencias que están estipulados en los
requerimientos de membresía de la AWC.
• Las Organizaciones cristianas aprobadas para los patrocinios no deben crear ninguna
división innecesaria entre los asistentes del evento que representan una diversidad
de denominaciones y tradiciones cristianas.
Organizaciones NO Cristianas
• Las Organizaciones no cristianas aprobadas para el patrocinio deben estar libres de
controversia pública y corrupción.
• Las Organizaciones no cristianas aprobadas para los patrocinios debieran de tener
una relación comercial existente con la CGL (es decir, ellos son los proveedores de
comida, refrigerios, bebidas, equipo técnico, etc.) o ellos tienen el potencial de
agregar valor a los invitados a la conferencia (es decir, servicios de producción y
equipo para Iglesias, servicio de comida para eventos, servicio de multimedia, etc.).
Tarifas de la Publicidad
Las directrices de la industria general intentan alcanzar un porcentaje del costo de la pieza
impresa pagado por la publicidad. Por ejemplo, si la pieza tiene un costo de $1,000,
entonces el 75% del costo deberá ser pagado por los patrocinadores. Entonces usted
tendrá que dividir y ponerle precio al espacio disponible que usted tiene para la publicidad
para alcanzar su meta. Por lo que en este ejemplo, su meta de una pieza que cuesta
$1,000 deberá ser una entrada de $750.
Los publicistas están siempre interesados en el número de personas que verán sus
anuncios, así que usted quiere advertirles que por cada dólar invertido, este será visto por
mucha gente. Usted también quiere aconsejarles cómo la pieza será conservada. Por
ejemplo, si usted está imprimiendo su anuncio en el libro de anotaciones que los lectores
conservaran y lo tendrán como referencia durante todo el año, este espacio es mucho más
valioso que la publicidad que podría ser desechada después del evento.
Ubicación de la Publicidad
Nuestra recomendación es que usted limite el número de paginas disponibles para hacer
publicidad a algunas paginas en la parte posterior del cuaderno. Queremos evitar que el
cuaderno se sature de publicidad. La contraportada también es una buena ubicación, pero
se debe vender a una tarifa más alta. Recuerde, que usted tiene siempre la ultima palabra
en la disposición y el diseño de la publicidad.
27
APÉNDICE B
Calificación del Orador y Aprobación de la AWC Nombre y lugar del evento
Evento:
Fecha:
Nombre y posición
Orador:
Incluir Biografía
Biografía:
Nombre de la sesión y descripción del contenido de la sesión
Sesiones 1
Requeridas
y Temas:
Nombre de la sesión y descripción del contenido de la sesión
2
28
La Cumbre Global de Liderazgo - 2
Calificación del Orador
Criterio de la Calificación:
1. ¿Qué tan estratégica será la contribución de esta persona para lograr la misión de la
AWC? ¿Qué aspecto aportará esta persona al evento?
2. ¿Su afiliación religiosa y declaración pública de fe o declaración de fe (o falta de ella), se
integra y alinea con los valores de la AWC?
3. ¿Tiene alguna dificultad moral pública (incluyendo el divorcio, acusaciones de fraude,
problemas con la ley, etc.)?
Reputación estimada de esta persona (teológica, de negocios, personal, etc.). Adjuntos:
□ Currículum / Biografía
¿Aprobado por Ancianos de WCCC?
□ Sí
□ Declaración de fe
□ No
Fecha: __________________________
29
email: ______________________________
!
Miembro
Miembro
Miembro
Miembro
Miembro
Miembro
Miembro
Miembro
Miembro
Presidente
Nombre
Organización/Iglesia
Cargo
Correo Electrónico
Por favor proporcione la siguiente información por cada Miembro del Comité Directivo:
Contacto de Willow: ________________________
Fecha:
Nombre de Contacto Local:
Ciudad y País:
LA CUMBRE GLOBAL DE LIDERAZGO (CGL)
Plan del Comité Organizador
Número de Teléfono
Tel. ____________________
Apéndice 5: Documento de Planeación
30
!
Nombre
Otras fechas consideradas:
Razones por la selección de fechas:
Preferencia de Fechas:
Fecha para la CGL:
Otro
Coord. Administrativo
Facilitador
Coord. de Oración
Coord. de Materiales
Director Técnico
Productor
Coord. del Evento
Director de
Mercadotecnia
Gerente
del Evento
Organización/Iglesia
Cargo
Por favor proporcione la información para cada una de las siguientes posiciones:
Ciudad y País:
LA CUMBRE GLOBAL DE LIDERAZGO (CGL) — 2
Correo Electrónico
Número de Teléfono
31
Ubicación Preferida
!
Estacionamiento (Parqueo) Suficiente (sí o no)
El almuerzo (comida) será
En restaurantes de la zona
En las instalaciones de la CGL
Espacio para el área de ventas (sí o no)
Espacio para los refrigerios (sí o no)
Escenario suficientemente grande para la pantalla
y grupo de alabanza (sí o no)
Hombres
Número de Baños
Mujeres
¿Luz suficiente para tomar notas?
Luces Ajustables (sí o no)
¿Oscuridad suficiente para proyección?
Cantidad de Costo (Importe)
Capacidad (número de asientos)
Ubicación
Nombre
Datos de la Sede de la CGL
Ciudad y País:
Alternativa 1 de Ubicación
Alternativa 2 de
32
!
Proyección de Asistencia:
Precio de Pre-Inscripción
Por persona $
10-24 de la misma organización $
25+ de la misma organización $
Precio Regular para grupos:
10-24 de la misma organización $
25+ de la misma organización $
Precio Regular recomendado por persona $
Precios de Inscripción
Ciudad y País:
Aire Acondicionado (sí o no)
33
Apéndice 6: Formulario del Presupuesto
AWC INTERNACIONAL - PRESUPUESTO 2013
Presupuesto CGL
País:
Evento: CGL 2013
Fecha:
Tipo de Cambio (Moneda Nacional en USD)
Asistencia Proyectada:
Asistencia de Punto de Equilibrio:
Descripción
Cuotas de Inscripción
Cuota de Grupo
Cuota Individual
Otro
0.00
Ingreso Total
Pre-Inscrip. 1
Regular
Asistencia Actual:
Presupuesto
USD $
0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
0.00
0.00
0.00
#DIV/0!
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
#DIV/0!
GASTOS
Mano de Obra
Coordinador del Evento
Administración
Personal de Programación/Producción
Otros Gastos de Mano de Obra
Subtotal
Gastos del Comité Organizador / Facilitador
Transportación (aéreo y terrestre)
Hospedaje
Alimentos (excluyendo el evento)
Otros
Subtotal
Gastos Equipo de Producción/Programación
Transportación (aereo y terrestre)
Hospedaje
Alimentos (excluyendo servicio del evento)
Otros
Subtotal
Gastos de las Instalaciones/Equipo/Alimentos
Gastos de Renta de Edificio/Auditorio
Gastos de Renta de Sonido e Iluminación
Gastos Proyector/Pantalla/DVD/switchers
Renta de Equipo
Alimentación de los Congresistas / Voluntarios
Anuncios/Letreros
Otros
Subtotal
Gastos de Publicidad
Gastos de Materiales Impresos
Diseño de la Página Web
Anuncios (Radio, Revistas, Periódicos)
Otros Gastos de Publicidad (CD, DVD, etc)
Subtotal
Gastos de Materiales de Inscripción
Materiales (Cuaderno del Congresista)
Costo de traducción (cuaderno de Congresista)
Gafetes de Congresistas y Voluntatios
Cartas/Correo/Imprenta
Otros Gastos de Materiales
Subtotal
Gastos Generales/Administrativos
Flete/Mensajería/Paquetería
Artículos de Oficina
Viáticos
Otros Gastos
Subtotal
Total de Gastos
Beneficio Bruto del Evento
Beneficio Bruto del Evento %
Pre-Inscrip. 2
Precio Más Bajo:
#DIV/0!
Moneda Nacional
INGRESOS
Inscripciones
Ingresos por Publicidad
Otros Ingresos
De Conferencia
Notas
%
Resultado Actual
USD $
Moneda Nacional
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
%
Diferencia
USD $
0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
0.00
$0.00
$0.00
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$0.00
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#DIV/0!
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$0.00
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#DIV/0!
$0.00
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Notas
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$0.00
Presupuesto de Venta de Materiales de la CGL
VENTA DE MATERIALES
Venta del DVD Edición Equipo
Venta de Libros y CDs
Ganancias por Ventas de Otros Proveedores
Ingreso Total
0.00
GASTOS DE LAS VENTAS DE MATERIALES
Costo de traducción mensaje/programación
Costo de Producción (DVDs del Evento o Edición
Equipo, Portada)
Costo del Master (Archivo Digital o DVDs Ed. Equipo)
Factura de DVDs Edición Equipo (de EE.UU.)
Gastos de Ventas de Libros CDs y Materiales
Subtotal
Beneficio Bruto de Ventas
% de Beneficio Bruto
0.00
0.00
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# de unidades:
precio por unidad
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$0.00
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0.00
# de unidades:
precio por unidad
0.00
0.00
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# de unidades:
precio por unidad
# de unidades:
precio por unidad
Resultados de la CGL
Beneficio Bruto Total
Restante del Año Anterior
Beneficio Neto
Otros Donativos
Apoyo/Donativo de la AWC EEUU
0.00
RESULTADO NETO
0.00
Gasto Variable por Persona =
(Gasto Variable/Asistencia Presupuestada)
Gasto Fijo por Persona =
(Gasto Fijo/Asistencia Presupuestada)
Cuota de Inscripción menos Gasto Variable
Asistencia de Punto de Equilibrio =
Gastos Fijos/Precio Más Bajo de Iscripción
0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
0.00
0.00
0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
Ofrenda Acuulada
Ofrenda de este año
Ventas de Mebresía Global AWC
Cantidad Vendida de Membresías
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Gasto Variable
0.00
#DIV/0!
Gasto Fijo
0.00
#DIV/0!
#DIV/0!
Moneda Nacional
Dólares
0.00
0.00
0.00
$0.00
$0.00
$0.00
34
Apéndice 7: Catálogo de Cuentas
Catálogo de Cuentas/Pautas para el Presupuesto
Basándose en sus planes para La Cumbre Global de Liderazgo (CGL), tendrá que llenar el
formulario de presupuesto provisto por La Asociación Willow Creek de Estados Unidos (AWC).
Le pedimos que use nuestro formulario para desarrollar y someter el presupuesto a la AWC.
Este formulario nos ayuda a ver cuáles son los gastos del evento que serán cubiertos por las
inscripciones y venta de materiales, y cuales son los gastos que necesitarán apoyo de otras
fuentes (en caso que los haya). Necesitamos establecer un presupuesto juntos y llegar a un
acuerdo, reconociendo que la AWC tiene la última palabra.
Si tiene cualquier ingreso o gasto que no está capturado en las categorías principales, favor de
indicarlo bajo alguna sub-categoría “Otros” y escribir una nota en la columna de las notas. Por
ejemplo, si hubo algún descuento en las inscripciones de la iglesia anfitriona, tendrá que
ponerlas bajo “Otros Ingresos” y anotar cuántas inscripciones hubo y cuál fue la cuota de
inscripción.
País
Escriba el nombre de la ciudad y país en donde se tendrá el evento y se aplicará este
presupuesto.
Evento
Esta línea indica que el presupuesto es para la CGL y el año en que se lleva a cabo el evento.
Fecha
Escriba la fecha de su CGL.
Tipo de Cambio
En esta línea escriba el tipo de cambio de la moneda nacional. Use la cantidad que se necesita
para comprar 1 dólar (USD) en el primer día del año en que se llevará a cabo la CGL. Por
ejemplo, si el evento se llevará a cabo durante el 2013, use el tipo de cambio oficial publicado
el 1 de enero del 2013. El tipo de cambio que se use para el desarrollo del presupuesto no
cambiará aunque el tipo de cambio oficial tenga fluctuaciones durante todo el año. Los ingresos
y gastos actuales necesitan ser calculados con el tipo de cambio inicial establecido y no debe
cambiar.
Asistencia Proyectada
El Comité Directivo decide cuál es una proyección realista de asistencia. Se recomienda usar
un número conservador, pero normalmente se requiere un mínimo de 500 para cubrir los
gastos del presupuesto. Escriba la asistencia proyectada para el evento de la CGL en esta
línea, y úsela para determinar el presupuesto de los alimentos, materiales del congresista,
gafetes, cartas, etc.
Asistencia Actual
Escriba el número de inscripciones pagadas al terminar el evento de la CGL.
No incluya a los voluntarios o inscripciones de cortesía en esta cantidad.
35
Precio Más Bajo
Se recomienda ser conservadores al proyectar los ingresos en el desarrollo del presupuesto y
se sugiere usar el precio más bajo de inscripción de la CGL para proyectar los ingresos del
evento, considerando la asistencia proyectada. Normalmente, el precio más bajo es la cuota de
inscripción de grupo antes de la primera fecha límite. Escriba el precio más bajo de inscripción.
En caso de ser el segundo año de tener el evento, no use el precio especial de preinscripción
ofrecido durante la Cumbre del año anterior.
Asistencia del Punto de Equilibrio
Este es el número de asistentes necesario para cubrir los gastos básicos del evento. Este
número se calcula automáticamente cuando se ingresan los datos necesarios para determinar
los gastos fijos y variables al final del formulario de presupuesto.
Secciones Proyectadas y Actuales del Presupuesto
Se dará cuenta que hay dos secciones en el formulario del presupuesto. Las columnas en la
parte izquierda del presupuesto (bajo el color verde) contienen las cantidades proyectadas para
crear el presupuesto de la CGL en moneda nacional y dólares. Las columnas en la parte
derecha del presupuesto (bajo el color morado o púrpura) son las cantidades actuales o reales
de ingresos y gastos que usted escribirá al terminar la CGL en moneda nacional y dólares.
Cuando el presupuesto de la CGL haya sido aprobado por la AWC en Estados Unidos, las
cantidades proyectadas bajo el color verde no deberán ser ajustadas o cambiadas. Hemos
establecido las formulas de cada celda para que usted solo ingrese la información en la
columna de la moneda nacional y automáticamente convertirá la cantidad a dólares y hará las
sumas para los sub-totales.
Notas
Las notas proporcionan un espacio para la explicación de algún ingreso o gasto. Por ejemplo,
un ingreso de 500 congresistas a $300 = $150,000 ingreso proyectado.
Categoría de Ingresos
Definición de Ingresos
La categoría de ingresos documenta los ingresos proyectados y actuales de la CGL.
Renglones de Ingresos del Presupuesto
Ingreso por Inscripciones
En la columna de color verde, el ingreso de las inscripciones es automáticamente calculado
usando las cantidades que usted escriba en las celdas de Asistencia Proyectada y Precio Más
Bajo. El ingreso por inscripciones es el precio más bajo de inscripción multiplicado por el
número de congresistas proyectados. Por ejemplo, una asistencia proyectada de 500
congresistas por una cuota de 300 = 150,000 ingreso proyectado.
Inscripciones Actuales (Reales)
En la columna del color morado o púrpura, al terminar su evento, escriba la cantidad actual de
los ingresos recibidos por las inscripciones.
36
Ingresos por Publicidad
Esto incluye los ingresos recibidos de organizaciones que pagan espacio de publicidad en el
cuaderno del congresista o en el evento.
Otros Ingresos
Otros ingresos incluyen dinero recibido por donativos de personas u organizaciones, intereses
en cuentas o tarjetas bancarias u otro tipo de ingresos que no sean por inscripciones o
publicidad. Ingresos por la venta de alimentos a la hora de la comida (si se está ofreciendo
comida y no es parte de la cuota de inscripción) están incluidos en este espacio. No incluya
ventas de DVD en este renglón. La venta de materiales y DVD están clasificadas aparte.
Categorías de Gastos
Descripción de Gastos de Mano de Obra
La mayoría del trabajo del evento es hecho por voluntarios. A la vez, puede haber tareas que
requieran contratar personal, por un tiempo específico, para que la CGL se lleve a cabo. Las
cantidades pagadas a ese personal se documentan en las categorías apropiadas abajo.
Renglones de Gastos Mano de Obra
Gerente del Evento
El Gerente del Evento normalmente es voluntario. En el caso que se le pague al Gerente del
Evento, el salario se documenta como gasto de mano de obra en este renglón. En la columna
de las notas indique si esta es una posición de tiempo completo o tiempo parcial, y cuántas
horas por semana y/o cuántos meses del año.
Administración
Si un asistente administrativo se requiere para ayudar en las inscripciones u otras tareas
administrativas, el salario se documenta como gasto de mano de obra en este renglón. En la
columna de las notas indique si esta es una posición de tiempo completo o tiempo parcial, y
cuántas horas por semana y/o cuántos meses del año.
Personal de Programación/Producción
El personal de programación y producción normalmente está compuesto de voluntarios
(Productor, Coordinador Técnico, grupo de alabanza, ingeniero de sonido, coordinador de
iluminación, etc.). Si se requiere pagar al personal de programación y producción, los salarios
se documentan como gastos de mano de obra en este renglón. En la columna de las notas
indique si esta es una posición de tiempo completo o tiempo parcial, y cuantas horas por
semana y/o cuantos meses del año.
Otros Gastos de Mano de Obra
Documente el gasto de mano de obra que no esté incluido arriba.
Gastos del Comité Directivo/Facilitador
Descripción de Gastos del Comité Directivo
Se recomienda presupuestar a 2 personas del Comité Directivo para que asistan a La Cumbre
de Liderazgo en Estados Unidos. Si otros miembros del comité quieren asistir a la Cumbre en
EEUU, una inscripción con descuento, y hospedaje a través de Hospitalidad Global les será
provisto pero los gastos de su viaje quedarán a su propia cuenta. El entrenamiento también es
un factor importante para prepararse para la CGL.
37
Renglones de Gastos del Comité Directivo/Facilitador
Transportación
Los gastos de transportación aérea y terrestre para el Comité Directivo y el Facilitador
relacionados con la CGL. Esto incluye eventos de entrenamiento y el asistir a La Cumbre de
Liderazgo en EEUU. Esto puede incluir los gastos de viaje de pastores influyentes a la CGL en
otro país, para que regresen del evento y usen su influencia para reclutar a otros pastores y
líderes para asistir a la CGL. Normalmente, se recomienda encontrar un patrocinador para
cubrir los gastos relacionados con asistir a la Cumbre en EEUU o en otro país.
Si hay sedes múltiples del evento bajo su comité, incluya los gastos de viaje de cada sede. Los
miembros del Comité Directivo necesitan asistir a una junta con el equipo de trabajo de cada
sitio antes del evento. Si el sitio es nuevo, miembros del Comité Directivo necesitan asistir al
evento para ayudar en la preparación y ejecución del evento.
Hospedaje
Los gastos de hospedaje son los gastos de hotel para el Comité Directivo y/o el facilitador
relacionados con la CGL. Esto incluye eventos de entrenamiento, la preparación de las sedes,
y la asistencia a la Cumbre en EEUU u otro país. Esto también puede incluir gastos para
líderes influyentes o miembros del Comité Directivo que asistan a la Cumbre en otro país. Se
recomienda conseguir hospedaje gratis a través de la iglesia anfitriona, si es posible. Se
sugiere conseguir algún patrocinador para su hospedaje. Si miembros del Comité Directivo o
líderes influyentes asisten a la Cumbre en EEUU, se espera que se hospeden en hogares a
través del ministerio de Hospitalidad Global. Esto nos ayuda a ser mejores mayordomos de los
recursos para la CGL.
Alimentos
Los gastos de alimentación relacionados con el entrenamiento, el asistir a la cumbre en EEUU
o la CGL en otro país, juntas de planeación, etc.
Otros
Los gastos misceláneos no incluidos arriba.
Gastos del Equipo de Programación/Producción y Gerente del Evento
Descripción de Gastos del Equipo de Programación/Producción y Gerente del Evento
Tres posiciones importantes para el éxito de la CGL son el Gerente del Evento, Productor, y
Coordinador Técnico. Se recomienda presupuestar para que asistan al entrenamiento regional.
Normalmente, los gastos relacionados con el grupo de alabanza se cubren por su iglesia, u otro
patrocinador cubre esos gastos. Si no existe un patrocinador, incluya estos gastos en el
presupuesto.
Renglones de Gastos del Equipo de Programación/Producción y Gerente del Evento
Transportación
Los gastos de transportación aérea y terrestre para el Gerente del Evento, Productor, y el
Coordinador Técnico relacionados con la CGL. Esto puede incluir eventos de entrenamiento, y
asistencia a la Cumbre en EEUU y/o la CGL en otro país.
38
Hospedaje
Los gastos de hotel para el equipo de programación/producción y Gerente del Evento para los
eventos de entrenamiento. Si ellos asisten a la CGL en otra ciudad de su país o de otro país,
estos serían los gastos de hotel para asistir al evento, en el caso que no haya hospedaje a
través del Comité Directivo o la iglesia anfitriona.
Alimentos
Los gastos de alimentación son los gastos de comidas relacionados con la CGL. Esto incluye
entrenamientos, juntas de planeación, y la asistencia a la cumbre en EEUU o en otro país.
Otros
Los gastos misceláneos no incluidos arriba.
Gastos de las Instalaciones/Equipo y Alimentos
Definición de Gastos de las Instalaciones/Equipo y Alimentos.
Los gastos relacionados con las instalaciones, los alimentos para los congresistas y
voluntarios, y la renta del equipo necesario para tener la CGL.
Renglones de los Gastos de las Instalaciones/Equipo y Alimentos
Gastos de Renta de Edificio/Auditorio
Los gastos de las instalaciones son los gastos relacionados con el uso del edificio en donde se
lleva a cabo la Cumbre. Esto puede incluir gastos de limpieza, renta, etc. Normalmente la
iglesia anfitriona proporciona sus edificios, personal, voluntarios, y el equipo sin costo como
apoyo y como asociado de la AWC (EEUU) en traer la Cumbre a su ciudad y región. A veces
surgen algunas excepciones de lo que la iglesia anfitriona puede proveer en cuanto al gasto de
sus instalaciones.
Renta de Sonido e Iluminación
Frecuentemente, el equipo de iluminación y sonido del auditorio deben ser complementados
con equipo adicional para crear un ambiente excelente. Esto puede incluir gastos de renta de
ese equipo adicional. El costo de la renta se escribe en este renglón.
Renta de Proyector/Pantalla/Equipo de Video
Si el proyector, la pantalla, y el otro equipo de video del auditorio no llenan los requisitos
técnicos de la Cumbre, se tendrá que rentar equipo adicional. El costo de la renta se escribe en
este renglón.
Renta de Equipo
Si se necesitan más mesas, sillas, cafeteras, manteles, materiales desechables, o cualquier
otro equipo necesario para complementar el equipo de la iglesia anfitriona, la cantidad de la
renta de ese equipo se escribe en este renglón. Si se decide vender alimentos a la hora de la
comida a los congresistas y eso requiere la renta de otras sillas, mesas, carpas, o algún otro
equipo, la renta de ese equipo debe de ponerse dentro del costo de los alimentos. Los gastos
de ofrecer alimentos a la hora de comida no deben de ser incluidos en los gastos de la CGL.
Otro equipo de renta puede incluir sanitarios portátiles, (en caso que no haya suficientes
sanitarios), y carpas para inscripciones o área de comida/refrigerios si son necesarias. Se
recomienda usar vasos desechables para los recesos en vez de rentar.
39
Alimentación de los Congresistas/Voluntarios/Equipo de Trabajo
Normalmente hay 4 recesos/refrigerios durante la CGL. Trate de incluir algo dulce, algo salado,
y algo fresco (como fruta entera) y una bebida fría o caliente en cada receso. Los costos varían,
pero se recomienda presupuestar un máximo de $2.00 USD por persona por cada receso (se
puede gastar menos sin descuidar la calidad de lo que es apropiado para un refrigerio). Se
recomienda comprar en bodegas de mayoreo, porque puede reducir los gastos sin sacrificar la
calidad de los alimentos.
Normalmente hay 2 periodos de comida o almuerzo durante la CGL. El costo de la comida no
está incluido en el costo de la inscripción de la CGL. Sin embargo, si se necesita proveer
comida para los congresistas por falta de restaurantes cercanos en la zona, se recomienda
contratar a un proveedor de comida que ofrezca una variedad de precios. Se recomienda que
el proveedor de alimentos asuma el riesgo de cuántas comidas tendrá disponibles para vender
a los congresistas. Si se requiere la renta adicional de sillas, mesas, carpas, u otro equipo, el
gasto debe de aplicarse al precio de la comida que se cobre a cada congresista. La comida
debe de ser apropiada para la región en la que se encuentra. Si en su país hay muchos
congresistas becados y no tienen los recursos para comprar la comida, se puede considerar
dar vales a esos congresistas para que puedan comprar la comida.
Esto incluye los refrigerios y las comidas para los voluntarios y equipo de trabajo durante el
evento. Y también incluye la comida y bebidas proporcionadas al equipo de programación
durante los ensayos (incluyendo el día antes del evento).
Anuncios/Letreros
Se deben hacer anuncios y/o letreros para ser colocados en las calzadas, en las entradas a la
iglesia anfitriona, y dentro de las instalaciones para señalar y dirigir a los congresistas. Las
áreas de inscripciones y ventas de materiales necesitan buena señalación para guiar a los
congresistas. Se recomienda mandar hacer una manta grande en la entrada de enfrente a la
iglesia que incluya el logotipo de Willow y las palabras “La Cumbre Global de Liderazgo”. No
incluya el año para que se pueda usar por varios años.
Gastos de Publicidad/Mercadotecnia
Gastos de Publicidad
Hemos encontrado que la publicidad relacional y oral entre amigos es la publicidad más
efectiva. Los materiales que aparecen abajo apoyan el trabajo del Comité Directivo.
Normalmente, el 15-20% de los gastos de la CGL son gastos de publicidad y mercadotecnia.
Esto varía si es el primer año del evento en su país, o si es un año sucesivo.
Renglones de Gastos de Publicidad
Gastos de Materiales Impresos
Incluye los gastos relacionados con el diseño e impresión de materiales que se usan para
promover la CGL como folletos, posters, invitaciones, portadas y etiquetas para CD y DVD, y
tarjetas postales.
40
Diseño de la Página Web
Los gastos para diseñar y mantener la página Web de la CGL.
Anuncios
Incluye publicidad en radio, revistas de liderazgo, o periódicos cristianos. Es preferible
encontrar maneras de obtener publicidad sin costo.
Otros Gastos de Publicidad
Incluye el gasto de duplicación de CD o DVD que se usan en la promoción de la CGL, y otros
gastos de publicidad no mencionados arriba.
Los gastos de materiales de inscripción son los gastos relacionados con la inscripción y
participación de los congresistas en el evento. Estos gastos son considerados gastos variables
porque varían de acuerdo al número de inscritos.
Renglones de Gastos de Materiales de Inscripción
Cuaderno del Congresista
El cuaderno del congresista normalmente contiene 50 páginas con la portada a todo color, y las
hojas de adentro a una tinta. Los gastos incluyen la adaptación del diseño y la impresión del
cuaderno del congresista. El costo de impresión del cuaderno del congresista varía en cada
país (Sud África - $1.70 USD, Suecia - $2.50 USD). Haga el presupuesto de acuerdo con su
país.
Costo de traducción (Cuaderno de Congresista) Si hay gastos de traducción para el cuaderno del congresista, deberán incluirse en este
renglón.
Gafetes de Congresistas y Voluntarios
Los gastos de materiales de gafetes y porta gafetes varían en todo el mundo. Normalmente el
gafete más económico es el gafete con pin metálico. Necesita investigar cuáles gafetes son los
apropiados y económicos en su país. Se recomienda recolectar los porta gafetes al final de la
CGL para volver a usarlos cada año (se puede pedir a los edecanes que recolecten los porta
gafetes). Esto nos ayuda a ser mejores mayordomos de los recursos de la CGL.
Cartas/Correo/Imprenta
Los gastos de imprimir y mandar por correo las cartas de confirmación de los congresistas. Las
cartas de confirmación también pueden ser mandadas por correo electrónico.
Otros Gastos de Materiales
Otros gastos de materiales incluyen los otros materiales y copias que se entregan a los
congresistas durante el evento.
41
Gastos de materiales y artículos, mensajería/paquetería, y otros gastos administrativos
relacionados con la CGL.
Renglones de Gastos Generales Administrativos
Flete/Mensajería
Los gastos incluyen el envío de materiales a la iglesia anfitriona como los cuadernos del
congresista, gafetes, y otros materiales de la CGL. No incluir los gastos de envío de los
materiales de venta. Ese gasto estará incluido en otro renglón.
Artículos de Oficina
Estos gastos incluyen plumas, lápices, papel, sobres, y otros artículos de oficina de la CGL.
Viáticos
Para líderes cristianos que necesitan ayuda con los gastos de viaje para asistir a la CGL. Esto
incluye transportación, hospedaje, y alimentos.
Otros Gastos
Otros gastos incluyen gastos relacionados con la administración que no están indicados en las
categorías de arriba.
Resultados del Evento
Resultados del Evento
Los resultados del evento proporciona el reporte financiero de los gastos y beneficios en el
presupuesto de la CGL.
Renglones de los Resultados de la CGL
Beneficio Bruto
El beneficio bruto es la diferencia entre los ingresos recibidos y los gastos del evento. El
beneficio bruto del evento es automáticamente calculado cuando las categorías del
presupuesto están llenas.
Se calcula al dividir el beneficio bruto por los ingresos recibidos. El porcentaje del beneficio
bruto del evento es automáticamente calculado cuando las categorías del presupuesto están
llenas.
Presupuesto de Venta de Materiales
Venta de Materiales
El presupuesto de la venta de materiales incluye los ingresos y los gastos relacionados con la
venta del DVD Edición Equipo y otros materiales de venta en la CGL.
42
Renglones de la Venta de Materiales
Venta del DVD Edición Equipo
Incluye los ingresos recibidos de la venta del DVD Edición Equipo. En la sección de “notas”,
favor de llenar la cantidad de DVD vendidos y el precio unitario.
Venta de Libros y CD
Incluye los ingresos recibidos por la venta de libros y CD vendidos en la CGL por el Equipo
Organizador.
Ganancias por Ventas de Otros Proveedores
Si se llega a un acuerdo con algún proveedor o librería para vender los materiales durante la
CGL, escriba en este renglón la cantidad recibida por la porción de las ganancias del
proveedor.
Costo de traducción mensaje/programación
En este renglón se indica el costo asociado con la traducción de los mensajes de video de la
CGL y los elementos de programación.
Costo de Producción (DVD del Evento o Edición Equipo, Portada)
Si los DVD de la CGL (Evento y/o Edición Equipo) o la portada del Edición Equipo se producen
en su país entonces indique la cantidad de esos costos en este renglón. Esto incluye edición,
subtítulos o doblaje, producción de los masters, duplicación o maquila, impresión, estuche,
empaquetado, materiales, gastos de distribución, etc. En la columna de las “notas” hay un
espacio para escribir el número de unidades que se maquilaron y el costo de cada unidad.
Costo del Master (Archivo Digital o DVD Edición Equipo)
Si los archivos digitales originales de video les fueron proporcionados para producir los DVD de
la CGL en su país, entonces pondría en este renglón el costo del Master Digital del DVD
Edición Equipo que la AWC le dio por escrito.
Si los masters del DVD Edición Equipo fueron producidos por la AWC y proporcionados para
ser maquilados en su país, entonces pondría en este renglón el costo de los Masters del DVD
Edición Equipo que la AWC le dio por escrito.
Factura de DVD Edición Equipo (de EE.UU.)
En este renglón se escribe la cantidad de la factura que recibió de la AWC por los DVD Edición
Equipo que se pidieron. En la columna de las “notas” hay un espacio para escribir el número de
unidades que se pidieron y el costo de cada unidad.
Gastos de la Venta de Libros, CD y Materiales
El costo relacionado con la venta de libros, CD y otros materiales de venta (que no sean el
DVD Edición Equipo) como fletes, mensajería, bolsas, equipo, duplicación, traducción,
etiquetas, formularios de pedidos, etc.
Beneficio Bruto de Ventas
El beneficio bruto de ventas es la diferencia entre los ingresos recibidos del DVD Edición
Equipo y los gastos de la venta del DVD Edición Equipo. El beneficio bruto de ventas se calcula
automáticamente.
43
El % de beneficio bruto es la diferencia entre el beneficio bruto de ventas y el ingreso de venta
del DVD Edición Equipo. El porcentaje del beneficio bruto es automáticamente calculado.
Los resultados de la CGL son un resumen del beneficio bruto del evento y venta de materiales,
y proporcionan un vistazo a los resultados financieros de la CGL.
Renglones de los Resultados de la CGL
Beneficio Bruto Total
La suma del beneficio bruto del evento y el beneficio bruto de la venta de materiales.
El beneficio bruto total se calcula automáticamente.
Restante del Año Anterior
Si hubo algún restante del año anterior, esa cantidad se registra aquí. Las preinscripciones
vendidas en el año anterior para este evento se registran en este espacio.
Beneficio Neto
El beneficio neto se calcula al sumar el beneficio bruto de la CGL y el restante del año anterior.
El beneficio neto se calcula automáticamente.
Otros Donativos
Los donativos incluyen cantidades recibidas de individuos, organizaciones asociadas,
miembros del Comité Directivo, organizaciones patrocinadoras, u otras cantidades designadas
para la CGL. Por ejemplo, Compassion en América Latina, Miembros del Comité Directivo en
Singapur, ayuda del gobierno, etc. No incluya el apoyo financiero recibido de la
AWC/EEUU. Esta cantidad se pondrá en otra parte del documento.
Apoyo/Donativo de la AWC EEUU
Nuestra intención es que la CGL llegue al punto de equilibrio u obtenga algún beneficio que
pueda ser aplicado para la CGL del año entrante. Si recibió apoyo de la AWC, registre la
cantidad recibida en esta línea. Convierta la cantidad de USD a la moneda nacional.
Resultado Neto
El resultado neto es la cantidad de dinero ganado o perdido después de contar los ingresos,
donativos, y gastos.
Ofrenda para Líderes Emergentes
Ofrenda para Líderes Emergentes
Es la visión de la AWC que nadie se pierda el entrenamiento de liderazgo de la CGL por falta
de recursos económicos. En la gran mayoría de las ciudades donde se lleva a cabo la CGL, se
recoge una ofrenda para ayudar a los líderes emergentes en países necesitados.
44
Renglón de Ofrenda para Líderes Emergentes
Ofrenda de Este Año
Si su sede recoge una ofrenda para líderes emergentes, registre la cantidad aquí.
Ofrenda Acumulada
Si su sede ha recogido ofrenda en años anteriores y todavía está en su posesión agréguela a la
cantidad de este año y registre la cantidad aquí.
Ventas de Membresía Global de la AWC
La AWC ha empezado a ofrecer la membresía global a todos los países donde se organiza la
CGL, y da acceso a una gran cantidad de materiales e ideas para el desarrollo de liderazgo
durante todo el año. Pero debe saber que la mayoría de los materiales disponibles en esta
membresía están en inglés, y por lo tanto las personas interesadas necesitan entender ese
idioma para sacarle el beneficio esperado.
Renglones de Ventas de Membresía Global de la AWC
Si su sede vende la Membresía Global, escriba la cantidad total de esas ventas aquí.
Cantidad Vendida de Membresías
Escriba aquí el número total de membresías vendidas.
Gastos Variables/Fijos y Punto de Equilibrio
Gastos Variables/Fijos y Punto de Equilibrio
Estos gastos y cálculos son importantes para demostrar un resultado favorable en el evento.
Renglones de Gastos y Puntos de Equilibrio
Gasto Variable
El gasto variable es automáticamente calculado. El gasto variable es el gasto por persona. Este
gasto cambia con el número de personas inscritas. No se hace este gasto al menos que la
persona asista al evento. Los gastos incluyen comida, cuaderno del congresista, hoja de
evaluación, carta de confirmación, etc.
Gasto Fijo
El gasto fijo es automáticamente calculado. El gasto fijo no cambia con el número de personas
inscritas, e incluye gastos de mano de obra, publicidad, transportación (viaje), y renta de equipo
e instalaciones.
Asistencia de Punto de Equilibrio
La asistencia de punto de equilibrio es automáticamente calculada. Este cálculo es el número
aproximado de inscripciones necesarias para cubrir los gastos presupuestados del evento. Si el
número de inscripciones es más bajo que este número, el evento tendría pérdidas. Si el
número de inscripciones es mayor, el evento tendrá beneficios si los gastos se mantienen
dentro del presupuesto.
45

Manual Informativo del Comité Directivo 2013

Transcripción

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