Manual Diplomas

Manual Diplomas
Introducción
Este manual tiene la tarea de explicar el funcionamiento del procedimiento de registro
e impresión de diplomas.
A continuación explicamos que hay que hacer para que a un alumno se le registre un
diploma
Formulario Alumno-Curso
Es en la ficha de Alumno-Curso donde se deberán introducir los datos para que al
alumno se le registre un diploma. A dicha ficha se podrá acceder desde el Area de
alumnos, o pinchando en los enlaces a los alumnos que aparecen en los expedientes.
Cuando el alumno está en estado “INI” y anteriormente a realizar el procedimiento de
fin del curso deberá introducir el campo de Grado de Aprovechamiento en aquellos
alumnos que van a tener derecho a algún tipo de diploma o certificado de
profesionalidad. Para ello, en la ficha alumno/curso deberá ir a la sección Datos de
seguimiento de la acción y pulsar en el botón Modificar datos seguimiento.
Se le abrirá otra pantalla, donde deberá escoger el valor del grado de
aprovechamiento siguiendo las siguientes reglas:
•
Si el curso no es modulable
Si el porcentaje de Horas de Falta es superior al 25% no tendrá derecho
a ningún diploma.
Si el grado de aprovechamiento es “4 NO APTO” sólo tiene derecho a
diploma de asistencia.
Si el grado de aprovechamiento es “3 APTO” sólo tiene derecho a
diploma de aprovechamiento.
Si el grado de aprovechamiento está vacío no se le permite introducir
datos del diploma.
•
Si el curso es modulable aparecerán los módulos de los que consta para poder
marcar la evaluación individualmente.
Si el grado de aprovechamiento está vacío no se le permite introducir
datos del diploma.
Si el grado de aprovechamiento es “4 NO APTO” indica que el alumno
no ha terminado el curso con aprovechamiento por lo que puede tener
derecho a diploma de asistencia por el total o las horas que haya
acudido y derecho a diploma de aprovechamiento de aquellos
módulos/unidades formativas que haya superado. Deberá marcar los
módulos con aprovechamiento apto y no apto.
Si no marca ningún modulo como NO APTO le dará un error.
Si el grado de aprovechamiento es “3 APTO” indica que el alumno ha
terminado el curso con todos los módulos/unidades formativas
superadas y automáticamente marcará todos los módulos como
aprovechamiento APTO.
Si el porcentaje de Horas de Falta es superior al 25% tendrá derecho al
diploma de aprovechamiento de los módulos/unidades formativas de
certificados de profesionalidad que hubiese superado con
aprovechamiento.
•
Si el alumno es baja a lo largo del curso, deberá introducir los datos relativos a
la baja y marcar el grado de aprovechamiento como NO APTO (si va a generar
algún diploma de asistencia y/o aprovechamiento) o bien dejarlo en blanco.
Deberá marcar como baja a Si el módulo donde se produjo la baja y
automáticamente pondrá a Si todos los módulos posteriores. Los módulos
anteriores deberán marcarse a apto ó no apto si procede.
Una vez introducidos los datos de seguimiento y cuando el alumno esté en estado de
BAJA ó haya finalizado la acción formativa (“FIN”, “PRODIPLO”) se visualizará un
enlace con el que se podrá visualizar la evaluación del alumno.
Para que un alumno pueda recibir un diploma es requisito necesario que el curso esté
finalizado. A un alumno podrá introducirsele las horas y los módulos/unidades
formativas siempre que su estado sea “FIN” “PREFIN”, “BAJA” o “PRODIPLO” y tenga
valor en el campo de Grado de Aprovechamiento. No se coge automáticamente lo que
tenga marcado en la evaluación del alumno para rellenar la parte de diplomas.
En la ficha de alumno curso se podrá encontrar una sección denominada diplomas.
En las pantallas siguientes vemos la sección de diplomas de un alumno de un curso
modulable (véase el campo Curso Modulable con el valor “SI”) de una especialidad
que no contiene unidades formativas.
Vista previa
Vista en edición
En las pantallas siguientes vemos la sección de diplomas de un alumno de un curso
modulable (véase el campo Curso Modulable con el valor “SI”) de una especialidad
que contiene unidades formativas.
Vista previa
Vista en edición
Funcionamiento general
La entidad deberá de introducir las horas en la casilla de horas correspondiente al tipo
de diploma que desea que se le conceda al alumno. En caso de que el curso sea
modulable, la entidad deberá de señalar los módulos/unidades formativas
correspondientes al tipo de diploma, y automáticamente se irán sumando el número de
horas de cada módulo. Si tiene todos los valores inferiores puede marcar el campo
superior y englobará a los que contiene, sino deberá marcar cada módulo o unidad
formativa por separado.
También debera marcar la formación complementaria si ha sido impartida.
Es importante que se fije que el alumno se grabe con los valores correctos.
Ejemplo:
Queremos que un alumno reciba un diploma de aprovechamiento.
Lo que haremos es marcar los módulos/unidades formativas a los que ha ido el
alumno y se irán sumando las horas automáticamente.
En caso de que el curso no fuera modulable meteríamos las horas directamente en la
casilla de las horas.
Casos particulares
•
Modulable sin unidades formativas
Los alumnos podrán recibir un diploma por asistencia y/o por aprovechamiento, por los
módulos a los que hayan asistido o hayan sido aprovechados.
Para que reciban un diploma u otro lo que la entidad deberá de hacer es señalar los
módulos que considere necesarios (ya sean de asistencia o de aprovechamiento,
dependiendo del diploma que deseen dar). En caso de que sea necesario se podrán
modificar el número de horas.
•
Modulable con unidades formativas
Los alumnos podrán recibir un diploma por asistencia y/o por aprovechamiento, por los
módulos a los que hayan asistido o hayan sido aprovechados.
Para que reciban un diploma u otro lo que la entidad deberá de hacer es señalar las
unidades formativas que considere necesarios (ya sean de asistencia o de
aprovechamiento, dependiendo del diploma que deseen dar). En caso de que sea
necesario se podrán modificar el número de horas.
•
No modulable
Los alumnos podrán recibir un diploma por asistencia o por aprovechamiento. Para
recibir uno u otra diploma se deberá rellenar las horas de la casilla correspondiente.
Generación e Impresión de Diplomas
Para poder generar e imprimir los diplomas, el expediente debe encontrarse en estado
FIN, BAJA ó LIQ.
Dentro del área de Alumnos, despliegue el procedimiento llamado Generación e
impresión de diplomas y pulse el botón Ir.
A continuación le aparecerán todos sus cursos para los que puede generar los
diplomas. Escoja el que le interese y pulse ejecutar.
Dentro del procedimiento que se le genera, escoja la opción de Seleccionar alumnos y
marque todos aquellos que quiera generarle un diploma ya sea de asistencia y/o
aprovechamiento. Mientras no se finalize el procedimiento podrá añadir aquellos
alumnos que no seleccionó anteriormente. Puede eliminar la selección escogiendo la
actividad Deshacer selección de alumnos y le desaparecerán del procedimiento los
alumnos que haya seleccionado previamente.
Los alumnos seleccionados aparecerán con estado PRODIPLO y si no lo hizo
anteriormente le permitirá editar y marcar los módulos ó las horas para la generación
de los diplomas.
Si quiere generar los diplomas de asistencia ejecute la actividad Generar Diplomas de
Asistencia. Aparecerán todos los alumnos que tengan valores en los campos de
diploma de asistencia. Marque aquellos para los cuales quiera generar el diploma.
Les aparecerá un documento por cada diploma de asistencia (ver Tipo Documento
DIPLOASISTENCIA) en estado de edición.
Abra el documento y compruebe que es correcta la información que contiene. Si el
curso es modulado aparecerán los contenidos formativos que tenía marcado el
alumno. Si no es modulado, deberá introducirlos en el diploma. Le aconsejamos que
lea al final del documento los consejos de impresión antes de editar y/o imprimir el
diploma.
Si el curso es no modulado deberá introducir los contenidos para lo cual deberá entrar
en el diploma y pulsar el botón Editar. Le aparecerá el contenido del diploma. Deberá
introducir los contenidos debajo de la línea en negrita Contenidos Formativos. Puede
utilizar los iconos que aparecen al principio de la edición del documento para escoger
tipo de letra, negrita, tamaño, etc si lo considera oportuno. Bajo ningún concepto
elimine el código que aparece en verde.
El procedimiento a seguir para los diplomas de aprovechamiento es exactamente igual
que el de asistencia. Eligiendo la actividad Generar Diplomas de Aprovechamiento, le
aparecerán los alumnos que tienen derecho según lo marcado en la ficha
alumno/curso al diploma de aprovechamiento.
Les aparecerá un documento por cada diploma de aprovechamiento (ver Tipo
Documento DIPLOAPROVECHAMIENTO) en estado de edición.
Recuerde validar y firmar los diplomas, ya que los alumnos tienen que quedar en FIN
al finalizar. La Administración cerrará el procedimiento una vez validado que es
correcto.
Generación e Impresión de Certificados de prácticas No
Laborales
Los certificados de prácticas no laborales se crean de forma muy similar a los
anteriores, pero hay que tener en cuenta algunos detalles.
NOTA: No confunda los módulos de prácticas no laborales de los certificados de
profesionalidad que ya aparecen en los diplomas de asistencia/aprovechamiento
correspondientes con el certificado de prácticas no laborales que se realizan en
empresas después de la finalización del curso que son a las que nos referimos en esta
apartado.
Sólo se podrán crear diplomas de aquellos alumnos que tengan los datos de prácticas
correctamente añadidos y se encuentren en estado FIN. Para ello hay que ir a la ficha
de alumno curso, a la que se accede desde el Area de alumnos, o pinchando en los
enlaces a los alumnos que aparecen en los expedientes.
Después baje hasta la sección “Datos de practicas”.
Pulsando en el botón “Modificar datos de prácticas” nos aparecerá una nueva ventana
emergente donde debe introducir todos los datos necesarios que aparecerán en el
certificado (Empresa, Tutor, Fecha de inicio y Fecha de fin de las prácticas y número
de horas. Las empresas con las que se haya creado un compromiso de prácticas
deberán estar ya introducidas previamente en el sistema como terceros. Se verifica
que las fechas introducidas son correctas. Una vez que hayamos introducido todos los
datos obligatorios pulsamos “Guardar y cerrar” y automáticamente pasaran al registro
del alumno en el curso (el sistema tendrá en cuenta si no pueden añadirse mas
alumnos a las practicas de una determinada empresa y alertará de ello).
El siguiente paso es crear los certificados. Dentro del área de Alumnos, despliegue el
procedimiento llamado “Certificado Módulo de Prácticas” y pulse el botón Ir
A continuación le aparecerán todos sus cursos para los que puede generar los
diplomas. Escoja el que le interese y pulse ejecutar.
Es importante tener en cuenta que no puede tener abierto para el mismo curso ningún
procedimiento de diplomas. Hasta que no se finalice el anterior no se podrá crear
ninguno nuevo.
También es necesario que exista al menos un alumno con los datos de prácticas
añadidos.
Dentro del procedimiento que se le genera, escoja la opción de Seleccionar alumnos y
marque todos aquellos a los que quiera generarle un certificado. Mientras no se
finalize el procedimiento podrá añadir aquellos alumnos que no seleccionó
anteriormente. Puede eliminar la selección escogiendo la actividad Deshacer selección
de alumnos y le desaparecerán del procedimiento los alumnos que haya seleccionado
previamente.
Solo aparecerán en el listado alumnos con la sección de “datos de practicas”
completada.
Los alumnos seleccionados aparecerán con estado PRODIPLO.
El siguiente paso es generar los certificados de prácticas. Para ello seleccionamos la
opción “Generar Certificado de prácticas” y pulsamos ejecutar. A continuación
seleccionamos de nuevo los alumnos a los que queremos generar los certificados, en
principio todos los que estén en la lista.
Esto creara los diplomas de los alumnos seleccionados en modo EDIC.
Es necesario editar estos diplomas manualmente con el objetivo principal de añadir los
módulos de formación práctica. Para ello hay que proceder uno a uno de la siguiente
forma. Entramos en el diploma y pulsamos el botón “Editar”
Deberá introducir los contenidos debajo de la línea en negrita Contenidos Formativos.
Puede utilizar los iconos que aparecen al principio de la edición del documento para
escoger tipo de letra, negrita, tamaño, etc si lo considera oportuno. Bajo ningún
concepto elimine el código que aparece en verde.
Lo importante es que para que la impresión sea correcta, todo lo que quiera añadir
como Capacidades profesionales del modulo de formación práctica deberá hacerse
justo en el siguiente punto que deberá localizar en el diploma, entre las etiquetas
<BR/> Y </TD>
Lo probable es que como minimo siempre sea necesario cambiar el color de la fuente.
De forma que quede algo del estilo :
Recuerde validar y firmar los certificados, para que los alumnos recuperen el estado
inicial que tenían. La Administración cerrará el procedimiento una vez validado que es
correcto.
Consejos para la Impresión de Diplomas
El diploma de asistencia se imprime en vertical en una hoja A4. Si tiene impresora en
color quedará mejor ya que los escudos son en color.
El de aprovechamiento en horizontal en la plantilla predefinida.
Si su impresora es de doble cara actívelo y sino tendrá que imprimir una cara, sacar el
diploma, darle la vuelta e imprimir la otra cara.
Por lo menos la primera vez que imprima un diploma de aprovechamiento hágalo en
una hoja en blanco y comprueba si se ajusta correctamente al diploma.
Al editar un documento con la herramienta de terceros que viene con Sintrafor hemos
comprobado que alguna vez nos cambia la configuración de la primera hoja
introduciendo líneas en blanco y eliminando los códigos de justificación de texto. Si es
su caso, deshaga el diploma, vuelva a generarlo, imprima la primera cara (que no
debería ser necesario editarla ya que deberían aparecer todos los contenidos
correctos), imprímala, edite la segunda cara para añadir los contenidos, guarde e
imprima la segunda cara.
Otra manera de editar e imprimir el diploma: imprimir el diploma a una impresora de
PDF’s (p.e: PDFCreator, Nitro PDF, etc) y una vez que está en PDF ó bien editarlo con
Acrobat Writer ó bien con una herramienta convertir el PDF a Word (Nitro PDF). Una
vez editado, ya sea en word ó en PDF imprimir. Aún así deberá introducir los
contenidos en el los diplomas de especialidades no moduladas para el caso de que un
futuro tenga que reimprimir los diplomas.
IMPORTANTE: Debido a la variedad amplia de impresoras del mercado no se
atenderán incidencias de impresión de diplomas relacionadas con la impresora, ni con
herramientas de conversión a PDF ó Word.