Glosario De Términos Comunes En Organización De Eventos

Transcripción

EventosMillonarios.com
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Introducción
Si vas a convertirte en un organizador de eventos profesional, debes familiarizarte con
la terminología y la jerga de la industria de los eventos especiales.
Es muy importante que conozcas este “lenguaje” específico para poder moverte con
naturalidad y libertad en tus tareas diarias en el mundo de los eventos, con la suficiente
confianza que te brinda saber exactamente de lo que estás hablando, ya sea con tus
clientes, tus proveedores de servicios o tus colegas.
Te recomiendo que le eches un vistazo a toda la lista de términos (sin necesariamente
leer las definiciones, a menos que alguna palabra llame especialmente tu atención)
para tener una idea de los términos más usados en la industria, y que regreses al
glosario siempre que necesites buscar el significado de una palabra que has leído o
escuchado pero no sabes qué significa, o cuando quieras obtener una descripción clara
y precisa de una palabra o expresión que ya conoces pero que te gustaría entender
mejor.
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Definición
Término
Área de foyer
Es un área designada para el registro y la bienvenida a los asistentes
del evento. Generalmente se localiza en la entrada del evento o en una
de las orillas del salón.
A la carte
Es un término en francés que significa “a la carta” e indica que cada
artículo disponible en el menú tiene un precio individual. Por esta razón
este tipo de menú se excluye de grandes eventos, ya que el costo en
muchas ocasiones puede sobrepasar el presupuesto.
A&B
Es un acrónimo en inglés para definir “Hospedaje y Desayuno”
(Accommodation & Breakfast). Varios lugares donde se organizan
eventos usan este acrónimo para indicar que en la misma locación hay
servicio de hospedaje y desayuno.
A/V
Es el término en inglés usado para indicar materiales o equipos
audiovisuales que se utilizarán durante el evento. Por ejemplo:
monitores de televisión, proyectores, subwoofers de audio, etc.
Acto de Dios
Agenda
Sucesos de gran escala (naturales o accidentales) que están fuera del
control de cualquier persona y que pueden influir en el desarrollo del
evento. Estos sucesos incluyen huracanes, inundaciones, terremotos,
una muerte inesperada, etc. Este término se usa como cláusula en los
contratos de eventos para indicar que en caso de que suceda un “acto
de dios” ninguna de las partes estará legalmente obligada a continuar
con el evento planeado.
Es la lista de participantes que expondrán una presentación en el
escenario (durante una conferencia), así como el horario y tiempo
estimado de cada presentación. La agenda se entrega a los asistentes
de una conferencia como parte de su registro al evento.
Agente
El “agente” es la empresa encargada y responsable de manejar y
operar un evento. Dirigido por el cliente, un agente actúa como una
agencia de servicios completos (los que se requieren para la
organización y ejecución de un evento).
Alimento en
restaurant
Se refiere a la inclusión de uno o más alimentos durante un evento que
se llevará a cabo en el restaurant del hotel.
Alimentos y
Bebidas
El espacio dentro del salón de eventos asignado a la empresa o
individuos que estarán a cargo de proveer de alimentos y bebidas a los
asistentes del evento. En ingés se usan las siglas F&B, que significan
Food and beverage.
Altura de techo
Indica la medida exacta del piso al techo en un salón de conferencias o
eventos.
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Amenidades
Aperitivo
Apuntador láser
Área de no
fumadores
Pequeños regalos o artículos de uso frecuente que ofrece un hotel para
la comodidad de sus huéspedes. Las amenidades más comunes son
jabones, shampoo, artículos para escritura (libreta y bolígrafo), artículos
para lustrar el calzado, etc.
Un pequeño platillo o bebida usada para incitar el apetito del comensal,
que se entrega previo a una cena de gala (mientras se sienta a los
invitados).
Instrumento que proyecta una pequeña luz roja, verde o azul. Sirve
para señalar puntos importantes sobre una pantalla de proyección
durante una presentación.
Área designada donde está estrictamente prohibido fumar.
Área de registro
Área asignada dentro de un salón u hotel (usualmente a la entrada)
para que los asistentes del evento se registren antes de entrar.
Asientos de 8
horas
Es un tipo de sillas o sillones que permiten a una persona estar sentada
cómodamente durante largos períodos de tiempo (usualmente durante
varias horas seguidas).
Asistencia
Indica el número total de individuos que asistieron a un evento o
conferencia. También toma en cuenta a la persona acompañante del
asistente (pareja, socio, invitado). En caso de eventos pagos, el
acompañante usualmente paga una cuota menor al registrarse.
Asistentes
Los individuos listados a participar en una conferencia o evento. Este
término también toma en cuenta prensa, exhibidores, ponentes e
invitados.
Atuendo de
negocios
Implica el código de vestimenta utilizada por el staff. Traje o blazer con
camisa y corbata para hombres; vestido o traje sastre para mujeres.
También se incluye entre estos, trajes típicos nacionales informales.
Auditorio
Un tipo de salón de eventos especializado para conferencias,
conciertos y otros eventos que requieran de ponentes y audiencia.
Normalmente son del estilo de un teatro, donde los asientos para los
asistentes son fijos y sin mesas.
B&B
Es un acrónimo en inglés que describe un lugar de hospedaje de hotel
en el que sólo se incluye cama y desayuno (Bed & Breakfast).
Base de datos
Beamer
Consiste en un archivo con toda la información disponible acerca de los
asistentes, participantes, expositores y empresas involucradas en el
evento.
Es un término en inglés para describir un proyector de luz del tipo LCD.
Es parte del equipo audiovisual comúnmente utilizado en eventos.
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Break
Buffet de tenedor
Termino en inglés que se usa para indicar un receso que divide el
evento en dos o más partes. Este receso se usa para que los
asistentes puedan descansar, así como para que los organizadores
puedan llevar a cabo preparativos especiales. Usualmente se sirve café
y galletas o canapés con bebidas para deleitar a los asistentes.
Variedad de alimentos servidos a modo de buffet que pueden ser
consumidos sólo con un tenedor (sin cuchillo). Se hace para acelerar el
consumo de alimentos cuando se cuenta con un horario de evento muy
específico.
Búsqueda de
locaciones
Es el acto de buscar opciones de lugares para llevar a cabo un evento.
Cabina de
traducción
Cabina o mesa asignada al individuo o individuos que participarán en
una junta o conferencia como traductores simultáneos.
Cálculo y manejo
de riesgo
Es el cálculo de la probabilidad de daño o pérdida, y el costo de ese
daño o pérdida, de una persona que asiste a un evento. Este cálculo
intenta predecir todas las posibles ocurrencias.
Cambio de salón
Es el tiempo que lleva transformar un salón de eventos de una función
específica a otro estilo con funciones y requerimientos diferentes.
Consiste en muchas ocasiones en derrumbar o construir nuevos muros
o abrir puertas en muros existentes.
Cambio de salón
El mismo término se utiliza para describir la cantidad de tiempo
necesaria para reacomodar el mobiliario de un salón de eventos para
cumplir con necesidades o requerimientos específicos.
Canapés
Variedad de aperitivos fríos o calientes que se sirven antes de un
banquete o cena de gala y que son lo suficientemente pequeños y
secos como para consumirse usando las manos.
Capacidad
máxima
Cash bar (bar de
efectivo)
Indica el cupo máximo de personas que son permitidas en un área
específica.
Un tipo de bar privado que requiere que los invitados paguen
individualmente por su consumo de bebidas.
Cena de gala
Cena elegante que usualmente incluye discursos, agradecimientos y/o
premiaciones. Este tipo de cena es comúnmente utilizada para cerrar
un evento de varios días.
Centro de
negocios
Salón dedicado exclusivamente a conferencias. Su decoración,
ambientación y equipamiento son específicos para facilitar esta
actividad.
Lugares asignados y equipados (en hoteles o lugares de conferencias)
para trabajo de oficina. Esto les brinda a los asistentes de un evento la
comodidad de atender sus negocios de forma remota.
Charter
Uso de una forma de transporte (terrestre, aérea o marítima) de forma
personal.
Check-in
Indica el procedimiento formal de registro de huéspedes al llegar al
Centro de
conferencias
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Check-out
Cláusula de
cancelación
Cliente
Código de
atuendo o
vestimenta
Celíaco
hotel.
Indica la salida de los huéspedes del hotel.
Una cláusula específica dentro del contrato que indica las
penalizaciones a pagar en caso de que cualquiera de las dos partes
cancele el evento previo a su ejecución.
La persona, empresa, firma o corporativo para quien se organizará un
evento.
Requerimiento mínimo de vestimenta para asistir a un evento
específico. Hay eventos formales, informales, formal campestre, “de
noche”, etc.
Es una condición médica en la que debido a una intolerancia o alergia,
el comensal requiere que le sirvan comida libre de gluten.
Columna
Se refiere a los pilares que sostienen el techo en un salón de eventos o
conferencias. Se toman en cuenta como elementos a decorar así como
para la visibilidad del escenario durante el proceso de acomodo de
mesas en el local.
Comida buffet de
trabajo
Es un buffet de alimentos secos, en porciones que se pueden comer
con las manos (incluidos canapés) de manera que los asistentes de un
evento pueden consumirlas mientras llevan a cabo tareas o mientras
escuchan las conferencias de un evento.
Comida Halal
Es un tipo de comida en la que la carne proviene de un animal cuya
muerte fue realizada de acuerdo a las leyes islámicas.
Comisión
Es un pago hecho a un individuo u organización por facilitar negocios
entre un cliente y la empresa organizadora de eventos.
Compensación
Un tipo de reembolso al cliente que entra en juego cuando hay una
pérdida o una pequeña falla dentro de lo estipulado en el contrato.
Complementario
Servicios o artículos que se le brindan al asistente del evento sin
ningún costo adicional.
Conserje
Nombre del puesto que recibe una persona dedicada a atender a los
huéspedes o invitados y proveerles información y asistencia en
contratación de servicios.
Conferencia Web
Es una conferencia que se lleva a cabo vía internet. En este caso no se
usa un proyector para mostrar al expositor, sino monitores individuales
de computadora para cada participante.
Conferencista
motivacional
Persona dedicada a dar conferencias cuyo fin es incitar a la audiencia a
ver el futuro bajo una luz más optimista, incrementar la moral de un
grupo o hacer sentir bien al grupo.
Confirmación
Consola central
Una afirmación por parte del cliente, ya sea verbal o escrita, que indica
al organizador de eventos que el evento tiene luz verde para su
ejecución.
Es la mesa que se sitúa en el evento (cerca del escenario) y que se
utiliza como centro de operaciones para controlar todo el equipo de
audio y video.
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Contrato
Costo por
habitación
Cuarto
complementario
Cuartos adjuntos
Cuestionario
Es el nombre de un grupo de documentos legales que detallan las
condiciones y responsabilidades tanto del salón de eventos o de la
empresa organizadora de eventos como del cliente mismo. El contrato
necesita ser firmado por ambas partes previo a la planeación y
producción del evento.
Un tipo de tarifa de habitación de hotel que se cobra sin importar el
número de huéspedes que se vayan a alojar en ella.
Un cuarto de hotel que se ofrece al huésped sin costo adicional.
Indica cuando en un hotel dos o más cuartos tienen puertas contiguas
que los unen. Son ideales para familias grandes que van a asistir a un
evento.
Serie de preguntas por escrito que se harán al cliente para recabar
información acerca de sus necesidades y gustos para el evento. En
base a este documento se realiza la propuesta.
Cuota de renta de
salón
En eventos pagos, es la cantidad de dinero que paga quien asiste al
evento al momento de registrarse. La cuota de registro varía
dependiendo de diferentes factores como lo son: cuánto tiempo antes
se realizó el registro previo al evento, el tipo de membresía, el nivel de
involucramiento en el evento, etc.
Es la cuota para rentar un salón de eventos o juntas. No incluye costos
de alimentos, bebidas, equipo, etc.
Cuota no
reembolsable
Cuota o costo que es cobrado al cliente y que no tiene cláusula para
su reembolso. Por ejemplo: boletos de avión o tren, compras por
adelantado de alimentos, etc.
Data protection
act
Ley específica del Reino Unido que dicta las responsabilidades de la
empresa o individuo que maneja los datos personales de las personas
que asistirán a un evento.
DB&B (Dinner,
Bed & Breakfast)
Indica la disponibilidad de cena, hospedaje y desayuno en un sitio
específico. Usualmente se refiere a un hotel dentro o cerca del lugar
donde se desarrollará el evento.
De consumo
Indica la cantidad detallada de alimentos y bebidas (número de
botellas) que fueron consumidas por los invitados de un evento.
Departamento de
limpieza
(Housekeeping)
Staff dedicado a la limpieza y mantenimiento del salón de eventos de
un hotel. En muchas ocasiones, este mismo departamento ofrece
servicios de lavandería a los huéspedes.
Depósito
Fracción del costo total del evento que se paga por adelantado para
reservar el evento.
Cuota de registro
Depósito
Adelantado
Desayuno
continental
El dinero utilizado para reservar con anticipación un cuarto de hotel, un
salón de eventos o incluso un servicio que se utilizará durante el
evento.
Consiste en alimentos matutinos que no son pesados para el
estómago. Generalmente incluye pan, cereales, frutas, huevo, jugos y
bebidas calientes.
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Desayuno inglés
completo
Es el típico desayuno del Reino Unido y consiste en té, jugos, pan
tostado y comida caliente como huevos fritos, tocino, salchichas,
frijoles, champiñones y tomátes.
Descorche
Es una cuota que se paga con la finalidad de que el cliente pueda
introducir al salón de eventos las bebidas alcohólicas de su elección
comprándolas individualmente.
Empresa de
banquetes
Proveedor dedicado exclusivamente a proveer servicios de alimentos y
bebidas para todo tipo de eventos.
Empresa de A/V
Una empresa dedicada a la renta de equipo audiovisiual como
proyectores, monitores de video, grandes pantallas para proyección,
equipo de sonido, parlantes, micrófonos, etc. En resumen, todo el
equipo audiovisual necesario para un evento.
Empresa de
manejo de
destinos (DMC –
Destination
management
company)
Entrada tardía
garantizada
Empresa dedicada a manejar proveedores en un destino específico
(léase ciudad). Al organizar un evento remotamente, las corporaciones
contactan primero a un DMC para recibir recomendaciones de
proveedores de todo tipo, necesarias para que su evento funcione en
todos los ámbitos. Un DMC maneja proveedores de transportación,
alojamiento, eventos, alimentos, entretenimiento, etc.
Sistema que garantiza que el hotel respete una reservación a pesar de
que el huésped no pueda llegar a la hora programada de entrada. Este
servicio se obtiene mediante un pago adelantado por tarjeta de crédito.
Entretenimiento
Es la compilación de información existente acerca de las horas de
llegada y de salida programadas de uno o más grupos de personas que
asistirán a un evento. Esto permite programar para mayor eficiencia
entradas/salidas de un hotel, horarios de comida para grupos grandes,
etc.
Actividades específicas creadas para divertir a la audiencia. Pueden ser
shows, conciertos, teatro y otras variedades escénicas.
Entretenimiento
para después de
la cena
Actividades o presentaciones especiales para amenizar el evento en el
espacio de tiempo después de que los asistentes han consumido
alimentos.
Entradas y
Salidas de
Grupos
Equipo de
producción
Evento
El grupo de personas que trabajan en conjunto para producir un evento,
incluyendo: técnicos, choferes de camión, ayudantes de escenario y
cualquier otra persona adicional al staff base que esté involucrada en el
evento.
Se refiere a la totalidad de actividades con una meta definida por la
cual se lleva a cabo la conferencia, junta, reunión, fiesta, celebración,
gala, cóctel, etc.
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Es una modalidad de evento en que se utilizan estrategias
considerando la conservación del medio ambiente. Algunas de estas
estrategias incluyen: programar ponencias remotas (vía satélite o
internet) para evitar las emisiones de carbono de los aviones; hacer
Eventos verdes
énfasis a los asistentes en reciclar el mayor número de cosas durante
el evento; usar materiales reciclados o reciclables para la ejecución del
evento; etc.
Evento en el cual uno o varios proveedores tienen la oportunidad de
ofrecer y demostrar sus productos y servicios. La mayoría de estos
Exhibición o
Exposición (Expo) eventos son gratuitos o de muy bajo costo para el invitado ya que la
mayor parte de los gastos son cubiertos por los expositores.
Expositor
Se refiere tanto a la empresa que exhibe sus productos o servicios en
un stand de la exposición, como al staff asignado a manejar el stand
donde se exhiben dichos productos o servicios.
Factura
Lista de validez fiscal en la que se incluye un desglose de todos los
productos o servicios por los que pagará el cliente para el evento.
Factura ProForma
Un tipo de factura emitida por proveedores que es necesario pagar
previo a la ejecución del evento.
Folletería
(Handouts)
Consiste en materiales (impresos o electrónicos) que brindan
información valiosa y útil, y que son entregados a los asistentes previo
al evento.
Formulario de
registro
Documento en el que se plasmará por escrito el registro de una
persona al evento. Contiene los datos de la persona, la fecha, hora y
lugar del evento y otros datos pertinentes.
Foro (Forum)
Gafete
Get-in
Hotel de
Aeropuerto
Indica el espacio de tiempo de break entre sesiones de una conferencia
o evento en el que los participantes tienen la oportunidad de conversar
y convivir entre ellos. Es un tiempo importante para los participantes ya
que muchos utilizan este corto período para hacer contactos y negocios
para sus empresas.
Es una credencial, etiqueta o elemento distintivo que se entrega a los
asistentes de un evento con la finalidad de identificación.
Es la hora específica de entrada del staff y equipo organizador del
evento al salón para comenzar los arreglos e instalaciones necesarias
previas al evento.
Término utilizado para describir un hotel localizado cerca de un
aeropuerto. Este tipo de hoteles son utilizados principalmente para
viajes de negocios y, por ende, varios de estos hoteles cuentan con
salones para eventos de buena calidad.
Incentivo
Forma de recompensa que da una empresa a un empleado para
premiar productividad y estimular el trabajo.
Incidentales
(Gastos)
Lista de gastos como servicios de larga distancia, internet, room
service, etc. que son agregados a la cuenta o factura final del huésped.
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In-house
Término en inglés para describir los servicios o productos que puede
proveer el salón de eventos o la empresa organizadora de eventos y
que no necesitan ser contratados externamente.
Inspección de
locaciones
El proceso de escrutinio del lugar después de que ha sido elegido para
la realización del evento y antes de confirmar y pagar su reserva.
Durante este proceso una persona asignada por la empresa
organizadora de eventos acompaña al cliente en el recorrido del lugar.
IVA
Junior Suite
Keynote
Keynote speaker
Kosher
LCD
Lead-Time
Atril
Lista de cuartos
Lista de espera
Impuesto fiscal que se carga al valor agregado.
Es una pequeña habitación de hotel aledaña a la suite principal (unida
o dividida por puerta) con baño propio y que ofrece un sofá-cama o una
o dos camas matrimoniales. Es de menor costo y puede ser alquilada
junta o separada de la suite principal.
Discurso inicial de una presentación o serie de conferencias que apunta
al tema general del que se hablará y que es diseñado para motivar a la
audiencia.
Persona designada a dar el discurso inicial de una presentación o serie
de conferencias.
Comida preparada de acuerdo a las leyes culinarias de la fe judía.
Una pantalla o monitor que utiliza el sistema Liquid Crystal Display.
Tiempo que transcurre entre la preparación y el inicio del evento.
Mesa, escritorio o estante sobre el escenario que utiliza el presentador
para sostener documentos y otros materiales que utilizará durante su
presentación.
Es una lista en la que se incluyen los nombres de todos los huéspedes
que se hospedan en un hotel y que participarán en un evento. La lista
también incluye información como día y hora de entrada y salida de
cada uno de ellos y otras necesidades exclusivas de cada huésped.
Expresión que se usa para describir cuando una locación donde el
cliente quiere realizar su evento está reservada temporalmente por
alguien más. Es entonces que se pone el nombre del cliente en una
lista de espera para confirmar una reservación en caso de que la
primera persona cancele su evento o lo mueva de locación o fecha.
Llamada de
conferencia
Sistema que permite a varios usuarios comunicarse simultáneamente
por vía telefónica y conversar o escuchar una presentación.
Lobby
Área de entrada a un edificio donde se realizará un evento. Esta área
se utiliza para fines del evento como recibidor, lugar de registro, para
montar exhibiciones o incluso para servir alimentos o aperitivos.
Locación
Locaciones
inusuales
Es el lugar donde se llevará a cabo un evento, junta o conferencia.
Es el término que se usa para describir lugares para eventos que no
son de uso común. Entre ellos se encuentran: museos, castillos,
residencias y hasta minas de carbón.
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Maître d' / Maître
d' Hôtel
Persona que sirve de enlace entre el lugar, el cliente y los invitados.
Ayuda a llevar el orden, las reglas y las regulaciones de un evento –
llama a los invitados a cenar, a sentarse, anuncia las conferencias,
etc.–
Término en francés que significa “maestro de”. Su función es estar a
cargo del área de alimentos y bebidas así como de la satisfacción de
los huéspedes de un hotel o salón de eventos.
Manejo de
eventos completo
y en sitio
Es el servicio que provee la empresa organizadora de eventos durante
el curso de cualquier evento. Durante el evento el staff profesional
designado por la empresa asistirá al cliente para que su evento sea
ejecutado de una manera profesional y sin eventualidades.
MIA
Sigla que describe la Asociación de Industria de Reuniones (Meeting
Industry Association)
Micrófono de
cuello (Lavalier)
Es un tipo de micrófono que se utiliza alrededor del cuello o en la
solapa de un traje, camisa o vestido. Es de tamaño pequeño por lo cual
es discreto y casi invisible para la mayor parte de la audiencia. En su
versión inalámbrica, es el micrófono más cómodo que existe.
Maestro de
ceremonias
Networking
No transferible
No-show
Nouvelle Cuisine
Indica la interacción cara a cara de personas, empresas u
organizaciones. Usualmente esta actividad ocurre durante los “breaks”
de un evento.
Cuando un boleto o servicio, una vez pagado por una persona, no
puede ser transferido a otra diferente.
Este término se utiliza para describir la ausencia de un huésped de
hotel o de un invitado al evento que no avisó con anterioridad que no
llegaría a la hora o día estipulados.
Este término francés indica un nuevo tipo de comida francesa, fresca,
ligera y en menores cantidades que la cocina francesa tradicional.
Indica el número de personas mínimas que proyecta el cliente que
Números mínimos asistirán a un evento. En ocasiones se usa este número como base
garantizados
para cobrar por alimentos y bebidas por adelantado o para calcular un
anticipo.
Cuarto o área separada que se utiliza como oficina temporal por los
Oficina en sitio
organizadores del evento.
Opción
vegetariana
Es una opción de alimentos que se puede incluir en el menú del evento
en caso de que vayan a asistir personas vegetarianas.
Organizador de
eventos en sitio
Es un empleado de un salón de eventos o de un hotel dedicado a la
organización de eventos. Esta persona sólo maneja eventos para ese
salón u hotel.
Overhead
projector (OHP)
Proyector de imágenes o video que se posiciona en el techo del salón
de conferencias o eventos (sobre las cabezas). Tiene como ventaja que
las imágenes proyectadas no son interrumpidas por sombras o
interrupciones del haz de luz.
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Paquete de
registro
Serie de documentos informativos que se entregan a una persona
después de registrarse a un evento. Usualmente incluye su gafete,
agenda del evento, mapas y otra información pertinente.
Paquete o Kit de
conferencias
Es el nombre dado a la bolsa, carpeta, sobre o folder en que se
guardan los documentos pertinentes a la conferencia o evento y que
son entregados a los asistentes –usualmente al momento del registro–.
Pieza de centro
El salón de banquetes es embellecido mediante el uso de una pieza de
centro (usualmente un arreglo floral, frutal o de hielo).
Pista de baile
Sección del piso del salón usualmente cubierta de madera designada
para que los invitados bailen.
Plan de tiempos
críticos
Son tareas específicas asignadas a cada individuo involucrado en el
desarrollo del evento, que se necesitan realizar en horarios estrictos
para la correcta ejecución de ese evento.
Plano de la
exposición
Es un documento que muestra el espacio del salón de eventos
designado para la exposición. También muestra en detalle el espacio
que puede ocupar cada stand, el área designada para alimentos, el
área de registro, las entradas y salidas al salón, etc.
Plano del salón
Plano estilo arquitectónico del salón de eventos en que se indican
elementos de relevancia para un evento: entradas y salidas, tomas
eléctricas, escenarios fijos, columnas o pilares, ventanas, etc.
Podium / Podio
Precio de grupo
Pre-registro
Primera opción
Primeros auxilios
Programa de
parejas
Pequeño mueble (usualmente de madera) que se coloca en el
escenario con el fin de facilitar la presentación o discurso. Normalmente
el podio tiene un micrófono y un área para que el conferencista coloque
sus documentos o notas. El podio también es utilizado por el maestro
de ceremonias para dirigirse a los invitados.
El precio especial o descuento que se hace cuando un grupo de
personas que asistirán a un evento requerirán un servicio o producto al
mismo tiempo.
Facilidad de registrarse con mucha antelación a un evento pago–
usualmente con un considerable descuento para el asistente–.
Es considerado por la empresa organizadora de eventos como el lugar
más adecuado para llevar a cabo el evento de acuerdo a las
necesidades específicas del mismo. La empresa organizadora de
eventos propone al cliente dos o más opciones (sugerencias) acerca de
dónde realizar el evento, y la decisión final al respecto recae en el
cliente.
Preparación especial para asistir a una persona herida o enferma antes
de que reciba atención médica especializada. Este término también se
utiliza para describir un área asignada a brindar este tipo de atención
dentro del edificio donde se encuentra el salón de eventos.
Programa de actividades planificadas para las parejas o esposas de los
asistentes a un evento. Pueden ser actividades de tipo social o
educativas.
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Programa
operacional
Documento elaborado para el cliente por la empresa de eventos en el
cual se indican paso a paso las etapas de preparativos que seguirá la
empresa para preparar el evento.
Propuesta
Es un documento escrito que se entrega al cliente donde se detallan los
servicios y costos que conlleva un evento de acuerdo a sus
requerimientos y deseos expresados.
Proyección
frontal
Método para proyectar imágenes o video en una pantalla. En este tipo
de proyección el sistema (aparatos) de proyección se ubica a espaldas
de la audiencia y emite la imagen en dirección a la pantalla que se
localiza frente a la audiencia.
Proyección
trasera
Es una técnica de proyección de video o imágenes en la que el
proyector está escondido detrás de la pantalla. Esto además de brindar
una ventaja estética, también brinda una ventaja funcional ya que
agrega una distancia aproximada de tres metros al escenario.
Proyector LCD
Proyector de gran potencia que se utiliza en eventos para mostrar
imágenes o videos sobre una superficie plana (usualmente una pantalla
de proyección).
Q&A (Preguntas y
respuestas)
Sesión interactiva de preguntas y respuestas que se lleva adelante
después de una conferencia, junta o presentación.
Recepción de
bienvenida
Pequeña reunión para celebrar el inicio de un evento. Usualmente se
sirven cócteles y canapés.
Regalo de
almohada
Registro en línea
Registro Previo
Registro
temprano (Earlybird)
Un pequeño regalo o sorpresa (usualmente un pequeño chocolate) con
el cual se sorprende a los huéspedes o invitados de un evento al
regresar a sus habitaciones. En caso de que el cliente desee que el
regalo sea específico, éste tendrá sólo un costo nominal por parte del
hotel.
Sistema que permite al público registrarse a un evento por adelantado
usando internet.
Es un servicio que se ofrece para que los asistentes de un evento se
registren con anticipación. Usualmente se ofrece algún descuento o
tarifa preferencial por registrarse por adelantado usando correo,
teléfono, internet o fax.
Es una forma de registrarse a un evento por anticipado con la finalidad
de recabar fondos. Usualmente se ofrecen descuentos especiales para
que los invitados se registren usando este método.
Remodelación
Se realiza para darle un nuevo look al salón de eventos. Se logra a
través de una redecoración y afinando detalles para dejarlo lo más
estéticamente atractivo posible (dentro del presupuesto).
Reservación de
grupo
Cuando un grupo de personas que asistirán a un evento necesita
reservar habitaciones de hotel durante el mismo número de días y con
las mismas características y requerimientos. Los hoteles usualmente
ofrecen descuentos para este tipo de reservaciones.
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Se usa como herramienta para mejorar los servicios de manejo de
Retroalimentación eventos. Se toman en cuenta los pensamientos, opiniones y
observaciones del cliente y de personas que asistan al evento.
Salida de
emergencia
Salón de
banquetes
Servicio de
banquetes
Puertas y rutas designadas para evacuar a gran velocidad un salón de
eventos en caso de incendio, terremoto, amenaza de bomba, etc. La
planeación de esta ruta es asistida y aprobada en muchas ocasiones
por autoridades locales.
Espacio aledaño al salón principal cuya única finalidad es servir la
comida a los asistentes del evento.
El acto de proveer un servicio de alimentos y bebidas a distancia.
Sesiones BreakOut
Son sesiones de actividades que se organizan con la finalidad de
discutir temas específicos. Normalmente se realizan formando
pequeños grupos de asistentes al evento.
Set-Up de
banquete
Indica el acomodo específico de mesas y sillas para facilitar el servir
alimentos a los asistentes de un evento. Este es uno de los acomodos
de mesas más comunes.
Set-Up de cabaret
Es otro acomodo de mesas en el que las sillas se acomodan de tal
forma en que ningún comensal dé la espalda al escenario. Sin importar
el tipo de mesas que se utilicen, esto se logra dejando un espacio de la
mesa sin sillas para facilitar la visión de todos los comensales.
Set-Up de
cuadrado
En este acomodo las mesas se posicionan formando un cuadrado (con
un hueco al centro) y las sillas se acomodan en el perímetro exterior del
cuadrado. Este tipo de set-up también se realiza sin las mesas.
Set-Up de cuarto
Es un acomodo de sillas, mesas y equipos adicionales (audio, video,
iluminación) de acuerdo a requerimientos o sugerencias específicas del
cliente.
Set-Up de
herradura (en U)
Es el acomodo de sillas y/o mesas en forma de herradura para llevar a
cabo juntas o conferencias.
Set-Up de
herringbone
(Espina de
pescado o “en V”)
Acomodo de sillas en forma de “V” a 45º y separadas por un pasillo
central.
Set-Up de sala de
juntas
Set-Up de salón
de clases
Es un acomodo en que se utilizan mesas rectangulares u ovaladas y se
colocan sillas en ambos lados de la mesa así como en las cabeceras,
simulando el acomodo de una sala de juntas en una empresa. Este
acomodo es más común en eventos con fines de negocio que en
eventos familiares o meramente sociales.
Acomodo de mesas y sillas apuntando hacia el escenario para facilitar
la comunicación del orador.
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Sobrevender
Sobrevendido
Actividad de las aerolíneas y hoteles en la que venden un mayor cupo
de boletos o habitaciones de las permitidas por su capacidad. Lo hacen
para compensar pérdidas en caso de que un viajero o huésped no se
presente.
Término que se utiliza para indicar una venta realizada que está por
encima del total de boletos permitidos para un evento, para un vuelo de
avión o para habitaciones de un hotel.
Stand de
exhibición
Es un área exclusiva, calculada y diseñada para ofrecer productos o
servicios dentro de una expo. El tamaño del área designada para cada
stand depende de varios factores como costo, número de expositores,
tamaño del salón de eventos, etc.
Sugerencias del
chef
Es cuando el chef selecciona y sugiere platillos y bebidas basados en
la temporada o en los requerimientos específicos de un evento.
Tabla de
funciones
Talleres
(Workshop)
Tarifa de 24 horas
Indica un artefacto en el que se anuncia la función o funciones que se
llevarán a cabo dentro del salón de eventos para informar a los
asistentes. La tabla de funciones puede también ser incluida en un
programa impreso o proyectada en una pantalla al interior del salón de
eventos.
Un espacio adicional al salón principal del evento designado para llevar
a cabo actividades con los asistentes al evento. Las actividades pueden
ser de integración, relajantes o de entrenamiento para adquirir
conocimiento o habilidad en un campo determinado.
Tarifa especial de algunos hoteles o salones grandes de conferencias
que incluyen varias ventajas para el cliente que la contrata. Algunos de
los servicios incluidos son: las 3 comidas, hospedaje, acceso a equipo
de oficina, salas de proyección, café y galletas, canapés, etc. Es todo lo
necesario para que un cliente pueda trabajar remotamente mientras
asiste a un evento de varios días, por una tarifa única.
Técnico de A/V
Un profesional en lo referente al montaje y uso de equipo audiovisual
para el evento.
Teléfono de
conferencia
El número telefónico que deben marcar los asistentes para una llamada
de conferencia.
Tiempo de checkin
Especifica el tiempo desde que el huésped se registra en la recepción
del hotel hasta que se le entrega la llave de su habitación.
Tiempo de checkout
Especifica el tiempo desde que el huésped sale finalmente de su
habitación hasta que salda la cuenta en recepción del hotel.
Tiempo de partida
La hora programada en que los invitados se retiran del evento.
Individuo responsable de traducir (en tiempo real) de un idioma a otro
para beneficio de una o más personas que asisten a un evento.
Normalmente este servicio se utilizado para eventos de negocios que
incluyen conferencias, juntas o exposiciones en escenario.
Traductor o
Intérprete
Uso exclusivo
Indica un lugar que una persona o empresa pueden reservar para uso
privado en el evento.
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Valor agregado
Vegano
Viaje de incentivo
Un valor extra (no siempre aparente) que se recibe al contratar un
servicio o pagar un producto.
Término que se usa para describir a una persona vegetariana.
Viajes pagados por una empresa para algunos empleados con la
finalidad de incrementar la moral y la producción o para premiarlos por
un buen desempeño.
Video-conferencia
Es un sistema de conferencias remotas vía satélite o internet en la que
un conferencista puede hablar remotamente con una audiencia sin
tener que estar presente físicamente en el evento.
Vino de la casa
Es un tipo de vino que prefiere el salón organizador de eventos, sin
marca específica, que le generará el mayor margen de ganancia.
Usualmente el vino de la casa es el más económico para el cliente.
Vuelos regionales
Se dice de las personas de nivel gerencial y directivos de una empresa.
Usualmente se usa el término para indicar que son personas que
reciben un trato preferencial, descuentos y/o beneficios adicionales sin
costo.
Es el número y destino de vuelos que salen y llegan del aeropuerto
local y con destinos a ciudades dentro del mismo país.
Wi-Fi
Servicio de internet inalámbrico.
VIP
| Página 16

Glosario De Términos Comunes En Organización De Eventos

Transcripción

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