001 pago de apoyo sostenimiento y garantia de

Transcripción

PROCESO
PROCEDIMIENTO
1.
ECONOMÍA PARA LA VIDA
PAGO DE APOYO SOSTENIMIENTO
Y GARANTIA DE PERMANENCIA
CÓDIGO
M-EPV-PR-001
VERSIÓN
04
PÁGINA
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VIGENTE DESDE
14/09/2015
OBJETIVO
Realizar el pago de Garantía de Permanencia o de Apoyo de Sostenimiento a los/las Jóvenes vinculados(as) a las estrategias de
generación de ingresos del Instituto.
2.
ALCANCE
Inicia con la remisión de la copia del documento de identidad de el/la joven que ingresa a la estrategia de generación de ingresos
para la respectiva creación de terceros, pasando por el pago y culmina con el archivo de toda la documentación generada a lo largo
del procedimiento.
3.
CONDICIONES GENERALES
3.1 La estrategia de generación de ingresos JÓVENES EN PAZ abarca 3 líneas estratégicas diferentes que son:
1.
2.
3.
Línea estratégica Economía para la Vida.
Línea estratégica Jóvenes en paz
Línea estratégica Misión Bogotá Humana
3.2 CONDICIONES GENERALES PARA POBLACIÓN VINCULADA A ECONOMÍA PARA LA VIDA:
3.2.1
El tiempo de vinculación de el/la Joven en la línea estratégica Economía para la Vida No debe ser superior a un (1) año y
seis (6) meses, dicha condición también aplica para vinculaciones intermitentes o periodos no continuos; es decir el
tiempo en dichas actividades es acumulativo.
3.2.2
La clasificación de los grupos A, B o C, hacen referencia a los días de asistencia de el/la Joven a la Economía para la
Vida y a la unidad correspondiente; esta asignación se debe tomar en conjunto entre el equipo administrativo del proyecto
y la UPI así:
GRUPO A: Asistencia a la UPI los días lunes y martes.
GRUPO B: Asistencia a la UPI los días miércoles y jueves.
GRUPO C: Asistencia a la UPI los días viernes a sábado.
Nota: Si la asistencia a la unidad es diferente a la de los grupos A, B y C se denomina Otro.
3.2.3
En caso de realizarse un traslado de un/a Joven entre UPI y/o Convenios y se presenta una inasistencia, esta se cargará
máximo un día después del traslado una vez que se esté confirmado en el SIMI.
3.2.4
Los traslados de los jóvenes entre convenios solo deben realizarse una vez finalizado el mes, no deben haber en el mes
asistencias fraccionadas de los jóvenes en diferentes convenios.
3.3 CONDICIONES GENERALES PARA POBLACION VINCULADA A ECONOMÍA PARA LA VIDA, JÓVENES EN
PAZ Y MISIÓN BOGOTÁ
3.3.1
3.3.2
3.3.3
3.3.4
3.3.5
3.3.6
3.3.7
3.3.8
3.3.9
Para los efectos del presente procedimiento; se especifica que el término “apoyo de sostenimiento” también hace
referencia al término “Garantía de permanencia”.
Dado que el pago apoyo sostenimiento está directamente relacionado con la asistencia de el/la Joven a actividades de
formación, no se puede reconocer dicho apoyo cuando se presenten inasistencias de el/la Joven tanto a la Unidad de
Protección Integral UPI o a las actividades académicas, como a la Economía para la Vida o practica de apropiación
territorial (según corresponda). Las decisiones de no pago quedarán estipuladas en actas.
Se debe realizar el pago a los jóvenes a más tardar el día decimo (10) hábil de cada mes, para los casos en que este día no
sea hábil, se debe cancelar a más tardar el día hábil anterior a esta fecha.
En caso de que por fechas no se realice la verificación a los pagos de la última semana, se aceptaran pagos de meses
anteriores teniendo en cuenta las correcciones a realizar.
Cuando el Joven extravié la tarjeta de pago o la misma se encuentre deteriorada, el equipo psicosocial o el equipo de
trabajo de la UPI debe indicarle al joven que debe comunicarse con el banco a la línea 3124062 para su bloqueo y
respectiva reposición.
La entrega de tarjetas a jóvenes por reposición o deterioro solo deben entregarse en la Tesorería.
Los Jóvenes que no cumplan con una asistencia mayor a 3 días en el mes y que los mismos hayan ingresado entre los
primeros 5 días hábiles del mes, el equipo psicosocial debe identificar la causa de la ausencia del/la joven e informar a la
persona encargada de consolidar el pago para determinar si se le genera o no pago apoyo de sostenimiento.
Las reprogramaciones para pago de Jóvenes solo pueden ser reprogramadas hasta 180 días en el respectivo formato,
superado este tiempo el joven pierde al apoyo de sostenimiento.
Se debe adelantar procesos disciplinarios a los responsables del envío de las planillas o listados que no entreguen a tiempo
los formatos al proyecto o a la persona encargada.
PROCESO
PROCEDIMIENTO
4.
CÓDIGO
M-EPV-PR-001
VERSIÓN
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VIGENTE DESDE
14/09/2015
GLOSARIO
4.1 APOYO SOSTENIMIENTO: El apoyo de sostenimiento hace parte de la estrategia diseñada por el Instituto encaminada a
preparar, reforzar y apoyar la educación de los y las Jóvenes, buscando desarrollar sus habilidades tanto personales,
académicas, laborales y sociales, con la finalidad de lograr su inclusión satisfactoria dentro de un entorno social productivo.
4.2 ESTRATEGIA EN TERRITORIO: Se refiere a las estrategias de: Escuela Popular Itinerante, Procesos Sociales,
Emprendimiento cultural entre otros llevadas a cabo en el territorio.
4.3 GARANTIA DE PERMANENCIA: La garantía de permanencia se enfoca al desarrollo de la universalidad del derecho a la
educación, a través de incentivos motivacionales y estratégicos orientados a garantizar el acceso y la permanencia del Joven en
la formación básica, media y/o técnica, combinada con actividades de apropiación territorial; protegiendo contra el posible
riesgo de no permanencia, abandono o deserción del proceso formativo.
4.4 J: Sigla que hace referencia al o la Joven vinculado(a) al proyecto
4.5 PP: Sigla referente a Economía para la Vida
4.6 REPROGRAMACIONES: Hace referencia a los recursos no cobrados en efectivo por parte de los Jóvenes en los periodos
anteriores (Máximo 6 meses), los cuales son reprogramados para el siguiente periodo de pago.
4.7 SIMI: Siglas para referirse al Sistema de Información Misional del Instituto que contiene la historia social de los/las jóvenes.
4.8 UPI: Unidad de Protección Integral: Equipamiento estratégico del PMESIS (Plan Maestro de Equipamientos del Sector de
Integración Social del Distrito Capital) que acoge con medidas de protección legal a los adolescentes y jóvenes.
PROCESO
PROCEDIMIENTO
5.
CÓDIGO
M-EPV-PR-001
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VIGENTE DESDE
14/09/2015
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
FLUJOGRAMA
INICIO
1. Remitir
documentos de
identidad
2. Solicitar la
creación
del
tercero,
según
procedimiento
3. Diligenciar formato y
remitir para solicitud de
tarjeta
4.
Verificar
las
solicitudes en bases de
datos respectivas
5. Remitir solicitudes
de tarjeta a la entidad
financiera
6. Cotejar, descargar
y entregar las tarjetas
al profesional
1
DESCRIPCIÓN
Remitir a los responsables de
consolidar el pago, la copia del
documento del o la Joven que ingresa
a la estrategia de generación de
ingresos
Dicha remisión debe realizarse a
través de memorando el primer día
hábil de cada semana.
Una vez recibida la copia del
documento, solicitar la creación del
tercero a la Oficina de Presupuesto
siguiendo los lineamientos del
procedimiento “Creación de terceros
cód.: A-GFI-PR-018”
La solicitud se debe realizar con copia
de la cédula de ciudadanía a más
tardar el 2do. Día hábil de cada
semana.
Diligenciar en medio magnético el
formato
respectivo
donde
se
relacionan los Jóvenes para la
expedición de la tarjeta para pagos y
remitirlo vía e-mail a la Tesorería.
Dicho archivo debe remitirse a más
tardar el 2do. Día hábil de cada
semana.
Una vez se reciba el archivo, revisar
en las bases de datos de tarjetas
expedidas, tarjetas solicitadas y
tarjetas bajo custodia de la Tesorería
la solicitud de dichas tarjetas; Si se
evidencian
solicitudes
que
se
encuentren en estas bases de datos, no
se tendrán en cuenta en la
consolidación, ya que el banco
rechazará dichas solicitudes.
Si las solicitudes no se encuentran en
dichas bases de datos consolidar la
información en el formato del banco y
remitir al tesorero.
Remitir vía correo electrónico el
archivo consolidado de solicitud de
tarjetas a la entidad financiera para la
expedición de la tarjeta para pago.
El tiempo de entrega de las tarjetas
por parte de la entidad financiera tiene
un tiempo promedio de 5 días
Una vez la Tesorería obtenga las
tarjetas, deberá cotejarlas contra el
listado de solicitud y descargarlas en
la base de datos de Tarjetas.
Después de ello realizar la entrega de
las mismas al profesional (Encargado
de consolidar el pago) dejando
soporte de ello en el respectivo
formato y a su vez se socializa sobre
las instrucciones del manual de uso.
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
CARGO
DOCUMENTO/ TIEMPO
REGISTRO
(Unid)
Max: 10
min
Área
Respectiva o
proyecto de
inversión
Proyecto de
inversión
Proyecto de
inversión
Responsable
Cedula de
del área de
ciudadanía;
Min: 8
derechos de
Formato:
min
familia o quien Memorando
corresponda A-GDO-FT-013
Prom: 9
min
Profesional o
Auxiliar
Procedimiento:
Administrativo Creación de
(Encargados terceros cód.:
de consolidar A-GFI-PR-018
el pago)
Profesional o
Formato:
Auxiliar
Relación de
Administrativo jóvenes para
(Encargados expedición de
de consolidar
tarjetas
el pago)
A-GFI-FT-030
Max: 10
min
Min: 8
min
Prom: 9
min
Max: 6
min
Min: 4
min
Prom:
5min
Max: 15
min
Tesorería
Auxiliar
Administrativo
Min: 10
min
Prom:
12.5 min
Tesorería
Tesorería
Profesional
(Tesorero)
Correo
electrónico
Formato:
Entrega y recibo
de documentos
en área
productora
Auxiliar
A-GDO-FT-001
Administrativo
Documento
externo:
Manual de uso
tarjeta de pagos
Max: 7
Días
Min: 5
Días
Prom: 6
Días
Max: 3
horas
Min: 2
horas
Prom:
2.5 horas
PROCESO
PROCEDIMIENTO
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
CÓDIGO
M-EPV-PR-001
VERSIÓN
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14/09/2015
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
CARGO
DOCUMENTO/ TIEMPO
REGISTRO
(Unid)
1
7. Realizar la entrega
de las tarjetas a los
encargados
de
distribuirlas
8. Realizar la entrega
de las tarjetas a los
Jóvenes
dejando
soporte de ello
Remitir a través de memorando a
las/los Trabajadoras/es Sociales del
proyecto o persona designada las
tarjetas para que realicen la respectiva
entrega a los/las Jóvenes
Entregar a los/las J las tarjetas y hacer
firmar el respectivo formato como
soporte de ello, en el momento de la
entrega se debe ratificar la identidad
del J frente a la cédula de ciudadanía.
Una vez firmado el formato de
entrega por los jóvenes, deberá
entregarse dicho formato junto con las
tarjetas que no fueron entregadas al
profesional (Encargado de consolidar
el pago) máximo un día después de la
entrega de la tarjeta al J.
UPI o proyecto
de inversión
Proyecto de
Inversión
Max: 20
min
Profesional y
Auxiliar
Administrativo
Memorando
Min: 16
(Encargado A-GDO-FT-013 min
de consolidar
el pago)
Prom: 18
min
Trabajadoras
sociales o
persona
designada
Formato:
Max: 4
Planilla entrega
min
de tarjetas para
pago
Min: 2
A-GFI-FT-007,
min
Documento
externo:
Prom: 3
Manual de uso
min
tarjeta de pagos
Se debe especificar a los J sobre los
lineamientos del manual de uso de las
tarjetas del banco y entregar una copia
de dicho manual
9. Remitir las planillas
y
tarjetas
según
periodos de entrega
10. Consolidar las
asistencias
informe de pago
según
el
instructivo.
11. Remitir archivo
para
revisión
Preliminar
2
Remitir vía memorando al Área de
Tesorería las planillas con la relación
de los/las jóvenes a los que se les
entrego las tarjetas para pago.
Las tarjetas que no fueron entregadas
solo pueden quedar bajo custodia del
profesional (Encargado de consolidar
el pago) durante un periodo no mayor
a 30 días, después de superado este
tiempo deben ser remitidas al Área de
Tesorería a través de memorando.
Consolidar las asistencias e informe
de pago siguiendo los lineamientos
del instructivo M-EPV-IN-001.
Remitir en medio magnético vía
correo electrónico a la Oficina
Asesora de Planeación el formato
“Informe
final
pago
apoyo
sostenimiento” para la revisión
preliminar.
La remisión se debe realizar a más
tardar el 3er. día hábil de cada mes
antes del mediodía.
Max: 20
UPI o Proyecto
de inversión
min
Profesional o
Auxiliar
Memorando
Min: 16
Administrativo
(Encargados de A-GDO-FT-013 min
consolidar el
pago)
Prom: 18
min
Proyecto de
inversión
Proyecto de
Inversión
Instructivo
Profesional o Firma, entrega,
Auxiliar
cargue de
Administrativo planillas de
(Encargados
asistencia y
de consolidar consolidación
el pago)
de pago
M-EPV-IN-001
Profesional o
Formato:
Auxiliar
Informe Final
Administrativo Pago Apoyo de
(Encargados Sostenimiento MEPV-FT-002
de consolidar
el pago)
Max: 3
días
Min: 2
días
Prom:
2,5 días
Max: 3
días
Min: 1
día
Prom: 2
días
PROCESO
PROCEDIMIENTO
FLUJOGRAMA
12. ¿El
informe
requiere
ajustes?
SÍ
13. Realizar los ajustes
respectivos y remitir
nuevamente
Act.
11
14. Solicitar CDP, proyectar
memorando,
Elaborar
memorando y Resolución
3
DESCRIPCIÓN
2
NO
Verificar la información de los
informes remitidos teniendo en cuenta
que:
- Los datos del informe coincidan
con la información en el SIMI
- No existan pagos repetidos
- Los pagos de meses anteriores no
se hayan realizado.
- Los datos de jóvenes no estén
repetidos
- Los valores a pagar
- Los valores con picos altos (mayor
a 24 días).
- Lo informado por el Comité
respectivo a través de acta y/o
memorando, sobre la situación de
los jóvenes
- Los jóvenes no se encuentren
activos en dos líneas estratégicas a
la vez o en el mismo mes.
Si se requieren ajustes o correcciones
se deben informar por correo
electrónico a el/la responsable de
consolidar el archivo de pago a más
tardar el 4to. día hábil de cada mes
mediante
el
formato
de
“Observaciones y seguimiento a pago
de apoyo sostenimiento y garantía de
permanencia” y continuar con la
siguiente actividad.
Si no se requieren ajustes pasar a la
actividad número 14.
Nota. La revisión se realizará en
orden de llegada del archivo.
Realizar los ajustes al archivo y
remitirlo nuevamente vía e-mail a la
Oficina Asesora de Planeación a más
tardar el mismo día que se recibió, es
decir el 4to. Día hábil de cada mes.
Regresar a la actividad 11.
Una vez verificada la información por
la Oficina Asesora de Planeación se
procede a:
1. Solicitar al Área de Presupuesto la
expedición
de
los
CDP´s
respectivos (el CDP puede ser
solicitado uno por toda la vigencia
ya sea del año o del convenio y se
debe expedir uno por cada
convenio) o verificar si este ya
existe.
2. Realizar el memorando de solicitud
de expedición de CRP y de pago,
en el que se indique el número de
jóvenes a los que se les va a
realizar el pago, el valor a pagar
por fuente de financiación y por
convenio.
3. Proyectar una Resolución por cada
convenio de acuerdo al modelo
suministrado por jurídica y tramitar
las respectivas firmas y/o vistos
CÓDIGO
M-EPV-PR-001
VERSIÓN
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VIGENTE DESDE
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RESPONSABLE
DEPENDENCIA
CARGO
DOCUMENTO/ TIEMPO
REGISTRO
(Unid)
Correo
electrónico
Formatos:
Informe Final
Pago Apoyo de
Sostenimiento M- Max: 1
EPV-FT-002,
día
Oficina Asesora
de Planeación
Profesional
Universitario
encargado
Formato:
Observaciones y
seguimiento a
pago de apoyo
sostenimiento y
garantía de
permanencia
M-EPV-FT-025
Formato:
Informe Final Pago
Apoyo de
Sostenimiento MEPV-FT-002,
Valores a
Cancelar
Recursos Propios
y/o Administrados
y Recursos
Distrito
M-EPV-FT-003
Proyecto de
Inversión
Profesional o
Auxiliar
Administrativo
(Encargados
de consolidar
el pago)
Proyecto de
Inversión
Formatos:
Memorando
A-GDO-FT-013,
Resolución
A-GJU-FT-001
Profesional o
Solicitud de CDP
Auxiliar
A-GFI-FT-002;
Administrativo
Valores a
(Encargados
Cancelar
de consolidar
Recursos
el pago)
Propios y/o
Administrados
y Recursos
Distrito
M-EPV-FT-003
Min: 0.8
día
Prom:
0.9 día
Max: 4
horas
Min: 3
horas
Prom:
3.5 horas
Max: 2
días
Min: 1
día
Prom:
1,5 días
PROCESO
PROCEDIMIENTO
FLUJOGRAMA
3
15. Remitir
documentos y archivos
a Áreas respectivas
DESCRIPCIÓN
CÓDIGO
M-EPV-PR-001
VERSIÓN
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14/09/2015
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
CARGO
DOCUMENTO/ TIEMPO
REGISTRO
(Unid)
buenos. En éstas se deben
relacionar los J que son pagos ya
sea por el convenio o por
IDIPRON y cuando corresponda
los pagos de días de meses
anteriores.
Estas actividades deben surtirse a más
tardar el 5to. Día hábil de cada mes
Una vez firmada la Resolución y el
memorando remitir copia de los
mismos a la Oficina Asesora de
Planeación,
Subdirección
Administrativa y Financiera, a
Presupuesto, Contabilidad y Tesorería
adjuntando las resoluciones y CDP´s
de cada convenio y/o grupo de pago.
A su vez se envía vía e-mail el
formato valores a cancelar recursos
propios y/o administrados y recursos
distrito al área de presupuesto y un
archivo consolidado del valor a pagar
por cada joven al Área de Tesorería.
Formatos:
Proyecto de
Inversión
Memorando
A-GDO-FT-013,
Resolución
Profesional o
Max: 2
A-GJU-FT-001 horas
Auxiliar
Valores a
Administrativo
Min: 1
Cancelar
(Encargados
horas
Recursos
de consolidar
Prom:
Propios y/o
el pago)
Administrados y 1,5 horas
Recursos
Distrito
M-EPV-FT-003
Esta actividad tiene un plazo máximo
de ejecución también el 5to. día hábil
de cada mes
16. Revisar terceros y
realizar el cargue del
archivo masivo
17. Buscar en las bases
de datos y determinar
si el pago se hace por
tarjeta o por efectivo
18. Realizar
cuenta por pagar
según
procedimiento
4
Revisar los terceros y realizar el
cargue masivo del archivo para pago.
Luego de ello remitir copia del
archivo en medio magnético para
pago a Contabilidad con copia a
Tesorería
Dicha actividad tiene un plazo
máximo de ejecución el 7mo. día
hábil de cada mes
A la par durante los días 6to. y 7mo.
se debe buscar en las bases de datos
de tarjetas expedidas, tarjetas
solicitadas y tarjetas en custodia bajo
la Tesorería; si las tarjetas han sido
entregadas a los Jóvenes, si se
encuentran en proceso de expedición
o en proceso de entrega, y de acuerdo
a ello clasificar a que jóvenes se les
cancelará con abono a la tarjeta o el
pago en efectivo en la central de
pagos del banco.
Realizar la cuenta por pagar de
acuerdo a los lineamientos del
procedimiento cuentas por pagar.
Luego de ello remitir la cuenta por
pagar al Área de Tesorería.
Dicha actividad tiene un plazo
máximo de ejecución el 8vo. día hábil
de cada mes
Presupuesto
Tesorería
Contabilidad
Auxiliar
Administrativo
Max: 2
día
Min: 1
días
Prom:
1,5 días
Auxiliar
Administrativo
Max: 2
día
Min: 1
días
Prom:
1,5 días
Profesional
(Contadora)
Procedimiento:
Cuentas por
pagar
A-GFI-PR-009
Max: 4
horas
Min: 2
horas
Prom: 3
horas
PROCESO
PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN
4
Realizar el giro del pago como lo
indica el procedimiento “Ejecución de
pagos”.
Luego de ello remitir vía e-mail al/la
responsable del Área de Derechos de
Familia, a los responsables de
consolidar el pago y al líder de la
estrategia, el listado de los jóvenes
programados para pago en efectivo y
las fechas establecidas para el cobro
del mismo según los plazos
establecidos por la central de pagos.
Esta actividad tiene un plazo máximo
de ejecución desde el 9vo. hasta el día
10mo. hábil de cada mes.
20. Socializar listado
de jóvenes
programados para
pago en efectivo y por
tarjeta.
21. Socializar a los
jóvenes los que están
programados en efectivo
y las fechas para pago
22. ¿El/la
Joven realizó el
cobro en
efectivo?
Act.
31
FLUJOGRAMA
19. Realizar el giro
del pago según
procedimiento
A-GFI-PR-013
SÍ
NO
34.
23. Consolidar la
información
los
información
dede
jóvenes
jóvenes
no cobraron
que noque
realizaron
el
e informar
cobro
24. Identificar el motivo
por el cual no se realizó
el cobro
5
Socializar mediante correo electrónico
a los Supervisores de Convenio,
responsables de estrategia, los
Responsables
de
las
UPI´s,
responsables
de
actividades
académicas
y
de
apropiación
territorial, Monitores y gestores, el
listado de jóvenes programados para
pago en efectivo y el plazo que tienen
para realizar el cobro.
A su vez también se informa los
jóvenes que serán pagos por tarjeta.
Socializar a los (las) Jóvenes el
listado de las personas a quienes se les
realizará el pago en efectivo y el plazo
que tienen para hacer el cobro.
Una vez vencido el plazo para el
cobro en efectivo por parte del/la
joven, solicitar mediante correo
electrónico al banco la información
sobre los jóvenes que no realizaron el
cobro en la central de pagos para
verificar dicha relación de cobro.
Si el joven no realizo el cobro en
efectivo continuar con la siguiente
actividad, de lo contrario pasar a la
actividad No. 31.
Consolidar la información de los
jóvenes que no realizaron el cobro en
efectivo e informar vía correo
electrónico a la líder del área de
derechos de familia, al líder de la
estrategia y/o a los responsables de
proyectar y consolidar el pago
Realizar indagación del motivo por el
cual el joven no realizó el cobro, e
identificar si el joven continuará
vinculado con la estrategia.
CÓDIGO
M-EPV-PR-001
VERSIÓN
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VIGENTE DESDE
14/09/2015
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
CARGO
Tesorería
Profesional
(Tesorero)
Proyecto de
Inversión
Profesionales
(Encargada del
Área de
Derechos de
Familia y/o
Líder de la
estrategia) o
Encargados de
consolidar el
pago
Proyecto de
Inversión/
Unidad de
Protección
Integral
Supervisor de
Convenio,
Responsables
de estrategia,
Responsable
de UPI,
Responsable
de actividades
formativas o
actividades de
apropiación
territorial,
monitores,
gestores
Tesorería
Tesorería
UPI o Proyecto
de inversión
DOCUMENTO/ TIEMPO
REGISTRO
(Unid)
Procedimiento
“Ejecución de
Pagos”
A-GFI-PR-013
Max: 2
días
Min: 1
día
Prom:
1,5 días
Correo
electrónico
Max: 30
min
Min: 15
min
Prom: 22
min
Max: 8
horas
Min: 4
horas
Prom: 6
horas
Auxiliar
Administrativo
Max: 2
días
Min: 1
día
Prom:
1.5 días
Auxiliar
Administrativo
Max: 15
min.
Min: 10
min
Prom:
12.5 min
Trabajador/a
Social
Correo
electrónico
Max: 8
días
Min: 6
días
Prom: 7
días
PROCESO
PROCEDIMIENTO
FLUJOGRAMA
5
25. Informar las
novedades para las
respectivas
reprogramaciones
26. Crear una cuenta por
pagar para cada joven
en la cuenta de
acreedores
DESCRIPCIÓN
Informar vía e-mail a los responsables
de consolidar el pago las novedades
de los jóvenes que no realizaron el
cobro, a fin de que sean tenidas en
cuenta dichas novedades para los
próximos pagos y la expedición de la
tarjeta siempre y cuando el joven
continúe vinculado a la línea
estratégica.
El responsable de consolidar el pago
debe remitir dicha información al área
de tesorería.
Dicha información se debe socializar
a más tardar el día 27 de cada mes.
Crear una cuenta por pagar para cada
uno de los jóvenes que no cobraron su
pago en efectivo en la cuenta de
acreedores y llevar el registro y
control de las modificaciones que
presentan dichas cuentas.
Se debe monitorear el tiempo
establecido de 180 días para el cobro
de dichos recursos por parte del joven,
si se supera este tiempo, se debe
solicitar realizar la afectación
correspondiente
a
las
áreas
respectivas
(Contabilidad
y
presupuesto).
CÓDIGO
M-EPV-PR-001
VERSIÓN
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VIGENTE DESDE
14/09/2015
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
CARGO
UPI o Proyecto
de inversión
Tesorería
DOCUMENTO/ TIEMPO
REGISTRO
(Unid)
Trabajador/a
Social y
Profesional o
Auxiliar
Administrativo
(Encargados de
consolidar el
pago)
Max: 15
min.
Min: 10
min
Prom:
12.5 min
Auxiliar
Administrativo
Nota bancaria
Max: 5
min.
Min: 4
min
Prom:
4.5 min
Trabajador(a)
social
Formato:
Solicitud de
reprogramación
de pago apoyo
sostenimiento
A-GFI-FT-031
Max: 2
días
Min: 1
día
Prom:
1.5 días
A su vez se debe solicitar la expedición
de la tarjeta para pago de los jóvenes
que continuaran en el proceso según lo
reportado por el equipo de familia.
27. Diligenciar y firmar
la solicitud de
reprogramación de pago
NO
28. ¿El pago
solicitado supera
los 180 días?
Hacer diligenciar y firmar por el (la)
joven el formato de reprogramación
de pago y hacer firmar igualmente del
gerente de proyecto.
Elaborar
memorando
para
la
radicación de los formatos en
Tesorería.
Verificar que el dinero solicitado en la
reprogramación no supere los 180 días.
Si supera los 180 días seguir con la
siguiente actividad, de lo contrario ir a
la actividad 30.
UPI o Proyecto
de inversión
Tesorería
Auxiliar
administrativo
Max: 5
min.
Min: 4
min
Prom:
4.5 min
Auxiliar
Administrativo
Max: 5
min.
Min: 4
min
Prom:
4.5 min
Auxiliar
administrativo
Max: 5
min.
Min: 4
min
Prom:
4.5 min
SI
29. Rechazar la solicitud
de reprogramación
Rechazar la solicitud explicándole el
motivo de vencimiento de términos para
el pago del apoyo sostenimiento con un
memorando.
Tesorería
FIN
30. Reprogramar el pago
de los jóvenes
6
Reprogramar el pago a los jóvenes
según las solicitudes radicadas y
elaborar el egreso con la afectación
contable y de la cuenta por pagar de la
cuenta de acreedores.
Tesorería
Egreso
PROCESO
PROCEDIMIENTO
FLUJOGRAMA
6
6.
DESCRIPCIÓN
CÓDIGO
M-EPV-PR-001
VERSIÓN
04
PÁGINA
9 de 11
VIGENTE DESDE
14/09/2015
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
CARGO
DOCUMENTO/ TIEMPO
REGISTRO
(Unid)
Archivar toda la documentación
generada a lo largo del procedimiento
según los lineamientos del instructivo.
31. Archivar según
lineamientos de
gestión
documental
FIN
Cada profesional de proyecto o gestor
administrativo debe realizar esta
actividad teniendo en cuenta que debe
archivar tanto la documentación de
asistencia al interior de las UPI’s
como en el Exterior según la línea
estratégica.
Instructivo
Gestor
Organización de
Proyecto de
administrativo
archivo de
inversión / UPI y/o Profesional
gestión
de Proyecto
A-GDO-IN-001
Max: 2
horas
Min: 1
hora
Prom:
1.5 horas
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
FECHA
(DD/MM/AÑO)
ELABORO
Erika Mercedes Nitola Barrero
Auxiliar Administrativo P. 724
01
Se crea el Procedimiento
30-10-2014
Any Jackeline Rojas Pinilla
Profesional U. OAP
ERIKA MERCEDES NITOLA BARRERO
02
Se incluyeron las actividades para el pago de
acuerdo a las dinámicas de las estrategias
Jóvenes en paz y Misión Bogotá Humana.
24/03/2015
MIGUEL ANGEL MEDINA CASTILLO
Profesional Universitario
JAIME ANDRES GOMEZ
Auxiliar Administrativo- Subdirección
Administrativa y Financiera
HUMBERTO PARRA FIGUEREDO
Profesional U. OAP
03
El procedimiento se modificó en los siguientes
aspectos:
1. Se eliminó el término "reembolso" del
glosario y de las actividades que lo nombraban
puesto que no era el término apropiado para
señalar los pagos que debían realizarse de meses
anteriores, por tanto fue reemplazado por este
último término. También se cambian los
términos "práctica productiva" por "Economía
para la vida" y "dinámica" por "línea
estratégica".
2. Para las actividades de la 24 a la 27en las
cuales tenía participación la "Subdirección
Administrativa y Financiera" en la revisión del
archivo para pago, se trasladan las
responsabilidades a la "Oficina Asesora de
Planeación" por orden de la dirección.
3. Para todas las actividades que se deben
realizar desde: la firma de asistencia de los
jóvenes hasta el archivo de las planillas de
asistencia se especifican los responsables y
tiempos de entrega para cada uno con el fin de
dar claridad a las responsabilidades que tienen
las partes que se involucran.
4. Se agrega la actividad 13 donde se realiza un
proceso de control de verificación del correcto
diligenciamiento de las planillas en físico, el
cual debe hacerse antes de subir las asistencias
al SIMI y una vez las planillas estén
JUAN MANUEL JIMENEZ RUIZ
01/07/2015
FREDDY LEONARDO BENITEZ
ROMERO
FREDY HERNAN MARTINEZ CASTILLO
MIGUEL ALEXANDER REYES SUAREZ
PROCESO
PROCEDIMIENTO
VERSIÓN
FECHA
(DD/MM/AÑO)
diligenciadas correctamente y cargadas en el
sistema, se revisa que la información de las
planillas físicas sea igual a la información
cargada, lo que corresponde a las actividades 14
y 16.
5. Se agrega la actividad 15 donde se remiten
las planillas de asistencia físicas a cada
profesional de proyecto para que puedan
realizarse las revisiones correspondientes en la
actividad 16.
6. Se incluye en la actividad 25 el formato de
Observaciones para la revisión del archivo para
pago con su respectivo seguimiento.
7. Se incluye en la actividad 40 el formato de
solicitud de reprogramación a tesorería.
8. Se modifican la actividad 37 y 38 del
procedimiento anterior en las cuales se
reversaba el gasto, se realizaba una nota
bancaria y se realizaba un informe de relación
de no pago, en procedimiento actual
corresponden a las actividades de la 39 a la 43
donde se crean una cuenta por pagar para cada
joven que no realiza el cobro, se diligencia y
firma la solicitud de reprogramación para pago,
se revisa que la solicitud no supere los 180 días,
si supera los 180 días se rechaza la solicitud,
sino se reprograma el pago.
9. Se incluye en la actividad 12, para los jóvenes
que se encuentran en formación por cuenta
propia el instructivo de seguimiento al
desempeño formativo para el control de
asistencias de los mismos
10. Para la actividad 44 (última) se especifican
los responsables de archivar las planillas de
asistencia por línea estratégica.
04
El procedimiento se modificó en los siguientes
aspectos:
1. Se eliminaron las actividades de la 10 a la 18
puesto que se creó el Instructivo “Firma,
entrega, cargue de planillas de asistencia y
consolidación de pago” M-EPV-IN-001, el cual
recogió y ajustó ciertos lineamientos que
describían dichas actividades.
2. Se elimina la actividad 19 donde se debía
generar un informe de pago preliminar para que
los jóvenes pudieran revisarlo y presentar sus
observaciones, porque dentro del instructivo se
crean los respectivos controles, revisiones y
verificaciones para garantizar el pago de forma
correcta, además alienando el procedimiento a
la política de cero papel, se identificó que por la
cantidad de jóvenes y lugares en que se deberían
publicar dichos informes requería del uso de
grandes cantidades de papel.
3. Teniendo en cuenta la eliminación de la
actividad 19 también son eliminadas las
actividades de la 20 a la 23 puesto que surgen a
partir de dicha actividad.
CÓDIGO
M-EPV-PR-001
VERSIÓN
04
PÁGINA
10 de 11
VIGENTE DESDE
14/09/2015
ELABORO
JAIME ANDRES GOMEZ
Auxiliar Administrativo- Subdirección
Administrativa y Financiera
KATHERINE BETANCUR GARCÍA
Profesional U. OAP
FIRMA EN ORIGINAL
FIRMA EN ORIGINAL
11/09/2015
FIRMA EN ORIGINAL
JUAN MANUEL JIMENEZ RUIZ
FIRMA EN ORIGINAL
FREDDY LEONARDO BENITEZ
ROMERO
FIRMA EN ORIGINAL
FREDY HERNAN MARTINEZ CASTILLO
PROCESO
PROCEDIMIENTO
VERSIÓN
CÓDIGO
M-EPV-PR-001
VERSIÓN
04
PÁGINA
11 de 11
VIGENTE DESDE
14/09/2015
FECHA
(DD/MM/AÑO)
ELABORO
FIRMA EN ORIGINAL
KATHERINE BETANCUR GARCÍA
Profesional U. OAP
FIRMA EN ORIGINAL
HUMBERTO PARRA FIGUEREDO
Profesional U. OAP
7.
REVISIÓN Y APROBACIÓN
NOMBRE
FABIOLA FRANCO ESCOBAR
CARGO
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
FECHA
Responsable Área De
Presupuesto
REVISÓ
HERNAN SALINAS
MARTINEZ
APROBACIÓN
LIDER DE
PROCESO
DIEGO EDIXON KARACHAS
RODRÍGUEZ SEGURA
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
FIRMA EN ORIGINAL
14/09/2015
FIRMA EN ORIGINAL
Responsable Área De
Tesorería
SUBDIRECTOR
FIRMA
14/09/2015
FIRMA EN ORIGINAL

001 pago de apoyo sostenimiento y garantia de

Transcripción

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