Instrucciones para Completar y Enviar la Descripción del

Instrucciones para Completar y Enviar la Descripción del

Instrucciones para Completar y Enviar la Descripción del Programa
Institucional de Cuidado y Uso de Animales
Recuerde que la Descripción del Programa debe traducirse al ingles y ser remitida en este
idioma.
Las instrucciones siguientes son para ayudarle a completar su Programa Institucional de Cuidado y
Uso Animal para AAALAC International. La Descripción del Programa completa consta de tres
partes: Introducción, Descripción y Anexos. Si hay más de una unidad admnistrativa responsable del
cuidado animal, cada punto de la Descripción del Programa debe responderse para cada programa de
cuidado animal. Esto puede hacerse describiendo el programa más grande y señalando las
excepciones según corresponden a otros programas. No se refieran a los Anexos en lugar de incluir
una breve descripción directamente en la Descripción del Programa. Por ejemplo, una referencia a
una copia de un Protocolo Normalizado de Trabajo en un Anexo no debería utilizarse como sustituto
de la descripción del programa de higiene de las jaulas y salas. Es necesaria una precisa Descripción
del Programa para proporcionar al Consejo de Acreditación suficiente información para hacer un
juicio objetivo de la acreditación de una institución. Los representantes de AAALAC International
revisarán la Descripción del Programa y, durante la visita, evaluarán si el programa y las
instalaciones cumplen con los tres estándares principales de AALAC International
(http://www.aaalac.org/accreditation/faq_landing.cfm): la Guía are el Cuidado y Uso de los
Animales de Laboratorio (Guide), NRC, 2011; la Guía para el Cuidado y Uso de Animales de Granja
en Investigación y Educación (Ag Guide), FASS 2010, y el Convenio Europeo para la Protección de
los Animales Vertebrados Utilizados con Fines Experimentales y otros Fines Científicos, Consejo de
Europa (ETS 123). En la Introducción, la institución debería describir cómo se utilizan estos tres
estándares principales. Tenga en cuenta que el formulario de la Descripción del Programa sigue
básicamente el esquema de la Guide. Si tiene alguna duda sobre alguna pregunta en concreto, debería
acudir a la Guide para su clarificación
Ha habido casos en los que se ha requerido a instituciones información de la Descripción del
Programa de AAALAC a través de la Ley de Libertad de Información (Freedom of Information Act
-FOIA) o de un requerimiento de información pública. Se recomienda a las instituciones que
contacten a sus asesores legales para recibir consejo sobre este punto, ya que el acceso a información
pública varía según estados/países. Si su institución considera que parte de la información solicitada
por AAALAC es de una naturaleza especialmente sensible o confidencial (ej.: planos de edificios,
aspectos de seguridad, propiedad de información científica, nombres de personas, identificación de
salas, información de suministradores, etc.), esta información puede omitirse en la Descripción del
Programa y ser suministrada a los visitadores de otro modo. Por ejemplo, se puden usar códigos para
los edificios, como Edificio A, B y C ó 1, 2, y 3, etc. Los mismo puede aplicarse a salas de animales
y procedimientos, o laboratorios, como Sala a, b, c, ó i, ii, iii. Para los representantes clave en la
institución, cuya identidad no sea pública, puede ser suficiente con nombrar sus cargos, como por
ejemplo Responsable de la Instalación, Edificio A; Supervisor de Cuidado Animal, Edificio B;
Miembro Externo; o Miembro Científico. Contacte por favor con la oficina de AAALAC
International para asesorarse más sobre estos casos.
A lo largo del texto, “IACUC/Comité Ético” será utilizado para referirse al Comité Institucional de
Cuidado y Uso Animal (IACUC) o al Órgano de Supervisión equivalente en la institución, y debería
ser considerado sinónimo de Órgano de Bienestar Animal (Animal Welfare Body), Comité Ético,
CICUAL, o cualquier otro órgano de supervision local aplicable.
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Instrucciones
I.
Formato de la Descripción del Programa
A.
Para completar la Descripción del Programa:
1.
Descarge y guarde la Descripción del Programa en su computadora (guárdelo
preferentemente como archivo.doc – Word 97-2003).
2.
Complete la Descripción del Programa. Inserte el cursor en el cuadro
designado para la respuesta a cada pregunta. Esto ayudará a los revisores del
documento a evaluar cada respuesta. Puede teclear información en esos
cuadros o copiar/pegar* información de otro documento (ej.: una versión
anterior de la Descripción del Programa).
*Tenga en cuenta que que si usa “corta y pega” de otro documento el texto puede tener
otro formato integrado que puede interferir con el proceso de copiado en el cuadro (por
ejemplo, el texto podría pegarse fuera del cuadro). Para solucionar esto, siga por favor
los siguientes pasos:
Si usa Office 2007:
a.
“Copiar” el texto seleccionado
b.
Inserte el cursor en el cuadro donde quiere “Pegar” el texto.
c.
Vaya a “Edición” y clique el desplegable, seleccionando la opción “Pegado
especial” (vea la flecha en la imagen inferior).
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d.
II.
3.
Actualice el Índice de Contenidos una vez que el documento esté terminado.
Esto se hace clicando con el botón derecho del ratón en el Índice de
Contenidos para resaltarlo, seleccionando “Actualizar Campos” y después
“Actualizar sólo los números de página”.
4.
Guarde el documento según vaya trabajando en él. Cuando esté terminado,
envíelo por email a: [email protected].
B.
Para cada epígrafe/subepígrafe, las respuestas deben ser escuetas pero con el
suficiente detalle para que los revisores de AAALAC International puedan entender
y evaluar el programa. Es imperativo responder todas las preguntas y puntos de la
Descripción del Programa. Indique si algún punto no es aplicable en su caso. Por
favor no altere la Descripción del Programa borrando preguntas que no aplican. En
este caso, la Descripción del Programa le sería devuelta para ser completada, lo que
podría suponer un retraso de la visita.
C.
No son aceptables los Anexos y referencias a otras secciones en lugar de una precisa
Descripción del Programa. Una Descripción del Programa buena y precisa depende,
en parte, de lo completa que sea la información proporcionada.
Introducción/Descripción (Excepciones, Servicios/Instalacione Contratadas, Áreas de
Uso Animal)
A.
Seleccione “texto sin formato” y clique OK. Esto eliminará cualquier
formato integrado en el texto.
Tenga en cuenta que debe describirse con detalle toda excepción de cumplimiento
con la Guide y/o otras guías o regulaciones aprobada por el IACUC/Comité Ético y
que afecte al programa en general. En cada sección específica de la Descripción del
Programa (ej.: higiene, densidad de alojamiento animal), señale la excepción general
aprobada. Y además:
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B.
1.
Explique las razones por las que la excepción general a la Guide y/o a las
regulaciones aplicables es necesaria.
2.
Describa la justificación para la aprobación por el IACUC/Comité Ético de la
excepción general, incluyendo las referencias, datos y otras consideraciones
relevantes. No es necesario incluir todos los detalles en la Descripción del
Programa; sin embargo, los visitadores pueden pedir más evidencias durante
la visita.
3.
Describa el procedimiento por el que el IACUC/Comité Ético monitoriza cada
excepción general.
Servicios/Instalaciones Contratadas. Según las Reglas de Acreditación de AAALAC
International, si se contrata a un servicio/instalación externo el cuidado de animales
propiedad de una institución acreditada por AAALAC International o de una
institución en el proceso de acreditación, AAALAC International considera el
programa de cuidado y uso animal e instalaciones del contratado como parte integral
del programa de cuidado y uso animal de la institución. Ejemplos pueden ser los
laboratorios de investigación bajo contrato, servicios de cría, instalaciones de
diagnóstico/imagen, servicios de cuarentena, etc.
Si la unidad contratada no está acreditada por su cuenta, su parte del programa de
cuidado y uso animal e instalaciones relacionados con los animales propiedad de la
institución que busca la acreditación deben ser incluídos e identificados como
contratados en la Descripción del Programa. Todos los elementos del programa de
cuidado y uso animal de la unidad contratada (formación del personal, revision de
protocolos por el IACUC/Comité Ético, instalaciones, programas de seguridad y
salud laboral, cuidado veterinario, etc.) que potencialmente influyen en sus animales
será evaluado como parte de la visita a la institución para determinar su cumplimiento
con los estándares de AAALAC International. La institución debe organizar la visita
a la unidad contratada para revisar los elementos relevantes del programa de cuidado
y uso de animales proporcionados bajo contrato. Si, según las Reglas de Acreditación
de AAALAC International, se va a requerir una revisión de los programas e
instalaciones contratados, la oficina de AAALAC International debe ser informada lo
antes possible para determinar la duración total de la visita. Si su institución no tiene
la propiedad de los animales (http://www.aaalac.org/accreditation/faq_landing.cfm),
si no únicamente la propiedad de los datos (o propiedad intelectual) de los resultados
obtenidos en los estudios o procedimientos realizados con esos animales, AAALAC
no visitará la unidad externa no acreditada.
En aquellos casos en los que el contratado proporciona personal para el programa de
cuidado y uso animal en la institución acreditada, el programa de seguridad y salud
laboral y el programa de formación del personal serán evaluados para determinar su
cumplimiento con los estándares de AAALAC International.
Si la unidad contratada posee la acreditación completa de AAALAC International, no
se requiere una descripción de sus programas e instalaciones, y la unidad contratada
puede quedar eximida de la visita a la institución a discreción de AAALAC
International.
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C.
III.
Si no se detallan en la Descripción del Programa, los visitadores pueden solicitar una
lista de las áreas (laboratorios…) en las que se usan animales fuera del bioterio
central indicando los procedimientos que se realizan en ellas, para facilitar su
revisión.
Anexos
La siguiente información se debe anexar como un suplemento a la Descripción del Programa.
Por favor incluya la información requerida en los puntos 1-6 y 10-13 en Inglés. Los puntos 79 pueden proporcionarse en el idioma principalmente utilizado en la institución. Un resumen
pertinente de la información contenida en los anexos debería incorporarse en los epígrafes
correspondientes en la Descripción del Programa.
1.
Organigrama(s). Incluya organigrama(s) de la estructura administrativa y del personal
clave del programa, y la dependencia jerárquica del IACUC/Comité Ético.
2.
Formulario de Uso Animal. Se incluyen dos formularios (Formulario A y Formulario
B) para proporcionar la información del uso animal en la institución. Por favor elija
uno o proporcione la información en un formato similar. Si usa el formulario A,
tenga en cuenta que tendrá que eliminar los ejemplos, y que los visitadores pueden
requerir información adicional in situ sobre los animales que pueden ser utilizados o
alojados en laboratorios fuera del bioterio.
3.
Resumen de Áreas de Alojamiento Animal y Apoyo, señalando el nombre del
edificio (puede ser codificado si es confidencial) y el acrónimo, el número de áreas en
las que se alojan animales (edificios, plantas, granjas, etc.), el espacio total para
alojamiento animal* (en metros o pies cuadrados), el espacio total para cuidado, uso y
soporte animal* (pasillos y otras áreas citadas en la Guide), y la persona responsable
de cada instalación/unidad.
Si el programa incluye más de un bioterio, indique la distancia aproximada
(yardas/millas o metros/kilómetros) a la que cada bioterio está de un punto de
referencia, por ejemplo el bioterio más grande. Un mapa del campus/institución (a
escala) puede incluirse como un Anexo para facilitar esta información.
Indique para cada instalación/bioterio las especies utilizadas y el censo diario
aproximado para cada especie. Estos números no tienen que ser exactos, pero son
útiles para apreciar el tamaño y complejidad del programa animal.
Se incluye un formulario en blanco indicando la información requerida.
*Revise el Anexo 1 de estas Instrucciones (Resumen Superficies del Bioterio), como
guía para calcular el tamaño de su programa de cuidado y uso animal.
4.
Planos. Los planos de las instalaciones para animales deberían estar en formaot 81/2" x 11" ó A4 (no incluir planos en formatos más grandes). Si procede, debería
incluirse mapa(s) del campus/institución indicando todas las localizaciones de
alojamiento y uso animal.
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IV.
5.
Formulario de Evaluación Médica. Incluya una copia en blanco del formulario
institucional para la evaluación de riesgos/médica del personal.
6.
Listado de miembros del IACUC/Comité Ético. Este listado debería incluir nombres,
títulos, papel en el comité (ej.: miembro científico, externo…) y afiliación, si no se
han incluído en la Parte II de la Descripción del Programa.
7.
Formulario del IACUC/Comité Ético de solicitud de protocolo/proyecto. Incluya una
copia en blanco del formulario institucional de protocolo/proyecto y, si es diferente,
de su revisión anual.
8.
Actas de reunión del IACUC/Comité Ético . Incluya las actas de las dos últimas
reuniones del IACUC/Comité Ético; las actas de las reuniones de los últimos 3 años
deberían estar disponibles durante la visita.
9.
Informe periódico del IACUC/Comité Ético. Incluya el informe más reciente de la
revisión del programa e inspección de instalaciones por el IACUC/Comité Ético; los
informes de los últimos 3 años deberían estar disponibles durante la visita.
10.
Resumen del Sistema de Ventilación y Climatización (HVAC). Resuma los sistemas
de ventilación y climatización de cada área de alojamiento animal y de las áreas
satélites fuera del bioterio. Se deben proporcionar datos actuales de rendimiento del
sistema (medidos en los últimos 12 meses) y detallados (para cada sala), según se
indica en el formulario anexo. Se incluyen un formulario ejemplo y otro en blanco
indicando la información solicitada.
11.
Resumen Sistemas Acuáticos. Describa el tratamiento del agua y los programas de
monitorización para cada especie e instalación, incluyendo todas las áreas satélites,
salas y recintos. Se incluye un formulario en blanco indicando la información
solicitada.
12.
Sistemas de Alojamiento y Espacio Disponible para Animales. Complete la tabla
describiendo los sistemas de alojamiento y documentando el espacio estándar
proporcionado por la institución a los animales de cada especie. Señale criterios de
rendimiento y los documentos de referencia (ej.: Guide, Ag Guide, ETS 123 y/o otros
estándares aplicables) utilizados por el IACUC/Comité Ético para establecer el
espacio adecuado para todos los animales de experimentación, incluyendo las
especies tradicionales de laboratorio, animales de granja, especies acuáticas, o
animales salvajes en estudios de campo, a la hora de revisar estudios biomédicos, de
campo y agrícolas.
13.
Limpieza y Desinfección de los Micro y MacroAmbientes. Describa los métodos
institucionales de limpieza y desinfección de los micro y macroambientes. Indique la
frecuencia y método de lavado/higiene/limpieza para cada área y tipo de equipos. Se
incluye un formulario en blanco indicando la información solicitada.
Información Suplementaria
La siguiente información de los últimos 3 años debería estar disponible para su revisión
durante la visita:
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V.
1.
Copias, si procede, de los informes de inspección del organismo de supervisión
(gubernamental o de otra natruraleza) y de las respuestas institucionales (ej.:
Departamento de Agricultura –USDA; Autoridad Veterinaria y Agrícola-AVA;
Autoridad competente a nivel regional/nacional, etc.). Aunque las Reglas de
Acreditación (Sección 2.f) requieren que las instituciones acreditadas comuniquen
rápidamente cualquier informe sobre hechos negativos relacionados con los
programas de cuidado y uso animal y otros incidentes serios que influyan
negativamente sobre el bienestar animal, todo informe no enviado a AAALAC
previamente debería estar disponible para su revisión.
2.
Si procede, copias de los informes anuales o de otra periodicidad remitidos a las
autoridades gubernamentales u otros organismos reguladores (ej.: informes anuales
para PHS o USDA).
3.
Otra información relevante sobre el programa de cuidado y uso animal, como normas
institucionales, procedimientos, o planes relativos al enriqucimiento ambiental,
ejercicio para perros, etc.
4.
Copia del Plan de Emergencia que describa acciones y procedimientos específicos
relacionados con el bioterio y el bienestar de personas y animales.
Información General
Los miembros de la Junta de Gobierno, del Consejo de Acreditación, ad hoc
Consultants/Specialists, y otro personal que representa a AAALAC International deben
firmar un Acuerdo de Confidencialidad. Cada visitador firma también una declaración de
Conflicto de Interés. Los representantes de AAALAC International se comprometen a tratar
todos los materiales como sensibles y custodiarlos con el máximo cuidado. Copias en blanco
de estos acuerdos están disponibles bajo petición.
VI.
Instrucciones para Enviar la Descripción del Programa a la Oficina Ejecutiva de
AAALAC International
1.
Una carta de presentación debería acompañar a la Descripción del Programa
incluyendo puntualizaciones pertinentes o solicitudes específicas respecto a la visita
(ej.: fechas específicas que no serían convenientes, requerimientos de entrada, etc.).
2.
Remita por favor una copia impresa de la Descripción del Programa, a no ser que
pueda enviarla electrónicamente con no más de cuatro archivos adjuntos.
a.
1
Si se envía electrónicamente, utilice por favor su número identificativo de 6
cifras en el título del mensaje (no en el caso de nueva aplicación)1.
i.
Envíelo utilizando Microsoft Word o Portable Document Format (pdf)
a [email protected].
ii.
No integre archivos adjuntos como links en el document principal.
No es necesario remitir la Descripción del Programa en ambos formatos, electrónico e impreso.
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b.
Si solamente se remite en formato impreso, el documento debería ser a dos
caras para reducir el volumen y los gastos de envío. Por favor no grape o
encuaderne de ningún modo los documentos.
Dirección:
AAALAC International
5205 Chairmans Court, Suite 300
Frederick, MD 21703-2879
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Anexo 1
Resumen Superficies del Bioterio
Áreas que se deben incluir como Superficie de Alojamiento Animal
Salas de animales
Áreas externas/corrales para primates, perros, gatos y aves*
Construcciones/edificios/granjas con ambiente controlado para animales domésticos
Áreas que se deben incluir como Superficie de Soporte/Apoyo
Pasillos
Almacenes de alimento y lecho
Almacenes de jaulas
Salas de lavado
Almacenes de equipos, materiales y accesorios
Quirófanos
Salas de procedimiento y tratamiento
Incineradores (calculado según el uso dedicado al bioterio)
Salas de diagnóstico (ej.: patología, radiología, necropsia)
Zonas para residuos
Baños/servicios (dentro del bioterio)
Áreas de descanso para el personal
Laboratorios dentro del bioterio
Oficinas en el bioterio asociadas al programa de cuidado y uso animal
Muelles de carga/descarga (calculado según el uso dedicado al bioterio)
Ascensores (calculado según el uso dedicado al bioterio)
*Cálculos especiales sobre la Supeficie:
La superficie de establos o superficie de pasto se calcula según el número de edificios y tamaño del
programa. Contacte por favor con la oficina de AAALAC en el +1 301.696.9626 ó +34 948100026
(en Español) ó [email protected] si tiene alguna duda de cómo calcular estas superficies.
Superficie No Incluída:
Vestuarios de los bedeles/conserjes
Escaleras
Laboratorios de los Investigadores fuera del Bioterio.
Laboratorios auxiliaries fuera del Bioterio.
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