Guía para la Elaboración de Proyectos de Equipamiento

Transcripción

Universidad Mayor, Real y Pontificia de San Francisco Xavier de Chuquisaca
Guía para la elaboración de proyectos de equipamiento académico
DPEI / UP
Guía para la Elaboración de Proyectos de Equipamiento Académico
Esta guía ha sido elaborada en el marco del RM SEIF-D-SUB (Reglamento Marco del Sistema Estatal
de Inversión y Financiamiento para el Desarrollo del Sistema de la Universidad Boliviana), el cual
contempla dos estudios: El Estudio de Identificación (EI) y el Estudio Técnico, Económico, Social y
Ambiental (TESA).
El EI es de aplicación obligatoria para todos los proyectos de inversión pública, y se realiza en el
primer momento de análisis de la fase de preinversión.
En el caso de los proyectos de inversión mayores (monto mayor que un millón de Bolivianos),
además del EI será elaborado el estudio TESA.
La información necesaria para la elaboración de ambos estudios será obtenida de fuentes
primarias, las cuales deben citarse con precisión. La entidad ejecutora es responsable de velar por
la calidad de la información.
La presentación formal de los proyectos de equipamiento en el Departamento de Planificación
Institucional, dependiendo del monto solicitado, deberá contemplar:
a) EI + Ficha de identificación del proyecto o
b) EI + Estudio TESA + Ficha de identificación del proyecto.
Estudio de Identificación (EI)
Este estudio define la relación problema - proyecto, a través de un diagnóstico de la situación
objetivo, basado en indicadores de necesidades técnicas y sectoriales, y beneficiarios locales, en el
marco de los planes nacional, departamental y universitario. Incluye un análisis de las alternativas
de solución técnicas, entre las cuales se selecciona la más adecuada desde los puntos de vista
técnico, económico, social, ambiental y legal.
Todo proyecto de equipamiento académico observará el siguiente contenido:
CONTENIDO MÍNIMO
1. Denominación del proyecto
2. Antecedentes
3. Diagnóstico
4. Descripción del problema
5. Descripción de la solución del problema
6. Objetivos
7. Estudio de mercado (si corresponde)
8. Beneficiarios
9. Tamaño
10. Localización geográfica
11. Situación ‘sin proyecto’
12. Ingeniería del proyecto
13. Especificaciones técnicas, administrativas y operacionales
14. El presupuesto del proyecto
15. Ficha ambiental (si corresponde)
16. Evaluación: académica, socioeconómica y de sostenibilidad
operativa
17. Análisis de sensibilidad de las variables que inciden en la
evaluación
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18. Conclusiones del EI
19. Anexos obligatorios: Especificaciones Técnicas y Proformas
En lo que sigue, se proporciona algunas pautas para la formulación de este contenido.
1. Denominación (nombre) del proyecto
El nombre del proyecto debe expresar tres aspectos esenciales: la acción por efectuar, el objeto o
motivo de la acción, y la localización precisa del proyecto.
Así, el nombre puede ser definido respondiendo a las siguientes preguntas sobre el proyecto:
¿Qué actividad se realizará?
¿A qué o quiénes va dirigido?
¿Dónde se desarrollará?
Acción
Objeto
Localización
Por supuesto, antes de definir el nombre del proyecto, urge el determinar la problemática por
solucionar. Entonces, el nombre del proyecto debe comunicar el valor (resultado) que justifica el
proyecto, y ser redactado de modo claro y preciso, para entender de qué se trata el proyecto.
En suma, el nombre será delimitado y expresado en pocas palabras, reflejando qué se quiere hacer.
Ejemplo:
Equipamiento para el gabinete de marketing y publicidad, carrera Ingeniería
Comercial, USFX, Sucre.
Acción:
Equipamiento
Objeto:
Gabinete de marketing y publicidad, carrera Ingeniería Comercial de la USFX
Localización: Sucre
2. Antecedentes
Consiste en una breve descripción del origen de la propuesta: qué factores y quiénes intervinieron
en su elaboración; y una contextualización general del problema.
A partir de ello, se enuncia lo que se pretende alcanzar con el proyecto (el objetivo general a partir
del equipamiento).
3. Diagnóstico
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El diagnóstico permite identificar una necesidad, un problema, o una potencialidad.
Puede ser elaborado respondiendo a las preguntas: Qué elementos o circunstancias (causas) lo
originan? ¿Dónde se origina? ¿Cuáles son sus efectos?
Se recomienda la consulta directa con los beneficiarios del proyecto, quienes, por el hecho de
padecer el problema conocerán sus características fundamentales.
Para caracterizar el problema, pueden tomarse en cuenta elementos referenciales objetivos como:
-
Evolución del número de estudiantes de la carrera / facultad
Indique la cantidad de alumnos de la carrera o la facultad en el período de unos cuatro años, la
tasa de crecimiento vegetativo de esta población, y su proyección para el período de unos cinco
años.
Número de estudiantes por carrera y facultad 20102014
Carrera - Facultad / Año
2010
2011
2012
2013
2014
2013
2014
Carrera 1
Carrera 2
Facultad
Tasa de crecimiento 2010-2014
Carrera 1
Carrera 2
Facultad
2011
2012
-
Número* de estudiantes por carrera y facultad 20152019
2015 2016 2017 2018 2019
Carrera 1
Carrera 2
Facultad
* Proyectado (P. ej., vía la tasa media del período 20112014)
-
Número de estudiantes y asignaturas
Indique la cantidad de estudiantes por cada asignatura involucrada directamente en el
problema
Asignatu
ra
Nº
Estudiant
es
P
Q
-
Condiciones de acceso al uso de equipos
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Describa las condiciones de acceso de los estudiantes y docentes al uso de los equipos en la
actualidad.
-
Estado de los equipos
Específicamente, en el siguiente formato anote el estado de los equipos existentes.
Equipo
A
Estado actual
Buen Regu
Malo
o
lar
X
B
X
-
Grado de cobertura
-
Indique el porcentaje de alumnos beneficiados por el equipamiento disponible, respecto al total
de alumnos que requiere el equipo. (Ejemplo: Una facultad con 200 alumnos, donde tienen
acceso a internet sólo 50 alumnos, presentaría una cobertura del 25%.)
Frecuencia de uso
Indique la frecuencia de uso semanal del equipo existente.
El diagnóstico podría ser complementado con aspectos demográficos, económicos, sociales,
institucionales y legales del entorno en que actuará el proyecto.
4. Descripción del problema
Primero, incluya una breve, clara y concreta conceptualización del problema, a partir de la relación
causa – efecto, donde el efecto debe referirse a la situación negativa derivada de la deficiencia o la
falta del equipamiento requerido.
Ejemplo:
La falta de equipos de alta precisión en el laboratorio PQ impide el mejoramiento del Proceso
Enseñanza Aprendizaje (PEA) en la Asignatura YZ.
Luego, dé una explicación ampliada acerca de los aspectos de dicha definición que considere
relevantes en orden a una mejor comprensión del problema planteado. Por ejemplo: describa qué
conocimientos, habilidades o capacidades de los estudiantes se ven afectadas por la falta del
equipamiento.
(Un problema es una discrepancia negativa entre la situación actual y la deseada; y también se
describe como un conjunto de hechos o circunstancias que dificultan la consecución de un objetivo,
y que requiere de una solución.)
5.
Descripción de la solución del problema
Primero, indique de manera concreta cómo el proyecto pretende resolver el problema mediante la
operación del equipamiento requerido.
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Ejemplo:
Se establece técnicamente que la mejor solución para despejar la restricción (reseñada en
el problema) sobre el mejoramiento del PEA consiste en el equipamiento del laboratorio PQ
con equipos de alta precisión que permitan unas prácticas conducentes a este propósito.
Luego, incluya una explicación ampliada acerca de los aspectos que considere relevantes en orden
a una mejor comprensión de la solución expresada.
6.
Objetivos
Los objetivos del proyecto definen el cambio que se persigue y, en consecuencia, los medios para
conseguirlo. Se identifican respondiendo a las preguntas:
¿Qué cambio se desea lograr frente al problema?
¿Qué tenemos que hacer?
Conviene, entonces, distinguir entre objetivo general y objetivos específicos.
Objetivo General
Expresa el logro deseado frente al problema como un todo. Esto es, el efecto directo, el cambio
que se espera lograr tras la ejecución del proyecto. Define la intención de mejorar la situación
de un grupo, en un lugar y un período de tiempo determinados.
Ejemplo:
Potenciar los conocimientos, las habilidades y las capacidades de los
estudiantes de la carrera en el área del Marketing y la Publicidad.
(Meta: Anualmente, al menos 100 estudiantes de la carrera de Ing.
Comercial manejan equipos audiovisuales potenciando sus
conocimientos, habilidades y capacidades.)
Objetivos específicos
Una vez definido el Objetivo General, ya se pueden formular los Objetivos Específicos, que
constituyen los logros concretos que el proyecto se propone, como los medios para alcanzar
su Objetivo General.
Ejemplo:
1. Disponer del equipamiento audiovisual requerido para el Gabinete de
Marketing y Publicidad.
2. Disponer de un reglamento para el uso del equipo solicitado.
7. Estudio de mercado (si corresponde)
Incluye un breve análisis de la oferta y la demanda del bien o el servicio que pretende generar el
proyecto.
El análisis de la demanda describe y cuantifica el grupo de personas que requieren de la realización
del proyecto, y que serán sus beneficiarios directos. Esta población debe proyectarse para un
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número de años, considerando su tasa de crecimiento, y tomando como base el total de la
población.
El análisis de la oferta determina la capacidad para brindar los servicios deseados, la actual y la
proyectada.
Comprende:




Un diagnóstico de la situación de la oferta de servicios actual
La identificación de los recursos físicos y humanos disponibles
Los estándares de uso de los recursos físicos y humanos
La determinación de la oferta optimizada, y su proyección.
Luego, un balance oferta-demanda determina la brecha entre el tamaño de la demanda y el de la
oferta optimizada, es decir en qué medida la demanda de un bien o servicio está siendo satisfecha
por la oferta.
(Lo esencial del contenido anterior, para visualizar la demanda insatisfecha que justifica el
proyecto, se encuentra implícita en el diagnóstico.)
8. Beneficiarios
Aquí se especifican quiénes2, y cómo, se beneficiarán de los resultados del proyecto.
Describa los grupos destinatarios y los beneficiarios finales, sus necesidades y restricciones, y cómo
la propuesta las abordará.
2
Son beneficiarios del proyecto las personas (naturales o jurídicas) que obtendrán un beneficio directo del proyecto. Más aún: Puede
distinguirse entre ‘Grupos destinatarios’, que son grupos / entidades que se beneficiarán directamente de la acción en el nivel
previsto, y ‘Beneficiarios finales’ aquellos que se beneficiarán de la acción a largo plazo en el nivel de la sociedad o el sector en su
conjunto.
9. Definición de la situación Sin Proyecto (situación base optimizada)
Establece lo que pasaría en el caso de no ejecutarse el proyecto; esto es, la situación que resultaría
del mejor uso posible de los recursos disponibles, sin que se ejecute el proyecto.
Este escenario es de mucha utilidad ya que sirve como un parámetro para determinar el aporte
neto del proyecto.
10.Tamaño
El tamaño puede ser expresado por el número de equipos por implementar, por la capacidad de
servicio de éstos en la unidad de tiempo, y por el número de personas por beneficiar, tanto en el
presente como en el futuro (por ejemplo, sobre una base anual).
11.Localización geográfica
Es importante también definir el área o espacio donde se ubicará el proyecto. Esta localización
debe hacerse en un doble nivel: Macrolocalización y microlocalización.
Macrolocalización
Departamento:
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Provincia:
Municipio:
Ciudad o localidad:
Microlocalización
Lugar específico donde se ubicará el equipamiento: la facultad / carrera.
12.Ingeniería del Proyecto
Plantea las alternativas de solución técnicas, y entre ellas selecciona la más adecuada desde los
puntos de vista técnico, académico, económico, social, ambiental y legal, y sobre ella se identifican
y estiman los beneficios y los costos (de Inversión) del proyecto.
13.Especificaciones técnicas, administrativas y operacionales
Las especificaciones técnicas definen las normas, las exigencias y los procedimientos que serán
aplicados en los trabajos de fabricación y/o la provisión de los equipos. En los términos de
referencia, vale la pena incluir una breve descripción de lo que se requiere, el por qué y el para qué.
Se recomienda disponer de las especificaciones técnicas in extenso, en la parte de Anexos del
documento de proyecto, junto con las respectivas proformas. Aquí se mantendrá tan sólo un
compacto acerca del equipo solicitado, según el siguiente formato.
Compacto de especificaciones técnicas, duración y justificación del equipo requerido en
el proyecto
Detalle
Especificaciones
técnicas
Vida útil
Por que´ y para qué
es requerido
Equipo A
Equipo B
Las especificaciones administrativas incluyen una descripción de la estructura organizativa
necesaria para la ejecución del proyecto.
Las especificaciones operacionales abarcan lo siguiente:
a) La definición de las actividades, por cada objetivo específico, requeridas para ejecutar el
proyecto.
Se deben pensar y organizar las actividades (tareas sustantivas que deben realizarse) para
generar los resultados previstos (productos). Ellas son establecidas para cada componente
(objetivo específico).
Para formular precisamente cada actividad, cabe preguntarse:
¿En qué consiste?
¿Cuándo?
(Quién la ejecutará)
¿Dónde se hará?
(Acción)
(Plazo: Tiempo de Inicio y Tiempo de Término)
(Responsable)
(Lugar)
Esta información se compacta convenientemente en el cuadro del Plan de ejecución –
Cronograma, según el siguiente formato, donde se especifican las actividades, su duración,
responsable, secuencia y programación cronológica. (Por razones prácticas, suelen omitirse
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las columnas de la ‘Fecha’: Inicio y Término.)
Plan de Ejecución del Proyecto - Cronograma
Objetivo Específico /
Actividad
Duración
(días)
Fecha
Inicio
Término
Responsable
actividad
1
Mes
(según la duración del proyecto)
2
3
4
5
...
Objetivo Específico 1
1.1.
1.2.
1.3.
Objetivo Específico 2
2.1.
2.2.
2.3.
Algunas actividades típicas en los proyectos de equipamiento:
-
Elaboración de los Términos de Referencia
Licitación de los equipos
Adquisición
Inventario
Instalación
Capacitación en el manejo
-
Elaboración del reglamento de uso del equipo
b) El balance de los recursos necesarios para cada actividad, con una estimación de los flujos
financieros implícitos.
c) El análisis de las posibles dificultades durante la ejecución del proyecto (como el transporte
de los equipos, las posibles variaciones en los precios, y otros imprevistos).
d) El recurso humano mínimo requerido para la ejecución del proyecto.
14.El presupuesto del proyecto
El presupuesto de costos del proyecto se elabora con base en la información del punto anterior.
Esta información se presentará en el siguiente formato, con la descripción de cada ítem de acuerdo
con el clasificador presupuestario del Ministerio de Hacienda, e indicando la cantidad requerida, la
unidad y el precio unitario, así como la fuente del financiamiento del monto demandado: Aporte
propio (Unidad proponente); Recursos solicitados a la Universidad (Recursos Propios de la
Administración Central, como FANCESA; e IDH); y Otras fuentes (Municipio, ONG, etc.).
Presupuesto Consolidado del Proyecto
(En Bolivianos)
Partida
Detalle
Cantidad
Unidad
Precio
Unitario
Total
Fuente de financiamiento
Aporte
Solicitado a la
Otra
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Propio
Universidad
...
Total Presupuesto
Porcentaje
En los ítem cuyo importe no se deduce en el formato directamente, el presupuesto se explicitará
mediante las memorias de cálculo. (Los montos del presupuesto se expresan siempre en
bolivianos.)
15.Ficha ambiental
En este punto es preciso sustentar, cuando es pertinente, que el proyecto no representa ningún
daño para el medio ambiente. En cambio, si se prevé alguna afectación a éste, sea en la
ejecución del proyecto o en la operación , se incluirá una relación acerca de las medidas de
mitigación pertinentes previstas.
16.Evaluación académica, socioeconómica y de sostenibilidad operativa
Evaluación Académica. Analiza y pondera los siguientes aspectos del proyecto:
-
Pertinencia. Alcance del proyecto para dar respuesta a las necesidades reales de los
grupos / sujetos involucrados, sustentada en la congruencia entre los objetivos del proyecto y
las necesidades / intereses identificados en éste.
-
Impacto académico. Alcance del proyecto para cualificar e integrar los procesos esenciales
(formación, investigación e interacción con la comunidad).
-
Efectividad. La capacidad operativa, tanto administrativa como académica, para lograr
el efecto esperado de la ejecución.
-
Eficiencia. La capacidad para producir los mejores resultados posibles con los recursos
disponibles, lo que depende del modo en que se han organizado y asignado los recursos
disponibles para implementar la propuesta.
Evaluación Socioeconómica: Compara los beneficios y los costos atribuibles al proyecto desde el
punto de vista de la sociedad en su conjunto (aporte neto al bienestar de ésta), con el objeto de
emitir un juicio sobre la conveniencia de ejecutarlo.
Sostenibilidad Operativa: Explica de qué manera la Unidad garantizará la operación del
proyecto. (Refuerza el punto un plan de Acceso y Uso para el equipamiento en la fase de operación
del proyecto).
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17.Análisis de sensibilidad de las variables que inciden en la evaluación académica,
socioeconómica y de sostenibilidad operativa
Cuando se evalúa un proyecto de inversión, es complicado tratar de determinar qué puede ocurrir
en el futuro, y cómo se comportarán las distintas variables que forman parte de él. De ahí la
necesidad de construir diferentes escenarios (situaciones), que podrían presentarse durante la
ejecución del proyecto y se relacionan con factores de orden económico, político, social, ambiental
y legal que afectarían la evolución del proyecto poniéndolo en riesgo.
Este análisis permitirá una visión aproximada de lo que podría ocurrir, para tratar de implementar
algunas soluciones establecidas con anterioridad; recuérdese que se habla de variables, algunas
fuera del control del proyecto.
18.Conclusiones del Estudio de Identificación
Se anotarán las conclusiones principales que permitan recomendar una de entre las siguientes
decisiones:
- Abandonar el proyecto
- Postergar el estudio o la ejecución del proyecto
- Reformular el proyecto
- Aprobar el proyecto
Estudio Integral Técnico, Económico, Social y Ambiental (TESA)
Cuando el proyecto es categorizado como mayor, en complejidad y presupuesto, el Estudio TESA
procurará reducir el margen de incertidumbre una vez que el EI recomendara profundizar el análisis
del proyecto.
El Estudio TESA debe concentrarse en profundizar la alternativa seleccionada en el EI como la más
conveniente.
En el Estudio TESA, sobre el contenido del EI se enfatizarán o añadirán los siguientes aspectos:
1) Análisis técnico de la ingeniería del proyecto, que permita determinar los costos de Inversión
y los costos de operación del proyecto, incluyendo:








Estudio detallado de la alternativa seleccionada (Ingeniería básica y diseño de
estructuras), si corresponde.
Diseño de las obras auxiliares y complementarias (si corresponde.)
Cómputos métricos (si corresponde.)
Precios unitarios.
Presupuesto de ingeniería (si corresponde.)
Costos de mantenimiento.
Programa de ejecución
Elaboración de especificaciones técnicas, administrativas y operacionales
2) La Organización para la implementación del proyecto: tipo de Organización, su estructura
orgánica - funcional, el manual de funciones y el manual de procesos y procedimientos. (Si
corresponde.)
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3) El Estudio de Evaluación de Impacto Ambiental (EEIA), cuyo alcance está definido en la Ley
1333 y su Reglamento de Prevención y Control Ambiental (RPCA), según la categorización
ambiental del proyecto obtenida en la etapa anterior. (Si corresponde.)
4) Evaluación académica, socioeconómica y de sostenibilidad operativa
5) Análisis de sensibilidad de las variables que inciden en la evaluación académica,
socioeconómica y de sostenibilidad operativa
6) Las conclusiones del TESA, recomendando una de entre las siguientes decisiones:
a)
b)
c)
d)
Abandonar el proyecto.
Postergar la ejecución del proyecto.
Reformular el proyecto.
Pasar el proyecto a la fase de Inversión para su ejecución
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