procedimiento para el control de documentos y registros del sistema

procedimiento para el control de documentos y registros del sistema

EMPRESA
XYZ
PROCEDIMIENTO GENERAL
ELABORADO
NOMBRE:
REVISADO
Responsable de
Calidad e Inocuidad
de los Alimentos
FECHA:
NOMBRE:
FECHA:
Equipo de la
Inocuidad de los
Alimentos
PG-01
APROBADO
NOMBRE:
Equipo de la
Inocuidad de los
Alimentos
FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD E
INOCUIDAD DE LOS ALIMENTOS
CONTROL DE MODIFICACIONES
EDICIÓN
FECHA
MODIFICACIONES
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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE CALIDAD E INOCUIDAD DE LOS ALIMENTOS
EMPRESA
XYZ
PROCEDIMIENTO GENERAL
PG-01
1.- OBJETO
El objeto de este procedimiento es definir el método para asegurar que todos
los documentos del Sistema de Gestión de Calidad e Inocuidad de los Alimentos de
EMPRESA XYZ son aprobados, revisados, actualizados, identificados, editados,
distribuidos y anulados de forma controlada. Así mismo, el método alcanza al
control de documentación externa.
De la misma forma, el método definirá los controles necesarios para la
identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y
disposición de los registros del Sistema de Gestión de Calidad e Inocuidad de los
Alimentos.
2.- ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación a todos los documentos y registros del
Sistema de Gestión de Calidad e Inocuidad de los Alimentos de EMPRESA XYZ.
3.- DESCRIPCIÓN
3.1.- CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD E INOCUIDAD DE LOS ALIMENTOS
Un Documento del Sistema de Gestión de Calidad e Inocuidad de los Alimentos
de EMPRESA XYZ es aquel donde se describen o especifican procesos o requisitos y
cuyo uso principal es servir de ayuda o guía para el desarrollo de una actividad.
Ejemplos: Manual de la Calidad, Procedimientos Generales, Plan APPCC, Programas
de Prerrequisitos, Pautas de Recepción, Normas, Legislación y Reglamentos…
Los documentos se soportan en formatos, aunque también es un formato el
soporte utilizado para registrar los registros de Calidad e Inocuidad de los
Alimentos.
3.1.1.- Documentos del Sistema de Gestión de Calidad e Inocuidad de los
Alimentos
Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad e Inocuidad de los
Alimentos de EMPRESA XYZ son:
-
Manual de Calidad de Calidad e Inocuidad de los Alimentos
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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE CALIDAD E INOCUIDAD DE LOS ALIMENTOS
EMPRESA
XYZ
PROCEDIMIENTO GENERAL
PG-01
-
Procedimientos Generales de Calidad e Inocuidad de los Alimentos
-
Plan APPCC
-
Programas de Prerrequisitos
-
Pautas de recepción
-
Política de Calidad e Inocuidad de los Alimentos
-
Requisitos legales aplicables
-
Plan de formación
-
Plan de auditorías internas
-
Plan de limpieza y mantenimiento
-
Plan de calibración
-
Plan de análisis de agua y superficies
-
Documentos de procedencia externa
3.1.2.- Elaboración de documentos del Sistema de Gestión de Calidad e Inocuidad
de los Alimentos
Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad e Inocuidad de los
Alimentos de EMPRESA XYZ pueden ser elaborados por el Responsable de Calidad
e Inocuidad de los Alimentos o por los responsables de las áreas afectadas.
Todos los documentos contendrán como mínimo: título, logotipo de la empresa,
número de revisión y fecha de revisión.
Los formatos podrán ser elaborados por todo el personal que considere necesario
su creación, en ese caso, el responsable del departamento al que pertenezca valorará la
necesidad de su creación. Cada vez que se cree un formato, el Responsable de Calidad e
Inocuidad de los Alimentos le asignará un código y lo registrará como tal en la carpeta
de formatos.
3.1.3.- -Elaboración, revisión y aprobación de documentación
A continuación se detalla una lista de los documentos del Sistema de Gestión de
Calidad e Inocuidad de los Alimentos de EMPRESA XYZ y los responsables de su
elaboración, revisión y aprobación.
DOCUMENTO
Manual de
Calidad e
Inocuidad de los
ELABORACION
Responsable de
Calidad e Inocuidad
de los Alimentos
REVISIÓN
Equipo de la
Inocuidad de los
Alimentos
APROBACIÓN
Dirección
RESPONS.
CUSTODIA
Responsable de
Calidad e Inocuidad
de los Alimentos
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GESTIÓN DE CALIDAD E INOCUIDAD DE LOS ALIMENTOS
EMPRESA
XYZ
PROCEDIMIENTO GENERAL
Alimentos
Procedimientos
Generales
Responsable de
Calidad e Inocuidad
de los Alimentos
Plan APPCC
Responsable de
Calidad e Inocuidad
de los Alimentos
Programas de
Responsable de
Prerrequisitos
Calidad e Inocuidad
de los Alimentos
Pautas de recepción Responsable de
Calidad e Inocuidad
de los Alimentos
Política de Calidad Consejo Rector
e Inocuidad de los
Alimentos
Requisitos legales
aplicables
Responsable de
Calidad e Inocuidad
de los Alimentos
Plan de Formación Responsable de
Calidad e Inocuidad
de los Alimentos
Plan de Auditorías Responsable de
Internas
Calidad e Inocuidad
de los Alimentos
Plan de Limpieza Responsable de
y Mantenimiento Calidad e Inocuidad
de los Alimentos
Plan de
Responsable de
calibración
Calidad e Inocuidad
de los Alimentos
Plan de análisis
Responsable de
de agua y
Calidad e Inocuidad
superficies
de los Alimentos
Documentos de
procedencia
externa
Equipo de la
Inocuidad de los
Alimentos
Equipo de la
Inocuidad de los
Alimentos
Equipo de la
Inocuidad de los
Alimentos
Equipo de la
Inocuidad de los
Alimentos
Responsable de
Calidad e
Inocuidad de los
Alimentos
Equipo de la
Inocuidad de los
Alimentos
Equipo de la
Inocuidad de los
Alimentos
Equipo de la
Inocuidad de los
Alimentos
Equipo de la
Inocuidad de los
Alimentos
Equipo de la
Inocuidad de los
Alimentos
Equipo de la
Inocuidad de los
Alimentos
PG-01
Equipo de la
Inocuidad de los
Alimentos
Equipo de la
Inocuidad de los
Alimentos
Equipo de la
Inocuidad de los
Alimentos
Equipo de la
Inocuidad de los
Alimentos
Equipo de la
Inocuidad de los
Alimentos
Responsable de
Calidad e Inocuidad
de los Alimentos
Responsable de
Calidad e Inocuidad
de los Alimentos
Responsable de
Calidad e Inocuidad
de los Alimentos
Responsable de
Calidad e Inocuidad
de los Alimentos
Responsable de
Calidad e Inocuidad
de los Alimentos
Equipo de la
Inocuidad de los
Alimentos
Equipo de la
Inocuidad de los
Alimentos
Equipo de la
Inocuidad de los
Alimentos
Equipo de la
Inocuidad de los
Alimentos
Equipo de la
Inocuidad de los
Alimentos
Equipo de la
Inocuidad de los
Alimentos
Responsables
departamentos
afectados
Responsable de
Calidad e Inocuidad
de los Alimentos
Responsable de
Calidad e Inocuidad
de los Alimentos
Responsable de
Calidad e Inocuidad
de los Alimentos
Responsable de
Calidad e Inocuidad
de los Alimentos
Responsable de
Calidad e Inocuidad
de los Alimentos
Responsables
departamentos
afectados
3.1.4.- Distribución de documentación
Se dispondrá de una única copia de la documentación del Sistema de Gestión
de Calidad e Inocuidad de los Alimentos actualizada que estará disponible para su
consulta en las oficinas de la empresa. El Responsable de Calidad e Inocuidad de los
Alimentos será responsable de su actualización y control.
En el caso de tener que distribuir alguna documentación del sistema a personal
de obra que no trabaja en oficina, esta se entregará en mano, cumplimentándose el
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formato: “Control de distribución de documentos” (FORM_01) que servirá de acuse
de recibo de la documentación entregada.
3.1.5.- Actualización de documentos
Cuando se producen cambios en un documento del Sistema de Gestión de
Calidad e Inocuidad de los Alimentos, estos se identificarán sobre el propio
documento, realizándose una edición nueva de este con una nueva fecha y número
de revisión.
Una vez que el documento está correctamente identificado con los nuevos
cambios, el Responsable de Calidad e Inocuidad de los Alimentos, actualizará los
documentos en la carpeta de documentación del sistema.
Los documentos en papel anulados serán destruidos para evitar así su uso no
intencionado.
Los documentos en soporte informático pasarán a una carpeta de anulados para
poder ser utilizados en caso de futuras consultas.
Cuando se trate de actualizar formatos, estos no se distribuirán como copia
controlada, pero sí el Departamento de Calidad e Inocuidad de los Alimentos es
responsable de retirar todas las versiones antiguas de sus puntos de uso y sustituirlas
por la nueva.
Todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad e Inocuidad de los
Alimentos estarán recogidos en el formato: “Lista de documentos y registros”
(FORM_02)
3.2.- CONTROL DE DOCUMENTOS DE PROCEDENCIA EXTERNA
Los documentos de procedencia externa son todos aquellos documentos no
creados directamente por el Sistema de Gestión de Calidad e Inocuidad de los
Alimentos de EMPRESA XYZ, sino que, aunque su origen es externo, también son
incorporados a nuestro sistema para el eficaz funcionamiento del mismo.
Algunos ejemplos de documentos de procedencia externa pueden ser:
normativa y legislación aplicable, especificaciones, documentos o planos del cliente,
pedidos del cliente...
3.3.- CONTROL DE REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD E
INOCUIDAD DE LOS ALIMENTOS
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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE CALIDAD E INOCUIDAD DE LOS ALIMENTOS
EMPRESA
XYZ
PROCEDIMIENTO GENERAL
PG-01
Un Registro es un documento que proporciona evidencia de las actividades
desempeñadas, se usa para demostrar la conformidad con los requisitos establecidos
por el Sistema de Gestión de Calidad e Inocuidad de los Alimentos.
Algunos ejemplos de registros pueden ser albaranes de entrada, pedidos de
compra, partes de inspección...
3.3.1.- Identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de
retención y disposición de los registros de la calidad.
Los registros se identifican mediante su nombre y, algunos de ellos también por
su codificación.
Todos los registros del Sistema de Gestión de Calidad de EMPRESA XYZ están
incluidos en la lista de documentos y registros.
Para el control de los registros del Sistema de Gestión de Calidad e Inocuidad
de los Alimentos se establecen las siguientes pautas:
-
Identificación: La identificación del documento se realiza mediante el
nombre del registro
-
Almacenamiento y protección: El responsable de la cumplimentación del
registro será el encargado de su archivo o, en su defecto, de entregarlo a su
superior inmediato para que proceda a archivarlo.
Las carpetas donde se archivan los registros en papel serán conservadas en
las oficinas y, una vez completadas, pasarán al archivo de la empresa.
En el caso de registros en soporte informático, se procederá a hacer copias
de seguridad periódicamente, para ello, una vez a la semana, el Responsable
de Calidad e Inocuidad de los Alimentos realizará una copia de seguridad
en un disco duro externo, este disco duro se guardará en unas instalaciones
distintas a las oficinas de la empresa.
-
Recuperación: Los registros en papel serán archivados por fecha, de modo
que su localización y recuperación sea rápida y fácil.
Del mismo modo, los registros informáticos se archivarán en el disco duro
externo identificados con la fecha de almacenamiento para poder ser
fácilmente recuperables.
-
Retención y disposición de los registros: Se establece un periodo de
conservación de los registros mínimo de 5 años. Una vez superado el tiempo
de conservación, los registros podrán ser destruidos o pasarán a formar
parte del archivo-histórico de la empresa.
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PROCEDIMIENTO GENERAL
PG-01
3.4-PROTECCIÓN DE REGISTROS
Los registros serán protegidos de igual forma que los documentos, es decir,
estarán en formato papel y serán controlados por el Responsable de Calidad e
Inocuidad de los Alimentos.
Los registros en formato digital serán protegidos mediante formato PDF (sólo
lectura), para evitar modificaciones indeseadas.
4.-RESPONSABILIDADES
El Responsable de Calidad e Inocuidad de los Alimentos tiene la responsabilidad de:
-
Elaborar y/o aprobar todos los documentos relativos al Sistema de Calidad
e Inocuidad de los Alimentos.
-
Controlar y distribuir toda la documentación generada.
-
Mantener todos los documentos en el último estado de revisión.
-
Vigilar que todos los registros de Calidad e Inocuidad de los Alimentos son
tratados conforme a lo descrito en este procedimiento.
El Equipo de la Inocuidad de los Alimentos tiene la responsabilidad de:
-
Revisar y/o aprobar la documentación del Sistema de Gestión de la
Inocuidad de los Alimentos.
El Consejo Rector tiene la responsabilidad de:
-
Definir la Política de Calidad e Inocuidad de los Alimentos
Los demás departamentos tienen la responsabilidad de:
-
Colaborar con el Departamento de Calidad e Inocuidad de los Alimentos en
la elaboración, control y distribución de los documentos del Sistema de
Calidad e Inocuidad de los Alimentos relacionados con sus áreas.
-
Mantener la documentación de su departamento perfectamente identificada
y actualizada
-
Llevar a cabo la correcta identificación, conservación y archivo de los
registros de Calidad e Inocuidad de los Alimentos que sean de su
competencia.
-
Colaborar con Calidad e Inocuidad de los Alimentos en todo lo relativo a la
creación y conservación de los registros de calidad.
5.-DOCUMENTACIÓN Y REFERENCIAS
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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SISTEMA DE
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EMPRESA
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PROCEDIMIENTO GENERAL
-
Norma UNE-EN-ISO 22000:2005
-
Documentos de procedencia externa
PG-01
6.-ANEXOS
-
Control de distribución de documentos
-
Lista de documentos y registros
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