Directiva N° 002-2002-JUS/OGA Normas para el Trámite de las

Directiva N° 002-2002-JUS/OGA Normas para el Trámite de las

MARIA
t:L1CA
Director"
de
SI.t"m"
S"cr6f.rf"
~A:'1ISTE?iO
QUISPE
Admlnlltrstivo
Gener,,1
DE JUSTICI:'
Que, es necesario establecer 10s mecanismos que deben
segu:r [as diferentes unidades organicas conforr:nantes del Mirusterio de Justic:a, para el
cra.!T'..lCe
de sus comunicaciones imernas y eJCLemas;
Que, la Oficina
General de :\dministraci6n
ha
.ehbor:;do el Proyecw .de Direc::iva sobre "Normas para el Traffiite de las Comunicaciones
del yL:is::erio de J uscicia", siendo necesaria su aprobaci6n;
Ad.rninistraci6n,
:~~~
'-~
di-:
lb..
Con las visaciones de las Oficinas
de Asesorla Jundica y de Econorua y Desarrollo;
Generales
de
De confcrmidad con 10 establecido en el Decreto Ley
N° 25993, Ley Organica del Secwr Juscicia y en el articulo 13°' del Reg!amemo de
V~Ofg:;.nizaci6n y Funciones del ML.""listeriodejusticia aprobado ?or el Decreto Sup~emo N°
~b19-20Ql.JUS;
.
~l
S"
Articulo
10._ Aprobar
la Directiva N° ·:;02·2002·
JUS/OGA
soore "Normas para el Tra.mi::e de las Comunicaciones
del Mifl..lSCerlOde
Jusclcia", !a ffilsma que forma parte integrame de la presente Resoluci6n.
Adminisrraci6n
Articulo
20,_ Disponer
haga de conocimiento de 10s trabajadores
que la Oficina Gener:tl de
del Ministerio de J t~StiCla !a
D tree::i va a p fO bda,
Regfsnese y comunfquese.
~~~
<..)
.•..... ~..... ....................••......................................•
"
DIAHA HVAREZ CAlDERON
8ecretarla
U1nlalerlo
G~neral
d9 Justlcla
GAllO
ASTa
Iii
DIRECTIVAN°
002-2002-IUS(OGA
DEL TvlINISTERIODE
JUSTICIA
MARIA
Ii.
Olrsctora
L
MINISTERIO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Objeto
Finalidad
Base Legal
Alcances
i'YfarcoConceptual
Glosario de Terminos.
7.1.
7.2.
7.3.
7.4.
-
), ".
.~
\~
0
}; ;"/'\ /
,
~
De 105 Procedimien.tos }' Senticios ..;\drninistrativos
De la Oficinade Aclu-u.ni.straci6n Docume.rttaria
Del Expediente Ad.rninistrativo
De 10s adrrtinistrados
III. COi\fUNICACIONES
~
rac.'
w-Lad para
1
erruL.h•.r
EXTERJ."\JAS
C on)UIUCaClOnes
..
c
.
Loxrernas.
/ ~1!
<
:'~'~{"5'/10.
Normas y facultades
pah la Recepci6n y Tra..wite dedoClL."nentos extemos
-'
:O'~, "
'-, ./,... \
.
"
../
~ ~{'~' \
~ -""/:=\
'"""\.0 1
~')
I'i...';j ~
10.1. Recepci6n
10.2. Tipos de documentos a ser recepcionados
10.3. Asignaci6n del Num.ero 0 C6digo de Expediente
10.4. De la Entrega de Documentos y(o) Expedientes
10.5. Registro y Derivaci6n de 105 Documentos y(o) Expedientes
10.6. Preparaci6nFinal
del Expediente
I
? ~j;;;rv.
CONSIDERACIONES
TE'CNICAS DE LAS Co'MUNICACIONES
11. Ernisi6n y Recepci6n de Comunicaciones'Extemas
11.1. Emisi6n
11.2. Recepci6n
,12. Uneas de Comunicaci6n Intema en la Organizaci6n
del "NIinisterio
A Q ASPE ASTO
8 Sistema Admlhlllrltivo
$scret.rI.
G"n"r.1
OE JUST/CIA
'"
13.
14.
15.
16.
12.1. Comunicaci6n Formal
12.2. Comunicaci6n Informal
Faeultad p'ara Comunicarse en el Ejercicio de sus Funci00es
13.1. Correspondencia
Intema
.
13.2. Correspondencia
Extema
Usa de 10s Documentos de acuerdo al Nivel Je,rarquico del Destinatario
Cadificaci6n
Comunicaciones
Escritas en el MINJUS
Dime.11siones y Especificaciones TeaUcas de los Formatos
Estructura de las Comu..."licaciones Escritas
Color de Tinta
Requis1tos para la Redacci6n
Sellos
Sobres
Doc..lmentaci6n Clasmcada
';.\
l
~~
.: ;;<\ VI.
CARAcrERISTICAS
.
ESPECIFICAS
;;-
~))
>~14. De
10s Documentos
, /.,;~~"25.Niveles y Canales de Correspondencia
.-:,,;.\.: ...•
.;./
26. Responsabilidades
.~~
/ ?{
..;;~J
$)
.;;
;:-0~
.
\)~A/lM\
-M-A-R-IA-A-'N<:;
•.•.
· '-'g:""""'1C~A~Q U t'SP E A S TO"
Oirectore
~,
Sistema
S"creurle
MINISTERIO
Admlnlatratlvo
Genersl
DE JUSTICIA
NORMAS PARA EL TRAt\1ITE DE LAS
COMUNICACIONES DEL MINISTERlO DE JUSTICIA
Establecer las normas generales para el registro, seguimiento
comunicaciones int~rnas y extemas del tvtinisterio de ]usticia.
y control de !as
Asegurar la eficiencia, celeridad, confidencialidad y segl..lridad en e! tramite,
seguimiento y consulta de 105 procedimientos administrativos y servicios del
~-nNJUS.
Impulsar la utilizacion progresiva de sistemas automatizados de irJormaci6n
en la atenci6n al publico usuario de 105 servicics del ;v[!NJUS.
Normaiizar ia dccumentaci6n utilizada en las comunicaciones del MINjUS.
- Ley N° 27'~'~4.Ley de! Procedimiento Adminis .trativo General:
O. Legislativo N° 276- Ley de Bases de la Carrera Administrativa del Sector
Publico.
Oecreto Ley N° 25993.- Ley Orginica del Sector ]usticia.
OS. N° 042-2001-JUS, que aprueba
el Texto Dnico de Procedimientos
:\drr.inistrativos del Ministerio de ]usticia - MINjUS.
- OS. N° 019-2001-JUS mediante el cual se aprob6 el Reg!amento de Organizaci6n y
Funciones (ROF) de! Ministerio de Justicia, y modificatorias.
- Oecreto Supremo N° 386-68-HC del 16 de agosto de 1968, que establece la
obligaci6n del u.so de formatos normalizados.
- Resoluci6n Jefatt:r<ll N° 1R2-79-INA.P(DNR del 06 de Novi~mbre de 1979, que
aprueba las normas generales del sistema de Racionalizaci6n.
Las norrnas establecidas en la presente Directiva son de aplicaci6n obligatoria para
todas las dependencias del Millisterio de Justicia.
III
,
\
"-
.
MARIA A
Oirectora
leA aUISPE ASTO
detistema
Sa retarle
""INIS
Admlnlstratlvo
Generel
.ERIO DE JUSTlelA
Son obligaciones de 10$ servidores y funcionarios del Estado, como 10 establece la
Ley Marco de Modemizaci6n del estado - Ley N° 27658, entre otras, privilegiar en
el cumplimiento de sus funciones la satisfacci6n de las necesidades del ciudadano
y otorgar la informaci6n requerida en forma oportuna, teniendo como principios
rectores de su accionar la legalidad, transparencia, y equidad.
- Debido a ello, el Ministerio de Justicia busca tambien dar atenci6n, en condiciones
de eHciencia y oportunidad, a 105requerimientos del publico y de 105 Poderes del
Estado, recurriendo al uso de recurs os tecno16gicos, como es el aplicativo del
Sistema de Tranute Documentario - SISTRA.
- Siendo la institucionalizaci6n de la evaluad6n de la gesti6n por resultados, una de
las acciones en que se sustenta el proceso de modernizad6n del Estado, el uso del
SISTR.'\.es un medio id6neo para el registro mecanizado de la correspondencia
L."l.temay externa, que facilita la administraci6n documentaria, permitiendo
conocer el cllrnplimiento de las funciones del ~{inisterio de Justicia.
:>.\·,
r"' \\::.\
)
\
Aetos Administrativos.- bs declaraciones de las entidades que, en el marco de las
nOrITlasde cierecho publico, estan destinadas a producir efectos juridicos sobre los
L'1tereses, obligadones 0 derechos de los ad....'11i.nistrados
dentro de tL.""l.a
situaci6n
concreta.
,
';;>1
) ) ..::i Acto de Impugnaci6n.- actorr.ediante el cual se contradice por escrito el contenido de
irt> /
1
",
.$.
.. )/
,",,'"
..........---.
una resoluci6n 0 decisi6n ad.rrtit'istrativa, que supone viola, desconoce
derecho 0 interes legitimo.
0
lesion9- un
Correspondencia Intema.- Es la 'correspondencia ofidal que se cursa entre 105
d~versos 6rganos del tvlinisteriode Justicia, en cu...-nplimientode sus funciones.
Correspondencia Extema.- Es la correspondencia oficial que el Ministerio de Justicia
dirige a 105distintos Sectores de la Adrninistraci6n Publica 0 del Sector Privc.do y/o
viceversa.
Correspondencia COffiu.n.-Es la comunicaci6n escrita, cuyo contenido puede ser
conocido por las personas que la tramitan, sin que su difusi6n,signifique riesgo
alguno para la seguridad del Ministerio, del Sector ni de la Naci6n.
Correspondencia Clasificada.- Es toda comunicaci6n esctita que por la naturaleza de
su. contenido es objeto de restricci6n de.finitiva 0 temporal en cuanto a su
conociiniento y s610 debe ser conocida por los funcionarios autorizados.
En el manejo de la correspondenda c1asilicada se tendran cuenta 10s criterios
establecidos en el numeral 23 de la presen~ directiva.
III
Derivaci6n.- es el proceso mediante el cual se traslada al destinatario u 6rgano
competente, un documento 0 expediente reden ingresado (derivaci6n in.icial);
igualrnente, se denomina derivaci6n al acto por el cual, el titular del 6rgano
competente, al que se deriva inicialmente el expediente toma conocimiento de la
naturaleza del mismo y efeerua su traspaso a una persona u otra dependencia intema
que debe resolverlo. .
Expediente.- conjunto de todos 105 documentos correspondientes a un asunto
derivado de un procedimiento administrativo, y que re.fieren a la serie ordenada de
actuaciones adrninistrativas que revisten al proeeso, de 10s requisitos neeesarios para
su instrucci6n
Hoja de Tramite.- hoja de ruta emitida por el Sistema de Tr<imite Documentario SISTRA, acerca de un documento extemo, en la fecha que es emitido 0 ingresado al
Ivllnisterio, as! como en la oportunidad en la que es derivado. Especifica: N° de
registro (numero unico asignado crono16gicamente por el sistema), tipo y fecna de
documento, procedencia, destL"'lo,fecha y hora de registro, prioridad (opeional) y
acciones a tomar.
Numero 0 C6digo de Expediente.- es el nu.mero de seis ciiras autogeneracio por el
Sistema de Tramite DC':'..I.I:lentario
- SISTR..:\,en el proceso de registro inicial de un
documento 0 exped.ient,~efectuado por la dependencia que regi..stra el documento
original. Dicho nfunero sera senalado dura .•..
'te la vigencia del tramite tanto por el
interes:ldo como por 105documentos que 10reneren 0 resuelven.
Procedimientos Administrativos.- para fines del presente, son 105aetos y diligencias
realizados ante e1 ~1i.Pisterio de Justicia, a fin deobtener
un deter.ninado
pronunciarniento:
a) Proeesos que resuelven cuestiones contenciosas entre dos
entre estos y e1Mli:'<1US.
0'
mas pcu·ticu1ares,a
b) Los aetas adm.in.istrativosinherentes a funcionesde1 MINJUS y que se inici?J1de
ofieio (inspecciones, fiscalizaciones y otras de supervisi6n)
c) Los procedim.ientos por enajenaci6n
0
adquisici6n de bienes y servicios par
0
para'
el MINJUS;
d)
E1derecho dE>petici6n adrninistrativa, para promover por escrito e1 in.iciode 'l.
procedimiento administrativo ante el Mi..'l.isteriode Justicia, conforme 10seftalc,
art. 2° numeral 20) de la Constituci6n Politica del Estado y el art. 1060 de la l
N° 27444.
Recepcion.- es el proceso de verificaci6n, admisi6n y conforrn.idad del ingreso de
doeumentos presentados por una Entidad 0 persona extema, 0 entre dependencias
intemas de la Entidad. El personal receptor es responsable de que la documentaci6n
que conste como recibida se encuentre en e1expediente presentado, exceptuando 105
documentos en sobre cerrado con restricci6n de acceso.
- El procedi..rr-iento adr...'1.inistrativose regira por los principios establecidos en
la Ley N° 271'1'~,Ley del Procedimie~to Administrative General.
- Procede el cobro de derechos de tramitaci6n en 105 procedi.miento's y
servicios administrativos
que se efectCtan en el Nlinisterio de ]usticia
conforme al Texto Unico de Procedimientos Administrativos,
excepto e~
aquellos iniciados de oneio.
- La Oficina de Ac:i.mi.r>istracionDocumentaria del' Nfinisterio de Justicia,
u..'1..idadorginica dependiente de la Ofiana General de Administracion,
esta
obligada a recibi.r las solicitudes 0 formularios que se les presenten, no
obstante t:l.cumplir ios requisitQs establecidos por Ley 0 en e! TIJPA. En t:TI
solo acto y por unica vez, realizara las observaciones por iI1CUo.pli..'"TIiento
de
requisites que no puedan ser salvadas de oncio, invitando al acLministrado a
subsanarlas en un plazQ maximo de dos dias habiles.
u
~
- Transcurrido
el plaza CL.~tesi.ndicado, sin que ocurra la subs a.."1a
ci6n, el
d.oc1l.J.-nentose tendra par no presentado y sera devuelto al interesado con sus
recaudos cuando se apersone·a reclamarlos, por la oEici.na respoftsable de su
atend6n, quedando expedito a solicitar la devoluci6n del i.rnporte de los
derechos de tramitaci6n que nubiere efectuado.
- Todo escrito que presente el interesado debe contener
requisitos minimos:
105
siguientes datos
y
Nombres y apellidos completos, domicilio y mimero del documento de
identidad del interesado y cuand"o sea el caso de la persona que 10
represente;
b) La petid6n concreta y 105 fundamentos de heche en que se sustente, y
. cuando sean posible 105 de derecho;
.
c) Lugar, £echa, firma 0 nuella digital (en casos de no saber fi.rmar 0
impedimento .. -
a)
d)
e)
Dependencia a Ia que 5e dirige
La re1aci6n de documentos y aneX05 que
corresponda segu.n 10indicado en el TUPA.
acompaii.a,
cua...,do
~~6Io podni organizarse un expediente peua 1a soIuci6n de lL.. rnismo caso,
cualquier escrito debera. hacer referencia al expediente original de 1amateria.
- El contenido de un expediente ad.mi.n.istrativo es intangible. No pOdr2~"'l
maod ucirse eru::::te..'1.daduras
0 alteraciones, e.ntrelineados ni agregados, de
mnguna clase, en 105doeLl.mentosadministrativos, una vez que estes hay?.n
sido fi..--madospar 1aautoridad competente. De ser neeesario, debera dejaIse
constancia expresa y detallada deias modificaciones que se hubieran
producic.o, previo a la su.scripci6n del mismo.
Los desgloses puede:l
canstancia.
solicitarse
verbalmer.te
y son
otargados
bajo
- El expediente administrativo empezara can el primer escrita del interesada 0
can la orden del runciomuio compete.rlte, el.ia..,do S8 irucia de ofida; y se
seguiran agregando al expediente, en estricto orden cronologi.co, 105
doeu,mentos~ escritos y demas actuados, debidamente nU..merados que no
exce::ian :05 doscientos folios.
La roliaci6n iebera hacerse con nu.:neros y letras. Los expedientes que se
beor-poren a atros no conti..'1.uaranS'1.1 foUat-ura,dejandose eonstancia d.e su
agregaci?r1 y SlJ. cantidad de hojas.
- Si se ext::-aviarau.n expediente debera reeonstTuirse, bajo responsabilidad de
la tL."'tidadque presuntamente tuvo el documento antes de la oCl.lrrenciadel
hecho.
- Cualquier persona natural' 0 juridica puede promover un procedimiento
administrativo ante la autoridad respectiva como titulares de derechos 0
intereses legiti~os individuales 0 eolectivos. As~~mo 10 sort, aquellos que
su--..
haber iniciado el pr.ocedimiento poseen derechos 0 intereses legitimos que
pl.leden verse afeetados por la deeisi6n que se adopte.
- Los interesado5 0 sus apoderados en un expediente administrativo te.ndran
derecho a conceeI, en cualquier momento, el estado de su tramitacion,
recabando la ODortuna
inlormaci6n de la Oficina de Administraci6n
..
DOClL.TTIentaria.
Las informaciones verb ales que emitan 105 funcionarios
" tendran exclusivamentec'arader- if.ustia"ti.vo·para q~enes Ias soliaten Y' no"produciran efe.~tosprocesales.
MARIA
DIrector.
\SPE
9 S'~\8n'\5
ASTO
Inl ••tratlvO
G'd n ors'
.c~e\·OI·DE"JUSTICIA
III
Reserva.- es la limitaci6n intema temporal del conocimiento a la informaci6n de lli"1
documento, y 10asigna el funcionario remitente en fund6n de las consecuencias y el
uso inadecuado que pudiera resultar si el documento fuera conocido par personas no
autorizadas.
Sistema de· ~ed.- Es el sistema que nos permite compartir y optimizar los recurs as
inforrnfiticos que administra, tales como el almacenamiento en Disco, las aplicadones
o el uso de impresoras, ademas de comunicar a los usuarios mediante el uso del
correo electr6nico.
Sistema de Trimite Documentario - SISTRA.- softWare de uso ll.rUco,particular y
obligatorio de las dependencias del ~linisterio de J usticia, utilizado para el registro
mecanizado de la correspondencia intema y externa. Caracteristicas:
a) Asigna automaticamente una numeraci6n (mica a cada documento que ingresa y
~ue se genera en el MINJ1JS;
b) Perrnite registrar los docurnentos ingresados, derivarlos para atend6n, consul tar la
ilaturaleza, ubicaci6n y estado de solud6n 0 termino de l~ correspondencia oodal
recibida;
/
c) Para la adecuada seguridad del sistema 10sniveles de consulta por dependenc:ia y
roles de participadon y consulta estan restringidos segtin la funcion y
responsabilidad de cada usuario;
d) Mantiene para fines de consulta todos 105 doc'J.mentos registrados en el ar,o en
curso y en el a...~oanterior;
e) Asignaci6n automauca de numeraci6n clx los expeclientes en las comunicaciones
intemas del iviinisterio.
.
Tra..TJ.1ite
DOCUhlentario.-secuencia administrativa de documeIl.tos recibidos para su
diligertciamiento.
FIEL.
.I
MARl.A,
Oirector
,l
J'L-.-:./-.J_1
-N~
d3 Sistama
M
DEL. OR1GINAb
Sacral.rle
ISTERIO
_
ClILJ1SPE,.i.STC
Adminl.t"I!""
Gen.,.1
III
OS JUSTIC' .•••
i 7 St.\. 7~Gl
- Sl horario p<Uala recepci6n de documentos en la Oficina de AcL-ni...rli.straci6n
Doc;umentaria del yfINTUS son 10s dias: lunes a viemes de 8:00 a.m. a 16:00
p.m. '
- La doeumentad6n
cli..'"igidaalas dependencias del MINjUS
ingresada por la OficL.T'la
de Ad..n:>ir..istraci6nDocumentaria .
deb€ra ser
.. Los i.nteresados prese..,taran sus escritos en papel simple, con copia que sera
devuelta con el sello de recepci6n y e1 ml.'TIerOautogenerado d,,:1sis~e!.I":a
SISTRA, acompanado de las copias o· docurn~ntos que e~tab[ezca el
correspondiente
TlJPA; debtendo contener como minima 105 datos y
requisitos senalados e..T'l
el numeral 7.3
.. Los escritos presentados mediante correo certi..ficado 0 a tra ves de' empresas
de rne...'1.Sajeria,
y que no indiquen coru.'1.de.ncialidad0 reserva :tl.g'..L.la,sera.."1
recibidos y abiertos por la Oficina de AcL..-ti..'1istrad6nDc .•.
-'.t::'.e.",tari? y
re!T'itidos alas oneinas responsables .
.. Corr.o instnu:rte..'"1tade ve..-i..'i.caci6n
en la recepci6n de dccu::'.~'"1~OS
se ufi1icara
el "Catilogo de .Req·lisitos pan el TraIT'ite Doct!.:mentario del \u...-usterio de
Justici~" y(o) e1TUFA de la entidad .
.. Los reC'J.rsos adn1.inistrativos. no poclrar1 presentarse I::'.eciiante correo
cere-; Ficado 0 a tLaves de ernpresas
de mensajerfa. Los rec...::sos
adn1.intst:"ativos ,,51 .•.:Jresentados seran considerados como no :nesentados
v
- .
~
se comu..."1.icarade esta situaq6n por la oficina respor'.sa'ole, Glando d
adrninistrado se apersone a redamarles.
a) Recepci6n y revisi6n
b) Registro y generaci6n del C6digo del dOCWXle.'"1to,
el cual sera entregado ctl
interesado.
c) Entrega de documento 0 expediente a la dependencia de destino 0 de su
competencia
d) Derivaci6n del titular de la dependencia a la persona de competencia
- Los documentosque
se vayan. recepciona..."1do er~ la Ofid ...
"a de
Administrad6n
Documentaria s~ran ingresados al Sisterna de Trcirrite
Documentario ,del tviIN]US - SISTRA Y distribuidos a. las dependencias
correspondientes, dttrante dos (2) veces al ilia: al mediC>cli.a y despues de
cerra! 1a recepci6n.~·
..•-.-'
eEL
ORIGINAL.
I
MARIA
SPE .A.STC
DlreClor.
dl!
Sistema
A"n In/'If'livo
S..,cral:!da
G~n4rt
MI. ISTERIO O~ JU3Tlt,..;
'I
7 SE\. 2GGl
III
- Los documentos clasi.ficados con sello de Urge . 'l.tey lvfuy Urgente tan prant"a
se reciban, seran ingresados al SISTRA y distribuidos a sus respectivas areas .•
- Las Secretarias del Despacho 1'vlinisterial, Vice Nlinisterial y de Secreta..ria
_ General, podran recepcionar la documentaci6n clirigida a tales dependencias
respectivamente, despues del horario de atenci.6n y(o) cuando tenga...l la
d~nominaci6n de URGEJ."'\fTE.
- Las dependencias del rvfl:l\}US que ingresen y recepcionen documentos
extemos debera..""lactualizar dic.ha documentaci.6n en el SISTRA. al momenta
de efectuar la recepci6n del docu.mento. La' correspondencia que Uegue por
otras medias (facsimi..t correo electr6nico, ere.) sera iI1gresada al SISTR.'-\por
dichas dependencias teniendo cuidada de no duplicar su ingreso 0 anular llil
segundo i.ngreso que se genere por el envio posterior de dacu.r:nentos
- -.originales a copias.
- La documentaci6n intema generada par cada unidad orgamca del fvfutisterio
sera distribuida a sus respectivos destinatarios solamente hasta las 5:00 de la
tarde. Excepcionalmefl.te, se podra recibir docurne...""ltaci6nen horas distintas a
la mer_conada, previa alltori.zaci6n del Director Nador,al, General' 0
funcionario de myel equivalente.
-
11
'.\
1:3 COPIAJ\\IEL
DEL ,?RI~,
I
MARIA"
leA
Olr8cto~f.l
~ 51atame
Adminlltrati
bdcrol5rfa
Gen"r~1
MIN1SEAIO
DE JUSTICIA
.•.o
r\c\7
, 7 <:c\ 7_\.U~
\
9.
FaC{lltad p~ra emitir Comunicaciones
..JL..
Externas
Los documentos para la comunicaci6n con las institu.ciones del Sector Publico y
Privado sercin elaborados de acuerdo a 10 establecido en 1a oresente
direetiva .
..
Recepci6n.- La recepci6n es el .?Ioced.i.IT'iento de verificaci6n y coruorrridad
del ingreso de los documentos present-ados y estara 3. cargo de 1a O£:cna de
Administraci6n Documenta:-ia del MINJUS y de las oficL.,as qt:e cue!1ten con
autorizaci6n de 5U recepci6:-:. El personal eIKargacj.o es responsable de la
docu.mentaci6n que conste como recibida e...'1e1 expedience presentado y(o) en
el caroO"o
resoecavo, a exceoci6n d.e Ias comunicaciones restrirl'or.:das, ..oe~sonales
y(o) confidenciales, alas cuales no tiene acceso clicho personal.
....
a)
Documentos desti.'lados Dor Procecl.i.rnieI'.tosAcL"TIi....1s:rativos
eru:na.rc:ldos
en ei TUP.;
a.1:
\
QU,\SPE ASIC,
La.Oficirta de Adn"tinistrad6n Documenta.:.-ia ,:>1 recibi:- ei expeci.:ente
presentado por el ad.....rrU...--UStrado
verificara y exigira 10 siguiente:
- que la carta, oficio 0 solicitud presentada,
se anexe a la
docurnentaci6n indicada en el nIP A.
- se cumplan
105
r.equisitos
establecidos
de acuerdo
al
procedimienco al que se re.fiere
- el conecto foliado de Ios documentos y anexos.
a.2.
Una vez e.fectuada la verificaci6n por ei personal de la Oficir:.a de
Administraci6n, Docurne.ntaria, colocara el sella de "Recibido" y su
nlbrica L",dicando la fecha, hara y ntlmero de Expediente (dcl
sistema SISTRA) en el original y el cargo de la solicitud, ingresando
el docu.me.nro en el Sistema de Trcimite Documenfario - SISTR.I\.
a.3.
Cuando Ia Oficina de Acl.mini.straci6n Doeumentaria verifique que
la solicitud y(o) sus anexas no cumple con 105 requisitos
._establecidos en 105 dispositivos de la rnateria, procedera de acuerdo
a 10 es-tabiecido en el numeral 7.2 de Ia presente Directiva. . - - _ -- .
!1I "
~
I
'1
"
I
1 7 SET. 2002
I
I
I
i
I
I
I
La Ofiei •.
'1a de Admi.nistraci6n DocumentClria no podra observar ante
el administrado
la documentaci6n
presentada ~i e~ta es realizada
mediante la utilizaei6n de servicios de empr~sas de mensajeria 0
siIl'ilares.
a.4. Para que un dorumento
sea dado por reeepcionado, neeesariamente
debera contar con el ccidigo de documento del 5ISTRA., y el seUo y
nloriea
del encargado
de la rec2pci6n
de la Ofieina
de
,Administracicin
Oocumentaria
en el documento
prit,dpal
(Ofieio,
carta, etc.) Para su distribuci6n
se acompanara la Hoja de Trarnite
'emitida por el 5isteC"'.a de Trci.mi.te Doc:r::nentario - SI5TR.A...
r
La Ofici.."la de Administraci6n
Documentaria
a trav'es de su personal
e.rlCargado, verificara que el escrito sea autorQc:do por lerrado, que se
eumplan los requisitos menctonados
en el nu.!T:2!'al 7.3 y que exista la
docurnentad6n
que se aI'.exo al rec-urso i..r:P.?ugn2.tono que en el m.iS::TlO se
seftale. Asimismo, revisa:a y exigira el roliado del expediente. Ve:ificado
todo esto se procedera a estar:npar el sello de "Recibic!.o" indieando la
fec...~a,hora y N° de Expeciiente (c6digo del SISTR.:\) en el original de la
solidtud y e..'11acopia del interesado.
La Oficina de Admi...-ustraci6n Docu~entariaa
:-raves de su personal
encargado, re'ilsad. que en. el dcc<..I..G:'cento
?resen:ado cons ten :'os datos
generales (indicaci6n ex?resa del destinata.--io el I10!EOre 0 raz6n 50(:211 del
i.l"lteresado, documento de identidad, firrna, etc.) asil"nlsmo, veri ..fic.ara que
se adjunten 105 anexos que en el documento se senale y el foliado del
expediente. Verilicado todo esto se procedera a estam?ar
el sella de
"Recibido" inclicando la fecha, flora y N° de Expediente
(c6digo del
SISTRA) en el original de la solicit"ud y en la capia det interesado.
En 105 casas de presentad6n
abiertos e..'1 cuanto
documento.
no sea
de docume..."ltos en sobre cerra do, estos serin
consignada
la resrricci6n a reserva del
Inmediatamente
despues de recibidos 10s escritos, 105 recursos impugnatorios
u .00-05 documentos,
e1 encargado
de recepcion
de 1a OHema de
Adminiso-aci6n Documentaria, asignara el codigo correlativo del 515TRA por
cada documento recibido, el cual se consignara en el cargo del interesado.
Asimismo, se anotaran las <:>bservaciones que hubiere.
5e registrara en el terminal de la computadora
los d~tos correspondientes
a1 -"
escrito (nombre 0 razon social del interesado, materia de la solicitud, nfunero
de folios, documentaci6n.adjunta,
etc.), y el c6digo asignado.
I~
MARIA
Dirocloro
C:L
\
AS TO"
CA OUISPE
iii
" Sistoma
Admlnl.\r.tlvo
olcrt!ltorfa
Genore!
'~'~"STERIO
DE JUSTICIA
\,
La N umeraci6n 0 C6digo autogenerado asignado a 105 ~xpedientes par la
Oficina de Ad..-ninistraci6n Documentaria es e.l unico que"se aplicara en el
i\'fINjUS, hasta la cul.minaci6n del procedimiento, salvo 10s casos en que el
interesado vade su solicitl.ld. Las Direcciones estan orohibidas de utilizar
sistema distinto de idenwicaci6n manual 0 mecaPizado de expedientes,
un
4
a)
La Ofieina de Administraci6n Documentaria
expedientes en el dia.
b)
Las dependencias qu~ reciba.ll.un documento entregado por 1a Ofici..J.lade
Aclr:n.i.:.Listraci6n
Documentaria deberan eiectuar 105ig-c:iente:
~
I
remitira 10s docurnentos y(o)
b.l)
VeriEicar que la Hoja de Tramite
correctame:1te registrada;
emitida
.0._7)
Colocar el sello e01a Roja de Trarnite, en
por e1 SISTRA este
1a parte
superior derecha .
I
I
~) Veri.."1carel
'0 ..)
/
/
c)
roEado de 10s doc.imentos que na..l vertido abiertcs,
selbndolcs y 2.:.'"1otandoel nurnero de. folios y el c6digo de
expec!ie..'"1te0 registro; eXCE:?to 105 proveniences de las entidades
p;iblicas que serin deV'.leitcs para su d·ebida. foliacien CUCl.:."1do
se
::-:=..tede recurscs L:npug~ati '/os 0 soLic~t-",des de iniormes a
dictirnenes dirimentes.
Asimisu.o, en caso que 105 esc:itas reqc..iera..'1.de acla.:·acicnes 0
mod:Eicaci.ones no obsenrados
oar
1a Ofic:na de AcL-nirist:aci6n·
.
Docu.nentc.ria, eiectuara las coordi.T1.acanes con el remite:-tte a ~Tl.de
levantar
las observadones
y( 0)
de
efectuar
las precisiones
co rresDondientes.
.
Cuando la doc'.1mentaci6n este en un sabre que tenga la naturaleza de
reser-vada 0 restringida, esta sera redbida por la dependencia desti..'1.ataria
mediante. el cargo respectivo. Par inclicaci6n del Director de la unidad
organica se procedera a i...'gresar clid1.o documento al SrSTRA, con la
reser-va 0 restricd6n correspondie..Tl.te.
a)
b)
Cada unidad orgaruca del rv1.inisterio de justicia que reciba documentos
y(o) expedientes debera inmediatamente proceder a ver1£ica,ry a foliarlos
e ingresar en el sistema la recepci6n, la de}Jendencia' 0 persona de la
misma a la cual sea derivado, debiendo esta a su vez registrar en eI
, sistema mecliante.su tennmalla.recepcion
del docuinenk> y(o) exPediente.
E1 responsable de Iii.unidad orgamca'o
a
\.
que. de acuerdQ su cO,mpetencia
asuma el anaJ.isis del expediente debera bajo responsabilidad designar el
personal de apoyo a cargo de mantener. actualizado' en el sistema -
MARIA
G lICA
Directors
QLlISPE
"AINISTERIO
DE JUSTICIA
SISTRA, la situaci6n y observaciones que hubie:e, sobre la base de 10 cual
la Oficina de Administraci6n
Dccumenta...'ia
podni
bri..'ldar las
iniormadones que requieran 10s mteresados.
~c)
ASTO
e Sistema Admlnl1:ra:ivo
ISecretsrla
Oenersl
En e1 caso de documentos extemos que se reciben fuera de la hora de
atenci6n de la Oficina de Ad.:mi..Pistrad6n Docurn~ntaria,
la oriana
r~ce?tora efecttia su ingreso a1 SISTRA, e:rjtiendo su respectiva Hoja de
Ira-mite.
Corresoonde
a 105 6rga..."'1oscO!npe~ent2s oroyectar la :esoluci6n a el
promu~cia..rruento que decide sobr~ el proc~dim.iento ad.::;Unistrativo que
canoce y, cua.T1docorresponda, to rem.i::i:i.'l. con tocos sus antecede~'l.tes a
1a Ofici.."a ~~.eral de .'\sesoria Juridi.ca pa:a la opi.nion tegal y ViSaeDI'.
correspond.i~te.
Las expediences que requieran ser aprobados mediC'.nte Resotuc:6n de
Secret,,_,,:ia General, Viceministerial
0 lvli.:."1isteri3..l,
seran elevadas a la
Secreraria General para el td .•.
-nite cor:-espci:1c.ie.:-:t~.
III
11.1.
Emisi6n.- para que un documento
interno del r.-GNJUS se considere
correctaIr",e.'lte emitido debera tener Ias siguientes caracteristicas:
- Estar acompanado de todo el expediente que Ie corresp0r1da e.n concordancia
con 10citado er'. el dOC'..l!nentop~•.nciIJal (a decisi6r1 del titul<:U"
emisor)
- Estar registrado par el emisor en el SisteI!13.de Tramite Documentario (sea
Dor la secret2..ria de 1a dec2!'.dencia 0 por la Ofici."1a de AcLrrtinistraci6n
.
.
11.2.
Recepci6n.Los titulares de las u...'lidades organ.lcas receptoras
de
corrn.micaciones de e!'lace dentro del iYli..cisteriode Justic:ia desi~arb
a la5
personas q'.le efed'J.ara.L 1a recepci6n y el regist:o de tales cOClU:.""'.iC3.don;:s
~_
(;=> po ClI';; L -b-;- 1os S 0'0._5
-=> qu.~
'-0 no S~~L
::", d e na t,_.a_~
1=>7'" .,.0Sc.:.<,:,LgI
'-'
'c' a (""'''-0
,~ ..;,_
nUL'1eral 23) y sus contertidos serfu""\seliados y follacios, procediendo segjr, sea
el caso.
Co.
••••••.•
No se podIa recepcionar y procesar ningu.n dccumento intemoque
can las c'aracteristicas enurneradas en
nur:neral15.
el
:n0 cuente
Para que un documento sea dado par recepc:ionado necesariarnente debera
contar cor'. el selio y rubric a de receoci6h del responsable de la tJI1idad
receptora en el docu.mento principal (Oficio, memorandum etc.) y(o) en la
Hoja de Tra.rrute emitida por el Sistema de Tran-ute Documentario - SISTRA.
.
.
11. Lineas de Comunicaci6n Intema en 1a Organizaci6n del Ministerio.- Las diferentes
acciones que debe ejecutilFse en 1a Instituci6n, son reali.zadas utilizando cliversos
ca.•.•ales de comunicaci6n, 10s cuales por su naturaleza, se dividen en dos tipos:
comunicaci6n formal y comunicad6n informal.
.
Es aquella prevista y ejecutada de acuerdo a la es~ctura o.rg~ca estab1eciqa
'a: 10s objetivos que'1a orga.nii:aci6n desea alcanzar; se traduce en 1a re1aci6:n
estab1edda entre 1056rgar:~s y. per.~~:malcomponente de 105misp:1os:
y
'.
~~
COPIA
MARIA
Olrocloro
t'1~L
d
S
.
SIStema
Crl>lOrl5
MINI$,TEfl,lO
DEL
ORIGIHAl..
~PE
ASTC
Adm, ht"lj'l~
G.n ••,,1
III
DE JUSTICIA
1 7 SET. 2002 ,)
a.1)
Comunicaci6n Vertical.- Es la establecid~ por la linea de autoridad la
cual proporciona canales de comunicaci6n que se extienden a traves de
toda la estruetura. 5e clasif~ca e.."1 descendente y ascendente.
i) Descendente:
Es la comunicaci6n que S2 genera de un nivel superior hacia un r>ivel
i...-ueriorde la orga.'l.i.zaci6n.
Puede darse en forma de Resoluci6n, Directiva, Memorandum, ere.
ii) Asccndente:
Es la comunicaci6n que se ongu.ia en 105 niveles inferiores y se
.proyecta a 105 niveles superiores.
Puede darse en forma de lnforme, Onoo, Recomendad6n, Solicitud,
Nota' Lnlormati,:a, ete.
Comunicaci6n
Horizontal.- Es la comtmiCaclon establecida con 1a
finalidad de coordinar entre 6rgatlOS y(o) personal de igual jerarquia en
la i...""lStituci6n cumpli.IT'iento de las funciones asignadas.
e..,
Por intermedio
procedimientos.
a.3)
12.2.
de
esta
se
puede
de£i..Lir objetivos,
y
Comu:ucaci6n Transversal u ObliCtla.- ::5 la comUllicaci6n que ?en::niteJ
establece el ejercicio de Ia fuIKi6n dentro de la orga.ni.zacio:--.y S2 da a
craves de acciones de asesora....-uento y(o) de apcyo .
.
Comunic:ac:i6n Informal
Es' la coml1nicaci6n que comprende al conjunto de relaciones interpersonales,
con independencia del desempeno de las labores propias del cargo dentro de
la organizaci6n.
La comunicaci6n informal por ser inherente at comportamiento
en toda Instituci6n y a todo nive!o
a)
Doliticas
humano, se da
Correspondenda
Interna
Las comunicadones escritas que se originan entre las unidades organicas del
i\tlinisterio en el ejerdcio de sus funciones seran a traves del 6rgano de mayor
nivel (entre Direcdones Nadonales, Direcdones Generales, Oficinas
Generales, etc.)
.
Correspondenda
Extema
Puede ser elaborada en la AHa Direcci6n 0 en las Direcdones Nacionales;'
-Generales U Oficinas'-de- sirrillar -jerarquia; pero la faCultad para firmaila y
remitirla Ie corresponde Unican~ente al :Ministro y al Vice :Ministro 0 de ser el
__caso ~ Secretario General excepto en 105 casos siguientes:
~
1 7 SEi. 100i.\
b.l)
b.2)
En comunicaciones dentro de cada Sistema Administrativo
(Control,
Racionalizaci6n, Estadistic3, Presupuesto,
Contabilidad, Planificaci6n,
Tesoreria; Personal, etc.) reIacionadas can asuntos de su respectiva area
funcional y dirigidas a 10s organismos rectores, pueden ser firrnadas y
remitidas d.i.rectamente por el res pons able del Sistema a rovel
InstitucionaI.
Par delegaci6n
de los Directores
comunicaciones
de
coordinaci6n
'res"Oonsabilidad de la Alta Direcci6n.
Nacionales
que
no
0 Generales,
comprometan
14. Uso de 10s Documentos de Acuerdo al Nivel J erarquico de! Destinata,.--lo
Las comunicaciones escritas en el tvlinisterio de Justicia se ajustar?J1 al siguie.nte
cuadro:
NIVEL JERARQU"1CO
CO~!UNICACr6N
OFIClAI.
ALTA
DLtli:CCION
Oildo
oncio
Ml:.ltiple
DEL DESTlliATA ..•
'UO
DN / DG
{COM Y
CONSEJOS
X
X
X
X
I
DlH.ECCIO~.,.s
. YSUB
DIRE CCI 0 N"'-:-s
I
I
Memorandum
Memorandum
MUltiple
Iofcrme
Nota
------
I:!onnativa
X
X
X
X
X
X
X
X
I
identiEcar el tipo de doC'umento y-
a)
La codificaci6n es lL. artificio que pennite
et 6rgano que 10 remite.
b)
Los docurnentos se codificaran medicuLte ntl.meros y Jeb:as, expresados en un
determin?do orden, que permitan identificarel apo de documento, el nlimero
correlativo y e16rgano que 10emite.
c)
El uso de las siglas en el iYlinisterio de Justicia debera cefi.irse a 10 dispuesto en
eI "Ma.nual de Siglas para la Identificaci6n de las Unidades Organicas del
"tvlinisterio de Justicia" vigente.
.
,
16. ComW1icaciones Escritas en el MINJUS.- Las comunicaciones escritas que se usarin
en el Ministerio de J usticia seran las siguientes:
Resoluci6n Ministerial
Resoluci6n Vice i\tlin.isterial
Resoluci6n
Secretaria General .
.
Resoluci6n Directoral
Direc"tiva
OficioOficio MUltiple
Nota Informativa
Informe .
Memorandum
Memorand~Mtl1tiple
Proveido
.~C?ja de gnvio
Certifi'cado 0 Constancia
Correo Electronico _.
.;\
j,
Para las autooe-rarasde [as .provectos
de Le\,'es,
Decretos, Resoluclones
,
,
Supremas, Resoluciones :Vfi.rtisteriales,Resolucion~s Vi(e )'[i..r-us~eriales,
R~solucior:es del Secretaria General y Resolucio,,~s Directornl-2s, sera":1
en papel bond de 120 grs.
a.2)
(/
a.3)
PaDel Bond con Membrete
S8ra de color blanco y se utilizara en 1as comunicaciones escritas
dirigidas a orga..'"1ismospublicos '! privados.
E1 Pa?el Bond de 80 gramos solo para 1a Alta DLreccion. (El membrete
sera en sello de agua de alto relieve)
El Papel Membretado sera utilizac.o 5610 para la orimera tWj? de ias
co mlli'"1.ic<lclO
nes.
PaGel Bond sin Membrete
Se u~Jizara a partir de La segunda nojC"d.e c-.;alauier doc..: me r-.to,
sujetara alas mismas especiiicadones del L.'1cisoa.:) a...,t::rior.
aA)
PaGel Alisado.
Se utilizar~. solo para reproducir documentos en la fotocopiadora.
a.5)
PaGel BuL1.<.v.
Se utiliza para reproducciones
documentos, manuales, etc,
a.6)
mimeograiicas
PaGel Carbon.
Se utilizara para sacar copia de 105 docume~tos
debera ser de color negro.
de
3":
determinados
mecanograiiados
y
a.7} Formas Continuas.
Se utilizara en la formulacion de documentos de gestion u otros
document05 de gran volumen en su contenido 0 de reproducci6n
multiple, en 105equipos de computo.
b.l)
Margenes \.~~~~~r~~to - ~.4
ORI\
\-
'\
MARIA
..
01r8cIO,"
dB SIS{"m~
S" r8:.rl.
I.IINIS
Margen
Margen
Margen
Margen
Margen
Membrete
de
q
SPE ASTO'
Admlnlstrlt/vo
Gene,.1
EAIO OE JUSTICI.;
4 cm. primera pagi.!l.a
3 an. paginas siguientes
?_.:J an.
3 on.
su perior:
superior:
inferior:
Izquierdo:
derec.l-to:.
? _.:::Jcm.
3 Cill. primera pagi.!13,
2.5 em. paginas siguientes
1.5 an.
3.cm ..
I.San.
Margen superior:
Margen superior:
Marge.Il i.n.ferior :
Marge..TlIzquierdo:
Margen derecno
c)
L
105 doc.lmentos
I
c.l)
c.2.)
DescriDc:6n.
El memorete
justicia.
identiEica Las comurucaciones
escritas
del Mi..-usterio d.e
lJbicaci6n.
- Fonr.ato A4 (210 rru:::1 x 297 mm)
Estara a 1.5 en. tanto del borde suDerior como del borce izquierdo.
.
..
- Formato.AS (148 mm x 210 mITt)
Estara a 1.5 Cill. del borde superior
c.3)
y a 1 cm. Dei borde izquierdo.
Numeraci6n de las Pa~\as:
5e numeraran
€.J.' forma correlativa
margen inferior, en la parte central.
18. Estructura de Las Comunicaciones
Esaitas
Las comunicaciones
escritas; generalmente presentan
a.1)
y debera colocarse
la siguiente
a 2 cm. del
estructura:
Denominaci6n del Ano:
. __.. _.. __
5e escribi.ra la deno~aci6n
que la Ley dispone al ano vigente, en letras'
mayUs01las y entre comillas en la parte central del margen superior.C? se.
colocara 021 sello correspondiente.
Iii
MARIA.
Director.
a.2)
'
E I A Q
I ?E ASTo
d
Sl>lem.
Adml Iltrllivo
Secret.rls
O.flltl'
MINfSTEnlO
DE JUSTlCI~
Lugar v Fec..~a:
Se colocara la fecha en el ~rgen
superior derecho, escribiendo en
primer termino el lugar, seguido de una COma y, a continuac:i6n, el dia
en numeros arabigos; esto ultimo tambien podra ser reali.zado mediante
el estampado del sella respectivo.
, .5i el ilia conseara de u..rtciigito se Ie 3l1teponcl..ra un cero, a continuaci6n
se eSG'ibira el mes e..'1letras y luego el a..ii.o·en nu...rneros arabigos. Los
doc..u:nentes sera.'1 iechados despues de habe.r sido furnados.
C6digo:
Cons tara de la denominaci6n
del documento en rnayu.sculas (Oficio,
Memorbdu..,",-, Lruorne, etc.), el nllinero correlativo del documento y las
cuatro c.Jtas del a.ri.o.A contin~~aCi6n se colecara la sigla resp'ectiva de
acuerdo a 10 dispuesto en el numeral 15 de la presente clirectiva.
La codiiicaci6n deoera ir s:.:.brayac:la y se TIwnera.ra LL."1a
vez firmado el
doc ..•..
mento.
Ejemplo:
"DIRECTIVA ?'fO OOl-2002-fuSrVrvf-OGED"
Destir.atario:
Se cor-signa el r:omore y aoellidos con mayfuculas,
el cargo de la
'yersona a q:.:.i~, va dirigido el dOClmento y la instit:.:.::i6n a la cual
Dertenece.
Ejemplo:
Ser,or
MARIO ALBERTO T.'-\PfA PALACIOS
Secretario General
Instituto Nadenal Penite.nciario - INPE
a.S)
ASlli'1.tO:
Es el motivo por el cual se ernite el dacumento. Se expresara ·en el menor
numero posible de palabras. No sera posible emplear expresiones tales
como: /lEi que se indica"
Ejemplo:
ASUNTO:.Directiva
de Corres"Oondencia
Escrita .
.•.
a.6)
Referenda:
Se anotaran los documen.tos que sirvan
siempre en forma abreviada. (REF)
Ejemplo :
REF.: Of. N° 420-2002-JUSjOGA.
Texto: .
_:.-.--
de antecedentes.
- -._-
Se escripe
- .. - .
E.s la parte sustantiva del documento, su contenido se debe expresar en el
"menar nUmero de parrafos· posibles; sin desmedro de la claridad y coherencia
requerida.
III
.""L.
~ ...• '~ur';-\
U<:L.
UKI"\.
\,
MARIA A't{
Oir.ctaro
d
L1CA QUI'SPE
Sistam3
Admlnl.:roti·JO
S crllud. Gena"l
• '''''9TERI0 DE JlISTICI,l,
AS TO"'-'\;
III
1 7 SET. 2002
Tennino:
Es la parte final del documento
y consta de 10 sigl.liente:
Desoedida:
Es parraI~ de atenci6n al fin.al de la comunicaci6n.
Ejemplo:
.Es propicia la oportunidad para reiterarle a us ted, 105 se..!1ti..mientos de
mi consideraci6n y estima personal.
Atentamente,
ei
Firma:
Rubrica de la persona remitente .
.Post-Finna:
5e consignara
mayusC"...uasel nombre del responsabie, debajo e...'l.
bajas,
cl cargo.
Se colocara en [a parte inferior de.recna del dCCUIT'.en~oy a tIes espacios
~)erticales de La d~s:Jed.ida.
CuaI1do e! fu...'l.clona..'ioresponsabie
C"llente can e1 respectivo sella, se
poci.ra.calocar este en ree.."'.:'lplazode 10 ::nencionado anterior:nente.
~n
Sello:
~l de ta depender~ci3. :e::r-ite.:1te ... se colocari =1costado izquierdo de la
f....rma.
c.5)
Cooias:
5e indio.Ia al fi...,al Y c.espt.:.es del texto de La correspcndencia
can la
abreviatura: c.c. seguido de' [as siglas de [as of~cinas receptcras 6 el
nambre de las .•.aersonas que
ha.."l. de tener conodr: ....
iento de! documen:o,
.•.
s610 Cuando el caso requiera. SOlo pociLa remitirse al Despacho Vice
'lvunisterial "Capias
L.lforma n vas" que contenga..., irlormaci6n
de
ges nones trasc~ndentales en e1 C"J..IT\pl..iu-..iento
de 105 fines ins ti tucionales.
los asuntos de mera adD:ti.ni.straci6n intema de. los 6rgcL'l.OS del
w1i.'l.i.sterio deben ser de conoci.mier.to
5610 hasta Ios Directo'res
Nacionales y Generales, asi como 105 fundonarios de myel equivalente.
",
c.6)
Distribuci6n:Cllando se emite un docume.nto y sea necesario que tomen conocimiento
varias dependencias
a personas, en el margen inferior' izquierdo se
indicara can la palabra Di5TRIBUOON,
en mayusculas y subrayado,
debajo en columna de acuerdo al orden jerarquico, 105 nombres de las
ci.ependencias 0 personas receptoras.
Lqs dorumentos que distribuyan 105 6rganos del iYlinisterio previamente
deben ser rrUnuciosamente .revisados; a fin de no· cometer errores
105
.. mismos.
en
c.7)
-Anexos: - .
5€ utiliza para complementar
el texto del documento. Deben estar
e.numerados indican do el titulo de cada uno que ira en la parte inferior
izquierda despues de la fuma.
",
",
....•
",
r
,
I·
....
.~~~.
_ ....•. _~.-
.r~7F·· .
~~~
MARIA
Nt.....
A
Director.
d~ SI.lom.
S~c('!)t~rfa
.'vllNIST"nIO
UISPE ASTo
Admlnl.I!.t!·,::>
Gen.r~1
JUST/CIA
Dc:
P{e de Pacri~'1a'
::>
•
Se coloca opcionalmente
en el margen inferior izquierdo a1 IL."1aldel
documento, y contendra 10 siguiente:
Las iniciales, en mayusculas,
de la persona que ha elaboracio el
documento y separado por lL."'1alinea oblicua, en letras minusculas las
inida1es de la persona que digit6 0 mecanografi6 el docu.rnento.
Las cintas 0 t6:ier de impresoras 0 de maquinas de escribir sera..r1de color negro, en
caso de utilizarpapel carbon tamblen debera ser de este color.
Se uf1lizara tii'>.canegra 0 azul para los tampones de 105 sellas ci.rctuares y de
post-fizma. Para !os sellos de dccu ..mentaci6n clasi.Eicada, asi COn.l0 orros en forma
rectangular que;:1o sem de ?ost-firma, se uti1j7ara tampones con tinta roja.
Requisitas
para 1'aRedacci6n
I
/
en la
redaccion de los doeumentos
se tenilla en cuenta
105
siguie.ntes requisitos:
a)
unidad:
En 10 posible, en cacta doc'.1mento se debera trat?..r, u.n solC?asu...•.to, ct:.:t......
do se
desee abordC!" u.no 0 mas asu..."l.tosque no esta:.•. directar.:1ente relacioi:1.adcs, se .
hara en tal fo:ma que sea identificable cada uno de elios.
b)
Coherencia:
Los ciifere!1tes puntos sabre una misma
16gico y canerer1.te. ,
materia se expondra.tl
en un orden
Claridad:
La expresi6n de [as palabras y de, [as ideas, debe tener propiedad
fundamento de modo que se eviten dudas 0 i.nterpretaciones err6neas.
Precision:
EI pensamiento se debe expresar
oradones cortas y simples.
en forma concreta,
mediante
y
el uso de
21. Sellas
Su forma puede ser circular y rectangular.
Uso:
.. ' .
..,_
,Para" distin'guii-' a. ca-da una de las dependend~
del Ministerio
corroborar ia identidad del6rgano enusor.
Ubicaci6n:
Ira a la izquierda y a la misma altura de la firma.
y
III
r'·./
._.
__ \
,-~-,----_.
"\;
ORIGI\.
'/
.,.
.--
"
\\.
'\.
MARIA
AI
Oirec:or.
LIe
PE ASTO
de Siotem. Admlnlstratlvo
Secreted.
G"ner.1
"t'~lisrcMIO
Se empleanin
para
••confidencial, reservado
QUI
DE JUSTlCIA
identilicat
105 dacumentas
clasi.ficados
(personal,
y secreta) Tambi~n se usaran [os casas siguientes.
- MUY URGENTE:
Se, usara cuando 121autoridad
del dOC'ttmento.
competente
disponga una atenci6n inmediata
- ORIGINAL FIRMADO:
Se coloca en las cooias de 105 doC'urnentos aue eXDidar1 el Despacho
wlinisterial, Despacho Vice ~li.n.isterial y Secretaria General (Memorand~r:1.,
Oficios que se remiten al exterior, trascripci6n de Resoluciones) despues de
121r rr..a d.el original, se exceprua su uso c...'l las demas u....,jdades orginicas
del NG.-USterio.
.L
J,.
j,
•
•
SELLO DE DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA:
Se empleara al i.,."lteriorde cada urddad or~-uca. Este Sello se usara e!', el
reverso del oficio 0 dcc.umento que se ha redbido 0 en su defecta, en hoja
aparte y sera llenado por el Di.rector Nacional, Director General 0 de civel
equivalente.
"
URGENTE:
Cua.ndo el documento
requiere u..."laatenci6n rapid3..
COPIA Ii'J"FORMA TN A
t'Se usara para dar a conocer un hecho a afici . I."lasy(o) personas
con un asunto.
-
COPIA:
Se usara en reoroduccianes
.
de un docu.r:nento .
DUPLICADO:
Se usara para aquellos documentos
con igual valor que e1 origL"lal.
-
relacionadas,
que se emiten par segunda
vez; pero
POST-FIRM}\.:
Con e1 nombre y cargo del remitente.
22. Sobres
Los sobres se utilizaran para dar una mayor seguridad alas comunicacianes escritas
que se remitan 211exterior. Tambien se usaran i..."ltemamente para las comunicacianes
clas.~~!-~as. y..c!e <:~~cterpe.I:sof\al.. Deben constai de: .
.
Rotulaci6n~Los sobres llevaran impresos en el angu)) ~up¥rior izquierdo
Estado y debajo la inscripci6n: !vlinisteria de Justicia.
- . - --el Gran Sello del
III
b)
Contenido.En el angulo superior derecho se escribira la codificaci6n del docUIT'.ento.
En la parte central superior se ana tara eI destinatario, cargo y direcci6n. El
nombre del destinatario
asi como el luge.r de desti_'1o se escribira en
ma yu.sculas, el cargo y Ia direcci6n en mIDusculas.
Al reverso del sobre en Ia parte central ira el sella circular de Ia
dependencia que remite eI documento.
c.l)
Sobres de 220 x 110mrn.
De pa?el bond de 80 grs. de color blanco, can membrete, para
doCtL."nentos de poco volumen.
De papel bond de 70 grs. no tra.."1.Sparente,ribeteado a rayas blancas y
rojas, con la inscripci6n
de: VL'\ AEREA, Y membrete
para
comunicaciones aereas.
c.2.)
Sobre de 130 x 170mm.
De papel bond de 80 grs. color blanco con membrete, se utilizaran para
Ia remision de tarjctas, invitaciones, esquelas, cartas, etc., de la Alta
Direc:i6n, Directores Nacion~es y Generales.
'
c.3)
Scbre )'fanila.
Se utilizaran para rernitir varios documentos y(o) expediences, foUetos,
revistas, etc. Las di.."1l.e:"sioriesserm las siguientes y seg~'m el tama .•.
'1o del
docurnento a remitir:
2.95' x 420 nUTl.
250 x 335 nun.
170 x 250 nun.
f'
23. Documentaci6n
Clasificada
La correspondencia
cIasificada es rnviolable, debe ser entregada
Desti....."atario y por ninglin motivo reterjda por m.is de 24 horas.
En la dependencia que enute el documento,
grado de seguridad de la documentaci6n
criterios:
a)
irunediatamente
al
el ftmcionario responsable determinara el
cIasilicada de acuerdo a los siguientes
Secreto
Se clasifica en esta categoria, toda la correspondencia
de suma importancia,
generalmente sabre autoridades gubemamentales,
organizaci6n de las fuerzas
armadas, misiones especiales, investigaciones,
etc., cuyo conocimiento par'
personas
no autorizadas
este impedido
expresamente
por ley; aiecte la
intimidad personal 0 -p~ razones d~ s-eguridad nacional. -,'
Co'nfidencial.
•
Se dasifica en esta categorra la correspondencia
que siendo de gran
importancia y para conocirniento res.tringido, no este comprendida en el
acapite' anterior, En este caso la restricdon tendra caracter temporal, miel1tras
cQncluya su tramite.
Reservado,
Se clasificara en esta categoria la correspondencia que no siendo secreta ni
co~dencial
tampoco es camtIn, pudiendo seT conocida solo por detenninados
fundonarios, antes de la cuLminaci6n de su trcim.ite, .
Sistema de Doble Sobre.
Toda la correspondenda
escrita dasificada debe remitirse en doble sobre,
de manera que el sobre exterior" no permita diferenciarla
de la
correspondencia comlin.
Unicamente el sobre interior lleva 10s sellos declasi:..'icaci6n en el anverso,
en la parte central superior e inferior y e..'1el reverso en toda la jU!1.tUI3..
El sabre exterior no lleva sellos de clasificaci6n ill ni,,'"1gunaotra anotaci6n
q~e inclique contener documentati6n clasilicada.
e)
Recornendaciones
Cuando se elabore documentadon dasilicada en equi?os de com?uto como
medida de seguridad, no debe grabarse en el ,.:liscoduro de La (;Jrr.putadora
sino en un disquete y guardarlo en w.t lugar que brir.de La S3.r::lr:ia "ec-2saria
de segu.lidad.
'J(. '
I
.
,
ri
a)
Resoluci6n Ministerial
Disposici6n que se adopta en casos concretos y que resuelven situaciones
inherentes a un :Ylinisterio. Es expedida por e! 0iurustro y requieren su sola
firma.
b)
Resoluci6n Vice Ministerial
Disposicion adoptada por el i/ice ),:Iinistro, 0 por delcgaci6n del Ministro, y
que compete a asur\tos admin.i.strativos tales como aprobaci6n de Directivas,
Manu?Jes, Guias, etc.
c)
Resoluci6n de Secretaria General
Disposici6n adoptada por el Secretario General, por delegaci6n del )"1in.istro a
Vice Ministro, y que comp.:te a aS1.L.""1tos
de carac:.:r tecn.ico, rebcionados
con
su ambito de competencia.
d)
Resoluci6n DirectoraL
Son las que expiden 105 Drrectores Nacionales
Generales, y c.ue competen
asuntos de caracte:- teC'.l.co, relacionados::on su a...'1l.Dito
de competencia.
°
a
e.1)
Finalidad.
Es 11..'1 dOCLunento de c:umplimiento obligatcrio, que establece nonnas 0
disposiciones
especi.ficas, senalaJ\do
consideraciones
a seguir
en
deter:ni.'""lados asuntos 0 situaciones.
e.2)
Nivel J erarqu.ico.
Se elabora en cualquier dependencia del Milusterio de Justicia y segUn
su alcance la suscribe el Ministro, Vice Ministro, Secretario General
funcionario con jerarquia de Director Nacional, Director General 0 de
mvel equivalente.
°
f.1)
Finalidad.
Documento
organismo
que se usa para dirigirse entre dependencias
a entidades del Sector Publico y Privado.
de un mismo
0
Esta comunicaci6n escrita se usa para hacer consult as! impartir ordenes,
efectuar gestiones administrativas, remitir documentos, etc.
f.2)
Nivel Jerarquico
Se dirige a destinatario
de igual
0
mayor jerarquia.
g.1)
Finalidad
Documentv que tiene la misma finalidad que el oEido, pero cuyo tenor
se dirige ados
0 mas destinatarios.
Cada destinatario
cumplira
las
disposiciones en la parte que Ie compete.
En el codigo se consigna ta palabra OFICIO MULTIPLE
Oncio y DISTRIBUCION en lugar de c.c.(con copia)
g.2)
h.1)
h.2)
Nivel J erarquico.
Se remite a destinatario
Finalidad.
Documento
determinado
en lugar
de
de igual 0 mayor jerarquia.
que se utiliza para dar cuenta en forma detaliada
asunto, a ped.ido 0 por propia i..rticiativa.
Nivel J erarquico.
Se remite de u.n nivel inferior a uno superior
sobre
lL.'1.
0 entre niveles iguales.
Finalida.d.
Documento
qlle se usa para comuni::arse
2:::1t:2 fLmc.:G:'.ari0s de L:.na
misrna i..lStituciun pa:-a tratar asuntos del :;er-::c:o i.n:er:lo, p:leralmei\te
vers~ so[)re '-ill ~usmo asunto, tJ.les:OfJ.10 tramitc.r gestiones especificas,
-rernitir dOC'w'TIentos, COffit.t.n.lCarordenes'.
NiveljerarqUico
Se remite por lL.'1aautoridad
dt: ig-..:.? 1mvel.,
j .1)
superior
,
a una inferior 0 entre autoridades
Finalidad.
Ducumento
que tiene la misma finalidad que el memorandum,
pero
cuyo tenor se clirige ados
0 mas destinatarios.
Cada destinatario
cumplira las clisposioones en Ia parte que Ie compete.
En el codigo se consigna las palabras MEMORANDUiVI lvfULTIPLE en
Iugar de Memorandum
y DISTRIBUCION en Iugar de c. c. (con copia)
Nivel Jerarquico.
Se remite a destinatario
de igual 0 menor jerarquia.
.
k.l)
k.2)
Finalidad.
Comurucaci6n que se utiliza para derivar un expediente
Nivel J ercirquica.
5e rernite a desti..'1atario de igual
.
1.1)
0
0
documento.
menor jerarquia .
Finalidad.
;::s 1a comunicaci6n escrita que S2 emolea
..... para trarnitar todo tipo
•. de
documento recepcionado.
Para trasladar un docuffiento
de una
dependencia a otra lL.'1.icamentese empleara la hoja de en'llo, cuidando
de no haeer usa sirnwta..."1eodel pfoveido 0 decreto adrrinistrativo y la
hoja de envio.
.•..
,..:.•..
( .... ··,...l ;.-.
Puede ser usado eonsecutivamente
por varios':6ranos pC'.Ia indicar las
aeciones :\ seguir, mante.!ue....",dola nw:neraci6n origi......al.
/
/
m.l)
Finalidad.
Es el docu.mento meciia..'\te el cual, cualc;:-uer autoridad compete....",te,
eertiiie:\, 0 da fe de aetcs y hcG.",os verificados, ecnfi.l.il1.andolcs y.
dandoles autentieidad real. 5e extier,de a solicitud del Inte:esado.
'
n.l)
Finalidad.
Es un medio de comu.n.ieaci6n que perrnite enviar
recibir informacion
mediante la tecnologia de red, estando predeterminado en 10s Manuales
Ln£ormaticos sobre el manejo de Red y del correo eleetr6nico elaborado
por la Ofici.na General de In£ormcHica del iYlinisterio de Justicia.
°
Los niveles y canales de correspondencia a considerarse ~ las unidades organicas del
Nlinisterio de Justicia seran de acuerdo al anexo N° 01 Y alas
siguientes
consideraciones:
.
Las Direeciones Nacionales; Auditoria General, Oficinas a Dir'X:ciones Generales,
Asesoria Tecruca; Consejos y Comisiones: estan facultados a remitir en su caso, a.·
- las Direcdones, Ofi~as,.Sub
Direcciones;'- Area o. Servidor~s del ~n.:b~~o-de su .
competenda.
,.~
MARIA A'
DlroClor.
8.
df SIJtom.
S'locrotarla
V1Nl5TERIO
A QUISPE AST'~
Admlnhtro:I'/o
O.ne,,'
111\.
DE JUSTICIA
\'..
\.
\
1 7 SET. 200Z
Las comunicaciones que remita una Direccion Nacional a una Direccion General y
viceversa, que no corresponda a su area serm mediante oficio 0 memora...,dum
indistintamente.
I
.
La informacion que remitan las Direcciones, Sub Direcciones y Unidades a 125
U nidades Organic as de otras Areas deben hacerlo a traves de 1a Direcci6n
Nacional, Direccion General u Oficina General de 1acual depende segUn el caso.
1-
\.
'\
a)
Las autoridades y personal del Nli..-USteriode ]usticia, L.'1dependienternente de
SOl regimen laDoral 0 contract:.ral, seran sa...~cionados administrativarnente
si
incurren en las sig'.llentes faltas adrni....-UStrativas(art. 239° Ley N° 27'144 - Ley
de Procedirniento Administrativo General):
a.'l)
30.5)
Negarse a recibir injustificadamente recursos, solicitudes, dedaraciones,
wior:naciones 0 expedi.r constancia sobre eUas.
No entregar dentro del termi....n.olegal, 10s documentos recibidos a la
autondad que deba decidir u opinar sobre ellos.
Demorar injustificada.rr.ente
la remisi6n
de datos, actuados
0
expedientes solicitados para resolver un procedimiento 0 la producci6n
de un acto procesal sujeto a plazo determinado
dentro del
arocedimiento adr:,irtistrativo.
Ejecu.tar lli"\ acto que no se encuentre expedito a eUo.
I.nci.
'nidar de alguna manera a quien desee plantear queja ad.rninistrativa
..
o contradecir sus decisiones.
Di.fundir de C'..lalq~jer
modo 0 ..oermitir el acceso a [a informacion
.
coniidencial que se encuentre owhibida.
,
.
La Oficina de .-\uditoria General cautelara. el cumplimiento
Directiva.
de la presente
La Oficina de Administraci6n Documenta..>ia y cada dependencia que e£ecrue
el re~;lstro automatizado de comunicaciones
internas y(o) extemas, sera
responsable
de la congruencia
de la infonnacion
que consigne en
cumplimiento de sus responsabilidades.
-I
La Ofici.na General de Informatica, en coordinaci6n con la Oficina General de
Admi.nis trad6n, capacitara: al persona! responsable del manejo del SISTRA y
velara por instalar en 105 equipos que correspondan en cada dependencia del
MINJUS, el aplicativo antes mencionado, estableciendo niveles de restriccion
a! acceso e ingreso de informacion, en funcion a 105 requerimientos del titular
de la dependencia 0 quien designe.
.j
ES COPIA FIEL DEL ORIGINAL
;;~-
SeNAIDU JAEN
Ing.GONZAlO
Secretarlo General
MINISTERIO
··rle
c5f~
DE JU;TICIA
8J~ .
NQ 544-2004-WS
Que, mediante Resoluci6n de Secretaria General N° 343-2002JUS, de fecha 16 de setiembre de 2002, se aprobo la DirectivaN° 002-2002JUS/OGA, sobre "Normas parael
Trarmte de las Comunicaciones del
Ministerio de Justicia", con el objeto de establecer las normas generales para
el registro, seguimiento y control de las comunicaciones intemas y externas
'e del Ministerio de Justicia;
:£~ .
r.~
l'
.
Que, en el cumplimiento de privilegiar la satisfaccion de las
necesidades de los administrados, en cuanto a otorgarles informacion y .
atencion oportuna al tramite de sus documentos, es necesano establecer 108
mec~smos
que permitan el adecuado registro y seguimiento de· los
~~ docurrtentos que ingresan y que se generan enel Ministerio de Justicia, a
~ aves.del SISTRA;
~o
~!:
A •
. Que, en consecuencia es necesano modificar el numeral 8.1, de la
Directiva N° 002-2002-WS/OGA;
ES COPIA FIEL DEL ORIGINAL
~.i\ili?ai~~
ecr&tarlo 8f1i:il'lMINISTERIO DE JUSTICIA
Recepci6n
ruS/OGA,
Ministerio
Derivaci6n
Articuio 1°._ Modificar la denominaci6n del numeraI8.! "De la
y Registro de Documentos" de la Directiva N° 002~2002sobre ''Normas para el Tnunite de las Comunicaciones del
de Justicia", por la siguiente: 8.1 "De la Recepci6n, Registro,
y Seguimiento de Documentos".
Articulo 2°._ Incorporar en el numeral 8.1 "De la Recepci6n,
Registro, Derivaci6n y Seguimiento de Documentos", de la Directiva N° 0022002-JUS/OGA, los siguientes parrafos:
- El usuario que deriva documentos por el SISTRA, esta obligado de
hacer entrega fisica de dichos documentos a laoficina receptora, en el
dia, bajo responsabilidad. En este termino, la unidad "receptora,que es
a quien se Ie deriv6 los documentos, debera recibir pot "el sistema
estos documentos y verificar el cumplimiento de la indicada
obligaci6n.
- Cualquier errer de derivaci6n de un documento, en el SISTRA, debera
ser regularizado en el dia.
- Las secretarias de las unidades orgamcas" 0 personal responsable
" designado como usuario del SISTRA, deberan informar diariamente al
Director 0 Jefe del que dependan, de todos los documentos fisicos
recibidos y registrados debidamente en el SISTRA; y semanalmente
entregaran a su jefe un reporte del registro de los documentos
recibidos y en tramite, para el control correspondiente.
- Recibidos los documentos por el 6rgano administrativo, la autoridad
competenteque ha tornado conocimiento de tales documentos, es el
que determinara en forma oportuna el estado que Ie correspondera al
documento (s); de tal manera, el documento seguira en el estado de
"tramite", si requiere evaluaci6n previa de la oficina receptora, 0 en el
estado de "derivado", cuando el documento es remitido a otra oficina
ES COPIA FIEL DEL ORIGINAL
~E~-
Secr.etano Genera
MINiSTERIO DE JUSTICIA
-· tk
6/~
~~44-2004-JU~
para los fines pertinentes, u "archivado", segtln la atencion que se Ie de
al documento presentado.
- La Oficina de Administraci6n Documentaria, como administradora del
SISTRA, harei el seguimiento del cumplimiento del debido registro de
los documentos y oportunamente remitini a los funcionarios 0 Jefes de .
las areas correspondientes, el reporte del registro de los documentos
que no estan siguiendo el trfunite y plazos establecidos. De no atender
o subsanar el registro correspondiente en el termino de 72 horfls, a
traves de la Oficina General de Administracion, se dara cuenta' a la
Secretaria General para que .ordene disponer· alDirector Nacibnal,
General 0 al funcionario de nivel equivalente, de las· dependencias
organicas de la institucion, se establezcan las responsabilidades· del
caso y sancionar administrativamente a quien corresponda, de acuerdo
a ley.
!
F
•.•
~~\O
Articulo 3°._ Disponer que la Oficina General de Administraci6n
haga de conocimiento de los trabajadores y autoridades del Ministerio de
Dc J" usticia la presente resoluci6n, para los fmes pertinentes.
'l'.);
;.
~
j
Registrese y comuniquese.
--cs:rc=: -:b'L
_-_
-..
-.-._ ..•.. ...
Ing.GONZALO BENAVIDES Jft ':N
,
Secretarlo General
Ministerio de Justicia