Reporte 1- 111 - Caja de Retiro de las FF.MM.

Reporte 1- 111 - Caja de Retiro de las FF.MM.

F-GRA-01 / 27-06-2014 V4
REPORTE DE SUPERVISION O INTERVENTORIA
A. INFORMACIÓN DEL SUPERVISOR(BSJ O INTERVENTOR(ES)_
Nombre y cargo de los supervisores o interventores
Fecha Expedición
MARIA CLAUDIA AGUIRRE GUTIÉRREZ Coordinadora Grupo Gestión Documental
28 03 2016
dd mm aaaa
F. INFORMACIÓN CONTRACTUAL
Nit - RUT
900.062.917-9
Nombre o razón social del contratista
SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A 4-72
Convenio
Tipo de Contratación: Contrato nCarta de Aceptación nComodato
dd mm aaaa
Número
111
Fecha
Firma
21
2016
01
Fecha Inicio
dd
mm aaaa
21
01
2016
n
Plazo de Ejecución
HASTA 28-12-2016
Nota: La fecha de inicio debe ser posterior al cumplimiento de requisitos de perfeccionamiento (registro presupuestál
o aprobación de pólizas) lo último que ocurra.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal N°: 1316
Registro Presupuestal N°
15516
Objeto Contractual: Describa el objeto plasmado en el contrato respectivo
Realizar la prestación del servicio de transporte de documentos, recolección, admisión, curso, entrega de
la correspondencia en ámbito nacional e internacional y demás servicios postales a través de las
siguientes modalidades : Correo certificado, encomienda ,correo normal, correo masivo, al día, servicio
de paquetería, servicio internacionales EMS, al día cobertura y tiempo de entrega, postexspress,
certificación y prueba de entrega.
A continuación se rinde informe de las funciones adelantadas en la ejecución del contrato arriba mencionado,
establecida en el Manual de contratación M-GRA-01
Describa en cada una de los espacios para diligenciar que se encuentran debajo de cada Función, la actividad que
desarrolló en el contrato bajo su supervisión así:
Función Administrativa:
a) Proyectar la correspondencia que resulte conveniente según la consideración a los requerimientos del bien o
servicio y el debido cumplimiento de las obligaciones.
b) Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones parafiscales de conformidad con lo establecido
en la Ley 1150 de 2007 Art. 23; Ley 100 de 1993, Ley 797 de 2003 y el parágrafo 1 del artículo 23 de la Ley 1150 de
2007, el servidor público que sin justa causa no verifique el pago de los aportes, incurrirá en mala conducta, que
será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente.
c) Exigir el cumplimiento de los términos y plazos estipulados en el contrato, así como las pólizas que lo amparan e
informar respecto de su incumplimiento o demoras.
d) Solicitar al ordenador del gasto suscriptor del contrato, la adición o modificación del respectivo contrato, previa
la debida y detallada sustentación y justificación.
e) Determinar, según el tipo de contrato, la necesidad de que se autoricen las mayores o menores cantidades de
objeto contractual por parte del ordenador quien para tal efecto suscribirá un nuevo documento con el contratista.
fl Gelliritar al ordenador del Resto med ante informe la suspensión temporal de la ejecución de un contrato por
28103/2016 36 p. m. OZIPAMONCHA
ASUNTO
COMUNICACIONES, REPORTE DE
DEST
MARINA LENNISSANCHU PIARON
DEPENO
CONTRATAD! CM Y ADQUISIOONES
COMFAMA SERVICIOS POSTALES NAOCNACIONALES
wem1 ene SERV01105 POSTALES NACI CNACIONALES
CONSECUTIVO 20160024569. 0000000 -000
FOLIOS
13
CA
DE REDRO DE LAS FFSIM
11 1 1 111 11 liii 1 1 1 11 1 1
*
No. CUMW/ItallUN: 9000629170
2 0 0 0 2 2 0 6 *
[Recibido]
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circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, justificando plenamente las circunstancias de tiempo, modo y lugar
que originan los hechos de la suspensión, previa solicitud del contratista. Dichas circunstancias quedarán
plasmadas en acta que elaborará el supervisor con su firma respectiva, la del ordenador del gasto y la del
contratista. Una vez desaparezcan los hechos que dieron origen a la suspensión del mismo, elaborará el acta de
reinicio, dejando constancia del tiempo total de la suspensión temporal y del vencimiento final del contrato,
suscrita por las partes.
Espacio para diligenciar
El contratista cumplió con la entrega de la certificación de los aportes al sistema de seguridad social en
salud, riesgos laborales, pensiones, baja de compensación familiar, ICBF y Sena, de acuerdo con el
cumplimiento de las obligaciones parafiscales de conformidad con lo establecido en la Ley 1150 de 2007
Art. 23; Ley 100 de 1993, Ley 797 de 2003 y el parágrafo 1 del artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
Función Financiera:
a) Constatar la correcta y adecuada inversión de los recursos dispuestos al contrato
b) Aprobar el plan de inversión del anticipo, realizar el informe final de inversión del anticipo, asegurar la
amortización del anticipo e informar al ordenador del gasto, respecto del inadecuado manejo del anticipo, para
que se tomen las medidas sancionatorias del caso.
c) Revisar y constatar que lo que se factura, haya sido realizado y recibido a satisfacción.
d) Verificar que cualquier adición, modificación al contrato que implique recursos, cuente con las disponibilidades
presupuestales.
e) Controlar y verificar los pagos que se deban efectuar de acuerdo con lo señalado en la respectiva cláusula.
f) Velar por la entrega oportuna del anticipo o pago anticipado, de acuerdo a como se haya pactado.
g) Aplicar las fórmulas de reajustes de precios cuando fueron pactadas en el respectivo contrato.
h) Verificar la viabilidad de revisión de precios determinando en tales casos las causales y justificaciones que dan
lugar a ello.
Elaborar y suscribir el acta de liquidación, dentro del término establecido, con sus respectivos soportes,
sometiéndola a la firma del contratista y del ordenador del gasto quien suscribió el contrato.
Espacio para diligenciar
Cancelación de la factura No. SPN -01-26983 registrada en SADE.NET bajo el consecutivo 19126 del 08
de marzo de 2016, por la suma de TRES MILLONES CUATROCIENTOS UN MIL CIEN PESOS MCTE
($3.401.100), correspondiente al mes de febrero de 2016.
Función Técnica:
a)
Controlar el avance de la ejecución del contrato de conformidad con el cronograma o los plazos.
b)
Constatar que se cumplan las especificaciones técnicas y obligaciones contenidas en los pliegos y en el
respectivo contrato.
c)
El supervisor deberá elaborar y suscribir conjuntamente con el contratista, las actas de iniciación y/o de
recibo de bienes y/o servicios dentro del término de ejecución del contrato, documento soporte para la
realización del último pago.
d)
Verificar que las especificaciones y condiciones particulares de los bienes o servicios contratados
correspondan a las solicitadas, y abstenerse de dar el respectivo cumplido si estas no corresponden, mediante
informe del Supervisor.
e)
Someter a consideración del ordenador del gasto que haya suscrito el contrato, las variaciones al contrato,
que escapen a su resorte. Elaborar los informes necesarios que documenten la actividad contractual y el avance
y calidad de la misma.
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Suscribir en representación de la Entidad los recibos parciales de obra, las entregas de los bienes o
f)
servicios.
Elaborar los informes que permitan evidenciar la utilidad o impacto social de la obra, bien o servicio.
h)
Informar al ordenador del gasto que haya suscrito el contrato, sobre deficiencias en los estudios previos,
que puedan impedir la correcta ejecución del contrato y el cumplimiento de sus fines, para su análisis y lo que se
estime pertinente a través de Comisión Asesora para la Contratación Administrativa.
Espacio para diligenciar
El contratista Servicios Postales Nacionales S.A 4-72 cumplió de manera parcial con la prestación del
servicio de transporte de documentos, recolección, admisión, curso, entrega de la correspondencia en
ámbito nacional e internacional y demás servicios postales a través de las siguientes modalidades :
Correo certificado, encomienda ,correo normal, correo masivo, al día, servicio de paquetería, servicio
internacionales EMS, al día cobertura y tiempo de entrega, postexspress, certificación y prueba de
entrega.
Función Legal :
Verificar que el contratista haya cumplido en su totalidad con los requisitos de
a)
perfeccionamiento y legalización, antes de la iniciación del contrato. El interventor o supervisor no podrá
autorizar el inicio a la ejecución del contrato sin haberse aprobado la garantía única. El área de
contratación deben hacer conocer al interventor o supervisor en el momento de su designación o
contratación copia del contrato y oficio de aprobación de la garantía única
b)
Hacer cumplir cada una de las cláusulas contractuales y en especial las obligaciones contraídas.
c)
Conocer los deberes y obligaciones del contratista
d)
Verificar que las vigencias de las pólizas y sus modificaciones se encuentren dentro de los términos exigidos
en el contrato. así como las diferentes licencias con las que se deben contar, de construcción, ambientales etc.
e)
Vigilar el cumplimiento de los plazos, la vigencia del contrato y de los riesgos amparados por la garantía
única. Debe tenerse en cuenta que los términos que se determinan en cada caso son perentorios, a efectos
de lograr en cada caso el cometido que los señala.
f)
Controlar los amparos de la garantía única (manejo del anticipo, cumplimiento del contrato, calidad de
los bienes y/o servicios, responsabilidad civil extracontractual, prestaciones Sociales, etc.) y la vigencia
(término de duración) de cada uno de ellos, ante un posible incumplimiento por parte del contratista de
conformidad con lo pactado en el contrato, exigir al contratista la presentación de los certificados de
modificación a la póliza matriz cuando se suscriban prórrogas, adiciones o suspensiones, para su
correspondiente aprobación por el servidor público competente
8)
El supervisor siempre tendrá la obligación legal de remitir al área de contratación copia de todos los
documentos soporte de la supervisión, así como de los conceptos y observaciones de las principales
modificaciones del mismo, con el objeto de garantizar que se realicen los tramites a que haya lugar en el menor
tiempo posible.
h)
Verificar que Se cumplan los plazos contractuales, gestionar las prórrogas o modificaciones pertinentes.
i)
En todo caso el supervisor de los contratos vigilara la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato
durante todo el tiempo que esté vigente y su función solo caducara una vez se haya suscrito el acta de
liquidación que le ponga fin a las obligaciones pactadas por las partes, de conformidad con el articulo 60 y de la
Ley 80 de 1993 y el Articulo 11 y 32 de la Ley 1150 de 2007.
Todas las demás atribuciones que se contemplen en los documentos del contrato
Espacio para diligenciar
El contratista cumplió de manera parcial con las obligaciones del contrato descri(: 1) Prestare! servicio
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contratado con la debida diligencia y prontitud, de acuerdo con la matriz de categorización de tiempos y
destinos que se adjuntó con la propuesta presentada mediante radicado No. 18674 el 23 de febrero de
2015, la cual hace parte integral del contrato. 2) Darle a cada envío o correo, el trámite adecuado acorde
con los procedimientos establecidos. 3) Recolectar a domicilio. 4) Devolver los envíos no entregados a
través de planillas en un tiempo no superior a 5 días, especificando las razones de la devolución, efectuar
el control y seguimiento de los procesos de recepción, transporte y entrega a domicilio. 5) Responder por
cualquier eventualidad e indemnizar siempre que no sea caso fortuito o fuerza mayor, de acuerdo con lo
estipulado en el artículo 25 de la Ley 1369 de 2009 y conforme con las normas postales vigentes, previa
la investigación operativa correspondiente y aprobada mediante resolución. 6) Entregar los documentos
objeto del presente contrato dentro de los siguientes lapsos: Correo Normal para envíos urbanos y
principales ciudades de uno (01) a dos (02) días hábiles y en las poblaciones apartadas de tres (03) a
ocho (8) días hábiles bajo puerta o buzón. Correo Certificado para envíos urbanos de cuatro (04) a seis
(06) de acuerdo al destino Correo Prioritario tiempo de entrega de uno (01) a dos (02) días para urbanos
y principales ciudades y tres (3) días para el resto del país de conformidad con la matriz de
categorización de tiempos y destinos que se adjuntó con la propuesta presentada mediante radicado
18674 del 23 de febrero de 2015, de no cumplirse con los tiempos estipulados explicar a CREMIL las
razones y responder por su entrega en términos estipulados, considerando que la gran mayoría de
documentos enviados cumplen términos de Ley. 7) De conformidad con el análisis de riesgos en la
contratación para la admisión, curso y entrega de la correspondencia se consideran la perdida de
documentos, expoliaciones de documentos, fallas técnicas o de cualquier otra índole en la Plataforma de
Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72, que dificulte la recepción de los correos electrónicos por parte
de los destinatarios y reclamaciones de los envíos de correspondencia que se encuentren certificadas o
aseguradas, además de los objetos postales de control de acuerdo con la reglamentación vigente, todo
ello en aplicación a las pólizas de transporte de valores que ampara la perdida y los daños materiales
causados como consecuencia de los eventos que constituyen los amparos mencionados, por el
transporte de dineros en efectivo, especiales postales, títulos valores, cheques y cualquier otro
documento de propiedad del asegurado que pueda ser convertido en dinero. 8) Devolver debidamente
revisada, firmada y sellada la primera copia de la planilla de imposición de los envíos. 9) Impartir
instrucciones y orientar a los funcionarios encargados de la correspondencia, sobre la forma de cumplir
con los procedimientos de envío o correo en lo que se refiere a acondicionamientos, embalajes,
rotulación del destinatario y remitente, límites de peso y prohibiciones. 10) Suministrar la primera copia de
las planillas de envíos de todos los correos con la firma y el sello del empleado receptor de servicios
postales nacionales a más tardar dos (2) días después de su recepción. 11) Garantizar inviolabilidad de
los sobres. 12) Facturar de acuerdo a los servicios prestados en el mes, según planilla correspondiente,
la cual deberá coincidir con los envíos realizados en el mes por la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares.
13) En caso de pérdida de un envío, SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A 4-72. pagará el valor
que corresponda conforme con las normas vigentes previo al procedimiento establecido en el Manual de
Contratación de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares según Resolución 1993 del 20 de agosto de
2008, en concordancia con el parágrafo primero del artículo 17 del Decreto 1150 de 2007. 14) Aplicar los
portes de franqueo de acuerdo con las tarifas vigentes aprobadas por el representante. 15) Efectuar la
recolección y entrega de valijas que contengan la correspondencia agrupada (CORRA) que la Caja de
Retiro de las Fuerzas Militares confíe a SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A 4-72 en los
trayectos, horarios y frecuencias que requiera LA CAJA, contemplados en la red de servicios del CORRA
los cuales serán solicitados por escrito por el supervisor del Contrato. 16). Entregar las pruebas de
remisión en el correo, una vez sean solicitadas por la CAJA en las oficinas de la empresa contratista,
página web, al call center, o con el ejecutivo de soporte una vez se cumplan los tiempos de entrega
ofrecidos de ocho (08) a treinta (30) días hábiles.17) Atender los derechos de petición efectuado por
CREMIL, dentro de los términos de ley correspondientes. 18) Atender los requerimientos relacionados
con el servicio certimail.
Observaciones: Diligencie este espacio, con las aclaraciones, sugerencias, recomendaciones y demás que considere
relevantes dentro de la ejecución del contrato.
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Anexos: Cancelación de la factura No. SPN -01-26983 registrada en SADE.NET bajo el consecutivo
19126 del 08 de marzo de 2016, por la suma de TRES MILLONES CUATROCIENTOS UN MIL CIEN
PESOS MCTE ($3.401.100), correspondiente al mes de febrero de 2016, copia contrato, certificación
parafiscal.
C. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL CONTRATISTA
•
Califique el desempeño del contratista de acuerdo a la escala indicada y teniendo en cuenta los siguientes
aspectos:
1Cumplimiento del objeto del contrato: evalúa el cumplimiento de las obligaciones contempladas en el contrato
CUMPLIMIENTO
PUNTAJE
5
Cumple cabalmente los deberes y obligaciones del objeto contractual
3
Cumple parcialmente con los deberes y obligaciones del objeto contractual
1
No cumple con los deberes y funciones propias del objeto contractual
2Calidad del bien, obra o servicio: evalúa los requisitos del bien, obra o servicio para su aceptación
CALIDAD
PUNTAJE
5
Calidad y correcto funcionamiento del bien o servicio, sin devoluciones u observaciones
3
Calidad y correcto funcionamiento del bien o servicio, con observaciones
1
Calidad y correcto funcionamiento del bien o servicio, sin el cumplimiento de lo establecido
contractualmente
3Cumplimiento de las fechas de entrega: evalúa el cumplimiento de las fechas pactadas para la entrega del
bien, obra o servicio.
FECHAS DE ENTREGA
PUNTAJE
5
Entrega en el tiempo acordado
3
Entrega con tres (3) días de retardo a la fecha
1
Entrega con más de cuatro (4) días a la fecha acordada
4 Atención a reclamaciones u oportunidades de mejora: evalúa la disposición y oportunidad en la atención de
reclamaciones, o sugerencias realizadas al contratista para su mejora durante la ejecución del contrato.
PUNTAJE
ATENCIÓN A RECLAMACIONES U OPORTUNIDADES DE MEJORA
5
Atiende de forma cortes y desarrolla todas las sugerencias de mejora para el cumplimiento de sus
compromisos
3
Acepta parcialmente las reclamaciones, observaciones, solicitudes o sugerencias
1
No acepta reclamaciones, solicitudes o sugerencias de CREMIL
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`i
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D. CRITERIOS PARA LA VALORACIÓN DE LA EVALUACIÓN:
Para la valoración de los factores evaluados se tienen en cuenta los siguientes criterios:
Evaluación Buena: Durante el lapso evaluado, obtiene un resultado entre 16 a 20. Se recomienda continuar con su
contratación como contratista de la entidad.
Evaluación Regular:
Durante el lapso evaluado, obtiene un resultado entre 12 a 14. Se recomienda realizar
actividades correctivas para mejorar. Se puede volver a contratar.
Evaluación Mala: Durante su evaluación, obtiene un resultado por debajo de los requisitos exigidos por la Entidad. Se
recomienda dar por terminado el contrato suscrito entre las partes. Se debe evaluar la posibilidad de generar un
producto no conforme.
E. CALIFICACION:
CALIFICACION
ASPECTOS
A. CUMPLIMIENTO DEL OBJETO DEL CONTRATO
4
B. CALIDAD DEL BIEN, OBRA O SERVICIO
5
C. CUMPLIMIENTO DE LAS FECHAS DE ENTREGA DEL BIEN. OBRA O SERVICIO
4
D ATENCIÓN A RECLAMACIONES, SOLICITUDES O SUGERENCIAS
4
TOTAL CALIFICACION
17
F. RESULTADOS DE LA EVALUACION:
Forma como se cumplió el contrato:
Se debe indicar de acuerdo a la evaluación en cuanto a la ejecución y cumplimiento del contrato.
1
Buena
EVALUACIÓN
BUENA
X
REGULAR
MALA
G. CONCEPTO DEL EVALUADOR
• Indique el número de reclamaciones que se han realizado al contratista:
o
•
Cuando hay incumplimiento en alguno de los aspectos anteriormente mencionados, se ha notificado al contratista
para su mejora? Ex li ue
Firma
PD MARÍA LAUDIA A UIRRE GUTI RREZ
Coordinadora Grupo Gestión Documen al
Supervisor de Contrato
Proyectó: TSD Lil
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