manual de procedimiento otorgacion de licencias por enfermedad
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO OTORGACION DE LICENCIAS POR ENFERMEDAD, ACCIDENTES MENORES Y OTROS ÁREA DE RECURSOS HUMANOS 1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA OTORGACION DE LICENCIAS FIE GRAN PODER S.A.” FECHA DE APROBACION 30 06 2010 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OTORGACION DE LICENCIA POR ENFERMEDAD, ACCIDENTES MENORES Y OTROS 1. INTRODUCCION. “ F IE GRAN PODER S.A.” en el marco de los deberes, obligaciones, prohibiciones y los principios de buena fe, responsabilidad social, ética entre otros, establece procedimientos a seguir en caso de sufrir accidentes de trabajo, licencias por enfermedad y otras licencias debidamente sustentadas. 2. OBJETIVO. Establecer de manera ordenada y sistemática los procedimientos, responsabilidades y plazos que deberán ser aplicados por cada uno de los trabajadores de FIE GRAN PODER S.A., en c a s o d e au s e n c i a d e l o s e m p l ea d o s e v i t a n do q u e la s a ct i v i d ad es s e v ean i n te r r u m p id a s . 3. APROBACIÓN Y ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente Manual será aprobado por el Directorio de “FIE GRAN PODER S.A.”, siendo su uso y aplicación obligatoria al interior de la empresa, en sus agencias y puntos de atención, cuya cobertura alcanzará a todo el personal permanente y eventual que trabaja en FIE Gran Poder S.A. 4. BASE LEGAL DE APLICACIÓN. El marco normativo del presente Manual, se encuentra establecido en la Ley 20.744, Contrato de Trabajo y en el Convenio Colectivo de Trabajo CCT. 5. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL. El presente Manual podrá ser revisado y actualizado en forma anual, basándose en el análisis de la experiencia derivada de su aplicación, a la modificación de la normativa que forma parte del su marco legal y a las observaciones y recomendaciones que formulen las unidades operativas de FIE GRAN PODER S.A. 6. PARTES INTERVINIENTES Las partes intervinientes en el procedimiento son las siguientes: • Trabajador • Jefe de Agencia • Médicos de la Empresa • Responsable de Recursos Humanos • • • • Hospitales Nacionales, Municipales y Provinciales Asistencia Privada / Prepaga Instituciones públicas y privadas ART 1 2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA OTORGACION DE LICENCIAS FIE GRAN PODER S.A.” FECHA DE APROBACION 30 06 2010 7. NORMAS O LINEAMIENTOS. Las normas o lineamiento que regularan la aplicación del presente Manual son las siguientes: a) Fie Gran Poder S.A. tiene la responsabilidad de controlar que el uso de permisos en caso de enfermedad del trabajador y/o su hijo, accidentes y otros, estén correctamente sustentados, sin excepción, por un documento valido e idóneo, emitido por un Centro de Salud o instancia debidamente acreditada. b) Todo trabajador de Fie Gran Poder S.A., es responsable por el cumplimiento de los procedimientos y plazos señalados en el presente documento para obtener la licencia requerida, asimismo, es responsable por la custodia y flujo documentario resultante de estos tramites, debiendo efectuar el seguimiento respectivo hasta su conclusión y archivo final. c) Para el caso de licencias por enfermedad aplicando lo establecido en el Articulo 210 – Control, de la Ley 24.744 – Contrato de Trabajo, Fie Gran Poder S.A. contará con los servicios de un Profesional Medico de altos meritos, perfil idóneo y alta ética profesional, para diagnosticar y corroborar, sobre el estado de salud declarado por el trabajador; sus diagnósticos y conclusiones serán prioritarias y decisivas para la toma de decisiones de la empresa. d) Los padres, tutores o responsables de menores de edad, se beneficiaran de la licencia por enfermedad, siempre y cuando cumpla con los procedimientos establecidos y presente los certificados que acrediten su situación y enfermedad del menor. e) Las solicitudes de licencia deberán ser comunicadas dentro de los plazos señalados en el titulo siguiente de este Manual, para que el responsable de Recursos Humanos prevea oportunamente las acciones a seguir y garantice la continuidad del trabajo de la empresa y dar cumplimiento con el objetivo del presente Manual. f) Los procedimientos seguidos para la otorgación de licencias en caso de accidentes Laborales se sujetaran a la norma y procedimientos de la ART, la cual se detalla en anexo a la presente. g) Las solicitudes de licencias serán solicitadas en forma escrita considerando un plazo prudencial de 5 días hábiles previos a la fecha efectiva del permiso, para que la empresa pueda tomar los recaudos necesarios para no provocar perjuicio en el desarrolla de sus actividades, excepto en casos fortuitos. 2 3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA OTORGACION DE LICENCIAS FIE GRAN PODER S.A.” FECHA DE APROBACION 30 06 2010 8. LICENCIAS A SER OTORGADAS SEGÚN LEY. No. CAUSA 1 Enfermedad 2 Accidentes laborales TIEMPO DE LICENCIA A criterio medico previa valoración del paciente. Certificado medico A criterio medico previa valoración del paciente. Certificado medico Universitarios: Veinte (20) días en el año y hasta cuatro (4) días por examen. 3 Estudios 4 Matrimonio Trabajador 5 Matrimonio del hijo 6 Fallecimiento del conyugue o conviviente 7 Parto del conyugue . del DOCUMENTO DE DESCARGO Doce (12) días calendario, más un (1) día hábil para tramites prematrimoniales. Un (1) día Certificado universitario que indique la f ec h a y n o m b r e del tr abajad or . Fir mado por la entidad correspondiente. Certificado de Matrimonio, DNI y CUIL del Conyugue Certificado de Matrimonio del hijo Dos (2) días. 8 Realización trámites personales de Si es mas de 500Km cuatro (4) días Certificado de defunción. En caso de viaje el Dos (2) días corridos (Uno debe ser hábil) Partida de nacimiento, DNI y constancia de CUIL del hijo. Medio (1/2) día cada dos (2) meses Carta con las causales del permiso autorizada por el inmediato superior 9. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA LA OTORGACION DE LICENCIAS. A continuación se describen por capítulos, los procedimientos necesarios para: I. Licencias por enfermedad II. Licencias por accidentes laborales III. Licencias por actividades particulares y otros 3 4 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA OTORGACION DE LICENCIAS FIE GRAN PODER S.A.” FECHA DE APROBACION 30 06 2010 CAPITULO I DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTOS - SOLICITUD DE LICENCIA POR ENFERMEDAD PASO No. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PLAZO RESPONSABLE 1 Informa su ausencia laboral vía teléfono a su Una hora de inmediato superior con suficiente anticipación, la iniciada la cual deberá ser d en t r o d e l a Jornada Laboral. Jornada laboral Trabajador 2 Dentro de la Recibe aviso de ausencia y efectúa seguimiento de la situación del empleado, a l m i s m o t i em p o Jornada Laboral com unica a RRHH y coor di na acci ones par a q u e no se vea afectada las actividades de la empresa. Jefe directo 3 Informa al Responsable de Recursos Humanos lo siguiente, considerando estas situaciones: Jefe directo Dentro de la jornada laboral Al momento de realizar el llamado e l t r a b a j a d o r no ha visitado a un medico: En este caso debe dejar la siguiente información: • • Una breve descripción de los síntomas. Ubicación física donde se encuentra o se encontrara • Teléfono donde podrá ser ubicado (fijo y celular) • Centro de Salud al que visitara (Hospital Nacionales, municipales y provinciales) o medico particular que los asistirá. Continua en el Paso No. 3 Al momento de realizar el llamado el empleado cuenta con un diagnostico medico: Debe detallarse la siguiente información: • • • • • • 3 Una breve descripción de los síntomas Ubicación física donde se encuentra o se encontrara. Teléfono donde podrá ser ubicado Diagnostico medico prescripto Periodo de licencia otorgado Razón Social del Centro de Salud donde fue atendido, o caso contrario el nombre, apellido y matricula del medico que lo asistió. Asiste a un Centro de Atención o Medico Particular En el transcurso para ser diagnosticado y obtener el Certificado del día Medico, cuando corresponda. Trabajador 4 5 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA OTORGACION DE LICENCIAS FIE GRAN PODER S.A.” PASO No. 4 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE APROBACION 30 PLAZO Efectúa el diagnostico, de ser justificado elabora el En el transcurso Certificado Medico debidamente fechado y suscrito, del día conteniendo como mínimo la siguiente información: • Nombre y Apellido completo del paciente • Diagnostico • Conclusión de la patología y del diagnostico efectuado. • Periodo de ausencia (Baja Medica) • Fecha de la atención. 06 2010 RESPONSABLE Centro de Salud o medico Particular Entrega el Certificado al Trabajador. 5 Recibe aviso de ausencia, la información señalada Una hora de iniciada la en los pasos precedentes y efectúa seguimiento de la situación del empleado, en caso que la empresa Jornada laboral así lo determine le comunicará que recibirá la visita del Medico de la Empresa de FIE GRAN PODER S.A., en su domicilio o donde el trabajador declare que se encontrará Recursos Humanos Continua en el Paso No. 9 6 Presenta el Certificado Medico a su inmediato Durante el superior o Jefe de Agencia según corresponda, para periodo de Baja o que tome conocimiento y autorice la licencia justificada. inmediatamente la conclusión de la misma 7 Recibe verifica y procede a la suscripción del mismo autorizando la licencia solicitada. Inmediatamente sea presentada Trabajador Inmediato Superior o Jefe de Agencia Devuelve al interesado 8 Recibe el certificado debidamente suscrito para Inmediatamente entregar en el día a Recursos Humanos de FIE sea autorizada GRAN PODER S.A. Jede Directo De encontrarse en una Agencia de la empresa, procede a escanearlo y enviarlo vía email o vía fax. El documento original será remitido en sobre Hasta el viernes cerrado, con la fecha del envío y en la parte posterior de cada semana el nombre y legajo del mismo. Continua en el Paso No. 13 9 Brinda toda la información necesaria del trabajador enfermo, al Médico Auditor para que efectúe la visita respectiva. En el día de comunicado Recursos Humanos 5 6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA OTORGACION DE LICENCIAS FIE GRAN PODER S.A.” PASO No. 10 FECHA DE APROBACION 30 06 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PLAZO Efectúa la visita domiciliaria, evaluando lo siguiente: • Diagnostico del paciente contra el suyo • Periodo de ausencia asignado (Baja Medica). En el día de la visita Medico de la Empresa Circunstancial Trabajador 2010 RESPONSABLE Completa el formulario con las observaciones y conclusiones de la evaluación medica. En el caso de acudir el medico al domicilio y no encontrar al Trabajador en el lugar y hora señalado (excepto por emergencia atribuible a una asistencia particular imprevista debidamente sustentada), la licencia no será justificada ni procesada 11 De existir diferencia entre el diagnostico efectuado en el Centro de Salud o de forma particular y el Medico d e la em p r es a , incorporara esta observación debidamente detallada en el correspondiente informe a Recursos Humanos. Medico de la Empresa 12 Presenta informe final al Responsable de Recursos Una vez concluida Humanos. la visita o conciliado diferencias 13 Una vez recepcionado el certificado medico pasa el informe a Recurso Humanos para su conocimiento y procesamiento de planillas. En el día de recepción del certificado. 14 Archiva los certificados e informe del medio auditor en el legajo correspondiente. En el día que se toma conocimiento 15 Recursos Humanos toma las planillas. conocimiento y procesa Una vez tomado cocimiento Medico de la Empresa Jefe Directo Recursos Humanos Recursos Humanos Archiva copia del certificado e informe del Medico De la Empresa. 6 7 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA OTORGACION DE LICENCIAS FIE GRAN PODER S.A.” FECHA DE APROBACION 30 06 2010 CAPITULO II DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTOS - SOLICITUD DE LICENCIA POR CASOS PARTICULARES PASO No. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PLAZO RESPONSABLE 1 Informa por escrito, los motivos y causales de la Según el tipo de licencia requerida a su inmediato superior y al licencia y plazos Responsable de Recursos Humanos dentro del plazo definidos establecido en el punto 7 inciso g). 2 Recibe aviso de l a l i c e n c i a y efectúa seguimiento de la situación del empleado, coordina acciones con R R H H para que no se vea afectada las actividades de la empresa. Cuando la empresa lo determine será contemplado en comité de RRHH. 3 Presenta el documento de descargo valido e idóneo que justifica la licencia. Una vez finalizado la licencia o durante la misma. Trabajador 4 Recibe verifica y procede a la suscripción del mismo autorizando la licencia solicitada. Inmediatamente sea presentada Inmediato Superior Dentro de la jornada laboral Trabajador Jefe Directo o Jefe de Agencia Devuelve al interesado 5 Recepciona el certificado o documento idóneo y Inmediatamente valido, debidamente suscrito para entregar en el sea autorizada día a Recursos Humanos. Jefe Directo De encontrarse en una Agencia de la empresa, procede a escanearlo y enviarlo vía email o vía fax. El documento cerrado. original será remitido en sobre Hasta el viernes de cada semana Jefe Directo 6 Recibe el certificado o documento valido e idóneo y Una vez recibido procede al registro en las planillas. la información Recursos humanos 7 Archiva los certificados o documentos validos e idóneos en el legajo correspondiente. Recursos Humanos En el día que se toma conocimiento 7 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA OTORGACION DE ANTICIPOS DE SUELDO “FIE GRAN PODER S.A.” CAPITULO III DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTOS – EN CASO DE ACCIDENTES LABORALES PASO No. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PLAZO 1 Informa su ausencia laboral vía teléfono a su Una hora de iniciada la inmediato superior, al Responsable de Recursos Humanos y A.R.T. Interacción, una vez suscitado el Jornada laboral accidente de trabajo o enfermedad profesional. 2 Recibe aviso de ausencia y efectúa seguimiento de la situación del empleado, coordina acciones con RRHH para que no se vea afectada las actividades de la empresa. 2 Se comunica con el Centro de Emergía al 0800 – Inmediatamente de sucedido el 266 – 0056, donde los operadores tomarán telefónicamente la predenuncia. accidente Una hora de iniciada la Jornada laboral RESPONSABLE Trabajador Jede Directo Trabajador Para este efecto deberá tener presente la siguiente información: • No. de Contrato • No. de CUIT • Nombre, apellido y DNI del accidentado • Breve descripción del accidente acontecido 3 Derivan al trabajador al centro Asistencial de Inmediatamente A.R.T. Interacción, más próximo para lograr de sucedido el accidente la atención respectiva. A.R.T. Interacción 4 Asiste a un Centro de Atención que se encuentra en En el transcurso el listado de prestadores de prevención. del día Trabajador De requerir orientación o traslado en ambulancia se comunica con la línea sin cargo 0800 -266 – 0056, donde será atendido por personal especializado el cual coordinará asistencia. 5 Formaliza la denuncia del accidente, enviando Dentro de las 24 horas online el formulario de denuncia a través de su sitio WEB www.interaccion.com.ar y enviarlo por fax al (54 11) 5354 6800 Recursos Humanos 8 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA OTORGACION DE ANTICIPOS DE SUELDO “FIE GRAN PODER S.A.” ANEXO INFORMACION A.R.T. INTERACCION PRESTACIONES MÉDICAS.1. ¿Qué cubre la A.R.T.? Las Aseguradoras de Riesgos del Trabajo nacen en el año 1996 en el marco de la ley 24557 para cubrir los denominados “accidentes de trabajo”, definidos por la ley como: “todo acontecimiento súbito y violento ocurrido por el hecho o en ocasión del trabajo, o en el trayecto entre el domicilio del trabajador y el lugar de trabajo, y las “enfermedades profesionales”, detalladas en un decreto dictado por el Poder Ejecutivo Nacional. En todos los casos mencionados se brindarán prestaciones dinerarias en caso de corresponder (indemnizaciones por incapacidades laborales temporarias o permanentes o muerte y/o salarios caídos) y prestaciones en especie, es decir, la atención médica necesaria de acuerdo al siniestro ocurrido. 2. ¿Qué es un accidente de trabajo? Todo acontecimiento súbito y violento ocurrido por el hecho o en ocasión del trabajo. 3. ¿Qué es un accidente in itinere? Son aquellos ocurridos en el trayecto entre el domicilio del trabajador y su lugar de trabajo, siempre y cuando el damnificado no haya interrumpido o alterado dicho trayecto por causas ajenas al trabajo. El trabajador podrá declarar por escrito ante el empleador, y éste dentro de las setenta y dos (72) horas ante el asegurador, que el trayecto se modifica por razones de estudio, concurrencia a otro empleo o atención de familiar directo enfermo y no conviviente, debiendo presentar el pertinente certificado a requerimiento del empleador dentro de los tres (3) días hábiles de requerido. 4. ¿En qué casos la A.R.T. se hace cargo de los traslados del accidentado? En todos los casos la A.R.T. cubre los gastos que el paciente necesita para movilizarse durante su tratamiento. Quien determina cual es el medio de transporte indicado para el traslado del paciente es el médico que lleva su caso. En caso de que el médico no indique nada en particular corresponde el reintegro de los gastos de traslado en transporte público (el paciente deberá acercarse a la aseguradora o enviar por correo todos los boletos correspondientes.) PRESTACIONES DINERARIAS.5. ¿Quién paga el sueldo del trabajador accidentado? Cuando un trabajador se encuentra accidentado o padece una enfermedad profesional, y 9 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA OTORGACION DE ANTICIPOS DE SUELDO “FIE GRAN PODER S.A.” el daño sufrido le impide la realización de sus tareas habituales, está en una situación que se denomina Incapacidad Laboral Temporaria (ILT). Los primeros 10 días a partir del accidente la remuneración está a cargo del empleador, y desde el día 11 hasta el fin de la ILT se hará cargo la A.R.T. Por ley se considera que finaliza una ILT cuando el trabajador recibe el alta médica, cuando se le declara una Incapacidad Laboral Permanente, cuando se cumplió un año de su accidente o declaración de la enfermedad, o bien si fallece el damnificado 6. ¿Qué tengo que presentar para que me reintegren los jornales (ILT)? El empleador debe presentar: a) Uno de nuestros dos formularios de Solicitud de Reintegro (a elección del empleador), en carácter de declaración jurada, firmado y sellado por representante legal de la firma. b) Fotocopia de los recibos de sueldo abonados por el empleador firmados por el accidentado c) Fotocopia de los F931 y los tickets de pago de los meses por los cuales solicita el reintegro. 7. ¿Debo esperar al fin de la ILT para pedir los reintegros? No, una vez hecha la presentación del formulario de solicitud de reintegro el empleador puede ir solicitándolos enviando recibo de sueldo y F931 cuando lo considere necesario. DERECHOS Y OBLIGACIONES 8.1 Derechos y deberes del Trabajador. Recibir, hasta su curación completa o mientras subsistan los síntomas incapacitantes: Asistencia Medica y Farmacéutica, Prótesis, Ortopedia y Rehabilitación. Cumplir, con la realización de los exámenes médicos en salud Denunciar, ante su empleador o Aseguradora de Riesgos de Trabajo (ART), los accidentes de trabajo o enfermedades profesionales que ocurran Utilizar correctamente los elementos de protección personal provistos por su empleador. Participar en actividades de capacitación y formación sobre salud y seguridad en el trabajo Comunicar a su empleador o a la Superintendencia de Riesgos del Trabajo (SRT) cualquier hecho de riesgo relacionado con su puesto de trabajo o establecimiento en general. 10 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA OTORGACION DE ANTICIPOS DE SUELDO “FIE GRAN PODER S.A.” 8.2 Las Obligaciones de su empleador. Realizar los exámenes médicos preocupacionales y por cambio de actividades e informar los resultados de los mismos al trabajador y a al Aseguradora de Riesgos del Trabajo (ART). Notificar a la ART la incorporación de nuevo personal. Informar a sus trabajadores la ART a la que están afiliados Solicitar la atención medica inmediata en caso de accidentes de trabajo o enfermedades profesionales. Denunciar ante la ART los accidentes o enfermedades vinculados al trabajo que ocurren en su establecimiento Proveer a sus empleados los elementos de protección personal e informarlos y capacitarlos en prevención de riesgos del trabajo Cumplir con las normas de higiene y seguridad en el trabajo 11