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Aspectos Técnicos y Legales
en la Redacción y Elaboración
de Informes del Auditor:
Preliminar, Definitivo y de Seguimiento.
La elaboración del Informe de Auditoría es una
de las fases más importante y compleja de la
auditoría, por lo que requiere de extremo
cuidado en su confección.
La capacidad y habilidad del auditor en la
redacción del informe, son fundamentales.
¿Qué es un hallazgo?
Un hallazgo es un acto, hecho u omisión
contrario a una disposición legal, sublegal o
técnica detectado en una auditoría y surgen en
el proceso de comparar lo que debería ser con
lo que es.
Art. 4 NGAE (22-05-13)
Conclusiones y Recomendaciones
Condición
Causa
Desarrolla la Causa hasta el
punto que su corrección solucione
o prevenga la recurrencia de un
hallazgo
Conclusión y
Recomendaciones
Criterio
Efecto
Desarrollo del Efecto hasta
el punto que su planteamiento
demuestre la gravedad del hallazgo
y justifique la recomendación
Art.33 NGAE (22-05-13)
Condición
Situación o hecho relevante encontrado en la
ejecución de la auditoría, “Lo que es”. Surge
de la pregunta: ¿Se están o no se están
cumpliendo los criterios?
Art.33 NGAE (22-05-13)
Criterio
Normativa de carácter legal, sublegal, administrativa
y/o técnica que resulte aplicable al órgano, ente,
dependencia, proyecto, proceso, actividad u operación
objeto de la auditoría, es decir, “lo que debe ser”. Debe
estar vinculada directamente con la condición sin lugar
a inequívocos o ambigüedades.
Art.33 NGAE (22-05-13)
Causa
Es el origen de la posible situación o hecho relevante, o es el
motivo por el cual no se cumplió el criterio o la norma, es “el
por qué sucede”. Corresponde al auditor determinar las
circunstancias que originaron esas deficiencias. Para ello el
auditor deberá aplicar distintos métodos de recolección de
información y/o pruebas de auditoría y obtener las causas por
escrito y debidamente soportadas. En ningún caso éstas
deben originarse de la presunción del auditor, pues las
recomendaciones que se formulen como resultado de la
auditoría, deben estar directamente relacionadas con las
causas que se hayan identificado.
Art.33 NGAE (22-05-13)
Origen de las Causas
En un 99% de los casos las causas que originan las
desviaciones o incumplimientos de leyes, normas,
reglamentos, ordenanzas, etc., se encuentran
inmersas dentro de un sistema de control interno poco
efectivo o se originan por la inexistencia total de éste.
Vinculación del Control Interno con
las Recomendaciones
Debilidades del
Control Interno
Causas de las
Desviaciones
Recomendaciones
Control
Interno Efectivo
Hallazgo de Auditoría
Atributo
Condición
Descripción
Situaciones Actuales Encontradas
Ej:¿Se están o no cumpliendo
criterios?
Significado
los
* Lo que es
Criterio
Normativa Legal o Técnica Aplicable
* Lo que debe ser
Causa
Razones de Desviación
Determinar por qué la condición
cumple con el criterio
Efecto
Importancia Relativa del Asunto
* La consecuencia por la
Determinar los resultados de las diferencia entre lo que es y lo que
consecuencias de la condición al no debe ser
cumplir con el criterio
no
* Por qué sucede
Efecto
Es la “consecuencia” de la situación observada o
hecho relevante. Puede ser real o potencial. El
establecimiento de efectos se constituye en la
importancia del hallazgo, pues le va a transmitir al
ente u organismo auditado, cuán pronto debe aplicar
las medidas correctivas y cuáles serían las
consecuencias de no hacerlo.
Art.33 NGAE (22-05-13)
Vinculación de las Condiciones
con los Criterios
Los criterios son el primer elemento del hallazgo
de auditoría, ¿por qué se hace esta afirmación?
Porque es el primer elemento que deben dominar y manejar
íntegramente los auditores. No se deberá ir de la condición
al criterio, sino todo lo contrario, del criterio, de su
conocimiento y manejo se llega a la condición, pues ¿cómo
se puede saber la diferencia entre lo que es y lo que debe
ser si no domino primero el deber ser?. Sería una labor
ardua y con mucho riesgo de incurrir en criterios
equivocados que afectarían notablemente y limitarían la
posterior etapa de la Potestad Investigativa.
¿Cuál es la razón de ser de los 4
elementos?
Todo Órgano de Control Fiscal tiene doble función o razón de
ser, por un lado cumplir una labor Sancionatoria a los fines de
evitar la impunidad, y por el otro, ejercer una labor Preventiva,
Orientadora y Educadora a los fines de evitar la recurrencia. los
fines de evitar la recurrencia.
Roles
Preventivo y
Educador
Sancionatorio
Rol sancionatorio es la razón de ser de los dos
primeros elementos del hallazgo: la condición y el
criterio. Mientras que el Rol preventivo es la razón de
ser de los otros dos elementos: la causa y el efecto.
Aspectos Importantes para la
Determinación de los Criterios
Si no existe un criterio, no existirá un hallazgo de auditoría,
entonces podemos decir que el criterio es la base fundamental
de un hallazgo, tiene que darse una contravención a una norma
de rango legal, sublegal o interna para que surja una diferencia
entre lo que es y lo que debería ser, y por lo tanto se origine el
hallazgo.
Informe del
Auditor
Informe
Preliminar
Resumen
Ejecutivo
Informe
Definitivo
Contenido Básico del Informe
El contenido del Informe de Auditoría
dependerá de las pautas que fije cada
Organismo de Control Fiscal.
No deberá incluirse ninguna calificación
jurídica ni imputación o señalamiento alguno
que afecte el derecho a la defensa y el
debido proceso.
El Informe de Auditoría
¿A quién estoy escribiendo este informe?
Escribir al nivel de la capacidad de lectura de la
mayoría del público.
Escribir claro, sucinto, concatenado,
fácilmente legible por terceros.
objetivo
y
Evidencia genuina
Estilo objetivo
Reconocer esfuerzos
Escribir constructivamente
Informe del Auditor
Es el primer Informe que debe elaborar el responsable
de la Comisión que realizó la auditoría. El artículo 21
de las NGAE establece que el auditor presentará los
resultados de la auditoría mediante un informe
redactado en forma clara, lógica, objetiva, precisa,
imparcial
y
constructiva,
sin
equívocos
o
ambigüedades,
fundamentado
con
los
correspondientes soportes.
Art. 21 NGAE
Elaboración e inclusión del Informe del
Auditor sin modificaciones en los Papeles
de Trabajo.
El informe del auditor será elaborado y suscrito
por el equipo del trabajo, contendrá las
observaciones derivadas del análisis y se
incorporará sin modificaciones en los papeles
de trabajo.
Con base al Informe del Auditor, se elabora el
segundo informe, el cual se identificará como:
Informe Preliminar en el encabezado de la primera
página a la derecha. Se le incorporan los hallazgos u
observaciones que se hayan determinado; y no
contendrá recomendaciones ni conclusiones.
Presentación de los Resultados
Al término de la auditoría, se presentarán los resultados
obtenidos a través de un informe redactado en forma
lógica, objetiva, imparcial y constructiva, poniendo de
manifiesto las observaciones y hallazgos detectados.
El informe de auditoría debe ser firmado por el nivel
directivo o gerencial competente para comunicar los
resultados.
Art. 37 NGAE
Comunicación de los Resultados
Preliminares
Los resultados preliminares se informarán al Órgano o
Ente evaluado, a fin de que éste, verifique las
observaciones y hallazgos de la auditoría y formule los
alegatos que estimen pertinentes, de ser el caso.
Art. 38 NGAE
Remisión del Informe Preliminar al Órgano
o Ente auditado.
Aspectos Legales y Técnicos.
Se le debe indicar expresamente, al responsable de la unidad
auditada, que dispone de un plazo de diez (10) días hábiles
para que exponga por escrito los alegatos que a bien tenga, en
relación con los hallazgos y observaciones que se le señalan
(Art. 48, Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos)
Una vez analizados los alegatos y las pruebas presentadas, o
transcurrido el lapso otorgado para su presentación sin
haberlos recibido, se elaborará el informe definitivo de la
auditoría.
Observaciones sobre los Resultados
Preliminares
Cuando la autoridad competente del Órgano o Ente
evaluado formule alegatos sobre los resultados
preliminares o presente evidencias vinculadas con
ellos, el órgano de control fiscal deberá valorarlos, a
fin de elaborar el informe definitivo.
Art. 39 NGAE
Capítulo I
Origen de la Actuación
Alcance
Objetivos: General Y Específicos
Enfoque
Métodos, Procedimientos y Técnicas
Observaciones Derivadas del Análisis
Características Generales del Área Evaluada
MARCO REGULATORIO
Origen
Es lo que origina la investigación o auditoría, según el
contenido del oficio (plan operativo o de actuaciones),
denuncias. Noticias criminis a solicitud de la
administración activa, Asamblea Nacional, CGR,
Despacho Ministeriales, Fiscalía, entre otros. En todo
caso, en el informe debe omitirse palabras como
“denuncia”, “denunciante” o “hechos denunciados”.
Informe de Auditoría
Alcance
Limitaciones
Se debe destacar el periodo al cual se suscribe la
Actuación Fiscal, tipo de análisis realizado en el
sentido de si es selectivo o exhaustivo, criterio
utilizado en la selección de las muestras, y
limitaciones que hayan impedido alcanzar los
resultados esperados.
Circunstancias objetivas que impidieron que la
auditoría se desarrollara a plenitud conforme a la
programación efectuada, tales como: la oportunidad
en el suministro de la información, la dispersión de
la misma, archivos desordenados, en fin,
situaciones
que
pueden
constituirse
en
observaciones.
Informe de Auditoría
Objetivo General
y Específico:
Enfoque
Finalidad o propósito de la auditoría, es
decir, lo que se esperaba determinar.
Se debe evitar que su formulación
pueda entenderse como actividad o
acción.
Percepción que orientó el análisis, lo que
se pretende evaluar; una actuación
puede o no tener diversos enfoques
conceptuales,
normativos,
técnicos,
financieros, presupuestarios o asignarle
mayor peso a alguno de ellos.
Informe de Auditoría
Métodos,
Procedimientos
y Técnicas
Se detallan los aspectos metodológicos,
operativos del trabajo realizado y técnicas de
investigación
(entrevistas,
cuestionarios,
encuestas,
Revisión
documental),
procedimientos
de
auditoría
utilizados,
necesarios para lograr los objetivos planteados.
Características
Contiene los aspectos propios del órgano, ente,
dependencia, proyecto, programa o actividad
objeto de la auditoría, tales como: identificación
del órgano o ente, estructura organizativa,
recursos presupuestarios y financieros, naturaleza
jurídica, base legal y sublegal que fundamenta su
constitución y características de los aspectos
específicos evaluados.
Marco
Regulatorio del
Objeto Evaluado
Contendrá las normas legales, sublegales y
técnicas vigentes para el período evaluado, que
guarde relación con el Objeto evaluado.
Capítulo IV
Conclusiones
Consideraciones
Finales
Recomendaciones
Informe Definitivo de la Auditoria
Una vez analizados los alegatos presentados por el
órgano o ente evaluado, o transcurrido el plazo otorgado
para su presentación sin haberlos recibido, se elaborará
el informe definitivo de la auditoría, el cual deberá
contener las observaciones y/o hallazgos, las
conclusiones y recomendaciones, entre otros.
Art. 40 NGAE
El informe de auditoría deberá presentarse oportunamente,
con el objeto de que la información en él contenida resulte
actual, útil y valiosa para las autoridades a quienes
corresponda adoptar las medidas correctivas a que hubiere
lugar, a fin de subsanar las deficiencias detectadas.
Art. 41 NGAE
Aspectos importantes del Informe
Definitivo
A) El informe definitivo es el tercer y último Informe del proceso de
comunicación de resultados de la Auditoría.
B) Deberá ser estructurado de acuerdo con los elementos establecidos en
la estructura del informe preliminar.
C) Se identificará como Informe Definitivo en el encabezado y se le
incorporará la valoración de la respuesta al Informe Preliminar, la cual se
hará por cada observación citada por el órgano o ente, o adicionando un
capítulo antes de las conclusiones y recomendaciones, que se podrá
denominar valoración de respuestas, análisis de alegatos, entre otros.
D) Se deberá indicar la procedencia o no de los alegatos expuestos de una
manera argumentativa y reconociendo esfuerzos. Con la manifestación
expresa de la situación final de la observación y/o hallazgo, es decir se
ratifica o se desvirtúa.
E) En el caso de que la Dependencia no haya dado respuesta al Informe
Preliminar, se incluirá expresamente dicha negativa en el Informe Definitivo,
señalando la fecha y el número de oficio o memorando con el cual fue
remitido el Preliminar; se le ratifican las observaciones y se incorporan las
recomendaciones y conclusiones.
F) Se deben elaborar por lo menos cuatro (04) ejemplares, que tendrán el
destino siguiente:
1. A la máxima autoridad Jerárquica del Ente o dependencia
auditada.
2. Al responsable actual del Órgano o Ente auditado.
3. Un ejemplar que va a los Papeles de trabajo.
4. A cualquier otra autoridad a quien legalmente le esté atribuida la
posibilidad de adoptar las medidas correctivas necesarias y efectuar
el seguimiento a su aplicación.
5. Este informe deberá estar debidamente firmado y sellado, por el
nivel de autoridad competente para comunicar los resultados.
Asimismo, deberá llevar las iniciales de los nombres, apellidos y las
medias firmas de los auditores y abogados actuantes en cada
página.
6. En el oficio con el que se remita el Informe Definitivo se indicará el deber
de presentar un plan de acción con miras a implementar los correctivos
necesarios, indicando los mecanismos y lapsos previstos para la ejecución
de dicho plan.
7. Igualmente, el oficio de remisión deberá contener mención expresa de
las recomendaciones de carácter vinculante, previamente aprobadas por la
máxima autoridad del Órgano de Control Fiscal Externo.
Texto bien escrito, sencillo, configurado por varios
párrafos que constituya un juicio crítico que surja del
análisis global de las observaciones y/o hallazgos
detectados en la auditoría y de la incidencia de éstos
sobre el objeto evaluado. Dicho juicio debe estar
directamente relacionado con el objetivo y el alcance de la
auditoría y su formulación basada en la situación
encontrada, expresándose en forma objetiva, positiva e
independiente sobre lo examinado, sin que signifique un
resumen o repetición de los hallazgos.
Requisitos de las Conclusiones
Observaciones
Parafraseo de los OE
Deben contener al menos un párrafo al final de los
efectos de los hallazgos parafraseados.
Conclusiones
Deben provenir del análisis global de los
Hallazgos.
Pueden incluir algunas causas de hallazgos (las más
graves, parafraseadas).
No deben ser un resumen de las observaciones.
Deben dar respuestas a los OE de la auditoría,
específicas y muy lógicas.
Recomendaciones
Este segmento del Informe contiene las medidas
propuestas hacia la solución de errores, omisiones y
desviaciones susceptibles de ser mejoradas,
orientadas a corregir las causas de los hallazgos. Se
podrán desarrollar tantas recomendaciones como se
consideren necesarias.
Requisitos de las Recomendaciones
1. Señalar previa autorización del titular del OCF su carácter vinculante.
2. Al cumplimiento de obligaciones legales y sublegales.
3. Deben ser dirigidas a quienes tengan competencia para
implementarlas.
4. Deben redactarse con claridad, precisión, concisión y en forma
constructiva.
5. Orientadas a erradicar las causas detectadas y a minimizar sus efectos.
6. Ser factibles y considerar el costo/beneficio.
7. Vincularse a los aspectos desarrollados en los hallazgos.
8. Señalar previa autorización del titular del OCF su carácter vinculante.
Fase 4
Seguimiento a las acciones correctivas
Fase de Seguimiento
Informe
Entidad Fiscalizadora
Plan de Acciones
Correctivas
Respuesta
Entidad
Fiscalizada
Fase de Seguimiento
Entidad Fiscalizadora
Respuesta
Designa Auditores
Elabora y ejecuta programa
Informe de Seguimiento
Entidad
Fiscalizada
Referencia al informe
Original
Informe
Resultados del seguimiento
Nuevas conclusiones
Nuevas recomendaciones
El Plan de Acciones Correctivas
Art. 42. El Órgano de Control Fiscal al momento de comunicar los
resultados y conclusiones de la auditoría, solicitará a la máxima autoridad
jerárquica del órgano o ente evaluado, que elabore un plan de acciones
correctivas con base en las recomendaciones formuladas en el informe
definitivo de la auditoría, a los fines de su análisis y posterior seguimiento.
Dicho plan deberá remitirse al órgano de control fiscal con el
correspondiente cronograma de ejecución, en un lapso que no excederá de
30 días hábiles, contados a partir de la comunicación del referido informe.
Cuando se solicite la reconsideración de las recomendaciones contenidas
en el informe de auditoría, de conformidad con lo establecido en los
artículos 44 y 45 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, el lapso
para la remisión del Plan de acciones correctivas se contará a partir de la
fecha en que el órgano de control fiscal, ratifique la recomendación
inicialmente formulada o de su conformidad a la propuestas de sustitución.
Normas relativas al seguimiento: evaluación
del plan de acciones correctivas
Art. 43. Una vez presentado por la máxima autoridad jerárquica del órgano
o ente evaluado, el plan de acciones correctivas a que se refiere el artículo
42, de las presentes normas, el órgano de control fiscal deberá analizarlo, a
fin de determinar su concordancia con las recomendaciones formuladas en
el informe definitivo de la auditoría.
Seguimiento a las Acciones Correctivas
Art. 44. Seguimiento a las acciones correctivas El órgano de control fiscal
deberá realizar seguimiento al plan de acciones correctivas implementado
por el órgano o ente evaluado, con el fin de constatar su cumplimiento y
eficacia, en cuanto a subsanar las causas que dieron origen a las
observaciones y/o hallazgos detectados.
Errores más frecuentes en la Redacción
y Presentación de los Informes
Fallas Más Comunes en la Redacción y
Presentación de los Informes
1. Hallazgos no vinculados a ningún objetivo específico
2. Objetivos específicos de los que no se deriva ningún hallazgo
3. Elaborar las recomendaciones en función de las
condiciones y no
de las causas.
4. Incorporación de resultados en las características generales
5. Tendencia a emitir recomendaciones en el contenido del hallazgo
6. Redacción de hallazgos en forma de “cuento” con inclusión de muchos
detalles que entorpecen la comprensión.
7. Señalar nombres de personas y de empresas en el contenido del
hallazgo.
8. No cuantificar el hecho encontrado cuando se redacta la condición.
9. No cuantificar el daño patrimonial en el efecto, en caso que lo hubiere.
Fallas Más Comunes en la Redacción y
Presentación de los Informes
10. Incluir excesivos cuadros y tablas en el cuerpo del informe.
11. Incluir en las condiciones excesivos datos como números de órdenes
de pago, cantidades, contratos, entre otros, en lugar de elaborar
anexos que no formen parte del cuerpo del informe.
12. Señalar cantidades que no se detallen o expliquen en cuadros o
anexos.
13. Señalar criterios sólo mencionando el artículo y la norma, sin
transcribir su
contenido o parafrasearlo, a los fines de la debida
comprensión por el lector.
14. Señalamiento de muchos criterios en un hallazgo, o transcripción
completa de éstos cuando sean excesivamente extensos.
15. No mencionar los datos de publicación de las normas o leyes, o
mencionarlos más de una vez.
Fallas Más Comunes en la Redacción y
Presentación de los Informes
16. Señalar criterios inadecuados, no vinculados directamente con la
condición del hallazgo, o no señalar. los correctos
17. Sancionar como criterios los supuestos generadores de
responsabilidad administrativa.
18. Respecto al universo (% y monto en bsf.), así como tampoco, el
criterio de selección de la muestra.
19. Describir actividades dentro de la metodología utilizada, en lugar
de técnicas de auditoría.
Fallas Más Comunes en la Redacción y
Presentación de los Informes
20. Firmados por los auditores o supervisores, y no por la máxima
autoridad.
21. Errores y debilidades en la redacción como: párrafos
excesivamente largos, falta de concordancia en los tiempos verbales,
encabalgamiento, extranjerismos, pleonasmos, barbarismos, queismo,
dequeismo, laismo, abuso de mayúsculas, palabras repetidas,
redundancias, inadecuada utilización de los signos de puntuación,
errores ortográficos, falta de acentuación en las palabras, o
acentuación indebida, entre otros.
22. Confundir causas con efectos
Supervisión Efectiva
Factores Claves
del Éxito en la
Auditoría de
Estado
Trabajo en Equipo
Compromiso
Nivel de Frecuencia (Dedicación, interés,
Oportunidad, tesón, Interacción)
Nivel de Energía (Perseverancia, actitud,
motivación, Sobreesfuerzo)
Nivel de Riesgo (Sacrificio personal,
Esfuerzo, dedicación, paciencia, )
Nivel de (Responsabilidad (asumir retos)
"No basta saber, se debe también
aplicar. No es suficiente querer, se debe
también hacer”.
Goethe, Johann Wolfgang
Telf: (0426) 557.31.69 / (0414) 101.53.88 / (0414)
839.39.95
Correo: [email protected]