BUENAS PRÁCTICAS DE CONTROL EN EL ALMACÉN

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07 de Febrero de 2008
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I. BUENAS PRÁCTICAS DE CONTROL EN EL ALMACÉN
Los costos de operación en los que se incurren durante la administración de una bodega de
almacenamiento están condicionados por el volumen de las mercancías que son almacenadas y
custodiadas, así como también, de la eficiencia del personal que allí labora.
Es por ello que en la medida que los recursos sean adecuadamente utilizados, dichos costos no serán
motivo de preocupación y podrán ser enfocados en las mejoras correspondientes para cumplir con
los objetivos que se puedan trazar en cada unidad administrativa.
Al abordar el tema de costos, no debemos encasillar el concepto en un marco netamente monetario,
hay que tomar en cuenta que uno de los principales recursos que poseen las entidades
gubernamentales es el factor tiempo, aquí es donde el costo puede incrementarse y en la proporción
que este insumo sea utilizado de la mejor manera se podrán prever resultados importantes.
Para obtener resultados que a primera vista nos brinden beneficios para la organización, es menester,
poseer un listado de hábitos que nos ayuden a controlar sistemáticamente la gestión en la
administración de almacenes. Para ello, se debe contar con recomendaciones que involucren no solo
a la parte operativa si no también a la parte humana que es quien condiciona la emisión de buenos
resultados con su desempeño de manera pro-activa. Es hacia esa dirección donde debemos dirigir
los esfuerzos para lograr que los componentes trabajen sobre una misma línea.
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Algunos puntos básicos que se deben considerar al momento de establecer “Buenas Prácticas de
Control en el Almacén” pueden ser:
Establecer una política de administración de almacenaje.
Elaborar procedimientos para cada una de las actividades que se realizan en el Almacén.
Establecer criterios de medición (indicadores) de la gestión que se realiza en el Almacén.
Establecimiento de controles para conocer la trazabilidad y los artículos obsoletos.
Revisión periódica de mejoramiento continuo.
A continuación se listan algunos conceptos básicos y generales sobre lo que se puede poner en
práctica en base a lo encontrado en la evaluación previa a la unidad de almacenes.
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VISTA DE PLANTA – ALMACEN GENERAL
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a) Aprovechamiento del Espacio
La creencia normal establece que un Almacén tiene como función principal “almacenar” artículos,
no obstante, es bueno saber que su concepto expone lo contrario. Un almacén tiene como finalidad
hacer rotar la mercancía hacia su destino final, salvo en los casos donde se establezca custodia a
largo plazo como se detallará mas adelante, la naturaleza básica de las funciones de un Almacén son:
1. Recepción de bienes solicitados a Proveedores.
2. Almacenamiento (Temporal y a largo Plazo).
3. Recogida de Solicitudes de Bienes.
4. Preparación de Pedidos.
5. Despacho de Bienes.
El espacio físico en un almacén es vital, ya que esto condiciona el volumen de artículos que podrán
manejarse sin problemas de desplazamiento de todo el personal de la bodega entre los muebles que
se habiliten para el almacenamiento y va estrechamente ligado al término “Rotación de Inventario”
para que exista un equilibrio entre la recepción vs despacho y de ésta manera garantizar la correcta
utilización de los recursos y una eficiente gestión de almacenes.
Para los casos donde se utilicen estanterías debe existir una clasificación de artículos de manera tal
que su organización sea adecuada y acorde al volumen y criterio de rotación de artículos, haciendo
énfasis en aquellos artículos que por sus características, tiendan a rotar con más frecuencia que otros.
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No deben existir cajas, ni estibas en el suelo dentro del área de almacenamiento, ya que éstas pueden
impedir el libre flujo del personal que labora en el Almacén, mermando la capacidad de respuesta al
momento de despachar bienes solicitados y/u organizar las estanterías.
El almacén general posee dos áreas que pueden clasificarse de la siguiente manera:
¾ Almacén estacional: es aquí donde se ubican todas aquellos bienes que han sido adquiridos
para proyectos u objetivos específicos de manera que su permanencia en el almacén es
transitoria y no deben pasar más de 48 horas antes de que sean retirados por cada unidad
solicitante.
Este tipo de Almacén debe tener características de un almacén temporal, por lo que su utilización
debe estar definida por un lapso de tiempo máximo, no deben existir estibas que pongan en riesgo la
seguridad del personal y el espacio para desplazamientos debe estar libre para circular.
¾ Almacén de Custodia a largo plazo: la naturaleza de los artículos que aquí se almacenan
radican en que son artículos de uso común de todos los funcionarios de la institución y se
deben mantener niveles de inventario máximos y mínimos para re-aprovisionamiento
continuo.
Para los casos donde se almacenen artículos que correspondan a la custodia a largo plazo, debe
delimitarse un espacio claramente identificado por categoría de productos, de manera que su
ubicación sea fácil y rápida para poder controlar las existencias y se pueda cumplir con el nivel de
servicio al momento que estos artículos sean solicitados.
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b) Organización
Debemos estar claros con el tipo de artículos que vamos a almacenar y efectuar una clasificación
adecuada hará que podamos ubicar de manera inmediata y segura cada artículo que se encuentre
dentro del almacén, ya sea en la sección estacional o en la sección de custodia a largo plazo.
Algunos criterios que podemos tomar en cuenta para realizar ésta clasificación de artículos son:
1. Volumen
7. Orden de Salida (PEPS).
2. Peso
8. Frecuencia de uso.
3. Forma
9. Tamaño de los pedidos
4. Cantidad de unidad de
consumo por unidad de carga.
(demanda).
10. Capacidad de estiba.
5. Fragilidad
6. Necesidad de Almacenamiento
(Humedad, Refrigeración, etc).
Se debe llevar un registro de todos aquellos artículos cuyas características sean de lenta
rotación y/o fecha próxima de caducidad de manera que el espacio físico no esté subutilizado ni se ponga en riesgo de contaminación a los demás artículos almacenados.
La identificación clara de cada uno de los espacios habilitados para almacenar artículos es
importante, de ésta manera podremos garantizar la inmediata ubicación y despacho al
momento de necesitar localizar dichos artículos.
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Se debe utilizar una herramienta para control estadístico de todos los registros
(Recepciones, Despachos, Inventarios de Bienes) de manera que se haga más fácil la tarea
de ubicación, y referencia histórica de todos los bienes en el almacén.
c) Recepción de Bienes
Los proveedores no deben ingresar al área de almacenamiento al momento de hacer entrega
de los bienes a la Institución por medidas de seguridad, esto es para evitar posibles robos,
daños a la propiedad de la institución y conflictos de responsabilidades que se deban
adjudicar en casos que se presentes situaciones en el almacén.
Debe existir un área físicamente delimitada para realizar la entrega de los bienes, de manera
tal, que el personal del Almacén pueda realizar una revisión previa antes de la recepción de
cada artículo.
Todos los documentos de registros deben llevar la firma del proveedor, de la persona
responsable de realizar la inspección para validar las condiciones físicas tanto cualitativas
como cuantitativas de los bienes que se reciben, como del Almacén que valida que ha visto
físicamente los artículos para poder realizar el correspondiente registro en el sistema.
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d) Despacho de Bienes
Los clientes internos no deben ingresar al área de almacenamiento al momento de hacer las
solicitudes, y el personal del almacén debe establecer las áreas restringidas para poder
brindar un adecuado servicio sin ocasionar obstrucciones en el flujo normal de las
operaciones en el Almacén.
e) Seguridad
Debe tomarse en cuenta que al momento de trabajar en un almacén, aún cuando sea un área
cerrada y ambiente controlado, se corren una variedad de riesgos de accidentes.
Algunas consideraciones importantes que se deben tomar son las siguientes:
Los pasillos deben marcarse identificando la entrada y el área de recepción de
bienes, manteniéndolos libres y limpios todo el tiempo.
No se deben mantener cajas o materiales en el camino definido en el punto anterior,
de manera que se pueda establecer un flujo libre para el paso.
Se debe evitar caminar sobre las cajas, estibas o materiales que estén colocadas en
el área de almacenamiento.
Se debe reportar inmediatamente al supervisor del Almacén cualquier conducta
peligrosa de personas dentro del almacén incluyendo en primera instancia a toda
persona no autorizada para ingresar a ésta área.
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En su gran mayoría, dentro del almacén se deben realizar operaciones para mover
materiales o artículos de forma manual por lo que se recomienda lo siguiente:
Al momento de levantar materiales se debe usar las piernas utilizando la espalda en
su posición natural mientras levanta.
Debe probar primero el material que va a levantar para medir su peso, si resulta muy
pesado se debe solicitar ayuda.
Cuando se trate de cajas éstas se deben levantar por las esquinas opuestas, tanto
arriba como abajo.
Cuando esté cargando materiales o artículos, no debe doblar la espalda, se debe
mover los pies usando pasos cortos en la dirección en la que desee voltear. De ser
posible se debe utilizar la carretilla para movilizar varios bultos a la vez.
Debe mantener los pasillos y pisos limpios y libres de sustancias u objetivos que
ocasionen caídas.
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Algunos riesgos importantes que se deben considerar dentro del almacén son los siguientes:
Riesgos Químicos
Se debe disponer de toda la información relacionada con la seguridad de los
materiales químicos que se almacenan dentro del almacén (Desinfectantes, Cloro,
Aguarras, Tiner, Potasa, Pintura, etc).
Se debe tener conciencia de todos los químicos que son depositados, tomando en
cuenta sus características físicas y químicas, requerimientos de
almacenaje, su utilización y las medidas que se deben adoptar en casos de
emergencia donde se tengan que aplicar primeros auxilios.
Se debe considerar el equipo recomendado para la manipulación de éstos materiales
por su posible característica de contaminantes (uso de guantes, mascarillas, lentes,
etc).
Se debe asegurar que el almacenamiento de éstos productos corresponden a lo
expedido por el fabricante y que los mismos no representen un foco de
contaminación al personal que labora dentro de las instalaciones, descartando que
los vapores que puedan emanar a la superficie se filtren por los ductos o retornos de
los ventiladores o bien, permanezcan dentro del área de trabajo.
El proveedor debe emitir toda la información correspondiente a este tipo de
materiales de manera que se pueda efectuar el procedimiento adecuado para
manipularlo, y se le debe exigir como parte del proceso de compras que cumpla con
éste requerimiento.
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Riesgos de Caídas
Las caídas en el Almacén pueden causar lesiones de diversas magnitudes, para evitar esto
se recomienda lo siguiente:
Para lograr el acceso a los artículos que se encuentren en los niveles superiores de
los estantes se debe utilizar escaleras portátiles, escalones o levantadores adecuados.
Se debe cerrar el área donde el personal corra el riesgo de sufrir caídas.
Los pisos y pasillos deben estar limpios y libres de basura o sustancias resbalosas,
cuerdas eléctricas, mangueras u otros objetos que ocasionen que el personal pueda
caerse.
f) Emergencias
Se debe contar con un plan de emergencias para los casos donde se presenten accidentes o
necesidad de aplicar métodos de primeros auxilios.
Para ellos es importante tener el conocimiento de los siguientes puntos:
•
En que momento se debe llamar a los teléfonos de emergencia (Bomberos,
Policía, Ambulancias, SINAPROC, etc).
•
Cuales son las localizaciones de todas las salidas de emergencia, y cuales
son los procedimientos de evacuación del edificio, tomando en este punto la
importancia de que no quede nadie en las instalaciones (funcionarios ni
visitantes).
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•
La correcta utilización de los extintores y su debida ubicación como también
quienes son las personas idóneas para la utilización de éstos equipos de
emergencia.
•
Cuales son los procedimientos para reportar a la administración todos los
incidentes que se presenten, y cuales son los teléfonos habilitados incluso,
después de la jornada normal de labores donde se pueda reportar.
En materia de seguridad para evitar personas no autorizadas al almacén se debe considerar
lo siguiente:
•
Las puertas de entrada y salida deben estar bien identificadas con el horario de
atención tanto para clientes internos como para los proveedores de ésta manera se
podrá garantizar la apertura y correspondiente cierre de las puertas para cada caso.
•
Al momento de cerrar las puertas de salida y acceso del almacén, se debe colocar en
un lugar seguro y de fácil ubicación las llaves, ya que al ser una salida de
emergencia, se debe asegurar que de necesitarse la apertura se dispone de las
mismas para cumplir con el procedimiento.
•
Se recomienda la asignación de un espacio físico que se habilitará para las áreas de
recepción de proveedores y despacho de bienes, de manera que el resto del almacén
se señale como área restringida de acceso y sólo el personal que allí labora podrá
desplazarse dentro para evitar congestionamiento, daños, perdidas y/o robos.
•
Se recomienda la señalización de las áreas restringidas a personas no autorizadas
para delimitar los accesos correspondientes, tanto a los proveedores como a los
clientes internos.
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g) Personal
Dentro de la gestión de almacenes, el recurso humano es un factor vital para la ejecución de
los objetivos y es aquí donde se debe establecer el mayor enfoque.
Debe considerarse como parte de un perfil ideal que los responsables de la administración
de un almacén posean:
Conocimiento de los procesos de la organización.
Conocimiento de las técnicas y herramientas de almacenamiento.
Experiencia previa de funciones similares considerando el tamaño del Almacén y la
Organización.
Conocimiento básico de la gestión de Recursos Humanos.
Conocimiento básico de sistemas de calidad.
Conocimiento avanzado de herramientas informáticas.
Capacidad de organización y ejecución de metodologías.
Capacidad de generar acciones pro-activas.
Entre algunas de las prácticas que realiza el personal de un almacén está:
Coordinar que todas las actividades que se realizan en el Almacén se cumplan de
acuerdo a la planificación previa de la cual es responsable.
Controlar y supervisar las actividades de recepción de los bienes y su
correspondiente traslado hacia el área de almacenamiento estacional y/o hasta su
traslado al área de almacenamiento de custodia a largo plazo en los casos que
aplique.
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Ubicar las mercancías en las zonas apropiadas y señalizadas, como también la
conservación de éstas en las mejores condiciones.
Asegurar que se cumplen las normas de traslado de las mercancías almacenadas ya
sea internamente o al momento de los despachos correspondientes.
h) Documentación y Registro
Toda documentación y registro debe generarse de manera que fluya en forma eficiente para
toda la organización.
Algunos registros recomendados son los siguientes:
Recepciones dentro del almacén.
Resumen de todas las recepciones de almacén.
Registro de rebaja de inventario (Rotación).
Despacho desde el Almacén.
Toma de Inventario.
Control de Obsoletos y Trazabilidad.
Informe de Despachos de almacén
Resumen de todos los despachos del almacén.
Custodia de bienes.
Hoja de Inventario Físico.
Catálogo de artículos existentes en el Almacén.
Ordenes de Compras pendientes de recepción.
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i) Inventarios
Los conteos de artículos deben realizarse periódicamente y es básico para el control interno
que se realicen con la coordinación de personal idóneo, con la participación de auditores y
contadores, que certifiquen los correspondientes registros, tanto teóricos como físicos para
que exista una completa transparencia en cuanto a la gestión de adquisición y distribución
de bienes en la institución.
Para la toma de inventarios, se debe coordinar un calendario previo, preferiblemente anual,
donde se establezcan las fechas en las que se realizara ésta tarea, lo recomendable para
conteos cíclicos precedidos por contabilidad es de cada seis (6) meses, efectuando el primer
conteo en los primeros 6 meses y el segundo conteo en los últimos 6 meses del año.
La responsabilidad de emitir este calendario le corresponde a la unidad de Contabilidad,
que junto con auditoria coordinaran las fechas mas adecuadas para que todos puedan
participar.
Se recomienda además, la toma de inventarios periódicos como parte del control interno de
la unidad de almacén y la responsabilidad del supervisor en ésta unidad.
Los grupos para la toma de inventario deben tener como mínimo dos personas, de ésta
manera se realiza la verificación del conteo en el mismo momento en que es evaluada la
muestra.
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El personal del Almacén tiene la responsabilidad de organizar y limpiar con el apoyo de la
unidad de Servicios Generales la instalación física, tan pronto se acerque la fecha acordada
en el calendario emitido por Contabilidad y Auditoria.
Deben participar en la actividad de toma de inventario todo personal que sea convocado
dentro de las unidades de Compras, Contabilidad y Auditoria, y lo que en su momento
defina la dirección Administrativa.
Durante la realización del inventario, el almacén debe permanecer cerrado tanto para las
actividades de recepción como para los despachos, de manera tal, que no se afecten los
registros que se efectúan habitualmente en el sistema y que las muestras tomadas sean los
mas reales posibles, sin necesidad de efectuar ajustes.
Se debe realizar una reunión previa donde se comuniquen los objetivos del inventario a
cada unidad participante antes del día de la actividad.
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VISTA DE PLANTA – ALMACEN GENERAL
RECOMENDADO
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CONCLUSIONES
Todo lo expuesto anteriormente tiene como finalidad garantizar la seguridad, correcta
operación y eficiencia dentro de un almacén mediante algunas prácticas a seguir.
Básicamente el enfoque expuesto está a favor de los siguientes objetivos:
Usar eficientemente el espacio físico asignado para el almacén.
Facilitar la accesibilidad de todos los bienes que están bajo custodia del almacén,
minimizando las distancias recorridas a favor del flujo eficiente de los bienes.
Favorecer el control de los inventarios de todos los bienes que están bajo custodia
del almacén.
Proteger contra los daños que se puedan dar por incendio y/o robo.
Prevenir el deterioro, caduco y/o contaminación de los bienes en custodia del
almacén.
Seguimiento correcto de procedimientos para una buena gestión de almacenaje.
Éstas prácticas van dirigidas a todo el personal dispuesto a aplicarlas con una actitud
colaboradora y consciente de los beneficios que se obtendrán para toda la organización,
sabiendo que durante el proceso la mejora continua siempre será necesaria.

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Almacén Militar del Ejército de Chile