ordenes de provisión de útiles e insumos

ordenes de provisión de útiles e insumos

ORDENES DE PROVISIÓN DE ÚTILES E INSUMOS
Instructivo para la confección de la Orden de Provisión digitalizada.
Requerimientos:
Es indispensable que la persona que hace uso del Sistema de Ordenes de
Provisión Digitalizado tenga rango de Funcionario o Responsable de las Ordenes de Provisión de su
sector de Trabajo, que cuente con una cuenta de correo webmail Oficial, otorgada por el Área
Informática del Departamento Informática Jurisprudencial de la Dirección de Bibliotecas del Poder
Judicial, que se encuentre registrado para el uso del Portal para el Personal Judicial, sin cumplir
estas condiciones es imposible confeccionar o tramitar Ordenes de Provisión vía web.
El Sistema Ordenes de Provisión se encuentra alojado en el Portal para el
Empleado Judicial, como una de las opciones del mismo.
Ingresando al mismo, solicita Usuario y Contraseña, el Usuario es la primera parte
del correo webmail Oficial otorgado a la Repartición, es decir la parte que antecede al símbolo “@”,
y la contraseña es una palabra o combinación de letras y números no inferior a cinco (5) caracteres,
al ingresar por primera ves al Sistema el Usuario genera la Contraseña, a partir de ese momento el
Sistema controlará que la Contraseña sea la misma a la definida por el Usuario.
Se agrego al Sistema un CHAT bajo el nombre “Mesa de Ayuda”, por medio de
esta nueva herramienta el Usuario va a tener una constante asistencia para la confección de Ordenes
de Provisión. (El chat se habilita desde las 06:30 hs. hasta las 13:20 hs., día hábiles).
Ya en el Sistema, luego de realizar el Login se visualiza el navegador de Ordenes
de Provisión (inicialmente en blanco por la inexistencia de Ordenes)(Figura 02).
Para iniciar la confección de la Orden de Provisión se debe elegir la opción
“Nueva OP”, esta no lleva a una nueva Interfaz (Figura 03).
En la misma dando un clic en el recuadro que contiene la flecha, esta transfiere el
control a la Interfaz denominada “Carrito” que es la lista de los Útiles e Insumos que pueden
contener las Ordenes de Provisión, dentro de esta Lista en la parte derecha de cada renglón hay dos
campos, el primero esta destinado a la cantidad que se desea solicitar de cada elemento y el segundo
destinado a activar la selección de dicho producto, la Lista se inicia con Útiles de Oficina y en la
parte inferior se encuentran los Insumos (Figura 04).
Concluida la selección hay que dar un clic en el carrito que se encuentra en la
cabecera de la Lista y esto nos lleva a la Interfaz que contiene la Orden de Provisión con todos los
elementos seleccionados.
Inicialmente en esta Interfaz encontramos tres opciones, la primera es “Continuar
la selección de productos” que nos permite incorporar nuevos elementos a la Orden, la segunda
opción “Generar Orden de Provisión” ejecuta precisamente esto y otorga Número de Orden de
Provisión al pedido (este número es único para todo el Poder Judicial, no hay repeticiones),
independientemente del estado de confección de la Orden de Provisión esta opción se debe ejecutar
antes de abandonarla para que los cambios en la misma queden registrados (Figura 05).
Y la tercera “Regresar” esta opción nos retorna al navegador de Ordenes de
Provisión, el mismo ira cambiando de aspecto a medida que se generen nuevas Ordenes de
Provisión.
En esta imagen mostramos características del navegador con varias Ordenes de
Provisión (Figura 06).
A modo de Ejemplo hay Ordenes con diferente estado de gestión, normalmente
existirían muchas Ordenes de color Rojo lo que indica que ya fue provista por Suministro y
recepcionada por el Usuario, y una que iría cambiando de color conforme al estado de gestión.
La Orden N° 301 (Blanco) esta en poder del Usuario, este puede modificarla
libremente antes de enviarla a Suministro, al realizar la operación de envío la Orden pasa de color
Blanco a Celeste tal es el caso de la Orden N° 300 en este paso la Orden se encuentra en un
CONTENEDOR virtual y será remitida a Suministro a las 06:00 hs del primer día hábil posterior al
día en que el Usuario transfirió la Orden a Suministro, al ocurrir esto cambia de color Celeste a
Amarillo es el caso de la Orden N° 299, ya en poder del Área Suministro, cuando este procede a
procesar la Orden asignando cantidades de entrega la misma cambia de color Amarillo a Verde y
luego cuando Suministro esta en condiciones de Entregar lo solicitado el color de la Orden pasa de
Verde a Violeta esto indica que ese día o a más tardar al día siguiente el personal de Suministro
estaría proveyendo los elementos solicitados, al momento de recibir los mismos el usuario debe
constatar con la Orden de Provisión que se encuentra en su Sistema la coincidencia de lo que recibe
con lo que figura en la Orden como Entregado del mismo modo que el faltante de existir, cuando
este todo correcto el usuario debe conformar la Orden de Provisión dando un clic en la opción
“Confirma Recepción” con lo cual la Orden de Provisión concluye su trámite Administrativo.
La (Figura 07) muestra el estado de una Orden de Provisión en plena confección
con todas las opciones activas Observaciones, Enviar a Suministro, Generar PDF y Regresar:
Observaciones: Esta opción permite incorporar un texto (sin límite de espacio)
que indique alguna característica particular de la Orden de Provisión, o justifique la cantidad de
elementos solicitado, o cualquier observación que el Usuario considere pertinente remitir a
Suministro, si por alguna razón la Orden es regresada al Usuario el personal de Suministro puede
añadir al campo Observaciones un texto explicando el motivo.
Enviar a Suministro: Esta Opción transfiere la Orden al CONTENEDOR para
ser remitida conjuntamente con todas las ordenes que se encuentren en esta situación a las 06:00 hs
del primer día hábil posterior al de envío realizado por el Usuario.
Generar PDF: Genera un archivo en formato PDF de la Orden de Provisión.
Regresar: Retorna al navegador de Ordenes de Provisión.
Consultas
Diríjase por favor a:
Poder Judicial Formosa - Dpto. de Informática Jurisprudencial - Área Técnica
San Martín 641 - TEL. (0370)- 4436301/7 Interno 1001 - Formosa, Argentina
[email protected]