Office News November, 2016

Mensaje en español esta debajo
Headlines:
1. Updated Travel Manual 2. AURA Purchasing Card Rules
http://auracas.aura-astronomy.org/
Office News
November, 2016

ANNOUNCEMENTS:
Travel Manual Update:
Recently there have been several updates made to the Travel Manual with specific attention paid to
the Per Diem rules and processes. There have been several questions regarding how much per diem
is required vs. allowed to be claimed when traveling.
If you would like to claim a lesser per diem rate than what you are entitled, you can decrease the
amount using only the allotted individual meal costs. Decreases may only be done in the incremental
rates that are designated for a meal.
Example: If your allowable per diem for the day is $59.00 and you desire to request a decreased
amount, you would decrease the $59.00 by one or more of the allotted meal costs [I.e. $59.00 minus
$13.00 (breakfast cost), $59.00 minus $15.00 (lunch) or $59.00 minus $26.00 (dinner cost).]
Total
59
Continental
Breakfast/Breakfast
13
Lunch
Dinner
15
26
Incidental
Expenses
5
The new and updated version of the Travel Manual can be located on the CAS Website at:
http://auracas.aura-astronomy.org/sites/default/files/AURA%20CAS%20Travel%20Manual%20%20Final%20Edited%20Version%20-%20Sept%201%2C%202016_3.pdf
AURA Purchasing Card Rules:
The use of the AURA Purchasing Cards (previously called BOMPA), is a privilege granted for
conducting AURA business related purchases only. Individuals with assigned purchasing cards are
solely responsible for their cards and are the only authorized user of their assigned card.
All receipts for purchases made on your assigned purchasing card must be kept and uploaded into
the ReqLess Credit Card System, and statements for your assigned purchasing cards must be
reconciled monthly.
Reminder: Violation of the above mentioned rules can result in the loss of purchasing card privileges
and other disciplinary action.
HOLIDAYS (offices closed):
AURA Anniversaries: NOVEMBER
Tucson & Hawaii:
Nov. 11 – Veteran’s Day – Gemini
Nov. 24 – Thanksgiving Day
Nov. 25 – Day after Thanksgiving
Chile:
Nov. 1 – All Saints Day
Chapman, Renae
Daniel, Anna
Gronet, Deborah
Mayne, Monica
Tapia, Cristina
7 yrs.
31 yrs.
7 yrs.
10 yrs.
4 yrs.
Titulares:
1. Actualizaciones en el Manual de Viajes 2. Reglas para comprar con Tarjetas de AURA
http://auracas.aura-astronomy.org/
Noticias de Oficina
Noviembre, 2016
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ANUNCIOS:
Actualizaciones en el Manual de Viajes:
Recientemente ha habido varias actualizaciones en el Manual de Viajes, especialmente en las reglas y
procesos de los pagos de Per Diem (viáticos). Además han surgido varias preguntas acerca de cuanto
viatico solicitar versus el viatico que se tiene permitido cobrar.
Si usted quiere cobrar un viatico menor al que tiene derecho, puede disminuir el monto usando solo
el asignado a los costos de comidas individuales. Las disminuciones sólo se pueden hacer en las
tarifas que se designan para comidas.
Ejemplo: Si su per diem (viatico) permitido para el día es $ 59.00 y desea solicitar una cantidad menor,
disminuiría el $ 59.00 por uno o más de los costos de comida asignados [es decir, $ 59.00 menos $ 13.00
(costo del desayuno), $ 59.00 menos $ 15.00 (almuerzo) o $ 59.00 menos $ 26.00 (costo de la cena).
Desayuno
Gastos
Almuerzo
Cena
Continental
Incidentales
59
13
15
26
5
Puede encontrar la versión actualizada del Manual de Viajes en la página Web de CAS, en el siguiente
Link: http://auracas.aura-astronomy.org/sites/default/files/AURA%20CAS%20Travel%20Manual%20%20Final%20Edited%20Version%20-%20Sept%201%2C%202016_3.pdf
Total
Reglas para comprar con Tarjetas de AURA:
El uso de las Tarjetas de Compra de AURA (anteriormente denominadas BOMPA), es un privilegio
otorgado para la realización de negocios relacionadas a compras de AURA solamente. Las personas
que tienen asignadas tarjetas de compras, son las únicas responsables de sus tarjetas y son el único
usuario autorizado.
Todos los recibos por compras realizadas con su tarjeta deben guardarse y deben adjuntarse en el
Sistema de Tarjetas de Crédito de Reqless, además la cartola con el estado de cuenta de su tarjeta
debe conciliarse mensualmente.
Recordatorio: La violación de las reglas mencionadas anteriormente puede resultar en la pérdida de
privilegios de tarjetas de compra y otras medidas disciplinarias.
Feriados (oficinas cerradas):
Aniversarios en AURA:NOVIEMBRE
Tucson & Hawái:
11 Nov. – Día de los Veteranos – Gemini
24 Nov. – Día de gracias
25 Nov. – Día después del día de gracias
Chile:
1 Nov. – Día de todos los santos
Chapman, Renae
Daniel, Anna
Gronet, Deborah
Mayne, Monica
Tapia, Cristina
Office News - November 2016 - Page 2
7 años.
31 años.
7 años.
10 años.
4 años.