Guía para Proveedores - Walmart México y Centroamérica

Transcripción

Guía para Proveedores
Conversión a GLS
Centro de Distribución
Santa Ana – Costa Rica
Guía de Logística para proveedores
Tabla de Contenido
1.
PROCESO NEGOCIACIÓN Y CENTRALIZACIÓN ................................................................ 4
1.1
2.
NEGOCIACIÓN DE PORCENTAJE DE CENTRALIZACIÓN. ........................................................ 4
ITEM FILE ................................................................................................................................... 5
2.1
INCLUSIÓN DE UN ARTÍCULO................................................................................................. 5
2.2
RECEPCIÓN COMERCIAL ..................................................................................................... 5
2.3
PLANTILLA ELECTRÓNICA PARA LA CREACIÓN DE NUEVOS ARTÍCULOS ................................ 6
2.4
ESPACIOS OBLIGATORIOS A COMPLETAR POR EL PROVEEDOR ............................................ 6
2.5
DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS: ........................................................................................... 6
2.6
REQUISITOS FISCALES ....................................................................................................... 12
2.6.1 Artículos Exentos sobre las ventas ....................................................................... 12
2.6.2 Ejemplo de Carta que se debe dirigir a Walmart Centroamérica ..................... 12
2.6.3 ¿Cómo obtener los formularios? ........................................................................... 12
3.
RESURTIDO:............................................................................................................................ 13
3.1
T IPOS DE ARTÍCULOS RESURTIBLES:.................................................................................. 13
5.2
T IPOS DE ORDEN DE COMPRA ............................................................................................ 13
3.2
VIGENCIAS ......................................................................................................................... 14
3.3
RETAIL LINK Y ENVÍO ELECTRÓNICO DE LAS ÓRDENES DE COMPRA. ................................. 14
3.3.1 EDI ............................................................................................................................... 14
3.4.
Orbit............................................................................................................................. 15
4.
LOGÍSTICA: ............................................................................................................................. 16
4.1
4.2
4.3
ESPECIFICACIÓN DE PRODUCTO, EMBALAJE Y PALETIZADO.............................................. 16
ÁREA DE VALIDACIÓN DE ESPECIFICACIONES DE PRODUCTOS .......................................... 16
CUMPLIMIENTO DE LAS CARACTERÍSTICAS PRESENTADAS PARA VALIDACIÓN DURANTE LAS
ENTREGAS ....................................................................................................................................... 16
4.4
PROCESO DE ENTREGA DE MERCANCÍA EN EL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN ........................ 16
4.4.1 Requisitos para la Asignación de Citas ............................................................... 16
4.4.2 Requisitos para la entrega: ..................................................................................... 17
4.4.3 Ingreso a las Instalaciones ..................................................................................... 17
4.4.4 Condiciones de Entrega de la Mercancía ............................................................. 18
4.4.8 Recepción de Mercancía ......................................................................................... 22
4.4.9 Generación de Comprobante de Entrega de Mercancía (POD) ........................ 24
4.5
5
PROGRAMA DE LOGÍSTICA EN REVERSA (BACKHAUL).......................................... 25
VENDOR MASTER .................................................................................................................. 26
5.1 ASPECTOS ADMINISTRADOS Y CONTROLADOS EN VENDOR MASTER ........................................ 26
5.1.2 COMPONENTES EN EL NUEVO NÚMERO DE PROVEEDOR ........................................................ 26
5.1.3 USO DE “SECUENCIAS” EN EL NÚMERO DEL PROVEEDOR ................................................. 26
5.2
5.2.1
5.2.2
5.2.3
5.2.4
5.2.5
5.2.6
CUENTAS POR PAGAR .................................................................................................... 26
PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO ................................................................. 26
CAMBIOS EN EL PROCESO POR CONVERSIÓN A SISTEMAS WM .......................................... 27
REQUISITOS DE LAS F ACTURAS ......................................................................................... 27
CARGO POR ENTREGA CENTRALIZADA. .............................................................................. 28
PROCESO DE PAGO ........................................................................................................... 28
CÓDIGOS UTILIZADOS EN LOS DETALLES DE PAGO............................................................. 28
ANEXO 1 ............................................................................................................................................ 34
GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................. 34
Presentación
El siguiente documento contiene la información básica requerida, para facilitar la
interacción de nuestros proveedores en Costa Rica con los Centros de Distribución y el
área Logística.
El documento está enfocado principalmente en aquellos aspectos que variarán con el
cambio de sistemas, sin embargo incluímos también otros aspectos importantes para el
manejo de productos centralizados en nuestros Centros de Distribución.
Por lo tanto lo establecido en este documento no aplicará a ninguno de los demás
países de la región centroamericana.
Para todos los efectos legales y de facturación la
razón social a utilizar en Costa Rica debe ser
“Corporación Supermercados Unidos S.A.”
Número Cédula Jurídica 3-101-00722305
1. Proceso Negociación y Centralización
La Centralización es un concepto de operación que permite hacer más eficiente la
cadena de abastecimiento desde el proveedor hasta las tiendas de Wal-Mart
Centroamerica.
Consiste en la concentración de las entregas de productos en el Centro de Distribución
para que este los lleve a todas las tiendas.
Principales beneficios de la centralización:
Soporte para la expansión geográfica.
Reducción del tiempo total de ciclo pedido-despacho
Reducción del costo total de la cadena logística
Reducción de los niveles de inventario
Especialización de la administración de la tienda en atención al cliente
Reducción de faltantes
Resurtido (Logística) y Comercial son las áreas responsables de informar al Proveedor
sobre el proceso de Centralización.
Área
Comercial
Resurtido
Operaciones C.D.
1.1
Rol
Define con el proveedor que productos le interesa sean
centralizados.
Negocia porcentaje de descuento por centralización.
Determina la capacidad existente para el manejo centralizado
del producto.
Negociación de Porcentaje de Centralización.
a. Si proveedor es parte de red de distribución contacta a Resurtido e indica su
interés por comenzar la entrega de sus productos centralizadamente, si proveedor
es nuevo Comercial le va a consultar si está interesado.
b. El administrador de categorías o el Gerente de Resurtido de Logística le darán las
indicaciones requeridas para continuar el proceso.
Para información de Centralización en Costa Rica puede comunicarse de lunes a
viernes de 8:30 a.m. – 5:30 p.m. con:
Contacto
Puesto
Correo electrónico
Teléfono
Fernando Villalobos
Encargado de Centralización
[email protected]
Rafael Herrera
Gerente de Resurtido
[email protected]
2582-8740
2243-7100
Ext. 37829
2. Item File
IF: Área encargada de la administración y actualización del catálogo de artículos y sus
atributos.
2.1
Inclusión de un artículo
Los motivos por los que se requerirá pasar por el proceso de Item File son los siguientes:
Inclusión de artículo nuevo.
Modificación de artículos existentes
Promociones
Cambios de precios
2.2
Recepción Comercial
Verificará que los formularios sean presentados por el proveedor con la información y
documentación necesaria, actualizada y completa, estos requisitos son entre otros:
Permisos del Ministerio de Salud
Documentación en físico y electrónico
Certificación de productos exentos
Si la información no es presentada completa, no se
tramitará y será devuelta para su corrección.
El Comprador o Administrador de Categoría verificará la información entregada por el
proveedor para ser registrada en los sistemas de la compañía, incluyendo las condiciones
negociadas con el mismo.
RECEPCIÓN
COMERCIAL
COMPRADOR/
ADMINISTRADOR
DE CATEGORÍA
VENDOR
MASTER
Si la documentación y las muestras se encuentran correctas, los Compradores enviarán la
información correspondiente al área de Item File, que registrará los artículos en los
sistemas.
2.3
Plantilla electrónica para la creación de nuevos artículos
Cada vez que a un proveedor se le apruebe el ingreso de un nuevo artículo, deberá
presentar la plantilla electrónica debidamente completada, cumpliendo con los lineamientos
siguientes:
Debido a que la plantilla se utiliza para alimentar nuestros sistemas, es muy
importante mantenerla sin modificaciones. Por esto les solicitamos no alterarla.
o
o
o
o
No Eliminar columnas o filas
No Agregar columnas o filas
No Incluir fórmulas
No modificar el formato o colores de los datos
La plantilla contiene comentarios sobre la información de cada campo; se les
solicita seguir las debidas indicaciones.
Debe tener completos los espacios obligatorios
Cuando tengan dudas acerca de la información que debe registrarse, deberá
consultarlo al Administrador de Categoría o Comprador contacto, para que este le
ayude.
Los espacios que requieran información de un catálogo interno deberán ser
solicitados al Administrador de Categoría. Ejemplo: Marca, Unidad de Medida.
2.4
Espacios obligatorios a completar por el proveedor
La plantilla muestra en fondo gris los campos obligatorios; otros códigos de color se
utilizan para los campos necesarios dependiendo del tipo de artículo.
2.5
Descripción de los campos:
1- UPC/EAN
Es el código de barras del artículo, mismo que es escaneado en la caja
registradora
2- Dígito Verificador UPC
Dígito Verificador del Código de barras
3- ID de Stock del Proveedor
Es asignado por el proveedor para identificar su mercancía.
o Máximo 15 caracteres
4- Descripción 1 del Artículo
Descripción visible para el cliente en las etiquetas de precios del punto de venta.
Debe indicar primero marca + nombre del producto + característica
o No puede ser igual a la Descripción de señalización
5- Estante 1 / Color/Sabor/Aroma
Se detalla el color, sabor o aroma, cuando se considera un atributo importante para
la identificación del artículo. Este se imprime en la etiqueta de precio
6- Estante 2 / Tamaño
Información de tamaño o contenido del artículo, el cual se muestra en la etiqueta
de precio.
7- Unidad de medida/UOM Cantidad Neta
Por cumplimiento de Legislación en Costa Rica solo debe usarse los que están
aprobados por MEIC
Códigos de Unidad de Medida:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
FO: Fluid Ounce (Onza Liquida)
GA: Galón
GH-HALF: Medio Galón
LT: Litro
PT-PINTA: Igual a 1/8 Galón
PV-HALF PINT: Media Pinta
QT-QUART: Igual a 2 pintas
FT-FOOT: Pie
IN-INCH: Pulgada
YD: Yarda
EA-EACH: Pieza
GR: Gramos
LB-POUND: Libra
OZ-OUNCE: Onza
KG: Kilogramo
CF: Cubic Feet (Pie Cúbico)
CM: Centímetro
ML: Mililitro
8- Cantidad Neta/Cantidad a la Venta
Le indica al consumidor el contenido del empaque que está comprando, determina
el precio por unidad en la etiqueta de precios.
9- Uso Unidad de Medida / UOM & Cantidad Neta / Cantidad a la Venta
Ejemplo
1
2
3
4
Descripción
REFRESCO HI-C TETRA BRID 1 LT PERA
Unidad de medida: LT (Litro)
Cantidad : 1
MARGARINA NUMAR CAJA 500 GR 4 UNID
Unidad de medida: EA (Pieza)
Cantidad: 4
Forma de anotarlo
1 LT
PASTA TOMATE MAGGI 174 GR
Unidad de medida: GR (Gramos)
Cantidad: 174
CAMISETA BEBE CARITAS NIÑA T:12
Unidad de medida: EA (Pieza)
Cantidad: 1
174 GR
4 EA
1 EA
10- Descripción 2 del Artículo
Indicar código de país donde se registra el articulo +marca + nombre del
producto + característica.
Iniciar esta descripción con una abreviación Indicando el país donde se registra
el artículo seguido de la descripción del artículo.
11- Descripción del Tiquete de Caja o Descripción del UPC
Debe ser una descripción muy breve y clara del producto (nombre genérico)
12- Descripción para Señalización
Descripción detallada del artículo, que seria nombre del producto + marca
+característica + tamaño
o
o
Máximo 40 caracteres.
No puede ser igual a la Descripción 1.
13- Marca
o Código de Marca por el cual el producto es conocido.
o Código de Marca para ligarlo con el artículo nuevo.
o Esta información proviene de un catálogo interno.
14- Descripción de Género de Moda
La tienda describe varias clasificaciones de vestimenta, tales como ropa sport,
vestimenta casual, etc. Este campo se usa exclusivamente para Ropa y Calzado.
o
o
Máximo : 20 caracteres
Esta información proviene de un catálogo interno.
15- UPC/EAN (DUN14 ó GTIN-14) Empaque del proveedor
El código de UPC del empaque o caja (Dun 14). Es decir el código de barras
que contiene la caja que el proveedor entrega en el Centro de Distribución. Se
usa también para EDI.
16- Cantidad de empaque de proveedor
Cantidad de unidades contenidas en el empaque del proveedor, que es entregado
al Centro de Distribución o al punto de venta en caso de manejarse por Compra
Directa. (Vendor Pack)
17- Longitud del empaque de proveedor
Usada para calcular el volumen para embarque (en centímetros)
cm = centímetros
18- Ancho del empaque de proveedor
Usada para calcular el volumen para embarque (en centímetros)
cm = centímetros
19- Altura del empaque de proveedor
Usado para calcular el volumen para embarque (en centímetros).
cm = centímetros
20- Peso del empaque de proveedor
Peso de la caja de empaque del proveedor (en kilos - K),
Utilizado por el área de Tráfico para la consolidación de camiones del
proveedor
K = Kilo
21- UPC/EAN del Artículo
Código UPC del artículo de venta al consumidor final.
22- Cantidad de empaque del Centro de Distribución
Cantidad de piezas contenidas en el Empaque del CD que es despachado a la
Tienda. (Warehouse Pack)
23- Costo Unitario
El precio que Walmart paga al proveedor por unidad.
24- Costo de empaque de proveedor
Es el costo que Walmart paga por un empaque de artículos del proveedor.
26- Marcado con precio de fábrica
Se usa cuando un producto tiene un precio marcado en el empaque.
26- Tiempo de entrega del proveedor (lead time):
El tiempo transcurrido entre la generación de la orden de compra y la entrega
de la mercancía. (tiempo en días)
27- País de Origen:
Código de país donde se fabricó el producto. Debe ingresarse con dos letras
representando la abreviación del nombre de país separadas por punto y coma.
(Ej. AL; CY) en caso que el producto contenga componentes fabricados en
países diferentes.
28- ID del fabricante:
Es el código interno del fabricante para identificar el artículo. (Alfanumérico)
29- Longitud del Artículo
Longitud del producto en Decímetros
30- Ancho del Artículo
ANCHO del producto en Decímetros
31- Altura del Artículo
ALTURA del producto en Decímetros
32- Peso del Artículo
PESO del producto en kilogramos
33- Registro Sanitario:
Número de Registro Sanitario emitido por el ministerio de salud.
34- Fecha Vencimiento del Registro Sanitario.
Fecha límite de la vigencia del registro sanitario en el país.
2.6
Requisitos Fiscales
2.6.1
Artículos Exentos sobre las ventas
Para el registro de nuevos productos que tengan la clasificación de exentos, todo
proveedor deberá aportar la nota que se adjunta junto con el formulario de registro
del producto. Mediante dicha nota el proveedor indicará el sustento legal que
justifica la clasificación de exento y deberá venir firmada por el responsable del
área financiera o el representante legal de la empresa.
Se recomienda al proveedor realizar consulta a la Dirección General de Tributación
(DGT) sobre el fundamento legal que sustenta la condición de exento de los
productos. En caso de contar con un documento oficial de la DGT que compruebe
la condición de exento, se solicita la presentación de la misma a Wal Mart
Centroamérica.
2.6.2
Ejemplo de Carta que se debe dirigir a Walmart Centroamérica
San José, XX de XX del 2009.
Señores
Departamento Comercial
Corporación de Supermercados Unidos, S.A.
S.O.
Estimados señores:
De acuerdo a la solicitud planteada, por este medio le informo que es el criterio de
[nombre proveedor] conforme al artículo [indicar fundamento legal], los productos que se
detallan abajo están exentos del pago del Impuesto General sobre las Ventas [o bien
indicar si es gravado a nivel de fábrica o se encuentra inscrito en algún régimen especial
de tributación]:
Detallar artículo (s), código de artículo y/o código de barras
Lo anterior constituye nuestra interpretación conforme al contenido de la ley vigente,
razón por la cual, en caso que las autoridades fiscales en una eventual revisión externen
un criterio distinto al indicado respecto de los productos descritos, mi representada asume
frente a Corporación de Supermercados Unidos S.A., (“CSU”) la responsabilidad
correspondiente por cualquier inconveniente de naturaleza fiscal que ello le pueda causar.
Atentamente
[Responsable del Área Financiera, Impuestos o Representante Legal]
2.6.3
¿Cómo obtener los formularios?
Para obtener los formularios requeridos por Item file ingrese a:
www.walmart-centroamerica.com/online_item_file.htm
3. Resurtido:
Resurtido: área encargada de asegurar el abasto adecuado de mercancía a las tiendas y
Centros de Distribución, mediante una administración eficiente de los inventarios, utilizando
los sistemas Walmart.
3.1
Tipos de artículos resurtibles:
En los CDs de Walmart Centroamérica existen dos canales de distribución de productos,
Staple stock, los artículos se almacenan en el Centro de Distribución
Assembly, son artículos Cross dock, que no se almacenan en el CD.
Para clasificar los artículos por su origen y por el canal usado para ser enviados a las
Tiendas, éstos se identifican con un código llamado “Tipo de Artículo”
Los artículos que se almacenan pueden ser locales o importados y a su vez pueden ser
básicos o de temporada. (resurtibles 20,22,40,42)
Los artículos assembly pueden ser de entrega directa a tiendas o de cross dock (resurtibles
37, 33 no resurtibles, 07, 03, 43)
Artículo Walmart:
Es un número de 7 dígitos con el que se identifica la mercancía en Walmart; los
primeros dos dígitos corresponden al número de departamento.
El siguiente cuadro resume estos tipos de artículos:
ARTÍCULO
DESCRIPCIÓN
ENTREGA
Artículos de distribución concentrada (assembly)
La entrega de mercancía debe ser en el CeDis (Cruce de Andén).
Cruce de Andén
Tipo 33
La entrega de mercancía debe ser directamente en las Tiendas
Tiendas
Tipo 37
Mercancía local, se entrega en el CeDis y se almacena para su envió posterior a tiendas (inventario
permanente)
Mercancía nacional y la entrega es por medio del CeDis.
Staple Stock. (En CD
Tipo 20
para almacenar)
Mercancía nacional (temporada) y la entrega es por medio del
Tipo 22
CeDis.
para almacenar)
Mercancía no resurtible por el sistema
La entrega de mercancía debe ser directamente en las Unidades de Tiendas
Tipo 07
Negocio.
Mercancía de ropa (moda).
Cruce de Andén o
Tipo 10
La entrega debe ser siempre vía CeDis o tienda.
Tiendas
Mercancía no permanece en el CeDis, es enviada a las tiendas en su totalidad
La entrega de mercancía debe ser en el CeDis (Cruce de Andén).
Cruce de Andén
Tipo 03
Tipo 43
Mercancía de importación y la entrega es por medio del CeDis.
Mercancía de importación de inventario permanente
Mercancía de importación y la entrega es por medio del CeDis.
Tipo 40
Tipo 42
Mercancía de importación de temporada, y la entrega es por medio
del CeDis.
Staple Stock o Cruce
de Andén
para almacenar)
para almacenar)
Si requiere más información sobre este tema, consulte con el Resurtidor de sus
5.2
Tipos de Orden de compra
artículos.
Para distinguir el canal y los procesos por los cuales atraviesa la mercancía, se asigna a
cada orden un tipo de Orden de Compra, o Tipo de Pedido.
Estas establecen:
El tipo de artículo
El canal donde será procesada dicha orden
3.2
Vigencias
Cada Orden de Compra contiene 3 fechas:
Fecha de Generación. Es la fecha en la cual se creó la orden de compra
Fecha de Embarque. Es la fecha a partir de la cual la orden entra en vigencia y
puede ser recepcionada.
Fecha de Cancelación. Es la fecha de vencimiento de la orden de compra y
después de esta fecha ya no puede ser recepcionada
Cuando el Proveedor recibe una Orden de Compra debe llamar al Área de Asignación de
Citas de Logística para que le asigne la fecha y hora de recepción de la mercancía. Dicha
fecha debe estar comprendida entre Fecha de Embarque y la Fecha de Cancelación de la
Orden.de Compra.
3.3
Retail Link y envío electrónico de las Órdenes de Compra.
Retail Link es un sitio web de Walmart donde se comparte información con los
proveedores, este acceso requiere la firma de convenios entre ambas partes.
Contrato de Retail Link
Formulario de Retail Link Internet
Verificación para el acceso de Walmart Retail Link
Una vez que el Proveedor tiene acceso a Retail link, podrá visualizar las órdenes de
compra por medio de alguno de los siguientes sistemas:
EDI
Orbit
3.3.1
EDI
Es un software que permite la conexión e intercambio de información entre diferentes
sistemas y empresas; este es el sistema oficial de envío de órdenes de compra hacia los
proveedores
El estándar de Walmart para las transacciones electrónicas con sus Proveedores.
es EDI/AS2 Multi-Protocolario
El Proveedor puede adquirir directamente la licencia del sofware para el uso de EDI/AS2 o
acceder a las órdenes de compra mediante el pago del servicio a un Proveedor o Buró que
realizan la decodificación de los mensajes EDI.
Proveedores de Servicio de Decodificación de Mensajes EDI
Orlando Ramírez I Presidente
Sisnet Consultores
[email protected]
T: 2224-4755
José Jiménez
NeoGrid Business Development
[email protected]
T: 55 11 2131-8506
C: 55 11 9607-2611
www.neogrid.com.com
Dr. Ricardo S. Johnson | Senior Supply Chain Consultant
Interdata Americas Operation
Tel. (619) 248-1633
[email protected]
Gerardo Huertas Arrieta I Gerencia de operaciones
Almamater de Centroamerica
[email protected]
Tel (506) 2408684 (506) 8169 467
Es necesario tener acceso a Retail Link para ver sus órdenes de compra (ver información
en el apartado siguiente- Orbit)
3.4.
Orbit
ORBIT (Online Retail Business Information Transfer), es una aplicación Web desarrollada
por Walmart que opera a través de Internet y permite a los Proveedores recibir vía
electrónica sus Órdenes de Compra.
Esta aplicación es para pequeños proveedores con un volumen de Ordenes de compra
bajo. Por sus limitaciones no es para uso masivo de ordenes de compra.
Su utilización no tiene ningún costo para el proveedor, pero requiere que los proveedores
tengan: acceso a Internet, Usuario y Contraseña de Retail Link y de Orbit (autorizados por
Walmart) para visualizar las ordenes de compra.
Para obtener mayor información sobre esta herramienta por favor contáctenos.
Recuerde que este solo puede ser utilizado por proveedores de muy bajo volumen
Cuentas por cobrar
Correo electrónico
Yancy Alfaro Siles
Enc. Comercio electrónico y Orbit
[email protected]
Tel: (506) 2243-7600
Extension 37881
4. Logística:
4.1 Especificación de Producto, Embalaje y Paletizado
Todos los productos nuevos que ingresan a los Centros de Distribución deben
cumplir con la Especificación de Producto, Embalaje y Paletizado.
Este documento establece las características físicas y requisitos legales que deben
cumplir los productos para ser manejados en los Centros de Distribución de WalMart Costa Rica (Centralizados)
Aplica para productos nuevos, modificados y productos que ya están
centralizados,.
Para obtener mayor detalle de los requisitos establecidos, por favor contactar al
Centro de Atención a Proveedores de Logística.
4.2 Área de Validación de Especificaciones de Productos
Se encarga de la revisión a Productos nuevos o modificados, para verificar que
cumplen con lo establecido en la Especificación de Producto, Embalajes y
Paletizado
Funciona a través de citas, que solicita el Comprador o el ADC.
Si transcurren más de 10 minutos de la hora de cita asignada y el Proveedor no se ha
presentado, la misma queda anulada y el Proveedor deberá tramitar nueva cita.
4.3 Cumplimiento de las características presentadas para validación durante las
entregas
Todos los productos a entregarse en el CEDI deben cumplir con las características que
fueron previamente registradas en el sistema y aprobadas durante el proceso de
validación:
Dimensiones de la Unidad de Compra (Largo, Ancho, Alto y Peso)
Dimensiones de la Unidad de Despacho (Largo, Ancho, Alto y Peso)
Cajas por Cama y Camas por Tarima (TixHi)
Cantidad Mínima y Máxima de bultos (cajas) por tarima (Mín-Máx)
Cualquier diferencia identificada entre lo registrado en el sistema y el producto
físico a entregar, es motivo de rechazo de la mercancía.
4.4
Proceso de Entrega de Mercancía en el Centro de Distribución
4.4.1
Requisitos para la Asignación de Citas
Se debe solicitar una Cita por cada Unidad de Transporte a despachar hacia el CEDI
Las citas se deben solicitar según lo detallado en la siguiente tabla:
CEDI
Horario
Teléfono
Santa Ana
Lunes a Viernes: de 08:00 a.m. a 05:00 p.m,
Sábados: de 08:00 a.m. a 12:00 a.m
Lunes a Viernes: de 7:30 a.m. a 04:30 p.m,
Sábados: de 07:30 a.m. a 12:00 m.d.
2215-3272 ó
2215-2982
2217-5012
San Rafael
La información que se debe suministrar para solicitar un Cita es la siguiente:
Código de proveedor
Número de la Orden de Compra
Nombre y teléfono de quien solicita la cita
Modalidad de Entrega: Paletizado o a Piso
Tipo de Entrega: Inmediata o Dejando el Contenedor
Cantidad total de líneas a entregar por Po
Cantidad total de cajas a entregar por PO
La relación que debe existir entre las Facturas y las Unidades de Transporte es la siguiente:
Entregas Parciales y Relación entre Facturas-Unidades de Transporte
No se podrán hacer entregas parciales de una misma PO toda la mercancía de la
orden debe ser entregada de una sola vez
No se podrá entregar mercancía de una misma factura en 2 camiones a menos que
ambos camiones lleguen juntos al CEDI y entreguen la mercancía uno tras otro.
4.4.2
Requisitos para la entrega:
Cumplir con horario de cita. Presentarse 15 minutos antes de la hora asignada.
Después de la hora programada, perderá su cita y la recepción de la mercancía
quedará sujeta a la disponibilidad en el Programa de Recepción del Día.
En caso de no realizar la entrega el día de la cita, requiere solicitar una nueva cita.
Solo se recibirán:
o
o
Las órdenes de compra reportadas en la cita
Los productos que cumplan los requisitos de calidad y condición óptima
para la venta.
4.4.3
Ingreso a las Instalaciones
Reportarse en la caseta de seguridad
Únicamente ingresarán a las instalaciones el chofer y sus ayudantes. Todos deben
estar identificados por Gafete de la empresa a la que representan.
Dentro del área del CD, debe seguir las indicaciones dadas por el Oficial de
Seguridad
Toda unidad de transporte debe estar cerrada al ingresar a las instalaciones del
Centro de Distribución.
El Oficial de Seguridad hará una revisión para asegurar que el chofer no traiga
productos dentro de la cabina.
Toda la mercancía que ingresa al Centro de Distribución debe estar totalmente
justificada por medio de facturas, órdenes de compra, envíos o notas de devolución.
Debe parquear la unidad de transporte en reversa en el área asignada.
Dirigirse a la oficina de Freight Bill Entry y presentar las Facturas y las Órdenes de
Compra. Nota: En este momento se considera como la hora oficial de llegada al
Centro de Distribución, la cual se registrará en el sistema.
Una vez validada la documentación presentada, el Proveedor debe esperar hasta
ser llamado para entregar la mercancía.
Ni el chofer ni sus ayudantes podrán bajar de la unidad de transporte a dejar los
documentos antes de parquearse en el área asignada.
En caso de cualquier incumplimiento a lo establecido por el Área de Seguridad el
transportista recibirá una boleta de infracción, después de dos boletas de infracción,
no se le permitirá más la entrada a las instalaciones.
4.4.4 Condiciones de Entrega de la Mercancía
Para las entregas de productos a Staple Stock , las tarimas deben cumplir con el TiHi (Cajas x Cama y Camas x Tarimas) registrado en el sistema
Para las entregas de Cross Dock las tarimas se deben conformar de acuerdo al
mínimo y máximo de bultos (cajas) indicado por el Recepcionista.
La conformación o "armado“ de las tarimas debe hacerse maximizando la utilización
del espacio cúbico dentro de las dimensiones de la tarima y evitando inconsistencias
como: desbordamientos (salientes), escoriamientos (inclinaciones) o cualquier otro
tipo de conformación irregular.
Si la mercancía sufriera daño durante la descarga, conformación o sujeción el
producto no se recibirá y el proveedor asumirá la pérdida, Siempre y cuando dicha
pérdida no se deba a negligencia o acción dolosa de personal de Walmart.
La mercancía se asume como recibida hasta que el Proveedor haya firmado el
Comprobante de Entrega de Mercancía (POD- Proof Of Delivery).
Recomendaciones para agilizar las Entregas de Mercadería
Entregas de Cross Dock Case Pack en el Centro de Distribución Santa Ana
Los proveedores que cumplan con los requisitos y deseen pasarse a la modalidad de
entrega de Cross Dock (Ordenes tipo 03 y 33) podrán hacerlo siempre y cuando la
Unidad de Compra del producto sea igual a la Unidad de Despacho
Entregas de Cross Dock Consolidado
El sistema GLS también permite manejar Cross Dock tipo consolidado (Ordenes tipo
73) consiste en entregar varios ítems dentro de una misma caja, la cual tendrá como
destino una Tienda especifica, según distribución propuesta por el área Comercial.
Restricciones para el manejo de Cross Dock Breack Pack en el Centro de
Distribución Santa Ana
No se podrá procesar mercadería por la modalidad de Cross Dock si la Unidad de
Compra del producto es diferente a la Unidad de Despacho
Relación entre Órdenes y Facturas
La relación ideal entre la cantidad de Ordenes de Pedido y Facturas es 1 : 1 pues de
esa forma el sistema Cuentas por Pagar procesa Automáticamente el pago de las
facturas. Esto siempre y cuando no se haya presentado diferencias entre costos o
cantidades facturadas y cantidades recepcionadas.
En caso de generarse varias facturas para una misma Orden de Pedido, el proceso
de pago pasará a ejecutarse Manualmente.
Código de Barras de los artículos en la Factura
Se recomienda incluir el Código de Barras del Producto (UPC) para cada línea
de la factura, esto agiliza el proceso de identificación y digitación de los
artículos en el sistema GLS (Freight Fill Entry). Tener dicho dato reduce la
probabilidad de errores de captura.
4.4.5 Entregas Paletizadas
Las entregas paletizadas deben realizarse con pallets (tarimas) de 4 entradas tipo
Europea de 1.00 m x 1.20 m.
Los pallets deben estar en perfectas condiciones (esto incluye tanto su estado, no
estén húmedas y que estén libres de plagas).
El sistema de paletizado utilizado en los CDs es el de pallet alquilado a operadores
de renta autorizados, el cuál sustituye la compra y reparación. (Ver sección 6.4.4.3)
4.4.6 Entregas a Granel
Las entregas a granel solo se permitirá en excepciones muy calificadas, el CEDI
proporcionará los pallets, pero el proveedor asumirá el costo de los mismos.
La descarga, la conformación de las tarimas y la sujeción con polivinil (strech film) es
responsabilidad del proveedor.
Debe ajustarse a lo establecido en el sistema de paletizado de Walmart
Centroamérica. (Ver sección 6.4.4.3)
4.4.7 Sistema de paletizado de Walmart México y Centroamérica
El sistema de paletizado utilizado en los CDs es el de pallet alquilado a
operadores de renta autorizados, el cuál sustituye la compra y reparación.
El pallet estándar a utilizar es del tipo europeo con dimensiones de 1.0 m x 1.2 m
con entradas por los cuatro costados. Los operadores garantiza la disponibilidad al
100% de pallets así como su reposición en caso de daño por uso normal.
Los operadores de renta autorizados por Walmart son CHEP, RAP y RAP
Worldwide. Los proveedores tienen la libertad de seleccionar el operador que mejor
condición ofrezca en términos de costos y servicio. Operadores de renta nuevos
que deseen ingresar al sistema de paletizado con Walmart, debe ser autorizados
de previo por Logística Walmart.
Walmart aceptará el esquema acordado entre el proveedor y el operador
autorizado de renta. Walmart no retornará el pallet al proveedor en el momento de
la recepción sino que se compromete a regresarlo directamente al operador de
renta en el tiempo acordado con ellos. Los operadores por su parte son los
responsables de alimentar de nuevo el “pool” de pallets del proveedor.
Si un proveedor decide no entregar en forma paletizada o utiliza un pallet diferente
al estándar, Walmart aportará el pallet rentado para paletizar en el andén y
continuar con el ciclo logístico. En este caso se realizará un cargo adicional sobre
el cobro de centralización para cubrir los costos por: renta del pallet, personal para
paletizar y polivinil para la tarima. El cargo adicional dependerá del costo de
distribución
El proveedor tendrá la opción de despachar “a piso” para maximizar el cubicaje de
sus camiones, sin embargo debe enviar dentro del camión pallets suficientes para
paletizar en el andén, así como el personal y polivinil requerido para esta tarea.
Walmart no proveerá estos recursos en la recepción. Lo anterior aplica también
para cantidades de pedido iguales o menores a una cama.
Walmart no participará en las negociaciones entre los proveedores y los
operadores de renta.
Walmart mantendrá un control interno del inventario de pallets según su tipo en sus
instalaciones (CD y tiendas), para conciliaciones con cada operador. Así mismo se
controlará la cantidad de pallets recibidos diariamente por proveedor. Esta
información estará a disposición tanto de los proveedores como los operadores de
renta.
Los operadores de renta son responsables del control de inventarios de pallets con
cada uno de los proveedores
Los contactos locales para aclarar dudas y coordinar la implementación del sistema
son las Gerencias de resurtido y las Gerencias de los Centros de distribución así
como también el Gerente de Logística. A nivel regional, con la Gerencia regional de
Centros de Distribución.
Una vez seleccionado su operador de renta, deben informar en cada país al Centro
de Atención a Proveedores de Logística (CAP), la fecha de inicio de entrega bajo el
sistema paletizado.
Ciclo logístico de entrega paletizada
El ciclo logístico de paletizado a utilizar por Walmart es el siguiente:
1. Proveedor despacha mercancía a CD usando pallet estándar. CD recibe
producto paletizado y lo almacena.
2. La mercancía permanece almacenada hasta el momento del alisto y despacho
a tiendas utilizando los pallet estándar recibidos de proveedores.
3. Tiendas reciben mercancía de CD y regresan a CD pallets desocupados de
entregas anteriores (CD no espera en trastiendas hasta que desocupe pallet).
4. CD almacena temporalmente pallets desocupados, clasifica por operador de
renta y regresa a los operadores respectivos.
5. Operadores de renta regresan los pallets a los proveedores para cargar de
nuevo su “pool” y reiniciar el ciclo.
4.4.8
Recepción de Mercancía
El recepcionista seleccionará una muestra de los bultos (el tamaño de la muestra
depende de la cantidad de productos) y revisa lo indicado en la tabla de criterios de
Recepción en CDs, en caso de incumplimiento de alguno de ellos se aplicarán las
acciones correspondientes.
Tabla Criterios de Recepción en Centros de Distribución
4.4.9
Generación de Comprobante de Entrega de Mercancía (POD)
Al finalizar la recepción, el transportista deberá pasar a la oficina de Freight Bill Entry,
en donde se le entregará el Comprobante de Recepción de Mercancía (POD) para que
lo valide y firme, esto junto con una copia de la factura.
Nota: El POD muestra el detalle de los artículos que fueron recepcionados, así como
los identificados con inconsistencias según los siguientes criterios:
Sobrantes (O:Overage)
Faltantes (S:Shortage)
Dañados (D: Damage)
Rechazo (R:Rejected)
4.4.10 Comunicación y contactos
Para facilitar la comunicación de y hacia los proveedores en Logística Walmart
Centroamérica contamos con el Centro de Atención a Proveedores (CAP), un área
dedicada al servicio de nuestros proveedores, que sirve como punto de contacto,
seguimiento y respuesta a todas las consultas, solicitudes y quejas que tengan
nuestros proveedores, en todos los temas referentes a las entregas de productos
centralizados y a los temas logísticos.
Contacto Centro de Atención a Proveedores:
Para comunicarse con el Centro de Atención a Proveedores (CAP) en el Centro de
Distribución de Santa Ana comuníquese al:
Línea directa 800 - 77683336
Contactos locales:
Contacto
Alexandra Trejos
Xiomara Sánchez
Ivannia Calvo
Rocio Gambo
Rosibel Herrera
Puesto
Teléfono
Encargada de Resolución a
Proveedores
Encargada de Resolución a
Proveedores
Coordinador CAP
Sub-Gerente de Tráfico
Gerente de Aseguramiento de
Calidad
Correo Electrónico
800-77683336
[email protected]
800-77683336
2215-2992
2215-2992
[email protected]
[email protected]
[email protected]
2215-2992
[email protected]
Contactos Regionales:
Sergio Ortiz
Andrea Ávila
Rosa Orozco
Director Regional Centros de
Distribución Centroamérica
Sub-Gerente de Calidad
Regional
Coordinadora Regional de
Proveedores
(506)
(506)
22191380
88210125
[email protected]
(502)
22433750
[email protected]
(502)
22437001
[email protected]
4.5 Programa de logística en reversa (Backhaul)
El Backhaul consiste en el traslado de la Mercancía de un proveedor con los vehículos
propios o que le dan servicio a Wal-Mart Centroamérica, haciendo un uso eficiente de
las rutas y espacios disponibles de estos vehículos.
El objetivo es maximizar los recursos disponibles en transporte creando una relación de
mutuo beneficio con nuestros proveedores a través de rutas de visita para el traslado
de Mercancía desde su planta hasta las instalaciones de nuestro centro de distribución,
reduciendo la cantidad de camiones en tránsito, el consumo de combustible, haciendo
un uso más eficiente nuestra cadena de suministros.
Entre los beneficios se pueden mencionar:
Reducción de costos de transporte.
Liberación de flota de transporte del proveedor.
Prescindir de servicios tercerizados
No devolución de vehículos por llegar tarde.
Prioridad en devolución de tarimas al proveedor.
Se cobra mes vencido.
Horarios fijos de descarga y no requiere sacar citas para la entrega.
Disponibilidad de flota.
Misma tarifa para cualquier punto del área metropolitana.
Uso de GPS en todos los transportes.
Mercadería viaja amparada por Pólizas de Walmart
Reducción de consumo de combustibles y niveles de contaminación.
Si desea conocer más acerca de este servicio puede comunicarse con:
Contacto
Danilo Espinoza
Edwin Prado
Puesto
Gerente de Transportes
Gerente Regional de
Transportes
Correo Electrónico
[email protected]
[email protected]
Teléfono
(506) 2215-2992
(502) 2243-7033
5
Vendor Master
Vendor Master o “Maestro de Proveedores” se refiere al área de Walmart Centroamérica en
donde se administrará y controlará la base de datos en la cual se almacena la información
general de nuestros proveedores.
5.1 Aspectos Administrados y Controlados en Vendor Master
El área de Vendor Master, forma parte del área financiera y es responsable de:
Formalización de las condiciones de:
Plazo de pago
Cargos por negociaciones comerciales y logística:
o Acuerdo por No Devolución de Mercancía y/o Mercancía Defectuosa
o Acuerdo por Entrega Centralizada
Asignar un número de identificación de proveedor o Vendor Number a cada uno
de nuestros proveedores habilitándolo así en los sistemas de Walmart.
5.1.2 Componentes en el nuevo número de proveedor
El Vendor Number es un número conformado por 9 dígitos:
123456
Es el número base que
identifica al proveedor
(6 dígitos)
5.1.3
78
Este define el
departamento Wal-Mart
(2 dígitos)
9
Permite identificar
diferentes condiciones en
un mismo departamento
(1 dígito)
Uso de “Secuencias” en el número del Proveedor
Las condiciones generales y acuerdos de negociación serán las mismas para todos los
artículos que se registren a un mismo departamento.
5.2
Cuentas por Pagar
El área de Cuentas por Pagar es el departamento a cargo del procesamiento y trámite de
facturas de nuestros proveedores, anteriormente conocido como Pagaduría.
5.2.1
Principales características del proceso
Se emitirá una Orden de Pedido (PO) por cada Número de Proveedor de nueve
dígitos
El Proveedor confeccionará una factura de acuerdo a la Orden de Pedido.
Al realizar la entrega en el Centro de distribución (CD) se confeccionará un
Documento de Recepción de Mercancía (Proof of Delivery-POD), el cual debe ser
revisado y firmado por el Transportista o representante del Proveedor.
Si existen diferencias entre lo facturado y lo recibido, las mismas se registrará en la
sección del OSDR del Documento de Recepción de Mercancía (POD).
Al finalizar el proceso se entregará una copia sellada del Documento de Recepción
de Mercancía al transportista o representante del proveedor
Se ingresará factura del Proveedor al sistema.
El Sistema realizará la comparación de los datos automáticamente
El sistema liberará la factura para pago.
5.2.2
Cambios en el proceso por conversión a sistemas WM
Orden de pedido para entrega de mercancía.
Número de Item de WM.
Cambio del Vendor Number que deberá incluir Vendor ID-departamento-secuencia.
Generación de una factura por cada uno de los Vendor numbers constituidos por el
Vendor ID, departamento y secuencia, sea, por cada una de las órdenes de pedido
Necesidad de la revisión constante de costos por parte del proveedor, para
garantizar que coinciden con los costos indicados en la orden de pedido (costos del
Item File).
Cantidades entregadas que coincidan con las cantidades de producto facturadas.
Debe hacerse una factura por cada departamento Walmart.
En la factura debe detallarse en cada línea de producto el Código de Barras del
Artículo (UPC) o el Código del Artículo del Proveedor (Vendor Stock ID)
Motivos de facturas que no logran hacer “Match” (No coinciden)
Facturas con
Motivo
inconsistencia
Reclamo
Reclamo
Reclamo
Reclamo
Deterioro del Match Rate
5.2.3
Acción
Correctiva
Diferencia de Costo
Diferencia en Cantidad
2 Recepciones de diferente
departamento para 1 factura.
2 Facturas para 1 Recepción
Cualquier
concepto
de
reclamo
Coordinar corrección con ADC
Coordinar con CAP CD
Comunicar al Proveedor
Requisitos de las Facturas
El proveedor debe entregar la factura original en el momento de la entrega de la
mercancía, la factura debe cumplir con los siguientes requisitos:
Las facturas contendrán como mínimo los siguientes requisitos:
1) Nombre completo del propietario o razón social y la denominación del
negocio (nombre de fantasía si existe).
2) Número de inscripción (Cédula Jurídica)
3) Numeración consecutiva.
4) Fecha de emisión.
5) Condiciones negociadas de la venta: al contado, crédito, etc.
6) Nombre completo del comprador o razón social.(Corporación
Supermercados Unidos S.A)
7) Descuentos concedidos
8) Subtotal de venta exenta y subtotal de venta gravada
9) Monto del Impuesto de Ventas
10) Valor total de la factura
Adicionalmente las facturas deben especificar los siguientes datos:
Número de Orden de Compra
Descripción del artículo
Cantidad por artículo (preferiblemente en VNPK, o unidad por empaque de
compra)
Para facilitar el proceso de recepción se requiere que en cada línea de producto se
detalle el Código de Barras del Artículo (UPC) o Código del Artículo del Proveedor
(Vendor Stock ID)
Costo Neto Unitario
Costo Neto Total (Costo Neto=Costo Bruto – Descuentos Comerciales)
Descuento por Servicio de Centralización
5.2.4
Cargo por entrega centralizada.
El proceso de cálculo y cobro del cargo por centralización, se realizará en forma
automática por el sistema una vez estos descuentos se incluyan en el Vendor
Master.
A partir del 7 de junio, es necesario que todos los proveedores con entrega de
mercadería en el CEDI San Rafael de Desamparados y con negociación por cargo
de centralización, incluyan este rubro en la factura comercial que le emiten a
Corporación de Supermercados Unidos S.A. por concepto de compra de
mercadería.
No será necesario que en su factura incluya el % negociado sino solo el monto
correspondiente haciendo referencia al concepto de “Descuento”.
Para los proveedores con entrega en el CEDI Santa Ana, esta disposición debe ser
considerada a partir del 23 de Agosto 2010, fecha en la cual se tiene prevista la
conversión de este Centro de Distribución.
Nuestro proveedor debe considerar que en la Orden de Compra se reflejará el
costo bruto de sus artículos. Sin embargo, en la recepción de la mercadería le será
aplicado en forma automática el porcentaje por cargo de centralización con la
aplicación inmediata del cobro.
DETALLE
COSTO BRUTO
PO
$
RECEPCION
100
Descuento
TOTAL NETO
$
100
$
$
$
100
6
94
La negociación del cargo por centralización debe contar con la firma de un
documento formal aceptado por ambas partes.
5.2.5
Proceso de Pago
Se continúa con el mismo proceso de pago existente a la fecha.
5.2.6
Códigos utilizados en los detalles de pago
* Nota de débito por diferencia en el costo o cantidad = D1
* Nota de débito por devolución de mercancía = D06
* Nota de débito por cuentas por cobrar = 90 / 15 / 16
Contactos de Cuentas por Pagar/Contraloría:
Contacto
Puesto
Correo electrónico
Eddie Espinoza
Supervisor de Cuentas por Pagar
[email protected]
Gineth Varela
Coordinadora de Cuentas por Pagar
[email protected]
Fernando Lara
Gte. Cuentas por Pagar / Contraloría
[email protected]
5.2.7 Ejemplo de una Factura con códigos de barras de cada producto
anotados dentro del texto de la factura
Ejemplo de una Factura
5.2.8
Ejemplo de una Orden de Pedido (PO)
Ejemplo de una orden de pedido (PO)
5.2.9
Ejemplo de Cálculo de Descuento
Ejemplos para el cálculo del descuento por Servicio de
Centralización
Opción No 1. Descuento comercial + Descuento por Centralización
Costo bruto del proveedor
Descuento Comercial 5%
Costo neto del proveedor ( Costo de la Orden de Pedido )
% WHA. Ejemplo: 3%
Costo total
IV 13%
Total de la factura
100,00
5,00
95,00
2,85
92,15
11,98
104,13
Opción No 2. Descuento por Centralización sobre costo neto.
Costo del proveedor = Costo Orden de pedido
95,00
% WHA. Ejemplo: 3%
Costo total
IV 13%
2,85
92,15
11,98
Total de la factura
104,13
5.2.10 Ejemplo de documento POD
Ejemplo de un POD (Proof Of Delivery)
A
B
C
D
E
I
F
H
G
K
L
5.2.11 Diagrama Proceso de Pago
Proceso de Pago
ANEXO 1
Glosario de Términos
A continuación presentamos algunos términos de uso común en Logística Wal-Mart
Centroamérica.
Altura del empaque de Proveedor: Medida utilizada para calcular el volumen para embarque
(en centímetros)
Ancho del empaque de Proveedor: Medida para calcular el volumen para embarque (en
centímetros)
Artículo In&out: Son artículos que se compran una vez y no son repuestos en el inventario, en
muchos casos se usan para promociones, temporadas o eventos especiales, y generalmente
se envían por repartición o distribución a las tiendas. Por estas razones no cuentan con
historial y son activados en el sistema por un máximo tres meses.
Artículo Normal: Se refiere a los artículos que se compran y reabastecen normalmente,
Generalmente cuentan con una negociación por tres años.
Artículo de Temporada: Artículos que son vendidos en temporadas específicas todos los años.
Cuentan con un historial y una temporalidad definida año con año, son activados por un
máximo de tres meses.
Número de Artículo Walmart: Número de 7 dígitos con el que se identifica la mercancía en
Walmart, los primeros dos digítos corresponden al número de departamento.
Assembly: Artículos que no se almacenan en los Centros de Distribución, pueden ser de
estrega directa a tienda o de Cross Dock,
Caja Master: Caja que consolida varios subempaques de productos.
Cantidad Neta/ Cantidad a la Venta: Le indica al consumidor el contenido del empaque que
está comprando, determina el precio por unidad en la etiqueta de precios.
CAP: Centro de Atención a Proveedores. |Es el área que sirve como contacto permanente
entre el proveedor y Logística y viceversa. CAP atiende todos los temas de Logística, excepto
lo correspondiente a resurtido.
CAT Centro de Atención a Tiendas. Es el Área que sirve como canal de comunicación entre el
Centro de Distribución y la distintas Tiendas.
CD: Centro de Distribución
CXC: Cuentas por Cobrar, anteriormente conocido como Pagaduría
CXP: Cuentas por Pagar
Contraseña: Documento que se entrega al proveedor indicando que su Mercancía ha sido
recibida.
Cross Dock (Cruce de Andén): Es una metodología logística en la cual la mercancía no es
almacenada en el Centro de Distribución, sino que la totalidad de los productos ingresados son
enviados de inmediato a las tiendas.
Descripción 1 del Artículo: Descripción visible para el Cliente en las etiquetas de precios del
punto de venta, máximo 20 caracteres, no puede ser igual a la descripción de señalización.
Descripción 2 del Artículo: Indicar país donde se registra el artículo seguido de la descripción
del artículo, máximo 20 caracteres.
Descripción del Tiquete de Caja o Descripción del UPC: Debe ser una descripción muy breve y
clara del producto, máximo 12 caracteres.
Descripción para Señalización: Descripción detallada del artículo, máximo 40 caracteres, no
puede ser igual a la descripción.
Descripción de Género de Moda: El área Comercial describe varias clasificaciones de
vestimenta, tales como ropa sport, vestimenta casual, etc. El campo se utiliza exclusivamente
para ropa y calzado, máximo 20 caracteres. Información proviene de un catalogo interno.
Despacho: Se conoce así, tanto al proceso, como al área encargada de hacer la consolidación
final de tarimas y cargarlas en los camiones para su envío a las tiendas.
Departamento de Resurtido: Anteriormente conocido DPI: Departamento de Planificación de
Inventarios, se encarga de realizar las recompras de productos para mantener el inventario del
CD y abastecer las tiendas.
Dígito Verificador UPC: Dígito verificador del código de barras.
EDI: Software que permite la conexiíon e intercambio de información entre diferentes sistemasa
y empresas, sistema oficial para el envío de ordenes de compra hacia los proveedores.
Embalaje o Empaque: Elemento que permite la correcta sujeción y protección de los productos
o empaques, para su envío a las tiendas. Facilita la manipulación y permite un mejor
aprovechamiento del cubicaje.
UPC/EAN Embalaje del Proveedor: El código del UPC del empaque o caja (DUM 14). Es decir
el código de barras que contiene la caja que el proveedor entrega en el Centro de Distribución.
Se utiliza también para registrarlo en EDI.
Envío: Es utilizado con diferentes significados, los más importantes son:
- Camión o pedido enviado conteniendo la mercancía solicitada por la tienda.
- Documento que detalla la mercancía que será despachada a la Tienda y describe el número
de Contenedor en el que está cobrada la misma, el SKU, descripción, cantidad y costo del
producto, así como el nombre y número de la Tienda a la que pertenece este documento.
Envoltura: Material flexible, al cual, el empacador da una forma cualquiera, según la tecnología
que se disponga o bien su conveniencia.
Entregas Paletizadas: Uso de ballet estándar alquilado a lo largo de la cadena de
abastecimiento, tipo europeo con dimensiones de 1.0 m x 1.2 m, con entradas por los cuatro
costados.
Estante 1 / Color / Sabor / Aroma: Se detalla el color, sabor o aroma, cuando se considera un
atributo importante para la identificación del artículo. Este se imprime en la etiqueta de precio,
máximo 6 caracteres.
Estante 2 / Tamaño: Información de tamaño o contenido del artículo, el cual se muestra en la
etiqueta de precio, máximo 15 caracteres.
Estiba / Tarima/ Pallet/ Polín: Plataforma, generalmente fabricada de madera natural (hoy se
fabrica también en madera compensada, cartón, plástico o metal) y se destina para el
almacenamiento, la manipulación y el transporte de productos embalados.
Granel: Producto ordenado uno sobre otro, sin ninguna base entre el piso y el producto.
ID de Stock del Proveedor: Número asignado por el Proveedor para identificar su mercancía,
máximo 15 caracteres.
Innerpacks: Cuando el vendor pack contiene sub-empaques, a estos se les denomina
innerpacks.
Informe de Rechazo de Producto: Informe que llena el chequeador indicando los
inconvenientes que haya encontrado al momento de efectuar la recepción así como
observaciones o comentarios.
Item: Código del artículo. Se utiliza como para referirse a un artículo.
Item File: Área encargada de la administración y actualización del catálogo de artículos y sus
atributos.
IP: Inventario Perpetuo o Inventario Permanente.
Licencia: Es una etiqueta que contiene un código de barras impreso que sirve como
identificador único de la Mercancía. El producto debe ser identificado con un número de
Licencia desde su recepción en la bodega y permanece con éste número para que pueda ser
controlado durante el tiempo en que se encuentre en la bodega. Al escanear la Licencia, se
puede determinar la cantidad que el Sistema reconoce en existencia de ese producto en una
determinada ubicación.
Longitud del empaque de proveedor: Medida para calcular el volumen para embarcar (en
centímetros)
Marca: Código de Marca por el cual el producto es conocido. Código de Marca para ligarlo con
el artículo nuevo. Información proviene de un catálogo interno.
Nota de Devolución: Documento que contiene la información de la mercancía que será
devuelta al proveedor, y que sirve como comprobante de la entrega.
ORBIT (Online Retail Business Information Transfer): Aplicación Web, desarrollada en Walmart,
por medio de Internet permite a los proveedores recibir vía electrónica sus órdenes de compra.
Peso del empaque de Proveedor: Peso de la caja de empaque del proveedor (en kilos) dato
utilizado por el área de Tráfico para la consolidación de camiones del proveedor.
Picking: Proceso de alisto o preparación de los Pedidos, consiste en transportar los productos
solicitados por la tienda desde su lugar de almacenaje en el Centro de Distribución a una
rampa de despacho.
PIN: Es el pago que realiza el proveedor a Wal-Mart para la activación del su producto en el
sistema.
POD: Comprobante de Recepción de Mercancía, muestra el detalle de los artículos que fueron
recepcionados, así como los idenficados con inconsistencia, sobrantes, faltantes, dañados o
rechazados.
Plu/ SKU/ Código de identificación/ Item number: Es el número o código con que se identifica
un producto en los sistemas de Wal-Mart Centroamérica.
Producto Agotado: Producto que por alguna razón no tiene existencias, pero que se continúa
vendiendo y el Proveedor aún lo distribuye.
Producto Descontinuado Producto que no se comercializará más, debido a que el Proveedor
ya no lo distribuye ó que se dejó de adquirir por cualquier razón.
Referencia: Código de identificación asignado por el proveedor a la Mercancía.
Reporte de envío: Documento que se entrega a la tienda, en la cual aparecen las facturas y los
bultos que se están entregando con la Mercancía respectiva.
Resurtido: Área encargada de asegurar el abasto adecuado de mercancía en las tiendas y
Centros de Distribución por medio de una administración eficiente de los inventarios utilizados
en los sistemas Walmart.
Retail Link: Sitio web de Walmart, donde comparte información con sus Proveedores, el acceso
a dicho sitio requiere la firma de convenios entre las partes.
Retención (“Holdear o bloquear la mercancía”): Es dejar la Mercancía en la ubicación origen,
sin poder hacer Picking de la misma, cambio de ubicación ó reabastecimiento, etc.
RIA: Retorno al Inventario de Abarrotes.
RF: Radio Frecuencia.
SME Sistema de Manejo de Envíos, se utiliza para el registro y cobro de la Mercancía.
Staple Stock: Son los productos que se almacenan en el Centro de Distribución y tienen un
inventario de seguridad.
Ticket de Recepción: Reporte utilizado para verificar datos de la Mercancía que se va a
recepcionar y detectar diferencias.
Ti - Hi: Medición cajas x cama y camas x tarima.
Unidad de Empaque: Dato que indica la cantidad de producto que viene en cada caja.
Unidad de Empaque del Proveedor: Empaque con el cual es entregado los productos al Centro
de Distribución o al punto de venta en caso de manejarse por Compra Directa.
Unidad de Medida / UOM: Cantidad Neta
UPC/EAN: Es el código de barras del artículo, mismo que es escaneado en la caja
registradora.
UxC : Unidad por caja. Unidad de empaque del producto.
Vendor Master: Vender Master o “Maestro de proveedores” se refiere al área de Walmart
Centroamérica en donde se administrará y controlará la base de datos en la cual se almacena
la información general de nuestros proveedores.
Vendor Number: Número de identificación en el sistema Walmart con el cual se identifica a
cada uno de nuestros Proveedores, el vendor number es un número conformado por 9 dígitos.
Vendor Pack: (Empaque del Proveedor). Es el empaque con el cual el Proveedor entrega su
mercancía al Centro de Distribución, es la unidad mínima que en el sistema permite comprarle
a un Proveedor.
Vendor Pack Quantity: Es le número de piezas que contiene el Empaque del Proveedor.
Warehouse Pack: (Empaque del Centro de Distribución). Es el empaque con el cual el Centro
de Distribución envía la mercancía a las tiendas.
Warehouse Pack Quantity: Es el número de piezas que tiene el empaque del Centro de
Distribución.
WMS: Sistema de Administración de Bodega (Warehouse Managment System). Es el sistema
de cómputo, utilizado para la administración de los Centros de Distribución.

Guía para Proveedores - Walmart México y Centroamérica

Transcripción

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Resolución directoral 010