Gestión de Procesos en las - Secretaría Nacional de la

Transcripción

GOBIERNO NACIONAL DE LA
REPÚBLICA DEL ECUADOR
SECRETARÍA NACIONAL
DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
PROGRAMA DE ARRASTRE
“GESTIÓN DE PROCESOS EN LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA CENTRAL E IMPLEMENTACIÓN DE VENTANILLA ÚNICA VIRTUAL”
C.U.P. 30200000.0000.372944
ENERO 2015
1
Contenido
1.
INTRODUCCIÓN ......................................................................................... 3
2.
ANTECEDENTES ......................................................................................... 5
3.
SITUACIÓN ACTUAL DEL SECTOR, PROBLEMA O REGIÓN PERTINENTE
AL PROGRAMA ................................................................................................. 6
4.
JUSTIFICACIÓN .......................................................................................... 9
5.
BENEFICIARIOS ........................................................................................ 10
6.
OBJETIVOS ................................................................................................ 12
6.1
. OBJETIVO GENERAL ........................................................................... 12
6.2
. OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................... 12
METAS....................................................................................................... 13
7.
Proyecto 1: ..................................................................................................... 13
Proyecto 2: ..................................................................................................... 15
8.
POLÍTICAS DEL PROGRAMA ................................................................... 17
9.
ESTRATEGIAS PARA LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA ......................... 18
10.
PROYECTOS QUE FORMAN PARTE DEL PROGRAMA ......................... 21
10.1 RESUMEN DE LOS ASPECTOS TÉCNICOS DEL PROGRAMA ............... 21
11.
INVERIONES DEL PROGRAMA ............................................................. 27
11.1.
INVERSIÓN POR PROYECTO .......................................................... 27
11.2.
CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN DEL PROGRAMA ........................ 29
12.
PRESUPUESTO DEL PROGRAMA .......................................................... 30
13.
BENEFICIOS QUE GENERARÍA EL PROGRAMA ................................... 31
14.
EVALUACIÓN ECONÓMICA Y/O FINANCIERA .................................... 32
15.
COMPETENCIA INSTITUCIONAL .......................................................... 34
16.
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PROGRAMA .............................. 35
17.
ESTUDIO DE IMPACTO AMBIENTAL.................................................... 38
2
1. INTRODUCCIÓN
El Programa “Gestión de Procesos en las Entidades de la Administración Pública
Central e Implementación de Ventanilla Única Virtual” será ejecutado por la Secretaría
Nacional de la Administración Pública (SNAP), a través de la Subsecretaría de
Innovación para la Gestión (SIG) y la Subsecretaría de Gobierno Electrónico (SGE),
conforme a las atribuciones que les confiere la ley.
La gestión de procesos institucionales se concibe como un modelo que permite
garantizar la calidad en la prestación de los servicios públicos, orienta las acciones a
resultados e involucra al ciudadano haciéndole parte fundamental de la organización.
El programa de Gestión de Procesos en las Entidades de la Administración Pública
Central e Implementación de Ventanilla Única Virtual se encuentra dentro de los planes
generales del Gobierno Central enfocados en alcanzar la eficiencia gubernamental e
implementar mejores metodologías y sistemas de gestión en todas sus instituciones.
Al programa se lo implementará paulatinamente y automatizará los procesos de cada
una de las instituciones priorizadas y que cumplan los requerimientos especificados por
la SNAP, aplicando proyectos en las diferentes aéreas organizacionales. En primera
instancia se considera la continuación del Análisis, Levantamiento, Optimización y
Estandarización de los procesos adjetivos de las instituciones públicas del Gobierno
Central mediante la herramienta de gestión de procesos con la que cuenta la Secretaría
Nacional de la Administración Pública (SNAP); la automatización de los servicios en
las instituciones seleccionadas y priorizadas por la SNAP, mediante la adquisición e
implementación de una herramienta para gestión de procesos; y finalmente la
implementación de la Ventanilla Única Virtual en el que se publicarán los diferentes
servicios del gobierno.
Los ministerios o las entidades específicas que participarán en este programa se
definirán en base a criterios de prioridad, impacto efectivo y atención a la ciudadanía a
3
nivel nacional. En adelante a estas instituciones se las denominará “Entidades
Participantes”.
El programa de automatización de procesos se fundamenta en cinco ejes de acción:
-
Desarrollar proyectos sustantivos comunes.
-
Ejecutar contrataciones coordinadas.
-
Desarrollar un modelo de aseguramiento de valor de los proyectos.
-
Controlar la implementación de los proyectos.
-
Automatizar los procesos en las instituciones con la finalidad de medir e
incrementar su eficiencia para brindar un mejor servicio al ciudadano.
Mediante este programa se pretende modernizar los sistemas de Información, como una
base para avanzar hacia una administración electrónica eficiente, útil y cercana a la
ciudadanía. Se pretende dotar a las Entidades Participantes de sistemas informáticos que
permitan gestionar sus procesos de manera expedita, definiendo los flujos, usuarios y
actividades para gobernar completamente los procesos a través de herramientas de
software.
Una gestión eficiente incrementa la capacidad de las instituciones para cumplir con el
mandato para el cual fueron creadas, por ello, la mejora de la gestión debe ser una
prioridad institucional y debe ser implementada como una estrategia integral.
4
2. ANTECEDENTES
Con objeto de facilitar la comprensión del alcance de la propuesta técnica, se describe a
continuación la situación actual en cuanto al uso de Sistemas de Información en el
sector público ecuatoriano, donde se han venido realizando muchos esfuerzos
individuales por parte de las instituciones con la finalidad de gestionar de mejor manera
sus procesos.
La SNAP actualmente se encuentra promoviendo la gestión de servicios públicos hacia
la ciudadanía apalancada en procesos tanto sustantivos (agregadores de valor) como
adjetivos (apoyo).
La mayor parte de entidades dispone actualmente de sistemas informáticos que han
permitido automatizar ciertos procesos y servicios, compartir información e integrarse
con otras entidades.
Algunos de estos sistemas tienen alcance nacional, entre los que se puede mencionar a:
-
Sistema de Administración Financiera (Ministerio de Finanzas)
-
Sistema de Contratación Pública (Servicio de Compras Públicas)
-
Sistema Nacional de RRHH (Ministerio de Relaciones Laborales)
-
Sistema
Gestor
Documental
Quipux
(Secretaría
Nacional
de
la
Administración Pública)
-
Sistema Nacional de Información (Secretaría Nacional de Planificación)
-
Portal de Trámites Ciudadanos (Secretaría Nacional de la Administración
Pública)
-
Sistema Nacional de Registro Civil (Registro Civil)
Estos sistemas han permitido reducir considerablemente el costo operativo a las
instituciones mediante la disminución en el uso de papel, evitado el costo que se genera
5
al realizar el envío de documentos entre los usuarios y el almacenamiento de los
mismos. Los expedientes se almacenaban en distintas ubicaciones y debido a su gran
volumen se dificultaba su localización, así como su almacenamiento.
En cuanto a los procesos sustantivos, algunas instituciones han optado por generar
soluciones propias, tales como la realización de inventarios en bases de datos de
Microsoft ACCESS o EXCEL implementando alguna información básica, que evite el
tener que recurrir a los expedientes físicos. Este tipo de soluciones sólo se realizan en
algunas áreas, y cada una con el formato que se consideró oportuno en su momento.
En relación a los procesos adjetivos, la Presidencia de la República a finales del año
2010 adquirió una herramienta informática, la cual está compuesta por un motor de
procesos (BPM) y una plataforma SOA (bus de datos). La ejecución del proyecto de
optimización, estandarización y automatización de procesos y trámites de la
Administración Pública, mediante la aplicación de mejores prácticas y el uso de la
herramientas informáticas mencionadas, cuyo alcance son el proceso de contratación
pública y los trámites: emisión del Crédito Agrícola del Banco Nacional del Fomento y
gestión del Bono Ecuatoriano de la Vivienda se lo inició también a finales del 2011.
Cabe destacar que algunas entidades han optado por adquirir herramientas informáticas
para gestionar procesos, pero en algunos casos al no tener claro el funcionamiento de las
mismas se ha derrochado recursos y se ha dado uso mínimo a las mismas.
3. SITUACIÓN ACTUAL DEL SECTOR, PROBLEMA O
REGIÓN PERTINENTE AL PROGRAMA
De acuerdo a la Estructura Orgánica de la Función Ejecutiva del Sector Público
Ecuatoriano, actualizada a noviembre 2013 y publicada por SENPLADES, existen
4 Secretarías Nacionales, 27 Ministerios, 4 Secretarías, 12 Institutos de Investigación,
15 Institutos de Promoción, 13 Agencias de Control y Regulación, 30 Empresas
Públicas, 8 Secretarías Técnicas, 8 Instituciones de Banca Pública, 5 Consejos
6
Nacionales para la Igualdad, 6 Instituciones de Servicios, 2 Direcciones, 2 Instituciones
de Seguridad y 4 entidades con otra institucionalidad.
Dentro de esta estructura orgánica se ha identificado algunos problemas internos que
comparten la mayoría de instituciones, tanto funcionales como técnicos, los cuales se
detallan a continuación:
- Principales problemas funcionales:
1. El tamaño de las áreas administrativas respecto de las áreas sustantivas está
desequilibrado.
2. Los costos de los trámites internos son elevados y sujetos a una gran cantidad de
normatividad interna.
3. Persiste la administración por funciones y departamentos. No se han integrado
operaciones por procesos punta a punta.
4. La información operativa, gerencial y directiva es de mala calidad, inexistente,
contradictoria o fragmentada.
5. Subsisten los silos de información y trabajo dentro de las mismas
organizaciones.
- Principales problemas técnicos:
1. Los sistemas implementados han resuelto de forma adecuada la gestión de
procesos o servicios de una institución o parte de ella, pero no existe
actualmente la articulación interinstitucional.
Adicionalmente existen problemas como la mala ejecución presupuestaria, aumento en
gasto corriente y el incremento de personal, producto de la falta de definición de roles,
responsabilidades, simplificación y automatización de procesos entre otros factores, que
7
han provocado un crecimiento desordenado del Estado que contrario al objetivo de este,
incrementa la burocracia y por ende los tiempos de ejecución de los procesos.
Los actos administrativos no cumplen a cabalidad con los principios de eficacia,
eficiencia, calidad, desconcentración, descentralización, coordinación, participación,
planificación, transparencia y evaluación. Algunas de las causas para el no
cumplimiento de estos principios se detallan a continuación:
a. Procesos rígidos e ineficientes.- La cultura organizacional que se ha venido
arrastrando durante años en las instituciones públicas en general, ha provocado
que las mismas ejecuten los procesos de forma rígida e inflexible sin sintonizar
las necesidades de cambio que demanda una gestión pública moderna.
b. Procesos manuales.- La falta de automatización de los procesos incide
directamente en la falta de eficiencia, eficacia y transparencia en la ejecución de
los mismos y contribuye a que las entidades trabajen de forma defectuosa. Si
bien es cierto, en algunas entidades se ha avanzado en este aspecto, en la
mayoría aún se evidencia un retraso. La Tecnología Informática, en la mayoría
de entidades es únicamente una herramienta de apoyo y no se le da la utilidad e
importancia suficiente.
c. Estancamiento del cambio organizacional.- En la mayoría de entidades, el
trabajo basado en procesos no se ha materializado en la práctica. El recurso
humano no se ha ajustado a esta forma de trabajo y priman las actividades
burocráticas y manuales, impidiendo medir cuantitativamente el rendimiento de
los procesos y por ende del Recurso Humano que los ejecuta. Aspectos
generacionales, culturales, formativos y legales inciden también en esta
problemática.
8
4. JUSTIFICACIÓN
El Art. 227 de la Constitución expresa que “la administración pública constituye un
servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad,
jerarquía,
desconcentración,
descentralización,
coordinación,
participación,
planificación, transparencia y evaluación”.
Bajo este principio las entidades de la Administración Pública Central tienen como
misión servir a la ciudadanía en diferentes ámbitos: salud, educación, vivienda,
seguridad, etc. procurando que estos servicios sean ágiles, oportunos y transparentes.
Aunque existen avances significativos en cuanto a flexibilizar la normativa legal,
capacitar al recurso humano, mejorar, optimizar y automatizar los procesos mediante la
tecnología informática; todavía se evidencia mucho trabajo por realizar para que los
procesos de las entidades mejoren y contribuyan a servir con calidad y calidez a la
ciudadanía a nivel nacional.
La problemática a solucionar pretende contribuir al mejoramiento de la gestión interna
de las entidades para cumplir sus actividades principales o también llamados procesos
operativos institucionales.
La falta de optimización, estandarización y automatización de procesos al interior de las
entidades públicas, provoca impactos negativos en su gestión y por ende la del
Gobierno Central, lo que desemboca en una traba para el fiel cumplimiento del Plan
Nacional Para el Buen Vivir.
Desde la perspectiva ciudadana se considera que los servicios públicos son importantes,
pero su calidad no responde a dicha importancia. (Senplades, 2009)
Los ciudadanos confrontan día a día la necesidad de realizar trámites en las diferentes
entidades públicas y su percepción sobre la calidad de los mismos es mediocre.
(Senplades, 2009)
9
“Aproximadamente el 90% de los encuestados cree que la realización de
trámites presenta problemas en las instituciones públicas. Los principales
problemas percibidos son la corrupción, la lentitud y el maltrato de los
funcionarios.” (Senplades, 2009)
El Estado como tal, también sufre el impactado cuando un ciudadano deja de trabajar
para poder realizar acceder a un servicio público, ya que durante el tiempo que toma
para hacerlo, deja de generar recursos que aporten al fortalecimiento del Producto
Interno Bruto Nacional.
5. BENEFICIARIOS
Teniendo en cuenta el actual estado de la administración pública mencionado en los
párrafos anteriores y considerando que la naturaleza de este programa se relaciona con
la provisión de servicios dirigidos directamente a la comunidad, en términos de
demanda, se han identificado claros grupos involucrados:

En relación a la Ventanilla Única Virtual:
Beneficiarios Directos: Ciudadanos entre 16 y 64 años que posean acceso a Internet.
Según información del Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC)1, en la
estadística porcentaje de personas que en los últimos 12 meses han usado Internet - por
grupos de edad, se tiene la siguiente información:
Rango de
edad
16 a 24 años
25 a 34 años
35 a 44 años
45 a 54 años
55 a 64 años
Porcentaje
64,90%
46,20%
28,50%
21,00%
14,20%
Según información del censo realizado en el año 2010 por el INEC, la siguiente tabla
presenta el número de habitantes por rango de edad y por sexo:
1
http://www.inec.gob.ec/sitio_tics2012/presentacion.pdf
10
Rango de edad
Hombres Mujeres
Total
De 15 a 19 años
713.548 705.989 1,419,537
De 20 a 24 años
639.140 652.986 1,292,126
De 25 a 29 años
586.950 613.614 1,200,564
De 30 a 34 años
520.891 546.398 1,067,289
De 35 a 39 años
456.202 482.524
938.726
De 40 a 44 años
399.230 419.772
819.002
De 45 a 49 años
366.448 383.693
750.141
De 50 a 54 años
298.728 311.404
610.132
De 55 a 59 años
253.106 262.787
515.893
De 60 a 64 años
196.414 204.345
400.759
Por tal motivo, al relacionar las tablas de porcentajes y de población, se tiene que los
beneficiarios directos son:
Hombres: 1.837.033,97
Mujeres: 1.887.357,79
Total:
3.724.391,77
Beneficiarios Indirectos: Toda la ciudadanía (incluye: Ciudadanos menores de 16 años y
mayores de 64 años y ciudadanos entre 16 y 64 años que no usan internet).

En relación a los procesos adjetivos, los beneficiarios directos serán los
funcionarios de las instituciones de la Administración Pública Central que
laboran en las áreas de Comunicación, Finanzas, Planificación y Talento
Humano.
11
6. OBJETIVOS
6.1 . OBJETIVO GENERAL
El Objetivo general del programa “Gestión de Procesos en las Entidades de la
Administración Pública Central e Implementación de Ventanilla Única Virtual” es el de
fortalecer el modelo de gestión de las entidades donde se intervengan, para asegurar una
revisión completa de los ciclos de sus procesos, mediante la implementación de una
metodología de gestión por procesos y automatización que permitan una mejor
consecución del Plan Nacional del Buen Vivir y los objetivos institucionales.
6.2 . OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Levantamiento, estandarización, optimización y automatización de procesos
adjetivos de las entidades de la administración pública central.

Implementación de la Ventanilla Única Virtual con la automatización de veinte
servicios en diez instituciones de la Administración Pública Central
12
7. METAS
Las metas son resultados cuantificables que se pretende alcanzar, con el propósito de
cumplir los objetivos. Las metas planteadas en el presente programa pretenden brindar
una guía a cada uno de los proyectos que lo comprenden. Las metas planteadas son las
siguientes:
Proyecto 1:
Levantamiento, estandarización, optimización y automatización de procesos adjetivos
de las entidades de la administración pública central.
Objetivo 1: Levantamiento, optimización y estandarización de cuatro macro – procesos
adjetivos: Gestión Financiera, Gestión del Talento Humano, Gestión de Comunicación
y Gestión de Planificación.
Metas:
Metas planteadas en el proyecto presentado en julio del 2011:
•
25%.- 1 macro-proceso levantado, diseñado o rediseñado, optimizado,
estandarizado, validado, aprobado, modelado y documentado al finalizar el primer
cuatrimestre.
•
50%.- 2 macro-procesos levantados, diseñados o rediseñados, optimizados,
estandarizados, validados, aprobados, modelados y documentados al finalizar el primer
cuatrimestre.
•
estandarizados, validados, aprobados, modelados y documentados al finalizar el
segundo cuatrimestre.
•
estandarizados, validados, aprobados, modelados y documentados al finalizar el
segundo cuatrimestre.
13
Metas planteadas en el proyecto actualizado:
A la presente fecha, esta meta ha sido cumplida al 100%. Los cuatro macroprocesos
seleccionados fueron levantados, diseñados, optimizados, estandarizados, validados,
aprobados, modelados y documentados.
Objetivo 2: Automatizar cuatro macro – procesos adjetivos: Gestión Financiera,
Gestión del Talento Humano, Gestión de Comunicación y Gestión de Planificación.
Metas:
Metas planteadas en el proyecto presentado en julio del 2011:
•
25%.- 1 macro-proceso automatizado, interoperando y en funcionamiento en el
portal de gobierno en línea al finalizar el tercer cuatrimestre.
•
50%.- 2 macro-procesos automatizados, interoperando y en funcionamiento en
el portal de gobierno en línea al finalizar el cuarto cuatrimestre.
•
el portal de gobierno en línea al finalizar el cuarto cuatrimestre.
•
el portal de gobierno en línea al finalizar el quinto cuatrimestre.
Metas planteadas en el proyecto actualizado:
A la presente fecha se está realizando la automatización de los macroprocesos de
gestión de comunicación y gestión del talento humano.

75%.- Al mes de febrero, estarán automatizados los macroprocesos de Gestión
de Comunicación y Gestión del Talento Humano. Estos procesos estarán en un
portal en línea.
•
100%.- Todos los procesos automatizados en el mes de abril.
14
Proyecto 2:
Implementación de la Ventanilla Única Virtual con la automatización de veinte
servicios en diez instituciones de la Administración Pública Central.
Objetivo 1: Levantar, optimizar y estandarizar procesos de los veinte servicios de diez
instituciones seleccionadas. (2 servicios por institución).
Metas:

30%.- Levantamiento de la situación actual de los 20 servicios de las 10
instituciones de la administración pública central seleccionadas.(2 servicios
por institución)

70%.- Diagnóstico de los componentes y análisis del marco legal de 10
servicios en las 10 instituciones de la administración pública central
seleccionadas, para su optimización y estandarización. (1 servicio por
institución)

100%.- Diagnóstico de los componentes y análisis del marco legal de 20
servicios en las 10 instituciones de la administración pública central
seleccionadas, para su optimización y estandarización. (2 servicios por
institución)
Objetivo 2: Automatizar 20 servicios de las 10 instituciones de la administración
pública central seleccionadas (2 servicios por institución).
Metas:

30%.- 5 servicios de las 10 instituciones de la administración pública
central simulados y automatizados

central simulados y automatizados (1 servicio por institución) automatizados
15

central (1 servicio por institución) simulados y automatizados por la
institución con el acompañamiento y asesoramiento de la consultora
Objetivo 3: Automatizar la gestión de los servicios a través de la implementación de la
Ventanilla Única Virtual.
Metas:

10%.- Diseño y mapa del sitio web de la Ventanilla única virtual

40%.- 6 servicios automatizados, en línea, interoperando con los sistemas
especializados propios de cada institución, conectados al bus del Estado y
en funcionamiento en la Ventanilla Única Virtual

70%.- 13 servicios automatizados, en línea, interoperando con los sistemas
especializados propios de cada institución, conectados al bus del Estado y
en funcionamiento en la Ventanilla Única Virtual

100%.-
20 servicios automatizados, en línea, interoperando con los
sistemas especializados propios de cada institución, conectados al bus del
Estado y en funcionamiento en la Ventanilla Única Virtual
Objetivo 4: Crear un Centro de Transferencia Tecnológica que permitirá generar
capacidad interna en el gobierno, mediante la capacitación de funcionarios del Estado
en automatización de los procesos de las instituciones de la administración pública
central y uso de la herramienta de gestión de procesos seleccionada para el proyecto.
Metas:

30%.- Creación de la oferta académica que contempla los cursos de la
necesarios para la automatización de procesos y material didáctico que
brindará el Centro de Transferencia Tecnológica.

100%.- Operación del Centro de Transferencia Tecnológica con la
capacidad de brindar la oferta académica y certificar a los participantes.
16
8. POLÍTICAS DEL PROGRAMA
Las políticas que regirán la correcta ejecución del programa y permitirán el
cumplimiento de los objetivos planteados son:
a) Obtener información relacionada a los servicios institucionales de manera
directa, involucrando en este proceso al ciudadano, que es el principal
benefactor de las acciones a ser tomadas.
b) Estructurar la información de manera que permita generar un vínculo entre el
sujeto y el objeto del programa
c) Analizar de manera selectiva la información generada y ajustar de manera
estructurada cada uno de los proyectos que se implementaran en las
instituciones.
d) Generar debates con todos los involucrados en los proyectos para generar
acciones ampliamente consensuadas, especialmente en los aspectos técnicos y de
impacto a los ciudadanos.
e) Capacitar constantemente a los involucrados de los proyectos y a quienes se
relacionen directamente con los mismos (usuarios y beneficiarios), ya que al
tratarse de aspectos tecnológicos, esta debe ser una prioridad.
f) Encaminar todas las acciones de los proyectos a generar beneficios directos a los
ciudadanos.
g) Comunicar constantemente a la ciudadanía sobre las acciones tomadas y sobre
los avances de la ejecución de los proyectos.
h) Realizar el seguimiento y control constante de los proyectos y sus respectivos
hitos.
17
9. ESTRATEGIAS PARA LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA
Para el éxito de cada uno de los proyectos que conforman este programa se debe
considerar una estrategia común, la cual deberá estar bien estructurada y generar una
consciencia colectiva en los líderes de proyectos que les permita identificar el fin
último de sus acciones.
Para el proyecto “Levantamiento, estandarización, optimización y automatización de
procesos adjetivos de las entidades de la administración pública central”, se considera la
participación de las siguientes instituciones:
FINANCIERA
RECTOR
MACROPROCESO
COMUNICACIÓN
PLANIFICACIÓN
TALENTO
HUMANO
Ministerio
de Secretaría Nacional de SENPLADES
Ministerio
de
Finanzas
Comunicación
Relaciones
Laborales
SENPLADES
Secretaría Nacional de la Secretaría Nacional Instituto Nacional
Administración Pública
de la Administración de la Meritocracia
Pública
Ministerio
de Ministerio del Deporte
Transporte
y
Obras Públicas
EJECUTOR
Ministerio
Relaciones
Exteriores
Ministerio de Salud Ministerio
Pública
Coordinador del
Conocimiento y
Talento Humano
de Ministerio de Inclusión Ministerio
de Ministerio
de
Económica y Social
Educación
Finanzas
Ministerio
de Ministerio de Desarrollo Ministerio
de Ministerio
Productividad
Urbano y Vivienda
Recursos Naturales Agricultura,
no Renovables
Ganadería,
Acuacultura
Pesca
Ministerio de
Ministerio
Justicia,
Interior
Derechos
Humanos
y
Cultos
de
y
del
Para el proyecto de Ventanilla Única Virtual, se seleccionarán diez de las instituciones
priorizadas de acuerdo al análisis que la Dirección de Gestión de Procesos y Servicios
de la SNAP realice sobre el portafolio de servicios de éstas, seleccionando aquellas en
las que exista un mayor impacto ciudadano y que principalmente, aún no tengan
servicios automatizados.
18
Dentro del marco de la reforma del Estado y la modernización de la gestión pública,
este proyecto pretende satisfacer la necesidad fundamental de que las instituciones del
Estado cuenten con las herramientas necesarias para hacer más efectiva su labor,
propendiendo a la satisfacción de los grupos demandantes identificados.
Al considerarse los servicios públicos el objetivo central a mejorar mediante la gestión
de procesos y al ser estos no rivales y no excluyentes en el consumo, los beneficiarios
directos e indirectos de este programa de impacto nacional son el número total de
habitantes de la población ecuatoriana, que accederán a los servicios públicos a través
de la Ventanilla Única Virtual que se construirá.
Se deberá en primer lugar conocer profundamente las instituciones donde se pretende
intervenir, contemplando todas las actividades que conforman sus procesos y el
conjunto de sus operaciones, contemplando a todos los involucrados, desde los niveles
jerárquicos más altos hasta los niveles operativos. Se debe dar una adecuada relevancia
a cada uno de los procesos que conforman las instituciones, puesto que todos y cada uno
de ellos son importantes para ejecución de las atribuciones institucionales.
La efectividad de las acciones que se implementen se verá reflejada en los productos o
servicios que finalmente percibe el cliente de un proceso, ya sea interno o externo, por
lo tanto es fundamental la participación de toda la organización.
Se debe establecer planes comunicacionales, dar a conocer las estrategias de toda la
organización. Sin importar el avance de los proyectos, la organización debe ir
conociendo paso a paso los avances y las acciones que se deberá llevar a cabo para
completarla. La institución debe conocer cuales con los objetivos y metas de los
proyectos tanto en el corto como largo plazo y de la importancia de su participación
para alcanzar el éxito completo de los proyectos. La información debe ser difundida de
manera clara y todas las dudas deberán ser resueltas, se deberá además dejar claro
quiénes son las personas que están liderando los proyectos para que las dudas sean
resueltas de primera fuente y no se genere información tergiversada.
19
Una vez ejecutado el plan de comunicación, se inicia el desarrollo de cada uno de los
proyectos y sus componentes. Es importante que se ejecuten proyectos pilotos,
seleccionando instituciones clave y áreas críticas, a fin de medir resultados y tomar
acciones correctivas en proyectos futuros.
Es importante que para seleccionar las instituciones donde se implemente el pilotaje
tengan la mayor cantidad de elementos para replicar en el resto de instituciones.
Las consultorías que se contraten para ejecutar las distintas fases de los proyectos
deberán tener varios años de experiencia y contar con herramientas de software
probadas y reconocidas de ser posible a nivel internacional.
Se deberá también generar y documentar compromisos institucionales para tener un
respaldo que permita intervenir de manera oportuna y no generar demoras en los
proyectos.
Las personas de las instituciones en las que se intervenga deberán estar convencidas de
los beneficios que se generen con la ejecución de los diferentes proyectos, a fin de
contar en todo momento con su participación activa.
Durante la implementación de las herramientas se deberá hacer un acompañamiento
constante a los consultores por parte de los equipos de trabajo institucionales, con la
finalidad de que al generarse cualquier inconveniente futuro no se tenga que depender
directamente de ellos y se solucionen los problemas internamente.
Se deberá también realizar capacitaciones sobre el uso de las herramientas que se
implemente en cada una de las instituciones, tanto para su implementación técnica como
para el uso diario de las mismas. También se deberá solicitar manuales técnicos y de
uso para tener todo debidamente documentado.
Es muy importante que se realice el debido seguimiento y control a todas las
consultorías que se contrate, ya que de ellos dependerá en gran medida el éxito del
programa. Se deberá establecer cronogramas de trabajo con entregables específicos y
fechas bien definidas para exigir el cumplimiento de las mismas.
20
10. PROYECTOS QUE FORMAN PARTE DEL PROGRAMA
10.1 RESUMEN DE LOS ASPECTOS TÉCNICOS DEL
PROGRAMA
El presente programa nace como iniciativa para fortalecer los esfuerzos de
transformación del aparato burocrático promoviendo la eficiencia y eficacia; con un
enfoque de fortalecimiento de la gestión de los procesos y servicios en las instituciones
de la Administración Pública Central.
En el ámbito operativo es necesario que se diseñen y apliquen estándares tecnológicos y
se optimicen procesos de manera que se permita a las entidades públicas el intercambio
de datos e integración de las aplicaciones ya existentes, de esta manera se podrán
automatizar los procesos de forma segura, y en todos los casos con un enfoque a la
satisfacción del ciudadano, es decir a la calidad del servicio público. En general cada
institución es responsable de diseñar, optimizar y administrar los procesos, y también de
interoperar sus aplicaciones tecnológicas con otras; todo esto en base a los estándares y
procedimientos que se definan para el efecto y bajo la supervisión de la SNAP, sin
embargo por el momento no ha ocurrido lo expresado anteriormente, pues cada una de
las entidades maneja sus procesos de manera independiente, y desarrolla aplicativos
tecnológicos de acuerdo a sus necesidades; muchas veces sin un enfoque en el
ciudadano.
Las altas frecuencias de cambio en los modelos de gestión y en la tecnología generan:

Ciclos de los procesos más cortos

Servicios y productos crecientemente diversos y complejos

Modelos de negocio dinámicos

Requerimientos cambiantes

Nuevas regulaciones y legislaciones

Creciente demanda de servicios por parte de los ciudadanos
21
Por esta razón, las tecnologías de la información se convierten en un soporte que
permite:

Racionalizar los procesos de negocio

Administrar de manera adecuada las cadenas de suministros

Ayudar a las personas a ser más efectivas en su trabajo

Eliminar tareas innecesarias y que no agregan valor

Permitir una disponibilidad de información satisfactoria

Permitir el procesamiento de la información en tiempo real
Por lo tanto, en función de lo antes mencionado, podemos decir que tecnológicamente
se hace imprescindible la administración de procesos mediante una herramienta que
cumpla con los requerimientos cambiantes y tenga flexibilidad en su funcionamiento y
programación. Dichas herramientas son llamadas (BPMS – Business Process
Management Systems) o Sistemas de Administración de Procesos de Negocio, y
cumplen con estándares internacionales y mejores prácticas de procesos.
Específicamente las herramientas de gestión de procesos ayudan a administrar los
procesos para identificar y eliminar cuellos de botella, controlar los costos de la
institución, hacer los procesos lo más eficientes posible, asegurando la efectividad de
los responsables del proceso, pero sobre todo la satisfacción del ciudadano.
El presente programa pretende implementar una plataforma que soporte la
automatización progresiva de los servicios públicos, con la finalidad de lograr una
gestión y control eficiente de los mismos. La mecánica de un servicio se muestra a
continuación:
A continuación se muestra los tipos de mecánicas que la ciudadanía tiene para poder
acceder a los diferentes servicios del Estado:
22

Acceso a un servicio institucional:

Acceso a servicios interinstitucionales entre instituciones del gobierno
23

Servicios integrados por medio de herramientas tecnológicas:
La plataforma es el conjunto de sistemas informáticos que permiten mecanizar,
procesar, publicar y gestionar la información y procesos gubernamentales de manera
estandarizada e integrada, es decir, hacerlo con el mismo método en todo el Gobierno y
de manera coordinada y conjunta.
La mencionada plataforma deberá estar basada en la arquitectura referencial de software
orientada a servicios (Service Oriented Architecture, SOA, en inglés). Una plataforma
SOA se despliega utilizando actualmente una tecnología denominada Bus de Servicios
Empresariales (Enterprise Service Bus, ESB, en inglés). Por lo tanto los proyectos
incluidos en el presente programa se ajustarán a esta tecnología y desarrollar sus
productos sobre ella.
El bus de servicios centraliza los servicios que desarrollan las entidades participantes
para interoperar, gestionar el tráfico de datos, las conexiones a diferentes
aplicaciones/plataformas, la ejecución de transacciones y la seguridad, entre otras
bondades.
Una de las grandes ventajas de esta tecnología es que los servicios de interoperabilidad
no dependen de las tecnologías con las que funcionan o fueron desarrolladas las
aplicaciones a integrar, y permiten usar interfaces estándares y comunes de integración.
El bus de servicios proporciona comunicación óptima y segura entre aplicaciones,
plataformas y servicios que están distribuidos en diferentes entidades gubernamentales.
24
La lógica de procesos e interacción entre los servicios de integración que conducen
generalmente a la automatización integral de un proceso, es gestionada por medio de las
herramientas BPMS antes mencionadas.
El presente programa contempla el desarrollo de los servicios de intercambio de datos
en las entidades proveedoras así como el mecanismo para inscripción, publicación,
descubrimiento, invocación y uso de tal servicio por entidades consumidoras a través de
la plataforma SOA mencionada. Los estándares a utilizar para este fin son abiertos y
establecidos por las normas IS0 209361, IS0 209362 y IS0 209362 y el Instituto de
Servicios Web (WSI, siglas en inglés). Las acciones a realizar serán por lo tanto:

Publicar y gestionar procesos modelados en la herramienta de gestión de
procesos del gobierno;

Acceder a procesos automatizados con la herramienta de gestión de procesos
que estará conectada al bus de datos del Estado;

Publicar y gestionar los “datos del flujo de los procesos” de la información
generada por las entidades participantes;

Gestionar la seguridad y autenticación de usuarios;

Monitorear y controlar las actividades de la Ventanilla Única Virtual
relacionadas con los servicios automatizados.
Toda la administración y automatización de procesos se reflejarán por medio de un
portal diseñado para el efecto; para su publicación se deberán tomar en cuenta los
esquemas de seguridad y autenticación. Se deberán gestionar los cambios y las
versiones de los documentos en el mismo, de manera que se pueda garantizar la
consistencia de la información publicada.
Asimismo para el acceso a los servicios en algunos casos se requerirá la realización de
pagos, con esta solución se pretende realizar una conexión con la pasarela de pagos
gubernamental o con otra empresa que brinde este servicio.
25
10.2. PERFILES DE CADA UNO DE LOS PROYECTOS DEL PROGRAMA
Se adjunta los perfiles de cada Proyecto como Anexos al presente documento
26
11. INVERSIONES DEL PROGRAMA
11.1. INVERSIÓN POR PROYECTO
PROYECTO: Levantamiento, estandarización, optimización y automatización de procesos
adjetivos de las entidades de la administración pública central
2013
2014
2015
2016
Actividad
Levantamiento,
optimización y
estandarización de
cuatro macro –
procesos adjetivos:
Gestión Financiera,
Gestión del Talento
Humano, Gestión
de Comunicación y
Gestión de
Planificación.
Total
$ 719.728,80
Automatización de
cuatro macro –
procesos adjetivos:
Gestión Financiera,
Gestión del Talento
Humano, Gestión
de Comunicación y
Gestión de
Planificación.
TOTAL GENERAL
$ 719.728,80
$ 719.728,80
$ 719.728,80
$ 719.728,80
$ 719.728,80
$ 0,00
$ 0,00
$ 1.439.457,60
PROYECTO: Implementación de la Oficina Virtual de Trámites y automatización de servicios
seleccionados
Adquisición de
hardware
$ 1.014.797,28
$ 1.014.797,28
27
Implementación de
la ventanilla única
virtual de trámites
con la
automatización de
20 servicios en 10
instituciones de la
Administración
Pública Central
$
579.560,00
$
3.470.611,20
$ 261.228,80
$
4.311.400,00
TOTAL GENERAL
$ 1.014.797,28
$ 579.560,00
$ 3.470.611,20
$ 261.228,80
$ 5.326.197,28
TOTAL
PROGRAMA
$ 1.734.526,08
$ 1.299.288,80
$ 3.470.611,20
$ 261.228,80
$ 6.765.654,88
28
11.2. CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN DEL PROGRAMA
CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN DEL PROGRAMA
2015
Componente
2013
2014
2016
Marzo
Mayo
Julio
Agosto
TOTAL
Diciembre
Levantamiento, estandarización,
optimización y automatización de procesos
adjetivos de las entidades de la
administración pública central
719.728,80
Implementación de la ventanilla única virtual
de trámites con la automatización de 20
servicios en 10 instituciones de la
Administración Pública Central
1.014.797,28
579.560,00
1.044.915,20
858.323,20
932.960,00
373.184,00
261.228,80
261.228,80
5.326.197,28
TOTAL
1.734.526,08
1.299.288,80
1.044.915,20
858.323,20
932.960,00
373.184,00
261.228,80
261.228,80
6.765.654,88
719.728,80
-
-
-
1.439.457,60
29
12.PRESUPUESTO DEL PROGRAMA
SECRETARÍA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
PRESUPUESTO POR FUENTE DE FINANCIAMIENTO
(VALORES EN US$ DÓLARES)
EXTERNAS
INTERNAS
PROYECTOS CRÉDITO COOPERACIÓN CRÉDITO
PROYECTO
ADJETIVOS
PROYECTO
VENTANILLA
UNICA
TOTAL
FISCALES
AUTOGESTIÓN
A.
COMUNIDAD
TOTAL
$ 0,00
$ 0,00
$ 0,00
$ 1.439.457,60
$ 0,00
$ 0,00 $ 1.439.457,60
$ 0,00
$ 0,00
$ 0,00
$ 5.326.197,28
$ 0,00
$ 0,00 $ 5.326.197,28
$ 0,00
$ 0,00
$ 0,00
$ 6.765.654,88
$ 0,00
$ 0,00 $ 6.765.654,88
30
13.BENEFICIOS QUE GENERARÍA EL PROGRAMA
La estandarización, optimización y automatización de servicios en las entidades de la
administración pública central, institucional y dependiente de la Función Ejecutiva y su
implementación a través de la Ventanilla Única Virtual se manifiesta en beneficios
cualitativos y cuantitativos tanto a nivel institucional como de la ciudadanía.
Entre los beneficios cualitativos se cuenta con:

Incremento de la percepción de mejora del servicio público.

Incremento de la transparencia en la gestión pública.

Facilidad en el acceso a los servicios.

Ahorro de tiempo y dinero para las entidades y ciudadanía.

Incremento de la calidad en la prestación de los servicios públicos.

Mejora en la gestión interna de las instituciones de la administración pública
central, institucional y dependiente de la Función Ejecutiva.

Acceso a servicios públicos de impacto a través de la web.
Entre los beneficios cuantitativos se pueden mencionar:

Reducción de tiempo, dinero, y recursos en general al agilitar los procesos.

Reducción de costos para el ciudadano al automatizar los servicios y facilitar su
acceso.

Disminución del volumen de papel gestionado y almacenado en las entidades
públicas.

Incremento de la calidad de los datos ya que son verificados directamente por
sistemas informáticos.

Disminución del número de documentos emitidos por unas entidades para
acceder a servicios en otras.
31
14.EVALUACIÓN DE VIABILIDAD ECONÓMICA Y/O
FINANCIERA
Para el cálculo de los flujos financieros se trabajó con los siguientes supuestos:

La implementación de una herramienta para gestión de procesos y la
automatización de procesos Adjetivos y Sustantivos generará un ahorro mínimo
esperado por año de al menos un 0,5% del total de gastos en sueldos y salarios
en el Gobierno Central.

Mediante la automatización de procesos se ahorrará al menos un 0,1% del total
de gastos en bienes y servicios por el ahorro en el consumo de papel.

La automatización de procesos generará un ahorro de al menos 0,1% del total de
sueldos y salarios gracias a la interoperabilidad inmediata que se podrá generar
al automatizar procesos de instituciones relacionadas.

La ejecución del programa representa ahorros a los ciudadanos que utilicen la
Ventanilla Única Virtual, especialmente los gastos referentes a la movilidad.
Los supuestos del proyecto son los siguientes:

Se supone que el programa tendrá una vida útil de 5 años.

Inflación anual del 4%

Tasa de descuento del 12% anual

Los ahorros durante el primer año de ejecución del proyecto serían los
siguientes:
AHORROS GENERADOS
(VALORES EN US$ DOLARES)
PROYECTO
Procesos Adjetivos
ACTIVIDAD
AHORRO ESPERADO
(ANUAL)
Reducción de costos por disminución en tiempo
por tareas automatizadas (0,01% del total de
sueldos y salarios del Gobierno Central)
$
726.400,00
Reducción de costos por gestión de actividades
sin uso de papel (1% del total de gasto en papel)
$
13.000,00
32
Reducción de costos por gestión de actividades
sin uso de papel (1% del total de gasto en papel)
Ventanilla Única
Reducción de costos por visitas para realizar los
trámites necesarios para acceder a los servicios
($0,50 por cada beneficiario esperado)
Reducción de costos por las visitas para realizar
modificaciones en los trámites necesario para
acceder a los servicios ($0,50 del 20% de los
beneficiarios directos esperados )
TOTAL
$
13.000,00
$
1.862.195,89
$
372.439,18
$
2.987.035,07
Fuente: Basado en sueldos y salarios del Gobierno Central, año 2011
De acuerdo al cuadro de ahorros esperados, el flujo financiero y/o económico sería el
siguiente:
FLUJO FINANCIERO Y/O ECONÓMICO
(VALORES EN US$ DOLARES)
AÑO
INVERSIONES
PROCESOS
ADJETIVOS
VENTANILLA
ÚNICA
BENEFICIOS
(AHORROS)
0
1
2
-1.734.526,08
-2.625.428,80
-2.405.700,00
739.400,00
-1.734.526,08
3
4
5
776.370,00
815.188,50
855.947,93
898.745,32
2.247.635,06
2.360.016,82
2.478.017,66
2.601.918,54
2.732.014,47
361.606,26
730.686,82
3.293.206,16
3.457.866,46
3.630.759,79
33
Los indicadores financieros y/o económicos del flujo esperado son los siguientes:
INDICADORES FINANCIEROS Y/O ECONÓMICOS
INDICADOR
VAN
TIR
TASA DE
DESCUENTO
VALOR
$ 5.772.602,06
72,20%
12%
15.COMPETENCIA INSTITUCIONAL
La Secretaría Nacional de la Administración Pública tiene como parte de sus
atribuciones el establecimiento de políticas, metodologías de gestión institucional y
herramientas necesarias para el mejoramiento de la administración pública central,
institucional y dependiente; de acuerdo a lo que establece el artículo 51 de la Ley
Orgánica de Servicio Público.
Así también, el Art. 15 letra h) del Estatuto de Régimen Jurídico y Administrativo de la
Función Ejecutiva establece como atribución del Secretario Nacional de la
Administración Pública generar metodologías para la mejora de la gestión pública en
general, tales como proyectos, procesos y servicios al ciudadano.
Debido a que este programa se enfoca en la optimización, estandarización y
automatización de procesos adjetivos y servicios de las instituciones de la
administración pública central, institucional y dependiente de la Función Ejecutiva, y su
implementación a través de una ventanilla única virtual, está impulsando el
mejoramiento de los servicios y de la gestión de la administración pública central, tal
como se lo atribuye el marco normativo.
34
16.SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PROGRAMA
Seguimiento y Monitoreo:
Para todos los tipos de proyectos se realizarán reuniones de seguimiento quincenales, de
manera que se pueda corroborar el avance del proyecto de acuerdo al cronograma
establecido formalmente. En caso de que se pueda evidenciar retraso en algún producto
se realizará un informe que será entregado al Administrador del Contrato para su
conocimiento y decisiones.
Se verificarán en las reuniones también que se haya cumplido con la entrega de los
productos con la calidad esperada.
Una vez automatizado cada proceso se entregará un informe técnico que certifique que
el funcionamiento del proceso automatizado es satisfactorio.
Se receptará también 1 acta de pruebas protocolizada de cada proceso automatizado al
término de las pruebas del mismo.
Se realizará seguimiento periódico (reuniones quincenales) de los esfuerzos realizados
para la integración tecnológica (interoperabilidad) con los sistemas que se encuentren
involucrados y también del diseño del portal web.
Evaluación del programa:
Se realizará una vez finalizada la ejecución del programa; misma que tiene el propósito
de conocer la medida en que se han alcanzado los objetivos y metas de los proyectos del
programa. Esta evaluación de resultados se realizará en el plazo de 6 meses; lo cual
implica tanto el análisis en producción de cada uno de los procesos / servicios
automatizados y también se realizará la comparación de los datos estadísticos
calculados en función de los indicadores definidos para cada proceso, contra la línea
base establecida al inicio del proyecto.
35

Las preguntas claves de evaluación son:
PROYECTOS
Pregunta para la evaluación del
proyecto
¿En qué medida se ha incrementado la
PROYECTO 1:
eficiencia de la gestión de procesos
Levantamiento,
estandarización,
optimización
y adjetivos?
automatización de procesos adjetivos de las entidades de la ¿En qué medida se ha reducido el tiempo
administración pública central.
de la ejecución de los procesos
administrativos?
¿En qué medida se ha incrementado la
eficiencia de la gestión de los servicios?
PROYECTO 2:
¿En qué medida se incrementó la
Desarrollo e implementación de la Ventanilla Única Virtual y
satisfacción del ciudadano respecto a los
la integración con veinte servicios a ser automatizados hasta
servicios automatizados?
en diez instituciones de la Administración Pública Central
¿En qué medida se ahorraron costos
administrativos respecto a los servicios
automatizados?

Metodología de recolección de datos
La información se deberá recopilar por medio de datos cuantitativos, generados a partir
de los indicadores de los procesos establecidos en cada proyecto y también mediante los
instrumentos de seguimiento y evaluación de la Subsecretaría de Calidad en la Gestión
Pública.

Técnicas de análisis e interpretación de datos.
Los datos serán procesados siguiendo los pasos descritos a continuación:

Se ingresará la información por cada proyecto

Se validará la información.

Se verificarán los rangos y dispersión

Se verificará la consistencia de los datos examinados en relación con los valores
y límites permitidos de las variables; se tomarán acciones de reformulación de
indicadores para posteriores mediciones por cada proyecto.

Se tabulará la información en cada hoja de Excel

Se elaborará un informe general que incluya los hallazgos principales de todos
los proyectos y las acciones correctivas y preventivas a tomar para el futuro.
36

Esquema de la información que contendrá el Informe Final de
evaluación
En el informe final de evaluación se incluirá la siguiente información:

Resultados obtenidos y objetivos logrados por cada uno de los proyectos.

Metodología empleada para el seguimiento y establecimiento de acciones
correctivas.

Comparación entre los objetivos programados y resultados obtenidos.

Validez de los objetivos de cada proyecto. En este punto se reforzará aquello que
es viable y está dando buenos resultados.

Conclusiones y recomendaciones.


Retroalimentación de los hallazgos de la evaluación
Sesiones de retroalimentación.- Se conformará un comité de toma de decisiones
que analice los hallazgos obtenidos y las posibles causas si no se hubiesen
obtenido los resultados esperados. El comité se conformará de los Gerentes de
cada proyecto más una persona técnica de cada proyecto.

Presentación de informes.- se emitirán informes de cada proyecto a todos los
grupos de interés donde se presentarán los hallazgos y se nutrirá el mismo desde
la perspectiva de los beneficiarios, con sugerencias y propuestas.

Difusión.- en los procesos que tengan impacto en el ciudadano, se difundirán los
resultados que se están presentando en la gestión, de forma que todos los
ciudadanos tengan conocimiento de que se está mejorando y como se lo mejoró.

Actualización de Línea de Base
Se deberá actualizar la línea base del programa luego de haber obtenido el
financiamiento, con la siguiente metodología:

Levantamiento de información con involucrados de cada proyecto.

Actualización de los datos en las matrices de Marco Lógico en especial en lo
relativo a los indicadores.
 El tiempo que se tomará para esto es de dos meses, durante la etapa preparatoria
previa a la implementación.
37
17.ESTUDIO DE IMPACTO AMBIENTAL
Este programa contiene proyectos que se los cataloga como proyectos de categoría
2, ya que no afecta al medio ambiente, ni directa o indirectamente, por tanto, no
requieren un estudio o impacto ambiental.
38

Gestión de Procesos en las - Secretaría Nacional de la

Transcripción

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