El sistema registral de COLOMBIA - IPRA

El sistema registral de COLOMBIA - IPRA

FICHA TECNICA DEL SISTEMA REGISTRAL EN COLOMBIA
INTRODUCCION
La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO - SNR es una
entidad descentralizada, técnica, con personería jurídica, autonomía
administrativa, financiera y patrimonial, adscrita al Ministerio Justicia y del
Derecho.
La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO - SNR ejercerá la
orientación, inspección, vigilancia y control de los servicios públicos que
prestan los Notarios y los Registradores de Instrumentos Públicos, atenderá
la organización, administración y sostenimiento de las Oficinas de Registro
de Instrumentos Públicos y asesorará al Gobierno Nacional en la
construcción de las políticas y el establecimiento de los programas y planes
referidos a los servicios públicos notarial y registral.
De conformidad con lo establecido en el Decreto 2723 de 2014, por el cual
se reestructura la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO y REGISTRO SNR, se establecen entre otras de sus funciones las de adelantar las
gestiones necesarias para la eficaz y transparente prestación del servicio
público notarial y registral, fijar los estándares de calidad requeridos para
la prestación de los servicios de notariado y de registro de instrumentos
públicos y establecer sistemas administrativos y operativos para lograr la
eficiente atención de los servicios de notariado y de registro de instrumentos
públicos procurando su racionalización y modernización.
1. TIPO DE SISTEMA REGISTRAL
1.1 Folio real o personal:
En Colombia se maneja el folio real.
1.2 Inscripción, transcripción o encasillado:
El registro se hace a manera de inscripción, lo que corresponde a un
extracto del documento.
1.3 De numerus apertus o de numerus clausus:
Numerus clausus, los derechos reales están delimitados en la Ley
sustancial.
1.4 Registro de derechos:
El efecto es constitutivo de derechos.
1.5 Registro de títulos:
Es de oponibilidad frente a terceros.
1.6 La organización de los Registros:
El Decreto 2723 de 2014, determina que las Oficinas de Registro de
Instrumentos Públicos son dependencias de la Superintendencia de
Notariado y Registro, y prestan el servicio público de registro de
instrumentos públicos a cargo de los Registradores de Instrumentos
Públicos.
El nombramiento de los Registradores en propiedad se hace mediante
concurso de méritos. Para ser Registrador se requiere ser nacional
colombiano, ciudadano en ejercicio, abogado titulado y tener más de 30 años
y con unos requisitos especiales dependiendo si se trata de una Oficina de
Registro Principal o Seccional, los cuales se encuentran establecidos en los
artículos 77 y 78 de la Ley 1579 de 2012.
En cada una de las capitales de departamento y en el Distrito Capital
funcionarán oficinas principales de registro de instrumentos públicos, que
son cabecera de círculo registral y cumplirán las funciones que determine
la ley. A su vez podrán funcionar oficinas seccionales que dependerán de las
principales.
2. SISTEMA DE TRANSMISIÓN DE LA PROPIEDAD
En Colombia se maneja el sistema del título y el modo para la transmisión
de derechos reales, siendo en materia inmobiliaria el registro la forma en
que se materializan los distintos modos de adquisición, y el registro es
constitutivo de derechos según se puede observar en el Artículo 46 de la Ley
1579 de 2012 que preceptúa: “Ninguno de los títulos o instrumentos sujetos
a inscripción o registro, tendrá mérito probatorio, si no ha sido inscrito o
registrado en la respectiva oficina, conforme lo dispuesto en esta ley, salvo
en cuanto a los hechos para cuya demostración no se requiera legalmente
la formalidad del registro”, lo anterior se materializa informáticamente con
la anotación en el folio de matrícula.
3. EFECTOS SUSTANTIVOS DEL REGISTRO
3.1 Principio de Oponibilidad:
Conforme lo establecido en el artículo 47 de la Ley 1579 de 2012, por regla
general, ningún título o instrumento sujeto a registro o inscripción surtirá
efectos respecto de tercero, sino desde la fecha de su inscripción o registro.
3.2 El Principio de Legitimación Sustantiva y Procesal:
No se observa para el proceso de inscripción como tal, si para las
actuaciones administrativas que se susciten con base en el Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
3.3 El Principio de Fe Pública Registral:
Se garantiza por parte de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos.
3.4 El efecto de Prioridad Sustantiva:
Se cumple mediante el control de legalidad que realiza el Registrador.
3.5 Inscripción Constitutiva:
Siempre se da este efecto con la inscripción, ver punto 2
4. LAS BASES DEL REGISTRO DE LA PROPIEDAD
4.1 Descripción de la finca y de los derechos:
El Artículo 8 de las Ley 1579 de 2012 señala que el folio de matrícula es un
folio destinado a la inscripción de los actos, contratos y providencias
señalados en el artículo 4 de la misma ley, referente a un bien raíz, el cual
se distinguirá con un código alfanumérico o complejo numeral indicativo del
orden interno de cada oficina y de la sucesión en que se vaya sentando.
Además, señalará, con cifras distintivas, la oficina de registro, el
departamento y el municipio, corregimiento o vereda de la ubicación del bien
inmueble y el número único de identificación predial en los municipios que
lo tengan o la cédula catastral en aquellos municipios donde no se haya
implementado ese identificador. Indicará también, si el inmueble es urbano
o rural, designándolo por su número, nombre o dirección, respectivamente
y describiéndolo por sus linderos, perímetro, cabida, datos del acto
administrativo y plano donde estén contenidos los linderos, su actualización
o modificación y demás elementos de identificación que puedan obtenerse.
En la matrícula inmobiliaria constará la naturaleza jurídica de cada uno de
los actos sometidos a registro, así: tradición, gravámenes, limitaciones y
afectaciones, medidas cautelares, tenencia, falsa tradición, cancelaciones y
otros.
4.2 Relación del Catastro con el Registro de la Propiedad:
El deber ser de la misma es que exista una interrelación total, y actualmente
la Superintendencia de Notariado y Registro está adelantando acciones
tendientes a tal fin.
El artículo 65 de la Ley 1579 de 2012 establece que: “Las Oficinas de
Registro de Instrumentos Públicos estarán obligadas a suministrar a las
autoridades catastrales competentes, dentro de los diez (10) primeros días
de cada mes a través de medios técnicos o electrónicos que ofrezcan
seguridad y agilidad, los documentos o títulos relativos a las mutaciones y/o
modificaciones de la descripción física de los bienes inmuebles, de las cuales
toman nota las autoridades catastrales para efectos de las facultades a ellas
asignadas.”, así mismo las autoridades catastrales competentes solo
efectuarán la modificación y/o adecuación de la información jurídica
catastral de los inmuebles, con base en los documentos o títulos que reciban
de las Oficinas de Registro; por su parte el artículo 66 del citado estatuto
del registro de instrumentos públicos señala que: “Las autoridades
catastrales informarán a las de Registro la asignación de los números
catastrales correspondientes a los predios que generan una nueva ficha
predial. Asimismo, cuando exista, enviarán el plano del respectivo inmueble
con destino al archivo del registro. Si el certificado catastral contiene los
linderos del inmueble objeto de transferencia, constitución o limitación del
derecho real de dominio, estos se identificarán en la escritura en la forma
señalada en aquel. En caso de que los linderos descritos en la escritura no
coincidan con los del certificado catastral expedido para tal fin de
conformidad con la normatividad que lo regule o reglamente, el Registrador
de Instrumentos Públicos, no la inscribirá.”
4.3 Las bases gráficas registrales:
Se propugna porque en los archivos de registro obren también los planos
catastrales debidamente elaborados.
El artículo 66 de la Ley 1579 consagra que “En todos los folios de matrícula
deberán consignarse los datos relativos a la descripción, cabida y linderos
del predio de que se trate, los cuales se transcribirán en su totalidad a
excepción de los inmuebles derivados del régimen de propiedad horizontal
donde bastará la cita de la escritura pública que los contenga.”
4.4 Derechos inscribibles:
Por regla general todos aquellos que versen sobre derechos reales (Artículo
4 del Ley 1579 de 2012).
4.5 Principio de documentación pública:
Es la regla general para los archivos que llevan las Oficinas de Registro de
Instrumentos Públicos, salvo las reservas de ley, como por ejemplo cuando
un folio se encuentre en custodia por una orden judicial dictada dentro de
un proceso penal.
4.6 Titularidad registral:
Puede ser titular de un derecho real tanto una persona natural como
jurídica.
4.7 Tipos de asientos:
Como se ha dicho, todo acto que constituya, cancele, limite o grave derechos
reales de dominio, para lo cual, para efectos de calificación de los
documentos, se tendrá en cuenta la descripción por la naturaleza de los
actos sujetos a registro (parágrafo 3º artículo 8 Ley 1579 de 2012).
4.8 Libros de Registro:
Conforme lo establecido en el artículo 9 de la Ley 1579 de 2012, se llevará
en cada oficina de registro un radicador para la anotación sucesiva e
ininterrumpida de los documentos allegados al registro y de las solicitudes
de certificados sobre la situación jurídica de los inmuebles.
4.9 Ámbito de aplicación de las nuevas tecnologías:
Se están aplicando en materia registral de manera paulatina, aunque en los
últimos años el avance ha sido significativo con proyectos bandera como la
Ventanilla Única de Registro (VUR), el portal virtual, pagos vía online o por
datafonos etc., lo cual encontró un gran apoyo jurídico en el Decreto 019 de
2012.
Por su parte la Ley 1579 de 2012, estableció en el capítulo VII la
modernización y simplificación del servicio público registral, donde se
consagra la accesibilidad a servicios virtuales de registro y la aplicación de
tecnologías de la información en el servicio público registral, entre otras.
5. EL PROCEDIMIENTO REGISTRAL
5.1 Principio de Rogación:
Se encuentra consagrado en el literal a). del artículo 3 de la Ley 1579 de
2012: “Los asientos en el registro se practican a solicitud de parte
interesada, del Notario, por orden de autoridad judicial o administrativa. El
Registrador de Instrumentos Públicos sólo podrá hacer inscripciones de
oficio cuando la ley lo autorice”.
5.2 El asiento de presentación:
El documento puede ser radicado por cualquier persona quien cancele
previamente el impuesto y los derechos de registro.(Artículos 14 y 15 de la
ley 1579 de 2012).
5.3 Reserva de prioridad por el acceso del título al registro:
Al respecto el literal c) del artículo 3 de la Ley 1579 de 2012 consagra: “El
acto registrable que primero se radique, tiene preferencia sobre cualquier
otro que se radique con posterioridad, aunque el documento haya sido
expedido con fecha anterior, salvo las excepciones consagradas en la ley”.
5.4 Duración y prórrogas del asiento de presentación:
El proceso de registro deberá cumplirse en el término máximo de cinco (5)
días hábiles, a partir de su radicación, salvo los actos que vinculen más de
diez unidades inmobiliarias, para lo cual se dispondrá de un plazo adicional
de cinco (5) días hábiles.(Art. 27 Ley 1579 de 2012).
5.5 Plazo de despacho y sus prórrogas:
La desanotación del documento se realiza de manera casi inmediata.
5.6 Requisitos fiscales de los actos y negocios inscribibles:
En el caso de las escrituras públicas estas requieren tener protocolizados
los certificados fiscales y de impuestos, no así las providencias judiciales
(Decreto Ley 960 de 1970); igualmente previo al registro debe acreditarse el
pago del impuesto de registro, artículo15 Ley 1579 de 2012.
6. EL PRINCIPIO DE LEGALIDAD
6.1 La calificación registral:
El proceso de registro se compone de la radicación, la calificación, la
inscripción y la constancia de haberse efectuado esta.
6.2 Medios legales:
Se registran los documentos que versen sobre derechos reales, y las
consultas solamente se pueden realizar en temas relacionados con bienes
inmuebles.(Artículo 4 Ley 1579 de 2012).
6.3 La calificación de la representación:
La calificación la hace el Registrador algunas veces mediante delegación de
funciones.
6.4 Caracteres de la calificación:
El Registrador es completamente autónomo para el ejercicio de la función
calificadora, las instrucciones administrativas de la Superintendencia de
Notariado y Registro son medios auxiliares de interpretación, la
responsabilidad es de la administración como tal, la cual no obstante cuenta
la facultad de repetir contra el funcionario responsable.
6.5 Recursos contra la calificación:
Proceden algunas correcciones de manera incluso oficiosa con base en lo
preceptuado en el artículo 59 Ley 1579 de 2012, los recursos de la vía
gubernativa y las demandas ante la jurisdicción contenciosa según sea el
caso.
6.6 Requisitos para la inscripción de los documentos extranjeros:
Los cónsules fungen como notarios en estos casos, y no se requiere ningún
documento adicional.
7. EL HISTORIAL DE LAS FINCAS
7.1 El acceso de las fincas al Registro:
Los folios de matrícula se pueden abrir a solicitud de parte o de manera
oficiosa por parte de la Oficina de Registro, con base en un documento apto
para este fin (siempre se debe partir del pleno derecho real de dominio).
7.2 El principio de tracto sucesivo:
Siempre debe observarse en cuanto a los turnos de radicación, sólo el titular
inscrito tendrá la facultad de enajenar el dominio u otro derecho real sobre
un inmueble salvo lo dispuesto para la llamada falsa tradición (literal f).
Artículo 3 Ley 1579 de 2012)
7.3 La reanudación del tracto interrumpido:
Por ejemplo en el caso de los mayores valores, cuando se cancela la suma
restante se reanuda con el trámite de registro del documento.
7.4 Requisitos para la inscripción de obras nuevas:
Se requiere de las licencias urbanísticas debidamente otorgadas.
7.5 Propiedad horizontal:
También requiere de la licencia correspondiente y que esta se acoja a lo
dispuesto en la Ley 675 de 2001.
7.6 Divisiones, segregaciones y parcelaciones:
Igualmente se requieren licencias para estos fines, otorgada por la oficina
de planeación respectiva.
7.7 Inscripción de los excesos de cabida:
Se requiere de la resolución catastral idónea para este fin, que haya sido
producto de una actuación administrativa con el lleno de los requisitos
legales; sin embargo es un tema en el que se continúa trabajando por existir
inconsistencias entre la información jurídica de los folios y la información
física catastral (Ver Instrucción Administrativa No. 11 de 2010).
7.8 La rectificación de la inexactitud registral:
Proceden algunas correcciones de manera incluso oficiosa con base en lo
preceptuado en el artículo 59 de la ley 1579 de 2012, procede contra los
actos de registro, los recursos de la vía gubernativa y las demandas ante la
jurisdicción contenciosa según sea el caso
8. LA INSCRIPCIÓN DEL DERECHO REAL DE HIPOTECA
8.1 Carácter de la inscripción:
Es constitutiva.
8.2 Contenido de la inscripción de las hipotecas:
Es un extracto del documento que contiene tipo del acto, valor (en algunos
casos), número del documento por el cual se constituye, nombre de las
partes intervinientes.
8.3 Tipos de hipoteca:
Existe la hipoteca cerrada (con un valor exacto de constitución), hipoteca
abierta (sin un valor exacto de constitución pero si con un límite para su
ampliación), e hipoteca abierta sin límite de cuantía (sin valor exacto y sin
límite para su ampliación).
8.4 De la cesión de la Hipotecas:
La cesión de las hipotecas, o subrogaciones no son objeto de registro
(Artículo 4 ley 1579 de 2012).
8.5 La ejecución hipotecaria:
El proceso judicial se denomina ejecutivo hipotecario, y al tener una
garantía real inscrita en el folio de matrícula, esta prevalece sobre otro tipo
medidas. Código General del Proceso.
8.6 Existencia de medidas sustitutivas del ejercicio de la ejecución
hipotecaria en casos especiales: sobreendeudamiento familiar:
No aplica
8.7 La hipoteca ante el concurso de acreedores:
No aplica
8.8 El pacto comisorio:
Puede inscribirse en el folio de matrícula inmobiliaria si este se constituye
de manera expresa; igual sucede con su cancelación.
8.9 Admisibilidad de la dación en pago resolutoria:
Al recogerse dicho acto en una escritura pública o sentencia judicial, el
mismo constituye un título traslaticio de dominio registrable.
9. PUBLICIDAD MATERIAL:
9.1 Eficacia jurídica/informática:
Ningún documento produce efectos frente a terceros sino hasta el momento
de su inscripción, lo cual jurídicamente encontramos fundamento en lo
establecido en el artículo 47 de la Ley 1579 de 2012, por regla general,
ningún título o instrumento sujeto a registro o inscripción surtirá efectos
respecto de tercero, sino desde la fecha de su inscripción o registro.
9.2 Eficacia Convalidante /no convalidante:
Es convalidante (ver punto 1.1).
9.3 ¿La petición de nota simple o certificación cierra el registro por un
tiempo? ¿En qué supuestos?:
Con la radicación de un documento se bloquea el folio de matrícula hasta
que culmine el trámite de registro.
10. ¿QUIÉN PUEDE PEDIR LA PUBLICIDAD?
10.1 Acceso ilimitado/acceso con requisitos de los particulares:
Cualquier persona puede solicitarla, radicando el documento con los
requisitos plasmados en el Estatuto Registral, no requiere demostrar ningún
tipo de legitimación.
10.2 Acceso por notarios, jueces, administración pública y profesionales:
Los notarios, jueces, administración pública y profesionales no tienen
restricción para el acceso a la información, vale la pena anotar que existe
una presunción de buena fe y de legalidad (Artículo 83 de la Carta Política).
Esta información puede ser consultada en las Oficinas de Registro, Cades y
Supercades y en el portal VUR.
10.3 Forma y lugar de solicitar la publicidad:
La Oficina de Registro de Instrumentos Públicos a la cual pertenezca el
inmueble, por medios virtuales en la página www.supernotariado.gov.co, o
en la red de CADE y superCADE habilitados en las diferentes ciudades del
país y consultas jurídicas en el portal VUR www.vur.gov.co.
11. TIPOS DE INFORMACIÓN
11.1 Descripción de las fincas, propiedad y títulos, derechos reales de goce,
garantía etc.:
El Artículo 8 de las Ley 1579 de 2012 señala que el folio de matrícula es un
folio destinado a la inscripción de los actos, contratos y providencias
señalados en la el artículo 4 de la misma ley, referente a un bien raíz, el cual
se distinguirá con un código alfanumérico o complejo numeral indicativo del
orden interno de cada oficina y de la sucesión en que se vaya sentando.
Además, señalará, con cifras distintivas, la oficina de registro, el
departamento y el municipio, corregimiento o vereda de la ubicación del bien
inmueble y el número único de identificación predial en los municipios que
lo tengan o la cédula catastral en aquellos municipios donde no se haya
implementado ese identificador. Indicará también, si el inmueble es urbano
o rural, designándolo por su número, nombre o dirección, respectivamente
y describiéndolo por sus linderos, perímetro, cabida, datos del acto
administrativo y plano donde estén contenidos los linderos, su actualización
o modificación y demás elementos de identificación que puedan obtenerse.
En la matrícula inmobiliaria constará la naturaleza jurídica de cada uno de
los actos sometidos a registro, así: tradición, gravámenes, limitaciones y
afectaciones, medidas cautelares, tenencia, falsa tradición, cancelaciones y
otros.
11.2 Información urbanística y medio ambiental:
Ibídem.
11.3 ¿Existen cargas ocultas en el sistema? ¿Cuáles son?:
No
12. VALOR DE LA PUBLICIDAD
12.1 ¿La información que da el registro es exacta e integra?:
En Colombia la inscripción es un extracto o resumen del documento, la
copia integral como tal se guarda en los archivos.
12.2 ¿Es suficiente la información del registro, o hay que complementarla
extraregistralmente?:
Se requiere de una interrelación con los datos catastrales para que la
información jurídica corresponda con la información física de los inmuebles.
13. TRATAMIENTO
REGISTRADOR
DE
LA
PUBLICIDAD
FORMAL
POR
EL
13.1 Tratamiento profesional o meramente informático:
Por regla general el control de legalidad lo realiza un profesional del derecho.
13.2 Coordinación entre el derecho de intimidad y el contenido del registro:
El derecho constitucional del “habeas data” se aplica de manera moderada,
dando prioridad siempre al principio de publicidad registral.
13.3 Existencia de legislación de protección de datos en relación al contenido
del registro Tipos de control y limitaciones al contenido de la publicidad:
Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales, sin embargo la
información registral es de carácter pública.
14. TIPOS DE PUBLICIDAD FORMAL
14.1 Certificación:
Contiene la descripción del inmueble, su complementación, todas las
anotaciones del folio de matrícula en orden consecutivo, así como un
resumen el acto y de las personas intervinientes.
14.2 Nota simple:
Se expide una constancia de inscripción con destino al solicitante en
relación al acto publicitado, constancia que se conserva igualmente en los
archivos de la Oficina de Registro.
14.3 ¿Es posible la manifestación directa de los libros?:
Antes de la expedición del Decreto Ley 1250 de 1970, todos los registros se
llevaban en libros manuales, lo que se denomina el sistema antiguo, en
algunas ocasiones se hace necesario cuando el folio no se encuentra en el
sistema magnético, citar los datos de los libros del sistema antiguo ya
mencionado.
Actualmente el artículo 6 del nuevo estatuto de registro de instrumentos
públicos Ley 1579 de 2012, establece la unificación del sistema y los medios
utilizados en el registro de instrumentos públicos.
14.4 Valor de la publicidad formal según su tipo:
Para el caso de los particulares tiene un costo definido la resolución de
tarifas que fija la Superintendencia de Notariado y Registro cada año,
existen entidades exentas definidas por decreto, a las cuales no se les genera
costo alguno.
15. FORMAS DE EXPEDIR LA PUBLICIDAD
15.1 Existencia de sistemas centralizados de publicidad registral y conexión
de los registros entre sí:
Actualmente existen 195 Oficinas de Registro de las cuales los ciudadanos
pueden obtener certificados de tradición a través del Portal de la SNR:
www.supernotariado.gov.co, CADES, superCADES y desde cualquier oficina
de registro. Los Notarios y entidades vinculadas al proyecto pueden realizar
consultas jurídicas del folio de matrícula para la facilitación de trámites
inmobiliarios.
15.2 La publicidad telemática:
La Superintendencia de Notariado y Registro presta el servicio de certificado
virtual a través de su página www.supernotariado.gov.co en donde el
ciudadano puede solicitar la expedición del certificado de tradición, así
mismo los notarios vinculados al proyecto VUR pueden acceder a las
consultas jurídicas del folio de matrícula inmobiliaria.
15.3 La publicidad en papel:
Se presta en cada Oficina de Registro del país, en la red de CADES y
superCADES de Bogotá D.C y CAE de Funza.
16. MECÁNICA DE LA PUBLICIDAD
16.1 ¿Quién puede expedir la publicidad?;
En principio cada uno de los Registradores de Instrumentos Públicos en sus
correspondientes Oficinas, a través de la expedición de certificados de
tradición, o consultas que realizan los ciudadanos, sin embargo existen
otros medios que se enuncian el punto 7.1.
16.2 Plazos de expedición de publicidad:
Los certificados de libertad y tradición se expiden de manera inmediata, sin
embargo el parágrafo del artículo 67 de la Ley 1579 de 2012, señala un plazo
máximo de un (1) día para ello.
16.3 Costes de la publicidad registral:
Anualmente la Superintendencia de Notariado y Registro, expide una
resolución donde se establecen las tarifas, para la expedición de los
certificados de tradición.
16.4 Existe la posibilidad de publicidad continuada en un plazo de tiempo
respecto a una petición. Supuestos: a particulares/ a notarios y autoridades:
A cada documento radicado se le asigna un número consecutivo que debe
seguirse con todo rigor el proceso de calificación, a través de la Ventanilla
Unica de Registro VUR, el ciudadano y los notarios pueden consultar el
estado del trámite, lo cual se aplica tanto para particulares, notarios,
autoridades administrativas o judiciales etc.