Catalogo Convert+Share.cdr

Optimizando el
flujo de documentos
La Optimización de Documentos
nunca ha sido tan fácil
A pesar de que los procesos de producción automatizados son una práctica estándar en las empresas,
la automatización en muchas oficinas no es una realidad. Los documentos son procesados a mano
y muchas veces la duplicación de los mismos es inevitable. Este proceso implica un coste en tiempo y dinero,
algo que la pequeña y mediana empresa no se puede permitir. La herramienta convert+share de Develop nos
ayuda a ser más eficientes con el mínimo esfuerzo. Sus funciones son efectivas y fáciles de usar, descartando
el trabajo manual y optimizando el flujo de documentos, por ejemplo escanear documentos directamente a
formatos word o excel y enviarlos directamente desde el equipo multifunción a carpetas de windows,
direcciones de e-mail, Google Drive, Evernote, Microsoft Sharepoint o el software de gestión documental de
Develop Store+Find. La optimización de documentos nunca ha sido tan facil.
Edición Sencilla del texto
Simplificando el archivado
Nada es más decepcionante que recibir un documento
escaneado donde no podamos hacer búsquedas
de texto, un pdf no editable donde el contenido
debe ser editado. Hasta ahora el proceso era escribir
el texto en una hoja de word y tratar el documento,
lo que significa un consumo de tiempo y daba lugar a
errores. Ahora con convert+share y sus funciones de
Scan-to-Word y Scan-to-Excel crearemos directamente
un archivo .docx o. xlsx para editar el contenido mientras
el software OCR nos permite reconocer y editar el texto.
El motor OCR también nos permite escanea
directamente a un formato PDF búscable que haga
posible copiar secciones importantes del texto a otro
documento o hacer búsquedas avanzadas.
Almacenar documentos en Google Drive o Microsoft
SharePoint a menudo implica enviarlos por e-mail a sus
destinatarios abriendo y almacenando el documento en
las respectivas bases de datos. Ahora Convert+Share
simplifica el proceso habilitando el escaneo de
documentos directamente a Google Drive, Microsoft
SharePoint, ServePoint On Line para Officce 365,
Evernote o el sistema de archivo de Windows. Incluso la
carpeta de Windows deseada puede ser seleccionada
desde el panel del equipo multifunción. Los documentos
también pueden ser capturados directamente por
Store+Find, la solución de gestión documental de
Develop. Esto te ayudará a recuperar los documentos
que necesitas y a gestionar el ciclo de los documentos.
La combinación de ambas soluciones implica un
autentico ahorro de costes en el día a día de las oficinas,
optimizando las intervenciones manuales.
Escaneado cómodo y automatizado
Automatización de los procesos
Facturas y pedidos que llegan por correo han de ser
escaneadas antes de que puedan ser archivadas -en muchos
casos, paso por paso y documento por documento-.
Convert+Share aligera este proceso a través de un código de
barras que hace las veces de separador de documentos. Una
hoja de papel con un código de barras pre-impreso es
ubicado en la parte superior de cada documento y entonces
todos los documentos pueden ser escaneados de una sola
vez. Convert+Share separa automaticamente los archivos
escaneados y crea documentos individuales en el formato
deseado y los envía a las carpetas correspondientes. De este
manera son archivados correctamente y son fáciles de
encontrar.
Convert+Share también acelera el proceso de extracción
de información a través del OCR zonal, p.ej. reconociendo
el nombre del cliente o el número de cliente en un
documento escaneado. Esto resulta muy útil cuando
almacenamos un documento en un sistema de gestión
documental como Store+Find. Mediante el campo
predefinido a reconocer usando el OCR ya no es
necesario introducir palabras clave o indices al
documento. Esto hace que el archivado sea más ágil y las
búsquedas más rápidas y efectivas. Convert+Share
incluso tiene un lector de códigos de barras, lo cual es
particularmente útil cuando los destinos de escaneo han
sido definidos mediante un valor barcode.
convert +share: Funciones para optimizar el flujo de documentos
Convertir
Capturar
Compartir
Reconocimiento
d e Te x t o
ineo
ineo system con OpenAPI
Conversión a
Word y Excel
Zone
OCR
image
PDF
Hot folder
(PDF, TIFF, JPEG)
store +find
OCR
Reconocimiento
OCR Zonal
E-mail
Conector a
SharePoint Online
(Office 365),
Google Drive y
Evernote
Conversión
a PDF, PDF/A
Reconocimiento
de código de barras
Carpeta de red
Share
PDF
Point
SharePoint
Preparado para el archivado electronico
La mayoría de los sistemas de archivado
electronico requiere un formato de archivo PDF/A
para asegurar el archivado a largo plazo.
Desafortunadamente muchos dispositivos
multifunción no soportan este formato. Pero con
Convert+Share no es un problema, desde que con
esta herramienta se escanean documentos PDF/A
buscables, almacenandolos inmediamente, en un
sistema de gestión como Store+Find
Facilidad de manejo
Las herramientas de software con demasiadas funciones son
a menudo difíciles de instalar, administrar u operar.
Convert+Share será más fácil de configurar y operar, incluso
para el usuario no especialista en IT.
¡Compruébalo tu mismo!
Requerimientos del sistema
Resumen de funciones
Requerimientos mínimos de Hardware
Captura de Documentos
CPU: Dual core 1.8 GHz
RAM: 2 GB
Memoria libre: 20 GB
Network: 100 MBit
> El procesado de los documentos empieza
directamente en el equipo multifunción
> Hot Folders predefinidas se reenvian automaticamente
a las carpetas de convert +share
Software Server
Procesado de Documentos
Windows XP Service Pack 2 (32/64-Bit)
Windows Server 2003 Service Pack 2 (32/64-Bit)
Windows Vista Service Pack 2 (32/64-Bit)
Windows Server 2008 (32/64-Bit)
Windows Server 2008 R2 (64-Bit)
Windows 7 (32/64-Bit)
> Creación de archivos PDF y PDF/A buscables
> Funciones Scan-to-Word y Scan-to-Excel
> OCR Zonal reconoce el contenido del texto sin predefinir
zonas de los documentos.
> Lector de código de barras (reconoce códigos de barras
predefinidos) para ser procesados o separa multiples
documentos en un solo proceso de escaneado.
Sistemas Multifunción
Dispositivos Develop actuales con soporte
OpenAPI para la integración del panel.
Scan-to-SMB para función hot folder
Transferencia de Documentos
> Almacena documentos en Microsoft SharePoint,
SharePoint Online (Office 365), Evernote,
Google Drive, y carpetas de Windows
> Reenvio de documentos a un servidor para su
envío por e-mail
> Envía directamente al sistema de gestión documental
de Develop store+find
Conector para Store+Find
> store +find 1.9.5 o superior
> Conector: store+find y convert+share
necesitan instalarse en el mismo servidor
> Para más información. Consultar manuales
Administración de Usuario
> Acceso de usuario requerie autenticación de Windows
o usuario y contraseña de Directorio Activo.
> El reconocimiento de texto está limitado a 5.000 o 10.000
páginas por mes dependiendo de la licencia adquirida
Reconocimiento de Texto
Por favor contacte con su distribuidor para ampliar información .
Todos los datos técnicos corresponden a los datos disponibles en el momento de la impresión de este catálogo
Develop se reserva el derecho a realizar modificaciones técnicas.
Develop e ineo son marcas comerciales registradas propiedad de Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH.
El resto de las marcas o nombres de productos son marcas comerciales registradas o nombres de productos
de sus respectivos fabricantes. Konica Minolta no asume ninguna responsabilidad o garantía por
estos productos.
Mayo 2013
Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH
Europaallee 17
30855 Langenhagen
Germany
Phone +49 511 7404-0 www.develop.eu