Guía Básica Reference Manager v.10 – v.11

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Guía Básica Reference Manager v.10 – v.11
(Herramienta para gestión bibliográfica)
ROGLE
Grupo de investigación en
Reingeniería, Organización,
trabajo en Grupo y
Logística Empresarial
Pilar I. Vidal-Carreras
[email protected]
1
Índice
0.
1.
2.
3.
Introducción
Navegando en la Base de Datos
Construyendo una Base de Datos
Buscando y Recuperando Referencias en una
Base de Datos
Manejando las listas de términos del Reference
Manager
Imprimiendo bibliografías desde el Reference
Manager
Citando referencias en un documento
4.
5.
6.
•
Trabajando con los estilos de salida
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1. Navegando
2. Construyendo
3. Recuperando
4. Manejando
5. Imprimiendo
6. Citando
2
0. Introducción
Referente Manager es un gestor de referencias comercializado por
Thomson Reuters, diseñado para trabajar sobre el sistema
operativo Windows
► Se conecta en línea con las bases de datos de PubMed, ISI Web of
Science, y librerías en Internet, actuando como motor de búsqueda,
importando directamente las referencias.
► Exporta referencias directamente desde diversas bases de datos, como
Current Contents, Science Direct, ISI Web of Science, EBSCOhost y
Discovery.
► Para aquellos casos en los que no es posible la exportación/importación
directa, permite importar ficheros TXT y HTML, disponiendo de filtros
para múltiples estilos. De igual modo exporta ficheros en RIS,
MEDLARS, COMMA y separaciones por comas y tabuladores.
► Incorpora múltiples estilos de citas y nos permite crear y compartir
cualquier estilo personalizado.
► Se integra con los procesadores de texto Microsoft Word y Corel
WordPerfect
► Nos permite gestionar localmente las referencias: crear bibliografías,
realizar búsquedas locales, detectar duplicados, establecer sinónimos
de palabras clave, nombres de autores y revistas, personalizar campos,
personalizar vistas, establecer vínculos con pdfs, direcciones web...
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4. Manejando
5. Imprimiendo
6. Citando
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0. Introducción
Versiones:
► Biblioteca UPV v.10.
► Ultima versión v.12
Para instalar el Reference Manager
en nuestros ordenadores:
Programas\UPVNET\Biblioteca\Reference Manager 10
Entramos en los ordenadores con la contraseña: lab6doe (usuario
local)
Ejecutamos el programa Reference Manager. La versión que tiene
disponible la biblioteca es la v10*.
Nos conectamos con la biblioteca con nuestro nombre de usuario
(dominio\usuario) y contraseña.
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5. Imprimiendo
6. Citando
4
0. Introducción
¿Cómo abrimos una base de datos?
► File/Open Database
► Abrimos la base de datos JORNADASDOE
que se encuentra en Mis Documentos.
Si accedemos directamente a la base
de datos desde el explorador, observamos
que hay dos archivos.
Cada base de datos está compuesta
siempre por 2 archivos:
► *.RMD (datos) (es la que se abre)
► *.RMX (índice)
Distintos derechos de acceso
OJO LOS DOS SON NECESARIOS. *Con el archivo RMD se
puede crear el RMS mediante el comando Tools/Rebuild
Database pero no viceversa.
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3. Recuperando 4. Manejando 5. Imprimiendo 6. Citando
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0. Introducción
¿Cómo creamos una base de datos?
► File/New Database
Opción Advanced
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5. Imprimiendo
6. Citando
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0. Introducción
Apariencia del programa
Barra de menús y
barra de
herramientas
Ventana de edición
de las referencias
Lista de
Referencias
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5. Imprimiendo
6. Citando
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1. Navegando en la Base de Datos
Campos comunes que aparecen en las bases de datos:
Tipo de referencia bibliográfica (ref type): aparece en primer lugar la que el
programa asigna por defecto. Para cambiarla, sitúate con el ratón sobre ese
campo para abrir un menú desplegable en el que puedes seleccionar el tipo
de referencia que te interese. Según el tipo de referencia que selecciones
aparecerán unos campos u otros. Ver anexo I
Identificador de referencia (Ref ID):
número de registro. Por defecto el
programa asigna un número ID, pero
la base de datos puede configurarse
para que seas tú quien asigne este
número. Has de hacerlo desde Menú
Tools/options/reference Edits y
desactivando el cajetín Assign
Reference ID.
Para asignar otra identificación de
las referencias“ Autores+Año”
puedes hacerlo desde el mismo
lugar: Tools/options/reference
Edits
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5. Imprimiendo
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Separatas (reprints): Es posible indicar si has solicitado una copia del
documento o si ya lo tienes.
► "In File": indica que tienes ya un copia del documento
► "Not in file": indica que no tienes ninguna copia del documento y que
tampoco la has solicitado.
► "On request": se utiliza si se ha solicitado una copia del documento. Puedes
introducir la fecha en la que realizaste la solicitud para después elaborar
informes de solicitudes pendientes'
Título (title): título del documento. No debes pulsar intro al final de cada línea
del título.
Autores (authors).
Fecha de publicación (pub data): introduce la fecha siguiendo el formato
mm/dd/aaaa (01/21/98) o solamente año (1998).
Web URL .
Palabras clave (key words): Es posible introducir términos que sirvan
posteriormente para localizar esa referencia dentro de todo el conjunto de la
base de datos
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Página de inicio y página final (start page y end page)
Resumen y notas (abstracts y notes): puedes introducir una
descripción breve del contenido de los documentos en estos
dos campos.
Título completo de la revista (Periodical, Journal): puedes
utilizar hasta cuatro sinónimos para los títulos de las revistas:
título completo, título abreviado, etc.
Campos definidos por el usuario (user def...): existen cinco
campos, en cada uno de los diferentes tipos de referencias, que
puedes utilizar para introducir información concreta que te
interese.
Podemos utilizarlos para indicar la fecha de ultimo acceso
Disponibilidad (availability): en este campo se introduce
información sobre la localización exacta de los documentos. Por
ejemplo, biblioteca en la que está, archivador en el que lo tienes
guardado, etc.
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Opciones de personalización de las bases de
datos:
Abrir la base de datos con la propiedad “Read-Write
Exclusive”. Por defecto aparece “Read-Write
Share” de modo que siempre que se quieran
hacer cambios globales se debe abrir la base de
datos cambiando esta propiedad.
►Personalizar la lista de referencias
Tools/Reference List Display
►Cambiar Anchos de las columnas
►Personalizar el orden de las base de datos
Tools/Reference List Display
De modo instantáneo
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Copiar o Mover referencias desde una base de datos
a otra:
► Abrir las dos bases de datos
► Seleccionar Referencias en la base de datos:
No contiguas: CTRL+Click
Contiguas: SHIFTH+ Click
► 2 opciones:
References/ Copy Between Databases
De modo automático:
→ Copy: CTRL Drag&Drop
→ Move: Drag&Drop
Copiar bases de datos a un CD
► Se habilita de modo autómatico el atributo del archivo como
“Read-Only”, para trabajar con la base de datos se ha de
modificar la propiedad.
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2. Construyendo una Base de Datos
Insertar manualmente una nueva referencia: Reference/New
Buscar referencias en línea desde el Reference: MOTOR DE
BÜSQUEDA:
►
►
►
►
References/Search References
Activación de la opción “Internet”
Seleccionar la base de datos en la que se quiere buscar:
PubMed (Base de datos Medicina)
ISI Web of Science: Con la que vamos a trabajar
Z39.50 sites: Accede a bases de datos de otras universidades
Introducir la información que queremos buscar en el/los campo/s
correspondientes (Topic, Author…)
ISI Web of Science
DESDE SEPT 08 NO ESTÁ OPERATIVA PARA LA VERSIÓN DE LA BIBLIOTECA (V10, para las
otras versiones si) POR CAMBIO DE ACCESO AL ISI WEB OF SCIENCE (FECYT y
MICINN). http://www.accesowok.fecyt.es/login/
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2. Construyendo una Base de Datos
Exportar referencias directamente desde :
► ISI Web of knowledge
http://www.accesowok.fecyt.es
► ScienceDirect
http://www.sciencedirect.com/
Nos permite bajar directamente el pdf
► Business SourcePremier
http://search.ebscohost.com/
Una vez tenemos la cita si nos parece interesante descargamos el
pdf.
Consejo: guárdalo en una carpeta específica, nómbralo con
Autores, año, título de la publicación, e indica en la base de
datos en el apartado REPRINT (Separatas) que está In File. Si lo
imprimimos y lo guardamos en una carpeta concreta podríamos
indicarlo por ejemplo en Avalabiality.
Puedes indicar el link a tu pdf en la base de datos:
Link to PDF
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3. Buscando y Recuperando
Referencias en una Base de Datos
Buscando referencias en la base de datos
► Desde: References/Search References
Definir los parámetros de búsqueda
Pulsar el icono de búsqueda
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3. Buscando y Recuperando
Referencias en una Base de Datos
Creación de estrategias de búsqueda
► En Internet
► En la propia base de datos
► Desde: References/Search References
Definir la búsqueda (A)
Pulsar “Strategy Files”, y “Save” dando nombre a la estrategia de
búsqueda (B)
(A)
(B)
Posteriormente para acceder a esta estrategia se selecciona “Strategy
Files” y “Load”
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3. Buscando y Recuperando Referencias
en una Base de Datos
Recuperar una base de datos dañada:
► Realizar una copia de seguridad de los archivos de la base de datos,
recuerda que son dos!! (*.RMD & *.RMX).
► Cerrar la base de datos a restaurar en el caso de que estuviera abierta
► Desde el Reference Manager: Tools/ Rebuild Data Base
► Elegir la base de datos y “ Open”
► Seleccionar “Database Sort Order” si se desea modificar el orden de la
clasificación.
► Pulsar “Rebuild”
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4. Manejando las listas de términos
del Reference Manager
Abrir la base de datos con característica de “Read-Write
Exclusive”
Activar el gestor de términos del Reference Manager:
► v10►Term Manager/Activate (F5)
► v11►Tools/Term Manager/Activate (F5)
Reemplazar datos
► Seleccionar la pestaña (Keyword, Periodicals, Authors) que
contiene el elemento del que queremos introducir un sinónimo.
► v10►Term Manager/Global Edit.
► v11►Tools/Term Manager/Global Edit.
► Introducir el valor que se ha de reemplazar y seleccionar “Replace”.
Asociar
palabras que son sinónimos
Seleccionar
la pestaña que contiene los elementos que son sinónimos.
Seleccionar ambos elementos y (Tools/)Term Manager/Combine Terms.
Búsqueda
a partir del Term Manager
(Tools/)Term Manager/Quick Retrieval
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5. Imprimiendo bibliografías desde el
Reference Manager
Imprimir Referencias
► File menu, select “Print Preview”
or “Print”
A partir v.11 ►Imprimir Bibliografía agrupada
por temas.
Desde Tools/ Subject Bibliography accedemos
a la pantalla que tiene diversas pestañas:
A. General: Selección de las Referencias, del estilo de salida…
B. Bibliografía: Título, Orden, Numeración…
C. Página: Márgenes, Nº Página & Posición…
D.. Subject
A
B
C
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5. Imprimiendo bibliografías desde el
Reference Manager
D. Pestaña Subject. Determina los campos en los que vamos
a agrupar la bibliografía, al igual que el esquema y el estilo
de la misma.
^p^p inserta una línea en
blanco despues de cada
tema del encabezado
Selección de campos
Selección de términos
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6. Citando referencias en un documento
Citar referencias en Word:
Pasos previos:
►Abrir el documento Word en el que se quieren insertar
las citas
►Comprobar que esta activa la barra de herramientas
del Reference: Herramientas/Reference Manager. Se
puede colocar como barra de herramientas con
iconos.
►Abrir la/s bases de datos que contiene los artículos
que se quieren citar
►A partir v.11 ► Podemos desplarnos de Word a
Reference con comando
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6. Citando
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Para que nos genere la bibliografía existen distintas opciones:
Insertar citas
► Colocarse en el lugar en que se quiere inserta la cita. Activar el
comando: “Insert Citation” e introducir la referencia que se
busca en los siguientes campos:
Autores, Date, Keywords, Titles, RefID
Tb se puede seleccionar en word la palabra de la que se quiere
buscar artículos relacionados
► De las referencias mostradas seleccionar las oportunas o bien
mejora la búsqueda modificación la palabra a buscar y pulsando
“Perform Search”. Para seleccionar varias referencias
Consecutivas: Shift + Click
No consecutivas: Ctrl + Click
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Para que nos genere la bibliografía existen distintas
opciones:
Insertar citas marcadas previamente en la base
de datos; “Insert Marked Reference”
Introducir un texto identificativo en el documento
entre llaves { } conforme vas escribiendo para
posteriormente pedirle al programa que genere
una bibliografía automáticamente
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Seleccionar estilos de salida:
Generate Bibliography
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Desde la opción de Preferencias
podemos establecer:
► que se genere directamente la bibliografía
► que se genera cuando lo indiquemos explícitamente y
mientras se muestre como cita temporal
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6. Citando
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Editar citas dentro del texto
►Puede que nuestra cita sea
el sujeto de la oración y
queremos que se muestre:
Huang (2007) afirma que …
►Para conseguir esto “Edit Citation”, excluimos el
autor de la cita y lo incluimos a mano.
Consejo: Evita este modo de citar
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Borrar Citas:
►Directamente seleccionado
la cita ,y pulsando Supr no recomendable.
►Seleccionando la cita, “Edit Reference” se
comprueba que es la que se quiere borrar y
“Delete”
Copiar o mover citas:
►Seleccionar la cita y a partir del menu “Edit” ,
copiar y pegar en otro sitio “Copy”&”Paste”, o
cortar o pegar “Cut”&”Paste”.
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6. Citando referencias en
un documento
Resumen barra de herramientas en Word:
► Insert Citation: Inserta la/s referencia/s seleccionada/s desde
esa pantalla.
► Go To Reference Manager: Acceso a la pantalla del
Reference Manager.
► Insert Marked Reference(s): Inserta la/s referencia/s
previamente seleccionada/s en la base de datos.
► Instant Formatting: Activada por defecto. Formatea las
referencias según el último estilo seleccionado.
► Generate Bibliography : Permite modificar el estilo de salida
y la apariencia e información de la biliografía.
► Edit Citation(s): En las citas permite: omitir Autor y/o año,
añadir prefijos o sufijos, y números de página. Eliminar citas.
► Insert Note: Añadir citas manualmente en el documento.
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6. Citando referencias
en un documento
Resumen barra de herramientas en Word:
► Insert Note: Añadir citas manualmente en el documento.
► Edit Database Reference(s): Desde Word se selecciona una
referencia y se accede directamente al editor del Reference
Manager.
► Revert to Original Text: Desformatea la/s referencia/s marcada/s o
todo el documento, eliminando la bibliografia generada pero
manteniendo las citas del modo estandar o temporal {author, year, ref
ID}.
► Remove Field Codes: Se emplea para guardar una copia del
documento sin los códigos que unen el documento con la base de
datos del Reference, pero mantienen los citas y bibliografia. En este
formato es el que se manda los artículos al editor.
► Export Traveling Library: Permite crear una base de datos del
Reference Manager a partir de las referencias citadas en el
documento.
► Cite While You Write Preferences: Personalización de
características.
► Help: Comando de Ayuda.
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Estilos de Salida (output style):
►Extensión “.os”
►Reference Manager tiene muchos disponibles
pero la mayor parte son de revistas no
relacionada con nuestras áreas de investigación
►Podemos buscar nuevos en Internet:
http://www.refman.com/support/rmstyles.asp
►Podemos crearlos y compartirlos
C:\Archivos de programa\Reference Manager 11 Demo\Styles
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Estilos de Salida
Desde el Reference Manager :
Tools/Bibliography/Open Output Style
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Estilos de Salida
Propiedades de los estilos de salida.
Pestaña de Citas
en el texto
Nombre del estilo de
salida (Output Style)
Vista previa de cómo se
imprimirían las citas
Nombre del estilo de
salida (Output Style)
Pestaña de
Bibliografía
Vista previa de cómo se
imprimirían la
bibliografía de las
referencias
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Estilos de Salida
¿Qué debo hacer si el
estilo que estoy buscando
no aparece?
► Búsqueda de un estilo
similar: Bibliography/Open
Output Style
► Pulsar la opción “Search”
que permite definir los
parámetros de búsqueda del
estilo
► Seleccionar el estilo
deseado, abrirlo y guardar
una copia con el nuevo
nombre
► Modificar el estilo de salida
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Estilos de Salida
Barra de herramientas para modificar el estilo de
salida:
(Tools/Bibliography/Open Output Style )
►Insert Field. Muestra una lista de campos que se
pueden escoger para definir un estilo.
►Edit Field Properties. Permite definir propiedades
de campos específicos: Autores, Títulos, Fechas,
Keywords, Publicaciones y Números de Página.
►Field Separator. Inserta una barra vertical .
Permite separar campos, estos siempre se han de
colocar entre estas barras.
►Left Group Operator. Inserta un («).
►Right Group Operator. Inserta un (»)
►Tab. Inserta un tabulador.
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Estilos de Salida
Barra de herramientas para modificar el estilo de
salida:
(Tools/Bibliography/Open Output Style )
►Line Break. Inserta un salto de línea.
►New Paragraph. Coloca el tabulador en un nuevo
párrafo.
►Page Break. Inserta un salto de página.
►Copy Field Properties. Copia las propiedades de
un campo a otro/s
►Copy Definition. Copia todos los campos y sus
propiedades a otros tipos de referencias.
►Check Syntax. Chequea la sintaxis.
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Bibliografía
Web de Reference Manager.
http://www.refman.com/
Sección “Technical Support & Services “: http://www.refman.com/support/
► Preguntas frecuentes: http://www.refman.com/support/rmfaq.asp
► Guías de Uso rápido Reference Manager:
V10 http://www.refman.com/support/docs/Getting%20Started.pdf
V11 http://www.refman.com/support/docs/RM11%20Guided%20Tour.pdf
► Manuales Reference Manager
V10 http://www.refman.com/support/docs/UserManualRM10.pdf
V11 http://www.refman.com/support/docs/ReferenceManager11.pdf
► OutputStyles
http://www.refman.com/support/rmstyles.asp
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Anexo
ANEXO I:
Art work
Trabajo de arte
Tipos de referencias
Audiovisual
material
Material audiovisual Newspaper
Periódico
Bill Resolution
Factura
Pamphlet
Panfleto
Book cha ter
Capítulo de libro
Patent
Patente
Libro completo
Personal
Communication
Carta personal
Case
Caso jurídico
Report
Informe
Catalog
Catálogo
Abstracts
Resumen
Computer program
Programa de
ordenador
Serial (book,
Monograph)
Colección
Actas de congreso
Slide
Diapositiva
Data file
Fichero
Sound recording
Grabación sonora
Electronic citation
Documento
electrónico
Statute
Estatuto
Generic
Documento genérico Thesis/Dissertation Tesis doctoral
Hearing
Vista judicial
Unenected
Bill/Resolution
Resolución
de acta
In press
Documento en
prensa
Unpublished
work
Trabajo
publicado
no
Internet
Communication
Documento de
internet
Video recording
Grabación
vídeo
de
Magazine
Revista
Journal
Artículo de revista
Map
mapa
Journal (full)
Revista completa
Motion picture
Película
Book, whole
Conference
proceedings
Music score
Partitura musical
fuera
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5. Imprimiendo
6. Citando
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