MANUAL SUBSISTEMA DE MEDIOS MATERIALES

Transcripción

MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA
MANUAL DE NORMAS
Y PROCEDIMIENTOS
SUBSISTEMA DE MEDIOS MATERIALES
ECONOMIA
MANUAL DE MEDIOS MATERIALES
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CONTENIDO
INTRODUCCION.
CAPITULO I - CONTROL INTERNO.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Definición de Control Interno.
Características generales.
Ambiente de Control Interno.
Integridad y valores éticos.
Atmósfera de confianza mutua.
Organigrama.
Asignación de autoridad y responsabilidad.
Evaluación de riesgos.
Consideraciones para la aplicación en el Sistema Nacional de
Salud.
10. Actividades de control vinculadas con el Subsistema de Medios
Materiales.
CAPITULO II – CONSIDERACIONES PRELIMINARES.
1. Resumen de Prohibiciones y Obligaciones que Garantizan el Control de
Los Inventarios de Medios Materiales.
1.1. - De las Prohibiciones.
1.2. - De las Obligaciones.
2. Regulaciones para un Mejor Control en la Transportación.
3. De la Contabilización de las Operaciones.
CAPITULO III – ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE LAS OPERACIONES
DE INVENTARIOS DE MEDIOS MATERIALES.
1. - Requisitos Generales del Almacén.
2. - Del Acceso a los Almacenes.
3. - Del Control de los Medios Materiales en el Almacén.
4. - Del Movimiento del Almacén.
5. - Del Registro Contable de los Inventarios.
6. - Registro Contable de las Reservas Materiales de las Entidades.
7. - Organización Económica de la Farmacia de la Facultad - Policlínico.
8. - Control de las Piezas de Repuesto Recuperadas.
9. - Autorización para la Venta Mayorista de Productos Ociosos o de Lento
Movimiento.
10. - Procedimiento Financiero Actualizado para cambio de Lámparas con
Balastros Electrónicos en Empresas y Unidades Presupuestadas.
CAPITULO IV – REVISION Y SUPERVISION.
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1. Conteos Físicos Parciales de Inventarios de Medios Materiales.
2. Revisiones Periódicas por la Instrucción General No. 206.
3. Cuestionario de Supervisión.
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CAPITULO V – MODELOS Y ANEXOS.
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♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
SC-2-04- "Informe de Recepción"
SC-2-05- "Informe de Reclamación"
SC-2-06- "Entrega de Productos Terminados"
SC-2-07- "Solicitud de Entrega"
SC-2-08- "Vale de Entrega o Devolución"
SC-2-09- "Transferencia entre Almacenes"
SC-2-11- "Conduce"
SC-2-12- "Factura"
SC-2-13- "Submayor de Inventario"
SC-2-14- "Tarjeta de Estiba"
SC-2-15- "Hoja de Inventario Físico"
♦ SC-2-16- "Ajuste de Inventario"
♦ SC-2-17 “Movimiento de Reservas Movilizativas”
♦ “Programación de Conteos Físicos Parciales”.
♦ “Resultado de la Ejecución de los Conteos Físicos Parciales”
♦ “Acta de Responsabilidad Material”
♦ ANEXO 1 - Decreto Ley 249 de la Responsabilidad Material. Coeficiente
para Convertir el Precio en Pesos o Monedas Convertibles en Moneda
Nacional.
CAPITULO VI - REFERENCIAS METODOLOGICAS
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INTRODUCCION.
Dando continuidad al proceso de implementación de los documentos normativos
para la elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos Administrativos y
teniendo como fundamento metodológico los componentes y normas del Control
Interno (1), se pone en vigor este documento.
El Subsistema de Inventarios establecido por el Ministerio de Finanzas y Precios
tiene su denominación en las Unidades Presupuestadas como “Inventarios de
Medios Materiales” y en las Empresas como “Inventarios de Medios de
Rotación”.
Como quiera que la mayoría de las Entidades económicas del Sistema Nacional
de Salud está integrado por Unidades Presupuestadas, hemos denominado este
documento como Manual de Normas y Procedimientos del Subsistema de
Medios Materiales.
En su confección se ha tenido en cuenta las regulaciones vigentes de los
organismos rectores de la economía, así como las complementarias dictadas
por el Ministerio de Salud Pública para el Sistema Nacional Salud.
En el Manual se describen los aspectos relacionados con la normación, registro
y control de los hechos económico-financieros, la asignación de autoridad y
responsabilidad, así como las acciones de supervisión y comprobación internas
a nivel de cada Entidad.
Su contenido es el resultado de una revisión minuciosa realizada por un grupo
de experimentados especialistas de los diversos niveles del Sistema Nacional de
Salud, como respuesta a la necesidad de garantizar la integridad física y
disponibilidad permanente de los recursos materiales y financieros asignados al
Organismo, considerando la importancia que tiene el esfuerzo económico que
hace el País para dotar a las Entidades del Sector de estos valiosos y decisivos
recursos, y así contribuir a garantizar la prestación de los servicios médicos a la
población.
El Manual pretende contribuir a la consolidación del principio de que el control
interno sobre los recursos es en primera instancia responsabilidad del que labora
con ellos y los custodia, pero en el cumplimiento de las regulaciones
establecidas para su preservación, participan todos los trabajadores de la
Entidad independientemente de la categoría ocupacional que tengan. El
trabajador debe cumplir las funciones que le han sido asignadas, con la
supervisión y control del jefe del área organizativa donde se encuentra ubicado y
acompañado de las acciones de registro y monitoreo que corresponde ejercer al
Área de Contabilidad.
El conocimiento y aplicación de las normas incluidas en su contenido son
indispensables para el adecuado control en las Entidades, dada la vulnerabilidad
y riesgo que pudiera derivarse de la dispersión y tenencia de estos bienes por
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trabajadores, técnicos y funcionarios, y la condición de accesibilidad,
característica propia de toda instalación del sector.
La estructura del Manual de Normas y Procedimientos del Subsistema de
Inventario de Medios Materiales cumple la función de brindar la información
especializada de manera ágil y organizada a fin de contribuir y facilitar el trabajo
de las áreas contables en las Entidades del SNS.
El capítulo “Control Interno” recoge el marco conceptual, enunciando las
características generales, ambiente en que se desarrolla el trabajo, las
asignaciones y responsabilidades que se deben asumir para sustentar la labor
económica y financiera de las Entidades.
Las “Consideraciones Preliminares” es una sección que describe aspectos
generales del Subsistema, dotando a los consultantes de un ámbito mayor de
conocimientos, permitiéndoles comprender su contenido.
“Organización y Control de las Operaciones de Inventarios de Medios
Materiales” recoge las diferentes instrucciones y orientaciones que describen
las acciones a desarrollar con los recursos materiales, los movimientos de
entrada, salida, supervisión y control, tanto en los almacenes como en el Área de
Contabilidad.
Para garantizar la revisión sistemática y las supervisiones relacionadas con el
movimiento documentario y demás factores de control vinculados al Subsistema,
el bloque “Revisión y Supervisión” brinda las indicaciones que conducen este
objetivo.
El capítulo de “Modelos y Anexos” describe el formato e instructivo de los
modelos y anexos específicos del Subsistema. Así como cualquier otra proforma
o información que esté establecida relacionada con el tema.
“En las Referencias Metodológicas” se registran las citas de los documentos
oficiales que sustentan el contenido del Manual. Se brinda el tipo de documento,
la Entidad que lo emitió, la fecha de su promulgación, el asunto que trata y la
ubicación donde el usuario puede consultarlo.
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CAPITULO I - CONTROL INTERNO.
El control interno es un instrumento eficaz para lograr la eficiencia y la eficacia
en el trabajo de las Entidades. En su sentido amplio se debe identificar con la
participación de todos los trabajadores
Por la importancia del tema y su simbiosis con el contenido del Manual es
imprescindible la inclusión de los aspectos que a continuación se describen (1).
1. Definición de Control Interno.
Es el proceso integrado de las operaciones que se efectúa por la dirección y el
resto del personal de una Entidad para proporcionar una seguridad razonable al
logro de los objetivos siguientes:
a)
b)
c)
d)
Confiabilidad de la información.
Eficiencia y eficacia de las operaciones.
Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas.
Control de los recursos de todo tipo a disposición de la Entidad.
2. Características Generales.
a) Es un proceso, es decir, un medio para lograr un fin y no un fin en sí
mismo.
b) Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles y no se
trata solamente de manuales de organización y procedimientos.
c) En cada área de organización, la persona encargada de dirigirla es
responsable por el Control Interno ante su jefe inmediato de acuerdo con
los niveles de autoridad establecidos en su cumplimiento, participan todos
los trabajadores de la Entidad independiente de la categoría ocupacional
que tengan.
d) Debe facilitar la consecución de objetivos en una o más de las áreas u
operaciones de la Entidad.
e) Aporta un grado de seguridad razonable, aunque no total, en relación con
el logro de los objetivos fijados.
f) Debe propender al logro del autocontrol, liderazgo y fortalecimiento de la
autoridad y responsabilidad de los colectivos laborales.
g) El Control Interno en Entidades pequeñas, establecimientos y Entidades
de base, debe ser sencillo, con el uso de pocos empleados que manejen
y procesen poca información, previendo que el máximo dirigente o
alguien designado por él, se responsabilice con la revisión y supervisión
de las operaciones.
3. Ambiente de Control Interno.
El ambiente o entorno de control constituye el andamiaje para el desarrollo de
las acciones y refleja la actitud asumida por la alta dirección en relación con la
importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades de la Entidad
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y los resultados, por lo que debe tener presente todas las disposiciones, políticas
y regulaciones que se consideren necesarias para su implantación y desarrollo
exitoso.
4. Integridad y Valores Éticos.
Los valores éticos son esenciales para el Ambiente de Control. El Sistema de
Control Interno se sustenta en los valores éticos, que definen la conducta de
quienes lo operan. Estos valores éticos pertenecen a una dimensión moral y, por
lo tanto, van más allá del mero cumplimiento de las Leyes, Decretos,
Reglamentos y otras disposiciones legales.
El comportamiento y la integridad moral encuentran su red de sustentación en la
cultura del organismo, lo que determina, en gran medida cómo se hacen las
cosas, qué normas y reglas se observan y si éstas se tergiversan o se eluden.
La dirección superior de la Entidad, en la creación de una cultura apropiada a
estos fines, desempeña un papel principal, ya que con su ejemplo contribuirá a
desarrollar o destruir diariamente este requisito de control interno.
5. Atmósfera de Confianza Mutua.
Debe fomentarse una atmósfera de mutua confianza para consolidar el flujo de
información entre las personas y su desempeño eficaz hacia el logro de los
objetivos de la Entidad.
La comunicación abierta crea y depende de la confianza dentro de la Entidad.
Un alto nivel de confianza estimula para que se asegure que cualquier tema de
importancia sea de conocimiento por más de una persona. El compartir tal
información fortalece el control, reduciendo la dependencia del juicio, la
capacidad y la presencia de una única persona.
6. Organigrama.
La estructura organizativa, formalizada en un organigrama, constituye el marco
formal de autoridad y responsabilidad en el cual las actividades que se
desarrollan en cumplimiento de los objetivos del organismo, son planeadas,
efectuadas y controladas.
Lo importante es que su diseño se ajuste a sus necesidades, proporcionando el
marco de organización adecuado para llevar a cabo la estrategia diseñada para
alcanzar los objetivos fijados. Lo apropiado de la estructura organizativa podrá
depender, por ejemplo, del tamaño de la Entidad. Estructuras altamente formales
que se ajustan a las necesidades de una Entidad de gran tamaño, pueden no
ser aconsejables en una Entidad pequeña.
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7. Asignación de Autoridad y Responsabilidad.
El ambiente de control se fortalece en la medida en que los miembros de una
Entidad conocen claramente sus deberes y responsabilidades. Ello impulsa a
usar la iniciativa para enfrentar y solucionar problemas, actuando siempre dentro
de los límites de competencia.
Existe una nueva tendencia de derivar autoridad hacia los niveles inferiores, de
manera que las decisiones queden en manos de quienes estén más cerca de la
operación. Una cuestión crítica de esta corriente es el límite de la delegación:
hay que delegar tanto cuanto sea necesario, pero solamente para mejorar la
probabilidad de alcanzar los objetivos.
8. Evaluación de Riesgos.
El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que
afectan las actividades de la Entidad. A través de la investigación y análisis de
los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se
evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento
práctico de la Entidad y sus componentes como manera de identificar los puntos
débiles, enfocando los riesgos tanto de la Entidad (internos y externos) como de
la actividad.
9. Consideraciones para la Aplicación del Control Interno en el
Sistema Nacional de Salud.
Teniendo como base fundamental que el Minsap desarrolla sus servicios en un
esquema presupuestado, su propósito esencial se sustenta en la optimización
del gasto de recursos mediante el perfeccionamiento de la administración.
La buena administración, la eficiencia y la calidad del servicio son la expresión
del comportamiento de cada una de las áreas de trabajo, siendo suficiente con
que un Área trabaje deficientemente para que no se logre el objetivo propuesto.
Las técnicas avanzadas de administración enuncian que implementar los
componentes y sus normas en cada área de trabajo presupone “perfeccionar el
proceso de administración” en todas sus funciones y en particular las de
organización y control.
Con este enfoque la Máxima autoridad de una Entidad y su Consejo de
Dirección deben desarrollar las tareas de implementación para lograr que cada
Área de Responsabilidad y/o área de trabajo de forma colectiva logre el
ambiente de control.
Una Entidad tendrá implementado el control interno cuando cada uno de sus
dirigentes, funcionarios y jefes menores lo hayan instrumentado en sus Áreas de
Responsabilidad y desarrollen el trabajo de dirección utilizando las posibilidades
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que brinda el método: “No solo que lo implemente es más importante que lo
utilice”.
Una Entidad tiene control interno cuando todas sus áreas de trabajo lo tengan.
Un área de trabajo tiene Control Interno cuando se haya implementado, tenga
evidencia y utilice:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
La Estructura Organizativa del proceso de trabajo y de dirección.
Definido el método y estilo de dirección.
Ajustado el contenido de cada puesto de trabajo.
Determinado los principales riesgos y las medidas de control por puesto
de trabajo y del Área.
Controlada la información a recibir y enviar y los medios para cumplirlo
(canales de comunicación).
Conocimiento de las normas jurídicas y económicas inherentes al área:
Convenio colectivo de trabajo. Reglamento disciplinario interno.
Reglamento de la Entidad, presupuesto, costo y otros.
Evidencias.
Estos instrumentos de administración deben permanecer al alcance de los
colectivos de trabajo por escrito y en una carpeta o manual.
10.Actividades de Control Vinculadas con el Subsistema de Inventarios de
Medios Materiales.
a). Cumplir lo establecido sobre la recepción a ciegas donde la persona del
almacén cuenta, mide y pesa todos los productos recibidos y no tiene
acceso al documento del suministrador.
b). El personal de los almacenes debe tener firmado el “Acta de
Responsabilidad Material” de acuerdo con lo establecido y que en caso
de faltantes se aplica lo consignado en dicha regulación (3).
c). Las existencias reportadas por el almacén se cotejan diariamente con las
de los Submayores de Inventarios, localizándose inmediatamente las
diferencias detectadas.
d). Los almacenes tienen seguridad, se encuentran limpios y ordenados y
tienen designadas las personas que pueden tener acceso a los mismos.
e). Se realizan cuadres diarios entre el submayor de inventarios de
Contabilidad con las tarjetas de control que tuvieron movimiento en el día
a través de los documentos correspondientes. En el caso de que el
Subsistema de Medios Materiales esté automatizado se obtendrá el
cuadre diario completo del Subsistema.
f). Se efectúan las revisiones establecidas dejando constancia de las
mismas.
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g). Ningún personal de los almacenes tiene acceso a los registros contables,
ni a los Submayores de control de los productos.
h). Los movimientos de inventarios se rigen por los modelos establecidos por
el Ministerio de Finanzas y Precios.
i). Habilitar los modelos establecidos por el Subsistema.
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CAPITULO II – CONSIDERACIONES PRELIMINARES.
1. Resumen de Prohibiciones y Obligaciones que Garantizan el
Control de Los Inventarios de Medios Materiales.
Atendiendo a la importancia que tiene el control de los recursos materiales, así
como a las manifestaciones de indisciplina en el cumplimiento de lo regulado
que se pueden producir, es pertinente recopilar las prohibiciones y obligaciones
que garantizan la buena administración de estos recursos que se describen
seguidamente:
1.1. - De las Prohibiciones.
Sobre las Compras.
a.) Efectuar compras de mercancías y servicios sin la previa aprobación del
funcionario designado.
b.) Efectuar compras por funcionarios ajenos al autorizado.
c.) Introducir mercancías directamente en las áreas de trabajo sin previa
recepción y entrega por el almacén de la Entidad.
d.) Hacer compras de mercancías y servicios a vendedores fortuitos o
desconocidos.
e.) Realizar compras de bebidas alcohólicas y cervezas, con excepción de los
casos que sean autorizados por el nivel superior de forma documentada.
f.) Realizar compras de mercancías y servicios en la red de Comercio Minorista
o de venta a la población.
g.) Realizar compras de mercancías sin que exista entre el proveedor y la
Entidad la formalización de las relaciones contractuales establecidas.
1.2. - De las Obligaciones.
Aspectos Generales.
a) Previo a la contratación y/o compra verificar:
♦
♦
♦
♦
♦
Resolución de creación de la Entidad.
Objeto Social aprobado por el Ministerio de Economía y Planificación.
Registro Comercial del Mincin.
Nomenclatura de productos y servicios aprobados por el Mincin.
Licencia para operar la cuenta bancaria.
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♦ La primera vez visitar la Entidad suministradora y confirmar con el Área
Legal del Organismo Superior la vigencia de ésta.
b) Toda adquisición de recursos materiales debe contabilizarse al momento en
que se reciben y las inversiones cuando se certifiquen, con independencia
del pago.
c) Igual proceder se debe ejecutar con las entregas de recursos materiales y los
pagos.
d) El registro debe efectuarse por el precio de adquisición o por el estimado.
e) Los hechos deben registrarse en el período en que ocurren (mensual).
a.) Utilizar directamente los ingresos para efectuar pagos u operaciones
financiero - mercantiles.
f) Entregar los recursos materiales y financieros mediante documento firmado
por las partes.
g) Mantener la custodia de los recursos materiales mediante Acta de
Responsabilidad Material.
h) Controlar en almacén y contabilizar los recursos materiales, incluyendo los
AFT, adquiridos al amparo de Donaciones y Proyectos.
i) Se recuerda que la contabilidad es diaria, veraz, confiable y oportuna.
2. Regulaciones para un Mejor Control en la Transportación.
Atendiendo a que se ha observado incumplimientos de las normas establecidas
en la transportación de mercancías, medios básicos y productos en general se
reitera a continuación las orientaciones procedentes:
El transportista está en la obligación de cumplir entre otros aspectos los
siguientes:
a). Contar físicamente la carga comprobando el resultado contra los documentos
establecidos.
b). Verificar si la presentación, estado físico y demás especificaciones de la
carga no han sido alteradas.
c). Conducir la carga a su destino velando porque se mantengan inalterables los
aspectos señalados anteriormente.
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d). Efectuar la entrega de la carga al receptor exigiendo del mismo la firma de
los documentos establecidos.
Se hace necesario reafirmar que la transportación de mercancías, medios
básicos y productos en general deben estar amparados por su correspondiente
documentación la que se habilitará por la Entidad de origen entregándole copias
de la misma al transportista, según el modelo establecido por el Sistema
Nacional de Contabilidad.
Los destinatarios de la presente quedan responsabilizados con orientar en su
Entidad a los subdirectores administrativos, jefes de abastecimiento o almacén,
chóferes y demás personal que deba conocer del contenido y aplicación correcta
de esta regulación.
3. De la Contabilización de las Operaciones.
Los requerimientos técnicos para la confección de los asientos contables que se
generen por la aplicación de este Manual, están contenidos en el Manual de
Normas y Procedimientos del Subsistema de Contabilidad, ubicado en la página
electrónica de la Dirección de Finanzas y Contabilidad del Minsap:
//www.dncontabilidad.sld.cu/
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CAPITULO III – ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE LOS INVENTARIOS
DE MEDIOS MATERIALES.
Las operaciones vinculadas a los Medios Materiales se ejecutan a través de los
almacenes e instalaciones destinadas a esta función.
El almacén es el área dedicada a la recepción, almacenamiento y conservación
de los productos, útiles, materias primas, medicamentos, víveres, efectos
médicos y similares, así como de otros materiales e insumos y cumple la función
de viabilizar el depósito y conservación de dichos recursos y su entrega a las
diferentes estructuras de la Entidad.
1. - Requisitos Generales del Almacén.
a). Ubicarse en un local independiente, delimitado física y estructuralmente del
resto de las áreas de forma que garantice la preservación física de las
existencias, la separación en zonas de los productos según sus
características además de las condiciones mínimas para la recepción y
entrega de los productos.
b). Deben presentar condiciones adecuadas que garanticen la seguridad de los
productos contra robo, incendio, lluvia u otros elementos en evitación de su
deterioro o pérdida.
c). Dotarse de las condiciones estructurales y ambientales establecidas en las
Normas Técnicas de Almacenamiento para cada producto o grupo de ellos y
de las disposiciones higiénico-sanitarias.
d). Disponer de estantes, anaqueles, gavetas, y palets adecuados y suficientes
para la correcta ubicación de los productos. Debe asegurarse también, el
almacenamiento correcto de productos que sean fotosensibles,
higroscópicos y los que requieren baja temperatura.
e). Estar bajo la responsabilidad de personal capacitado y adiestrado en la
aplicación de las normas y los procedimientos para el control y
almacenamiento de los productos.
f). Como organización general, el almacén puede estructurarse en secciones
donde se agrupen los productos atendiendo a las diversas categorías,
procurando su almacenamiento en zonas diferenciadas e identificadas.
g). Además se crearán áreas o zonas para productos que precisan condiciones
especiales de seguridad y almacenamiento dispuestas en las normativas y
regulaciones vigentes.
h). Estas secciones y
áreas estarán bien delimitadas, señalizadas y
controladas. Es aconsejable que de tratarse de materias primas se coloquen
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en riguroso orden alfabético y considerando número de lote y fecha de
vencimiento.
Normas Generales de Almacenamiento.
a). El responsable de Almacén debe cumplir y velar porque se cumplan los
procedimientos y controles establecidos para esta área.
b). Mantener una adecuada
almacenamiento.
higiene
y
organización
del
área
de
c). Cuando se trate de almacén como el de medicamentos, el personal que
labora en el mismo o tenga acceso a él deberá estar adecuadamente
uniformado.
d). Para facilitar la localización de los productos, los estantes, gavetas y palets
estarán correctamente identificados y señalizados (Los estantes con
números y las gavetas o anaqueles o letras ajustándose al orden alfabético
de los productos almacenados).
e). Además, estos recursos no deben estar en el piso sino en estantes,
anaqueles, burros o parlets, separado de las paredes y donde las hileras de
productos estibados, tales como sacos, cajas u otros envases, estén
correctamente entrelazados para evitar su derrumbe.
f). Los bienes destinados a las inversiones deben estar separados o
debidamente identificados, para evitar su utilización incorrecta.
g). En el caso que la Entidad posea productos recuperados o de uso deben
estar separados de los nuevos sin utilizar.
h). Cada tipo de medicamento debe estar claramente identificado y separado
del resto de los productos, además estará organizado según los
procedimientos de Rotación de Lotes y Fecha de Vencimiento, cuando se
trate de productos que así lo requieran.
i). No se utilizarán diminutivos, nombres comerciales o códigos no aprobados
para la identificación de los productos.
j). En el caso de los medicamentos deben conservarse según las Normas de
Almacenamiento establecidas y las especificaciones y recomendaciones de
los Laboratorios Productores y / o Distribuidores, prestando particular
atención a los medicamentos fotosensibles, higroscópicos o que precisan
bajas temperaturas para su conservación.
k). La conservación de medicamentos en frío se realizará según la clasificación
de los mismos X1, X2, X3 siguiendo la organización según forma
farmacéutica y demás normas establecidas.
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l). La colocación de los productos en las diferentes áreas se hará de forma
cuidadosa y organizada evitando la superposición excesiva, sobrecarga,
daño o afectación entre los productos.
Generalmente las Entidades del S.N.S. pueden poseer los tipos de almacenes
que se mencionan seguidamente:
♦ Misceláneas. Integrado por medios materiales de carácter general como
los recursos de aseo y limpieza, materiales de oficina, material de
mantenimiento y otros.
♦ Víveres. Todo lo referente a productos para la alimentación.
♦ Medicamentos. Es el área de los servicios farmacéuticos hospitalarios
dedicada a la solicitud, recepción, almacenamiento, conservación y
traslado al área de dispensación de los productos farmacéuticos
destinados al tratamiento terapéutico-clínico de los pacientes y a otras de
productos destinados a pacientes o a actividades de servicios
asistenciales, propiciando el correcto funcionamiento del hospital y un
adecuado control técnico y contable de los mismos.
Los procedimientos específicos que esta Área debe cumplir están
descritos en los Manuales de Normas y Procedimientos de la Farmacia
Hospitalaria, Tomo I y II y Farmacia Comunitaria, Tomos I y II.
♦ Efectos Médicos. Hay hospitales que por condiciones estructurales o de
espacio mantienen otras mercancías como: efectos médicos y
estomatológicos, material de curación, otros insumos de uso médico,
cristalería de laboratorio y similares.
2. - Del Acceso a los Almacenes.
a). El Encargado del Almacén debe poseer la relación de los nombres, apellidos
y cargos de las personas facultadas para acceder al área de almacenaje.
También debe informarse en un lugar visible en el almacén.
b). Por otra parte el personal de almacén, así como los jefes o encargados de
almacén, abastecimiento o comercial no pueden tener acceso a los registros
contables, ni tampoco el personal de Área Contable puede instruir al
personal del almacén que ejecuten anotaciones de tipo alguno.
c). En el caso que por razones de lejanía o racionalidad sea necesario llevar
Submayores de Inventarios en las áreas de almacén, se verificará que el
Encargado de llevar los mismos está subordinado directa o
metodológicamente al Área de Contabilidad y que además esté ubicado
físicamente en un local separado del personal responsabilizado con la
custodia de los bienes.
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d). Es necesario que la llave del almacén esté en poder de una sola persona.
3. - Del Control de los Medios Materiales en el Almacén.
a). Las existencias físicas de productos en el almacén se controlarán a nivel de
surtido mediante la implantación del modelo SC-2-14 “Tarjeta de Estiba” (5).
Estas tarjetas recogerán los movimientos de entradas y salidas de cada
producto, así como los ajustes cuando los hubiere, mostrando el saldo
resultante que deberá coincidir con las existencias físicas de los productos
que se encuentran en el almacén. Es obligatorio mantenerlas actualizadas
permanentemente.
b). Los modelos SC-2-14 “Tarjeta de Estiba” deben estar ubicados junto a los
productos almacenados o en un lugar cercano al mismo cuando por las
características de su almacenamiento (intemperie) o el producto (estibas de
sacos de arroz, granos, azúcares y otros), así lo aconsejen.
c). La habilitación de las Tarjetas de Estiba modelo SC 2-14, será autorizada
por el funcionario que tenga subordinado el Almacén en la Entidad mediante
su media firma y cuño en el margen superior derecho. Toda anotación que
se realice en las mismas deberá estar referenciada con el documento que la
origina (Recepción, Transferencia, Ajuste de Inventario y otros).
d). De existir productos “en consignación” deberán ser estibados separados al
que corresponden a la Entidad, controlados a través del modelo SC-2-14
“Tarjeta de Estiba” independiente, para diferenciarlos del resto de los
productos.
e). El personal que labora en el almacén: Encargados, dependientes, áreas de
ventas vinculados a la custodia de los bienes materiales almacenados,
deben tener firmada el “Acta de Responsabilidad Material” establecida (3),
que se describe en el Capítulo V – Modelos y Anexos de este Manual y que
garantiza la responsabilidad individual jurídica sobre el control de los
productos.
f). El “Acta de Responsabilidad Material” puede estar emitida en forma
individual o colectiva, atendiendo a la manipulación y responsabilidad
individual o colectiva de los productos almacenados, pero las mismas tienen
que estar firmadas por cada uno de los trabajadores responsabilizados por
la custodia de estos bienes.
g). En el Acta deben precisarse los bienes objetos de custodia y hacer
referencia a los documentos de recepción, traslados y entregas por los
cuales responderán en caso de pérdidas, deterioros o extravíos de los
bienes específicos señalados en los mismos.
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h). Mientras que productos o artículos tales como: útiles y herramientas,
instrumental médico que pueden constituirse como Inventarios en Uso estén
en el almacén, se controlarán por el modelo SC-2-14 “Tarjeta de Estiba”.
Cuando sean entregados a las áreas de la Entidad para su explotación
deberán controlarse, de acuerdo a lo establecido en el Manual de Normas y
Procedimientos de Inventarios en Uso.
4. - Del Movimiento del Almacén.
De las Entradas.
a). La recepción es el procedimiento mediante el cual se garantiza que los
productos recibidos de los suministradores satisfagan los requisitos
cualitativos y cuantitativos necesarios para su almacenamiento y posterior
utilización. Este proceso ha de ser ejecutado necesariamente en el área de
almacén.
b). Para la recepción se ha de prever la existencia de un área delimitada. Si no
es posible independiente, que al menos garantice la separación de los
productos por recepcionar del resto de los renglones en existencia.
c). La recepción de medicamentos en especial ha de ser realizada y/o
supervisada por personal capacitado y adiestrado en los procedimientos de
almacenamiento.
d). La recepción debe garantizar la revisión de la cantidad y calidad exacta de
los productos recibidos ya que constituye el paso primario para la
conformación de los inventarios.
e). Aún cuando la Empresa suministradora utilice servicios de terceros
especializados en el control de la distribución (Intermar, Cubacontrol y otros)
para certificar la exactitud del despacho en origen, las farmacias se deben
cumplir los pasos de la recepción.
f). En almacenes, como los de medicamentos o donde se reciba una cantidad
considerable de bultos, la recepción puede realizarse en dos etapas
conocidas por: Recepción Preliminar y Recepción Detallada. Estos
procedimientos están descritos en los Manuales de Normas y
Procedimientos de Farmacia Hospitalaria, Tomo I y el Manual de Farmacia
Comunitaria, Tomo I.
De la Recepción a Ciegas.
a). En los movimientos de entradas al almacén debe emplearse el modelo SC2-04 – “Informe de Recepción” (5) , descrito en el Capítulo V – Modelos y
Anexos de este Manual, que formaliza la recepción de los productos que se
reciben en los almacenes, procedentes de otras Entidades (proveedores o
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suministradores), a través de los modelos SC-2-12 – “Factura”
describe en el Capítulo V – Modelos o SC-2-11 – “Conduce” (5).
(5)
, que se
b). El debe prepararse previamente a partir del documento que acompañe a los
productos que se reciben, situando su código, descripción y unidades de
medida, debiendo ser llenado como recepción a ciegas por otra persona que
consignará las cantidades físicamente recibidas.
c). En el almacén donde exista más de una persona, una de ellas debe tener
acceso a los modelos SC-2-12 – “Factura” (5) o SC-2-11 – “Conduce” (5) y a la
elaboración previa del modelo SC-2-04 – “Informe de Recepción”, situando
el código, descripción y unidades de medida de los productos y la otra
persona debe hacer el conteo, medición o pesaje, consignado las cantidades
en dicho modelo.
d). En el almacén donde haya solamente una persona, el acceso a los modelos
SC-2-12 – “Factura” (5) o SC-2-11 – “Conduce” (5) debe realizarse por una
persona ajena al almacén.
e). Siempre que se produzca una recepción es imprescindible, contar, medir o
pesar en el tiempo establecido y hacer las reclamaciones del caso.
f). Al anotar cada recepción de producto, es importante verificar si la existencia
física total del producto se corresponde con la cantidad registrada como
existencia.
g). En el caso de existir discrepancias entre los productos recibidos físicamente
y los consignados en los modelos SC-2-12 – “Factura” o SC-2-11 –
“Conduce”, se debe emitir el modelo SC-2-05 – “Informe de Reclamación” (5),
descrito en el Capítulo V Modelos y Anexos de este Manual, que es el
procedimiento mediante el cual se formaliza la inconformidad por no
ajustarse lo recibido a lo convenido con los suministradores o reflejado en la
factura, ya sea por diferencias desde el punto de vista cuantitativo o
cualitativo.
h). Este proceso se hará previo acuerdo contractual con los suministradores de
los términos bajo los cuales se efectuará (periodicidad, responsables,
refacturación y otros) y se consumará mediante la emisión del modelo SC-205 “Informe de Reclamación” cumpliendo las instrucciones del mismo.
De la Recepción del Combustible.
a). En el caso que la Entidad reciba volúmenes significativos de combustible de
gas oil o fuel oil los tanques deben estar aforados, es decir, contar con una
vara de medición graduada que permita, introduciéndola en el tanque,
conocer la existencia en ese momento mediante una tabla que tiene grabada
la altura de la vara (en centímetros o pulgadas), con la capacidad del tanque
de combustible en litros o galones.
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b). Esta vara y tabla de asociación altura – capacidad puede haber sido hecha
por el fabricante del tanque o mediante la aforación de especialistas del
normación y metrología, del área técnica de la Entidad, o de su nivel
superior u organismo, pero en todos los casos es obligatoria su existencia.
c). Debe verificarse que diariamente al inicio del día o turno de trabajo y al
finalizar el mismo, exista una medición física de los tanques, para comparar
lo consumido por medición y lo expedido por vales y lecturas de las
bombas, dejando constancia que se analizan las diferencias en caso de
existir, si son por evaporación u otras causas.
d). Igualmente se comprobará si en la recepción de combustible se miden los
tanques antes y después de la recepción y se compara la diferencia de
lectura contra lo recibido en la factura, estableciéndose la reclamación de
existir alguna.
e). En el caso de tanques de combustibles que abastezcan directamente a
equipos como calderas, cocinas y otros equipos bien sean impulsados por
una bomba o por gravedad y que tengan aberturas por donde se pueda
introducir una vara, se comprobará que periódicamente y al menos al
finalizar el último día de cada mes, se haga una medición para poder
conocer la existencia física y hacer los análisis, mediciones, comparaciones
del combustible consumido correspondientes, además de reflejar en los
gastos y costos lo realmente consumido.
f). Esta operación de medición debe hacerse también al recibirse combustible
como se señaló para los lugares donde existen bombas de expedición.
g). Si una Entidad tiene algún proceso que genere producción de artículos debe
emplear el modelo SC-2-06 – “Entrega de Productos Terminados al
Almacén” (5), descrito en el Capítulo V – Modelos y Anexos de este Manual,
que le permite formalizar la entrega de productos terminados al almacén,
bien sean con destino a la comercialización o al insumo, provenientes de las
áreas de producción en que se les da terminación a los mismos. Puede
incluirse en este caso el área de Costura.
De las Salidas.
a). Debe existir una relación de los nombres, apellidos, cargos y muestras de
las firmas y facsímiles de las personas facultadas a solicitar los productos al
almacén para el desarrollo de las áreas de operaciones de la Entidad, así
como para aprobar las entregas y transferencias entre almacenes.
b). En el caso de los pedidos al almacén se emplea el modelo SC-2-07 –
“Solicitud de Entrega” (5), descrito en el Capítulo V – Modelos y Anexos de
este Manual, a través del cual, formalizan el pedido de productos para sus
consumos las Áreas o Centros de Costos que integran la Entidad.
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c). Una vez recibido SC-2-07 – “Solicitud de Entrega” de las áreas, de acuerdo
con la organización que tenga establecido el almacén para la entrega de
materiales, la persona encargada del despacho cotejará la firma del
solicitante con el listado existente de firmas autorizadas y de corresponder
efectuará el despacho, teniendo en cuenta las normas que para los mismos
tenga establecida la Administración.
d). Toda salida tiene que estar amparada por el modelo o vale correspondiente,
por lo que para responder al modelo descrito en el párrafo anterior, se
efectúa la entrega de los productos en el modelo SC-2-08 - “Vale de
Entrega o Devolución” (5), que se describe en el Capítulo V – Modelos y
Anexos de este Manual y que ampara los despachos con destino a las
áreas. Se debe consignar claramente en todo modelo o vale el nombre y
firma de las personas que reciben los productos y consignar en el modelo el
número control consecutivo y la fecha de la operación.
e). Al propio tiempo este modelo sirve para formalizar una devolución de
productos al almacén distribuidor.
f). Hay que mantener al día los modelos habilitados para el control de los
productos, haciendo las anotaciones inmediatamente que se realice un
movimiento y conservar en perfecto estado las tarjetas y vales, en uso o
llenos, para cualquier revisión o control.
5. - Del Registro Contable de los Inventarios.
a). Los productos y/o artículos controlados en el almacén mediante el modelo
de control físico SC-2-14 “Tarjeta de Estiba” tienen su contrapartida en el
Área de Contabilidad a través del modelo SC-2-13 – “Submayor de
Inventario” (5), que se describe en el Capítulo V – Modelos y Anexos de este
Manual y que cumple la función de controlar las existencias en el almacén
de los productos adquiridos o producidos, en unidades físicas y valor,
mediante el registro del movimiento de entradas, salidas y saldo en
existencia de los mismos y su valor.
b). Diariamente los almacenes envían al Área de Contabilidad los modelos
correspondientes al movimiento de entradas y salidas del día de
operaciones. Esta Área procesa manual o de forma automatizada el registro
de las operaciones. En el valor de los inventarios se incluyen los recargos y
descuentos pagados por el Entidad.
c). En este registro se anotan los modelos SC-2-12 – “Factura”, SC-2-11 –
Conduce”, que se describe en el Capítulo V – Modelos y Anexos de este
Manual, SC-2-05 – “Informe de Reclamación”, SC-2-06 – “Entrega de
Productos Terminados al Almacén”, SC-2-07 – “Solicitud de Entrega” y SC2-08 - “Vale de Entrega o Devolución”
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d). Las existencias reportadas por el almacén en los vales de salida o entrada
de productos se cotejan diariamente con las del modelo SC-2-13 –
“Submayor de Inventario”, localizándose inmediatamente las diferencias
detectadas y dejando evidencia de las investigaciones.
e). Los faltantes o sobrantes que surjan se deberán analizar y si la subsanación
lo requiere deberá confeccionarse el expediente correspondiente con las
prescripciones establecidas por las regulaciones (6) (9) y Anexo 1 del Capítulo V
de este Manual.
f). También se anotan las operaciones de los modelos SC-2-06 –
“Transferencia entre Almacenes” (5) que amparan las transferencias entre
almacenes de una misma Entidad, pudiéndose utilizar también entre centros
de costos y servir de base a las anotaciones de las entregas de productos
entre almacenes y centros de costo.
Del Precio Promedio.
a). Los productos que se reciban de los suministradores con el mismo código
pero con distinto precio, cosa muy frecuente en los productos relacionados
con la alimentación, se incluirán en un solo modelo SC-2-13 – “Submayor de
Inventario”, calculándose el precio promedio entre el precio ya registrado y el
nuevo que se recepciona.
b). Esto conlleva que debe existir una vinculación estrecha de trabajo entre el
Almacén y el Área de Contabilidad, de manera que el modelo SC-2-14
“Tarjeta de Estiba” se habilite, con el mismo número de control del modelo
SC-2-13 – “Submayor de Inventario” para que exista asociación correcta en
los movimientos que deben producirse en los productos registrados en
sendos modelos.
6. - Registro Contable de las Reservas Materiales de las Entidades.
El Ministerio de Finanzas y Precios mediante su Resolución (8) que norma el
registro contable de las Reservas Materiales a partir de lo que se establece en el
Decreto de fecha 20 de julio de 2005 dictado por el Presidente del Consejo de
Estado de la República de Cuba, poniendo en vigor la Norma Especifica de
Contabilidad No. 2 “Reservas Materiales” (NEC-2), la que se integra a la Sección
II del Manual de Normas Cubanas de Información Financiera, por lo que se hace
necesario para su adecuación a las Entidades subordinadas del Ministerio de
Salud Pública dictar el procedimiento siguiente:
En la Norma Específica de Contabilidad No. 2 del Ministerio de Finanzas y
Precios se establece el uso de los siguientes términos:
Reservas Materiales: Constituyen los recursos materiales acumulados por los
órganos y organismos estatales, Entidades económicas e instituciones sociales,
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destinados a garantizar la seguridad de la nación , la alimentación y bienestar
del pueblo, garantizando el normal funcionamiento de la economía, así como,
durante las situaciones excepcionales, la vida de la población; mantener y elevar
la capacidad de resistencia del país, asegurar la realización de las acciones
combativas, mantener la seguridad y el orden interior, prevenir y restablecer las
consecuencias derivadas de desastres y continuar la actividad económico
productiva. Estas reservas se desglosan en dos grandes grupos:
Las Reservas Estatales que se destinan a garantizar el desarrollo y normal
funcionamiento de la Economía Nacional, prevenir y restablecer las
consecuencias derivadas de desastres, fortalecer la capacidad defensiva del
país, así como brindar ayuda internacionalista.
Las Reservas Estatales se acumulan por el por ciento establecido en las
Entidades depositarias o por asignaciones realizadas por el organismo
competente y serán financiadas según la legislación vigente.
Las Reservas Intocables para la Defensa, que están integradas a su vez por las
Reservas Movilizativas; éstas constituyen la continuidad de la producción y
los servicios en tiempo de guerra, el orden interior y las demandas territoriales
de la lucha armada, la economía y la población, y solo serán empleadas para el
cumplimiento de las misiones para las que fueron creadas.
Las Reservas Movilizativas se acumulan por las Entidades sobre la base del por
ciento establecido para los recursos incluidos en las nomenclaturas aprobadas
que reciben y son financiadas en correspondencia con la legislación vigente.
Reconocimiento de las Reservas Movilizativas.
Las Entidades que están obligadas a custodiar estas reservas, reconocerán en
sus registros contables el valor de los inventarios traspasados por el Instituto
Nacional de la Reserva Estatal (INRE), por la información refrendada en
documentos que avalen la conciliación entre ambas Entidades, previo conteo
físico.
Los precios a utilizar en el caso de los inventarios adquiridos, será el de
adquisición y en el caso de los resultantes de producciones propias, será el
costo unitario de producción.
Para la contabilización del monto de estas reservas se habilita la subcuenta 98Reserva, dentro de las cuentas de inventarios correspondientes, (ejemplo:
Materias Primas, Combustibles, Alimentos, Medicamentos y Materiales Afines, y
otros)
El incremento de activos se tratará como un incremento de la Inversión Estatal.
Es decir se contabilizará en la cuenta de inventario correspondiente teniendo
como contrapartida la cuenta 600-Inversión Estatal, subcuenta 200
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El justificante del alta de los inventarios traspasados a las Entidades será la
documentación firmada en la conciliación efectuada entre el INRE y la Entidad,
la cual deberá incluir todos los datos necesarios para el adecuado control físico,
administrativo y contable, entre ellos, el precio unitario de los productos.
Los gastos de transportación, almacenaje, conservación, rotación, protección y
control, así como cualquier otro gasto relacionado directamente con el cuidado y
mantenimiento de estos inventarios no formarán parte del valor del los
inventarios y se registrarán como gasto de la Entidad en el momento en que se
incurra en ellos.
Cuando la Entidad efectúa la rotación de los inventarios que constituyen la
Reserva Movilizativa y los precios de los nuevos productos difieran de los
anteriores, deberá realizar el ajuste en sus registros contables, actualizando el
valor en la cuenta de inventarios correspondiente.
Reconocimiento de las Reservas Estatales.
La Entidad depositaria de la reserva estatal, al facturar reconocerá un derecho
de cobro al INRE por el monto total del importe de los inventarios adquiridos
para formar parte de esta reserva.
Las Entidades que actúen como depositarios responsabilizados de la custodia
de las reservas estatales, deberán habilitar la cuenta de orden 085 – Reservas
Estatales, con subcuentas que correspondan a cada tipo de inventario, en las
cuales se registren estos inventarios de forma diferenciada a los inventarios
propios de la Entidad.
Estos inventarios serán controlados en la misma forma que los inventarios de la
Entidad aplicándosele a la conservación y custodia de los mismos las mismas
normas establecidas para los inventarios de la Entidad
Los gastos de transportación y almacenaje, en que incurran las Entidades
depositarias de estas reservas no constituirán gastos de la Entidad y correrán a
cargo del INRE. De igual forma, las perdidas o mermas naturales que estén
debidamente certificadas, no afectarán el resultado de la Entidad depositaria.
Cuando la rotación del inventario inicial se realice por otro inventario con precio
mayor, la Entidad depositaria facturará la diferencia al INRE y actualizará las
cuentas de orden en las cuales están registrados contablemente los mismos.
En los casos en que el valor de los inventarios adquiridos para sustituir los que
inicialmente constituían la reserva sea inferior, la Entidad depositaria debe
reconocer una obligación de pago con el INRE por el total de la diferencia.
En caso de faltantes, deterioro, o sustracción de las reservas materiales, la
Entidad depositaria deberá proceder de acuerdo con las disposiciones vigentes.
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No se revelará, de manera diferenciada, información alguna sobre estos
inventarios en el Estado de Situación o Balance General de las Entidades
Se establece el uso del Modelo “SC-2-17 Movimiento de Reserva Movilizativa”,
que se describe en el Capítulo V - Modelos y Anexos de este Manual.
7. - Organización Económica de la Farmacia de la Facultad Policlínico.
La creación de las Facultades-Policlínicos para la formación de profesionales de
la salud condiciona la adecuación de las formas tradicionales de administración
al nuevo modelo en desarrollo.
La farmacia de la Facultad-Policlínico tiene semejanzas, con la de los modelos
existentes con predominio de la Farmacia Hospitalaria por lo que resulta
conveniente adecuar este modelo a la de nuevo tipo y para ello se orienta el
procedimiento siguiente:
a). Aplicar el sistema organizativo vigente para las farmacias de los hospitales
adecuando el Manual de Procedimientos a las características propias de
cada farmacia.
b). Con independencia de la estructura organizativa que se adopte, se
establecerá contablemente un solo inventario de medicamentos aplicando el
sistema de inventario perpetuo propio de los almacenes. En unidades físicas
en la farmacia y en unidades física y valor en contabilidad.
c). Donde las condiciones lo permitan y se cree un área de dispensación
(despacho) en ésta se podrá aplicar el subsistema de Fondo Fijo con
reposición una o dos veces por semana.
d). En este caso es opcional la contabilización independiente del resto de las
existencias.
e). Los procedimientos de control físico, recepción, solicitud, despacho,
chequeos periódicos y ajustes son los vigentes para el hospital.
f). Se introduce la realización de un inventario físico total al cierre de cada mes
al objeto de garantizar el cuadre contable y la información confiable.
g). En todos los casos las entregas de medicamentos se contabilizarán a gastos
de la unidad.
De la entrega de medicamentos
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a). En todos los casos la dispensación de medicamentos se realizará al amparo
de la Receta Médica
expedida por el Facultativo debidamente
cumplimentada en todas sus partes.
b). Los productos controlados mantendrán igual control que en la farmacia de
población.
c). En cada despacho las entregas se anotan en la columna salida de la Tarjeta
de Estiba actualizando el saldo.
d). Diariamente al finalizar cada turno de trabajo se realizará un resumen por
producto de las entregas del turno y se emitirá el correspondiente “Vale de
Entrega” a fin de amparar la contabilización de las salidas de inventario y
reponer en su caso, el Fondo Fijo del área de despacho.
e). Al “Vale de Entrega” se acompañarán las Recetas Médicas que justifican la
entrega al paciente.
Entrega a Estudiantes
a). Las Recetas Médicas emitidas para ordenar medicamentos a estudiantes
deberán identificarse a fin de propiciar la entrega gratuita por la farmacia.
b). El método de identificación que se adopte deberá garantizar una seguridad
razonable que impida el mal uso de este destino.
c). Puede utilizarse un cuño único con determinado nivel de acceso u otro
método. (Relación de estudiantes).
d). En todos los casos las entregas de medicamentos es personal.
Entrega a la Población
a). Las entregas a la población se realizará mediante la venta a los precios de
población.
b). Las ventas se realizarán al amparo del Vale de Venta adjuntándole la receta
médica. Se emitirá un vale por paciente.
c). Diariamente al final de cada turno de trabajo se efectuará una liquidación de
las ventas para la entrega del efectivo recaudado en la caja de la FacultadPoliclínico.
d). La liquidación se realizará a partir del arqueo del efectivo recaudado por las
ventas y la suma de los Vales de Venta emitido durante el turno.
e). El modelo de Liquidación de Caja acompañado de los Vales de Venta se
entregará en la caja conjuntamente con el dinero efectivo.
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f). Los modelos de Vale Venta y de Liquidación de Caja son los que se utilizan
en la farmacia de población.
g). Caja
h). En la caja de la facultad se creará un Fondo para Cambio y se entregará
mediante Acta de Entrega y Responsabilidad Material al Responsable de
farmacia.
i). En la farmacia se crearán condiciones mínimas
tenencia del efectivo que se recauda en cada turno.
de seguridad para la
j). También se limitará el acceso del personal al área y se establecerá la
responsabilidad material de los recursos por las personas que allí laboran.
k). Recepciona el efectivo recaudado revisa el consecutivo de los Vales de
Venta y firma el modelo de Liquidación de Caja.
l). Posteriormente entrega la liquidación y los Vales de Venta a Contabilidad
para su cuadre.
m). Al siguiente día hábil bancario procede a depositar el efectivo recaudado en
la Agencia Bancaria.
Área de Contabilidad
a). Contabiliza las existencias y el movimiento del inventario de medicamentos
mediante el subsistema de inventario.
b). Recibe, revisa y contabiliza el Vale de Entrega de cada turno, así como lo
concilia con las recetas que lo ampara.
c). Controla las existencias y el consecutivo de los Vales de Venta en almacén.
d). Efectúa la entrega controlada mediante una libreta, al responsable de la
farmacia que firma la entrega y recepción de los mismos.
e). Recibe, revisa y aporta al presupuesto y contabiliza la Liquidación de Caja
acompañada de los Vales de Venta. Revisa el consecutivo de los Vales, así
como los precios, cálculos y sumas y finalmente comprueba que la suma
total de los Vales coincida con el efectivo depositado en caja-banco.
f). Efectúa chequeos de las existencias de medicamentos y los ingresos por
ventas.
g). Exige y participa en la realización y cuadre del inventario de fin de mes.
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______________________________________________________________________________________
h). En caso de diferencia se solicita la aplicación de la Legislación Vigente (3).
8. - Control de las Piezas de Repuesto Recuperadas.
Para garantizar la valoración uniforme, contabilización y control de las mismas
piezas de repuesto recuperadas y además posibilitar su oportuna información, se
emiten las indicaciones siguientes:
a). La valoración de las piezas recuperadas se hará al 80% del valor de las
piezas nuevas, para aquéllas que no requieren de un proceso de reparación
o restauración para ser insumidas. De no conocerse el precio de adquisición
de la pieza nueva, el valor se determinará a partir del de una pieza
comparable.
b). Las piezas ya valoradas se enviarán al almacén, donde se emite el modelo
SC-2-04 – “Informe de Recepción” señalando de forma precisa que son
piezas recuperadas, a los efectos que puedan ser reportadas en unidades
físicas y valor en la información estadística establecida.
c). Para controlar estas piezas se habilitarán los mismos modelos que
habitualmente se utilizan para controlar los productos en existencia o sea SC2-16 – “Submayor de Inventarios” y SC-2-14 - Tarjeta de Estiba” y que se
describe en el Capítulo V – Modelos y Anexos de este Manual.
d). Como los gastos en que se incurre en la recuperación de las piezas estarán
contenidos en la ejecución de los gastos de las unidades presupuestadas, no
podrá contabilizarse nuevamente como gasto el valor atribuido a estas piezas
cuando se extraigan del almacén para ser utilizadas.
9. - Autorización para la Venta Mayorista de Productos Ociosos o de
Lento Movimiento.
La Resolución (7) establece el procedimiento para la venta en CUP de los
inventarios ociosos y de lento movimiento tanto los inventarios financiados por el
Presupuesto del Estado como inventarios propios de las Entidades en las
unidades presupuestadas, las empresas estatales y las sociedades mercantiles
de capital totalmente cubano. En cumplimiento de esta disposición se establece
el procedimiento siguiente:
I. Inventarios Financiados por el Presupuesto del Estado.
I.1. Las Entidades estatales, depositarias de inventarios ociosos financiados por
el Presupuesto del Estado, solicitan a través del órgano u organismo al que se
subordina, autorización para su venta a la Dirección General de Presupuesto del
Ministerio de Finanzas y Precios.
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I.2. La solicitud de venta debe enviarse a la Dirección de Finanzas y
Contabilidad del Minsap y debe contener, como mínimo, la información siguiente:
a). Entidad solicitante.
b). Entidad Comercializadora.
c). Tipo de producto, cantidad, unidad de medida, precio unitario y valor en
libros; así como precio unitario y valor estimado de venta.
d). Fecha(s) en que el Presupuesto financió el inventario que se declara
ocioso.
e). Informe donde se expliquen las causas que motivan su ociosidad, así
como las gestiones realizadas para su venta.
I.3. La Dirección General de Presupuesto, en los casos procedentes, emite
mediante comunicación escrita al órgano y organismo solicitante, en un plazo de
diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, la autorización de
venta del inventario ocioso, fijando el precio unitario mínimo de liquidación de los
mismos.
I.4. El órgano u organismo al que se subordina la Entidad depositaria de los
inventarios ociosos financiados por el Presupuesto y autorizados a ser vendidos
deben presentar a la Dirección General de Presupuesto de este Ministerio
información acerca de la venta de los inventarios ociosos, por lo que antes del
día 10 al cierre de cada trimestre, la Entidad involucrada en esta tarea, deberá
enviar a la Dirección de Finanzas y Contabilidad la información que se describe
seguidamente:
“Certificación de Ventas de Inventarios Estatales Ociosos Financiados por el
Presupuesto del Estado”.
a).
b).
c).
d).
Entidad estatal vendedora.
Trimestre que se informa.
Año.
Para cada producto:
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Inventario Ocioso en unidades físicas.
Valor Total del Inventario Ocioso en libros (pesos).
Inventario Ocioso en unidades físicas vendido.
Valor del Inventario Ocioso en libro vendido (pesos).
Importe Comisión Empresa Comercializadora Pagado (pesos).
Otros Gastos derivados de la venta (pesos).
Valor de Venta del Inventario Ocioso (pesos).
Valor de Venta del Inventario Ocioso disponible (pesos).
Valor de Venta del Inventario Ocioso aportado al Presupuesto (pesos).
Valor del Inventario Ocioso vendido a ajustar en libro (pesos).
I.5. Explicación de la Certificación:
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______________________________________________________________________________________
Esta certificación se emite trimestralmente relacionando todos los productos
ociosos autorizados a vender, en correspondencia plena con la aprobación
emitida por la Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Finanzas y
Precios.
a). Inventario Ocioso en unidades físicas: Se anota el número total de todo el
inventario del producto autorizado a vender, empleando la unidad de
medida que corresponda.
b). Valor Total del Inventario Ocioso en libros (pesos): Se anota el valor total
registrado en libro de todo el inventario del producto autorizado a vender.
Si el inventario está registrado en pesos convertibles (CUC), se expresa
en pesos cubanos (CUP) a la tasa de cambio oficial vigente.
c). Inventario Ocioso en unidades físicas vendido: Se anota la cantidad del
inventario vendido del producto, empleando la unidad de medida que
corresponda.
d). Valor del Inventario Ocioso en libros vendido (pesos): Se anota el valor
en libro del inventario del producto vendido.
e). Importe Comisión Empresa Comercializadora Pagado (pesos): Se registra
la comisión que en pesos cubanos (CUP) se haya acordado entre la
Entidad vendedora y la empresa comercializadora.
f). Otros Gastos derivados de la venta (pesos): Se anotan los gastos en
pesos cubanos (CUP), que se incurra por la Entidad vendedora en la
transportación, la custodia, la manipulación, entre otros, de los inventarios
vendidos. Si estos gastos fueron en pesos convertibles (CUC), se
expresan en pesos cubanos (CUP) a la tasa de cambio oficial vigente.
g). Valor de Venta del Inventario Ocioso (pesos): se anota el valor logrado
por la venta del inventario vendido del producto, sin considerar
descuentos acordados por la empresa comercializadora.
h). Valor de Venta del Inventario Ocioso disponible (pesos): Resultado de
restar al valor de venta del inventario ocioso, las comisiones pagadas a la
empresa comercializadora y los otros gastos derivados de la venta.
i). Valor de Venta del Inventario Ocioso aportado al Presupuesto (pesos):
Resultado de restar al valor del inventario ocioso en libro, el valor de
venta del inventario ocioso vendido. Esta es la parta del valor en libro que
no se recupera con la venta y debe ser ajustada según se establece.
Se informa por separado para cada uno de los indicadores del 3 al 10, el importe
puro del trimestre que se certifica y el acumulado.
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Se consignan los nombres y apellidos y las firmas del Subdirector Económico y
Comercial y del Director de la Entidad vendedora; así como el visto bueno del
Viceministro o Vicepresidente que atiende economía.
Se inscribe la fecha de emisión de la Certificación.
I.6. La certificación de inventarios ociosos financiados por el Presupuesto del
Estado vendidos, se acompaña con los justificantes de haber hecho el aporte al
Presupuesto del Estado por el párrafo 121040 “Liberación o venta de Inventarios
Estatales”, del vigente Clasificador de Recursos Financieros del Estado”,
consignados para el trimestre que se informe en el indicador 9.
I.7. Una vez recibida y aprobada esta información trimestral, cuando la misma se
corresponda con la liquidación final del inventario ocioso autorizado a vender, la
Dirección General de Presupuesto, mediante comunicación escrita al órgano u
organismo que corresponda, autoriza a las Entidades vendedoras a ajustar las
diferencias con los valores en libro de los inventarios vendidos, especificando
para cada producto la diferencia a ajustar.
II. Inventarios Propios de las Entidades.
II.1 Las Entidades que posean inventarios ociosos y de lento movimiento, que
consideren su venta, ya sea por gestión directa o a través de una empresa
autorizada a comercializar este tipo de inventarios, requerirán de autorización del
órgano u organismo a que se subordina, cuando los ingresos por venta no
cubran el valor con que están registrados los mismos en libro.
II.2. Las Entidades de salud que se presenten las condiciones descritas en el
numeral anterior deberán solicitar por escrito a la Dirección de Finanzas y
Contabilidad la autorización para vender inventarios ociosos y de lento
movimiento por debajo de su valor en libro, especificando en dicha solicitud los
requisitos que se establecen en el numeral I.2 de este documento.
II.3. En estos casos las Entidades brindarán la misma información trimestral
descrita en numeral I.5.
II.4. Una vez que la Entidad reporte la liquidación de todo el inventario ocioso y
de lento movimiento autorizado a vender, el jefe máximo del organismo emite
comunicación escrita a la Entidad correspondiente para que proceda a realizar el
ajuste de las diferencias de valor de los inventarios vendidos, como pérdida que
afecta los resultados económico-financieros del período en que se autorice.
En los casos en que la diferencia a ajustar sea significativa y afecte el
desempeño económico-financieros de las empresas, por decisión expresa de los
jefes de los órganos y organismos, puede diferirse en hasta cinco ejercicios
económicos siguientes.
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Si lo anterior no se considera suficiente, los jefes máximos de los órganos y
organismos fundamentan al Ministerio de Finanzas sus propuestas de solución
al ajuste correspondiente
En cumplimiento de lo anterior, por el RS 11125 del 11 de Julio/2009 del Ministro
de Economía y Planificación Cro. Marino Murillo Jorge, autorizó de forma
provisional, hasta el 31 de diciembre del 2009, a las Entidades que conforman el
Sistema Nacional de Salud a realizar la comercialización de forma mayorista de
los productos ociosos o de lento movimiento, en pesos cubanos y pesos
convertibles, según nomenclatura aprobada por el Ministerio de Comercio
Interior.
10. - Procedimiento Financiero Actualizado para cambio de Lámparas
con
Balastros
Electrónicos
en
Empresas
y
Unidades
Presupuestadas.
En correspondencia con la decisión de sustituir en empresas y unidades
presupuestadas, las lámparas de 40 W y los balastros electromagnéticos por
lámparas de 32 W y balastros electrónicos adquiridos en el país en función del
Programa de Ahorro Energético, además de incorporar a las lámparas
reflectores especulares, así como la experiencia inicial en la aplicación en la
Ciudad de La Habana del procedimiento financiero aprobado, se emiten las
indicaciones actualizadas que se describen a continuación:
a). Los tubos de 40 W y los balastros electromagnéticos que se retiren
funcionando por esta regulación, se guardarán en los almacenes de las
Entidades, correctamente controlados físicamente en condición de depósito.
Las lámparas y balastros retirados no pueden ser utilizados ni retirados de
los almacenes de las Entidades sin previa autorización de los Ministerios de
Economía y Planificación y de la Industria Básica.
b). La sustitución de las lámparas y balastros y la incorporación de los
reflectores, en lo adelante componentes eficientes, en empresas estatales,
sociedades mercantiles de capital totalmente cubano y unidades
presupuestadas, en lo adelante Entidades, tendrá lugar mediante relaciones
de compra y venta.
c). El Presupuesto del Estado respaldará el gasto en que incurran las empresas
estatales y unidades presupuestadas para la adquisición de los componentes
eficientes.
d). A efectos de asegurar agilidad en la ejecución del Programa y garantía en el
pago de los componentes eficientes a DIVEP; atendiendo además a que las
Entidades adquieren dichos componentes al detalle en tiendas mayoristas,
las Comisiones Provinciales y Municipales del Programa, en lo adelante las
Comisiones, al emitir los Avisos a las Entidades para la adquisición en DIVEP
de las lámparas, balastros y reflectores que correspondan, en lo adelante los
Avisos, notificará copia de dicho Aviso a la Dirección Municipal de Finanzas y
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Precios del lugar donde radica la Entidad, independientemente de que la
Entidad tenga subordinación nacional, provincial o municipal.
e). Las direcciones provinciales y municipales de Finanzas y Precios se integran
en lo adelante a las Comisiones, de manera que puedan contribuir al
cumplimiento de los procedimientos financieros que para este programa se
establecen.
f). DIVEP asegura en el proceso anterior a la emisión de los Avisos, como
integrante de las antes referidas Comisiones, que todas las Entidades en
proceso de determinación de sus necesidades, que no estén inscritas como
clientes, realicen con tiempo suficiente los trámites necesarios para oficializar
su contratos comerciales, de manera que se garantice el control del destino
de los componentes eficientes.
g). Los Avisos a emitir por las Comisiones, a efectos de garantizar el
cumplimiento de estos procedimientos financieros, deben contener el detalle
de los componentes eficientes a adquirir por las Entidades y el precio de
cada uno, de manera que las Entidades puedan registrar contablemente el
valor de los componentes que reciben.
h). Toda Entidad que reciba Aviso para la adquisición en DIVEP de
componentes eficientes, está obligada a su recogida en las tiendas de
DIVEP, en o antes de los cinco (5) días hábiles posteriores a la emisión de
los Avisos. Las Comisiones darán seguimiento al cumplimiento de este plazo
por las diferentes Entidades.
i). Toda Entidad autorizada mediante Aviso a la sustitución de sus lámparas y
balastros, una vez recoja los componentes eficientes asignados en la tienda
de DIVEP, está obligada a registrar su entrada en la Entidad mediante
Informe de Recepción, registrarlos contablemente y controlarlos físicamente,
procediendo a enviar una copia del Informe de Recepción a la Dirección
Municipal de Finanzas y Precios del territorio donde radica,
independientemente de que su subordinación sea nacional, provincial o
municipal. Las Entidades disponen de hasta tres (3) días hábiles, después de
haber recogido los componentes en las tiendas de DIVEP, para hacer
entrega de la copia de su Informe de Recepción en las direcciones
municipales de Finanzas y Precios que corresponda. Las Comisiones darán
seguimiento al cumplimiento de este plazo por las diferentes Entidades.
j). El Informe de Recepción de los componentes eficientes recibidos debe
contener como mínimo, la descripción del producto, que debe coincidir
exactamente con la descripción recibida en el Aviso; las cantidades recibidas,
el número del contrato y el nombre completo y la firma de la persona
designada en la Entidad para recibirlos.
k). Las empresas estatales y unidades presupuestadas que reciban los
componentes los registrarán como Inventarios, incrementando la Inversión
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Estatal y al ubicarlos se cargarán a las cuentas de gastos que correspondan.
En el caso de las Sociedades Mercantiles de capital totalmente cubano, estos
inventarios se registrarán constituyendo una obligación de aporte al
Presupuesto del Estado en moneda nacional, por el párrafo 121050 Otras
Transferencias de empresas públicas no financieras del Clasificador de
Recursos Financieros del Presupuesto del Estado vigente. Para realizar
dichos aportes al Presupuesto, las Sociedades Mercantiles de capital
totalmente cubano, disponen de hasta diez (10) días hábiles a partir de
recibidos los componentes en las tiendas de DIVEP. Las Comisiones darán
seguimiento al cumplimiento de este plazo por las diferentes Entidades.
l). Las direcciones municipales de Finanzas y Precios notificarán a las oficinas
municipales de la ONAT, en cada territorio, las Sociedades Mercantiles de
capital totalmente cubano que recibieron componentes eficientes, para que
las ONAT municipales puedan dar seguimiento a los aportes al Presupuesto
que las mismas deben realizar por dicho concepto.
m). DIVEP emite factura en moneda nacional por los componentes eficientes,
entregados a las Entidades, a nombre de las direcciones municipales de
Finanzas y Precios, a precio de adquisición más los gastos adicionales en
que incurrió no incluidos en su margen comercial y el margen comercial que
tiene aprobado. DIVEP entrega las facturas directamente a las direcciones
municipales de Finanzas y Precios y en las observaciones de la factura
detallará código REEUP de las Entidades receptoras del producto y la
denominación de la Entidad, de forma tal que sirva de contrapartida a la
información que las direcciones municipales de Finanzas y Precios han
recibido de las Comisiones (Avisos) y las Entidades (Informes de Recepción).
n). Las direcciones municipales de Finanzas y Precios, una vez recibidas las
facturas presentadas por DIVEP, revisa que las mismas se correspondan con
los Avisos recibidos de las Comisiones y concilia con los Informes de
Recepción recibidos de las Entidades, comprobando precio, cantidad e
importe. Cuando identifique que todo está correcto proceden de inmediato a
autorizar el pago de los componentes eficientes recibidos contra el
Presupuesto Central, por el concepto de Transferencia Corriente para Pago
de Lámparas y Balastros.
o). El SIME informa mensualmente al Ministerio de Finanzas y Precios las
facturas presentadas y pendientes de pago por las direcciones municipales
de Finanzas y Precios, de manera que este Ministerio pueda actuar sobre el
cumplimiento de lo establecido a tales efectos.
p). Con el fin de respaldar la garantía de estos productos por concepto de
Transportación y Manipulación, ENERGOIMPORT factura a DIVEP los
componentes eficientes. DIVEP paga a ENERGOIMPORT en el plazo que
contractualmente acuerden y retiene como inventario los componentes
eficientes que servirán de garantía comercial (1% del valor total de estos
componentes), solicitando mensualmente a la Dirección General de
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Presupuesto de este Ministerio, si fuera necesario, el financiamiento de los
componentes que se utilicen como reposición de las fallas de las ventas
efectuadas por DIVEP.
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CAPITULO IV – REVISION Y SUPERVISION.
1. Conteos Físicos Parciales de Inventarios de Medios Materiales.
Para garantizar el chequeo periódico de los Inventarios de Medios Materiales
se hace necesario elaborar un plan de verificación por períodos parciales
dentro del año.
a). Para ello en los primeros días del mes de diciembre de cada año, la
Subdirección Administrativa en las unidades presupuestadas y el área
comercial o de aseguramiento en las empresas, en coordinación con la de
Contabilidad, elaborará la Programación Anual de Conteos Parciales, por
cuentas de inventario, de modo que garantice que, cuando al menos una vez
al año, se efectúe el conteo físico de los renglones.
b). La tarea mencionada en el acápite anterior, se controlará utilizando el modelo
“Programación de Conteos Físicos Parciales”, cuyo formato ilustrativo y
metodología se adjuntan en el Capítulo V - Modelos y Anexos de este
Manual. La fecha de presentación de este modelo para su aprobación por el
nivel correspondiente será el 10 de diciembre de cada año.
c). La ejecución de los conteos parciales planificados es responsabilidad del
Subdirector Administrativo en las unidades presupuestadas y del Subdirector
Comercial o de Aseguramiento en las Empresas, quien se encargará de
coordinar con los jefes de almacenes todos los detalles operativos al
respecto.
d). El Área de Contabilidad emite en o antes del día 20 de cada mes siguiente al
chequeo físico parcial un informe sobre el resultado obtenido en su
ejecución, el que deberá ser analizado en el Consejo Económico mensual o
en el Consejo de Dirección de la Entidad, en el caso que no se realice el
Consejo Económico.
e). La contabilización de los resultados de los conteos físicos parciales se
continúan tratando como lo orienta el Sistema de Contabilidad y a través del
modelo SC-2–16 - “Ajuste de Inventario” (5).
f). Independiente de los conteos físicos parciales programados, el responsable
de almacén efectuará diariamente el cuadre entre las existencias físicas y el
saldo de los modelos SC 2 – 14 “Tarjeta de Estiba” de los productos que
tuvieron movimiento.
g). El Jefe de Contabilidad o la persona en quién el delegue dedicará un día al
mes a verificar la efectividad de los controles de inventarios, haciendo
chequeos físico por muestreo sobre todo en aquellas subcuentas a las que
ya se halla hecho el conteo final.
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h). El modelo que se emplea para la ejecución de los conteos es el SC-2-15
“Hoja de Inventario Físico”, que se describe en el Capítulo V – Modelos y
Anexos de este Manual. De no contarse con el modelaje, se habilitarán
hojas de trabajo con una estructura similar. Este modelo debe ser archivado
cronológicamente en una carpeta habilitada a los efectos.
i). Este modelo se emitirá con los productos a inventariar. Esta Sección del
modelo no debe tener la información que obra en poder del Área Contable,
sino que se obtendrá de las tarjetas del Almacén y del físico que se cuente
en cada producto.
j). De existir diferencia debe contarse nuevamente el producto. Una vez
concluido el conteo se debe cotejar con el físico del Submayor de
Contabilidad para verificar la similitud de la existencia.
k). De ser un error en conteo se subsanará dejando constancia escrita del
mismo, en caso contrario se emite el modelo SC-2-16 – “Ajuste de Inventario”
(5)
, que se describe en el Capítulo V – Modelos y Anexos de ese Manual y
que sirve de base a los ajustes que surjan como consecuencia de los
conteos físicos o por cualquier otra causa. Por este modelo se hacen los
primeros asientos contables del resultado del inventario.
l). Los faltantes o sobrantes que surjan se deberán investigar y si la
subsanación lo requiere deberá
confeccionarse
el expediente
correspondiente con las prescripciones establecidas por las regulaciones (6) (9)
y Anexo 1 del Capítulo V de este Manual.
m). Del resultado del expediente se aplicará el Decreto-Ley No. 249 (3) que
establece el procedimiento para determinar y exigir la responsabilidad
material a los trabajadores de todas las categorías ocupacionales,
funcionarios y dirigentes.
Del Inventario Físico en las Áreas de las Farmacia Hospitalarias.
a). De acuerdo con lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos de
las Farmacias Hospitalarias, los chequeos periódicos se deben realizar de la
forma siguiente:
♦ Área de Almacén.
ü Cada vez que se produzca un movimiento de entrada y salida de
productos, en la sesión de la tarde el personal del almacén
realizará el cuadre de las existencias físicas contra los saldos en
tarjeta.
ü Una vez por semana el Jefe del Área de Farmacia conjuntamente
con el de Contabilidad ordenarán el conteo físico de no menos de
30 productos
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ü Una vez al mes estos Jefes realizarán el conteo establecido en el
modelo “Programación Anual de Conteos Parciales”.
♦ Área de Dispensación.
ü Diariamente al terminar el despacho a salas y departamentos,
realizarán el cuadre de las existencias contra tarjetas (Cuadre
Diario).
ü Una vez al mes los Jefes de Farmacia y Contabilidad ordenarán y
supervisarán el conteo físico de las existencias del Área, de
acuerdo con lo planificado en el modelo “Programación Anual de
Conteos Parciales”.
♦ Área de Laboratorio de Producción. Una vez por mes los Jefes de las
Áreas de Farmacia y Contabilidad ordenarán el control de la
producción del dispensario.
ü
ü
ü
ü
ü
ü
Entregas de materias primas por el almacén.
Movimiento en los SC 2 – 14 “Tarjeta de Estiba”.
Orden e Informe de Producción.
Registro de Producción Terminada.
Entregas de Productos al Almacén.
Producción de Fórmulas Magistrales por Receta Médica.
b). Otras precisiones acerca de este tema se describen en el Capítulo VI - “Área
Técnico-Administrativa del Manual de Normas y Procedimientos de las
Farmacias Hospitalarias.
Del Inventario Físico en las Farmacias Comunitarias.
a). Las Farmacias Comunitarias están obligadas a realizar un inventario físico de
sus productos terminados y materias primas con una frecuencia mensual a
fin de posibilitar la mejor revisión de sus operaciones e identificar los
incumplimientos en el control interno que pudieran ser los causantes de
diferencias.
b). En el inventario se incluye la totalidad de las mercancías para la venta
(productos terminados) en existencia en el almacén y en el área de
dispensación. También las materias primas en almacén y dispensario.
c). Los procedimientos para el desempeño de esta actividad están descritos en
el Capítulo 10 - “Inventario Físico de Mercancías” del Manual de Normas y
Procedimientos de las Farmacias Comunitarias.
2. Revisiones Periódicas por la Instrucción General No. 206.
a). No obstante los logros alcanzados en nuestras Entidades se siguen
detectando en auditorías, auto revisiones, comprobaciones y otros
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instrumentos de control, deficiencias que se traducen en gastos superiores al
realmente necesario por pedidos de salas en exceso, pérdidas y, en algunos
casos, por la posible desviación del destino de esos recursos.
b). Por ello se ha decidido conveniente mantener la aplicación de la Instrucción
General No. 206, que instruye la manera de efectuar las revisiones de los
consumos de alimentos, medicamentos, fondos fijos y materiales de
mantenimiento.
c). La Dirección de cada Entidad creará Comisiones, coordinando para que
participe en ella un representante del sindicato, las que estarán integradas
por compañeros con experiencia de las áreas. El resultado de la aplicación
de esta Instrucción debe analizado en los Consejos Económicos de la
Entidad y a falta de este mecanismo en los Consejos de Dirección.
3. Cuestionario de Operaciones de Medios Materiales.
Aspectos esenciales del Subsistema de Medios Materiales que deben ser
revisados periódicamente por el Área de Contabilidad a fin de garantizar el
control de los recursos materiales de la Entidad.
a) La persona del almacén cuenta, mide y pesa todos los productos recibidos y
no tiene acceso al documento del suministrador (Recepción a Ciega).
b) Las Tarjetas de Estiba están actualizadas colocadas junto a los productos
almacenados o en lugar próximo a los que se encuentran a la intemperie o
destilan sustancias que deterioran dichas tarjetas.
c) Los almacenes tienen seguridad y se encuentran limpios y ordenados.
d) Los Submayores de Inventario del Área Contable se encuentran al día.
e) El almacén informa las existencias de cada producto en todos los modelos de
entradas y salidas, después de anotados estos movimientos.
f) Las existencias reportadas por el almacén se cotejan diariamente con las de
los Submayores de Inventarios, localizándose inmediatamente las diferencias
detectadas.
g) Cuando el programa automatizado contable y el del Control de Inventarios no
están integrados, se ejecuta el cuadre diario en valores por el Área de
Contabilidad.
h) El almacén cuenta con listado de los nombres y cargos del personal con
acceso al mismo.
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i) El almacén cuenta con listado de los nombres y firmas del personal
autorizado a solicitar u ordenar la entrega de productos del almacén.
j) El personal de los almacenes tiene firmada el “Acta de Responsabilidad
Material” por la custodia de los bienes materiales.
k) En el caso de faltantes o pérdidas, se aplica la responsabilidad material, de
acuerdo a lo regulado en el Decreto –Ley No. 249-07.
l) Cuando se detectan faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran
los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente.
m) Se controlan a través de las Tarjetas de Estiba y de los Submayores de
Inventarios, los materiales y equipos por instalar destinados al proceso
inversionista.
n) El personal del almacén no tiene acceso a los registros contables, ni a los
Submayores de control de los productos.
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CAPITULO V – MODELOS Y ANEXOS.
SC-2-04- "Informe de Recepción"
Total:
Firma Jefe Almacén:
Firma del transportador:
Recepcionado por:
Contabilizado por:
Fecha:
Anotado Control Inventario:
No. Consecutivo:
Saldo Existencia Almacén
Importe
Precio Unitario Total
Cantidad
Unidad de Medida
Descripción
Código del Producto
Código:
Entidad:
Código:
Almacén:
Código:
Proveedor:
No. __ Factura:__ Conduce:__ Contrato:__ Otros:_______________
Nombre del Transportador:
C.I.____________
Chapa:_________ Casilla:
Guía aérea:
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______________________________________________________________________________________
“SC-2-04 - “Informe de Recepción”
Instructivo
OBJETIVO:
Formalizar la recepción de los productos que se reciben en los almacenes,
procedentes de otras entidades (proveedoras).
DATOS DE USO OBLIGATORIO:
1.
2.
3.
4.
5.
Nombre y código de la entidad receptora.
Nombre y código del almacén receptor.
Fecha de la emisión del modelo.
Nombre y código del proveedor.
Número y nombre del documento que ampara los productos: factura,
conduce, contrato de importación, (manifiesto, partida, conocimiento de
embarque, orden de expedición).
6. Datos del transportador (nombre y carné de identidad) chapa, casilla o
guía aérea.
7. Código, descripción, unidad de medida, cantidad, precio unitario total,
importe y saldo en existencia según almacén de cada producto.
8. Importe total del modelo.
9. Firma del Jefe de Almacén.
10. Firma del transportador.
11. Firma del empleado que recepciona.
12. Firma del empleado que lo contabiliza y del que lo anota en el
Control de Inventario.
13. Número consecutivo del modelo.
Para la recepción del combustible.
14. Para la recepción de combustibles por camiones cisternas se debe
incluir volumen bajo flecha y volumen sobre flecha.
15. Para la recepción de combustibles por vagones cisternas se debe
incluir volumen sobre domo y volumen bajo domo.
16. Para la recepción de combustibles por oleoductos y por barco se debe
incluir temperatura al empezar el bombeo y temperatura al finalizar el
bombeo.
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______________________________________________________________________________________
SC-2-05- "Informe de Reclamación"
Cuenta:
C.I.
Total:
Nombre y firma del receptor:
Nombre y firma del transportador:
Nombre y firma del proveedor:
Contabilizado por:
Fecha:
No. Consecutivo:
Importe
Carta Porte:
Cantidad
Unidad de Medida
Descripción
Código:
Comprador:
Dirección:
Código:
Proveedor:
Dirección:
Código:
Sucursal bancaria:
Código:
Transportador:
Chapa:_________ Casilla:
Guía aérea:
No.
Factura:
Conduce:
ECONOMIA
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______________________________________________________________________________________
SC-2-05 – “Informe de Reclamación”
Instructivo
OBJETIVO:
Notificar al suministrador o al transportador las reclamaciones originadas
por errores en precios y cálculos al primero y por averías o roturas en
ambos
1. Fecha de emisión del modelo.
2. Nombre, código y dirección del comprador.
3. Nombre, código y dirección del proveedor y códigos de la cuenta
bancaria y de la sucursal del Banco en que se opera éste.
4. Nombre, dirección y carné de identidad del transportador y chapa del
vehículo utilizado por éste o casilla del ferrocarril.
5. Número Total de la Reclamación.
6. Código, descripción, unidad de medida, cantidad, precio unitario total e
importe de cada producto objetivo de reclamación.
7. Importe total de la Reclamación.
8. Nombre y firma del receptor.
9. Nombre y firma del transportador.
10. Nombre y firma del proveedor, como aceptación de la reclamación.
11. Firma de la persona que contabiliza la reclamación.
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SC-2-06- "Entrega de Productos Terminados"
Importe
Costo Real Unitario
Cantidad Recibida
Cantidad Entregada
Cantidad
Unidad de Medida
Entidad:
Área productora:
Almacén receptor:
Descripción
Código:
Código:
Código:
Total:
Nombre y firma del área productora:
Nombre y firma del almacén receptor:
Firma del que contabiliza la entrega:
Firma del que anota control inventario:
Fecha:
Orden de Producción No.:
No. Consecutivo:
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SC-2-06 – “Entrega de Productos Terminados al Almacén”
Instructivo
OBJETIVO:
Formalizar la entrega de productos terminados l almacén, bien sean con
destino a la comercializacìón o al insumo, provenientes de las áreas de
producción en que se les da terminación a los mismos.
2. Nombre y código de la entidad.
3. Nombre y código del área productora.
4. Nombre y código del almacén receptor.
5. Código, descripción, unidad de medida, cantidad entregada
(consignada por el área productora), cantidad recibida por el almacén,
costo real unitario, importe (cantidad recibida por costo unitario) y saldo
en existencia según almacén de cada producción.
6. Importe total de la entrega – recepción.
7. Nombre y firma del empleado que entrega por el área productora.
8. Nombre y firma del empleado del almacén receptor.
9. Número de orden de producción o del lote.
10. Firma de la persona que contabiliza la entrega de la producción.
11. Firma de la persona que anota el control de inventario.
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______________________________________________________________________________________
SC-2-07- "Solicitud de Entrega"
Nombre y firma del solicitante:
Nombre y firma del que autoriza:
Nombre y firma del que despacha:
Fecha de emisión:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
No. Consecutivo:
Cantidad Solicitada
Unidad de Medida
Descripción
Entidad:
Almacén:
Centro de Costo:
Código:
Código:
Código:
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SC-2-07 – “Solicitud de Entrega”
Instructivo
OBJETIVO:
Formalizar el pedido de productos con destino al consumo de la unidad
solicitante.
3. Nombre y código del almacén al que se efectúa la solicitud.
4. Nombre y código del área, del centro de costo y número de la orden de
producción o de trabajo a la que se cargarán los productos.
5. Código, descripción, unidad de medida y cantidad de cada producto
solicitado.
6. Nombre y firma del solicitante y fecha de la solicitud.
7. Nombre y firma del funcionario que autoriza la solicitud y fecha de la
misma.´
8. Nombre y firma del empleado que recibe la solicitud en el almacén y
fecha de la misma.
9. Número consecutivo del modelo
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SC-2-08- "Vale de Entrega o Devolución"
Total
Nombre y firma del almacén:
Nombre y firma del que entrega o recibe:
Firma del que anota control inventario:
Firma del que contabiliza:
Fecha de emisión:
No. Consecutivo:
Importe
Cantidad Despachada o Devuelta
Unidad de Medida
Entidad:
Almacén:
Centro de Costo:
Descripción
Ccódigo del Producto
Código:
Código:
Código:
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SC-2-08 – “Vale de Entrega o Devolución”
Instructivo
OBJETIVO:
Amparar los despachos por el almacén con destino al consumo o
formalizar la devolución de productos al almacén distribuidor.
3. Nombre y código del almacén que entrega o al que se devuelven los
productos.
4. Nombre y código del área, centro de costo o producto al que se cargan
o minoran los productos según se trata de entrega o devolución y
código del lote, orden de producción o de trabajo.
5. Código, descripción, unidad de medida, cantidad despachada o
devuelta, precio unitario total, importe y saldo en existencia según
almacén de cada producto.
6. Importe total del vale o de la devolución.
7. Nombre y firma de la persona que entrega o recibe los productos
devueltos por el almacén.
8. Nombre y firma de la persona que recibe o entrega los productos
devueltos.
9. Firma de la persona que anota en el control de inventario.
10. Firma de la persona que contabiliza la entrega o la devolución.
11. Número consecutivo del vale de entrega o del de devolución.
Para entregar combustibles en camiones cisternas se le incluyen:
12. Datos del carro (número de chapa, número del viaje, cantidad de
entregas a realizar en el viaje, cantidad de compartimentos).
13. Datos del chofer (nombre y apellidos, carné de identidad).
14. Datos del carguero (tanque de suministro, número del metro que mide
la entrega del carguero).
15. Cantidad inicial en compartimentos.
16. Cantidad cargada en compartimentos.
17. Cantidad devuelta.
18. Cantidad entregada.
19. Hora de llegada en cola para cargar.
20. Hora en que se sitúa para cargar
21. Hora de comienzo de la carga.
22. Hora de terminada la carga.
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23. Número del conduce o factura que ampara las entregas a realizar.
24. Firma del que emite el modelo.
25. Firma del chofer que recibe el documento.
26. Firma del empleado del carguero del almacén o carguero.
27. Firma del chofer después de liquidado el viaje.
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SC-2-09- "Transferencia entre Almacenes"
Entidad:
Almacén que entrega:
Nombre y firma de entrega:
Nombre y firma del que recibe:
Firma del que autoriza:
Firma del que actualiza control inventario:
Firma del que contabiliza la operación
Fecha de emisión:
Fecha:
Fecha:
No. Consecutivo:
Importe Total Recepción
Importe Total Entrega
Saldo Existencia Almacén Recibe
Saldo Existencia Almacén Entrega
Importe Productos Recibidos
Importe Productos Remitidos
Precio
Cantidad Recibida
Cantidad Remitida
Almacén que recibe:
Unidad de Medida
Descripción
Código:
Código:
Dirección:
Código:
Dirección:
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SC-2-09 – “Transferencia entre Almacenes”
Instructivo
OBJETIVO:
Amparar las transferencias entre almacenes de una misma entidad,
pudiéndose utilizar también entre centros de costo y servir de base a las
anotaciones de las entregas de productos entre almacenes y centros de
costos.
3. Nombre, código y dirección del almacén que entrega.
4. Nombre, código y dirección del almacén receptor.
5. Código, descripción, unidad de medida, cantidad remitida, cantidad
recibida, precio o costo unitario total, importe de los productos
remitidos, importe de los productos recibidos, saldo de existencia
según almacén que entrega y según el que recibe, importe total de la
entrega e importe total de la recepción de cada producto trasladado.
6. Nombre y firma de la persona que entrega los productos y fecha del
traslado.
7. Nombre y firma de la persona que recibe los productos y fecha de la
recepción.
8. Nombre y firma de la persona que autoriza la transferencia.
9. firma de la persona que actualiza el control de inventario en el almacén
que entrega y en el que recibe.
10. Firma de la persona que contabiliza la operación del almacén que
entrega y del que recibe.
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SC-2-11- "Conduce"
Firma del que contabiliza la operación:
Fecha de emisión:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
No. Consecutivo:
Importe
Precio
Cantidad
Unidad de Medida
Descripción
Código:
NIT:
Entidad proveedora:
Dirección:
Código:
Comprador:
Entrega en:
Dirección:
Nombre transportador:
C.I.
Chapa:
Carta Porte:
No. Factura Resumen:
Dirección:
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SC-2-11 – “Conduce”
Instructivo
OBJETIVO:
Formalizar las entregas parciales de los productos a incluir en una factura,
amparando el tránsito de los mismos hasta su destino. Se utiliza asimismo
como documento provisional en los casos en que no existan condiciones
para efectuar la facturación en el momento de efectuar la entrega.
También puede utilizarse para transferir productos entre establecimientos
distantes.
2. Nombre, dirección y código de la entidad suministradora y su número
de identificación tributaria (NIT).
3. Nombre, dirección y código del comprador y lugar de entrega.
4. Número de la factura que resume los conduces.
5. Datos del transportador: nombre, carné de identidad, vehículo chapa
No. o número cara de porte.
6. En el caso de transportación en contendores: sigla y números, número
de sello, peso y talla.
7. En el caso de importaciones transportadas en contenedores, además:
8. Nombre del consignatario y lugar, números de manifiesto, partida,
conocimiento de embarque, puertos de destino y de embarque.
importe, saldo en existencia según almacén y total del conduce de
cada producto.
10. Código, descripción, unidad de medida, cantidad y número de bultos,
cuando el traslado sea mediante contenedores.
11. Nombre y firma del transportador y fecha de la recepción de los
productos a transportar por éste.
12. Nombre y firma de la persona que entrega los productos y fecha de la
misma.
13. Nombre y firma del receptor y fecha de la recepción.
14. En caso de traslado en contenedores, además, nombre y firma de la
persona que recibe el contenedor en la base o el muelle y fecha de la
recepción
15. Firma de las personas que actualizan el control de inventario y efectúan
la contabilización del modelo.
ECONOMIA
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SC-2-12- "Factura"
NIT:
Código:
Cuenta:
Código:
Cuenta:
Total
Firma del que contabiliza la operación:
Fecha de emisión:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
No. Consecutivo:
Importe
Precio
C.I.
No. Factura Resumen:
Cantidad
Unidad de Medida
Descripción
Ccódigo del Producto
Código:
Proveedor:
Dirección:
Código:
Sucursal Bancaria:
Código:
Comprador:
Dirección:
Código:
Sucursal Bancaria:
Tipo de Operación:
Nombre transportador:
Chapa:
Carta Porte:
Dirección:
ECONOMIA
Página No. 57
______________________________________________________________________________________
SC-2-12 – “Factura”
Instructivo
OBJETIVO:
Formalizar las ventas de productos y prestaciones de servicios que se
efectúen, así como las entregas de productos en consignación o en
depósito, que no son sujetas de factura comercial.
2. Nombre. Dirección, código del proveedor, número de la cuenta y de la
sucursal bancaria en que ésta se opera y su número de Identificación
Tributaria.
3. Nombre, dirección y código del comprador y número de la cuenta y de
la sucursal bancaria en que éste opera.
4. Espacio para especificar las operaciones por la que se emite: corriente,
inversiones, reparaciones corrientes o generales, activos fijos tangibles
y otros.
5. Datos del transportista: nombre, carné de identidad, chapa del
vehículo, carta de porte número, casilla del ferrocarril.
importe del saldo en existencia según almacén de cada producto.
7. Total de la factura.
8. Nombre y firma de la persona que entrega los productos y fecha de la
entrega.
9. Nombre y firma de la persona que recibe los productos y fecha de la
recepción.
10. Nombre y firma del transportador y fecha de su recepción.
11. Firma de la persona que contabiliza la factura y la anota en el control
de inventario.
ECONOMIA
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SC-2-13- "Submayor de Inventario"
Firma del Anotador:
Precio Promedio
Existencia Importe
Existencia Física
Unidad Operativa:
Casilla:
Análisis:
Salida Importe
Salida Física
Entrada Importe
Entrada Física
No. Documento
Fecha Operación
Código:
Entidad:
Código:
Almacén:
Descripción del Producto:
Código inventario:
Ubicación del producto: Sección:
Estante:
Cuenta contable:
Subcuenta:
ECONOMIA
Página No. 59
______________________________________________________________________________________
SC-2-13 – Submayor de Inventario”
Instructivo
OBJETIVO:
Controlar las existencias en el almacén, de los productos adquiridos o
producidos, en unidades físicas y valor, mediante el registro del
movimiento de entradas, salidas y saldo en existencia de los mismos.
2. Nombre y código del almacén.
3. Descripción del producto.
4. Código del inventario del producto.
5. Unidad de medida operativa.
6. Ubicación del producto: sección, estante y casilla.
7. Código de la cuenta, subcuenta y análisis en que se contabiliza el
producto.
8. Fecha de la operación, número del documento que origina el
movimiento de cada producto.
9. Entradas: unidades físicas e importes en moneda extranjera moneda
nacional de cada producto.
10. Salidas: unidades físicas e importes en moneda extranjera y moneda
nacional de cada producto.
11. Existencia: unidades físicas e importes en moneda extranjera y
moneda nacional de cada producto.
12. Precio a costo promedio: en moneda extranjera y moneda nacional de
cada producto.
13. Firma del dependiente de almacén.
En el caso del combustible se detallará:
14. Operación que se realiza, turno que opera, echa de la medición,
número del documento asociado con el manual de control interno que
origina la medición, medición total (medidas lineales), medición de agua
(medidas lineales), firma del dependiente del almacén que efectúa la
anotación y firma del que certifica las operaciones, para cada medición
física.
ECONOMIA
Página No. 60
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SC-2-14- "Tarjeta de Estiba"
Firma del Anotador:
Existencia
Unidades Entregadas
Unidades Recibidas
No. Documento
Fecha Operación
Código:
Entidad:
Descripción del Producto:
Código inventario:
Unidad Operativa:
Ubicación del producto: Sección:
Estante:
Casilla:
Cuenta contable:
Subcuenta:
Análisis:
ECONOMIA
Página No. 61
______________________________________________________________________________________
SC-2-14 – “Tarjeta de Estiba”
Instructivo
OBJETIVO:
Controlar las existencias en unidades solamente, de productos en
almacén, mediante el registro del movimiento de entradas, salidas y
existencia de los mismos.
1. Descripción del producto y código del mismo.
2. Ubicación: sección, estante y casilla.
3. Unidad de medida operativa.
4. Código de la cuenta, subcuenta o análisis en que se contabiliza el
producto.
5. Fecha de cada operación, número del documento que origina el
movimiento, unidades recibidas, unidades entregadas, existencia
después de cada operación y firma del dependiente del almacén que
efectúa la anotación de cada producto.
En el caso de las tarjetas de estiba para el combustible se detallará:
6. Fecha de la medición.
7. Número del documento asociado con el manual de control interno que
origina la medición.
8. Medición total (medidas lineales).
9. Medición de agua (medidas lineales).
10. Volumen total (medidas volumétricas).
11. Volumen de agua (medidas volumétricas).
12. Volumen de combustible (medidas volumétricas).Firma del dependiente
del almacén que efectúa la anotación.
13. Firma del que certificó las operaciones para cada medición física.
ECONOMIA
Página No. 62
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SC-2-15- "Hoja de Inventario Físico"
Confeccionado por:
Comprobado por:
Importe Faltante Sobrante
Importe Submayor
Importe Conteo Físico
Análisis:
Unidades Faltantes o Sobrantes
Cantidad Submayor
Cantidad Conteo Físico
Precio
Unidad de Medida
Ubicación Física
Descripción
Código
Código:
Entidad:
Código:
Almacén:
Cuenta contable:
Subcuenta:
Firma del Jefe Inventario:
Firma del Jefe Almacén:
ECONOMIA
Página No. 63
______________________________________________________________________________________
SC-2-15 – “Hoja de Inventario Físico”
Instructivo
OBJETIVO:
Reflejar la cantidad y el importe de cada producto inventariado físicamente
en los almacenes y servir de base para la comparación con los datos del
submayor de inventario, con el fin de determinar las diferencias que
resulten del conteo. Posteriormente al conteo, constituye el documento por
el cual se realizan los asientos contables y las anotaciones en los modelos
de control de inventario correspondientes. Realizar la conciliación entre la
información física y la contable para identificar las diferencias o ajustes
necesarios.
3. Código de la cuenta, subcuenta y análisis en que se contabiliza y
controlan los productos.
4. Firma del Jefe de Inventario.
5. Firma del Jefe de Almacén.
6. Código, descripción, ubicación física (sección, estante, casilla y otros)
unidad de medida, precio o costo promedio real unitario, cantidad
según conteo físico, cantidad según submayor de inventario, unidades
físicas faltantes o sobrantes, importe según conteo físico, importe
según submayor de inventario e importe de faltante o sobrante de cada
producto.
7. Descripción del producto, ubicación y fecha de conciliación para el caso
de los combustibles.
8. Existencia inicial, entrada, salidas, existencia final calculada y
existencia final según medición física.
9. Existencia inicial, entradas, salidas y existencia final según submayor
de inventario.
10. Diferencia entre existencia final según medición y submayor, ajustes no
contabilizados y pérdidas o sobrantes en un resumen de análisis.
11. Firma del que elabora el modelo.
12. Firma del que comprueba el modelo.
ECONOMIA
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SC-2-16- "Ajuste de Inventario"
Total del Ajuste
Nombre y firma Jefe Almacén
Nombre y firma ejecutor inventario:
Firma quien contabiliza el ajuste:
Firma quien anota ajuste en control de inventario:
Fecha emisión ajuste:
No. Consecutivo:
Importe
Precio
Cantidad
Unidad de Medida
Descripción
Análisis
Subcuenta
Código de la Cuenta
Código Interno
Código:
Entidad:
Código:
Almacén:
Concepto del Ajuste:
ECONOMIA
Página No. 65
______________________________________________________________________________________
SC-2-16 – “Ajuste de Inventario”
Instructivo
OBJETIVO:
Servir de base a los ajustes de inventarios, que surjan como consecuencia
de los conteos físicos o por cualesquiera de las causas cuyos conceptos
se detallan en el modelo.
4. Concepto del ajuste.
5. Código interno, código de la cuenta, subcuenta y análisis donde se
registra el producto, descripción, unidad de medida, cantidad, precio
unitario o costo real, importe y saldo en existencia según almacén de
cada producto objeto de ajuste.
6. Total del ajuste.
7. Nombre y firma del Jefe de Almacén.
8. Nombre y firma de la persona que realiza el inventario.
9. Firma de la persona que contabiliza el ajuste.
10. Firma de la persona que lo anota en el control de inventario.
ECONOMIA
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SC-2-17 “Movimiento de Reservas Movilizativas”
Entidad
(1)
Código:
(1)
Código
MOVIMIENTO DE RESERVAS MOVILIZATIVAS
Adquisición Directa
Traspaso de operaciones corrientes a
reservas materiales
Rotación de los inventarios materiales
(2)
DESCRIPCION
Unidad
Precio
DEL
Medida
Cantidad
Unitario
PRODUCTO
(4)
Confeccionado por:
Nombre:
firma:
(5)
(6)
(11)
(7)
(3)
D M A
Importe
Existencia
Almacén
(9)
(10)
(8)
Autorizada por:
Nombre:
firma:
(12)
No:
(13).
ECONOMIA
Página No. 67
______________________________________________________________________________________
SC-2-17 “Movimiento de Reservas Movilizativas”
Instructivo
OBJETIVO:
Ampara las transferencias que se realicen entre los inventarios adquiridos por la
Entidad y los que pasarán a formar parte de las Reservas Movilizativas por
concepto de acumulación e incremento, utilizándose también para la rotación de
los productos.
DISTRIBUCION:
Original: Contabilidad (para el registro en la cuenta correspondiente)
Duplicado: almacén (para actualizar el control de inventarios)
INSTRUCCIONES:
Este modelo se llena en computadora, máquina de escribir o tinta y se emite en
original y copia por el almacén que realice la transferencia.
La columna de “Existencia en almacén” se llena por el almacén, consignando en
cada renglón las unidades físicas en existencia, después de anotado el
movimiento de inventarios. Contabilidad comprueba que en el submayor de
inventario de cada producto, las unidades en existencia, coinciden con las
reportadas.
ANOTACIONES:
1. Nombre y código oficialmente establecido para la Entidad emisora del
modelo.
2. Se marcará con una equis (X), en el espacio que corresponda, según sea el
uso del modelo emitido.
4. Código de cada producto recibido, traspasado o rotado.
5. Nombre de cada producto recibido, traspasado o rotado.
6. Unidad de medida de cada producto.
7. Cantidad de unidades recibidas, traspasadas o rotadas de cada producto.
8. Precio unitario, según Lista Oficial de Precios o precio operativo, de cada
producto.
9. Importe de cada producto recibido, traspasado o rotado, resultante de
multiplicar los datos de las columnas (7) x (8).
10. Saldo en unidades físicas de cada producto existente en el almacén, una vez
anotada la recepción, traspaso o rotación.
ECONOMIA
Página No. 68
______________________________________________________________________________________
11. Nombre y firma de la persona que realiza la operación con los productos en
el almacén.
12. Nombre y firma de la persona que autoriza la operación.
13. Número de orden consecutivo que le corresponda al modelo
ECONOMIA
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______________________________________________________________________________________
“Programación de Conteos Físicos Parciales”.
Entidad
Año
Programación de Conteos
Físicos Parciales
(1)
AREA PROGRAMADA
Código
Nombre
Cantidad de
renglones a
contar
(4)
(4)
(5)
Total
(8)
Distribución de Ejemplares
Original: Jefe Máximo Entidad
Duplicado: J´Area Contabilidad
Triplicado: J’Areas Admón.
Comercial o Aseguramiento.
(2)
Cuentas y
Subcuentas.
(3)
Mes en que se
programa
OBSERVACIONES
contar
(6)
Hecho por
(7)
Aprobado por
Fecha (11)
D
(9)
(10)
M
A
ECONOMIA
Página No. 70
______________________________________________________________________________________
“Programación de Conteos Físicos Parciales”
Instructivo
OBJETIVOS:
♦ Propiciar el cumplimiento de los chequeos físicos parciales establecidos
por la presente Instrucción.
♦ Compulsar al personal del área de almacenes a trabajar con un mínimo
de organización, lo cual beneficia la efectividad en la operación del control
de Inventarios.
DISTRIBUCIÓN:
Original: Jefe Máximo de la Entidad.
Duplicado: Jefe del Área de Contabilidad.
Triplicado: Jefe del Área Administrativa en las unidades presupuestadas o
área comercial o de aseguramiento en las empresas.
INSTRUCCIONES:
Este modelo se emite en original y dos copias a bolígrafo o máquina de escribir,
por cada cuenta y subcuenta de inventario cuando esta última proceda, en el
área administrativa, comercial o de aseguramiento en coordinación con la
contabilidad.
ANOTACIONES:
1.
2.
3.
4.
Nombre de Entidad.
Año para el que se programan los conteos.
Código de la cuenta y subcuenta de inventario cuando esta última proceda.
Código y nombre del área que se programa contar. En este espacio se
considerará primero el almacén, subalmacén, sector o brigada a chequear y
a continuación las áreas que se programen contar.
5. Cantidad de renglones con existencia de cada área que se programada a
contar, según el Submayor en físico y valor de la cuenta y subcuenta,
cuando esta última proceda.
6. Mes en que se programa efectuar el conteo.
7. Para señalar cualquier otro dato que se considere de interés.
8. Suma de las cantidades consignadas en esta columna.
9. Firma del Jefe del Área Administrativa, comercial o de aseguramiento.
10. Firma del Director de la Entidad.
11. Día, Mes y año en que se emite el modelo.
ECONOMIA
Página No. 71
______________________________________________________________________________________
“Acta de Responsabilidad Material”
Área de Responsabilidad:
________________________________________________________________
Responsable del Área:
________________________________________________________________
Por este medio reconozco mi responsabilidad material en cuanto a los Medios
Materiales bajo mi custodia, relacionados en el modelo SC-2-14 “Tarjeta de
Estiba” y responderé por la pérdida o extravió de los mismos, de acuerdo a lo
regulado en el Decreto-Ley No. 249 del 23 de septiembre del 2007.
________________________________
Firma del Responsable del Área
Fecha: ______________
ECONOMIA
Página No. 72
______________________________________________________________________________________
ANEXO 1 - Decreto Ley 249 de la Responsabilidad Material. Coeficiente
para Convertir el Precio en Pesos o Monedas Convertibles en Moneda
Nacional.
RESOLUCION No. 25-2008
POR CUANTO: En la Disposición Especial Cuarta, del Decreto Ley No. 249, “De
la Responsabilidad Material” del 23 de julio de 2007 se dispone que el Banco
Central de Cuba a los fines de la exigencia de la Responsabilidad Material
determina el coeficiente a tener en cuenta cuando los bienes y servicios son
adquiridos o realizados en pesos o monedas convertibles o cuando haya pérdida
o extravío de dinero en las referidas monedas.
POR CUANTO: En el Artículo 9 del citado Decreto Ley No. 249, se establece
que al trabajador se le exige responsabilidad material en moneda nacional de
curso legal en que recibe su salario y en el Artículo 13, se dispone que en caso
de que el bien dañado o extraviado o el servicio prestado tenga precio en pesos
o monedas convertibles la conversión en moneda nacional se efectúa aplicando
el coeficiente establecido por el Banco Central de Cuba.
POR CUANTO: El coeficiente que se establezca debe contribuir a la protección y
cuidado de los bienes que cada trabajador usa en el desempeño de sus
funciones.
POR CUANTO: El que resuelve fue designado Ministro de Gobierno y
Presidente del Banco Central de Cuba por Acuerdo del Consejo de Estado de
fecha 13 de junio de 1997.
POR TANTO: En el ejercicio de las facultades que me están conferidas,
RESUELVO:
PRIMERO: Establecer con respecto al coeficiente hacer aplicado por las
Administraciones a los fines de la exigencia de la responsabilidad material,
según lo dispuesto en el Decreto Ley No. 249 “De la Responsabilidad Material”,
de 23 de julio de 2007, lo siguiente:
a) Cuando se produzca un extravío o se ocasionen daños a bienes
adquiridos o realizados en pesos convertibles o divisas, se aplicará como
coeficiente el tipo de cambio de CADECA al momento de producirse el
hecho.
b) Cuando se produzca pérdida o extravío de dinero en pesos convertibles o
divisas, se aplicará igualmente como coeficiente el tipo de cambio de
CADECA al momento de producirse el hecho.
ECONOMIA
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______________________________________________________________________________________
SEGUNDO: En el caso en que la entidad afectada tenga elementos que
sustenten la aplicación de un coeficiente menor al que esta Resolución
establece, deberá hacer la correspondiente propuesta al jefe del organismo al
que se subordina o al funcionario en que este delegue su facultad, quién podrá
autorizar, modificar o denegar esta propuesta.
DADA en la Ciudad de La Habana, a los ocho días de abril de 2008.
BANCO CENTRAL DE CUBA
ECONOMIA
Página No. 74
______________________________________________________________________________________
CAPITULO VI - REFERENCIAS METODOLOGICAS.
Este espacio cumple el propósito de nominalizar las citas que han sido incluidas
en el texto del Manual.
(1) Resolución No. 297 del MFP de 23 de septiembre del 2003.
ASUNTO: Definición del Control Interno. Contenido de los componentes y
sus Normas.
UBICACIÓN: Página electrónica de Finanzas al Día.
(3) Decreto-Ley No. 249 del Consejo de Estado de 23 de julio de 2007.
ASUNTO: Establece el procedimiento para determinar y exigir la
responsabilidad material a los trabajadores de todas las categorías
ocupacionales, funcionarios y dirigentes.
UBICACIÓN: Gaceta Oficial Extraordinaria No. 36 del 24 de julio de 2007.
(5) Resolución No. 11 del MFP de 18 de enero de 2007.
ASUNTO: Anexo No. 1 de la Resolución que contiene el formato de los
modelos del Subsistema de Inventarios.
UBICACIÓN: Página electrónica de Finanzas al Día.
SC-2-01 - Solicitud de Compras.
SC-2-02 – Solicitud de Servicios.
SC-2-04 – Informe de Recepción.
SC-2-05 – Informe de Reclamación.
SC-2-06 – Entrega de Productos Terminados en Almacén.
SC-2-07 – Solicitud de Entrega.
SC-2-08 – Vale de Entrega o Devolución.
SC-2-09 - Transferencia entre Almacenes.
SC-2-10 - Orden de Despacho.
SC-2-11 - Conduce.
SC-2-12 - Factura.
SC-2-13 - Submayor de Inventario.
SC-2-14 - Tarjeta de Estiba.
SC-2-15 – Hoja de Inventario Físico.
SC-2-16 - Ajuste de Inventario.
SC-2-17 - Movimiento de Reservas Movilizativas.
SC-2-18 - Factura Comercial.
SC-2-19 – Remisión de Salida del Puerto.
SC-2-20 - Factura –Recepción de Operaciones Comerciales con
productores individuales agropecuarios.
(6) Resolución No. 20 del MFP del 18 de febrero de 2009.
ASUNTO: Registro de las Pérdidas, Faltantes y Sobrantes de Bienes
Materiales y Recursos Monetarios y el Procedimiento No. 2 sobre Faltantes,
Pérdidas y Sobrantes de Bienes.
UBICACIÓN. Página electrónica de Finanzas al Día.
ECONOMIA
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______________________________________________________________________________________
(7) Resolución No. 108 del MFP del 18 de mayo de 2009.
ASUNTO: Procedimiento financiero para la venta en CUP de los inventarios
ociosos y de lento movimiento por las Entidades estatales.
(8) Resolución No. 62 del MFP del 16 de marzo de 2006.
ASUNTO: Norma Financiera de Contabilidad No. 2. Reservas Materiales y
los datos obligatorios del modelo SC-2-17 – “Movimiento de Reservas
Movilizativas
(9) Circular No. 1 del Minsap de 30 de abril de 2009.
ASUNTO. Instrucción de expedientes y niveles de aprobación de los ajustes
de acuerdo a la Resolución 20/09 del MFP.
UBICACIÓN: Página electrónica de la Dirección de Finanzas y
Contabilidad.
Esta Circular se aplica solamente a las entidades del S.N.S. del Nivel
Central. El resto de las Unidades aplicarán lo establecido por el CAP de
cada Provincia.
Dirección de Finanzas y Contabilidad
Aprobado el 10 de noviembre de 2009.
“Año del 50 Aniversario del Triunfo de la Revolución”

MANUAL SUBSISTEMA DE MEDIOS MATERIALES

Transcripción

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