Crystal Xcelsius - Facultad de Ciencias Económicas

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CRYSTAL XCELSIUS
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San Francisco, California 94105, USA
CRYSTAL XCELSIUS
Autores:
Jeimmy Paola Muñoz
Director Unidad Informática:
Henry Martínez Sarmiento
Tutor Investigación:
Jorge Alberto Torres
Coordinadores:
Alejandro Nieto Ramos
Juan Felipe Reyes Rodríguez
Coordinador Servicios Web:
John Jairo Vargas
Analista de Infraestructura
y Comunicaciones:
Diego Alejandro Jiménez
Analista de Sistemas de
Información:
Víctor Hugo Ramos
UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES
BOGOTÁ D.C.
2011
1
CRYSTAL XCELSIUS
CRYSTAL XCELSIUS
Director Unidad Informática:
Tutor Investigación:
Henry Martínez Sarmiento
Jorge AlbertoTorres
Auxiliares de Investigación:
Camilo Alexandry Peña Talero
César Leonardo Garibello
Claudia Patricia Ospina Aldana
Daniel Francisco Rojas Martín
Diego Esteban Eslava Avendaño
Edward F. Yanquen Briñez
Francisco Gonzalez Buitrago
Gloria Stella Barrera Ardila
Iván Albeiro Cabezas Martínez
Javier Alejandro Ortiz
Jeimmy Paola Muñoz
Juan Carlos Tarapuez Roa
Juan David Paez
Juan David Vega Baquero
Lina Marcela Igua Torres
Maria Paula Contreras Navarrete
Sandra Milena Castellanos Páez
Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el equipo perteneciente a la
Unidad de Informática.
Se prohíbe la reproducción parcial o total de este documento, por cualquier
tipo de método fotomecánico y/o electrónico, sin previa autorización de la
Universidad Nacional de Colombia.
BOGOTÁ D.C.
2011
2
CRYSTAL XCELSIUS
1. TABLA DE CONTENIDO
1.
TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................... 3
2.
RESUMEN.............................................................................................................. 6
3.
ABSTRACT ............................................................................................................ 6
4.
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 7
5.
MARCO CONCEPTUAL ........................................................................................... 8
5.1.
SAP CRYSTAL SOLUTIONS ....................................................................................................... 9
6.
IMPORTANCIA DENTRO DE LA FCE.................................................................... 10
7.
INFORMACIÓN TÉCNICA Y REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA............................ 12
8.
7.1.
INFORMACIÓN TÉCNICA ........................................................................................................ 12
7.2.
REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA ......................................................................................... 13
INTERFAZ ........................................................................................................... 14
8.1.
MENÚ O BANDA DE OPCIONES.............................................................................................. 16
8.1.1.
FILE O ARCHIVO ...................................................................................................................... 16
8.1.2.
EDITAR – EDIT ........................................................................................................................ 18
8.1.3.
VER – VIEW ............................................................................................................................. 18
8.1.4.
FORMATO – FORMAT ............................................................................................................. 18
8.2.
BARRA DE HERRAMIENTAS .................................................................................................. 19
8.3.
COMPONENTES ....................................................................................................................... 20
8.4.
LIENZO ..................................................................................................................................... 21
8.5.
HOJA DE CÁLCULO .................................................................................................................. 21
8.6.
PROPIEDADES ......................................................................................................................... 21
3
CRYSTAL XCELSIUS
8.7.
9.
INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION DE MODELOS....................................... 22
9.1.
MODELOS: EN EXCEL.............................................................................................................. 22
9.1.1.
¿QUÉ ES UN MODELO?............................................................................................................ 22
9.1.2.
TIPOS DE MODELOS ............................................................................................................... 23
9.1.3.
ELEMENTOS DE UN MODELO Y FASES PARA SU CONSTRUCCIÓN .................................... 23
9.2.
REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL MODELO: EN CRYSTAL XCELSIUS ................................ 25
9.2.1.
MODELO EN EXCEL................................................................................................................. 25
9.2.2.
USO DE XCELSIUS ................................................................................................................... 26
9.2.2.1.
SELECCIONAR Y CONFIGURAR UN CONTENEDOR ..................................................... 26
9.2.2.2.
SELECCIONAR Y CONFIGURAR LOS GRÁFICOS .......................................................... 29
9.2.2.2.1.
GRÁFICO CIRCULAR ................................................................................................. 30
9.2.2.2.2.
GRÁFICO DE BARRAS ............................................................................................... 31
9.2.2.2.3.
GRÁFICO DE COLUMNAS.......................................................................................... 32
9.2.2.2.4.
GRÁFICO DE LÍNEAS................................................................................................. 32
9.3.
10.
BUSCADOR DE OBJETOS......................................................................................................... 21
EJECUTAR LA PRESENTACIÓN .............................................................................................. 33
APLICACIONES ................................................................................................ 33
10.1.
GRUPOS DE TRABAJO UIFCE .................................................................................................. 34
10.1.1.
HOJA DE CÁLCULO: DATOS ............................................................................................... 35
10.1.2.
COMPONENTES UTILIZADOS ............................................................................................ 36
10.2.
CURSOS LIBRES UIFCE ........................................................................................................... 39
10.2.1.
HOJA DE CÁLCULO: DATOS ............................................................................................... 40
10.2.2.
COMPONENTES UTILIZADOS ............................................................................................ 41
4
CRYSTAL XCELSIUS
11.
CONCLUSIONES ............................................................................................... 45
Bibliografía ............................................................................................................... 46
5
CRYSTAL XCELSIUS
2. RESUMEN
En este documento encontrará los resultados del primer acercamiento y de la
exploración documental existente acerca de SAP CRYSTAL SOLUTIONS y las
aplicaciones que componen este paquete desarrollado por SAP, reconociendo que esta
herramienta se origina dentro del marco conceptual de Business Intelligence (BI).
Contiene una breve explicación de:
SAP Crystal Presentation Design: (antes conocido como xcelsius present),
SAP Crystal Dashboard Design: (antes conocido como Xcelsius Engage),
SAP Crystal Reports, SAP Crystal Interactive Analysis.
Así como información técnica y requerimientos del sistema.
3. ABSTRACT
This document provides the results of the first approach and scan existing
documentary about CRYSTAL SOLUTIONS SAP and applications of this package
developed by SAP Company, reconnizing that this tool comes from within the
conceptual framework for Business Intelligence (BI).
Contains a brief explanation:
SAP Crystal Presentation Design (formerly known as Xcelsius Present),
SAP Crystal Dashboard Design: (formerly known as Xcelsius Engage),
SAP Crystal Reports, Crystal SAP Interactive Analysis.
And technical information and system requirements.
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CRYSTAL XCELSIUS
4. INTRODUCCIÓN
Crystal xcelsius es una herramienta de gran utilidad para los cargos directivos y
gerenciales y en las áreas de control, donde es necesario llevar a cabo un seguimiento
detallado de los indicadores claves, de los objetivos estratégicos de una organización,
que permita la toma de decisiones con información más completa y de mejor calidad.
En este documento se presenta una descripción de la interfaz, que servirá como base
para la óptima utilización de esta herramienta. Así se observaran las distintas
herramientas
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CRYSTAL XCELSIUS
5. MARCO CONCEPTUAL
El auge del paradigma del conocimiento y los continuos avances en ciencia, tecnología
e informática, han traído enormes beneficios para las sociedades y en especial para
aquellas que han centrado su desarrollo impulsando y daño aplicación de estas áreas.
Dentro de los campos de aplicabilidad, es decir, los campos en los cuales han sido
implementados dichos avances y que ha arrojado excelentes resultados, está el
entorno empresarial o el mundo de los negocios.
En el mundo empresarial, un hecho que es aceptado por una gran mayoría, es que el
activo (si se lo puede categorizar de esta manera) más valioso que posee una empresa
ya no es el capital si no el conocimiento generado dentro de ella a través de sus
dinámicas internas y de su relación con el entorno, sin decir que los demás activos no
sean importantes. Es tal la importancia que el conocimiento tiene dentro de las
organizaciones que se ha desarrollado una rama de la gestión y que avanza en esta vía
es la denominada Gestión del Conocimiento que “es el conjunto de actividades
realizadas con el fin de buscar, utilizar, procesar, compartir y desarrollar
conocimiento en una organización y en los individuos que en ella trabajan,
encaminados a la mejor consecución de sus objetivos y a Aprender” (Torres Soler,
2009). Entonces, es así como los conceptos de datos, información y conocimiento,
manejados desde mucho tiempo atrás pero sin ser conscientes de ello, empiezan a ser
incorporados en el léxico de las actividades empresariales.
Para obtener información que realmente sirva a la toma de decisiones dentro de las
organizaciones, se ha desarrollado: Business Intelligence (BI) que se puede definir
como “el conjunto de metodologías, aplicaciones y tecnologías que permiten reunir,
depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e información
desestructurada (interna y externa a la compañía) en información estructurada, para su
explotación directa o para su análisis y conversión en conocimiento, dando así soporte a
la toma de decisiones sobre el negocio” (SINNEXUS). Es decir que con esta nueva ayoda
informática es posible obtener en información, del tratamnieto de los datos
disponibles en la organización y fuera de ella.
Hacer uso de la inteligencia empresarial, implica reconocer que el conocimiento juega
un rol estrategico en la busqueda de ventajas competitivas para la organización.
Dentro del mercado de aplicaciones basadas en el concepto de BI podemos encontrar
excelentes alternativas que estan en la capacidad de responder a las necesidades de
cada organización, una de estas opciones las ofrece SAP una de las empresas lideres
en el mercado de software de aplicaciones empresariales, que ayuda a las compañias
8
CRYSTAL XCELSIUS
de todos los tamaños y sectores a alcanzar un mejor desempeño y especificamente
para lo que compete a este trabajo encontramos SAP CRYSTAL SOLUTIONS.
5.1.SAP CRYSTAL SOLUTIONS
“SAP CRYSTAL SOLUTIONS: esta familia integrada, asequible e intuitiva de ofertas para
los informes, los cuadros de mando, la presentación y los análisis específicos permite que
los usuarios de empresas de cualquier tamaño descubran y compartan la visión para
una óptima toma de decisiones. Gracias a una visión que abarca todos los aspectos de la
empresa, puede supervisar el rendimiento, identificar las oportunidades de crecimiento y
transformar el funcionamiento de la empresa” (SAP).
SAP reconoce que el acceso y uso de estas “soluciones” debe responder al perfil de
quien los usa, y en este sentido, las aplicaciones de SAP pueden ser empleadas tanto
por empresarios (sin conocimiento técnicos en programación) como por
desarrolladores y usuarios de las tecnologías de la Información (con conocimietnos
más técnicos y especializados).
Este paquete de soluciones esta integrado por:
SAP Crystal Dashboard Design: (antes conocido como Xcelsius Engage)
permite crear cuadros de mandos empresariales y presentaciones de datos de
hojas de cálculo y bases de datos corporativas, además de poder compartirlas
en tiempo real mediante SAP Crystal Reports, Microsoft Office, Adobe PDF y la
Web. Xcelsius Engage proporciona a los usuarios finales acceso a datos de la
empresa actualizados al minuto en una interfaz sencilla y procesable.
SAP maneja dos ediciones: personal y para departamentos.
SAP Crystal Reports:
A. Viewer: Crystal Reports Viewer 2008 es un visor de archivos RPT
independiente y gratuito que permite abrir, ver y explorar informes
interactivos directamente desde el escritorio
B. Server: permite abrir, ver y compartir informes y cuadros de mando e
interactuar con ellos a través de Internet de forma segura. Puede hacer que
los usuarios de su empresa tengan acceso a los informes y cuadros de
mando con gráficos interactivos y escenarios hipotéticos, lo que les
capacitará para tomar mejores decisiones.
SAP Crystal Interactive Analysis: es una herramienta sencilla pero potente
que ofrece funciones de consulta y análisis específicos en un entorno de
9
CRYSTAL XCELSIUS
autoservicio para los profesionales empresariales expertos en datos.
6. IMPORTANCIA DENTRO DE LA FCE
Según la anterior descripción, la aplicación que corresponde a este trabajo es Crystal
Dashboard Design adquirida por SAP desde el año 2010. Se resalta que su uso es
pertinente dentro de la Facultad de Ciencias Económicas FCE puesto que los
estudiantes de Administración de Empresas, Contaduría Pública y Economía
continuamente realizan tratamiento de datos mediante la hoja de cálculo de Excel así
esta herramienta se convertiría en un complemento para la presentación de la
información obtenida a la vez que muestra un gran potencial en el desarrollo de
competencias laborares de los estudiantes, especialmente para los de Administración
de Empresas y Contaduría Pública, ya que su principal campo de acción son las
empresas.
El uso de esta novedosa y práctica herramienta, como se verá en este documento,
permitirá no sólo controlar y mostrar información de las diferentes áreas de una
organización, sino que además para el caso de un estudiante que aún no está inmerso
en el ambiente empresarial, puede permitirle comprender de una mejor manera la
lógica de las dinámicas dentro de una organización, haciendo uso de los “what if
escenarios” proporcionados en este paquete de soluciones de SAP. En este sentido los
estudiantes contarán con una herramienta que facilita el diseño de modelos
financieros, contables o de producción, entre otros, con los cuales pueden
experimentar ya que tiene a su disposición el manejo de las distintas variables de un
modelo.
Además La UIFCE ha hecho un gran esfuerzo por capacitar a los estudiantes en el
manejo de diferentes herramientas informáticas que le permitan desempeñarse
hábilmente en la vida académica y profesional, una de ellas ha sido Excel, y como
muestra de lo anterior se tienen los cursos de Excel presenciales y virtuales que se
dictando y que han tenido (y tienen) gran demanda por parte de los estudiantes. Lo
anterior se convierte en un punto a favor de la implementación de esta aplicación,
dado que Xcelsius trabaja de la mano de Excel, lo cual permitiría secar provecho de la
familiaridad y el conocimiento que se tiene de esta última.
Por otro lado SAP CRISTAL XCELSIUS SOLUTIONS, brinda herramientas que
complementan el diseño de modelos o escenarios, como por ejemplo Crystal
Presentation Design, Crystal Reports y Crystal Interactive Analysis, las cuales
permitirían que los estudiantes no se queden en el diseño y análisis de los modelos,
sino que además sean capaces de presentarlos de una manera atractiva y sofisticada, y
10
CRYSTAL XCELSIUS
de elaborar reportes con información que realmente sea estratégica dentro de una
organización.
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CRYSTAL XCELSIUS
7. INFORMACIÓN TÉCNICA Y REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA
7.1.INFORMACIÓN TÉCNICA
VERSIÓN
Crystal Dashboard 2008
Design
Crystal Presentation 2008
Design:
Crystal Interactive 1.0
Analysis
EDICIONES
Xcelsius Engage
FUENTE DE LOS DATOS
Microsoft Excel 2003/2007, bases de datos
compatibles con XML, servicios Web basados
en
SOAP,
Flash
variables
(también
proporciona conectividad a orígenes de datos
compatibles con OLEDB y ODBC, Adobe
LiveCycle Data Services y Microsoft Reporting
Services).
Xcelsius Present se Microsoft Excel XP/2003/2007
distribuye en una única
edición
Oracle, Microsoft, IBM, SAP business Objects,
Escritorio
Microsoft SQL Server, MY SQL
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LICENCIA
licencia por nombre de
usuario y acceso simultáneo
licencia por usuario con
nombre
licencia por usuario con
nombre
CRYSTAL XCELSIUS
7.2.REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA
Crystal
Presentation
Design:
PROCESADOR
MEMORIA
DISCO
SISTEMAS OPERATIVOS
procesador de 1,0 GHz
1GB RAM recomendado
350 MB de espacio Microsoft Windows XP/Vista
disponible en el disco con
Microsoft
Office
duro
2003/XP/2007
Crystal Dashboard procesador de 1,0 GHz
Design (paquete y
personal)
se recomienda 1GB de 350 MB de espacio Microsoft
Windows
XP,
RAM
disponible en el disco Server 2003, Vista Microsoft
duro
Office: Office XP, Office 2003
u Office 2007.
Crystal Interactive procesador Pentium 4 de 2,0 GHz
Analysis
2 GB RAM
1 GB de espacio en Microsoft
Windows
XP,
disco duro
Server 2003/2008, Vista
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CRYSTAL XCELSIUS
8. INTERFAZ
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CRYSTAL XCELSIUS
Cinta de opciones
Barra de
herramientas
Componentes para
los modelos
Buscador de objetos
Lienzo
Hoja de cálculo
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Propiedade
s del lienzo
CRYSTAL XCELSIUS
8.1.MENÚ O BANDA DE OPCIONES
La banda de opciones está compuesta por siete pestañas descritas a continuación:
8.1.1. FILE O ARCHIVO
Contiene además de las operaciones básicas como nuevo, abrir, guardar y salir, las
siguientes opciones:
Template o plantillas (ctrl + T)
Diseñadas para ahorrar tiempo en la construcción del modelo, así es posible usar
una plantilla predefinida para construir su modelo o tomarla como base para iniciar
y luego hacerle modificaciones.
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CRYSTAL XCELSIUS
Plantillas disponibles
1. Finanzas (Finance): utilizadas para representar gráficamente información financiera
de dos tipos
- Balance (balance sheet)
- Estado de resultados (income statement)
2. Gobierno (goverment)
- Tendencia de ventas de vivienda
3. Recursos humanos (HR)
- Compensación (compensation)
- Terminación (termination)
4. Diseño (layout):
- Plantilla 1: grafico de barras
- Plantilla 2: circula o torta
- Plantilla 3: grafico de barras apiladas
- Plantilla 4: grafico de barras apiladas en columnas y línea grafico
- Plantilla 5: grafico circular y grafico combinado
- Plantilla 6:
- Plantilla 7: grafico de áreas apiladas
- Plantilla 8:
5. Finanzas personales (personal finance)
6. Ventas (sales)
- Cadena de suministro (supply chain)
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CRYSTAL XCELSIUS
-
US sales map
Exportar (export): exportar el modelo a formatos específicos
8.1.2. EDITAR – EDIT
Contiene herramientas básicas que permiten deshacer, cortar, copiar, pegar, eliminar, y
seleccionar todo.
8.1.3. VER – VIEW
Podemos usar este menú para mostrar el cuadro de propiedades del lienzo, el de
componentes, el buscador de objetos, para mostrar una cuadricula, diferentes vistas de la
interfaz, modificar la barra de herramientas, entre otros.
8.1.4. FORMATO – FORMAT
Como su nombre lo indica permite darle formato a la hoja de trabajo, es posible modificar
el color y el estilo. Cuando e tienen objetos en la hoja los podemos ordenar y distribuir de
diferentes maneras dichos objetos.
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CRYSTAL XCELSIUS
8.2.BARRA DE HERRAMIENTAS
Existen cuatro barras de herramientas:
Barra estándar: contiene la opciones para realizar las tareas básicas de cualquier
programa, las tareas generales:
Barra exportar: permite exportar el modelo elaborado a otros formatos específicos
Barra de formato:
Barra de temas
Tomado de user guie SAP Business Solution
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CRYSTAL XCELSIUS
8.3.COMPONENTES
Esta
lista
se
abre
instantáneamente al iniciar
Crystal Xcelsius, me permite
seleccionar, agrupar y ordenar
los componentes que van a ser
incluidos en el modelo. Trae las
siguientes opciones:
Favoritos: permite hacer
una
selección
de
componentes
más
usados
Gráficos:
representaciones
visuales
Contenedores: agrupan
y
muestran
otros
componentes
Selectores: permite a los usuarios ejecutar el modelo, haciéndolo interactivo y
dinámico
Valor individual: relacionar el modelo con un valor único para una celda la cual
podrá ser modificada por el usuario y por tanto cambiara el modelo
Texto: permite crear etiquetas
Mapas: representaciones geográficas, permite mostrar datos de una región
Conectividad web
Material gráfico y fondos
Otros: componentes que complementan un modelos como calendarios y botones
Es posible visualizar dichos componentes por categorías, en forma de lista y en forma de
árbol.
Para ubicar un componente en la hoja de trabajo simplemente arrástrelo o haga doble clic
en el objeto deseado.
20
CRYSTAL XCELSIUS
8.4.LIENZO
Hoja de trabajo o lienzo: espacio en el cual se ubicarán y manipularán todos y cada uno de
los componentes u objetos que se desee agregar al modelo, por lo tanto almacenará la
representación visual del modelo.
Esta hoja de trabajo puede ser configurada según los requerimientos del usuario, para tal
fin es posible modificar características del fondo como el tipo (solido, cuadricula, imagen o
ninguno), tamaño y el color.
8.5.HOJA DE CÁLCULO
Como su nombre lo indica es la hoja de cálculo de Excel en la cual se debe hacer
representación lógica o simbólica del modelo
8.6.PROPIEDADES
Este cuadro permite cambiar el tipo y el color de la hoja de trabajo cuando está vacía.
Cuando tiene objetos permite configurar las propiedades de cada componente.
8.7.BUSCADOR DE OBJETOS
El buscador de objetos permite ver de manera esquemática todos los objetos o
componentes que se están empleando en el modelo.
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CRYSTAL XCELSIUS
9. INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION DE MODELOS
Una vez hecha la exploración y el reconocimiento de la interfaz de Xcelsius, es posible
iniciar con la construcción de los modelos aprovechando las virtudes del conjunto de
herramientas que posee este aplicativo.
En este documento encontrará una guía práctica y sencilla para la elaboración de un
modelo en cristal Xcelsius; el paso a paso contiene ejemplos ilustrativos que facilitará
entender la lógica de su operación.
9.1.MODELOS: EN EXCEL
Teniendo en cuenta que el propósito fundamental de esta aplicación es permitir la
manipulación y presentación de información de manera rápida y sofisticada (sobre la base
de un modelo), es necesario enfatizar en el hecho de que la construcción del modelo en la
hoja de cálculo es la fase más importante y determinante en todo el proceso, y esto es así
por que como en todo modelo, de la calidad de los datos de entrada van a depender los
resultados finalmente obtenidos. Se recomienda que antes de hacer uso de Xcelsius, se
diseñe el modelo en una hoja de cálculo de Excel.
9.1.1. ¿QUÉ ES UN MODELO?
Las ciencias económicas tuvieron su origen en el estudio del hombre, más específicamente
en su ambiente económico, (como asigna los recursos de que dispone, la forma de hacer
transacciones o intercambios y sus correspondientes sistemas de precios, las actividades
económicas a las cuales se dedica y muchos otros aspectos que no son objeto de este
documento), por lo cual las ciencias económicas han sido ubicadas dentro de las ciencias
sociales, dado que su objeto de estudio es el comportamiento del hombre en un entorno
particular. Sin embargo con los diferentes avances en este campo, las ciencias económicas
han tomado distintos elementos de ciencias exactas como las matemáticas, la estadística, la
física, entre otras, con el fin de construir modelos que permitan abstraer y manipular
algunas de las variables que tienen impacto en el sistema económico real, y así facilitar su
comprensión. Dadas las ventajas que tiene el trabajar con representaciones de la realidad,
este método ha sido ampliamente empleado las escuelas de Ciencias Económicas. Por tanto
es pertinente hablar mencionar algunos conceptos importantes para la elaboración de
modelos simples.
Un modelo es una representación de un objeto, sistema o idea, de forma diferente al de la
entidad misma. El propósito de los modelos es ayudarnos a explicar, entender o mejorar un
sistema. Un modelo de un objeto puede ser una réplica exacta de éste o una abstracción de las
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CRYSTAL XCELSIUS
propiedades dominantes del objeto (Angarita).
9.1.2. TIPOS DE MODELOS
Como un modelo es básicamente una abstracción de la realidad, se tienen tres tipos
de modelos (Gutiérrez Carmona, 2008)
Modelos físicos: la representación se realiza mediante materiales, ejm: una
maqueta de un edificio, que sin ser un objeto es la representa de lo que será.
Modelos análogos: la realidad se representa en un medio diferente a través de
las relaciones entre sus componentes.
Modelos simbólicos: cuando la realidad es abstracta y se representa a través de
variables que se relacionan matemáticamente, haciendo posible la cuantificación
de los posibles resultados. Ejm el Balance General de una compañía. Este tipo de
modelos permite hacer simulaciones antes de tomar decisiones, por tal motivo
será es el que se adapta a la construcción de modelos en EXCEL.
9.1.3. ELEMENTOS DE UN MODELO Y FASES PARA SU CONSTRUCCIÓN
Es necesario definir una metodología con la cual se llegue a un modelo tan próximo a
la realidad como sea posible. En este sentido lo más conveniente es identificar la
realidad que se pretende dimensionar y desglosarla en componentes o subsistemas,
definir cuál va a ser el objetivo del modelo, cuáles serán las entradas (variables,
parámetros, políticas, supuestos), el proceso (las relaciones entre los componentes o
subsistemas), y las salidas esperadas del modelo.
23
CRYSTAL XCELSIUS
Etapas para la creación de un modelo
INICIO
Conocer la situación y los
antecedentes el modelo.
Establecer el objetivo del modelo
Definir las entradas y las salidas del
modelo
Elegir la herramienta adecuada para
el modelo
Elaborar el modelo con ayuda de la
herramienta seleccionada, se
establecen las relaciones.
Probar el modelo
Analizar las salidas
Se toma como base
El libro modelos financieros
con Excel y se adapta a las
necesidades de este
documento. Pág. 30
Exponer las salidas del modelo
FIN
24
Página 1
CRYSTAL XCELSIUS
9.2.REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL MODELO: EN CRYSTAL XCELSIUS
9.2.1. MODELO EN EXCEL
Con base en la constricción del modelo realizada en sección anterior, se procede a realizar
su representación gráfica en Crystal Xcelsius. Para llevar a buen término esta fase es
necesario seleccionar las herramientas que van a ser empleadas para mostrar los
resultados de manera que permita su análisis.
Para desarrollar el paso a paso se va a tomar como referencia un ejemplo contenido en la
guía de ejemplos para el usuario de Crystal Xcelsius, al cual se le han hecho unas
modificaciones de forma.
Ejemplo: TAB SET 1
En este ejemplo se presentan los ingresos en millones por producto y por continente se una
multinacional, se emplea un gráfico diferente para mostar la información de cada
continente, esto permitirá mostra la configuración de los principales gráficos que crystal
xcelsius tiene disponible y ademas la configuracion de uno de los contenedores: TAB SET.
25
CRYSTAL XCELSIUS
9.2.2. USO DE XCELSIUS
9.2.2.1. SELECCIONAR Y CONFIGURAR UN CONTENEDOR
Como su nombre lo indica su función es contener los elementos del modelo cuando este es
dinámico y a veces complejo (en modelos sencillos no es necesario seleccionar contenedor,
con el lienzo es suficiente). Para configurar el contenedor, selecciónelo y automáticamente
aparecerá el cuadro de propiedades1 del contenedor en la parte derecha (cada componente
tiene su propio cuadro de propiedades), como mínimo cada componente trae las
propiedades generales, de comportamiento y apariencia:
GENERAL: para establecer la configuración básica de los componentes, como títulos,
etiquetas y la ubicación de los datos de origen y de destino. En el caso de TAB SET,
se establece la posición de las pestañas (centro, izquierda o derecha).
BEHAVIOR: para establecer la forma en que el componente funcionará dentro del
modelo. Por ejemplo, establezca los límites, la interactividad y la visibilidad.
APPEARANCE: para dar formato al aspecto de los componentes, incluidos el tamaño
de la fuente, las ubicaciones del título, los colores de la leyenda, etc.
1
SAP USER GUIDE
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CRYSTAL XCELSIUS
Existen dos vistas más pero sólo aparecerán para determinados gráficos y
selectores:
DRILL DOWN (profundizar): Use este menú para que los gráficos actúen como
selectores, de modo que al hacer clic en un elemento de gráfico se inserte
información más detallada en la hoja de cálculo incrustada para que otro
componente la pueda usar a fin de crear un comportamiento de profundización
ALERTS: para configurar notificaciones relacionadas con los datos. Puede activar
alertas, y establecer el número de colores y los límites de destino.
CONFIGURACIÓN DEL CONTENEDOR: TAB SET
En este caso como el objetivo es mostrar un gráfico diferente por cada continente el
contenedor más adecuado es TAB SET o conjunto de pestañas.
Para seleccionar un contenedor vaya a COMPONENTES --› CONTENEDORES
Como ya se había dicho para llevar un componente al lienzo simplemente se arrastra hasta
este.
Para agregar pestañas ubíquese en el contenedor TAB SET, en la parte superior aparecerá
dos signo + y - los cuales agregan o eliminan pestañas
27
CRYSTAL XCELSIUS
GENERAL: permite ubicar las pestañas a la derecha, centro o izquierda del contenedor.
BEHAVIOR: está compuesto por dos pestañas.
La primera llamada común tiene dos secciones:
Ítem seleccionado: indica cual ítem se va a
mostrar cuando se inicie el modelo. En este
caso el ítem 1 es la primer pestaña
“Australia y pacífico”.
Visibilidad dinámica: esta opción es útil
cuando
el
modelo
tiene
bastante
información y por tanto bastantes
componentes para mostrar, entonces la
visibilidad dinámica permite controlar
cuando mostrar un componente de acuerdo
al contenido de una celda, es decir cuando el
estado y la clave coinciden entonces el
componente se hará visible. En este caso no
se requiere hacer uso de esta herramienta.
La segunda pestaña es animaciones y efectos, aquí es posible darle un efecto de
entrada a un componente cuando se muestre el modelo. Efectos disponibles:
desvanecer, limpiar derecha y derecha abajo.
APARIENCIA: configure aquí el tipo de fuente, tamaño, color alineación del texto.
Además el color de fondo y de las etiquetas.
28
CRYSTAL XCELSIUS
9.2.2.2. SELECCIONAR Y CONFIGURAR LOS GRÁFICOS
En la vista de componentes, en la opción de CHARTS,
aparecerán todos los gráficos disponibles
Ver configuración de los gráficos en el archivo:
ingresos_producto_país_tabset.xlf
Los gráficos utilizados en este ejemplo son:
-
Gráfico circular
Gráfico de líneas
Gráfico columnas
Gráfico barras
Cada gráfico se ubicará en una nueva pestañan del
contenedor y junto con él se agregará una subcapa de
lienzo.
La configuración de los gráficos es muy importante puesto
que es aquí donde se relacionan los datos del modelo de la
hoja de cálculo con los componentes gráficos.
Dado que el objetivo es relacionar los datos del modelo con
los gráficos disponibles en xcelsius únicamente se
describirán las propiedades GENERALES y las de COMPORTAMIENTO pues la relación
depende de estas propiedades, las demás son únicamente de forma.
MODELO EN EXCEL
29
CRYSTAL XCELSIUS
9.2.2.2.1. GRÁFICO CIRCULAR
Propiedades Generales
Títulos: existen dos formas de darle nombre
al gráfico: escribir directamente el nombre o
seleccionar la celda de la hoja de cálculo que
contiene el nombre de gráfico. En este caso el
titulo fue seleccionado de la hoja de cálculo y
el
subtítulo
“millones”
fue
escrito
directamente.
Datos: en esta sección se relacionan los datos
de la hoja de cálculo con el gráfico, es
necesario especificar si los datos se
encuentran en filas o columnas.
o
Valores: datos de Australia y el
Pacífico que va a contener el gráfico
o
Etiquetas:
en
este
caso
corresponden a las celdas C3 – G3 que
contienen el nombre de los productos.
Para este gráfico no es necesario configurar las opciones de profundización ni de
comportamiento.
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CRYSTAL XCELSIUS
9.2.2.2.2. GRÁFICO DE BARRAS
Títulos: Para este gráfico el titulo fue
seleccionado de la hoja de cálculo y el subtítulo
“millones” fue escrito directamente. Además es
posible ponerle las etiquetas a los ejes e incluso
hacer uso de un segundo eje.
Datos: si se tiene una única serie que será
mostrada en una única barra use la opción
rango. Por el contrario si desea comparar
diferentes conjuntos de valores use la opción por
series que permite mostrar una barra por cada
conjunto de datos. Para este caso se emplea por
series dado que se quieren comparar los
ingresos de todos los productos en un mismo
gráfico.
o Nombre: nombre de la serie, en este
caso se tomó la celda A7 “Asia”.
o Valores (eje X): en este caso
corresponden a las celdas C7 – G7 que
contienen los datos de los diferentes
productos.
o Graficar serie en
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CRYSTAL XCELSIUS
o Etiquetas (eje Y): Etiquetas: en este caso corresponden a las celdas C3 – G3 que
contienen el nombre de los productos.
Para este gráfico no es necesario configurar las opciones de profundización ni de
comportamiento.
9.2.2.2.3. GRÁFICO DE COLUMNAS
Este grafico tiene la misma configuración del
anterior, la única diferencia es que los ejes
cambian.
9.2.2.2.4. GRÁFICO DE LÍNEAS
Este grafico tiene la misma configuración
de los gráficos de barras y de columnas, la
única diferencia es que los ejes cambian.
Los gráficos de barras, columnas y de líneas tienen la posibilidad de usarlas propiedades de
alertas, con el fin de llamar la atención cuando algún valor ha alcanzado (o está por debajo)
un límite preestablecido.
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CRYSTAL XCELSIUS
9.3.EJECUTAR LA PRESENTACIÓN
Una vez articulado el modelo de la hoja de cálculo con los gráficos, se procede a ejecutar o
correr la presentación haciendo clic en PREVIEW
10. APLICACIONES
Esta sección tiene como objetivo mostrar la aplicabilidad de Xcelsius en las organizaciones
y siendo la UIFCE una organización en sí misma, se realizarán las pruebas con alguna
información de sus grupos de trabajo. Lo que a su vez permitirá explorar diferentes
componentes que no fueron utilizados anteriormente.
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CRYSTAL XCELSIUS
10.1.
GRUPOS DE TRABAJO UIFCE
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CRYSTAL XCELSIUS
Mejor Gestión, Capacitación y Tecnologías de la Información son algunos de los grupos de
trabajo que conforman la UIFCE; los Monitores encargados de cada grupo deben realizar
mensualmente un reporte de las actividades que se realizaron. Actualmente esa labor se
realiza utilizando un formato en Excel. Entonces lo que se pretende crear con Xcelsius es un
formato que permita de manera gráfica y con un entorno más agradable realizar la labor
anteriormente descrita.
Se aclara las representaciones para los diferentes grupos tienen los mismos componentes
así que se trabaja únicamente con uno de ellos el grupo de capacitaciones.
10.1.1. HOJA DE CÁLCULO: DATOS
Hoja de cálculo 1
Como se explico anteriormente el primer paso consiste en seleccionar el contenedor de
todos los objetos en este caso se utilizara el TAB SET, y posteriormente se ubican los demás
objetos dentro de él.
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CRYSTAL XCELSIUS
10.1.2. COMPONENTES UTILIZADOS
Componentes utilizados 1
Como se puede observar el formato está
compuesto por un gran número de objetos los
cuales en conjunto permiten llegar al modelo
deseado.
Dado el gran número de componentes se
procederá a explicar los más importantes, estos
son:
Horizontal
Slider
o
horizontal
Gauge 2
Label
Local Scenario Button 2
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deslizador
CRYSTAL XCELSIUS
Deslizador horizontal:
Con este objeto es posible modificar una
variable, con el fin de generar cambios en otro
objeto, componente de entrada.
En este caso la barra deslizante se usa para
mostrar el avance para cada actividad del
grupo.
Este modelo contiene dos tipos de deslizantes
uno para los Monitores Master y otro para el
Coordinador, de la valoración de este último se
obtendrá la calificación del monitor para ese
mes.
Propiedades generales.
Titulo y datos: Se enlaza con la
información contenida en la hoja de
cálculo, como se observa en la imagen.
Escala: es recomendable fija un máximo
y un mínimo.
Propiedades de comportamiento
Se establece que la escara se mueva en
rango de 10 en 10.
Gauge 2
Este Objeto pues funcionar como variable de entrada o como
variable de salida.
En este ejemplo funciona como variable de salida pues está
relacionado a una celda que contiene un formula que se modifica
con los cambios hechos con los deslizantes. Indica cómo está el
grupo en general, pues esta enlazado a una celda que contiene el
promedio de avance de todas las tareas.
Tiene además configurado el sistema de alertas, con el fin de que indique si el avance del
grupo es bueno aceptable o malo, para hacer esto posible se debe crear los rango para que
el estado sea considerado como bueno, aceptable o malo.
A continuación se pueden observar las anteriores configuraciones:
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CRYSTAL XCELSIUS
Label
Estos se pueden usar para colocar título o para capturar datos. En caso de ser un título este
se puede escribir de manera directa u obtenerse de alguna celda de la hoja de cálculo. Por
el contrario si funciona como un input de texto en las propiedades generales de debe elegir
la opción “enter text”.
Local Scenario Button 2
Este botón, no está ligado alguna celda, su función es guardar los escenarios que se definan
cuando se esté haciendo uso del formato.
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CRYSTAL XCELSIUS
10.2.
CURSOS LIBRES UIFCE
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CRYSTAL XCELSIUS
Ofrecer cursos la comunidad universitaria de la Facultad de Ciencias Económicas es una de
las principales actividades de la UIFCE, por tal motivo es necesario presentar informes de
cada ciclo con los cursos dictados y un consolidado del semestre. Así esto se configura en
un perfecto caso de aplicación de Xcelsius.
10.2.1. HOJA DE CÁLCULO: DATOS
Para este modelo el contenedor utilizado es un PANEL CONTAINER y dentro de él se
ubicaran los demás objetos como se muestra en el siguiente esquema
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CRYSTAL XCELSIUS
10.2.2. COMPONENTES UTILIZADOS
Componentes utilizados 2
Como se puede observar el formato está
compuesto por un gran número de objetos los
cuales en conjunto permiten llegar al modelo
deseado.
Dado el gran número de componentes se
procederá a explicar los más importantes, estos
son:
List builder
Stacked Bar Chart
Check Box
Line chart
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CRYSTAL XCELSIUS
List builder o generador de listas
Se utilizar para agregar una lista de datos a
otro componente, en este caso se agregaran
los datos a un gráfico de barras apiladas.
Títulos: se escriben directamente o se
toman de alguna celda en la hoja de
cálculo. Es necesario de igual manera
nombrar los botones “add”, “remove” y
“update”.
Etiquetas: nombres de los datos que se
quieren ubicar en la parte izquierda del
generador de listas. En este caso
corresponden al rengo de celdas B2 –
D2.
Datos:
1.
2.
3.
4.
Dar nombre a la serie, si se quiere.
Mostrar de qué forma se van a insertar los datos.
Elegir fuente de los datos. Para este caso corresponde al rango B2 –D14.
Destino: para este y otros objetos el destino son las celdas en las cuales se van a
ubicar los datos de van a ser extraídos de la fuente de datos. El tamaño de la nueva
ubicación debe ser igual al tamaño de la fuente de datos. En este caso corresponde a
las celdas con color café de la hoja de cálculo y para este caso en especifico el rango
de celdas destino es B16 – D28.
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CRYSTAL XCELSIUS
Stacked Bar Chart
Como es posible observar en la imagen del
modelo, este gráfico contiene tres series de datos
para
cada
curso:
estudiantes
inscritos,
estudiantes admitidos, y estudiantes certificados,
para cada grupo de datos corresponde una serie
con su propia configuración.
Títulos: Se escriben directamente o se toman de
una celda de la hoja de cálculo.
Datos: como NO es un rango único, se elige la
opción por series.
Como este gráfico debe estar relacionado al
generador de listas, los datos se van a obtener de las celdas de destino definidas
anteriormente.
Nombre: corresponde a la celda B16 que es la celda de destino para el titulo del los datos
de estudiantes inscritos.
Valores: celdas de destino que contendrán de los estudiantes inscritos.
Etiquetas eje Y: son las celdas que contienen los nombres de los cursos, son las celdas de
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CRYSTAL XCELSIUS
fuente de datos, NO celdas de destino.
Se repite el anterior proceso con los datos de
admitidos y certificados.
Check Box
Permite
activar
componente.
o
desactivar
algún
En este caso se utilizará para mostrar u
ocultar el grafico de líneas que contiene el
consolidado del curso.
Se debe enlazar a una celda destino en la hoja
de cálculo en este caso corresponde a la celda
M27.
Line chart
Propiedades generales
Los títulos se configuran de la misma manera
que los demás gráficos.
Como se necesita mostrar los resultados del
semestre de los estudiantes inscritos,
admitidos y certificados por los cursos, es
necesario ingresar los datos por series.
anteriores).
Nombre: el nombre de la serie, en este caso M2
que corresponde a la etiqueta de inscritos.
Valores: los datos de los estudiantes inscritos
que se graficarán en el eje Y. Rango M3 – M14.
Graficar serie en: se elige el eje sobre el cual se
van a graficar los datos.
Etiquetas: las etiquetas para el eje X.
(Para cada serie se repiten los pasos
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CRYSTAL XCELSIUS
Comportamiento: visibilidad dinámica
Para que este grafico únicamente sea visible
cuando se activa check box, es necesario
configura la propiedades de comportamiento.
Como se ve en la imagen de la izquierda.
11. CONCLUSIONES
Es posible observar que la interfaz de Crystal Xcelsius es muy práctica y por tanto brinda al
usuario herramientas fáciles de usar, esto permite que esta aplicación esté al alcance de
todos.
Se evidencia que lo más importante es elaborar correctamente el modelo en la hoja de
cálculo de Excel para lo cual se hace imprescindible realizar las relaciones pertinentes para
que el modelo muestre gráficamente los cambios requeridos.
Esta aplicación está dirigida a profesionales con cargos ejecutivos que tengan la necesidad
que generar y exponer informes de alguna actividad sobre la base de datos, en este sentido
Xcelsius se configura como una excelente herramienta para este perfil de profesionales y
con consiguiente para estudiantes que estén esta vía.
Aunque Xcelsuis es una herramienta muy practica, es una solución para la pequeña y
mediana empresa o para alguna parte de la organización, no permite articular datos de
diferentes áreas de manera eficiente.
Xcelsuis aprovechar el acervo de conocimientos que tienen los estudiantes que han tomado
los cursos de EXCEL ofrecidos por la UIFCE. Así se podrán obtener modelos de excelente
calidad con una presentación muy profesional.
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CRYSTAL XCELSIUS
Bibliografía
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2011 de junio de 11, de http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales
Gutiérrez Carmona, J. (2008). Modelos Financieros con Excel. Bogotá: Ecoe Editores.
SAP. (s.f.). Recuperado el 2011 de febreri de 28, de www.sap.com
SAP, B. O. (2009). User guide.
Torres Soler, L. C. (2009). Gestión del Conocimiento. Gestión del Conocimiento Grupo
Complexus , 65-101.
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Crystal Xcelsius - Facultad de Ciencias Económicas

Transcripción

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