DISTRITO ESCOLAR INDEPENDIENTE DE MIDLAND CONSEJO
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DISTRITO ESCOLAR INDEPENDIENTE DE MIDLAND CONSEJO DE POLÍTICAS DE HEAD START Salón 420, 615 W. Missouri Avenue, Midland Texas 23 de febrero2015 11:30 AM Lunch at 11:00 in the Early Childhood Conference Room Comida a las 11:00 en el Salón de Conferencias de Educación Preescolar 1. Welcome by Claudia Castaneda, Policy Council President Bienvenida por Claudia Castañeda, Presidente del Consejo de Políticas 2. Call Meeting to Order/Dar por iniciada la Junta 3. Training on School Readiness/Capacitación en Preparación Escolar 4. Report on Public Forum Informe del Foro Público 5. Public Forum/Foro Público 6. Discussion and Possible Approval of the Minutes from January 26, 2015 Discusión y Posible Aprobación de Minutos de la junta del 26 de enero de 2015 7. Reports/Reportes A. January Fiscal Report Informe de Finanzas del mes de enero B. January Board and Policy Council Report & Ongoing Monitoring Report Informe de la Mesa Directiva y del Consejo de Políticas de enero e Informe del Monitoreo Continuo 8. Action Items/Puntos de Acción A. Discussion and Possible Approval of Personnel Discusión y Posible Aprobación de Personal B. Discussion and Possible Approval of Revisions to the By-Laws Discusión y Posible Aprobación de las Revisiones de los Estatutos C. Discussion and Possible Approval of Community Assessment Discusión y Posible Aprobación del Estudio de la Comunidad 9. Adjourn meeting/Concluir la reunión Upcoming Events/Fechas Importantes: Policy Council Meeting: March 23, 2015 Junta de Consejo de Políticas: 23 de marzo de 2015 MISD School Board Meeting: March 16, 2015 Junta de la Mesa Directiva del Distrito Escolar de Midland: 16 de marzo de 2015 2015 1 School Readiness FALL 2014-WINTER 2015 Progress Monitoring for All MISD Early Childhood Students 86.4 79.7 77.9 79.4 74.6 66.2 21.3 22.8 22.3 18.6 13.6 7 SOCIAL EMOTIONAL PHYSICAL LANGUAGE Fall (BOY) APPROACHES TO LEARNING Winter (MOY) 2 LITERACY MATH Response to Public Forum Topic/Question Rachel Stone – Lack of communication Response Detailed Policy Council minutes have been provided to facilitate communication. Poor attendance Policy Council members are being contacted when they miss meetings and encouraged to attend the next meeting. After the 3rd absence, members are removed and replaced with an existing alternate or by election at a Parent Engagement Activities (PEAs) meeting. Training for Policy Council Yamara Martinez – Snacks variety Portion size Time between lunch and snack Banessa Brito – School supplies Training for the Policy Council was provided on February 18 from 12:30-2:30 by Kristy Cox, Region VI Head Start Training and Technical Assistance Network. Snack variety can be addressed by adding peanut butter products but there are some children with allergies. We will address this issue with the Health Services Advisory Committee. We can also investigate additional products in April and May when the district requests bids from vendors. Head Start students are getting double the Head Start requirements for vegetables at lunch. Teachers have been asked to encourage their students to eat more of the food offered to them at lunch so they do not get so hungry before snack is offered. Lunch time may begin as early as 10:30. Many teachers prefer for their students to eat early so they can benefit from a relaxed meal atmosphere. Teachers feel the children eat more without the noise associated with older students in the cafeteria. Again, teachers have been asked to encourage their students to eat more at lunch. Principals and secretaries received reminders about spending their Head Start money. Principals received training in their principal meeting on Tuesday, February 3. Spending is being monitored. Maria Mata – Transportation Family Support Liaisons (FSLs) assist families with solving transportation challenges and provide information on community resources as needed. They have been reminded to refer families to De’An Davis, if a long-term transportation need is identified. Increase number of Family Support Liaisons The national average of families assigned to a Family Support Liaison is 60. The average in MISD is 56.6. We have had challenges maintaining FSLs but are currently fully staffed. Additional FSLs can be considered with the building of the 2015-2016 budget. FSLs have been asked to send a note home with students with their schedule and contact numbers on it. 3 Respuesta al Foro Público Tema/Pregunta Rachel Stone – Falta de Comunicación Respuesta Se ha proporcionado minutos detallados del Consejo de Políticas para facilitar la comunicación Baja Asistencia Cuando los miembros del Consejo de Políticas faltan a las reuniones se le llama y se les anima a que asistan a la siguiente reunión. Después de que los miembros faltan por tercera vez, son eliminados y reemplazados por un suplente existente o por elección en la reunión de Actividades de Participación de los Padres (PEAs) Capacitación para el Consejo de Políticas Kristy Cox del Centro de Servicios Educativos Región VI y Capacitadora de Head Start y Asistente Técnico de la Red de otros centros presentó una capacitación para el Consejo de Políticas el 18 de febrero de las 12:30 a las 2:30 pm Yamara Martínez – variedad de meriendas La variedad en la merienda se puede Merienda variedad se puede alternar agregando productos de crema de cacahuate pero hay algunos niños con alergias. Vamos a tratar este tema con el Comité Asesor de Servicios de Salud. También podemos investigar productos adicionales en abril y mayo, cuando el distrito solicita ofertas de los vendedores. Tamaño de la porción Los estudiantes de Head Start están recibiendo doble porción de lo que requiere Head Start de vegetales durante en la comida. SE les ha pedido a los maestros que animen a los estudiantes a que coman más de los alimentos que se les ofrece en la comida para que no les de tanta hambre antes de que se les de la merienda. El tiempo entre la comida y la merienda Banessa Brito – Útiles Escolares La hora de la comida puede empezar tan temprano como a las 10:30. Muchos maestros prefieren que sus estudiantes coman más temprano para que puedan beneficiarse de una atmósfera relajada a la hora de la comida. Los maestros sienten que los niños comen más sin el ruido asociado a con los estudiantes más grandes en la cafetería. Una vez más, se les ha pedido a los maestros a que animen a sus estudiantes a comer más a la hora de la comida Los directores y las secretarias reciben recordatorios acerca de gastar el dinero de Head Start. Los directores recibieron capacitación en su junta de directores el martes, 3 de febrero. Los gastos están siendo monitoreados. María Mata – Transportación Las Personas de Apoyo Familiar (FSL) ayudan a las familias con la solución de problemas de transportación y conforme sea necesario les proporcionan información sobre los recursos de la comunidad. También se les ha recordado que si identifican una necesidad de transporte a largo plazo refieran a las familias De'an Davis. Aumentar el número de Personal de Apoyo familiar El promedio nacional de familias asignadas al Personal de Apoyo Familiar es de 60. El promedio en el Distrito escolar de Midland es de 56.6. Hemos tenido retos manteniendo al Personal de Apoyo familiar pero actualmente contamos con todo el personal. Se puede considerar Personal de Apoyo familiar adicional en el presupuesto del 2015-2016. SE le ha pedido al Personal de Apoyo Familiar que manden con los estudiantes una nota a casa con sus horarios y número de teléfono. 4 DISTRITO ESCOLAR INDEPENDIENTE DE MIDLAND CONSEJO DE POLÍTICAS DE HEAD START Salón 420, 615 W. Missouri Avenue, Midland Texas 26 de enero de2015 11:30 AM Lunch at 11:00 in the Early Childhood Conference Room Comida a las 11:00 en el Salón de Conferencias de Educación Preescolar 1. Welcome by Claudia Castaneda, Policy Council President Bienvenida por Claudia Castañeda, Presidente del Consejo de Políticas 2. Call Meeting to Order/Dar por iniciada la Junta La reunión se inició a las 12:00 P.M. El quórum estuvo presente. 3. Training on Public Forum/Capacitación en Foro Publico Una capacitación de Power Point fue presentada por Della Frye. 4. Action Item: Discussion and Possible Approval of the By-Laws This item was moved forward in the agenda to allow for videotaping of the remainder of the meeting including Public Forum. A motion was made by Gabriela Moncada and seconded by Luis Sanchez to approve Article VI, Section 1.B. The original recommendation read, “Meetings will be audio or video recorded in order to create detailed summaries to be shared at PEAs meetings.” Following discussion the motion was amended to read, “Meetings will be audio or video recorded in order to create detailed, written minutes of the entire meeting.” The motion was approved as amended by a vote of 7 for and 0 against with 1 member abstaining. Tema de Acción: discusión y posible aprobación de los Estatutos Este tema se adelantó en el orden del día para permitir la grabación en vídeo del resto de la reunión, incluyendo el Foro Público. Una moción fue hecha por Gabriela Moncada y secundada por Luis Sánchez aprobar el Artículo VI, Sección 1.B. La recomendación de lectura original, "Las reuniones serán audio o vídeo grabado con el fin de crear resúmenes detallados para ser compartidos en las reuniones de los PEAs." Tras el debate la moción fue enmendada para leer: "Las reuniones serán audio o vídeo grabadas con el fin de crear minutos detallados por escrito de toda la reunión". La moción fue aprobada en una forma enmendada por el voto de 7 a favor, 0 en contra y con la abstención de un miembro The remainder of the meeting was videotaped and detailed minutes were created from the video. El resto de la reunión fue video grabada y se crearon minutos detallados del video. 5 DISTRITO ESCOLAR INDEPENDIENTE DE MIDLAND CONSEJO DE POLÍTICAS DE HEAD START Salón 420, 615 W. Missouri Avenue, Midland Texas 26 de enero de2015 11:30 AM 5. Public Forum/Foro Público An opportunity was given for community members to sign-up for Public Forum. The president informed the public that this is the time to express concerns, questions, suggestions or recommendations. The president reminded everyone that the Policy Council does not address questions or concerns of the Public Forum. There are three minutes per person and an additional three minutes for translation for a total of six minutes. Se les dio a los miembros de la comunidad la oportunidad de inscribirse para participar en el Foro Público. La presidenta le informó al público que ese era el momento de expresar inquietudes, preguntas, sugerencias o recomendaciones. La presidenta le recordó a todos los presentes que el Consejo de Política no aborda preguntas o preocupaciones del Foro Público. Se dan tres minutos por persona y tres minutos adicionales en caso de que una traducción sea necesaria y así es un total de seis minutos. Las siguientes personas hablaron en el Foro Público: Rachel Stone, Midland Hispanic Chamber of Commerce, Policy Council and Lack of Communication Ms. Stone has had a lot of phone calls from parents concerned about what is going on with Policy Council. Ms. Stone thinks it is a lack of communication. She has served on Policy Council before and has read the guidelines, policies and By-Laws and knows what is supposed to be happening. She thinks the problem is that administration here wants to take control of the program without proper training to the Policy Council in what they are supposed to be doing. We hear often that parents do not participate and this is why. She’s here in this meeting and you can feel the frustration from the parents themselves. Another thing that concerns her is all the empty chairs. She knows everybody cannot attend every meeting but when she was on Policy Council, and Mr. Fuller was there, all the chairs were packed. This meeting to her is us against them and it should not be that way. She thinks that everybody needs to regroup somehow some way whether it’s a training – not one of these 3 minute trainings to say “here you got trained on this” but take a day from the meeting and use it as training and say “this is how Policy Council is ran”. It might have to be an outside person since there is already tension. She thanked the Policy Council for their time. Rachel Stone, Cámara de Comercio Hispana de Midland, Consejo de Políticas y la falta de comunicación La Sra. Stone expresó que ha recibido una gran cantidad de llamadas telefónicas de padres de familia preocupados por lo que está pasando con el Consejo de Política. La 6 DISTRITO ESCOLAR INDEPENDIENTE DE MIDLAND CONSEJO DE POLÍTICAS DE HEAD START Salón 420, 615 W. Missouri Avenue, Midland Texas 26 de enero de2015 11:30 AM Sra. Stone piensa que es una falta de comunicación. Ella ha servido en el Consejo de Políticas anteriormente y ha leído los lineamientos, políticas y reglamentos y sabe lo que se supone se debe estar llevando a cabo. Ella piensa que el problema es que la administración aquí quiere tomar el control del programa sin la capacitación adecuada para el Consejo de Política en lo que cada miembro debe hacer. A menudo escuchamos que los padres no participan y esta es la razón por la cual no lo hacen. Ella está aquí en esta reunión y puede sentir la frustración de los propios padres. Otra cosa que le preocupa es todas las sillas que están vacías. Ella sabe que no todo el mundo puede asistir a todas las reuniones, pero cuando ella estaba en el Consejo de Políticas, y el Sr. Fuller también estaba allí, todas las sillas estaban llenas. Esta reunión de acuerdo a la Sra. Stone es nosotros contra ustedes y no debería ser así. Ella piensa que todos necesitan reagruparse de algún modo a de alguna manera ya sea una capacitación - no una capacitación como esta de 3 minutos para decir “aquí esta recibieron capacitación en esto”, pero tomar un día de la reunión y utilizarlo para capacitación es decir "así es como se lleva a cabo el Consejo de Política”. Quizás tenga que ser un apersona que venga de fuera a dar la capacitación ya que la tensión existe. Ella le dio las gracias al Consejo de Políticas por su tiempo. Yamara Martinez, Bonham Elementary – Snacks for Children Ms. Martinez’ concern is about snacks after school. The kids eat at 10:30 and then get snack at 3:00 or a little before 3:00. When she picks up her four-year-old daughter who eats her snack she is still hungry at 3:10. They get a pack of 4 graham crackers, a yogurt and cereal sometimes but they are still hungry. Head Start parents are not allowed to bring food for them because of the program rules. She is president of the PEAs meeting and they would like that to be addressed for their campus. Yamara Martínez, Escuela Primaria Bonham – Merienda para niños La preocupación de la Sra. Martínez se trata de la merienda que les sirven a los niños después de escuela. La comida de los niños es a las 10:30 am y reciben la merienda hasta las 3:00 pm o un poco antes de las 3:00 pm. Cuando ella recoge su hija de cuatro años de edad, la niña que recientemente comió su merienda todavía tiene hambre a las 3:10. Los niños reciben como merienda un pack de 4 galletas graham, o un yogur o algunas veces cereal, pero todavía tienen hambre. Debido a las reglas del programa, no se le permite a los padres de familia de Head Start traer comida para los niños. La Sra. Martínez es la Presidenta de PEAs en su escuela y a ella le gustaría que este tema fuera tratado en su escuela. Banessa Brito, Travis Elementary – School Supplies The teachers tell her they are out of school supplies and they have to pay for those out of their pocket and then fill out a paper to get that money back. There is an agreement with Albertson’s but Albertson’s does not have all the school supplies they need so they have to get supplies other places, get the receipt, get approved and then get their money back. Ms. Brito does not know why they do not have school supplies when there 7 DISTRITO ESCOLAR INDEPENDIENTE DE MIDLAND CONSEJO DE POLÍTICAS DE HEAD START Salón 420, 615 W. Missouri Avenue, Midland Texas 26 de enero de2015 11:30 AM is money so school supplies should be put up for when they need them. Last year there was money left and this year they have more so she cannot answer why they do not have some school supplies put up year after year. They should have extra put up. Banessa Brito, Escuela Primaria Travis - Útiles Escolares Los maestros le dicen que no tienen útiles escolares y que tienen que comprarlos y pagar de su propio dinero y luego llenar un papel para que les reembolsen ese dinero. Hay un acuerdo con Albertson pero Albertson no tiene todos los útiles escolares que necesitan por lo tanto tienen que comprar materiales en otros lugares, obtener el recibo, conseguir su aprobación y luego recuperar su dinero. La Sra. Brito no sabe por qué no tienen útiles escolares cuando hay dinero para útiles escolares y deberían de ponerse a la disposición los maestros para cuando los necesitan. El año pasado hubo dinero sobrante y este año tienen más dinero, ella no puede responder por qué no tienen algunos materiales escolares que pongan disponibles año con año. Deberían tener materiales escolares adicionales guardados. Maria Mata, Burnet Elementary – Transportation A mom had a problem with her car. They have been told the Head Start program can provide transportation. The mom called the Family Support Liaison (FSL) who was not available since she provides services to more than 1 campus. Ms. Mata recommends having one Family Support Liaison per campus since it has been her experience that they cannot be reached when they are needed because they provide services for two of the campuses. María Mata, Escuela Primaria Burnet - Transporte Una mamá tenía un problema con su carro. Se les ha dicho que el programa de Head Start puede proveer el transporte en caso de que no tengan carro. La mamá llamó a la Persona de Apoyo Familiar (por su traducción del inglés Family Support Liasion - FSL) pero no estaba disponible ya que ella presta servicios a 2 escuelas. La Sra. Mata recomienda tener una Persona de Apoyo Familiar en cada escuela, ya que su experiencia ha sido que no se pueden comunicar con ellas cuando más las necesitan porque prestan servicios a dos de las escuelas. 6. Discussion and Possible Approval of the Minutes from December 15, 2014 Discusión y Posible Aprobación del Acta de la junta del 15 de diciembre de 2014 Motion made by: Minerva Ortega Second made by: Banessa Brito The motion passed by a vote of 8 to 0 Discusson: • Luis Sanchez asked that the packet be numbered in the future. • Maria Mata said not all the information was included in the minutes and the video should prevent that from happening again. • The president asked for additional comments. 8 • • • • • • • • • • • • • DISTRITO ESCOLAR INDEPENDIENTE DE MIDLAND CONSEJO DE POLÍTICAS DE HEAD START Salón 420, 615 W. Missouri Avenue, Midland Texas 26 de enero de2015 11:30 AM A visitor asked why other members of the Policy Council are not in attendance? The president responded this is the result of parents thinking they do not belong here. Attendance is taken and if members are absent three times they are no longer part of the council if they are not excused. A visitor said there is a lack of communication between teachers and parents. She is president of PEAs at Bonham and tells parents to come to these meetings. Maria Mata said it is important to have communication with the Family Support Liaison (FSL) so they could be informed about these meetings. The president called for a vote to approve the minutes from the last meeting. Motion passed by a vote of 8 to 0. Minerva Ortega said she had some questions from the last meeting. She appreciates the district translator. Who should they contact about the different programs for parents if it is not Emma that they should contact? Ms. Frye responded that the Family Support Liaison could provide information and could help them get in touch with Emma if the need was greater than the FSL could address or parents can contact Emma directly. Ms. Ortega stated she thinks the tension between MISD and parents is because Ms. Emma represented an important part for the parents. Emma Galindo was part of the program representing trust and respect for the parents and they could talk to her in any area – not only about the kids. Emma was representing a program where she was providing help in any area and directing them to the right place. She made them feel like family – not only just to say hi but they felt welcome without even saying a word. Something very important was lost. Before it was comfortable to attend the meetings but right now there is a lot of tension and they don’t know whether to come and express a question or concern. Luis Sanchez expressed his agreement. A visitor clarified that Ms. Ortega also stated that Emma gave them a lot of confidence. Banessa Brito stated there are times when she thinks she should stay home and she is having to deal with stressful things here that she doesn’t even have to deal with at home in your personal life. A visitor recommended Policy Council vote that Emma Galindo attend the meetings. A visitor also agreed since this has been brought up in the last 4 meetings but nobody has said why she is not here. Ms. Frye clarified that Policy Council can only vote on ítems on the agenda. As discussed before, all coordinators including Emma Galindo; De’An Davis, Eligibility Coordinator; Kathy Pearson, the education coordinator; and Juanita Valdez,health coordinator all have very specific and intense duties and are doing those duties now. 9 • • • • • • • • • • DISTRITO ESCOLAR INDEPENDIENTE DE MIDLAND CONSEJO DE POLÍTICAS DE HEAD START Salón 420, 615 W. Missouri Avenue, Midland Texas 26 de enero de2015 11:30 AM Luis Sanchez asked why they are busy all of the sudden but they were not busy before. A parent asked why it changed when it has been the same all these year. The president stated that it will change today. What she says as president is that MISD representatives can be here and asked Mr. Baiza how many MISD employees are here? Mr. Baiza responded that several are in attendance and might be invited to attend different meetings. The president stated that the four coordinators will be present from now on. If the coordinators are not here there will not be a meeting. An audience member stated that department heads do attend the School Board meetings and make reports for their areas. When she was on the Policy Council Ms. Emma gave a report, the nurse gave a report, each one of the schools. I could go back to the community and send out the information but right now, I can’t do that. It goes back to communication. If you could just communicate better I think the frustration would go away and you would get more volunteers and participation. It’s like the more questions they ask the more walls you are putting up. It’s like let’s take away Emma, let’s take away the nurse because you don’t want that information out like it’s a secret so what’s the big secret? The president said we should put our problems aside and the childish stuff away. The goal is for parents and MISD staff to work together. From no won she asks that personal problems stay outside the building and to come here as professionals. Banessa Brito agreed and said we are here for the kids. We are here because we want to make a difference. It’s half way through the school year and we are in the same spot. Nothing has changed. A visitor asked the president if she could bring the coordinators back to the meeting. The president said she is not requesting but that is what is going to happen. She is a problem solving person and she needs support from the parents, from the Council and from MISD because she can’t do it herself. A visitor said if we can’t solve the problems here they will go to the next level. Luis Sanchez said he agrees. There are times he does not want to come to the meetings. He was at Commissioner’s Court all morning and he came straight over here because he knows the problems and cares about the kids. He feels there is more politics here than over there and it is very frustrating. It is very obvious what needs to happen. The parents are requesting it. We are requesting it. It’s still not being done. It’s like everytime we ask something or make a suggestion someone gives a bad face or turns their back. And it’s not just here. Outside of here when I run into other people who have to do with MISD you get that sense of - oh there he is – and I hate that because I’m not here for that. I’m here to make sure this keeps moving. I agree. It’s so frustrating it’s like we don’t know what to say. It’s like we are just spinning our wheels. I mean we say anything and everything. Mr. Fuller and I have already 10 • • DISTRITO ESCOLAR INDEPENDIENTE DE MIDLAND CONSEJO DE POLÍTICAS DE HEAD START Salón 420, 615 W. Missouri Avenue, Midland Texas 26 de enero de2015 11:30 AM talked about this as well. It’s like we’re just spinning our wheels. There is nothing that we can get done. And every time we suggest something that’s very obvious we are either given a different answer or we are not given an answer at all. Banessa Brito asked if the job is getting done because of the money – because they are getting paid? Or is it because of they really care about the future of the kids? I could have many questions without answers to them. The president moved on to the next ítem. Moción presentada por: Minerva Ortega Secundada por: Banessa Brito La moción fue aprobada por una votación de a 0 Discusión: • Luis Sánchez solicitó que el paquete de información sea enumerado en un futuro • María Mata dijo que no toda la información se incluyó en el acta y que el vídeo debe evitar que eso vuelva a suceder. • La presidenta solicitó comentarios adicionales. • Un visitante pregunto ¿porque los otros miembros del Consejo de políticas no están presente? La presidenta respondió este es el resultado de que los padres piensan que no pertenecen aquí. La asistencia se toma y si los miembros están ausentes tres veces injustificadamente ya no forman parte del consejo. • Un visitante dijo que hay una falta de comunicación entre los maestros y los padres de familia. Ella es la presidenta de la PEAs en la Escuela Bonham y les dice a los padres que asistan a estas reuniones. • María Mata dijo que es importante tener comunicación con el Personal de Apoyo Familiar (FSL) para que estás personas puedan estar informadas de estas reuniones. • La presidenta pidió el voto para aprobar las actas de la última reunión. Moción aprobada por un voto de 8 a 0. • Minerva Ortega dijo que tenía algunas preguntas de la última reunión. Ella expresó que aprecia el traductor del distrito. ¿De no ser Emma con quién deben de comunicarse acerca de los diferentes programas para los padres de familia? • La Sra. Frye respondió que la Persona de Apoyo Familiar podría proporcionar información y podría ayudarles a ponerse en contacto con Emma en caso de que la necesidad fuera mayor de lo que la Persona de Apoyo Familiar les pudiera ayudar, entonces los padres de familia se pueden comunicar con Emma directamente. 11 • • • • • • • • • • DISTRITO ESCOLAR INDEPENDIENTE DE MIDLAND CONSEJO DE POLÍTICAS DE HEAD START Salón 420, 615 W. Missouri Avenue, Midland Texas 26 de enero de2015 11:30 AM La Sra. Ortega indicó que ella piensa que la tensión el Distrito Escolar de Midland y los padres de Familia se debe a que La Sra. Emma representa una parte importante para los padres. Emma Galindo era la arte del programa que representa la confianza y el respeto a los padres y que podría hablar con ella en cualquier área - no sólo sobre los niños. Emma representaba a un programa donde ella ayudaba a los padres en cualquier área y los dirigía al lugar correcto. Ella les hizo sentir como en familia - no sólo para decirles hola, pero nos sentimos bienvenidos sin siquiera decir una palabra. Algo muy importante se perdió. Antes era cómodo asistir a las reuniones, pero en este momento hay una gran cantidad de tensión y es por esa razón que no saben si venir a las reuniones y expresar alguna preocupación o hacer una pregunta. Luis Sánchez expresó que estaba de acuerdo Un visitante aclaró que la Sra. Ortega también dijo que Emma les dio mucha confianza Banessa Brito dijo que hay momentos en los que ella cree que lo mejor sería quedarse en casa y así no tiene lidiar con cosas tan estresantes aquí, cosas que ni siquiera tiene en casa o en su vida personal. Un visitante recomendó que se hiciera una votación de parte del Consejo de Políticas para que Emma asistiera a las reuniones. Un visitante también estuvo de acuerdo ya que se ha mencionado en las últimas cuatro reuniones pero nadie ha dicho porque Emma no está allí La Sra. Frye aclaró que el Consejo de Políticas sólo puede votar sobre temas que aparecen en la agenda. Como se discutió antes, todos los coordinadores incluyendo Emma Galindo; De'an Davis, Coordinador de Elegibilidad; Kathy Pearson, el coordinador de la educación; y Juanita Valdez, coordinador de salud, todos tienen funciones muy específicas e intensas y en estos momentos están haciendo sus deberes. Luis Sánchez pregunto porque de repente están ocupadas pero no estaban ocupadas antes Un padre de familia pregunto porque había ocurrido ese cambio cuando todos los años había sido igual La Presidenta dijo que eso iba a cambiar hoy. Lo que ella dice como presidente es que los representantes del Distrito Escolar de Midland puede estar aquí y le pregunto al Sr. Baiza ¿cuántos empleados del Distrito Escolar de Midland están aquí? El Sr. Baiza respondió que varios están presentes y pueden ser invitados a asistir a las diferentes reuniones. El presidente afirmó que los cuatro 12 • • • • • • • DISTRITO ESCOLAR INDEPENDIENTE DE MIDLAND CONSEJO DE POLÍTICAS DE HEAD START Salón 420, 615 W. Missouri Avenue, Midland Texas 26 de enero de2015 11:30 AM coordinadores estarán presentes a partir de ahora. Si los coordinadores no están aquí no habrá una reunión. Un miembro del público dijo que los jefes de los departamentos del distrito asisten a las juntas de la Mesa Directiva y hacen reportes de sus diferentes áreas. Esta persona dijo que cuando ella era miembro del Consejo de Políticas Emma dio un reporte, la enfermera dio un reporte, cada una de las escuelas. Yo podría ir a la comunidad y enviar la información, pero en este momento, yo no puedo hacer eso. Todo se basa en la comunicación. Si se pudiera mejorar la comunicación creo que la frustración se iría y conseguiría más voluntarios y la participación. Es como si entre más preguntas hacen las más paredes ustedes ponen. Es como vamos a llevarnos a Emma, vamos a llevarnos a la enfermera porque ustedes no quiere que la información salga como si fuera un secreto, así que ¿cuál es el gran secreto? La Presidente dijo que debemos dejar a un lado las cosas infantiles y quitar nuestros problemas personales. El objetivo es que los padres y el personal del Distrito Escolar de Midland puedan trabajar juntos. Ella pide que los problemas personales se quedan fuera del edificio y vengan aquí como profesionales. Banessa Brito estuvo de acuerdo y dijo que estamos aquí para los niños. Estamos aquí porque queremos hacer una diferencia. Es la mitad del año escolar y estamos en el mismo punto. Nada ha cambiado. Un visitante le preguntó a la Presidenta si podía traer a los coordinadores de nuevo a las reuniones La Presidenta dijo que no lo está solicitando, pero eso es lo que va a suceder. Ella es una persona de resolución de problemas y que necesita el apoyo de los padres, del Consejo y del Distrito Escolar de Midland porque no puede hacerlo por sí misma. Un visitante dijo que si no podemos resolver los problemas aquí entonces se van a ir al siguiente nivel. Luis Sánchez dijo que está de acuerdo. Hay veces que no quiere venir a las reuniones. Dijo que estuvo en la corte toda la mañana por el Comisario y él vino directamente aquí porque él conoce los problemas y se preocupa por los niños. Él siente que hay más política aquí que por allá y es muy frustrante. Es muy obvio lo que debe suceder. Los padres lo están solicitando. Nosotros también lo estamos solicitando. Todavía no se ha hecho. Es como cada vez que pedimos algo o hacemos una sugerencia alguien hace una mala cara o da la espalda. Y no es sólo aquí. Fuera de aquí cuando me encuentro con otras personas que tienen que ver con el Distrito Escolar de Midland se siente esa sensación de - oh ahí 13 • DISTRITO ESCOLAR INDEPENDIENTE DE MIDLAND CONSEJO DE POLÍTICAS DE HEAD START Salón 420, 615 W. Missouri Avenue, Midland Texas 26 de enero de2015 11:30 AM está - y no me gusta eso porque yo no estoy aquí para eso. Estoy aquí para asegurarme de que esto se sigue moviendo. Estoy de acuerdo. Es muy frustrante que es como que no sabemos qué decir. Es como si todo lo que estamos haciendo es dando vueltas. Me refiero que decimos cosas y todo, el Sr. Fuller y yo ya hemos hablado también de esto. No hay nada que podamos hacer. Y cada vez que sugerimos algo es muy obvio que se nos dan una respuesta diferente o no nos da una respuesta en lo absoluto. Banessa Brito preguntó si el trabajo que se está haciendo es por el dinero que les pagan o es que realmente se preocupan por el futuro de los niños. Podría tener muchas preguntas sin respuestas. 7. Reports/Reporte A. December Fiscal Report • Ms. Frye stated we are four months through out budget year and have spent 27% of the budget. • Luis Sanchez asked is that was for the whole year or the second semester. • Ms. Frye stated we are 4 months into the budget year and in those 4 months we spent 27% of the budget. In Supplies we have only spent 15% of our budget. This goes back to a question Banessa brought from Travis as far as why teachers don’t have materials and supplies. Page 2 of the budget report shows by school how much classroom supply money they were allotted and how much they spent. Earlier this month the Director contacted principals and secretaries reminding them they need to spend their Head Start money and she gave them a deadline of April 1. The program does have to follow MISD purchasing policies. Teachers have been trained in how to use purchasing procedures and we will follow-up with them. • A recommendation was made from the audience that since MISD has many new administrators it might be necessary to do additional training. • Della Frye stated that she had a budget meeting in September with each administrator and Head Start budget might not have been the new administrator’s priority. • A visitor asked who was in charge of the money allocated to the campus? • Ms. Frye responded that teachers have a form to fill out and give to the secretary and principal. • The visitor stated she does not believe that the teachers are in charge of spending the money because the teachers at De Zavala were requesting 14 • • • • • • • • • • DISTRITO ESCOLAR INDEPENDIENTE DE MIDLAND CONSEJO DE POLÍTICAS DE HEAD START Salón 420, 615 W. Missouri Avenue, Midland Texas 26 de enero de2015 11:30 AM materials because they were buying them out of their own pockets. It was brought to the attention of the Council at the beginning of the school year. Luis Sanchez said this was talked about last year. It was recommended that we get something that shows us materials is being purchased because we were told that they are purchasing materials but teachers say they are not receiving anything. We’ve got to find a way that if a teacher needs markers today they should get them in a couple of days. Is there any type of online system like an office supply company where a teacher can just go in and submit the request and it comes? Another parent asked if it would be easier to keep supplies here centrally – the main materials - and maybe the Liaisons take them to the teachers when they go to campuses. Della Frye said it would be an option but challenging because teachers like different kinds of materials. The parent suggested keeping the essentials centralized and if they needed something specific like a certain kind of paint or paper then they would order. The president said she does not think the purpose is to keep teachers happy. The parents from DeZavala ended up buying and providing the supplies the kids need out of their own pocket. Luis Sanchez said whether the principal had the money or not he wasn’t releasing it. It seems like we are coming back to the same problem we had last year and we know the money is there. The president said that he could not release the money because it is only $300 per teacher per year per school. Some schools have up to $2000 but they don’t spend the money but other schools only have $300 for the whole year and it’s not enough. Della Frye clarified that nurses at the campuses got budgets for things like gloves for when they are changing potty pants. For the classrooms, you can see they got, $1500, $1300, $975 and the nurse accounts got about $300. Before we move forward with centralized ordering she needs to try the suggestion to work with principals to make sure they understand their budgets and can use their budgets. Luis Sanchez pointed out Travis Elementary has not spent money on school supplies. Banessa Brito said she has asked the principal questions about things that would be going on with Travis. The principal said she had to look into so there may be confusion and teachers think it is getting ordered and it’s not. 15 • • • • • • • • • • • DISTRITO ESCOLAR INDEPENDIENTE DE MIDLAND CONSEJO DE POLÍTICAS DE HEAD START Salón 420, 615 W. Missouri Avenue, Midland Texas 26 de enero de2015 11:30 AM Della Frye stated that she has seen recent orders at Travis so they figured it out. She needs to put Principal Training on her priority list. Head Start is a federal program and there are a lot of rules about what is acceptable to purchase. A visitor stated that years ago the program ordered things at the end of the year but she doesn’t think it’s fair. Della Frye said that is why they have already followed up with principals and secretaries. There is quite a bit of money left in Contractual and those funds are funds that are spent toward the end of the year as we get dentist and doctor bills. Maria Mata stated that there is a lot of money so why is it the nurses, social workers or parent liaisons don’t get paid more money with the money that is left. Della Frye stated that at the beginning of the school year teaching assistants were on Pay Grade 1. We were able to move them up to a Pay Grade 2. We are already getting ready to plan budget for next year and one of the things we can consider is moving people up a Pay Grade to give them a raise. The president stated she would like to see the money allocated at the campuses in equal amounts. A visitor said to spend the money on snacks and food for the kids. She is looking on page 3 at Other Supplies there is almost $20,000 and what Other Supplies means and why $20,000. Della Frye said the Other Supplies with $9,279 those are for classroom supplies that the education team needs to purchase for classrooms. A count was taken of the remaining 6 Policy Council members. Della Frye requested the Council move to the action items, at least Personnel, and then move on with the meeting. She reminded the remaining members there could be no action without quorum. The president asked to move on to Personnel. Reportes Informe Financiero de Diciembre • La Sra. Frye dijo que han pasado cuatro meses del presupuesto anual y hemos gastado el 27 % del presupuesto. • Luis Sánchez pregunto si eso era para todo el año o para el segundo semestre • La Sra. Frye dijo que estamos a 4 meses del presupuesto del año y en esos 4 meses que se ha gastado el 27% del presupuesto. El 15% del presupuesto se ha gastado en artículos escolares. Esto refleja una pregunta que Banessa hizo 16 • • • • • • • • • DISTRITO ESCOLAR INDEPENDIENTE DE MIDLAND CONSEJO DE POLÍTICAS DE HEAD START Salón 420, 615 W. Missouri Avenue, Midland Texas 26 de enero de2015 11:30 AM acerca de la Escuela Travis en cuanto a por qué los maestros no tienen artículos escolares. La página 2 del informe del presupuesto muestra por escuela cuánto dinero fue asignado por salón de clase y cuánto han gastaron. A principios de este mes, el director contactó directores y secretarias recordándoles que necesitan gastar su dinero de Head Start y ella les dio un plazo hasta el 1 de abril. El programa tiene que seguir las políticas de compra de compras del Distrito Escolar de Midland. Los maestros han sido capacitados en el uso de procedimientos de compra y haremos un seguimiento con ellos. Una persona de la audiencia recomendó que quizás era necesario otra capacitación adicional ya que el Distrito Escolar de Midland tiene varios directores nuevos en de las escuelas. Della Frye indico que ella tuvo una reunión sobre el presupuesto con cada administrador en el mes septiembre y quizás el presupuesto de Head Start a ese tiempo no era la prioridad de los nuevos administradores. Un visitante pregunto quién estaba a cargo de los fondos asignados a la escuela? La Sra. Frye respondió que los maestros tienen una forma para rellenar y entregársela a la secretaria y el director. El visitante dijo que no cree que los maestros son los encargados de gastar el dinero, ya que los maestros de la Escuela De Zavala solicitaron materiales porque estaban comprando de sus propias bolsas. Esto se trajo a la atención del Consejo al principio del año escolar. Luis Sánchez dijo que esto se habló el año pasado. Se recomendó que tengamos algo que nos muestre que los materiales se han comprado porque nos dicen que están comprando materiales, pero los maestros dicen que no reciben nada. Tenemos que encontrar una manera de que si un maestro necesita marcadores hoy debe haber la manera que los tenga en un par de días. ¿Hay algún tipo de sistema en línea como una compañía de materiales de oficina, donde un maestro sólo puede entrar, mandar la solicitud y que le llegue lo que pidió? Otro padre de familia pregunto si sería más fácil mantener los útiles escolares en las oficinas centrales – los materiales principales- y tal vez las Personas de Apoyo Familiar se los ll3even a los maestros cuando vayan a las escuelas. Della Frye dijo que podría ser una poción pero quizás también podría ser un reto ya que a los maestros les gustan diferentes tipos de materiales. El padre de familia sugirió que se podría mantener lo esencial aquí en las oficinas centrales y si los maestros necesitaban algo más específico, como un cierto tipo de pintura o papel entonces lo ordenarían. 17 • • • • • • • • • • DISTRITO ESCOLAR INDEPENDIENTE DE MIDLAND CONSEJO DE POLÍTICAS DE HEAD START Salón 420, 615 W. Missouri Avenue, Midland Texas 26 de enero de2015 11:30 AM La Presidenta dijo que no cree que el objetivo es mantener a los maestros felices. Los padres de DeZavala terminaron comprando de sus propias bolsas y entregando a los niños los materiales que necesitaban. Luis Sánchez dijo que si el director tenía el dinero o no, porque él no estaba seguro. Parece que estamos regresando al mismo problema que tuvimos el año pasado y sabemos que el dinero está ahí. La Presidenta dijo que el dinero no se podía liberar, ya que es de sólo $ 300 por maestro al año por la escuela. Algunas escuelas tienen hasta $ 2000, pero no gastan el dinero, pero otras escuelas sólo tiene $ 300 para todo el año y no es suficiente. Della Frye aclaró que las enfermeras de las escuelas recibieron presupuestos para cosas como guantes para cuando cambian pantalones de niños que no alcanzaron a ir al baño. Como pueden ver, salones de clase recibieron $ 1500, $ 1300, $ 975 y las enfermeras recibieron en sus cuentas de $ 300. Antes de seguir adelante con solicitar un pedido de materiales centralizado, ella necesita tratar una sugerencia de trabajar con los directores de las escuelas para asegurarse que ellos entiendan su presupuesto y usen sus presupuestos. • Luis Sánchez señaló que la Escuela Primaria Travis no ha gastado dinero en útiles escolares. Banessa Brito dijo que ella les ha preguntado a los directores sobre qué cosas están pasando en Travis. La directora le dijo que tenía que ver lo que estaba pasando porque puede haber una confusión donde los maestros piensan que ya se ordenaron los materiales y no es así. Della Frye dijo que ella ha visto ordenes recientes de Travis por lo cual se imaginó que ya tenían los materiales. Ella va a poner en su lista como prioridad la capacitación de directores. Head Start es un programa federal y hay muchas reglas acerca de lo que es aceptable comprar. Un visitante dijo que hace años el programa ordenaba las cosas al final del año pero ella no piensa que eso es justo. Della Frye dijo que es por eso que ya un seguimiento con los directores y las secretarias. Hay un poco de dinero que queda en Contractual y esos fondos son fondos que se gastan al final del año a medida que se reciben los recibos de dentistas y médicos. María Mata afirmó que hay un mucho dinero y ¿por qué es que no se les paga más a las enfermeras, trabajadores sociales o coordinadores de padres con el dinero que queda. 18 • • • • • • • DISTRITO ESCOLAR INDEPENDIENTE DE MIDLAND CONSEJO DE POLÍTICAS DE HEAD START Salón 420, 615 W. Missouri Avenue, Midland Texas 26 de enero de2015 11:30 AM Della Frye dijo que al principio del año escolar los asistentes de maestros estaban en un pago del Grado 1. Pudimos moverlos a un pago de Grado 2. Ya estamos preparándonos para la planeación del presupuesto para el próximo año y una de las cosas que se pueden considerar es el mover a las personas a un grado de pago más alto y así darles un aumento. La Presidenta dijo que le gustaría ver que el dinero se asignara a las escuelas en cantidades iguales. Un visitante dijo que se gastara el dinero en bocadillos y comida para los niños. Ella está viendo en la página 3 en otros artículos y hay casi $ 20,000 y a qué otros artículos se refieren y por qué $ 20.000. Della Frye dijo que los otros artículos con $ 9,279 son para materiales del salón de clase que el equipo de educación necesita comprar para los salones. Se hizo un conteo de los 6 restantes miembros del Consejo de Políticas. Della Frye pidió al Consejo que se vieran los temas de acción, por lo menos el del personal y luego seguir adelante con la reunión. Les recordó a los miembros restantes no podía haber acción si no hay quórum. La Presidenta pidió pasar al Personal. 8. Action Items A. Personnel The president asked for a motion to approve Personnel. A motion was made by Banessa Brito and seconded by Minerva Ortega. The president asked Della Frye to talk about personnel. Della Frye made sure Gail Zertuche had stepped out of the room before discussing Personnel. Della Frye gave an overview of the Personnel based on the form in the Policy Council packet. A question was asked whether the criminal background checks had taken place and Della Frye said they had been. The president called for a vote. Motion passed 6 to 0. B. Discussion and Possible Approval of Eligibility, Recruitment, Selection, Enrollment and Attendance Written Plans and Policies The president said the Discussion and Possible Approval of Eligibility, Recruitment, Selection, Enrollment and Attendance Written Plans and Policies was postponed until the next meeting since we just got the information in Spanish. 19 DISTRITO ESCOLAR INDEPENDIENTE DE MIDLAND CONSEJO DE POLÍTICAS DE HEAD START Salón 420, 615 W. Missouri Avenue, Midland Texas 26 de enero de2015 11:30 AM Puntos de Acción Personal La Presidenta pidió una moción para aprobar el personal. Una moción fue hecha por Banessa Brito y secundada por Minerva Ortega. La presidenta le pidió a Della Frye que hablara sobre el personal. Della Frye se aseguró que Gail Zertuche saliera de la reunión antes de discutir el Personal. Della Frye dio una visión general del personal basado en la forma en el paquete del Consejo de Política. Se preguntó si ya se habían revisado los antecedentes penales y Della Frye dijo que ya habían tomado lugar. La presidenta lo somete a votación. La moción fue aprobada 6 a 0. Discusión y posible aprobación de Elegibilidad, reclutamiento, selección, matrícula y asistencia Planes Escritos y Políticas La Presidenta dijo que la discusión y posible aprobación de Elegibilidad, reclutamiento, selección, matrícula y asistencia Planes Escritos y Políticas se pospuso hasta la próxima reunión ya que acabamos de recibir la información en español. 9. Adjourn meeting/Concluir la reunión Several Council members had to leave. Della Frye told the president that all the reports were in the packet the Council received and she can stay to answer any questions the members have about the reports. The president said we have less than 6 people and cannot continue. The meeting is adjourned at 2:26 pm. Varios miembros del Consejo se tuvieron que ir. Della Frye le dijo a la Presidenta que todos los informes estaban en el paquete que el Consejo recibió y que ella podía quedarse para contestar cualquier pregunta que los miembros tuvieran acerca de los informes. La Presidenta dijo que había menos de 6 personas y no se podía continuar. La reunión se concluyó a las 2:26 pm Upcoming Events/Fechas Importantes: Policy Council Meeting: February 23, 2015 Junta de Consejo de Políticas: 23 de febrero 2015 MISD School Board Meeting: February 9, 2015 Reunión del Consejo de Políticas: 23 de febrero de 2015 Junta de Consejo de Políticas: 23 de febrero 2015 Junta de la Mesa Directiva del Distrito Escolar de Midland: 9 de febrero 2015 20 Midland ISD Head Start Report As of January 31, 2015 (14-15) Personnel & Fringe Travel Other Operating Supplies Contractual TOTAL Budget NOA 1,884,918 25,450 34,012 144,051 46,756 2,135,187 Enc. + Exp. 821,585 7,579 9,542 35,337 4,288 878,331 Remaining Balance 1,063,333 17,870 24,970 108,715 42,468 1,256,835 % Expended 44% 30% 28% 25% 9% 41% Payroll FC 11 21 33 61 Obj. 6100 6100 6100 6100 S.O. Org Description Instructional Payroll Other Payroll Payments Nursing Payroll Social Services Payroll Total Payroll Budget $1,173,050.04 $360,299.40 $54,647.88 $296,920.68 $1,884,918.00 Encum Expend $587,793.37 $60,385.95 $27,405.60 $146,000.38 Bal $585,256.67 $299,913.45 $27,242.28 $150,920.30 $821,585.30 $1,063,332.70 $1,139.40 Expend $1,038.29 $792.19 $3,568.40 $1,041.39 Bal $1,761.71 $3,978.81 $1,291.60 $10,838.21 $1,139.40 $6,440.27 $17,870.33 $48.00 $1,041.65 $7,402.50 $1,050.00 $13,840.00 $1,958.35 $8,221.50 $950.00 $9,542.15 $24,969.85 $0.00 Travel FC 33 61 13 21 Obj. 6411 6411 6411 6411 S.O. 08 08 08 08 Org 812 812 812 812 Description Travel & Subsistence-Employees Travel & Subsistence-Employees Staff Travel T&TA Central Admin Travel T&TA Total Travel Budget $2,800.00 $4,771.00 $4,860.00 $13,019.00 $25,450.00 Encum Other Operating Services 11 34 11 61 6412 6431 6498 6499 00 00 00 11 812 812 812 812 Student Travel Student Transportation Instructor Meals Translation Total Other Operating Services $13,888.00 $3,000.00 $15,624.00 $2,000.00 $34,512.00 $0.00 Supplies FC 12 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 33 33 33 33 33 33 33 33 33 33 33 33 33 33 33 33 Obj 6329 6338 6339 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 S.O. 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 00 Org 812 812 812 101 104 105 106 108 109 110 111 112 113 114 116 117 118 123 127 101 104 105 106 108 109 110 111 112 113 114 116 117 118 123 127 Description Library Reading Materials Testing Materials Teaching Strategies Gold Other Supplies - Bonham Other Supplies - Burnet Other Supplies - Crockett Other Supplies - DeZavala Other Supplies - Henderson Other Supplies - Houston Other Supplies - Jones Other Supplies - Lamar Other Supplies - Long Other Supplies - Milam Other Supplies - Emerson Other Supplies - Rusk Other Supplies - South Other Supplies - Travis Other Supplies - Santa Rita Other Supplies - Bush Nurse Supplies - Bonham Nurse Supplies - Burnet Nurse Supplies - Crockett Nurse Supplies - DeZavala Nurse Supplies - Henderson Nurse Supplies - Houston Nurse Supplies - Jones Nurse Supplies - Lamar Nurse Supplies - Long Nurse Supplies - Milam Nurse Supplies - Emerson Nurse Supplies - Rusk Nurse Supplies - South Nurse Supplies - Travis Nurse Supplies - Santa Rita Nurse Supplies - Bush Budget $1,259.78 $13,681.00 $15,775.00 $1,425.00 $1,700.00 $2,550.00 $1,500.00 $1,350.00 $1,350.00 $1,350.00 $1,950.00 $1,950.00 $1,800.00 $975.00 $1,950.00 $1,275.00 $2,175.00 $750.00 $900.00 $285.00 $300.00 $510.00 $300.00 $270.00 $270.00 $270.00 $390.00 $390.00 $360.00 $195.00 $390.00 $255.00 $285.00 $150.00 $180.00 21 1 Encum Expend $1,215.84 $124.02 $1,299.44 $602.63 $175.92 $200.00 $182.89 $208.18 $42.00 $557.81 $248.35 $307.84 $223.09 $11.35 $1,020.98 $236.42 $566.46 $242.88 $156.84 $509.25 $38.36 $259.47 $178.90 $141.88 $118.59 $287.95 $228.20 $96.79 $34.76 $31.83 Bal $43.94 $13,681.00 $15,775.00 $1,300.98 $400.56 $1,947.37 $1,324.08 $1,308.00 $792.19 $901.65 $1,767.11 $1,433.98 $1,800.00 $975.00 $1,726.91 $1,263.65 $1,154.02 $750.00 $97.12 $42.12 $143.16 $0.75 $300.00 $231.64 $270.00 $10.53 $211.10 $390.00 $218.12 $76.41 $102.05 $26.80 $285.00 $115.24 $51.38 Balance Update $328.89 $350.38 $1,927.08 $1,174.53 $1,308.00 $501.19 $901.65 $1,317.68 $476.16 $1,800.00 $14.92 $695.86 $1,263.65 $3,429.43 $750.00 $187.91 $0.54 $143.16 $0.75 $300.00 $231.64 $270.00 $10.53 $1.12 $142.42 $138.16 $76.41 $102.05 $26.80 $285.00 $3.05 $10.53 Midland ISD Head Start Report As of January 31, 2015 (14-15) 11 11 13 21 21 33 33 33 61 61 61 61 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 6399 00 01 12 00 04 00 02 05 05 11 12 00 812 812 812 812 812 812 812 812 812 812 812 812 Other Supplies - general Other Supplies - disability Prof. Development Snacks Central Admin Supplies Enrollment Account Other Supplies - health Other Supplies - mental health Other Supplies - Health Adv. Com. Community Network Policy Council Parent Meeting Supplies Parent Involvement Total Supplies $8,876.22 $0.00 $1,000.00 $37,000.00 $3,450.00 $11,125.00 $5,109.00 $525.00 $1,500.00 $4,800.00 $2,400.00 $7,800.00 $1,608.95 $4,507.32 $592.30 $4,390.31 $186.70 $1,085.94 $1,317.05 $875.44 $3,155.01 $990.00 $494.83 $741.69 $507.57 $2,760.68 $0.00 $1,000.00 $32,017.39 $3,263.30 $10,039.06 $0.00 $299.50 $510.00 $2,988.12 $782.87 $4,137.42 $144,051.00 $16,906.50 $18,430.03 $108,715.20 $5,109.00 $225.50 $2,866.87 $0.00 $1,000.00 $29,285.43 $3,040.58 $10,039.06 $0.00 $299.50 $510.00 $2,728.12 $266.08 $4,069.05 Contracted Services FC 33 33 13 33 61 21 Obj 6217 6217 6219 6219 6219 6299 S.O. 00 02 08 00 00 00 Org 812 812 812 812 812 812 Decscription Pupil Svsc-Dental Pupil Svsc-Mental Consultant T&TA Nurse - Nutrition Svcs Other - Child Care Other - Child Plus Total Contracted Services Budget $15,600.00 $4,650.00 $6,506.00 $5,000.00 $3,000.00 $12,000.00 Encum Expend $504.00 $2,115.00 $889.00 $730.00 $50.00 Bal Balance Update $15,096.00 $15,096.00 $2,535.00 $2,535.00 $6,506.00 $6,506.00 $4,111.00 $4,111.00 $2,270.00 $2,154.00 $11,950.00 $11,950.00 $46,756.00 $0.00 $4,288.00 $42,468.00 Total Operating Costs $2,135,687.00 $18,045.90 $860,805.72 $1,256,835.38 Total Budget $2,135,687.00 S.O. = Sub Object for specific projects 0 Non specific tracking 1 Disability Services 2 Mental Health Services 3 Social Services 5 Community Network 8 Travel and Technical Assistance 11 Policy Council 13 Quality Improvement org = organization number 22 2 BOARD & POLICY COUNCIL REPORTS For the month of February 2015 Monthly financial statements, including credit card expenditures Monthly program information ongoing monitoring summaries Head Start Monthly Fiscal Report (attached) MISD Head Start credit card information is reviewed monthly by the Board in the List of Bills Program enrollment reports, including attendance reports for children whose care is partially subsidized by another public agency Monthly reports of meals and snacks provided through Department of Agriculture programs Program Enrollment: 340 Attendance Aug Sept Oct Nov Dec Jan Feb Mar Apr May 99.1% 93.4% 95.5% 93.2% 93.0% *90.3% *January 2014 attendance was 91.9% *Staff is following up with families to identify reasons for absences and improve attendance Breakfast: 5479 Lunch: 5721 Snack: 5623 Communication and guidance from the Secretary ACF-IM-HS-15-01 Real Property Reporting Financial audit MISD and the Head Start program have an annual audit prepared at year end in accordance with the Single Audit Act as required by the Governmental Accounting Standards board. The audit is complete and no findings were issued. The district received a clean audit. Annual Self Assessment, including findings related to such assessment One of the key management responsibilities of all Head Start programs is to conduct a selfassessment of their program effectiveness and progress. The self-assessment process provides an opportunity of involving parents and the local community in becoming advocates of quality early childhood services. MISD Head Start conducts the Annual Self-Assessment during the months of November – February. Results are shared with Policy Council and Board of Trustees in March. Community-wide strategic planning and needs assessment (i.e., Community Assessment) of the Head Start agency, including applicable updates Each Head Start grantee must conduct a Community Assessment within its service area once every three years and follow up is done annually. The Community Assessment must include the collection and analysis of the following information about the grantee’s Early Head Start or Head Start. MISD Head Start conducts this assessment during the month of February. Results are shared with the Policy Council and Board of Trustees in March. Annual Program Information Reports (PIR) The Office of Head Start Program Information Report (PIR) provides comprehensive data on the services, staff, children, and families served by Head Start programs nationwide. All grantees and delegates are required to submit PIR for Head Start programs by August of each year. The MISD PIR was reviewed on September 3, 2014. 23 INFORMES DE LA MESA DIRECTIVA & EL CONSEJO DE POLÍTICAS Para el mes de febrero del 2015 Estados financieros mensuales, incluyendo los gastos de la tarjeta de crédito Información mensual sobre el programa y resúmenes del monitoreo continuo Informe Fiscal mensual de Head Start (adjunto) Información de tarjeta de crédito de Head Start del Distrito escolar de Midland, es revisada mensualmente por la Junta Directiva en la Lista de Cuentas Informes de inscripción del programa, incluyendo informes de asistencia de los niños cuyo cuidado está parcialmente subvencionado por otra agencia pública Informes mensuales de las comidas y meriendas proporcionadas a través de programas del Departamento de Agricultura Inscripción en el Programa: 340 Asistencia Aug Sept Oct Nov Dec Jan Feb Mar Apr May 99.1% 93.4% 95.5% 93.2% 93.0% *90.3% * La asistencia del mes de enero del 2014 fue de 91.9% *Staff is following up with families to identify reasons for absences and improve attendance Desayunos: 5479 Comidas: 5721 Meriendas: 5623 Comunicación y dirección del Secretario ACF-IM-HS-15-01 Informe de Bienes y Raíces Auditoría financiera El Programa de Head Start del Distrito Escolar de Midland tiene una auditoría anual que se prepara al final del año de acuerdo a la Ley de Auditoría Única así como lo requiere el Comité de Normas de Contabilidad Gubernamentales. La auditoría ya se llevó a cabo y no se reportó ningún hallazgo. ¡El distrito recibió una auditoria limpia! Autoevaluación anual, incluyendo hallazgos relacionados con dicha evaluación Una de las responsabilidades claves de la directiva de todos los programas de Head Start es llevar a cabo una autoevaluación de la efectividad del programa y el progreso. El proceso de autoevaluación ofrece la oportunidad de involucrar a los padres de familia y la comunidad local en convertirse en defensores de servicios de educación preescolar de calidad. El Programa de Head Start del Distrito escolar de Midland lleva acabo una Autoevaluación Anual durante los meses de noviembre a febrero. Los resultados se comparten con el Consejo de Políticas y la Mesa Directiva en el mes marzo. Planificación estratégica de toda la comunidad y evaluación de necesidades (es decir, Evaluación de la Comunidad) de la Agencia de Head Start, incluyendo actualizaciones aplicables Cada concesionario de Head Start debe realizar una Evaluación de la Comunidad dentro de su área de servicio una vez cada tres años y el seguimiento se realiza anualmente. La Evaluación de la Comunidad debe incluir la recopilación y análisis de la siguiente información sobre el Early Head Start y Head Start del concesionario. MISD Head Start realiza esta evaluación durante el mes de febrero. Los resultados se comparten con el Consejo de Políticas y la Mesa Directiva en el mes de marzo. Los informes anuales del programa (PIR) El Informe de la Oficina del Programa de Head Start (PIR) proporciona datos completos sobre los servicios, personal, niños y familias atendidas por programas de Head Start en todo el país. Se les requiere a todos los concesionarios y los delegados a presentar PIR para programas de Head Start en agosto de cada año. El PIR del Distrito Escolar de Midland fue revisado el 3 de septiembre de 2014. 24 eclkc.ohs.acf.hhs.gov https://eclkc.ohs.acf.hhs.gov/hslc/standards/im/2015/resour_ime_001_012715.html IM 15-01 Real Property Reporting and Request Requirements Español Real Property Reporting and Request Requirements ACF-IM-HS-15-01 U.S. DEPARTMENT OF HEALTH AND HUMAN SERVICES ACF Administration for Children and Families 1. Log No. ACF-IM-HS-15-01 2. Issuance Date: 01/27/2015 3. Originating Office: Office of Head Start 4. Key Word: SF-429; Real Property; Inventory; Facilities; Reporting INFORMATION MEMORANDUM TO: All Head Start and Early Head Start Grantees SUBJECT: Real Property Reporting and Request Requirements INFORMATION: Effective for budget periods beginning on or after Dec. 26, 2014, all grantees, including those with no covered real property, are instructed to use and submit Standard Form (SF) 429. It includes the following real property reporting and request forms: Instructions for 429 [PDF, 111KB] SF-429-A (General Reporting; includes the cover page) [PDF, 163KB] SF-429-B (Request to Acquire, Improve, or Furnish; includes the cover page) [PDF, 143KB] SF-429-C (Disposition or Encumbrance Request; includes the cover page) [PDF, 117KB] The status of real property purchased, constructed, or subject to major renovations paid for in whole or in part with federal Head Start funds and real property claimed as match for a Head Start award must be reported annually on forms SF-429 and SF-429-A. Please carefully read the Instructions for SF-429 provided by the Office of Management and Budget to ensure that all required forms are complete and accurate. A description of each form follows. SF-429 Required Forms 25 SF-429 Cover Page must be submitted annually by all grantees and accompany all reports and requests. It provides recipient (grantee) information and must accompany any submission of forms SF-429-A, SF429-B, or SF-429-C. Use the Comments section (Item 9) to indicate that there is no real property (as defined above) to report, identify real property with no change in status, and note parcels with changes. Additional attachments are required only for previously unreported real property and parcels with changes. SF-429-A General Reporting must be submitted annually on the same date the grantee's first SF-425 Final Federal Financial Report for the budget period is due. A separate sheet is required to provide real property details for each parcel of real property being reported, including land, buildings, and modular units. Information for every parcel of real property that is purchased, constructed, or subject to major renovations with Head Start funds as defined in 45 CFR 1309.3 and real property claimed as match for a Head Start award must be included. The term purchase includes outright purchase, down payment, and the use of Head Start funds to make mortgage payments (both principal and interest). A federal interest created by the use of Head Start funds does not end until it is released by the Administration for Children and Families (ACF). In Item 13, grantees should note the funding period in which the federal interest began as the "From" date and enter "Until released by ACF" in the "To" space. SF-429-B Request to Acquire, Improve, or Furnish must be submitted along with the additional information required by 45 CFR Part 1309 whenever a grantee is seeking ACF approval to use Head Start funds to engage in purchase, construction, or major renovation of facilities covered by 45 CFR Part 1309. Information included in SF-429-B can be cross-referenced in the Part 1309 application. The appraised value (valuation) required in Item 14f must be provided by an independent real property appraiser licensed or certified by the state in which the property is located. 26 SF-429-C Disposition or Encumbrance Request must be submitted at closeout and whenever a grantee is seeking ACF approval to sell, transfer, or encumber property subject to a federal interest, including the refinancing of existing indebtedness and subordination of a federal interest to the rights of a lender. SF-429-C implements the requirements for grantees making requests for disposition of real property previously addressed at 45 CFR §74.32 and 45 CFR §92.31. Interim final U.S. Department of Health and Human Services grants management regulations address disposition of property at 45 CFR §75.318. Item 14a asks grantees to indicate a disposition preference; however, the final decision as to method of disposition of property subject to a federal interest resides with ACF and will be communicated to the grantee through written disposition instructions. An independent real property appraiser licensed or certified by the state in which the property is located must provide the appraised value required in Item 14e. Subordination requests are initiated through the use of form SF-429-C. Requests for subordination should by identified in Item 14i and accompanied by the proposed subordination agreement, which must meet the terms and conditions noted in 45 CFR §1309.21 and 45 CFR §1309.22. ACF-IM-HS-12-08 remains in effect and provides a simplified disposition process for older modular units as defined in the Information Memorandum (IM). SF-429-C is required whenever real property, subject to a federal interest, is pledged as collateral for a loan or mortgage. A pledge of collateral includes financing for ongoing purchase, such as a long-term mortgage, as well as any use of the property as collateral for future borrowing, such as lines of credit or refinancing of existing debt. How to Submit Forms: Head Start and Early Head Start grantees are directed to submit reports in paper form (original and two copies) to their respective regional grants management officer. A fillable PDF version of form SF-429, attachments, and instructions a is available on the Early Childhood Learning and Knowledge Center (ECLKC) website. Further updates will be provided when electronic submission through the GrantSolutions system is available. Further Guidance: ACF-IM-HS-12-02 SF-428 Tangible Personal Property Report and SF-429 Real Property Status Report is superseded insofar as form SF-429 and its attachments are concerned. The Office of Head Start (OHS) will publish new guidance regarding form SF-428 and its attachments separately. Please direct any questions to your OHS Regional Office. / Ann Linehan / Ann Linehan Acting Director Office of Head Start See PDF Version of Information Memorandum: Real Property Reporting and Request Requirements [PDF, 124KB] Required Viewers: This is a Historical Document. 27 eclkc.ohs.acf.hhs.gov https://eclkc.ohs.acf.hhs.gov/hslc/Espanol/IMs en español/2015/resour_ime_001e_020215.html IM-15-01 Requisitos de los informes acerca de bienes inmuebles y las solicitudes relativas a ellos English Requisitos de los informes acerca de bienes inmuebles y las solicitudes relativas a ellos ACF-IM-HS-15-01 U.S. DEPARTMENT OF HEALTH AND HUMAN SERVICES ACF Administration for Children and Families 1. Núm. ACF-IM-HS-15-01 2. Fecha de emisión: 01/27/2015 3. Oficina originaria: Oficina Nacional de Head Start 4. Palabras clave: SF-429; bienes inmuebles; inventario; instalaciones; informes MEMORÁNDUM DE INFORMACIÓN A: Todos los concesionarios de Head Start y Early Head Start TEMA: Requisitos de los informes acerca de bienes inmuebles y las solicitudes relativas a ellos INFORMACIÓN: Con vigencia en los periodos presupuestarios que se inicien el 26 de diciembre de 2014 o en fecha posterior, se instruye a todos los concesionarios, incluidos aquellos que no tienen bienes inmuebles cobijados, a utilizar y presentar el formulario estándar (SF, por su sigla en inglés) 429, el cual incluye los siguientes formularios para presentar informes y formular solicitudes acerca de bienes inmuebles (en inglés): Instructions for SF-429 (Instrucciones para SF-429) [PDF, 111KB] SF-429-A (Informe general; incluye la portada) [PDF, 163KB] SF-429-B (Solicitud para adquirir, mejorar o amueblar bienes inmuebles; incluye la portada) [PDF, 143KB] SF-429-C (Solicitud para enajenar o gravar los bienes inmuebles; incluye la portada) [PDF, 117KB]. Se debe informar anualmente, en los formularios SF-429 y SF-429-A, el estado de los bienes inmuebles cuya compra, construcción o renovación significativa se haya pagado en su totalidad o parcialmente con fondos federales de Head Start, y de los bienes inmuebles que se declaran como contrapartida de una subvención de Head Start. Por favor, lea detenidamente las instrucciones del formulario SF-429 provistas por la Oficina de Gerencia y Presupuesto 28 (OMB) para comprobar que completó con exactitud todos los formularios requeridos. A continuación se describe cada formulario: SF-429: Formularios requeridos SF-429, Portada: todos los concesionarios deben presentarlo anualmente, junto con todos los informes y las solicitudes. Contiene la información sobre el beneficiario (el concesionario) y debe presentarse junto con los formularios SF-429-A, SF-429-B o SF-429-C. Utilice la sección de comentarios (artículo 9) para indicar que no hay bienes inmuebles (según se definen más arriba) sobre los cuales sea preciso informar; para identificar los bienes inmuebles que no hayan cambiado de estado y para informar sobre las parcelas que hayan experimentado algún cambio. Se requieren anexos adicionales únicamente en los casos en que no se hayan presentado antes informes sobre los bienes inmuebles, o las parcelas hayan sufrido cambios. SF-429-A, Informe general: el concesionario debe presentarlo anualmente, en la misma fecha en que debe presentar el primer informe financiero definitivo sobre fondos federales SF-425 correspondiente al periodo presupuestario respectivo. Se requiere una hoja aparte para proveer los detalles de cada parcela, que incluirán los terrenos, edificios y unidades modulares. Información sobre cada parcela cuya compra, construcción o renovación significativa se realice utilizando los fondos de Head Start, según se definen en 45 CFR 1309.3 y los bienes inmuebles que se declaren como contrapartida de una subvención de Head Start. El término compra incluye la compra directa, la cuota inicial y el uso de fondos de Head Start para hacer pagos de la hipoteca (capital e intereses). Los derechos federales sobre la propiedad creados por el uso de fondos de Head Start no terminan hasta que la Administración para Niños y Familias (ACF) los ceda. Frente a la palabra "From" (A partir de) que aparece en el artículo 13, los concesionarios deben escribir el periodo de financiamiento en el cual el gobierno federal comenzó a tener derechos sobre la propiedad, y frente a la palabra "To" deben escribir "Hasta que ACF ceda los derechos". SF-429-B, Solicitud para adquirir, mejorar o amueblar: se debe presentar junto con la información adicional exigida por 45 CFR Parte 1309 siempre que el concesionario solicite la aprobación de la ACF para utilizar fondos de Head Start para la compra, construcción o renovación significativa de las instalaciones a la que se refiere 45 CFR Parte 1309. En la solicitud a la que se refiere la Parte 1309 de 45 CFR se puede hacer referencia a la información incluida en el formulario SF-429-B. El valor calculado (avalúo) requerido en el artículo 14f debe ser proporcionado por un perito tasador de bienes inmuebles independiente que tenga licencia o esté certificado por el estado en que se encuentra la propiedad. SF-429-C, Solicitud para enajenar o gravar los bienes inmuebles: deberá presentarse en la liquidación y siempre que un concesionario esté buscando la aprobación de ACF para vender, traspasar o gravar los bienes en los cuales tenga derechos el gobierno federal, lo cual comprende la refinanciación de deudas existentes y la subordinación de los derechos del gobierno federal a los derechos de un prestamista. 29 SF-429-C implementa los requisitos para los concesionarios que formulen solicitudes relativas a la enajenación de bienes inmuebles a los que se hayan referido antes las secciones 45 CFR §74.32 y 45 CFR §92.31. La versión final de los reglamentos provisionales del Departamento de Salud y Servicios Humanos sobre administración de subvenciones aborda la enajenación de bienes inmuebles en la sección 45 CFR §75.318. En el artículo 14a se le pide al concesionario que indique una preferencia en lo que atañe a la enajenación; sin embargo, la decisión definitiva sobre el método de enajenación de propiedades en la cuales tenga derechos el gobierno federal corresponde a ACF, quien se la comunicará al concesionario mediante instrucciones escritas de enajenación. Un perito tasador de bienes inmuebles independiente que tenga licencia o esté certificado por el estado en que se encuentra la propiedad debe proporcionar el avlúo que requiere el artículo 14e. Las solicitudes de subordinación se inician utilizando el formulario SF-429-C. Estas solicitudes se deben identificar en el artículo 14i y deben estar acompañadas del contrato de subordinación propuesto, el cual debe cumplir los términos y las condiciones descritos en 45 CFR §1309.21 y 45 CFR §1309.22. El Memorándum de Información ACF-IM-HS-12-08 permanece en vigencia y establece un proceso simplificado para la enajenación de las unidades modulares más antiguas que se define en él. El formulario SF-429-C se exige siempre que los bienes inmuebles en los cuales tenga derechos el gobierno federal se comprometan como garantía de un préstamo o una hipoteca. La constitución de bienes en garantía incluye el financiamiento para la compra en curso, como una hipoteca a largo plazo, y cualquier uso de la propiedad como garantía para préstamos futuros, tales como líneas de crédito o refinanciación de la deuda existente. Cómo presentar los formularios: Se instruye a los concesionarios de Head Start y Early Head Start a presentarle los informes en papel (original y dos copias) al funcionario regional de gestión de las subvenciones que les corresponda. En el sitio virtual del Centro sobre el Aprendizaje y Conocimiento en la Primera Infancia (ECLKC) encontrarán una versión del formulario SF-429 en PDF que se puede llenar por medios electrónicos, con anexos e instrucciones (en inglés) fillable PDF version of form SF-429, attachments, and instructions Habrá versiones más actualizadas cuando se puedan presentar formularios electrónicos mediante el sistema GrantSolutions. Más orientación: El Memorándum de Información ACF-IM-HS-12-02 Informe de propiedad personal tangible SF-428; y el Informe del estado de propiedad real SF-429 son reemplazados por el formulario SF-429 en lo que se refiere al éste y sus anexos. La Oficina Nacional de Head Start (OHS) publicará nuevas directrices sobre el formulario SF-428 y sus anexos por separado. Le rogamos que dirija cualquier pregunta a su Oficina Regional de OHS. / Ann Linehan / Ann Linehan Directora en funciones Oficina Nacional de Head Start Descargo de responsabilidad sobre las traducciones al español 30 Como cortesía hacia nuestros lectores hispanohablantes, se han hecho todas las gestiones posibles para proveer una traducción fiel y de alta calidad de este documento. Si surgiera alguna pregunta sobre la precisión del mismo, el texto en inglés tiene carácter oficial y cualquier diferencia en la traducción no es vinculante ni tiene efecto legal. Required Viewers: This is a Historical Document. 31 PROGRAM INFORMATION ONGOING MONITORING SUMMARY February 23, 2015 • • • • • • • • • Program Design and Management Updates to the Community Assessment are complete and in translation Head Start Director, Coordinators and Family Support Liaisons will finish staffing this month with every Head Start classroom teacher Attended training at the Head Start Regional Office and Training/Technical Assistance Network Preparing for 5 Year Grant Process o 5 Monitoring Events in the first 3 years; Environmental Health and Safety in Year 1 o 5 year Program Goals with objectives that can be measured Safety issue has been reported to Head Start Regional Office (Dallas) and Office of Head Start (Washington DC) Education Cluster Meetings continue for all teachers supporting grade level collaboration, training, and planning New teachers attend monthly trainings for information and support from Mrs. Franco Teachers are conducting MOY (Middle of the Year) Testing Attended training with the Head Start Regional Office and Training and Technical Assistance Network • • News from the Schools Bonham studied winter animals. Burnet learned about Martin Luther King, made oatmeal, built a zoo out of blocks. Bush read The Mitten and enjoyed fun activities with the animals in that story. They also read Chicken Soup with Rice and made Chicken Soup. Crockett went on a field trip to Petsmart and studied nutrition and animals. DeZavala held its second parent gathering for enrichment activities. Teachers shared 2nd semester goals and shared activities with parents in math and literacy. Children are working on last names, shapes, patterns, and counting to 30. Emerson learned all about zoo and artic animals Greathouse enjoyed some fun science activities in January like eating “dirt and worms” and putting an egg in vinegar Henderson went on a field trip to the Museum of the Southwest Houston learned about animals and their care Jones went on a field trip to the Museum of the Southwest and had Bear Day. Lamar got to play in the snow, made glitter play dough, and had a six weeks awards ceremony. Long studied about animals on the farm and in the zoo. Milam had a fun New Year Parade where students made hats and noisemakers and walked through the campus wishing friends a “Happy and Prosperous New Year”! Rusk made a “Zoo Café” with menus, cooking supplies, pretend food, and dress up clothes. Students also enjoyed a school wide Literacy Night. Santa Rita made a “Very Hungry Caterpiller” labeled each day, and learned the life cycle of a butterfly South learned all about zoo and forest animals Travis made “Name Snowmen” and learned all about penguins. • • Disabilities Currently 39 (11.5%) of our 340 Head Start students are being served through special education 3 STATs were held for students with concerns • • • • • • • • • • • • • • • 32 PROGRAM INFORMATION ONGOING MONITORING SUMMARY February 23, 2015 • • • • • • • • • • • • • Mental Health Teachers continue to support children in learning the importance of using words to express wants and needs with an emphasis on self-regulation skills through Conscious Discipline Rules and expectations are reviewed daily. Children are becoming more independent and Kindergarten ready every day Campus Counselors continue to provide monthly guidance lessons Health and Nutrition 306 of 339 (90%) of HS students have a physical exam on file; 30 of the physicals on file will expire by the end of this month. 301 of 339 (89%) of HS students have a dental exam on file; 152 dental exams will expire by the end of this month. 40% of the students that need dental treatment have received it. 336 of 339 (99%) of HS students are up-to-date on immunizations. Second growth assessments for all Head Start students have been completed. Health assessment information will be sent to all HS parents this month. I continue to contact parents and health providers to get information on those students missing the required health documentation and assisting parents with making appointments and applying for Medicaid coverage. February is Dental Health month. Midland Dentistry4Kids will be going out to all Head Start classrooms to present a dental health lesson and a dental kit will be sent home with the students. Family Services Parent Surveys were send out to our parents for our Self-Assessment. Will be evaluating the parent surveys/comments for growth and improvement of our program. Our 2 FSLiasions started. Each Liaison will have 3 schools (Crockett, Bush, South / Henderson, Rusk and Santa Rita). Family Support Liaisons are working on the 2nd home visits, children /family staffing and will be distributing 2015-2016 Head Start Registration Fliers to our elementary schools and community agencies and businesses. Update on Parent Opportunities and Workshops for January 2015 : How to Manage Your Money Better! – Amanda Tremble, IT & Project Manager from Community National Bank presented the workshop. Ms. Tremble presented a budgeting program “Money Smart” a program National Head Start has adopted. Our parents enjoyed and learned new ways to budget and manage their money. Eleven parents attended. Helping Children Be the Best They Can Be - Kathy Pearson and Sung Sung, MISD Bilingual Liaison, presented this workshop focused on child guidance. The power point was translated into Chin and the presentation was in English and Chin. Twenty-seven parents attended. • • • • • Eligibility, Recruitment, Selection, Enrollment and Attendance (ERSEA) We are at 340 enrollment We currently have 57 children on our required waitlist for Head Start Recruitment flyers have been distributed to all campuses in MISD Annual press release is being reviewed and will be distributed by the end of this month Collaboration to address attendance monitoring and enforcement has been solidified 33 INFORMACIÓN DEL PROGRAMA Y RESÚMEN DEL MONITOREO CONTINUO 23 de febrero del 2015 Dirección y Diseño del Programa Las actualizaciones del Estudio de la Comunidad ya se terminaron y se tradujeron La Director de Head Start, los Coordinadores y el Personal de Apoyo Familiar terminarán la dotación del personal este mes con cada maestro de Head Start Asistencia a la capacitación de la Oficina Regional de Head Start y Capacitación de la Red de Asistencia Técnica Preparación para el proceso de la beca de 5 Años o 5 Eventos de Supervisión en los primeros 3 años; Salud Ambiental y Seguridad en el primer año o 5 años de Metas del programa con objetivos que se pueden medir Un problema de Seguridad se ha reportado a la Oficina Regional de Head Start (Dallas) y a la Oficina de Head Start (Washington DC) Educación Reuniones de Grupo continúan para todas las maestras apoyando la colaboración a nivel de grado, capacitación y planeación Las maestras nuevas asisten a cursos de capacitación mensualmente para información y apoyo con la Señora Franco Las maestras están realizando las pruebas de MOY (mediados de año) Asistencia a la capacitación de la Oficina Regional de Head Start y Capacitación de la Red de Asistencia Técnica Noticias de las Escuelas Bonham estudiaron los animales de invierno Burnet aprendieron sobre Martin Luther King, hicieron avena, construyeron un zoológico con bloques Bush leyeron The Mitten y disfrutaron de divertidas actividades con los animales de la historia. También leyeron Chicken Soup with Rice e hicieron sopa de pollo. Crockett fueron a una excursión a Petsmart y estudiaron nutrición y animales DeZavala llevaron a cabo su segunda reunión de padres para actividades de enriquecimiento. Los maestros compartieron las metas del segundo semestre y compartieron con los padres de familia actividades de matemáticas y de lectura. Los niños están trabajando en sus apellidos, formas, patrones, y contar hasta 30. Emerson aprendieron todo sobre el zoológico y los animales árticos Greathouse disfrutaron de algunas actividades científicas en enero como comer “tierra y gusanos” y poner un huevo en vinagre Henderson fueron a una excursión al Museo del Suroeste Houston aprendieron sobre los animales y como cuidarlos Jones fueron a una excursión al Museo del Suroeste y tuvieron a Bear Day Lamar jugaron con la nieve, hicieron plastilina con diamantina y tuvieron su ceremonia de entrega de premios de las seis semanas Long estudiaron sobre los animales de la granja y el zoológico Milam tuvieron un divertido desfile de Año Nuevo, los estudiantes hicieron sombreros y matracas y caminaron por la escuela deseándoles a amigos "¡Feliz y Próspero Año Nuevo!" 34 Rusk hicieron un “Café Zoológico” con menús, utensilios de cocina, comida ficticia y ropa para disfrazarse. Los estudiantes también disfrutaron de una Noche de Literatura para toda la escuela. Santa Rita hicieron una etiqueta cada día acerca de la “Caterpiller muy hambrienta” y aprendieron el ciclo de vida de una mariposa South aprendieron todo sobre el zoológico y animales del bosque Travis hicieron “Nombre de los monos de nieve” y aprendieron todo acerca de los pingüinos Discapacidades Actualmente se le da servicio de educación especial a 39 (11.5%) de nuestros 340 estudiantes de Head Start 3 STATs se llevaron a cabo para los estudiantes con preocupación Salud Mental Los maestros continúan apoyando a los niños en el aprendizaje de la importancia de usar palabras para expresar deseos y necesidades con un énfasis en las habilidades de autorregulación a través de Disciplina Consciente Las reglas y expectativas son revisados diariamente. Los niños son cada vez más independiente y cada día están más listos para el kínder Los consejeros de las escuelas continúan dando lecciones de guía mensualmente Salud y Nutrición 306 de 339 (90%) de los estudiantes de HS tienen un examen físico en su expediente; 30 de los exámenes físicos en los expedientes se vencen al final de este mes. 301 de 339 (89%) de los estudiantes de HS tienen un examen dental en su expediente; 30 de los exámenes dentales se vencerán al final de este mes. 40% de los estudiantes que necesitaban tratamiento dental ya lo recibieron. 336 de 339 (99%) de los estudiantes de HS están al día con sus vacunas. Se han realizado evaluaciones de segundo crecimiento para todos los estudiantes de Head Start. Información de la evaluación de la Salud será enviada a todos los padres de HS este mes. Sigo en contacto con los padres y los proveedores de salud para obtener información sobre aquellos estudiantes que les falta la documentación de salud necesaria y ayudar a los padres con los nombramientos y la solicitud de cobertura de Medicaid. Febrero es el Mes de la Salud Dental. Midland Dentistry4Kids va a ir a todos los salones de Head Start para presentar una lección de la salud dental y un kit dental será enviado a casa con los estudiantes. Servicios de Familia Las encuestas para padres fueron enviadas a nuestros padres para nuestra Auto-evaluación. Vamos a evaluar las encuestas de los padres / comentarios para el crecimiento y la mejora de nuestro programa. Nuestras 2 Personal de Apoyo Familiar ya empezaron a trabajar El Personal de Apoyo Familiar está trabajando en la segunda visitas a domicilio, los niños y personal familiar y repartirán los volantes de inscripción de Head Start para el año escolar 20152016 a nuestras escuelas primarias y agencias de la comunidad y las empresas. Información Actualización sobre Oportunidades para Padres de Talleres para Enero de 2015: ¿Cómo administrar mejor su dinero? - Amanda Tiembla, IT & Project Manager de Community National Bank presentó el taller. Sra. Tiembla presentó un programa de presupuestos "Money Smart", un programa nacional de Head Start adoptado. Nuestros padres disfrutaron y aprendieron nuevas formas de presupuesto y administrar su dinero. Once (11) padres asistieron. 35 Ayudar a los niños a Ser lo Mejor que Puedan Ser - Kathy Pearson y Sung Sung, Personal de Apoyo Bilingüe del Distrito Escolar de Midland, presentaron este taller que se centró en la orientación infantil. El Power Point se tradujo en Chin y la presentación fue en Inglés y Chin. Veintisiete (27) Padres de familia padres asistieron. Elegibilidad, Reclutamiento, Selección, Inscripción, y Asistencia (ERSEA) Tenemos 340 estudiantes inscritos Actualmente tenemos 63 niños en nuestra lista de espera para Head Start Se han fijado las fechas para los eventos de procesamiento de primavera Los volantes de reclutamiento son aprobados y cambios menores están siendo traducidos Cambios en las formas de solicitud son aprobados y están siendo traducidos 36 Midland ISD Head Start Policy Council By Laws Article I: Name This Policy Council is established in accordance with 45 CFR 1304.50(a)(1) and Sec. 642(d)(2) of the Head Start Act and shall be known as the MIDLAND INDEPENDENT SCHOOL DISTRICT HEAD START POLICY COUNCIL (MISD Head Start Policy Council), hereafter known as Policy Council. Article II: Purpose and Function The purpose of this Policy Council is to assist with the direction of the Head Start program, including program design and operation, and long- and short-term planning goals and objectives, by taking into account data from the annual community assessment and selfassessment. The general functions of the MISD Head Start Policy Council, are to work in partnership with key management staff and the governing body and to approve or disapprove and submit to the governing body decisions about the following: A. Activities to support the active involvement of parents in supporting program operations, including policies to ensure that the Head Start agency is responsive to community and parent needs. B. Program recruitment, selection, and enrollment priorities. C. Applications for funding and amendments to applications for funding for Head Start, including administrative services, prior to the submission of such applications to the responsible federal official. D. Budget planning for program expenditures, including policies for reimbursement and participation in policy council activities. E. Bylaws for the operation of the policy council. F. Program personnel policies and decisions regarding the employment of program staff, consistent with paragraph (1)(E)(iv)(IX), including standards of conduct for program staff, contractors, and volunteers and criteria for the employment and dismissal of program staff. G. Developing procedures for how members of the policy council of the Head Start agency will be elected. H. Recommendations on the selection of delegate agencies and the service areas for such agencies. Article III: Membership Section 1 – Definition of Members A. A minimum of 51% of the Policy Council members shall be parents of children currently enrolled in HS. 1. Current parents are defined as a primary, foster, or legal caregiver having at least one child enrolled in the Head Start program. 2. One (1) Policy Council member will be elected from each site [45 CFR 1304.50(b)(7)]. Approved by Policy Council 11/24/2014; Approved by Governing Board 12/8/2014 37 Page 1 Midland ISD Head Start Policy Council By Laws B. The remainder of the members shall be Community Representatives [45 CFR C. D. E. F. 1304.50(b)(2)]. Recommendations will be made for selecting the community representatives by the governing board, and Policy Council must consider them. The number of community representatives shall not exceed 4 persons. Representatives from the community shall be familiar with resources assisting lowincome families, and may include parents of formerly enrolled children [45 CFR 1304.50(b)(3)]. One (1) Policy Council alternate from each campus will also be selected, and approved by the Parent Center Committee also known as Parent Engagement Activities (PEAs) committee. The Governing Body will develop and/or approve procedures for how Policy Council member are selected. The Governing Board President will assign a member of the Governing Board to serve as a liaison to the Policy Council. Parents of children formerly enrolled in the program who do not currently have children in the program are eligible to serve on the Policy Council as elected community representatives following procedures previously stated. Section 2 – Selection of Members A. The election of these members will take place at the first meeting in September or as early in the program year as possible. Parents will receive Policy Council information during Head Start registration meetings and the enrollment process. In addition, followup information will be distributed throughout the summer. B. Elected voting members will represent their campus parent committee. All parents of currently enrolled children are members of their Parent Center Committee or PEAS committee. In the event that nominations are needed to fill an opening, the Parent Center Committee or Parent Engagement Activities (PEAs) committee will fill that opening by a majority vote. Section 3 – Term Limits A. Parent members and Community Representatives shall be elected for a term of one (1) year. No member may serve more than three (3) one year terms (includes community representatives and alternates). [45 CFR 1304.50(b)(4)&(5)] B. All members must stand for re-election annually, if they qualify. C. All members will remain on the membership of the Policy Council until the new members are elected. Section 4 – Ineligibility A. Persons who are members of the HS staff or members of the immediate family of any HS staff are not eligible to be voting members or officers of the Policy Council, even if they are parents of children currently in the program. This shall not apply, however, to parents who volunteer occasionally in the classroom. B. Persons that have been terminated from Policy Council during a previous term are not eligible for membership. Approved by Policy Council 11/24/2014; Approved by Governing Board 12/8/2014 38 Page 2 Midland ISD Head Start Policy Council By Laws Section 5 – Voting Rights A. Members 1. There must be a quorum of 33% present in person or by proxy for action to be passed. 2. Voting members are encouraged to attend all meetings or send the alternate from the campus they represent. B. Alternates – In the event that a voting member (from the same site) is absent, the alternate may vote in their place. C. Proxy votes 1. A proxy vote is considered the last option for Policy Council participation in the event the alternate is not available but exists so that necessary program operations are not delayed. 2. Proxy votes may be received by e-mail, text, or letter, provided they are dated and received before the start of the meeting. D. Exclusions 1. Employees of MISD may not vote. 2. Visitors may not vote. 3. Governing Board liaison may not vote. 4. Alternate may vote only in the absence of their campus member Section 6 – Resignation of Members A. Members shall submit resignations, in writing, to the Policy Council President or Head Start Director immediately. B. In the event of the President’s resignation, a letter or e-mail shall be sent to the Head Start Director to forward to the Policy Council. Section 7 – Termination of Membership A. Any member who accumulates three (3) unexcused absences during one term shall be removed. The member will receive a written notice following the 3rd unexcused absence. B. Any member may be removed from Policy Council membership, by a majority vote, for inappropriate conduct defined as: 1. Noncompliance with the Code of Conduct ( See Appendix A) 2. Unprofessional behavior during a meeting. 3. Verbal or physical threats to anyone at a meeting. 4. Disrespectful and/or prejudicial remarks/gestures offensive to parents, Policy Council members or agency staff. C. Any person may be removed from the meeting for the above conduct. Section 8 – Vacancy A. Any parent member who resigns, is dropped, or is terminated from the Policy Council must be replaced by the Parent Center Committee or PEAs Committee as soon as possible. B. If no alternate is available the Parent Center Committee or PEAs Committee will be responsible for electing a new voting member. C. Vacancies for Community Representatives will be filled following the process outlined in Article III, Section 1.B. Approved by Policy Council 11/24/2014; Approved by Governing Board 12/8/2014 39 Page 3 Midland ISD Head Start Policy Council By Laws D. After Spring Break if no alternate is available to replace the member the vacancy will not be filled. Section 9 – Conflict of Interest: 642(c)(2)(C) Members shall not have a conflict of interest with the HS agency, or receive compensation for serving on Policy Council or for providing services to the agency. Any member may declare a conflict of interest in a particular issue and shall leave the meeting room until discussion and voting on the matter is concluded. Such a member shall not be counted as having voted. The minutes shall note that a particular member has declared a conflict of interest and left. The minutes shall also record the time the member left the meeting and when the member returned to the meeting. Article IV: Officers Section 1 – Definition of Officers The officers of the Council shall be President, Vice-President, and Secretary each of whom shall be elected from the membership of the Policy Council. Officers must be parents of currently enrolled children. Section 2 – Election and Term of Office A. The officers shall be elected annually by a majority vote at the first meeting of the membership of the Policy Council and serve a one (1) year term (September to August). Officers can be elected for a maximum of three (3) years if they are elected to the Policy Council by the Parent Center Committee or PEAs Committee and have a child currently enrolled in the program. B. If an officer resigns or is removed or terminated from their office, an election will be held at the Policy Council meeting after the official announcement or removal process is voted on. Section 3 – Removal from Office Any officer elected by the Policy Council may be removed at any time during a special meeting by a majority vote. A meeting must be called for this purpose only, and there must be a quorum for an officer to be removed. Section 4 – Duties of the President: A. The President shall be the principal executive officer of the Policy Council and: 1. Shall open, preside at, and close all meetings 2. Uses parliamentary procedure & understands the By-laws of the council 3. Leads discussions & explains each motion before a vote is taken 4. Appoints committees to carry out specific assignments, when necessary 5. Calls special meetings as necessary 6. Refers parent program grievances to the parent grievance procedure and notifies the director Approved by Policy Council 11/24/2014; Approved by Governing Board 12/8/2014 40 Page 4 Midland ISD Head Start Policy Council By Laws 7. Addresses Policy Council grievances by obtaining a written grievance, notifying the director, who will notify the Governing Board, gathering information, and attempting resolution. If the issue is not resolved, the matter will be presented to the Policy Council, and their decision will be given to the Governing Board and Regional Office. B. Shall generally be in charge of all Policy Council activities, within the context of Head Start Performance Standards, HS Act and Policy Council roles and responsibilities. C. Shall prepare the meeting agenda in collaboration with the Director and other Policy Council officers. Section 5 – Duties of the Vice-President A. The Vice-President shall assist the President in leading discussions during the Policy Council meetings. B. In the absence of the President, the Vice-President shall have all the powers of the President. C. Performs other duties as assigned by the President. D. The Vice-President shall fill the office of President if the President resigns or otherwise leaves the office Section 6 – Duties of the Secretary A. The Secretary shall keep the minutes of all Policy Council meetings, and then submit a copy to the Head Start Director. B. Verifies majority upon each vote. C. Performs other duties as assigned by the President. Article V: Committees Section 1 – Special Committees A. The Policy Council, in collaboration with the program director, shall have the right to set up committees to work on any special or on-going issues or projects. B. Committees may be established based upon current issues and program policies and procedures, on-going needs and assessment, or at the discretion of the Policy Council President and/or Governing Board, in collaboration with the program director. C. Parents or other interested persons not on the Policy Council may be appointed to work on such committees at the discretion of the Policy Council President, in collaboration with the program director. D. Information discussed within committees will be presented to the entire Policy Council for voting. Article VI: Meetings Section 1 – Regular Meetings A. Regular meetings of the Council shall be any Monday of the month during the school year at 11:30 AM Approved by Policy Council 11/24/2014; Approved by Governing Board 12/8/2014 41 Page 5 Midland ISD Head Start Policy Council By Laws B. Meetings will be audio or video recorded in order to create detailed written minutes of the entire meeting. Section 2 – Open Meetings The public may attend all open meetings of the Policy Council. Visitors may speak according to the agenda and will not have voting rights. Section 3 – Executive Sessions A. Policy Council may discuss items in executive session, such as: 1. Personnel matters for nonelected personnel 2. Consultation with an attorney for the agency, which would be deemed privileged in attorney-client relationship 3. Confidential data relating to financial affairs 4. Matters relating to the security of Policy Council, the MISD School Board, and the school district B. Policy Council action on any item discussed in executive session must be taken in public session. Section 4 – Special Meetings The President, when appropriate, shall call special meetings of the membership of the Policy Council, for any purpose, at the recommendation of Policy Council representatives or agency management staff. Section 5 – Location and Scheduling of Meetings Meetings of the Policy Council may be held at any place within MISD Head Start’s federally funded service area. Section 6 – Notice of Meeting A. At a minimum, notice of regular meetings will be included in agency newsletters and on the agency webpage: www.midlandisd.net B. Policy Council members will be given a packet of documents in English and Spanish to read no later than three (3) days prior to the meeting. C. Meeting documents will be posted no later than three (3) days prior to the meeting. Section 7 – Decisions of the Policy Council A. When matters are presented to the Council, a majority vote shall rule. B. Decisions of the Policy Council shall be submitted to the agency Governing Board (MISD School Board), for approval as needed. C. Voting Method: 1. Policy Council shall make decisions by way of motions. No motion may be acted upon until it has been seconded by a voting member. 2. The vote on all motions shall be taken by a show of hands. 3. Following each vote, the president shall announce the motion carried or failed. Approved by Policy Council 11/24/2014; Approved by Governing Board 12/8/2014 42 Page 6 Midland ISD Head Start Policy Council By Laws 4. The minutes shall indicate whether a motion passed or failed. Each representative shall have the privilege of explaining any vote. 5. Any abstaining vote shall be counted as a “no” vote. Section 8 – Conduct of the Meeting A. Robert’s Rules of Order shall govern the Policy Council in all cases where they are applicable and are not inconsistent with 45 CFR 1304.50(a)(1)-1304.50(h) and HS Act [see Appendix B, page 15] B. The President may decide to use the aforementioned procedures or a procedure with which they are more comfortable. The President must present their procedure to the Council and have it approved before they can replace Robert’s Rules of Order. Section 9 – Public Comments Citizens can express their thoughts at a Policy Council meeting: A. There is a specific section of the agenda permitting people to address the Council. This is the best time to speak about something that does not appear on the agenda. B. Persons must sign up before the meeting in order to speak. See Article VI, Section 2 C. Comments are limited to three (3) minutes. Section 5. Public Forum A. The Policy Council shall allot 15 minutes to hear persons who desire to make comments to the Policy Council. Persons who wish to participate in this portion of the meeting shall sign up at the registration table before the meeting begins and shall indicate the topic about which they wish to speak. B. No presentation shall exceed three (3) minutes. The Vice-President will keep the time. If translation is needed, the time allotted will increase to six (6) minutes. C. Specific factual information or recitation of existing policy may be furnished in response to inquiries, but the Policy Council shall not deliberate or decide regarding any subject that is not included on the agenda posted with notice of the meeting. Section 10 – Open Meetings Act Policy Council meetings are subject to the Open Meetings Act. Article VII: Amendments A. By-laws must be reviewed annually. B. Policy Council members may make recommendations for changes to these by-laws by sending recommendations for changes in writing to the Policy Council President and Head Start Director two weeks prior to a meeting. C. Amendments must be in compliance with Head Start Performance Standards, the Head Start Act, and program policies and procedures. Approved by Policy Council 11/24/2014; Approved by Governing Board 12/8/2014 43 Page 7 Midland Independent School District Head Start Estatutos del Consejo de Políticas Artículo I: Nombre Este Consejo de Políticas está establecido de acuerdo con 45 CFR 1304.50(a)(1) y Sec. 642(d) (2) de la Ley de Head Start y será conocido como el CONSEJO DE POLÍTICAS DE HEAD START DE MIDLAND INDEPENDENT SCHOOL DISTRICT (Consejo de Políticas de Head Start de MISD), de aquí en adelante conocido como el Consejo de Políticas. Artículo II: Propósito y Función El propósito de este Consejo de Políticas es ayudar con la dirección del programa de Head Start, incluyendo el diseño y operación del programa, y la planificación de metas y objetivos de largo y corto termino, teniendo en cuenta datos de la evaluación anual de la comunidad y la autoevaluación. Las funciones generales del Consejo de Política de MISD Head Start, son para trabajar en colaboración con el personal clave y el cuerpo directivo y para aprobar o desaprobar y someter decisiones sobre lo siguiente: A. Actividades para apoyar la participación activa de los padres en el apoyo a las operaciones del programa, incluyendo políticas para asegurarse de que la agencia de Head Start es sensible a las necesidades de la comunidad y los padres. B. Prioridades de reclutamiento, selección e inscripción del programa. C. Solicitudes de financiación y enmiendas a las solicitudes de financiación para Head Start, incluyendo servicios administrativos, antes de presentar este tipo de aplicaciones al oficial federal responsable. D. Planificación de un presupuesto para los gasto del programa, incluyendo las políticas de reembolso y la participación en las actividades del consejo de política. E. Estatuto para la operación del consejo de política. F. Las políticas de personal del programa y las decisiones sobre el empleo del personal del programa, consistente con el párrafo (1)(E)(iv)(IX), incluyendo los estándares de conducta para el personal del programa, contratistas y voluntarios y criterios para el empleo y despido de personal del programa. G. El desarrollo de los procedimientos de cómo se elegirán los miembros del consejo de política de la agencia de Head Start. H. Recomendaciones sobre la selección de agencias de delegados y las áreas de servicio de tales agencias. Artículo III: Membresía Sección 1 – Definición de Miembros A. Un mínimo de 51% de los miembros serán padres de niños actualmente inscritos en HS. Approved by Policy Council 11/24/2014; Approved by Governing Board 12/8/2014 44 Page 1 Midland Independent School District Head Start Estatutos del Consejo de Políticas B. C. D. E. F. 1. Los padres actuales se definen como un cuidador primario, adoptivo o legal que tienen por al menos un hijo inscrito en el programa Head Start. 2. Un (1) miembro de Consejo de Políticas será elegido de cada sitio [45 CFR 1304.50(b)(7)]. El resto de los miembros serán Representantes de la Comunidad [45 CFR 1304.50 (b)(2)]. Recomendaciones para Representantes de la Comunidad serán hechas por consejo administrativo y consideradas por el Consejo de Políticas en la primera reunión del año. El número de representantes de la comunidad no excederá de 4 personas. Representantes de la comunidad deberán estar familiarizados con los recursos de asistencia a familias de bajos ingresos y pueden incluir a los padres de los niños inscritos anteriormente [45 CFR 1304.50(b)(3)]. Un (1) suplente del Consejo de Políticas de cada escuela también será elegido, y aprobado por el Comité de Padres del Centro también conocido como Comité de Actividades con Participación de Padres (PEAs). El Cuerpo Directivo desarrollará y/o aprobará procedimientos para cómo serán seleccionados miembros del Consejo de Políticas. El Presidente del Consejo de Gobierno asignará un miembro del Consejo de Gobierno para servir como enlace para el Consejo de Políticas. Padres de niños anteriormente inscritos en el programa pero que actualmente no tienen niños en el programa, son elegibles para servir en el Consejo de Políticas como elegidos representantes de la comunidad siguiendo los procedimientos mencionados anteriormente Sección 2 – Selección de Miembros A. La elección de miembros tomará lugar durante la primera reunión en septiembre o tan temprano en el año del programa como sea posible. Los padres recibirán información sobre el Consejo de Políticas durante las reuniones de inscripción de Head Start y del proceso de inscripción. Además, se distribuirá información de seguimiento durante el verano. B. Miembros votantes elegidos representarán el comité de padres de su escuela. Todos los padres de niños actualmente inscritos son miembros de su Comité del Centro de Padres o comité (PEAs). En caso de que se necesiten nominaciones para llenar una vacante, el Comité de Padres del Centro también conocido como el Comité de Actividades con Participación de Padres (PEAs) llenará la vacante con mayoría de voto. Sección 3 – Límites de Termino A. Miembros Padres y Representantes de la Comunidad serán elegidos por un término de un (1) año. Ningún miembro servirá más de tres (3) términos de un año (incluyendo representantes de la comunidad y suplentes). [45 CFR 1304.50(b)(4)&(5)] Approved by Policy Council 11/24/2014; Approved by Governing Board 12/8/2014 45 Page 2 Midland Independent School District Head Start Estatutos del Consejo de Políticas B. Todos los miembros deben presentarse para la reelección anualmente, si ellos califican. C. Todos los miembros permanecerán en calidad de miembro del Consejo de Políticas hasta que los nuevos miembros sean elegidos. Sección 4 – Inelegibilidad A. Las personas que son miembros del personal de HS o miembros de la familia inmediata de cualquier personal de HS no son elegibles para ser miembros con derecho a voto u oficiales del Consejo de Políticas, incluso si son padres de niños actualmente en el programa. Esto no se aplicará, sin embargo, a los padres que en ocasiones sirven como voluntarios en el salón de clases. B. Las personas que han sido despedidas del Consejo de Políticas durante el anterior término no son elegibles para la membresía. Sección 5 – Derecho de Votación A. Miembros 1. Tiene que haber un quórum de 33% presente en persona o por representación para que pase la acción. 2. Los miembros votantes son animados a asistir a todas las reuniones o enviar un suplente de la escuela que representan. B. Suplentes – En caso de que un miembro con voto (desde el mismo sitio) está ausente, el suplente podrá votar en su lugar. C. Votos por Representante 1. Un voto por representante es considerado la última opción para participación en el Consejo de Políticas en caso que no esté disponible el suplente pero existe para que operaciones necesarias del programa no sean retrasadas. 2. Votos por representante pueden ser recibidas por correo electrónico, texto o carta, siempre que tenga la fecha y sea recibido antes de que comience la reunión. D. Exclusiones 1. Empleados de MISD no pueden votar. 2. Visitantes no pueden votar. 3. El representante de la mesa directiva no puede votar. 4. Suplentes pueden votar solo en la ausencia del miembro de su escuela. Sección 6 – Renuncia de Miembros A. Los miembros deberán presentar renuncias, por escrito, al Presidente del Consejo de Políticas o al Director de Head Start inmediatamente. B. En el caso de que renuncie el Presidente, una carta o correo electrónico se enviará al Director de Head Start para enviarla al Consejo de Políticas. Approved by Policy Council 11/24/2014; Approved by Governing Board 12/8/2014 46 Page 3 Midland Independent School District Head Start Estatutos del Consejo de Políticas Sección 7 – Terminación de Membresía A. Cualquier miembro que acumula tres (3) ausencias injustificadas durante un término, será retirado. El miembro recibirá una notificación por escrito después de la tercera ausencia injustificada. B. A cualquier miembro se le puede retirar la membresía del Consejo de Políticas, por mayoría de votos, por conducta inapropiada, definido como: 1. Incumplimiento con el Código de Conducta ( Vea Apéndice A) 2. Comportamiento poco profesional durante una reunión. 3. Amenazas verbales o físicas a cualquier persona en una reunión. 4. Comentarios/gestos irrespetuosos y/o perjudiciales ofensivos a padres, miembros de Consejo de Políticas o personal de la agencia. Cualquier persona podrá ser retirada de la reunión por la susodicha conducta. Sección 8 -Vacante A. Cualquier miembro que es padre con derecho a voto que renuncia, es sacado, o es despedido del Consejo de Políticas debe ser sustituido por el Comité del Centro de Padres o Comité PEAs cuanto antes. B. Si no se dispone de ningún suplente del Comité del Centro de Padres o Comité de PEAs será responsable de elegir a un nuevo miembro votante. C. Vacantes para Representantes de la Comunidad serán llenadas siguiendo el proceso descrito en el Artículo III, Sección 1. B. D. Después de las vacaciones de primavera si no hay suplente disponible para reemplazar al miembro, la vacante no se llenará. Sección 9 – Conflicto de Interés 642(c)(2)(C) Los miembros no deberán tener un conflicto de intereses con la Agencia HS, ni recibir compensación para servir en el Consejo de Políticas o por prestar servicios a la agencia. Cualquier miembro puede declarar un conflicto de interés en un tema en particular y debe dejar la sala de reuniones hasta que la discusión y votación sobre el asunto ha concluido. Este miembro no será contado como haber votado. En el Acta se notará que un miembro en particular ha declarado un conflicto de intereses y dejó la sala. El Acta también registrará la hora que el miembro dejó la reunión y cuando el miembro regresó a la reunión. Artículo IV: Oficiales Sección 1 – Definición de Oficiales: Los oficiales del Consejo serán Presidente, Vicepresidente y Secretario cada uno de los cuales será elegido de los miembros del Consejo de Políticas. Oficiales deben ser los padres de niños actualmente inscritos. Approved by Policy Council 11/24/2014; Approved by Governing Board 12/8/2014 47 Page 4 Midland Independent School District Head Start Estatutos del Consejo de Políticas Sección 2 – Elección y Término de Oficial A. Los oficiales serán elegidos anualmente por mayoría de votos en la primera reunión de los miembros del Consejo de Políticas y servir durante un período de un 1 año (de septiembre a agosto). Los oficiales pueden ser elegidos para un máximo de tres (3) años si son elegidos para el Consejo de Políticas por el Comité del Centro de Padres o Comité de PEAs y tienen un niño actualmente inscrito en el programa. B. Si un oficial renuncia o es sacado o terminado de su cargo, se llevará a cabo una elección en la reunión del Consejo de Políticas tras el anuncio oficial o se ha votado en el proceso de eliminación. Sección 3 – Destitución del cargo (oficina) Cualquier oficial elegido por el Consejo de Políticas puede ser sacado en cualquier momento durante una sesión especial por el voto de mayoría. Una reunión debe ser llamada para este propósito solamente, y debe haber un quórum para destituir a un oficial. Sección 4 – Deberes del Presidente A. El Presidente será el oficial ejecutivo principal del Consejo de Políticas y 1. Deberá abrir, presidir y cerrar todas las reuniones 2. Utiliza el procedimiento parlamentario & entiende los Estatutos del consejo 3. Conduce discusiones & explica cada moción antes de una votación 4. Designa comités para llevar a cabo asignaciones específicas, cuando necesario 5. Llama reuniones especiales cuando es necesario. 6. Remite quejas del programa*por parte de los padres al proceso de quejas de padres y notifica al director. 7. Aborda las quejas del Consejo de Políticas obteniendo una queja por escrito, notificando al director, quien notificará a la Junta de Gobierno, recopilando información e intento de resolución. Si el problema no se resuelve, el asunto se presentará ante el Consejo de Políticas, y su decisión se dará a la Junta de Gobierno y la Oficina Regional. B. Generalmente tendrá a su cargo todas las actividades del Consejo de Políticas, en el marco de los Estándares de desempeño de Head Start, los roles y responsabilidades del Consejo de Políticas y Ley de HS. C. Preparará la agenda de la reunión en colaboración con el Director y otros oficiales del Consejo de Políticas. Sección 5– Deberes del Vicepresidente: A. El Vicepresidente asistirá al Presidente a conducir discusiones durante las reuniones del Consejo de Políticas. Approved by Policy Council 11/24/2014; Approved by Governing Board 12/8/2014 48 Page 5 Midland Independent School District Head Start Estatutos del Consejo de Políticas B. En la ausencia del Presidente, el Vicepresidente tendrá todos los poderes del Presidente. C. Desempeña otros deberes designados por el Presidente. D. El Vicepresidente ocupará el cargo de Presidente si el Presidente renuncia o de otra forma deja su cargo. Sección 7 – Deberes del Secretario A. El Secretario deberá mantener las actas de todas las reuniones del Consejo de Políticas y luego remitir una copia al Director de Head Start. B. Verifica la mayoría sobre cada voto. C. Desempeña otros deberes designados por el Presidente. Artículo V: Comités Sección 1 – Comités Especiales A. El Consejo de Políticas, en colaboración con el director del programa, tendrá el derecho a establecer comités para trabajar en asuntos en marcha o proyectos especiales. B. Se establecerán comités basados sobre temas actuales y políticas del programa y procedimientos, necesidades en marcha y evaluación, o a la discreción del Presidente del Consejo de Políticas y/o Junta de Gobierno, en colaboración con el director del programa. C. Los padres u otras personas interesadas y que no están en el Consejo de Políticas pueden ser designados para trabajar en estos comités a discreción del Presidente del Consejo de Políticas, en colaboración con el director del programa. D. Información que se discute dentro de los comités se presentará a todo el Consejo de Políticas para votación. Artículo VI: Reuniones Sección 1 – Reuniones Regulares A. Reuniones regulares del Consejo serán cualquier lunes del mes durante el año escolar a las 11:30 AM. B. Las reuniones serán audio o video grabadas con el fin de crear resúmenes detallados para ser compartidos en las reuniones de PEAs. Sección 2 – Reuniones Abiertas El público puede asistir a todas las reuniones abiertas del Consejo de Políticas. Visitantes pueden hablar de acuerdo a la agenda y no tendrán derecho a voto. Sección 3 – Sesiones Ejecutivas Approved by Policy Council 11/24/2014; Approved by Governing Board 12/8/2014 49 Page 6 Midland Independent School District Head Start Estatutos del Consejo de Políticas A. El Consejo de Políticas puede discutir temas en sesión ejecutiva, tales como: 1. Cuestiones del personal para personal no elegidos 2. Consulta con un abogado de la agencia, que podría considerarse privilegiada en relación de abogado a cliente 3. Datos confidenciales relacionados con asuntos financieros 4. Asuntos relacionados con la seguridad del Consejo de Políticas, la Junta Directiva de MISD y el distrito escolar B. La acción del Consejo de Políticas en cualquier tema discutido en una sesión ejecutiva se debe tomar en una sesión pública. Sección 4 – Reuniones Especiales El presidente, cuando apropiado, debe llamar reuniones especiales de la membresía del Consejo de Políticas, por cualquier propósito, en la recomendación de representantes del Consejo de Políticas o personal de la dirección de la agencia. Sección 5 – Ubicación y Programación de Reuniones Reuniones del Consejo de Políticas pueden realizarse en cualquier lugar dentro del área de servicio financiado con fondos federales de MISD HS. Sección 6 – Aviso de las Reuniones A. Como mínimo, aviso de reuniones regulares serán incluido en los boletines de la agencia y en la página web de la agencia: www.midlandisd.net B. A los miembros del Consejo de Políticas se les dará un paquete de documentos en inglés y español para leer a más tardar 3 días antes de la reunión. C. Los documentos de la reunión se publicarán a más tardar tres (3) días antes de la reunión. Sección 7 – Decisiones del Consejo de Políticas A. Cuando asuntos se presentan al Consejo, gobernará un voto mayoritario. B. Las decisiones del Consejo de Políticas serán presentadas a la Junta Directiva de la agencia (Junta Directiva de MISD), para su aprobación, según sea necesario. C. Método de Votación: 1. El Consejo de Política tomará decisiones por medio de mociones. Ninguna acción se tomará sobre una moción hasta que haya sido apoyada por un miembro con voto. 2. El voto para todas las mociones será tomada por mano alzada. 3. Después de cada votación, el Presidente proclamará la moción aprobada o no. 4. El Acta deberá indicar si una moción es aprobada o no. Cada representante tendrá el privilegio de explicar cualquier voto. 5. La abstención de cualquier voto se contará como un voto de "no". Approved by Policy Council 11/24/2014; Approved by Governing Board 12/8/2014 50 Page 7 Midland Independent School District Head Start Estatutos del Consejo de Políticas Sección 8 – Realización de Reuniones A. Robert’s Rules of Order (Reglas del Orden) gobernarán el Consejo de Políticas en todos los casos donde sean aplicable y no sean inconsistente con 45 CFR 1304.50(a)(1)-1304.50(h) y Ley de HS [vea Apéndice B, página 15] B. El Presidente podrá decidir recurrir a los procedimientos mencionados o a un procedimiento con el cual sean más cómodos. El Presidente debe presentar al Consejo su procedimiento y tenerlo aprobado antes de que puedan substituir las (Reglas del Orden) Robert’s Rules of Order. Sección 9 – Comentarios del Público Ciudadanos pueden expresar sus pensamientos en una reunión del Consejo de Políticas: A. Hay una Sección específica de la agenda permitiendo que personas se dirijan al Consejo. Este es el mejor momento para hablar de algo que no aparece en la agenda. B. Personas deben anotarse antes de la reunión para hablar. Vea el Artículo VI, Sección 2. C. Los comentarios están limitados a tres (3) minutos. Sección 5. Foro Público A. El Consejo de Políticas asignará 15 minutos para escuchar a las personas que desean hacer comentarios ante el Consejo de Políticas. Las personas que deseen participar en esta parte de la junta deberán inscribirse en la mesa de inscripción antes de que inicie la reunión y deberán indicar el tema sobre el cual desean hablar. B. Ninguna presentación debe exceder tres (3) minutos. El Vice presidente mantendrá el tiempo. Si se necesita traducción, el tiempo asignado aumentará a seis (6) minutos. C. Información factual específica o recitación de regla existente puede ser aportada en respuesta a preguntas formuladas, pero el Consejo de Políticas no deberá deliberar o decidir sobre cualquier tema que no está incluido en la agenda publicada con el aviso de la junta. Sección 10 – Ley de Reuniones Abiertas Las reuniones del Consejo de Políticas están sujetas a la Ley de Reuniones Abiertas. Artículo VII: Enmiendas A. Los Estatutos deben revisarse anualmente. B. Los miembros del Consejo de Políticas pueden hacer recomendaciones para hacer cambios a estos estatutos enviando cambios sugeridos por escrito al Presidente del Consejo de Políticas y Director de Head Start dos semanas antes de una reunión C. Las enmiendas deben ser conforme a los Estándares de Desempeño de Head Start, la Ley de Head Start y las políticas y procedimientos del programa. Approved by Policy Council 11/24/2014; Approved by Governing Board 12/8/2014 51 Page 8 COMMUNITY ASSESSMENT UPDATE SUMMARY OF FINDINGS 2014-2015 DEMOGRAPHICS The community continues to experience growth. There are no major changes in the community demographics since the last Community Assessment. Fatherhood Involvement in the Head Start program decreased by almost half in the 2013-2014 school year compared to the previous two years. ECONOMIC TRENDS The list of top employers in the community has remained stable and the unemployment rate remains lower than the state and nation for the last six months of 2014. The price of oil has dropped which could impact employment in the coming months. The percent of vacant houses dropped by 1.2% in the last year and 58.2% of renters are paying more than $1000/month for housing. The community has seen a decrease in the percent of mobile home residences but an increase in the percentage of homes classified as a Boat, RV, Van, etc. Only 76.9% of people live in the same residence as one year ago. 13.4% of people have move within Midland County in the last year while out-of-state mobility has increased. The total number of homeless has increased but the number of homeless children has decreased slightly in the community. The number of Head Start students experiencing homelessness decreased by almost half in 2013-2014 from the previous two years. EDUCATION TRENDS The community has seen a decrease in the percentage of preschool aged children enrolled in education settings. The number of childcare settings available has not increased substantially. The percentage of adults in Head Start families who do not have a high school diploma or GED has remained stable the last three years. In 2013-2014 32.5% of families fell in this category. HEALTH AND COMMUNITY TRENDS The rate of confirmed victims of child abuse has decreased steadily in Midland County from 2011-2014. The county rate is lower than the state rate. Physical abuse is the most prevalent form of confirmed abuse. The Head Start program assisted 88 families with crisis services in 2013-2014 which is down from 220 in 2012-2013. Health Education increased from 248 to 296 in the same time period. 52 ESTUDIO DE LA COMUNIDAD ACTUALIZACIÓN DEL RESUMEN DE LOS RESULTADOS 2014-2015 INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA La comunidad sigue experimentando un crecimiento. No ha habido cambios mayores en la demografía de la comunidad desde el último Estudio de la Comunidad. La participación de la figura paterna en el programa de Head Start se redujo casi a la mitad en el año escolar 2013-2014 en comparación con los dos años anteriores. TENDENCIAS ECONOMICAS La lista de los principales empleadores en la comunidad se ha mantenido estable y la tasa de desempleo sigue siendo más bajo que a nivel estatal y nacional durante los últimos seis meses de 2014. El precio del petróleo ha bajado que podrían afectar el empleo en los próximos meses. El porcentaje de casas desocupadas se redujo a un 1.2% en el último año y el 58.2% de los inquilinos están pagando más de $ 1000 al mes por la vivienda. La comunidad ha visto una disminución en el porcentaje de residencias de casas móviles, pero un aumento en el porcentaje de hogares clasificados como un barco, RV, Van, etc. Sólo el 76.9% de las personas viven en la misma residencia desde hace un año. El 13.4% de las personas se han mudado dentro del Condado de Midland en el último año, mientras que la movilidad fuera de estado ha aumentado. El número total de personas sin hogar ha aumentado, pero el número de niños sin hogar ha disminuido ligeramente en la comunidad. El número de Estudiantes de Head Start sin hogar se redujo casi a la mitad en el 2013-2014 en comparación con los dos años anteriores. TENDENCIAS EDUCATIVAS La comunidad ha visto una disminución en el porcentaje de niños en edad preescolar matriculados en centros de educación. El número de centros de cuidado infantil disponibles no ha aumentado sustancialmente. El porcentaje de adultos de las familias de Head Start que no tienen un diploma de escuela preparatoria o GED se ha mantenido estable en los últimos tres años. En el 2013-2014 el 32.5% de las familias estuvo bajo esta categoría. TENDENCIAS DE SALUD Y LA COMUNIDAD El índice de víctimas confirmadas de maltrato infantil ha disminuido constantemente en el Condado de Midland desde el año 2011 hasta el año 2014. El índice del condado es más bajo que el índice estatal. El abuso físico es la forma más común de abuso confirmado. El programa Head Start asistió a 88 familias con servicios de crisis en el año 2013-2014, este número es menos que 220 en el año 2012-2013. La Educación para la Salud aumentó de 248 a 296 en el mismo período de tiempo. 53