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Proceso de contratación No. 111247 Página I UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. DIRECCIÓN ABASTECIMIENTO SUBDIRECCIÓN COMPRAS PROCESO DE CONTRATACIÓN No. 111247 CONTRATACIÓN POR SOLICITUD DE OFERTAS O COTIZACIONES POR EL SISTEMA DE CONTRATACIÓN DE UNE, PÁGINA WWW.UNE.COM.CO/PROVEEDORES/CONTRATACIONESUNE Prestación de servicio de mantenimiento correctivo del sistema de seguridad electrónica incluyendo suministro de equipos y repuestos en las instalaciones de UNE EPM EP Telecomunicaciones S.A. a nivel nacional. MARZO DE 2014 ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Subdirección Compras Proceso de contratación No. 111247 Página II TABLA DE CONTENIDO CAPITULO 1 - INFORMACIÓN A LOS PROPONENTES ...................................... ................................ 6 1.1 1.2 1.3 1.4 INTRODUCCIÓN ................................ ................................................................................................ ................................. 6 OBJETO ................................ ................................................................................................ .............................................. 7 ALCANCE ................................ ................................................................................................ ............................................ 7 CONSULTA Y ADQUISICIÓN DEL DOCUMENTO DE SOLICITUD DE OFERTAS 8 1.5 CESIÓN DE LOS DERECHOS DE PARTICIPACIÓN .......................................... ................................ 8 1.6 LUGAR, FECHA Y HORA DE CIERRE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN 9 1.6.1 Oferta en Formato Digital ................................................................................... ................... 10 1.7 APERTURA DE LAS OFERTAS ................................................................ ........................................ 10 1.8 CORRESPONDENCIA Y COMUNICACIONES DE LA CONTRATACIÓN ......... 11 1.9 DEFINICIÓN DE TÉRMINOS ................................................................ ............................................. 11 1.10 REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN................................................................ ................................... 12 1.10.1 Adquisición de la Solicitud de Oferta ................................................................ .................................. 12 1.10.2 Certificado de existencia xistencia y representación legal ................................................. ................................ 12 1.10.3 Inhabilidades e incompatibilidades para contratar con UNE EPM TELCO S.A. .. 13 1.10.4 Certificación de pago de los aportes a la seguridad social y parafiscales parafisca ........... 13 1.10.5 Boletín de responsables Fiscales ................................................................ ....................................... 13 1.10.6 Consulta de Antecedentes Disciplinarios ........................................................... ........................... 13 1.10.7 Certificación ................................ ................................................................................................ ....................................... 14 1.10.8 Experiencia ................................ ................................................................................................ ........................................ 14 1.10.9 Abono de la Oferta ................................ ............................................................................................. ............................. 15 1.10.10 Presentación de la garantía de seriedad ............................................................ ............................ 15 1.11 PAZ Y SALVO DE IMPUESTOS MUNICIPALES DE MEDELLÍN ....................... 15 1.12 COSTOS DE LA OFERTA ................................................................ ................................................. 15 1.13 PREPARACIÓN DE LA OFERTA ................................................................ ...................................... 15 1.13.1 Precios ................................ ................................................................................................ ............................................... 16 1.13.2 Seguridad y Orden Público ................................................................ ................................................ 17 1.13.3 Impuestos, uestos, Deducciones y Gastos ................................................................ ..................................... 17 1.13.4 Plazo de ejecución ................................ ............................................................................................. ............................. 18 1.13.5 Tiempo de entrega de los bienes ................................................................ ....................................... 18 1.13.6 Tiempo de atención para la prestación de los servicios...................................... ................................ 19 1.13.7 Vigencia del Contrato ......................................................................................... ......................... 19 1.13.8 Renovación del contrato..................................................................................... ..................... 19 1.13.9 Lugar de Ejecución ................................ ............................................................................................ ............................ 19 1.14 PAGOS ................................ ................................................................................................ .............................................. 19 1.14.1 Forma de Pago ................................ ................................................................................................ .................................. 20 1.14.2 Intereses Moratorios .......................................................................................... .......................... 20 1.14.3 Cobros por valores no reconocidos oportunamente por el CONTRATISTA........ 20 1.14.4 Retención de pagos ................................ ........................................................................................... ........................... 21 1.15 LA OFERTA ................................ ................................................................................................ ....................................... 21 ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Subdirección Compras Proceso de contratación No. 111247 Página III 1.16 VALIDEZ DE LA OFERTA ................................................................ ................................................. 21 1.17 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA PARA ENTIDADES ESTATALES 22 1.18 RETIRO O MODIFICA MODIFICACIÓN DE OFERTAS ....................................................... ....................... 23 1.19 FIRMA Y ABONO DE LA OFERTA ................................................................ .................................... 23 1.20 NORMAS DE CONTRATACIÓN ................................................................ ........................................ 23 1.21 INTERPRETACIÓN, ACLARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN ................................ ................................................................................................ ...................................... 23 1.22 MODIFICACIÓN DE LA SOLICITUD DE OFERTA ANTERIOR A LA FECHA DE CIERRE DE LA CONTRATACIÓN................................................................................... ................... 24 1.23 IDIOMA DE LA OFERTA.................................................................................... .................... 24 1.24 DOCUMENTOS DE LA OFERTA ................................................................ ....................................... 24 1.25 INFORMACIÓN RESERVADA ................................................................ ........................................... 25 1.26 EXTENSIÓN DE BENEFICIOS ................................................................ .......................................... 26 1.27 CONFIDENCIALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS ......................................... ................................ 26 CAPÍTULO 2 - FORMULARIOS .............................................................. .............................. 27 2.1 FORMULARIOS DE LA OFERTA ................................................................ ...................................... 27 CAPITULO 3 – ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE OFERTAS .................................. ................................ 45 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.1.7 3.1.8 3.2 3.3 3.4 3.4 3.5 3.6 3.7 ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y COMPARACIÓN DE OFERTAS............................ 45 Análisis ................................ ................................................................................................ .............................................. 45 Evaluación preliminar de las ofertas ................................................................ ................................... 45 Descuentos ................................ ................................................................................................ ........................................ 45 Solicitud de Aclaraciones a los PROPONENTES ............................................... ................................ 46 Evaluación Técnica ................................ ............................................................................................ ............................ 46 Comparación de Ofertas .................................................................................... .................... 46 Factores de Ponderación ................................................................................... ................... 46 Resultado Final de la Evaluación ................................................................ ....................................... 49 DESEMPATE ................................ ................................................................................................ ..................................... 49 NEGOCIACIÓN DIRECTA ................................................................ ................................................. 50 SUBASTA ELECTRÓNICA INVERSA. ............................................................... ............................... 50 PLAZO PARA LA ACEPTACIÓN DE LA OFERTA ............................................. ................................ 50 ACEPTACIÓN DE LA O OFERTA ................................................................ ......................................... 50 COMUNICACIÓN DE LA ACEPTACIÓN DE LA OFERTA ................................. ................................ 50 DECLARATORIA DE DESIERTA O TERMINACIÓN DEL PROCESO ............... 51 CAPITULO 4 – CONDICIONES CONTRACTUALES ......................................... ................................ 52 4.1 4.2 4.3 4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.4.5 4.5 EL CONTRATO Y SUS DOCUMENTOS DOCUMENTOS............................................................ ............................ 52 CELEBRACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL CONTRATO ................................... ................................ 52 GASTOS FORMALIZACIÓN DEL CONTRATO ................................................. ................................ 53 GARANTÍAS DEL CONTRATO PARA ENTIDADES ESTATALES ESTATALES..................... ..................... 53 Cumplimiento ................................ ................................................................................................ ..................................... 53 Calidad del Servicio ................................ ........................................................................................... ........................... 54 Calidad y correcto funcionamiento ................................................................ ..................................... 54 Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones .............................. 54 Responsabilidad civil extracontractual................................................................ ................................ 54 APLICACIÓN DEL DECRETO 735 DE 2013 ...................................................... ...................... 54 ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Subdirección Compras Proceso de contratación No. 111247 Página IV 4.6 DOMICILIO CONTRACTUAL ................................................................ ............................................. 55 4.7 VALOR DEL CONTRATO .................................................................................. .................. 55 4.8 DESCUENTOS POR PRONTO PAGO .............................................................. .............................. 55 4.9 REQUISITOS DE LAS FACTURAS ................................................................ ................................... 56 4.9.1 Sitios Habilitados Para ara Recepción de Facturas .................................................. .................. 56 4.9.2 Requisitos que Deben Cumplir las Facturas....................................................... ....................... 57 4.9.3 Pago de las Facturas ......................................................................................... ......................... 58 4.10 DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTOS (MEDIDAS DE APREMIO) APREMIO ........... 58 4.10.1 Por demora en la presentación de los documentos para formalizar el contrato .. 59 4.10.2 Por retardo en el plazo de entrega pactado con el interventor............................ 59 4.10.3 El Incumplimiento de las órdenes dadas por la Interventoría. Interventoría.............................. ............................. 59 Podrá dar lugar al pago del cero punto uno por ciento (0.1%) del valor del contrato por cada día o fracción de retraso en su cumplimiento. ......................................................... ......................... 59 4.10.4 Por no prestar el servicio. ................................................................................... ................... 60 4.10.5 Por subcontratar sin autorización ................................................................ ....................................... 60 4.10.6 Por no cumplir con las obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales................................ ................................................................................................ ...................................... 60 4.10.7 Por incumplimiento de las normas de seguridad. ............................................... ................................ 60 4.10.8 Por no entregar la información para la liquidación de las actas, dentro de los plazos fijados y en la forma indicada. ................................................................ .............................................. 60 4.11 SOLUCIÓN DE CONFLICTOS................................................................ ........................................... 61 4.12 CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA ................................................................ ..................................... 61 4.13 INTERVENTORÍA ................................ .............................................................................................. .............................. 61 4.14 CONTROL DE PAGO DE LOS APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES. ................................ ................................................................................................ ............................................. 61 4.15 CESIÓN DEL CONTRATO ................................................................ ................................................ 62 4.16 SUBCONTRATACIÓN ....................................................................................... ....................... 62 4.17 COORDINACIÓN CON OTROS CONTRATISTAS ............................................ ................................ 62 4.18 MODIFICACIÓN IÓN BILATERAL................................................................ ............................................. 62 4.19 CAUSA EXTRAÑA ................................ ............................................................................................. ............................. 62 4.20 SUSPENSIÓN TEMPORAL DEL CONTRATO .................................................. .................. 63 4.21 TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO ............................................... ................................ 63 4.22 CONSIDERACIONES RACIONES PARA CONTRATACIONES FUTURAS .......................... 64 4.23 AUSENCIA DE VÍNCULO LABORAL ................................................................ ................................. 64 4.24 RELACIÓN DE LAS PARTES ................................................................ ............................................ 64 4.25 RESPONSABILIDAD ......................................................................................... ......................... 65 4.26 SUJECIÓN A LA LEY COLOMBIANA ................................................................ ................................ 65 4.27 CONFIDENCIALIDAD ........................................................................................ ........................ 65 CAPITULO 5 – ESPECIFICACIONES TECNICAS ............................................ 67 5.1 MANTENIMIENTO CORRECTIVO................................................................ ..................................... 67 MEDIDA A Y PAGO DE MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS: ......................................... ................................ 73 5.2 EXPANSIÓN DEL SISTEMA DE SEGURIDAD ELECTRÓNICA ........................ 74 5.3 PLATAFORMAS DE MANEJO DE VIDEO ......................................................... ......................... 75 5.3.1 ARQUITECTURA DEL EBI ................................................................ ................................................ 75 ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Subdirección Compras Proceso de contratación No. 111247 5.3.2 5.4 Página V ARQUITECTURA DEL DVM ................................................................ .............................................. 76 GARANTÍAS DE REPARACION. ................................................................ ....................................... 76 ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Subdirección Compras Proceso de contratación No. 111247 Página 6 CAPITULO 1 - INFORMACIÓN A LOS PROPONENTES 1.1 INTRODUCCIÓN Esta solicitud de oferta contiene las instrucc instrucciones iones y condiciones por las cuales se rige tanto el proceso de contratación como el contrato mismo y se elaboró con el propósito de presentar la información que requiere conocer el PROPONENTE para suministrar a UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. los servicios objeto de este proceso de contratación. Por lo tanto, a continuación se presenta una descripción de su conformación y se imparten algunas recomendaciones para la elaboración de la oferta. La solicitud de oferta consta de cinco (5) capítulos así: El capítulo 1: En el se describe la información bási básica ca que debe conocer el PROPONENTE para participar en el proceso de contratación contratación. Contiene los elementos básicos para la preparación de la oferta, lo referente a precios, plazo de ejecución, forma de pago, entre otros, buscando con ello agilizar su preparación y posterior evaluación. El capítulo 2: Contiene los formularios del proceso de contratación contratación. El capítulo 3: Contiene información relacionada con el procedimiento para el análisis, evaluación y comparación de las ofertas. El capítulo 4:: Contiene las condiciones generales del contrato; es decir, la información que el PROPONENTE debe tener en cuenta en caso de que se le acepte la oferta para la ejecución del contrato. El capítulo 5:: Contiene la información que requiere conocer el PROPONENTE referente a las especificaciones técnicas. Después de clarificar toda la información, el PROPONENTE elaborará la oferta de acuerdo con los formularios del capítulo 2, teniendo en cuenta lo siguiente: • Diligenciar todos los os formularios y adjuntar los documentos solicitados incluidos inclui en esta solicitud de oferta. • Al elaborar la oferta los folios deben conservar, preferiblemente, el orden que se establece en el formato denominado “CONTENIDO DE LA OFERTA”, adjunto al comienzo del capítulo 2 “FORMULARIOS DE LA OFERTA” OFERTA”. • Antes de presentar su oferta oferta, el PROPONENTE debe examinar cuidadosamente el documento de solicitud de oferta oferta,, las normas que regulan la contratación con UNE EPM TELCO S.A. y todos los aspectos que puedan influir en la presentación de la oferta. • Adelantar oportunamente los trámites tendientes a la obtención de los documentos docu que debe entregar con su oferta y verificar que contenga la información solicitada. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 7 1.2 OBJETO p del UNE EPM TELCO S.A. está interesada en recibir ofertas para contratar la prestación servicio de mantenimiento correctivo del sistema de seguridad electrónica incluyendo suministro de equipos y repuestos en las instalaciones de UNE EPM Telecomunicaciones S.A. a nivel nacional,, de acuerdo con las espec especificaciones ificaciones técnicas, y condiciones comerciales y contractuales que se detallan en el presente documento. 1.3 ALCANCE El presente proceso tiene como alcance la prestación de los servicios s de mantenimiento correctivo y el suministro de partes yy/o repuestos además más del sostenimiento y soporte de las plataformas de seguridad existentes, en el territorio nacional donde UNE EPM Telco S.A. tiene influencia. Los elementos de seguridad se pueden dividir en los siguientes grupos: • • • • Circuito cerrado de televisión: Compuesto esto por cámaras de video y cableado. Sistema de almacenamiento de información: Compuesto por servidores, software o plataformas informáticas que almacenan la información con posibilidad de consulta de históricos y backup. Sistemas de acceso inteligente: C Compuesto ompuesto por torniquetes y sistemas lectoras de tarjetas. Sistema de alarmas: Compuesto por paneles de alarmas, sensores de movimiento, ruptura de vidrio, entre otros. En la siguiente tabla se ilustra el porcentaje de equipos que tiene cada zona o región. regió Tabla 1:: Sedes por regiones. REGION No. DE SEDES PORCENTAJE EQUIPOS (%) Medellín, Antioquia y Oriente Cercano Bogotá y Municipios Cercanos Eje Cafetero Costa Atlántica Santanderes Valle del Cauca y zona aledaña TOTAL 63 51 21 11 8 8 162 39% 31% 13% 7% 5% 5% 100 ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 1.4 Página 8 CONSULTA Y ADQUISIC ADQUISICIÓN DEL DOCUMENTO DE SOLICITUD TUD DE OFERTAS El OFERENTE podrá consultar la solicitud de Ofertas en la dirección electrónica www.une.com.co, “Proveedores” Proveedores” “Contrataciones UNE”.. El interesado en participar en el presente proceso de contratación deberá solicitar la expedición del Documento de Cobro con el cual el interesado puede cancelar el valor de los derechos de participación en el presente proceso de con contratación, tratación, en cualquiera de las entidades bancarias o financieras que le recaudan a UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A., por la suma de cincuenta mil pesos ($50.000) .000) en efectivo o cheque de gerencia (no se admiten giros). El valor de esta consignación no será reembolsable. El documento de cobro lo podrá solicitar en las oficinas de la Subdirección Compras en el piso tres (3) del edificio Los Balsos Balsos, situado en la carrera 16 N° 11 A Sur-100 100 Medellín, Medellín diligenciando el formato que se encuentra al final de esta S Solicitud olicitud de Ofertas, desde las 4:00 pm del 26 de Marzo de 201 2014 hasta las 4:00 pm del 28 de Marzo de 2014. 201 El interesado también podrá manifestar su interés de participar en el proceso de contratación vía E-mail, mail, enviando el formato diligenciado al correo electrónico e [email protected].. En este último caso, UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. enviará por ese mismo medio la cuenta de cobro escaneada, la cual deberá imprimirse en impresora láser y cancelarse en cualq cualquiera uiera de las Entidades Financieras que le recaudan a UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Para ser admitido como participante en el proceso de contratación se debe presentar el documento de cobro con el sello de cancelado dentro de los dos días hábiles siguientes siguient a la expedición del documento de cobro. La solicitud de oferta en formato PDF publicada en la página de contrataciones de UNE, es la que aplicará para el proceso de contratación. En caso de discrepancia entre la solicitud de oferta en formato PDF publicada cada y la información que se pudiera llegar a suministrar al oferente en cualquier otro formato, prevalecerá la versión en PDF.. La solicitud de oferta no se suministrará en forma física. 1.5 CESIÓN DE LOS DERECHOS DE PARTICIPACIÓN Quien inicialmente adquiera los derechos de participación en esta Solicitud de Oferta, Oferta podrá ceder los derechos del mismo a otra persona jurídica interesada, que reúnan los mismos requisitos de participación, antes de la hora y fecha límite para la presentación de la oferta del presente nte proceso de contrataci contratación. ón. Dentro de este término el Representante Legal egal del cedente deberá enviar una comunicación a la Subdirección Compras donde manifieste su decisión y cite tanto el nombre de la persona jurídica, según el caso, el Nit, el nombre dell representante legal, dirección, teléfono, fax, ciudad, e e-mail, mail, de quien recibe y acepta este derecho. De igual manera, el representante legal del cesionario deberá dirigir un oficio a la Subdirección Compras donde ratifique su consentimiento sobre esta cesión de derechos. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 9 1.6 LUGAR, FECHA Y HORA DE CIERRE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN La oferta, empastada o argollada, en un original y una copia, debidamente selladas, foliadas (enumeradas las páginas) páginas). Los os sobres que contengan las ofertas deberán ser marcados dos con el número del proceso de contratación, objeto del mismo, nombre del PROPONENTE e identificación de del original y copias respectivas. Lo anterior deberá ser entregado personalmente por el PROPONENTE o su delegado en las oficinas de la Subdirección Compras pras de la Vicepresidencia de Finanzas de UNE EPM Telecomunicaciones S.A. en el piso tres (3) del edificio Los Balsos, situado en la carrera 16 N° 11 A Sur-100 Medellín o en la Avenida el Dorado 69B 45 piso 3 Centro Empresarial Bogotá Corporate Center Ven Ventanillas 01, 02 y/o 03 en la ciudad de Bogotá, antes de las 16:00 horas del 01 de abril de 2014, fecha y hora de cierre del proceso eso de contratación donde se le entregará una constancia que registre la fecha y hora de recibo de la misma. Inmediatamente se procederá rocederá a depositar la oferta en un lugar dispuesto para el efecto. efecto Acto seguido se procederá a la apertura de las ofertas recibidas. El PROPONENTE que se presente con la intención de entregar la oferta a una hora posterior a la establecida en el docume documento de solicitud de oferta,, no se le recibirá y, en su defecto, se le suministrará un comprobante, que registre el instante (hora y fecha) en el cual se presentó. En caso de no presentar oferta, se solicita el favor comunicar por escrito a UNE EPM TELCO S.A. los motivos para ello, dirigiendo la comunicación al correo electrónico [email protected]. COMO EN LAS OFICINAS DE UNE EPM TELCO S.A. EXISTE UN CONTROL PREVIO DE SEGURIDAD PARA AUTORIZAR EL INGRESO DE L LAS AS PERSONAS A ESTAS INSTALACIONES, ES CONVENIENTE QUE EL PROPONENTE,, O SU DELEGADO, SE PRESENTE CON SUFICIENTE ANT ANTELACIÓN RESPECTO DE LA HORA LÍMITE PARA LA PRESENTACIÓN DE OFERTAS, DEBIDO A QUE UNE EPM TELCO S.A. NO SE RESPONSABILIZARÁ POR LAS DEMORAS QUE PUEDAN OCURRIR AL MOMENTO DE INGRESAR AL EDIFICIO COMO CONSECUENCIA DE LOS CONTROLES DE ACCESO EXISTENTES, LOS CUALES, POSIBLEMENTE, PUEDEN LLEGAR A INCIDIR EN LA ENTREGA OPORTUNA DE LA OFERTA. Si la oferta fue enviada por correo postal, es propio que es esta ta documentación deba deb llegar, primero, al Centro de Recepción de Correspondencia de UNE EPM TELCO CO S.A. cuyas oficinas se encuentran en en el piso uno (1) del edificio Los Balsos, situado en la carrera 16 N° 11 A Sur-100 100 Medellín o en el sótano 1 de la Avenida nida el Dorado 69B 45 Centro Empresarial Bogotá Corporate Center en la ciudad de Bogotá, No obstante, debe entenderse que la fecha y hora oficial de presentación de la oferta será erá la que registre UNE EPM TEL TELCO S.A. en las oficinas de la Subdirección Compras, en el piso tres (3) del edificio Los Balsos Balsos, situado en la carrera 16 N° 11 A SurSur 100 Medellín o en la Avenida el Dorado 69B 45 piso 3 Centro Empresarial Bogotá Corporate Center Ventanillas 01, 02 y/o 03 en la ciudad de Bogotá Bogotá, por medio de sello o un n escrito de recibido, el cual se colocará en el sobre de la oferta. Por lo tanto, se le advierte al PROPONENTE que considere la posibilidad de utilizar este mecanismo de envío (correo postal) para que gestione el despacho de la oferta con la suficiente ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 10 antelación, ntelación, a fin de que la Subdirección Compras pueda recibirla antes de la fecha y hora límite de cierre del proceso de este proceso de contratación contratación. En todo caso, UNE EPM TELCO CO S.A. no se hará responsable del retardo o extravío que se deriven de esta forma for de presentación. Si el sobre o paquete fuese entregado sin cerrar o sin las constancias requeridas en el párrafo anterior, UNE EPM TELCO S.A. no asumirá responsabilidad alguna, en caso de que la oferta sea traspapelada o abierta prematuramente. No se e aceptarán ofertas enviadas vía Fax o Correo Electrónico. Nota: Para efecto de establecer las inhabilidades de que tratan los literales g) y h) del numeral 1° del artículo 8° de la Ley 80 de 1993 1993,, UNE EPM TELCO S.A. dejará constancia escrita de la fecha y hora exactas de la presentación de las ofertas, con indicación clara y precisa del nombre o razón social del PROPONENTE y el de la persona que en nombre, o por cuenta de éste, ha efectuado materialmente el acto de presentación. Se entenderán por fecha y hora de presentación las que aparezcan en el sello o escrito puesto sobre la oferta, por el encargado de recibirla, en el momento de su llegada al sitio de entrega de la misma, fijado en los documentos de la contratación. En caso de recepción simultánea, se entenderá como recibida en primer lugar la oferta del PROPONENTE que primero haya adquirido los derechos de participación. participación Con tal propósito, las personas que retiren dichos documentos, al hacerlo, deberán manifestar el nombre de la persona natural o jjurídica por cuya cuenta actúan. TELCO CO S.A. podrá prorrogar la fecha de cierre Cuando lo estime conveniente UNE EPM TEL de la contratación antes de su vencimiento, por el tiempo que considere necesario. Como guía importante para el PROPONENTE, en el numeral 1.24 “DOCUMENTOS DE LA OFERTA” se relacionan los documentos que deben acom acompañar pañar la oferta en el momento de su presentación y los principales aspectos comerciales que deben ser considerados para su elaboración. 1.6.1 Oferta ferta en Formato Digital El PROPONENTE deberá entregar una copia de su oferta en formato digital (CD, DVD o Memoria Flash USB, otros), que incluya: el formulario de cantidades y precios, información técnica y contractual, catálogos, entre otros, así como u una na copia debidamente escaneada de la oferta presentada. Es de anotar que la información suministrada en forma impresa en la oferta original, primará sobre la oferta en formato digital. 1.7 APERTURA DE LAS OFERTAS Inmediatamente después de la fecha y hora señalada alada para el cierre del proceso de contratación,, se procederá con la apertura de las ofertas en presencia de quienes concurran al evento y se levantará un acta con la relación sucinta de las ofertas y de sus valores y el número de folios que la integran dicho icho documento deberá ser firmado por quienes hayan asistido a la sesión de apertura y un funcionario de la dependencia delegada para el manejo del proceso de contratación (simultáneamente en las ciudades donde se recibirán las ofertas mediante teleconfere teleconferencia). ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 11 1.8 CORRESPONDENCIA Y COMUNICACIONES DE LA CONTRATACIÓN Toda la correspondencia relacionada con la presente contratación, con excepción de la entrega de la oferta, deberá ser entregada en Departamento Administración Documental de UNE EPM TELCO S.A. ubi ubicado piso uno (1) del edificio Los Balsos,, situado en la carrera 16 N° 11 A Sur-100 100 Medellín o en el sótano 1 de la Avenida el Dorado 69B 45 Centro Empresarial Bogotá Corporate Center en la ciudad de Bogotá Bogotá;; o el medio que designe para tal fin. UNE EPM TELCO S.A. por su parte, dirigirá las comunicaciones en documento escrito, vía correo electrónico ó por correo físico a través de una empresa de mensajería especializada, a la dirección que hayan informado quienes retiraron la solicitud de oferta, y la misma a es la que debe ser tenida en cuenta para efectos de términos. Adicionalmente, con el fin de agilizar las comunicaciones entre las partes, se podrá utilizar la dirección de correo electrónico [email protected], el teléfono (1)) 6065555 Ext. 5660, pero ero la dirección que tiene carácter oficial es la señalada en el párrafo anterior. 1.9 DEFINICIÓN DE TÉRMINOS Siempre que aparezcan en la solicitud de ofertas, en el contrato y en los documentos complementarios, las siguientes expresiones, se entenderán así: ACLARACIÓN: Documento producido por UNE EPM TELCO S.A. o el PROPONENTE mediante el cual se aclara el contenido de la solicitud de ofertas o la oferta, respectivamente. ADENDA: Documento emitido por UNE EPM TELCO S.A. con fecha posterior al inicio del proceso roceso de contratación y anterior a la fecha de cierre para la presentación de ofertas, mediante el cual se modifica la solicitud de ofertas y que, por tanto, entran a formar parte de éste. CONTRATISTA: Persona natural o jurídica a quien se le acepta la o oferta ferta para ejecutar un contrato. EMPLEADOS DEL CONTRATISTA CONTRATISTA: Las personas que trabajan en la ejecución de la obra motivo del contrato como empleados directos del CONTRATISTA,, no tienen relación laboral con UNE EPM TELCO S.A. ESPECIFICACIONES TÉCNICA ÉCNICAS: Conjunto junto de requisitos y normas que definen las características de los servicios requeridos por UNE EPM TELCO S.A. y las condiciones en las cuales ésta aceptará la oferta. FABRICANTE: Persona natural o jurídica que se encarga de la elaboración de los elementos os ya sea en calidad de CONTRATISTA o de SUBCONTRATISTA CONTRATISTA; también se entiende como la persona encargada de emitir certificaciones asociadas a los derechos o autorizaciones de prestación de servicio sobre los bienes fabricados a terceros. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 12 JUNTA DIRECTIVA DE UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A.: Es el órgano general de la dirección de UNE EPM TEL TELCO S.A. PRESIDENTE: Es el jefe superior de la administra administración de UNE EPM TELCO CO S.A., por lo tanto su representante legal. PROPONENTE: Significará la persona natural o jur jurídica ídica que a nombre propio o de la sociedad que representa(n), firma(n) la oferta. SUBCONTRATISTA: Persona natural o jurídica que contrata directamente con el CONTRATISTA para suministrarle mano de obra, servicios y/o materiales procesados según diseño especial, ecial, pero sin incluir en esta denominación al que simplemente suministra materias primas no elaboradas. UNE EPM TELCO S.A.: UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Las palabras "Aprobado" "Aceptable" "Satisfecha" o palabras similares, significará aprobado por, aceptado por, o satisfactorio para UNE EPM TELCO S.A. 1.10 REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN Para que la oferta sea admisible o elegible, el PROPONENTE deberá acreditar el cumplimiento de los requisitos que se citan en los numerales siguientes, siguientes su no cumplimiento en n la forma aquí dispuesta dará lugar a la eliminación de la oferta: oferta Solo podrán participar personas jurídicas nacionales, individualmente, cuyo objeto social tenga relación directa con la naturaleza de los servicios requeridos en esta solicitud de ofertas. 1.10.1 Adquisición de la Solicitud de Oferta El PROPONENTE deberá acreditar que h ha a adquirido directamente el derecho de participar o que le hayan hecho cesión del mismo. El PROPONENTE deberá adjuntar en su oferta el cupón de cobro expedido por UNE EPM TELCO S S.A, .A, o el recibo de consignación, debidamente cancelados, así como el documento que acredita la cesión de la solicitud de ofertas, si es el caso. 1.10.2 Certificado de existencia y representación legal Cuando EL PROPONENTE sea persona jurídica de derecho privado deberá acreditar su existencia y representación mediante el certificado que para el efecto expida la Cámara de Comercio correspondiente, teniendo en cuenta que la duración de la sociedad, para efectos de la contratación, debe ser al menos igual al plazo de ejecución del contrato y un (1) año más. Dicho certificado no debe tener una antigüedad mayor de un (1) mes contados desde la fecha de su expedición. Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación o autorización especial, debe adjuntar la autorización de la Junta Directiva o del órgano de administración competente, tanto para la presentación de la oferta como para la firma del respectivo contrato. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 13 1.10.3 Inhabilidades e incompatibilidades para contratar con UNE EPM TELCO S.A. El PROPONENTE debe observar que no se encuentre incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad establecidas en la ley 80 de 1993 y las normas que la adicionen o modifiquen, en especial el artículo 18 de la ley 1150 de 2007 y la ley 1474 de 2011, ya que de estar inhabilitado no podrá participar en las contrataciones o concursos, ni celebrar contratos, por sí o por interpuesta persona con UNE EPM TELCO S.A. Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un PROPONENTE dentro del proceso roceso de contratación, se entenderá que renuncia a la participación en éste y a los derechos surgidos del mismo. Si llegaren a sobrevenir inhabilidades e incompatibilidades en el CONTRATISTA, CONTRATISTA éste cederá el contrato previa autorización escrita de UNE EPM TELCO S.A., o si ello no fuere posible, renunciará a su ejecución. 1.10.4 Certificación de pago de los aportes a la seguridad social y parafiscales Acorde con lo indicado en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 (modificado por los artículos 1 y 9 de la Ley 828 de 2003), para la presentación de ofertas por parte de personas jurídicas con sede en el territorio colombiano, será indispensable que éstas acrediten el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y apor aportes tes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimiento de ley, o por el representan representante te legal, durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiere constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre de este proceso de contratación. n. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución. Las exigencias anteriores, aplican igualmente para la renovación o prórroga y liquidación del contrato. En el momento de la liquidación del contrato, el contratista dejará constancia ante UNE EPM TELCO S.A., del cumplimiento y pago de tales obligaciones durante toda su vigencia, estableciendo claramente lo cancelado por estos conceptos y el monto que debieron on haber cotizado o aportado. 1.10.5 Boletín de responsables Fiscales UNE EPM TELCO S.A.,, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 60 de la Ley 610 de 2000, se abstendrá de celebrar el contrato con las personas que se encuentren registradas en el Boletín de e Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República para lo cual harán las consultas que en tal sentido corresponden. 1.10.6 Consulta de Antecedentes Disciplinarios UNE EPM Telecomunicaciones S.A. podrá consultar los antecedentes disciplinarios, penales, enales, contractuales y fiscales de quienes van a suscribir contratos con ella. UNE EPM Telecomunicaciones S.A. se abstendrá de celebrar contratos o prorrogarlos, con aquellas personas que figuren con Antecedentes disciplinarios en el registro que al efecto efec lleva la Procuraduría General de la Nación. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 14 1.10.7 Certificación Los oferentes deberán acreditar que cuentan con al menos una persona experta y Certificada en el manejo de la plataforma de seguridad Honeywell well EBI y DVM. DVM Se deberá adjuntar hoja de vida de la persona junto con la copia de dicha certificación. En caso de que la persona termine su contrato de trabajo con el proveedor, el mismo deberá garantizar su remplazo por un perfil igual o supe superior rior al del trabajador anterior, enviando en ese caso la nueva ho hoja de vida para su validación. 1.10.8 Experiencia El Proponente deberá acreditar que en los últimos tres años, contados a partir de la fecha de cierre de este proceso, ha ejecutado contratos que en su alcance contenga el mantenimiento de sistemas de seguridad el electrónica con personas jurídicas (empresas) por un valor mínimo de doscientos millones ($200.000.000) .000.000) de pesos representados en máximo tres (3) contratos. Las prórrogas serán consideradas como nuevos contratos. La ejecución y recibo a satisfacción de los contratos debe ser certificada por la firma o entidad contratante (pública o privada) mediante comunicación escrita con membrete de la compañía, deberá contener: nombre o razón social del cliente / contratante, contratante nombre o razón social de quien ejecutó el con contrato, objeto del contrato, valor del contrato, contrato fecha de finalización (fecha del acta de liquidación del contrato) y nombre y número telefónico del interventor.. No se aceptan subcontratos realizados en contrataciones con entidades públicas o privadas. Si el contrato informado fue realizado con UNE EPM Telecomunicaciones S.A. no es indispensable la presentación de este certificado, pero sí deben indicarse los datos solicitados. 1.10.8.1 Información sobre experiencia El PROPONENTE deberá acreditar la experiencia req requerida uerida en el numeral 1.10.8 mediante certificado expedido por la entidad contratante. Estos certificados deberán incluir la siguiente información: - Nombre de la firma contratante - Dirección - Ciudad - Teléfono - Fecha de inicio del contrato - Fecha de terminación del contrato - Número del contrato u orden de compra - Objeto del contrato - Valor del contrato - Contacto que pueda ratificar esta información. La verificación de este aspecto se efectuará con la información suministrada sumini por el PROPONENTE.. UNE EPM TELCO S.A., podrá verificar por todos los medios, cuando lo estimen conveniente, que la información con la cual se acredita la experiencia sea veraz. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 15 Adicionalmente, si UNE EPM TELCO S.A. tuviere conocimiento de experiencia experienc acreditada diferente a la presentada con la oferta, que cumpla con las condiciones exigidas a evaluar, o relacionada en la oferta y no acreditada para la contratación en estudio, tendrá la facultad de considerarla, lo que en ningún momento la hace respo responsable nsable del deber de acreditación de la experiencia que tiene el PROPONENTE;; ni de la no consideración de experiencia no obtenida durante el proceso de evaluación de las ofertas. 1.10.9 Abono de la Oferta La propuesta deberá ser abonada por un ingeniero electróni electrónico, co, de automatización, telemática, o profesión afín. El ingeniero deberá adjuntar copia de la tarjeta profesional proferida por los consejos profesionales o autoridad competente. 1.10.10 Presentación de la garantía de seriedad El PROPONENTE debe acreditar que hi hizo zo presentación de la garantía de seriedad con su oferta,, en los términos establecidos en el numeral “GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA”. 1.11 PAZ Y SALVO DE IMPUESTOS MUNICIPALES DE MEDELLÍN De acuerdo con lo establecido en el artículo 1º del Acuerdo 10 de 19 1986, 86, toda persona natural o jurídica que celebre contratos de cualquier cuantía y modalidad con entidades descentralizadas del orden municipal, debe encontrarse a “paz y salvo” con el Municipio de Medellín, por concepto de Impuesto de Industria y Comercio. Por lo tanto el PROPONENTE seleccionado deberá presentar el paz y salvo para la legalización y formalización del contrato. En los términos previstos en el Decreto 753 de 1986, quienes no fuesen sujetos pasivos del Impuesto de Industria y Comercio, podrán suplir lo anterior con una certificación en tal sentido expedida por el mismo Departamento. 1.12 COSTOS DE LA OFERTA El PROPONENTE sufragará todos los costos relacionados con la preparación y presentación de su oferta. UNE EPM TELCO S.A. no será responsable en caso alguno por dichos costos, cualquiera que sea el resultado del presente proceso de contratación. 1.13 PREPARACIÓN DE LA OFERTA El PROPONENTE deberá elaborar su oferta con base en los requisitos legales, contractuales, comerciales, económicos y en las espe especificaciones cificaciones técnicas contenidas en la presente solicitud de ofertas, deberá ceñirse a la descripción de los ítems, exactamente como aparecen en el Formulario “FORMULARIO DE CANTIDADES Y PRECIOS”, teniendo en cuenta que la misma descripción hace parte de llas as características técnicas garantizadas. El PROPONENTE,, en la preparación de la oferta, deberá tener presente que el proceso de contratación, la celebración y la ejecución del contrato a que se refiere esta solicitud de oferta, se rige en todas las etapa etapas s por las disposiciones legales aplicables en Colombia (disposiciones comerciales y civiles, la Ley 80 de 1993 en eventos específicos) y por las normas de contratación vigentes en UNE EPM TELCO S.A. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 16 La presentación de la oferta será evidencia suficiente d de que El PROPONENTE ha examinado completamente la solicitud de oferta, que ha obtenido de UNE EPM TELCO S.A. la aclaración suficiente y oportuna sobre los puntos inciertos o dudosos, dudosos y acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato, y que por lo mismo, ha formulado su oferta en forma seria, cierta, precisa y coherente; que conoce y acata el estatuto contractual de UNE EPM TELCO S.A. así que acepta jurídicamente los tér términos minos y condiciones previstos en el mismo. En consecuencia UNE EPM TELCO S.A. no será responsable por descuidos, mala interpretación u otros hechos que puedan incidir en la elaboración de la oferta. Será obligación del oferente y contratista, conocer y a acatar catar la política de prácticas corporativas para el manejo de la información y datos personales de los clientes y usuarios de UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A., publicada en http://www.une.com.co/compania/informacion http://www.une.com.co/compania/informacion-corporativa/normatividad/politicas corporativa/normatividad/politicas; el incumplimiento o desconocimiento de esta política acarreará las responsabilidades a que haya lugar y facultará a UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A para terminar con justa just causa el contrato, sin perjuicio de exigir las indemnizaciones por daños y perjuicios que su acción u omisión haya generado a UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A o cualquier tercero, especialmente que demanden de UNE un resarcimiento. Si para la ejecución del de contrato es necesario que UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A le entregue bases de datos personales o archivos con esta clase de información, el CONTRATISTA será considerado encargado del tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, por tanto deberá cumplir su encargo en los términos y condiciones que impone la ley, y en particular las instrucciones que UNE como responsable del tratamiento le indique, y siempre para los fines y propósitos que sean estrictamente necesarios y razonables, onables, conforme a la autorización del titular de la información. 1.13.1 Precios El PROPONENTE deberá indicar en el formulario de cantidades y precios, anexo al final de este capítulo, el precio ofrecid ofrecido para cada uno de los ítems. Con el fin de que el PROPON PROPONENTE diligencie correctamente el formulario de cantidades y precios, éste deberá tener en cuenta todas las notas que se encuentran al final del formulario y anexar la información adicional requerida para cada ítem particular en caso que sea solicitado. Loss precios deberán ser firmes durante la ejecución del contrato. En el formulario de precios se debe informar el valor del impuesto a las ventas por separado; en caso contrario, se considerará incluido. En caso de existir discrepancias entre el valor unit unitario ario y el valor total, UNE EPM TELCO S.A. tomará, para efectos de evaluación de la oferta, el valor unitario. Igualmente, si existen diferencias entre la oferta marcada como original y la copia, prevalecerá la información suministrada en el original. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 17 Serán por cuenta del CONTRATISTA todos los costos directos e indirectos en que incurra para la ejecución del contrato, además de los impuestos y gastos legales que se ocasionen. cumplimie de El PROPONENTE deberá tener en cuenta al elaborar su oferta, el cabal cumplimiento las condiciones técnicas descritas en el capítulo 5 de esta solicitud de ofertas. Seguridad y Orden Público 1.13.2 El PROPONENTE,, al preparar la oferta, deberá examinar cuidadosamente la solicitud de oferta e informarse completamente de todas las circunst circunstancias, ancias, tales como la situación de seguridad y orden público, que puedan influir en alguna forma en sus precios, ejecución del contrato, etc; en consecuencia, en la etapa de ejecución del contrato no habrá lugar a aducir esta situación para efectos de just justificar ificar incumplimientos, ni para formular reclamaciones. Cualquier solicitud en tal sentido no lo exonerará de la aplicación de las medidas de apremio establecidas en esta solicitud de oferta, si de tal circunstancia se derivan incumplimientos en alguna de las obligaciones contractuales. Impuestos, Deducciones y Gastos 1.13.3 El PROPONENTE deberá conocer las normas vigentes en Colombia en materia tributaria; por lo tanto, al preparar la oferta deberá tener en cuenta todos los impuestos que puedan afectar sus precios cios y hayan de causarse por la ejecución del contrato. UNE EPM TELCO S.A., deducirá todos los impuestos o retenciones en la fuente del orden internacional, nacional, departamental o municipal a que haya lugar (Renta, impuesto sobre las ventas (IVA), indu industria y comercio, etc –lista lista ésta que es informativa y no taxativa-)) en el momento de hacer los pagos o abonos en cuenta, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes y sin dar lugar a reclamaciones por parte del CONTRATISTA. Acorde con lo anterior, UNE EPM TELCO S.A. actuará como agente retenedor del impuesto de industria y comercio por las actividades que sean gravables con este impuesto y que se ejecuten en forma permanente u ocasional en jurisdicción de los municipios en los cuales UNE EPM TELCO S S.A. .A. sea declarado agente de retención, a las tarifas establecidas en cada Acuerdo Municipal. En caso de ser una persona que esté exenta de este tributo, deberá aportar copia del acto mediante el cual se estableció dicha exención. El CONTRATISTA, deberá pagar por su cuenta todos los gastos legales, impuestos, tasas, derechos y contribuciones en que incurra por concepto del trabajo contratado, en cumplimiento de las leyes, ordenanzas, acuerdos y reglamentos aplicables, que existan sobre el particular y que hayan sido decretados por la autoridad competente, incluidos los tributos y gravámenes internacionales, de ser el caso. Cuando con posterioridad a la fecha del cierre del proceso contractual, los impuestos que incidan directamente en los precios cotizado cotizados s con criterio legal (no económico) y que tengan alguna modificación por aumento, disminución o eliminación, así como la creación ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 18 de nuevos impuestos que también incidan directamente en los precios cotizados con criterio legal (no económico), ello será ten tenido ido en cuenta por UNE EPM TELCO S.A. para hacer los ajustes que sean del caso y reconocerle al CONTRATISTA los mayores costos o hacerle las deducciones, según la real incidencia que la modificación o eliminación de los impuestos existentes o la creación de gravámenes tengan en los precios cotizados con criterio legal (no económico). Se consideran impuestos o gravámenes que inciden directamente sobre los precios cotizados con criterio legal (no económico), aquellos que tienen como materia imponible el gasto o consumo (aduanas, impuesto sobre las ventas IVA, impuestos selectivos al consumo del nivel departamental). Los gastos legales en los cuales se incurra para permitir la iniciación y ejecución del contrato, serán por cuenta del CONTRATISTA. Nota: La Ley 1607 de 2012 creó a partir del 1 de Enero de 2013, el impuesto sobre la renta para la equidad- CREE el cual se consagra como el aporte con el que contribuyen las sociedades y personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta, nacionales y extranjeras, en beneficio de los trabajadores, la generación de empleo y la inversión social. Actualmente dicha ley se encuentra reglamentada por el Decreto 1828 de 2013. GRAVÁMENES: Los impuestos, gravámenes, tasas o contribuciones directos d o indirectos, así como las deducciones o retenciones, del orden Nacional, Distrital, Departamental o Municipal que se causen o deban practicarse con ocasión de la firma o ejecución del contrato y por la operación comercial del objeto del mismo, o aquellos a que surjan o sean modificadas con posterioridad a su firma, estarán a cargo de quién deba pagarlos o practicarlas de acuerdo con la normatividad vigente en la respectiva jurisdicción. Los gastos legales en los cuales se incurra para permitir la in iniciación iciación y ejecución del contrato, serán por cuenta del contratista. PARÁGRAFOS: - El PROPONENTE deberá tener en cuenta la normatividad existente de los municipios o ciudades donde se realicen las actividades necesarias de acuerdo con el objeto y alcance de esta contratación y no será motivo de reclamos por parte del CONTRATISTA el NO haber considerado en los precios los impuestos y derechos a que haya lugar. - Es entendido que UNE EPM TELCO S.A. no está obligada a expedir ningún certificado o a suscribir cualquier otro documento destinado a que el CONTRATISTA obtenga exención del pago de impuestos o derechos a su cargo, y derivados del contrato 1.13.4 Plazo de ejecución El plazo del contrato es de 12 meses contados a partir de la orden de inicio dada por UNE EPM M Telecomunicaciones S.A. 1.13.5 Tiempo de entrega de los bienes Los bienes descritos en el formulario de cantidades y precios parte A, deberán ser entregados en un máximo de 45 días calendario contados a partir de la fecha de orden de ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 19 inicio dada por el interventor ntor del contrato por parte de UNE EPM Telecomunicaciones. S.A. 1.13.6 Tiempo de atención para la prestación de los servicios El tiempo de atención de los servicios será de acuerdo al tipo de falla de la siguiente manera: DETALLE SERVICIO TIEMPO MÁXIMO RESPUESTA TIEMPO MÁXIMO DE ATENCIÓN LLAMADO DE EMERGENCIA 6 HORAS 24 HORAS FALLAS MENORES 12 HORAS 48 HORAS 1.13.7 Vigencia del Contrato El contrato estará vigente desde la fecha de comunicación de aceptación de la oferta hasta ciento veinte (120) días calendario des después pués de terminado el plazo de ejecución del contrato 1.13.8 Renovación del contrato Las partes de común acuerdo podrán renovar el contrato antes de su vencimiento, en los términos que se convengan entre ellas, manteniéndose el vínculo contractual que permita continuar tinuar la realización del objeto del contrato. Los ítems y las cantidades de la renovación,, serán definidos por UNE EPM Telecomunicaciones de acuerdo con sus necesidades, en las condiciones técnicas, contractuales y económicas vigentes al momento de ordena ordenar la prórroga. 1.13.9 Lugar de Ejecución El CONTRATISTA deberá prestar los servicios objeto de este contrato a nivel nacional. nacional 1.14 PAGOS UNE EPM TELCO S.A. hará los pagos al CONTRATISTA con recursos propios, mediante consignación a una cuenta bancaria que debe figu figurar rar a nombre del beneficiario de la orden de pago, previa aprobación de los documentos requeridos El CONTRATISTA debe estar matriculado en el sistema financiero de UNE EPM TELCO S.A. para generar las cuentas de cobro que se requieran. En caso de que no esté e inscrito, debe proceder con el trámite ante la Subdirección Compras. Es requisito indispensable para efectuar los pagos, certificar el pago del salario a sus trabajadores, presentar copia del estado de cuenta o en su defecto copia de la planilla de pago go de la EPS, AFP, ISS, ARP en las cuales el CONTRATISTA tiene afiliado a sus trabajadores, donde se detalle por cada uno de éstos, el período de cotización, número de cédula y salario. Además, copia del paz y salvo por la cancelación de aportes a las caj cajas as de compensación familiar, ICBF y SENA. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 20 Es entendido que el PROPONENTE favorecido con la aceptación de la oferta y en su calidad de CONTRATISTA faculta a UNE EPM TELCO S.A. para: ⇒ La revisión de los pagos por los anteriores conceptos en las entidades correspondientes, rrespondientes, durante la vigencia del contrato. ⇒ El pago directo a los trabajadores del contrato por concepto de salarios y prestaciones sociales, en caso de que el CONTRATISTA presente mora en la cancelación de dichos conceptos, y con cargo a las sumas adeudadas por UNE EPM TELCO S.A. al CONTRATISTA. ⇒ La Interventoría exigirá las constancias de pago correspondientes a prestaciones sociales como primas, cesantías, intereses a las cesantías, aportes a los fondos de pensiones etc., así como otros conceptos laborales, que se hubieren causado durante el plazo contractual. Para efecto de los pagos, quien tenga la obligación de expedir factura de venta deberá cumplir con todos los requisitos exigidos por la DIAN y las indicaciones estipuladas en el numeral denominado “Requisitos Requisitos De Las Facturas Facturas” de la presente solicitud de ofertas. 1.14.1 Forma de Pago UNE EPM TELCO S.A. designará un interventor quien con el Residente del contratista harán actas de los servicios prestados cada mes calendario. Una vez realizada el acta el CONTRATISTA podrá facturar los bienes y /o servicios suministrados. De acuerdo a las políticas de UNE EPM TELCO S.A., las facturas se cancelarán dentro de los sesenta (60) días calendario siguientes a la fecha de radicación de la factura con el lleno de los requisitos de rigor. UNE EPM TELCO S.A., pagará las sumas que resulten a favor del CONTRATISTA,, previa deducción de los valores a que haya lugar de acuerdo a lo consagrado en el presente documento. 1.14.2 Intereses Moratorios En caso de incurrirse en mora en los pagos al contratista por causas imputables a UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A., se reconocerá a éste como interés, el DTF anual más cinco (5) puntos (DTF + 5), de manera proporcional al tiempo de retraso. 1.14.3 Cobros por valores no reconocidos oportuname oportunamente por el CONTRATISTA Corresponden a sumas que el contratista debe reconocer a UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A., por valores que no se alcanzaron a retener en el momento del pago de la factura o del contrato. Al momento de la cancelación de los impuestos, fletes, extracostos o cualquier otro concepto que el contratista deba reconocer a UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A., cualquiera haya sido la causa que lo originó, dicho valor se actualizará a la tasa del DTF + 5 puntos. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 21 1.14.4 Retención de pagos UNE EPM TELECOMUNICACIONES UNICACIONES S.A. podrá retener de cualquier pago, en cuanto sea necesario, los valores equivalentes a pérdidas debidas a entregas defectuosas no corregidas, garantías no cumplidas, no devolución de elementos, herramientas o equipos que le hubieren sido suministrados uministrados y medidas de apremio impuestas. Cuando desaparezcan las causas que originaron la retención, se efectuarán los pagos de los valores retenidos. Dicho valor se actualizará con el IPC aplicable al periodo correspondiente. Para pagos en moneda extr extranjera, anjera, el valor se actualizará con la LIBOR (6 meses). Para efectos de la constitución en mora por retraso en el cumplimiento de las obligaciones contractuales a su cargo, el contratista renuncia expresamente a los requerimientos de ley. 1.15 LA OFERTA El PROPONENTE deberá presentar la oferta ciñéndose a todos los términos, condiciones y especificaciones de los documentos de la contratación y por lo tanto no podrá presentar modificaciones o reservas sustantivas a ellos, tanto en los aspectos legales como en los administrativos, financieros y técnicos. La oferta que presente modificaciones o reservas sustantivas a los documentos de la contratación será eliminada. La oferta deberá ser completa, concisa, clara, concreta, incondicional y basada en los documentos os de la contratación y deberá contener toda la información solicitada en los distintos formularios, los cuales deberán llenarse en su totalidad e incluir todos los demás documentos, datos e informaciones adicionales que de acuerdo con los documentos de la contratación deban adjuntarse a la oferta. El PROPONENTE deberá tener en cuenta que cualquier estipulación o condición comercial de la oferta que se encuentre en desacuerdo con la solicitud de ofertas, se considerará como un condicionamiento a la misma, y será causal de eliminación de la oferta. 1.16 VALIDEZ DE LA OFERTA La oferta deberá ser válida durante sesenta (60)) días calendario, contados a partir de la fecha límite para la presentación de la oferta de este proceso de contratación, término dentro del cual al UNE EPM TELCO S.A., tiene previsto aceptar la oferta, declarar desierto o dar por terminado el proceso de contratación. UNE EPM TELCO S.A. podrá ampliar el término para realizar la aceptación de la oferta, en cuyo caso todos los proponentes deberán ampliar iar el término de validez de su oferta y el de la garantía de seriedad por igual término. El PROPONENTE que no prorrogue la validez de su oferta y la correspondiente garantía, UNE EPM TELCO S.A. le podrá hacer efectiva la garantía de seriedad. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 22 1.17 GARANTÍA DE E SERIEDAD DE LA OFERTA PARA ENTIDADES ESTATALES La oferta deberá estar acompaña de una garantía de seriedad a favor de entidades estatales otorgada por un banco o compañía de seguros, distinta al PROPONENTE, PROPONENTE legalmente establecida en Colombia, aceptable e en n su procedencia, contenido y forma por UNE EPM TELCO S.A. La garantía será respaldada con comprobante de pago por parte del asegurado. La garantía será por un valor del diez por ciento (10%) del valor total cotizado en el formulario de cantidades y precios ecios,, incluido el IVA, con una vigencia de noventa (90) días, contados a partir de la hora cero (0:00) de la fecha de cierre del proceso de contratación (Fecha de entrega de ofertas). Cualquier hora que aparezca en el documento, distinta a la hora cero, se e tendrá por no escrita. Mediante dicha garantía, el PROPONENTE garantizará los riesgos derivados del incumplimiento del ofrecimiento, como: • • • • La no formalización del contrato sin justa causa por parte del CONTRATISTA. La no ampliación de la vigencia de lla a garantía de seriedad de la oferta en los eventos señalados en ese documento. La falta de otorgamiento por parte del CONTRATISTA, de la garantía de cumplimiento exigida por la entidad para amparar el incumplimiento de las obligaciones del contrato. El retiro iro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de la oferta. No serán aceptadas pólizas otorgadas por la sociedad "EL CÓNDOR S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS GENERALES", mediante las cuales se pretenda cubrir los riesgos de este proceso de contratación. En la elaboración de las pólizas, el PROPONENTE deberá vigilar que el nombre de UNE EPM TELCO S.A., debe figurar como UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A., acompañado de su NIT número 900.092.385 900.092.385-9. 9. Igualmente, el número del NIT y el nombre del tomador, indicados en la garantía, deben corresponder exactamente con los que figuran en el certificado de existencia y representación legal de la sociedad PROPONENTE,, cuando este es persona jurídica. Cuando UNE EPM TELCO S.A., disponga la ampliación del término de validez de la oferta, el PROPONENTE deberá ampliar la vigencia de la garantía de seriedad por el mismo término adicional. Si el PROPONENTE no presenta la póliza de seriedad en su oferta o requiriéndose para que la modifique según lo dispue dispuesto sto en esta solicitud de oferta no envía la modificación solicitada, la oferta será eliminada. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 23 El valor de la prima respectiva, así como el de sus ampliaciones, será cubierto por el PROPONENTE. La garantía deberá acompañarse siempre de su respectivo recibo reci de pago de prima. 1.18 RETIRO O MODIFICACIÓN DE OFERTAS El PROPONENTE podrá, sin perjuicio para sí mismo, retirar, modificar, o corregir su oferta después de haberla presentado a UNE EPM TELCO S.A., solicitándolo por escrito, siempre que esta modificación sse e genere antes de la fecha y hora límite para la presentación de ofertas de este proceso de contratación contratación;; la oferta que tendrá validez y será tomada para evaluación será la última que presente o haya modificado el PROPONENTE.. Después de la fecha y hora llímite ímite para la entrega de ofertas el PROPONENTE no podrá retirar, ni modificar ni corregir su oferta por ningún motivo. Las modificaciones a la oferta, antes de la fecha y hora límites para su presentación, deberán presentarse en original y copia en la mis misma ma forma que la oferta inicial, la cual, así modificada, será considerada como la oferta presentada. 1.19 FIRMA Y ABONO DE LA OFERTA Este requisito se cumple con la firma de la carta de presentación. La oferta deberá contener claramente el nombre y la direcció dirección n comercial del PROPONENTE y deberá estar firmada por la persona natural que presenta la oferta o por su apoderado, o por el representante legal o apoderado de la persona jurídica PROPONENTE. La propuesta deberá ser abonada por un ingeniero electrónico, d de e automatización, telemática, o profesión afín. El ingeniero deberá adjuntar copia de la tarjeta profesional proferida por los consejos profesionales o autoridad competente. 1.20 NORMAS DE CONTRATACIÓN Debe tenerse presente que el proceso de contratación a qu que e se refiere esta solicitud de ofertas, se rige en todas las etapas por las disposiciones legales aplicables en Colombia y por las normas de contratación vigentes en UNE EPM TELCO S.A.,, dentro de las cuales cabe resaltar de manera especial, Las Directivas 06 y 22 expedidas por la Junta Directiva de la entidad, y demás normas que llas s modifiquen o complementen, así como las demás disposiciones de la Entidad que sean aplicables. 1.21 INTERPRETACIÓN, ACLARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN El PROPONENTE deberá examinar cuidadosamente la solicitud de oferta e informarse completamente de todas las circunstancias que puedan influir en alguna forma sobre los servicios ofrecidos. Si el PROPONENTE encontrare discrepancias u omisiones en la solicitud de oferta, o en las especificaciones o en los demás documentos o tuviere dudas de su significado, deberá solicitar por escrito a UNE EPM TELCO S.A. las aclaraciones necesarias, las cuales deberán ser recibidas por lo meno menos dos (2)) días hábiles antes del cierre del d proceso de contratación. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 24 Todas las consultas y aclaraciones que formulen los interesados, se realizarán a través de la Subdirección Compras y serán contestadas por la misma dependencia por escrito, dentro del siguiente día hábil al recibo de la solicitud. ud. UNE EPM TELCO S.A. no se responsabilizará por ninguna aclaración diferente. 1.22 MODIFICACIÓN DE LA SOLICITUD DE OFERTA ANTERIOR A LA FECHA DE CIERRE DE LA CONTRATACIÓN UNE EPM TELCO S.A. podrá modificar los documentos de la contratación, a más tardar un (1)) día hábil anterior a la fecha de presentación de ofertas s de este proceso de contratación, mediante adendas que remitirán a todos los PROPONENTES, PROPONENTE las cuales serán de obligatoria observancia para la preparación de las ofertas. 1.23 IDIOMA DE LA OFERTA La oferta que prepare el PROPONENTE y toda la correspondencia y documentos relativos a ella, que intercambien el PROPONENTE y UNE EPM TELCO S.A., deberán redactarse en Español; en todo caso, cualquier material impreso que proporcione el PROPONENTE podrá estar en otro idioma a condición de que vaya acompañado de una traducción oficial al Español de las partes pertinentes, autenticada por el ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, la cual prevalecerá para los efectos de interpretación de la oferta. Los catálogos tálogos o información técnica podrán presentarse en español o en inglés. nglés. 1.24 DOCUMENTOS DE LA OFERTA Los documentos que componen la oferta deben estar foliados en forma consecutiva, ordenados y de fácil manejo, de lo cual se dejará constancia en el acta de apertura ap de las ofertas. UNE EPM TELCO S.A., no asumirá responsabilidad frente a aquellas ofertas que no se encuentren debidamente foliadas o presentadas. Es importante que el PROPONENTE verifique que todas y cada una de las hojas que conforman la oferta, incluyendo catálogos y documentación anexa como: certificados, cartas, formularios, entre otros, estén debidamente numeradas en forma consecutiva y ascendente. A continuación se relacionan los principales documentos contractuales que deben acompañar la oferta erta en el momento de su presentación: • Carta de presentación de la oferta, debidamente firmada; que para el caso de personas jurídicas debe estar firmada por el representante legal, o por alguien facultado debidamente y el profesional que abona la oferta de acuerdo al numeral denominado “ABONO DE LA OFERTA”. OFERTA”.. • Anexo a la carta de presentación: Manifestación escrita mediante la cual el PROPONENTE certifica que ni el representante legal, ni los socios, ni la sociedad o persona PROPONENTE se encuentra(n) incurso(s) rso(s) en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar con UNE EPM TELCO S.A. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 25 • Autorización expedida por el órgano social competente de la firma PROPONENTE, PROPONENTE para que el representante legal pueda efectuar la presente negociación, en el evento en que los estatutos de la compañía establezcan limitaciones para realizar transacciones por una suma igual a la del valor de su oferta. • n el evento de presentar la oferta a través de un apoderado, se debe adjuntar el En respectivo poder al cu cual al se deberán acompañar los documentos pertinentes que acrediten las calidades que se invocan invocan. • Recibo de adquisición del derecho de participación al presente proceso en original debidamente cancelado • Certificado de existencia y representación legal expe expedido dido de conformidad con los requisitos establecidos en el numeral denominado “Certificado de existencia y representación legal” • Certificación de pagos de aportes a la Seguridad Social y Parafiscales • Certificación persona experta y certificada en el manejo jo de la plataforma de seguridad Honeywell EBI y DVM – Hoja de vida • Información sobre experiencia. • Presentación de la Garantía de Seriedad de la oferta. • Fotocopia de tarjeta profesional y cédula del profesional que abona la oferta. • Respuesta punto a pu punto nto con las palabras enterados aceptamos y cumplimos todos los numerales y subnumerales de la present presente solicitud de oferta (Capítulos del 1 al 5). • Formularios de la oferta, debidamente diligenciados de conformidad con las instrucciones y reglas de prepar preparación ación contenidas en estos documentos. Los formularios se encuentran anexos en el capítulo 2. • Anexos que desee entregar el PROPONENTE y que formaran parte integral de la oferta. NOTA:: Toda enmendadura o alteración en los formularios de la oferta debe ser respaldada con la firma del representante legal o su apoderado, y prevalecerá la del original. 1.25 INFORMACIÓN RESERVADA El PROPONENTE,, en la carta de presentación de su oferta, deberá indicar cuál información de la consignada en ella, tiene el carácter de re reservada servada y en cuáles normas sustenta dicha reserva, relacionando expresamente las normas específicas que le otorgan dicho carácter. En el evento en que no señalen las normas específicas que le otorgan ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 26 ese carácter, se entiende que ningún documento o parte de la oferta tiene el carácter de reservado y que UNE EPM TELCO S.A. se encuentra autorizada para suministrar la información cuando le sea solicitada por otro PROPONENTE o un tercero. 1.26 EXTENSIÓN DE BENEFICIOS Si la matriz de UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A, o cualquiera de sus filiales, adelanta un proceso de contratación cuyo objeto en lo esencial sea idéntico al adelantado por aquella y el contratista decide presentar una oferta ya sea mediante solicitud pública o individual de ofertas, éste último se obli obliga ga a presentar una oferta similar o mejor a la que presentó en el proceso de contratación de UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. 1.27 CONFIDENCIALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS Después del cierre para la presentación de ofertas de este proceso de contratación, y durante nte la etapa de análisis y evaluación de las ofertas, s, la información relacionada con el examen, aclaración, evaluación y recomendaciones acerca de la aceptación de las mismas no se comunicará a ninguna persona, antes de la decisión de UNE EPM TELCO S.A., sobre obre el presente proceso de contratación al PROPONENTE favorecido. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 27 CAPÍTULO 2 - FORMULARIOS 2.1 FORMULARIOS DE LA OFERTA DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO Página DESDE HASTA CONTENIDO DE LA OFERTA CARTA DE PRESENTACIÓN ANEXO A LA CARTA DE PRESENTACIÓN AUTORIZACIÓN DE LA JUNTA DE SOCIOS (Si este da lugar) AUTORIZACIÓN DEL ÓRGANO SOCIAL, EN EL EVENTO DE PRESENTAR LA OFERTA A TRAVÉS DE UN APODERADO (Si este da lugar) RECIBO ORIGINAL DE ADQUISICIÓN DE PLIEGOS Y DERECHO DE PARTICIPACIÓN CERTIFICADO IFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL CERTIFICACIÓN DE PAGOS DE APORTES A LA SEGURIDAD Y PARAFISCALES INFORMACIÓN SOBRE EXPERIENCIA CERTIFICACIÓN DE PERSONA EXPERTA Y CERTIFICADO EN EL MANEJO DE LA PLATAFORMA DE SEGURIDAD HONEYWELL EBI Y DVM – HOJA DE VIDA GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA DOCUMENTOS DEL PROFESIONAL QUE ABONA LA OFERTA RESPUESTA PUNTO A PUNTO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS CAPÍTULO 5 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS. FORMULARIO 1 – INFORMACIÓN COMERCIAL FORMULARIO 2 – SERVICIOS) CANTIDADES Y PRECIOS (BIENES Y ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 28 Página DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO DESDE HASTA FORMULARIO 3 – PRECIO DE RECARGO EN OTRAS SEDES FORMULARIO 4 – FORMULARIO INFORMACION DE PRECIOS ADICIONALES FORMULARIO 5 MANTENIMIENTO - FACTOR ADMINISTRACION POR FORMULARIO 6 INFORMACIÓN SOBRE INCUMPLIMIENTOS, MULTAS Y/O MEDIDAS DE APREMIO Y/O SANCIONES FORMULARIO 7 - ADENDAS Y ACLARACIONES RECIBIDAS POR EL PROPONENTE FORMULARIO 8 - FORMULARIO DE COMPROMISO DE BUENAS PRÁCTICAS EMPRESARIALES DEL PROPONEN PROPONENTE INFORMACIÓN TÉCNICA QUE UE DESEE ADJUNTAR ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 29 CARTA DE PRESENTACIÓN Lugar y fecha Señores SUBDIRECCIÓN COMPRAS UNE EPM TELCO S.A. Ciudad Asunto: Proceso de contratación No. 111247 Prestación de servicio de mantenimiento correctivo del sistema de seguridad electrónica nica incluyendo suministro de equipos y repuestos en las instalaciones de UNE EPM Telecomunicaciones S.A. a nivel nacional nacional. De acuerdo con lo que se estipula en esta solicitud de oferta,, el suscrito habiendo examinado cuidadosamente los documentos de la ccontratación ontratación y sus adendas_________ y recibidas las aclaraciones solicitadas, propone ejecutar todo el trabajo requerido para la prestación restación de servicio de mantenimiento correctivo del sistema de seguridad electrónica incluyendo suministro de equipos y repue repuestos stos en las instalaciones de UNE EPM Telecomunicaciones S.A. a nivel nacional nacional. La información de catálogos, instructivos y descripciones, etc., adjunta a la oferta, es de carácter general; por lo tanto, toda modificación a la solicitud de oferta está expresamente expr indicada en nuestra oferta. De ser aceptada nuestra oferta, nos comprometemos a aceptar (o firmar si es escrito) un contrato de conformidad con lo establecido en los documentos de la contratación y a presentar la documentación requerida, dentro d del el término indicado en el capítulo 4 de esta solicitud de ofertas. Ejecutaremos el contrato por los precios señalados en nuestra oferta, en los plazos definidos en el numeral “1.13.4 1.13.4”, en las condiciones contractuales ctuales y técnicas exigidas en la solicitud de oferta y previstas por las normas que rigen la contratación con UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. y de conformidad con la aceptación de la oferta que se nos haga. Mantendremos vigente nuestra oferta durante sesenta enta (60) días calendario, calendario contados desde la fecha de cierre de la contratación; procederemos a ampliar su validez y la vigencia de la garantía de seriedad, si se diere el caso contemplado de prorrogar la fecha para la aceptación de la oferta. Declaramos conocer y acatar todas las normas que regulan la contratación con UNE EPM TELCO S.A.; manifestamos que NO estamos incursos en ninguna de las inhabilidades o incompatibilidades establecidas por Ley para contratar con UNE EPM TELCO S.A. y que de sobrevenir alguna lguna causal de inhabilidad o incompatibilidad, cederemos el contrato, previa autorización escrita de UNE EPM TELCO S.A. y que de no ser posible la cesión, renunciaremos a continuar su ejecución. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 30 Declaramos que el capital, inversiones y demás bienes que cconforman onforman la sociedad y la de sus socios, así como los recursos que empleará en el desarrollo de las eventuales relaciones comerciales con UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A., provienen de actividades lícitas, siendo ésta una condición indispensable para generar genera o mantener cualquier clase de relación contractual con UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A., siendo una consideración fundamental e indispensable relativa a la persona. Igualmente que tenemos pleno conocimiento que UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. excluye de sus políticas de pagos, entregas o dádivas a terceros o a sus empleados para obtener beneficios en la celebración, adjudicación o acceso a información privilegiada, de manera que cualquier comportamiento o acción en este sentido no es aceptable y en caso de e presentarse dará lugar a la no suscripción o terminación de cualquier relación contractual, sin perjuicio de las acciones legales que haya a lugar. Declaramos finalmente que la información contenida en nuestra oferta es exacta y veraz, y que aportaremos las pruebas que UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. considere necesarias para verificar su exactitud, y en caso de no ser ello satisfactorio para UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. S.A.,, conforme a las exigencias de los documentos de la contratación, entendemos que n nuestra oferta sea eliminada. Manifestamos expresamente que la información que tiene el carácter de reservada en la presente oferta es la siguiente: _______________________________________ ______________________________________________________________________ _______________________________ ____________________________________ ______________________________________________________________________ _______________________________ _______________________________________ ______________________________________________________________________ _______________________________ _______________________________________ ______________________________________________________________________ _______________________________ Con fundamento en las siguientes normas: _____________________________________ ______________________________________________________________________ _______________________________ _______________________________________ ______________________________________________________________________ _______________________________ _______________________________________ ______________________________________________________________________ _______________________________ _______________________________________ ______________________________________________________________________ _______________________________ Atentamente, PROPONENTE: ___________________________ Nombre de la compañía PROPONENTE Representante legal: _____________________________, Firma: ____________________________ Nombre del Profesional que abona la oferta __________________________ Profesión _____________________ _______ Matrícula número _____________________ Firma ______________________ ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 31 ANEXO A LA CARTA DE PRESENTACIÓN - MANIFESTACIÓN DE INHABILIDAD E INCOMPATIBILIDAD Lugar y fecha Señores SUBDIRECCIÓN COMPRAS UNE EPM TELCO S.A. Ciudad Asunto: Proceso de contratación No. 111247 Prestación de servicio de mantenimiento correctivo del sistema de seguridad electrónica incluyendo suministro de equipos y repuestos en las instalaciones de UNE EPM Telecomunicaciones S.A. a nivel nacional. El suscrito, actuando en mi condición de _________________________________ (escribir si es Presidente, Gerente, u otro cargo directivo) y, por lo tanto, Representante Legal de la sociedad _______________________________________________, persona _____________(especificar si es p persona ersona natural o jurídica) legalmente constituida tal como consta en el certificado de existencia y representación vigente expedido por la _________________________________________(especificar si es Cámara de Comercio u otro organismo competente para el ef efecto ecto y de que ciudad), se permite manifestar que el Representante Legal, los socios (o Junta Directiva), y la sociedad PROPONENTE, PROPONENTE no están incursos en causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar con UNE EPM TELCO S.A. Declaramos conocer y acatar catar todas las normas que regulan la contratación con UNE EPM TELCO S.A. y que de sobrevenir alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad, cederemos el contrato, previa autorización escrita de UNE EPM TELCO S.A. y que de no ser posible la cesión, renunciaremos ciaremos a continuar su ejecución. Atentamente, _____________________________ Nombre y firma del Representante Legal ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 32 CERTIFICACIÓN DE PAGOS DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES Lugar y fecha Señores SUBDIRECCIÓN COMPRAS UNE EPM TELCO Ciudad Asunto: Proceso de contratación No. 111247 Prestación de servicio de mantenimiento correctivo del sistema de seguridad electrónica incluyendo suministro de equipos y repuestos en las instalaciones de UNE EPM Telecomunicaciones S.A. a nivel nacional nacional. Certifico que la empresa ________________________________________________ con N.I.T. _____________________________ se encuentra a paz y salvo con las obligaciones del pago de los aportes de nuestros empleados, a los sistemas de salud, riesgos profesionales, les, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, hasta la fecha de presentación de esta oferta Atentamente, _________________________________________________________________ Nombre y firma del Revisor Fiscal Nota: Si la empresa o persona Jurídica no requiere Contador o Revisor Fiscal, esta certificación debe ser firmada por el Represen Representante Legal. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 33 FORMULARIO 1 INFORMACIÓN COMERCIAL DATOS QUE DEBE APORTAR INFORMACIÓN A REGISTRAR Nombre y Razón Social de la Empresa Nit Dirección Ciudad Apartado Aéreo Teléfono Fax Dirección Electrónica (E-mail) mail) Número de inscripción en e el Registro Único de PROPONENTE PROPONENTES de la Cámara de Comercio Representante Legal Cédula Teléfono E-Mail. Celular Ingeniero que Abona la Oferta Numero Matricula Profesional __________________________ Nombre y firma del Representante Legal ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 34 FORMULARIO 2 CANTIDADES Y PRECIOS A. FORMULARIO DE BIENES FORMULARIO DE BIENES DESCRIPCIÓN CANTIDAD Lectoras de control de acceso 6 Cámaras de interiores fija 4 Cámaras para exteriores móviles 2 Tarjetas Star II control de acceso 2 Tarjetas Expansora xpansora control de acceso 2 Sirenas de 30 Watt 10 Sensores intemperie 5 Sensores interiores 7 Dmal Liviano para puertas VALOR UNITARIO SUBTOTAL 100 SUBTOTAL IVA TOTAL ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 35 B. FORMULARIO DE SERVICIOS D DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO FORMULARIO SERVICIOS DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO DETALLE CANTIDAD PRECIO UNITARIO SUBTOTAL MANTENIMIENTO CORRECTIVO SISTEMA CONTROL DE ACCESO Mantenimiento unidad controladora remota para el 20 manejo de lectoras, incluye Inspección, cción, diagnóstico, instalación de repuesto y puesta en funcionamiento. Mantenimiento y/o reparación de Brazo cierra puerta 6 Mantenimiento y/o reparación de Pulsador de egreso Mantenimiento y/o reparación de Cerradura Electromagnética Mantenimiento y/o reparación de Cerradura Electromagnética de entrabamiento Mantenimiento y/o reparación de Lectora de tarjetas inteligentes Mifare Mantenimiento y/o reparación de Lectora Biométrica de huellas Mantenimiento y/o /o reparación de torniquete Mantenimiento y/o reparación de torniquete para minusválidos MANTENIMIENTO CORRECTIVO SISTEMA DE ALARMAS 10 Mantenimiento Panel de Control de Intrusión 15 Mantenimiento Transformador X10 7 Mantenimiento cambio Batería 15 Mantenimiento Interfaz IP + 4100SM Serial interface 8 Mantenimiento Teclado para el panel Vista 10 Mantenimiento Módulos de expansión de 8 zonas 10 Mantenimiento de Detectores Infrarrojos 25 Mantenimiento de Detectores res Infrarrojos exteriores Mantenimiento de Contactos magnéticos para puerta pesada Mantenimiento de Contactos magnéticos para puerta liviana Mantenimiento de Botón de pánico fijo 13 Mantenimiento de Sensor de Ruptura de Vidrio 10 Mantenimiento de Sirena 30W 20 Suministro y cambio de Transformador X10 7 Suministro y cambio de Batería 15 10 8 15 4 4 1 4 60 5 Suministro y cambio Interfaz IP + 4100SM Serial interface 8 Suministro y cambio Teclado para el panel Vista 10 ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 36 FORMULARIO SERVICIOS DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO DETALLE CANTIDAD PRECIO UNITARIO Suministro y cambio Módulos de expansión de 8 zonas 10 Suministro y cambio de Detectores Infrarrojos 25 Suministro y cambio de Detectores Infrarrojos exteriores Suministro y cambio de Contactos magnéticos para puerta pesada Suministro y cambio de Contactos magnéticos para puerta liviana Suministro y cambio de Botón de pánico fijo 13 Suministro y cambio de Sensor de Ruptura de Vidrio 10 Suministro y cambio de Sirena 30W 20 SUBTOTAL 4 60 5 MANTENIMIENTO CORRECTIVO SISTEMA DE CCTV Mantenimiento antenimiento de Encoder de 4 canales Axis Ref Q7404 5 Mantenimiento de Encoder de 1 canal Axis Ref Q7401 Suministro y cambio de Encoder de 4 canales Axis Ref Q7404 Suministro y cambio de Encoder de 1 canal Axis Ref Q7401 3 5 3 Mantenimiento ento y/o reparación de Cámara Axis ref 215PTZ 2 Mantenimiento y/o reparación de Cámara fijas IP Axis 5 P1343 Mantenimiento y/o reparación de Camara movil IP PELCO 1 SPECTRA IV Mantenimiento y/o reparación de Cámara análoga móvil 4 Domo Pelco Spectra III Mantenimiento y/o reparación de Cámara análoga móvil 1 Mini Domo (PELCO SD4-WO) Mantenimiento y/o reparación de Cámara fija análoga 4 PELCO Mantenimiento y/o reparación de Cámara análoga fija 2 American Dynamics Mantenimiento to y/o reparación de Joystick Axis ref 295 2 Mantenimiento y/o reparación de DVR, 16 CANALES, 2 480CIF, DVD, USB, 1.0 TB MANTENIMIENTO CORRECTIVO PLATAFORMA DE SEGURIDAD Computador servidor. Dos para EBI redundante, 2 Para EBI 4 DSA. Estación ión de trabajo, EBI Dell OptiPlex 980 15 Computador servidor Dell Power Edge R710 7 Estación de trabajo, DVM Dell OptiPlex 980 4 SUBTOTAL IVA TOTAL ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 37 Las cantidades relacionadas en los formularios son a nivel nacional. Los precios ecios de cada uno de los formularios deberán ser cotizados inicialmente inicialmente, teniendo en cuenta como si fueran para la Región de Antioquia. Los recargos para las otras regiones se diligenciarán en el formulario 3 de la presente solicitud de ofertas. NOTA 1: Los os precios cotizados en los diferentes formularios deberán tener implícitos todos los costos y gastos en los que se puedan incurrir para la prestación integral de los servicios y/o el suministro de los bienes en la región de Antioquia. NOTA 2: Los precios os cotizados en pesos colombianos no deberán contener cifras decimales, en el evento de cotizar con decimales se realizará el ajuste suprimiendo la parte decimal NOTA 3: Las cantidades relacionadas en todos los formularios excepto el formulario A. BIENES, son estimadas y están basadas en datos históricos, por lo que UNE EPM Telecomunicaciones S.A. no está obligada a solicitar la totalidad de las cantidades ahí descritas y no habrá lugar a ninguna reclamación si tales cantidades aumentan o disminuyen. ________________________ Firma del Representante Legal ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 38 FORMULARIO 3 PRECIO DE RECARGO EN OTRAS SEDES Para el mantenimiento correctivo y suministro de repuestos al contratista se le reconocerá un factor de recargo el cual deberá indicar en este form formulario. ulario. Para atender estas sedes podrá hacerlo a través de sedes propias o con convenios con terceros previa autorización de la interventoría. Este porcentaje de reca recargo rgo adicional será tenido en cuenta cue para la evaluación de la propuesta como se indica en e el capítulo 3, NUMERAL 3.1.6. 3.1.6 El precio o valor cotizado en el formulario de Cantidades y Precios se considera base para la región de Antioquia, sobre este se aplicará el factor de recargo adicional. REGION Región Medellín, Antioquia y Oriente Cercano Región Bogotá y Municipios Cercanos Región Eje Cafetero Región Costa Atlántica Región Santanderes Región occidente(Valle del Cauca y zona aledaña) Promedio PORCENTAJE RECARGO (%) NA _ ________________________ Firma del Representante Legal ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 39 FORMULARIO 4 FORMULARIO DE INFORMACION DE PRECIOS Este formulario es únicamente de carácter informativo y no será tomado en cuenta para efectos de calificación del factor de precio. FORMULARIO REPUESTOS LISTADO DE MATE MATERIALES DE INFRAESTRUCTURA Descripción Cantidad Suministro e instalación tubería EMT 3/4", incluye accesorios y cajas de paso 2x4 PVC. (metro) 100 Suministro e instalación cable UTP cat. 5e (metro) 200 Suministro e instalación n cable encauchetado 3x18 (metro) 50 Suministro e instalación canaleta plástica 20x12 (metro) 30 Valor Unitario Subtotal Valor Unitario Subtotal LISTADO DE MATERIALES DE EXPANSION Descripción Cantidad Suministro, instalación y configuración de un kit básico de alarmas de intrusión 2 Suministro e instalación de un kit de control de acceso 1 SUBTOTAL $ IVA TOTAL ________________________ Firma del Representante Legal ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento - Proceso de contratación No. 111247 Página 40 FORMULARIO 5 FACTOR ADMINISTRACION POR MANTENIMIENTO PORCENTAJE E DE ADMINISTRACIÓN POR MANTENIMIENTO EN CENTRO DE SERVICIO DEL FABRICANTE PORCENTAJE En este porcentaje se incrementará el costo del servicio en el centro de atención del fabricante por efecto de la administración, y to todos los gastos que implique la atención en la sede del fabricante, previa autorización del interventor interventor,, de acuerdo a lo estipulado en el numeral 5.1 Fase 4 de los presentes términos de solicitud de oferta. FIRMA REPRESENTANTE LEGAL ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 41 FORMULARIO 6 INFORMACIÓN SOBRE INCUMPLIMIENT INCUMPLIMIENTOS, OS, MULTAS Y/O MEDIDAS DE APREMIO Y/O SANCIONES El Proponente deberá relacionar en este formulario tanto los incumplimientos contractuales que se le han declarado durante los últimos cinco (5) años, así como las multas aplicadas en firme durante los últim últimos os dos (2) años, a través de vínculos contractuales celebrados con entidades públicas o privadas, o con UNE EPM Telecomunicaciones S.A., donde estos períodos se contabilizarán hasta la fecha de cierre del presente proceso de contratación, o, en su defecto, la afirmación de la no ocurrencia. En caso de que UNE EPM Telecomunicaciones S.A. comprueben la no veracidad de esta información, será motivo suficiente para tomar las acciones que conduzcan a la eliminación de la propuesta. Ver numeral “CUMPLIMIENTO”. A. Declaración de incumplimientos y/o multas. (Relacionar el No. del contrato, objeto del contrato, entidad contratante, ciudad del trabajo, fechas del plazo contractual, valor del contrato y motivos del incumplimiento y/o la multa): 1.______________________________________________________________________ ___________________________________________________ ________________________________________________________________________ 2.______________________________________________________________________ ____________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ____________ 3.______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Declaración de la no ocurrencia de incumplimientos y/o multas. Si al Proponente no se le ha declarado ado ningún tipo de incumplimiento durante los últimos cinco (5) años, y/o no se le aplicó ninguna multa en contratos celebrados durante los últimos dos (2) años, contados hasta la fecha de cierre del presente proceso de contratación, debe manifestar esta aseveración: severación: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ _____________________________________ Nombre y firma del Representante Legal ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 42 FORMULARIO 7 ADENDAS AS Y ACLARACIONES RECIBIDAS POR EL PROPONENTE ADENDA No. FECHA DE RECIBO ________________ ___________________________ ____________________________ ___________________________ ____________________________ ___________________________ ____________________________ ___________________________ ____________________________ ___________________________ ____ ____________________________ ACLARACIONES (Número de oficio) FECHA DE RECIBO ___________________________ ____________________________ ________________________ ___________________________ ____________________________ ___________________________ ____________________________ ___________________________ ____________________________ ___________________________ ____________________________ FIRMA DEL PROPONENTE:: _________________________________ _________________ ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 43 FORMULARIO 8 FORMULARIO DE COMPROMISO DE BUENAS PRÁCTICAS EMPRESARIALES DEL PROPONENTE UNE propone que las relaciones a desarrollar con sus proponentes y contratistas, estén basadas en un principio de respeto mutuo, en el reconocimient reconocimiento o y seguimiento de las reglas y principios de la ética y la ley y, en consecuencia, en un ambiente de respeto y confianza que genere valor para ambos y para la sociedad en general. Dentro de este marco, el proponente diligenciará el siguiente documento: Información Asuntos suntos ambientales, sociales y de gobierno Si No En proceso Observaciones Asuntos de gobierno Cuenta con una política, código, práctica o equivalente, que incluya lineamientos con relación a temas como: ética, discriminación, confidenci confidencialidad de la información, prácticas anticompetitivas, lavado de activos, entre otros. Si la respuesta es positiva, indique si es extensiva a todos los niveles de su organización (incluye a directivos, proveedores y contratistas). Cuenta con on mecanismos o procedimientos para recibir y dar trámite a denuncias a las faltas de ética, posibles violaciones a los derechos humanos, o prácticas de corrupción. Asuntos laborales y sociales Cuenta con un plan de bienestar estructurado, o ha hace uso de los planes de promoción y prevención que realiza su ARL, EPS u otras entidades, para propiciar bienestar y salud a sus empleados. Asuntos sobre el medio ambiente Cuenta con alguna certificación ambiental. En caso afirmativo, especifique ue cuál y adjunte a la oferta dicho certificado vigente. En caso de no contar con una certificación ambiental, responda las siguientes preguntas: Disponen de políticas o prácticas para mitigar el impacto ambiental. Cuenta con un proceso o prácticas para el uso eficiente de recursos como energía, agua. Cuenta con un proceso o prácticas para la administración, control, tratamiento y disposición de aguas residuales y emisiones atmosféricas. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 44 Información Asuntos suntos ambientales, sociales y de gobierno Si No En proceso Observaciones Cuenta con un proceso o prácticas para la administración, control, tratamiento y disposición de residuos sólidos y/o peligrosos. Cuenta con ambientales. prácticas de promoción en temas Así mismo, con la presentación de la oferta, el proponente manifiesta que: dad, profesión, u oficio que desarrolla es lícita y la ejerce dentro del marco legal, que • La actividad, los recursos que posee no provienen de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal colombiano, y que los que los recursos que se deriven del desarrollo de es este te contrato no se destinarán a la financiación del terrorismo, grupos, o actividades terroristas. • Respeta los derechos humanos y, de manera particular, respeta la dignidad humana, basando sus prácticas disciplinarias en el trato respetuoso, y la protecció protección n a los menores, evitando el trabajo infantil (solo en casos especiales, se podrá contratar a menores de edad según los acuerdos Internacionales y las leyes Colombianas -Convenio Convenio internacional OIT 138 de 1973, Ley 1098 de 2006- Art 35-,, garantizando que llas as actividades a realizar no comprometan su integridad física, moral o daño a su salud en el largo plazo, ni afecta la realización de sus demás derechos como la educación). • Reconoce a sus empleados como mínimo el salario legal, pago por horas extras, los tiene vinculados a la seguridad social (Salud, ARL y Pensiones), realiza los demás pagos a los que tienen derecho y cumple con la reglamentación ambiental, de salud, seguridad ocupacional y capacitación, según el tipo de actividad que desarrolla desarrollan. za la libertad de asociación, los sindicatos laborales y los contratos colectivos. • Garantiza • Los compromisos serán asumidos durante toda la vigencia del contrato y autoriza a UNE, en cabeza propia o por delegación a un tercero, a realizar la verificación de cualquiera cualqui de los asuntos relacionados anteriormente. - Nombre del Proponente: - Nombre, cédula y firma del representante legal: ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 45 CAPITULO 3 – ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE OFERTAS 3.1 ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y COMPARACIÓN DE OFERTAS 3.1.1 Análisis Después del acto de apertura de ofertas UNE EPM TELCO S.A., examinará las ofertas para determinar si los PROPONENTE PROPONENTES S están habilitados para presentarla de acuerdo con los requisitos de participación exigidos, si éstas están completas, si hay errores aritméticos, si se ajustan sustancialmente a los documentos de la contratación, si la garantía de seriedad ha sido constituida correctamente, si los documentos están debidamente presentados y si reúnen las condiciones requeridas en el proceso de contratación. 3.1.2 Evaluación ón preliminar de las ofertas Una vez que UNE EPM TELCO S.A. haya determinado que las ofertas se ajustan a los documentos del proceso de contratación, procederá a su evaluación y comparación bajo el siguiente procedimiento: En la evaluación preliminar de la a oferta se revisará y determinará si existen errores, errores omisiones o desviaciones en los precios de la oferta, caso en el cual UNE EPM TELCO S.A. hará los análisis correspondientes correspondientes. Si el error puede corregirse con operaciones aritméticas, se procederá a su corrección. En el caso de discrepancias entre el valor total de un ítem y el producto de su precio unitario por la cantidad, se verificará que la cantidad sea la establecida en la solicitud de oferta. En caso contrario, se tomará como válida la cantidad establecida en la solicitud de oferta. Si la cantidad es correcta y hay discrepancias entre el valor total y el producto de la cantidad por el precio unitario, se tomará como correcto el precio unitario y se modificará el valor total. rores, omisiones o desviaciones adjetivas aceptables para UNE EPM Si se presentan errores, TELCO S.A., se buscarán mecanismos que hagan posible su solución, siempre bajo criterios objetivos y con el fin de obtener la igualdad entre los PROPONENTES. PROPONENTE 3.1.3 Descuentos Cuando un PROPONENTE ofrezca en su oferta algún descuento especial, dicho descuento no deberá condicionarse y se hará efectivo en los términos que señale en su oferta; los descuentos condicionados no se tendrán en cuenta para efectos de la evaluación y comparación de las ofer ofertas. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 46 3.1.4 Solicitud de Aclaraciones a los PROPONENTES En caso de que UNE EPM TELCO S.A. lo considere necesario, podrá solicitar a los PROPONENTES, aclaraciones, informaciones o certificados adicionales y condicionar la evaluación de la oferta a la presentaci presentación ón de dichas aclaraciones, informaciones o certificaciones. Las aclaraciones que solicite UNE EPM TELCO S.A. y las que dé el PROPONENTE no podrán modificar la solicitud de oferta oferta, ni a la oferta o los precios de la misma, ni violar el principio de igualdad d entre los PROPONENTES. Las respuestas deben ser firmadas por el Representante Legal del PROPONENTE y entregadas dentro de los términos que le señale UNE EPM TELCO S.A. para tal efecto. En todo caso, UNE EPM TELCO S.A. se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho de los PROPONENTES a modificarla. En consecuencia, será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre la simplemente procedimental o documental. 3.1.5 Evaluación Técnica La evaluación técnica se hará de conformidad con las especificaciones técnicas de la solicitud de ofertas. Quien cumpla con todos los requisitos, cumple técnicamente técnicamen 3.1.6 Comparación de Ofertas Una vez que UNE EPM TELCO S.A. haya determinado que la oferta se ajusta a los documentos de la contratación, se hayan generado las correcciones a que haya lugar y se calcule con exactitud el valor total individual de la oferta oferta, se procederá a su comparación con las demás,, teniendo en cuenta los factores de ponderación establecidos en la solicitud de ofertas, con el fin de seleccionar la más favorable para UNE EPM TELCO S.A. o proceder a la declaratoria de desierto o terminación de dell proceso. (Ver numerales numeral denominados “ACEPTACIÓN DE LA OFERTA” y “DECLARATORIA DECLARATORIA DE DESIERTO O TERMINACIÓN DEL PROCESO PROCESO”). 3.1.7 Factores de Ponderación Con el fin de garantizar la escogencia de la oferta más favorable para UNE EPM TELCO TEL S.A. y para los fines que se pretende satisfacer con la contratación, se tendrán en cuenta los siguientes factores de calificación, los cuales serán aplicados únicamente a las ofertas que cumplan con los requisitos de participación y con todos los aspectos técnicos y contractuales.. Las ofertas que NO cumplan con alguno de e estos stos aspectos serán descartadas. El ofrecimiento más favorable es aquel que teniendo en cuenta los y los factores de ponderación, resulta ser el más conveniente para UNE EPM TELCO S.A., sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en este documento. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 47 Para proceder a la selección de las ofertas, ellas se ponderarán con los siguientes factores, para obtener una calificación máxima de cien (100) puntos: PUNTAJE MÁXIMO 75 20 5 100 FACTORES DE PONDERACIÓN Precio (P) Factor Recargo otras sedes Cumplimiento (C) TOTAL En el puntaje asignado a estos factores se utilizará máximo dos (2) decimales. La aproximación se hará para las milésimas iguales o mayores a 5 a la centésima superior super y por debajo, a la centésima inferior. El puntaje para cada uno de los factores se obtiene al aplicar la siguiente metodología: 3.1.7.1 Precio (P) El precio tendrá una asignaci asignación máxima de setenta y cinco (75)) puntos. A cada oferta se le asignará el puntaje de la siguiente manera: ♦ Se tomará la sumatoria de los formularios A y B, contenidos en el formulario de CANTIDADES Y PRECIOS. A la oferta de menor valor comparable se le asignará asigna setenta y cinco (75) puntos. ♦ A las demás ofertass se les aplicará un demérito inversamente proporcional, de acuerdo con la siguiente fórmula: V x 75 P = V(c) Donde: P: V: V(c): Puntaje para el factor precio de la oferta analizada. Valor comparable más bajo entre todas las ofertas. Valor comparable de la oferta analizada. El resultado se presentará hasta centésimos, despreciando las aproximaciones por exceso, si hay lugar a ello. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 48 3.1.7.2 Factor de recargo de otras sedes Para determinar el precio de las activida actividades, des, mantenimientos, suministro de repuestos y expansión o suministro de nuevos elementos, UNE EPM Telco S.A. reconocerá al Contratista un porcentaje de recargo a la actividad descrita y cotizada en el formulario 3, para aquellas sedes diferentes al Valle de Aburrá. Para el cálculo del valor a calificar se tendrá en cuenta la cantidad de equipos en cada una de las sedes, exceptuando las del Valle de aburra, las cuales no tendrán recargo alguno. El factor tendrá una asignación máxima de veinte (20) puntos. REGION PESO POR REGION Bogotá y Municipios Cercanos Eje Cafetero Costa Atlántica Santanderes Valle del Cauca y zona aledaña 52 21 11 8 8 UNE EPM Telecomunicaciones multiplicará los valores de los factores diligenciados en el formulario 3 por cada uno no de los pesos de acuerdo a la región y sumará el total de puntos para aplicar la siguiente fórmula: FRmin x 20 F.R = FR(o) Donde: FR: FRmin: FR(o): Sumatoria de los pu puntajes de factor de recargo de la oferta analizada. Sumatoria de los puntajes de factores m más bajos entre todas las ofertas. Sumatoria de los puntajes de los factores de la oferta analizada. El resultado se presentará hasta centésimos, despreciando las aproximaciones por exceso, si hay lugar a ello. 3.1.7.3 Cumplimiento (C) El puntaje máximo a asignar a cada PROPONENTE por este factor será cinco (5) puntos. Al PROPONENTE que en el período de dos (2) años, considerados hasta la fecha de cierre de esta contratación, no haya incurrido en sanciones y/o multas y/o medidas de apremio ejecutoriadas y/o aplicadas en contratos con UNE EPM TE TELCO S.A., con las Empresas Públicas de Medellín E.S.P. o con otras entidades públicas o privadas, se le asignará un puntaje de cinco (5) puntos. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 49 Por cada multa, medida de apremio, deducción o sanción aplicada en ffirme irme durante los dos (2) años a la fecha de cierre de la presente contratación, sin importar la cuantía de las mismas, se demeritará con uno punto cinco (1.5) puntos. En caso de que el número de las multas, deducciones o sanciones sea mayor a tres (3) se le asignará cero (0) puntos. También se asignará cero (0) puntos al PROPONENTE que tenga una o más declaratorias de incumplimiento ejecutoriadas en contratos con UNE EPM TELCO TE S.A., con las Empresas Públicas de Medellín E.S.P. o con otras entidades públicas públic o privadas, en el período señalado. NOTAS: Si las multas fueron impuestas en contratos donde el PROPONENTE individual participó en consorcio o unión temporal, dicha sanción se considerará, igualmente, para el demérito correspondiente. La información sobre obre sanciones y/o multas y/o medidas de apremio e incumplimientos se obtendrá con base en los datos de UNE EPM T TELCO S.A., en los de las Empresas Públicas de Medellín E.S.P., en los registros de la Cámara de Comercio donde se encuentre inscrito el PROPONE PROPONENTE y en la información suministrada por el PROPONENTE según lo indicado en el numeral denominado “INFORMACIÓN INFORMACIÓN SOBRE INCUMPLIMIENTOS,, MULTAS Y/O MEDIDAS DE APREMIO Y/O SANCIONES”. SANCIONES 3.1.7.4 Puntaje Total El puntaje total de las ofertas no descartadas se asignará d de e acuerdo con la siguiente fórmula: Puntaje = P + FR + C 3.1.8 Resultado Final de la Evaluación Todos los puntajes obtenidos para los aspectos precio, factor de recargo y cumplimiento, serán sumados como se indicó anteriormente. El mayor puntaje total determinará determi la oferta más favorable para UNE EPM TELCO S.A. y su aceptación se efectuará de acuerdo con el numeral "ACEPTACIÓN DE LA OFERTA", de esta solicitud de oferta. 3.2 DESEMPATE En caso de empate en el resultado final entre varias ofertas, UNE EPM Telco S.A. podrá solicitar una nueva oferta económica a manera de ajuste económico para los que están empatados o para todos los oferentes, que cumplan técnica y contractualmente, esto debido a que siempre es posible ofrecer mejores beneficios económicos para UNE EPM Telco S.A.; si aún persiste el empate éste se resolverá seleccionando como la oferta más favorable para UNE EPM TELCO S.A. aquella que haya obtenido el mayor puntaje en el factor precio. De continuar el empate, se seleccionará aquella que haya obtenido el mayor puntaje en el factor de recargo en otras sedes y en caso de que continúe el empate se definirá por último, por la oferta que haya sido presentado primero. De continuar el empate, se definirá por la que haya presentado primero la oferta. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 50 3.3 NEGOCIACIÓN ÓN DIRECTA Cuando UNE EPM TELCO S.A. lo estime conveniente, previos los estudios y análisis pertinentes, se podrá realizar una negociación directa con los PROPONENTES PROPONENTE que cumplan con lo exigido en la solicitud de ofertas ofertas, según lo establecido en el Artículo Artícul 5º de la Directiva 06 de la Junta Directiva de la Entidad. En estos casos se solicitará a los PROPONENTES que resulten elegibles que presenten una nueva oferta económica en sobre cerrado, dentro del término que con tal fin se fije, vencido el cual se procederá ocederá a su apertura y a la evaluación de las ofertas, s, considerando los factores de selección inicialmente establecidos. Durante la etapa de negociación directa ningún PROPONENTE podrá retirar su oferta ni introducirle modificaciones que la hagan más des desfavorable para UNE EPM TELCO S.A. En el evento de que se inicie la etapa de ajuste económico y algún o algunos PROPONENTES no presenten nueva oferta económica, se entiende que mantienen su ofrecimiento inicial. 3.4 SUBASTA ELECTRÓNICA INVERSA INVERSA. Una subasta electrónica ectrónica es una puja dinámica de negociación realizada en la Web, que permite de manera sucesiva y durante un tiempo determinado, la reducción de precios, de conformidad con las reglas pre pre-establecidas para su ejecución. UNE EPM Telecomunicaciones S.A, si lo estima conveniente, podrá invitar a los oferentes que cumplan técnica y contractualmente a una subasta electrónica inversa, para lo cual enviará comunicación con los términos, condiciones y recomendaciones para participar en la misma. En el evento de que ue se realice la invitación a subasta inversa y algún o algunos proponentes no participen en ella, se entiende que mantienen su ofrecimiento inicial. 3.4 PLAZO PARA LA ACEPTACIÓN DE LA OFERTA UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. aceptará la oferta dentro del período perío de validez de la misma, incluidas sus ampliaciones, si las hubiere, de acuerdo con el numeral "VALIDEZ DE LA OFERTA". 3.5 ACEPTACIÓN DE LA OFERTA UNE EPM TELCO S.A. aceptará la oferta más favorable por el valor total de la contratación,, siempre y cuando cu cumpla mpla tanto los aspectos técnicos y contractuales, como los factores de ponderación incluidos en esta solicitud de ofertas, valorados de manera precisa y detallada, de conformidad con los análisis establecidos en este documento. La aceptación de la oferta es irrevocable y obliga a UNE EPM TELCO S.A. y al PROPONENTE favorecido. 3.6 COMUNICACIÓN DE LA ACEPTACIÓN DE LA OFERTA La aceptación de la oferta se comunicará, por escrito, al PROPONENTE favorecido y a los no favorecidos luego de que UNE EPM TELCO S.A. haya a tomado dicha decisión. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 51 Si el PROPONENTE favorecido no presenta los documentos requeridos dentro del plazo señalado para tal efecto en el capítulo 4 4,, UNE EPM TELCO S.A. podrá optar entre aplicar la medida de apremio señalada en el numeral correspondiente a "Medidas Medidas de apremio" apremio del capítulo 4 ó hacer efectiva la garantía de seriedad, sin perjuicio de las acciones legales conducentes al reconocimiento de pe perjuicios rjuicios causados a UNE EPM TELCO TEL S.A. y no cubiertos por el valor de la citada garant garantía. En este evento, nto, UNE EPM TELCO S.A. podrá aceptar la oferta del PROPONENTE calificado en segundo lugar, siempre y cuando sea también favorable para UNE EPM TELCO S.A., dentro de los quince (15) días calendario siguientes, contados a partir de la fecha de la comunicaci comunicación ón que reciba el PROPONENTE calificado en primer lugar, donde se le declare en firme el incumplimiento. Por lo tanto, el PROPONENTE que resulte calificado en segundo lugar deberá ampliar la garantía de seriedad por el término requerido para una posible ac aceptación eptación de su oferta. Si este también presenta inconvenientes, UNE EPM TELCO S.A. podrá, así mismo, dentro de los quince (15) días calendario siguientes, contados a partir de su manifestación de inconveniencia, decidir sobre el PROPONENTE calificado en ttercer ercer lugar, siempre y cuando su oferta sea igualmente favorable. 3.7 DECLARATORIA DE DESIERTA O TERMINACIÓN DEL PROCESO Este proceso de contratación será declarado desierto desierto, sin aceptar ninguna oferta, oferta bien sea porque no se recibió ninguna, o porque ninguna de las recibidas es válida o conveniente para UNE EPM TELCO S.A. Esta decisión se tomará dentro del plazo establecido para la validez de la oferta,, y lo hará el funcionario competente. Igualmente, el proceso de contratación se podrá dar por terminado por el funcionario competente cuando aparezca un vicio en el proceso de contratación que pueda generar una nulidad de lo actuado. Esta decisión la suscribirá el funcionario competente. La decisión de declarar desierto el presente proceso de contratación o darlo da por terminado, se efectuará mediante documento escrito, y se señalarán expresa y detalladamente las razones que conduzcan a esa decisión, las cuales, a su vez, serán informadas a los participantes por medio de comunicación. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 52 CAPITULO 4 – CONDICIONES CONTRACTUALES 4.1 EL CONTRATO Y SUS DOCUMENTOS Hacen parte integrante del contrato todos los documentos relacionados a continuación, entendiéndose que todos son complementarios, y que cualquier estipulación que aparezca en uno de ellos regirá para ttodos: La solicitud de oferta, con base en el cual el PROPONENTE presentó su oferta. Las adiciones a la solicitud de oferta enviadas por UNE EPM TELCO S.A., como adendas a los PROPONENTE PROPONENTES. La oferta y las comunicaciones del CONTRATISTA en cuanto hayan sido aceptadas por UNE EPM TELCO S.A. La comunicación de aceptación de oferta con las condiciones del contrato. contrato La garantía única. La Orden de Inicio del Contrato Contrato. Las modificaciones o cambios que se convengan por escrito entre las partes durante la ejecución del contrato. Así mismo, forman parte de los documentos del contrato, las normas legales y estatutos que regulan la contratación con UNE EPM TELCO S.A. En caso de discrepancia entre los diferentes documentos, se atenderá lo dispuesto en ellos en el siguiente ente orden: la comunicación con las condiciones del contrato y sus modificaciones, la solicitud de oferta con sus adendas, la oferta y sus aclaraciones aceptadas por UNE EPM TELCOS.A. ; así como los demás documentos mencionados. 4.2 CELEBRACIÓN Y FORMALIZACIÓ FORMALIZACIÓN DEL CONTRATO El contrato ntrato se entiende celebrado cuando el CONTRATISTA reciba la comunicación de UNE EPM TELCO S.A. anunciándole la aceptación de su oferta. En el evento de renuencia absoluta para formalizar el contrato o para aportar los documentos necesarios arios para la iniciación del mismo (ya sea el primero, segundo o tercero de los elegibles), el incumplido se hará acreedor, además, a la causal de inhabilidad para contratar con las entidades estatales por el término de cinco (5) años, de conformidad con lo o previsto en el literal e) numeral 1º del artículo 8º de la Ley 80 de 1993 1993. El plazo para allegar los documentos requeridos para la formalización del respectivo contrato será hasta de cinco ((5)) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación en la cual se le informa al PROPONENTE que le ha sido aceptada su oferta. La siguiente información la debe dirigir en la dirección y oficina citada en el numeral denominado “CORRESPONDENCIA Y COMUNICACIONES DE LA CONTRATACIÓN”: Certificado de e existencia y representación legal, si la vigencia del documento entregado en la oferta se encuentra vencido. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 53 La garantía única, con el recibo de pago de la prima correspondiente, o sello de cancelado. Paz y salvo de industria y comercio de Medellín. En ell evento de que el CONTRATISTA no se encuentre matriculado en el sistema contable y financiero de UNE EPM TELCO S.A., deberá diligenciar el formulario requerido y entregar la documentación correspondiente para suplir esta inscripción. 4.3 GASTOS FORMALIZACIÓN DEL CONTRATO Los gastos que se ocasionen con motivo de la formalización de este contrato serán por cuenta del CONTRATISTA. 4.4 GARANTÍAS DEL CONTRATO PARA ENTIDADES ESTATALES El CONTRATISTA constituirá a favor de UNE EPM TELCO CO S.A. una garantía única a favorr de Entidades Estatales que ampare el cumplimiento de las obligaciones contractuales, aceptable para UNE EPM TELCO S.A. en origen y forma, expedida por un banco o una compañía de seguros legalmente establecidos en Colombia, preferiblemente con domicilio y poder decisorio en la ciudad de Medellín. Las garantías deberán estar vigentes durante toda la vida del contrato, su liquidación y la prolongación de sus efectos, el pago de la prima que cause la constitución de las garantías estará a cargo del CONTRATISTA. No serán aceptadas pólizas de garantías otorgadas por la sociedad "EL CÓNDOR S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS GENERALES", mediante las cuales se pretenda cubrir los riesgos propios del proceso de contratación. En la elaboración de las pólizas, el CONTRATISTA deberá vigilar que el nombre de UNE EPM TELCO S.A. debe figurar como UNE EPM Telecomunicaciones S.A., acompañado de su NIT número 900.092.385 900.092.385-9. 9. Igualmente, el número del NIT y el nombre del tomador indicados en la garantía deben corresponder exactamente ccon on los que figuran en el certificado de existencia y representación legal de la sociedad CONTRATISTA, CONTRATISTA cuando este es persona jurídica. La póliza deberá tener la firma y sello del CONTRATISTA y, además, acompañarse del recibo de cancelación de las primas rrespectivas espectivas o el sello de cancelado, cancelado y amparará los siguientes riesgos: 4.4.1 Cumplimiento Para asegurar el total y estricto cumplimiento de las entregas y demás obligaciones derivadas del contrato, deberá amparar una suma igual al veinte por ciento (20%) ( del valor estimado del contrato, incluido el I.V.A., con la cual se cubren, además, las deducciones, multas y la cláusula penal pecuniaria. Se hará efectiva al CONTRATISTA, CONTRATISTA en favor de UNE EPM TELCO S.A., en caso de incumplimiento de cualquiera de las obligaciones nes contractuales y demás estipulaciones contempladas en la presente contratación. Este amparo deberá estar vigente durante el plazo de ejecución del contrato y sesenta (60)) días calendario adicionales. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 54 4.4.2 Calidad del Servicio Para responder porque el serv servicio icio de mantenimiento reúna las especificaciones y requisitos mínimos contemplados en el contrato. Dicha garantía deberá tener una cuantía igual al veinte por ciento (20%) %) del valor estimado del contrato, incluido IVA y una vigencia igual al plazo de ejecución y sesenta (60) días calendario adicionales. 4.4.3 Calidad y correcto funcionamiento Para responder porque el servicio de mantenimiento reúna las especificaciones y requisitos mínimos contemplados en el contrato. Dicha garantía deberá tener una cuantía igual al veinte por ciento (20%) %) del valor estimado del contrato, incluido IVA y una vigencia igual al plazo de ejecución y sesenta (60) días calendario adicionales. 4.4.4 Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones Para garantizar el pago de salari salarios, os, prestaciones sociales e indemnizaciones causadas por el incumplimiento de las obligaciones laborales a que está obligado el CONTRATISTA,, relacionados con el personal utilizado para la ejecución del contrato. Por una cuantía equivalente al quince por ciento (15%) del valor estimado del contrato, incluido IVA y con una vigencia igual al plazo de ejecución y tres (3) años más. Nota: En caso de presentarse renovaciones,, modificaciones y/o adiciones al contrato, el CONTRATISTA se compromete a generar la re respectiva spectiva modificación del amparo de Pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones, por el valor correspondiente al valor realmente ejecutado del contrato inicial más la respectiva modificación, renovación y/o adición. 4.4.5 Responsabilidad civil e extracontractual Para garantizar la responsabilidad civil extracontractual, por los perjuicios que sean ocasionados a UNE EPM Telco S.A. o a terceros con motivo de la prestación del servicio, el CONTRATISTA debe constituir una garantía cuyo valor asegurado sea equivalente al cinco por ciento (5%) %) del valor del contrato incluido IVA y con vigencia durante el plazo de ejecución del mismo y seis (6 6) meses más. Tomador: Asegurado: Beneficiario: El CONTRATISTA El CONTRATISTA y UNE EPM TELECOMUNICACIONES S. A. UNE EPM TELECOMUNICACIONES S. A. y/o terceros afectados. ADICIONALMENTE DEBE INCLUIR EL AMPARO DE RESPONSABILIDAD CIVIL CRUZADA SIN SUBLÍMITE QUE CORRESPONDE AL VALOR DEL LÍMITE ASEGURADO BÁSICO (PLO - Predio, Labores y Operaciones). 4.5 APLICACIÓN CIÓN DEL DECRETO 735 DE 2013 En cumplimiento de lo establecido en la Ley 1480 de 2011 “Estatuto del Consumidor” y su normas reglamentarias, entre ellas el Decreto 735 de 2013, las partes adquieren responsabilidades frente a la efectividad de la garantía so sobre bre bienes y servicios a los consumidores. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 55 Teniendo en cuenta lo anterior, en el caso eventual de una reclamación presentada directamente al contratista por parte de un cliente de UNE, con ocasión de un bien o servicio suministrado en el contrato resulta resultante nte del presente proceso de contratación, el contratista se obliga a informar al administrador o interventor del contrato de UNE, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la respectiva reclamación, con el fin de que UNE proceda con las acciones pert pertinentes inentes para la atención de la solicitud del cliente. En caso de que no se informe dentro del plazo indicado, el contratista será responsable de los perjuicios que le pueda ocasionar a UNE, los cuales podrán ser cobrados por deducción directa sobre pagos que se adeuden, o por afectación de las garantías del contrato, o por cualquier otro medio que UNE estime pertinente. 4.6 DOMICILIO CONTRACTUAL Para todos los efectos legales y contractuales se establece como domicilio la ciudad de Medellín 4.7 VALOR DEL CONTRAT CONTRATO El valor del contrato será el que resulte de multiplicar las cantidades de bienes y/o servicios realmente suministrados por el Contratista y recibidas a satisfacción por la interventoría, por los precios unitarios cotizados y aceptados por UNE EPM Telecomunicaciones municaciones S.A, en el formulario de cantidades y precios los cuales serán firmes durante el término de la ejecución del contrato. Las cantidades pueden variar durante la ejecución del contrato habida cuenta que son estimadas basadas en estadísticas de años a anteriores. 4.8 DESCUENTOS POR PRONTO PAGO De acuerdo con las condiciones de liquidez particulares de UNE EPM Telecomunicaciones S.A. y según sus propias programaciones cíclicas de pagos, ésta podrá acogerse a las condiciones de descuento financiero de fa facturas cturas que ofrezcan los proveedores. Para tal fin, UNE EPM Telecomunicaciones S.A. solo podrá tomar descuentos financieros en moneda nacional iguales a la DTF (TA) vigente para el día de pago, más 5% proporcional al número de días que se anticipa el pago. Si el descuento financiero es en moneda extranjera, éste será igual a la LIBOR (6 meses) vigente para el día de pago más 2% proporcional al número de días que se anticipa el pago. Se entiende como moneda extranjera todo pago que origine un giro al exterior exterior. Es importante aclarar que UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. se reserva el derecho a aceptar o no el ofrecimiento del descuento por pronto pago, dependiendo de la liquidez que tenga la entidad en el momento de la solicitud por parte del proveedor. Los proveedores edores que decidan ofrecer este tipo de descuentos deberán enviar una comunicación dirigida a la subdirección gestión de capitales, formalizando el ofrecimiento del descuento financiero. En dicha comunicación se deberá indicar el NIT de la empresa que ofrece ce el descuento, el numero de la factura sobre la cual se ofrece el descuento y el radicado de la misma en UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A., comunicación que deberá estar firmada por el representante legal o por un funcionario debidamente autorizado por el representante legal para adelantar esta gestión. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 56 4.9 REQUISITOS DE LAS FACTURAS Las facturas de los bienes y servicios d deben eben cumplir como requisito mínimo las normas fiscales vigentes establecidas en el artículo 617 del Estatuto Tributario. obre las facturas presentadas a UNE EPM TELCO S.A. y optimizar el Para el control sobre tiempo para el pago oportuno (en el caso bienes nacionales o nacionalizados), se recomienda que la mercancía sea entregada con su respectiva remisión, y que la factura sea entregada en el centro ntro de acopio indicado. Las facturas expedidas por los responsables del IVA del Régimen Común, además de los requisitos señalados, deberán contener la discriminación del IVA en todos los casos, sin excepción alguna. Las facturas deben ser presentadas en original y copia y entregarse en el centro de recepción de correspondencia de las sedes autorizadas para esto por UNE EPM TELCO S.A., la cual se devuelve con etiqueta o marca de reloj fechador debido a que esta fecha es la que se toma como una de las base bases s para el vencimiento del pago. Se marca en señal de recibo de la factura, más no en señal de aceptación de la mercancía, o servicio, ya que el pago está supeditado a la aceptación de la mercancía o servicio, y al recibo de la factura correctamente elabor elaborada. En la factura, cuenta de cobro o documento equivalente, se debe colocar el número de la Orden de Compra que UNE EPM TELCO S.A. haya asignado, el Centro de Responsabilidad de la dependencia que realiza la transacción y el Número de Contrato. Así mismo o se debe indicar el concepto que se está facturando, especificando además en qué municipio se prestó el servicio facturado, si es el caso. Para evitar riesgos inherentes al uso de los cheques, el pago se efectuará por consignación. NOTA: Quienes deseen dar tratamiento a la factura como titulo valor a la luz de lo definido en la Ley 1231 de 2008, deberán acogerse al procedimiento definido por UNE EPM TELCO S.A. para la aplicación de esta ley. 4.9.1 Sitios Habilitados Para Recepción de Facturas Los proveedores que emitan facturas que cumplan con los requisitos de título valor, y que pretendan negociarlas o endosarlas antes de la fecha de vencimiento del pago, deberán dirigirse única y exclusivamente a la sede Santillana, en la ciudad de Medellín, ubicada en la Carrera arrera 43B No. 1A Sur No. 128, piso menos 4, Centro de Administración Documental, y presentar original y copia de la factura. Allí se radicará y se le estampará el sello respectivo a la factura original. El original, sellado, será devuelto al proveedor y la copia permanecerá en UNE EPM TELCO S.A. Se recomienda verificar el cumplimiento de todos los requisitos previstos en la Ley 1231 de 2008 antes de la presentación de la factura. Los proveedores que emitan facturas que NO cumplan con los requisitos de título valor, o facturas que aunque cumplan con dichos requisitos no vayan a ser negociadas por su emisor antes de la fecha de vencimiento del pago, podrán dirigirse a cualquiera de los sitios dispuestos a nivel nacional y presentar original y copia de la factura. Allí se radicará ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 57 y se le estampará el sello respectivo a la copia de la misma. El original, permanecerá en poder de UNE EPM TELCO S.A., y la copia será devuelta al proveedor. Cuando las facturas sean enviadas por correo, UNE EPM TELCO S.A. hará uso del mismo medio para las devoluciones a las cuales haya lugar. En todo caso, UNE EPM TELCO S.A. no recibirá facturas en sitios diferentes a los indicados a continuación: Medellín: Edificio Centro Santillana, Carrera 43B No. 1 A Sur Sur– –128, taquilla correspondencia espondencia y Sede Los Balsos, carrera 16 No 11A Sur -100, 100, piso 1, Centro de Administración Documental. Cali: Avenida Vásquez Cobo 26N - 54 Barranquilla: Cl 77B No. 59 – 61- Centro Empresarial Las Américas 2 Bogotá: Avenida El Dorado No 69B 69B-45, Centro de Administración dministración Documental Bucaramanga: Kilómetro 3 anillo vial Floridablanca Girón Cartagena: Calle 30B No 63 – 99, Avenida Pedro de Heredia, sector Chipre Manizales: Carrera 23 No 73 73-100 Horarios de atención: Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 11:30 a.m. y de 1:30 p.m. a 4 p.m. 4.9.2 Requisitos que Deben Cumplir las Facturas Para garantizar un proceso ágil de pago de sus facturas, éstas deben contener, de manera adicional a los requisitos contenidos en la Ley 1231 de 2008, en el artículo 621 del Código de Comercio y en el artículo 617 del Estatuto Tributario, la siguiente información: Número del pedido, el cual será informado por el funcionario de UNE EPM TELCO S.A. que solicitó el bien o servicio. Número de entrada en actividad, el cual será informado por el funci funcionario onario de UNE EPM TELCO S.A. que solicitó el bien o servicio. Nombre del funcionario de UNE EPM TELCO S.A. que solicitó el bien o servicio. Centro de actividad del funcionario que solicitó el bien o servicio. En caso de que se esté facturando un servicio, para efectos de Industria y Comercio, se debe especificar el municipio o ciudad donde se prestó dicho servicio Si los bienes o servicios facturados tienen pendiente el descuento de un anticipo, en la factura se debe especificar el valor a descontar por est este e concepto, y adicionalmente, se debe incluir el valor que corresponde al descuento de los intereses y multas, siempre y cuando haya lugar a ellos Tanto la factura original como las copias, deben especificar de manera preimpresa si corresponden al original o a la copia, con el fin de darle el tratamiento adecuado. Para evitar devoluciones y demoras en el pago de las facturas, en ellas deberá coincidir su fecha de emisión con la fecha de radicación de la misma en UNE EPM TELCO S.A. Además, la fecha de vencim vencimiento iento de las mismas, deberá concordar con la condición de pago estipulada contractualmente. Emitir factura con el nombre correcto de la empresa: UNE EPM TELCO S.A. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 58 4.9.3 Pago de las Facturas Las facturas que NO cumplan con los requisitos de título valor, o la las s que cumpliendo dichos requisitos no vayan a ser negociadas o endosadas por su emisor antes de la fecha de vencimiento del pago, serán pagadas al emisor de las mismas a través de los mecanismos tradicionales de pago, y en los plazos contractualmente establecidos estab para ello. Las facturas que cumplan con los requisitos de título valor, sobre las cuales su emisor tenga la intensión de negociar o endosar antes de la fecha de vencimiento para el pago, serán pagadas única y exclusivamente al tenedor de la misma que, en los términos descritos en la Ley 1231 de 2008, la presente físicamente en la fecha de vencimiento para su pago, únicamente en la ciudad de Medellín, Sede Santillana, ubicada en la Carrera 43A No 1A Sur – 143, Subdirección Gestión de Capitales. Las facturas que sean presentadas impresas en computador, y que no especifiquen en forma preimpresa la leyenda ORIGINAL o COPIA, serán tratadas como título valor y en consecuencia, su pago se hará únicamente por el medio descrito anteriormente, es decir, mediante ante la presentación de la factura física en la dirección anotada. 4.10 DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTOS (MEDIDAS DE APREMIO) En el evento de que el CONTRATISTA incurra en una de las causales pactadas en el contrato, UNE EPM TELCO S.A. le comunicará sobre la co configuración nfiguración de la causal y sobre la consecuente deducción del monto respectivo, que desde ahora el CONTRATISTA autoriza para que le sea hecha por UNE EPM TELCO S.A., de cualquier suma que se le adeude, de acuerdo con lo pactado contractualmente. En la comunicación unicación se le concederá al CONTRATISTA un término de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de la misma, para que exponga o justifique las razones de su incumplimiento. Si el CONTRATISTA no manifiesta dentro de dicho término las razones que e justifiquen su incumplimiento, o si las presenta y del análisis efectuado por UNE EPM TELCO S.A. no se encuentra justificado el incumplimiento correspondiente, el valor de las deducciones por incumplimientos (medida de apremio) se tomará directamente de cualquier suma que se adeude al CONTRATISTA,, si la hay, o se hará efectiva la garantía de cumplimiento del contrato; si lo anterior no es posible, se cobrará por la vía judicial. Si posteriormente CONTRATISTA acredita la existencia de situaciones que lo exoneren ex de responsabilidad, a juicio de UNE EPM TELCO S.A., habrá lugar a la entrega de los dineros deducidos. Los dineros que deban ser entregados al CONTRATISTA, CONTRATISTA serán actualizados con base en el IPC. UNE EPM TELCO S.A. entiende que por el hecho de haber presentado la oferta, el PROPONENTE favorecido con la aceptación, al celebrar el contrato, está conforme y acepta la estipulación de las deducciones por incumplimientos,, como un mecanismo de solución directa de las controversias que puedan surgir por el iincumplimiento ncumplimiento de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA CONTRATISTA,, y que se pactan con la finalidad de evitar la iniciación de una acción judicial tendiente a la declaratoria de incumplimiento. En ningún caso la aplicación de las deducciones por incumplimientos será erá entendida por el CONTRATISTA como liberatoria o atenuante de cualquiera de las obligaciones adquiridas en virtud del contrato. Las deducciones por incumplimientos (medidas de ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 59 apremio) se causan por el simple incumplimiento y los perjuicios que éste cause cau a UNE EPM TELCO S.A. podrá hacerse efectivos en forma separada. Como la deducción de medida de apremio se anuncia mediante comunicación escrita, se considerará como fecha de la misma el día en el cual el CONTRATISTA reciba esta comunicación. En el evento nto de que éste presente una solicitud de reconsideración y la aplicación de la deducción continúa en firme, la fecha corresponderá a la de la carta en la cual se le confirmó la deducción. Las deducciones por incumplimientos (medida de apremio) se entienden en sin perjuicio de que UNE EPM TELCO S.A. pueda hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria. Nota: Las deducciones por incumplimientos (medida de apremio) tendrán un límite máximo igual al diez por ciento (10%) del valor del contrato. UNE EPM TELCO S.A. se reserva el derecho de dar por terminado el mismo, hacer efectiva la cláusula penal, e iniciar las acciones legales procedentes para efectos del resarcimiento total de los perjuicios causados. Las deducciones por incumplimientos (medida de apremio) se causan por: 4.10.1 Por or demora en la presentación de los documentos para formalizar el contrato En caso de que el Contratista no entregue oportunamente los documentos necesarios para formalizar el contrato, es decir, dentro del periodo fijado por UNE EPM Telecomunicaciones icaciones S.A. en esta solicitud de ofertas, UNE EPM Telecomunicaciones S.A. podrá hacer una deducción del uno por mil (1%) del valor tope del contrato por cada día calendario de retardo. Si el contrato definitivamente se formaliza, el valor de la deducción deducció será tomado de cualquier cantidad que se adeude al contratista durante el desarrollo del contrato, o se hará efectiva de la garantía de seriedad, si fuere necesario necesario. UNE EPM Telecomunicaciones S.A. se reserva el derecho de hacer efectiva la garantía de cumplimiento umplimiento o de cobrar la medida de apremio, según su conveniencia. Esta medida de apremio también será considerada para la formalización de trámites de prórrogas o modificaciones durante la ejecución del contrato. 4.10.2 Por retardo en el plazo de entrega pact pactado con el interventor. Los trabajos deben de estar completamente terminados y recibidos a entera satisfacción de la Interventoría dentro del plazo establecido para su ejecución ejecución,, la cual deberá ser de máximo 24 horas para llamados de emergencia y de máxi máximo mo 48 horas para atenciones a fallas menores. El incumplimiento del plazo, podrá dar lugar al pago del (0.1%) del valor del contrato, por cada día de mora. 4.10.3 El Incumplimiento de las órdenes dadas por la Interventoría. Podrá dar lugar al pago del cero pu punto nto uno por ciento (0.1%) del valor del contrato por cada día o fracción de retraso en su cumplimiento. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 60 4.10.4 Por no prestar el servicio servicio. En el caso de que el Contratista se negara a prestar el servicio solicitado sin una justificación tificación válida, UNE EPM Telecom Telecomunicaciones S.A. podrá aplicar una medida de apremio equivalente al (0,5%) del valor del contrato por cada negación. La deducción se aplicará considerando el simple retardo y se descontará de cualquier pago retenido o adeudado al Contratista, sin que UNE EPM Telecomunicaciones S.A. tenga que demostrar los perjuicios. 4.10.5 Por subcontratar sin autorización Se podrá aplicar una medida de apremio equivalente al dos punto cinco por ciento (2.5%) del valor subcontratado, cuando el Contratista sin previa autorizaci autorización ón escrita de UNE EPM Telecomunicaciones S.A. subcontrate con terceros parte de los trabajos. Además, si ello ocurre, UNE EPM Telecomunicaciones S.A. podrá ordenar suspender de inmediato las actividades en ejecución en la parte de los trabajos que presente present tal irregularidad y el contratista debe tener en cuenta que este hecho no lo exime de sus obligaciones pertinentes con el cumplimiento de las labores del contrato, lo que puede tener como consecuencia la aplicación de medida de apremios por varios de los conceptos mencionados en esta solicitud de oferta. 4.10.6 Por no cumplir con las obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, Sena e ICBF). Podrá dar lugar al pago del cero punto uno por ciento (0.1%) %) del valor del contrato por cada día o fracción de retraso en su cumplimiento. 4.10.7 Por incumplimiento de las normas de seguridad. Este incumplimiento por parte del contratista podrá dar lugar al cobro de una medida de apremio equivalente a diez (10) SMLDV SMLDV,, inmediatamente el interventor tenga conocimiento del incumplimiento y mediante notificación escrita del hecho. 4.10.8 Por no entregar la información para la liquidación de las actas, dentro de los plazos fijados y en la forma indicada. El Contratista podrá ser er sancionado con una multa equivalente a diez (10) SMLDV, por cada día de atraso en la entrega de la información para la liquidación (cantidades y precios) para las actas. Al entregar una liquidación que no contenga la información requerida, el Contratista ta tendrá un plazo de dos (2) días hábiles para corregirlo o complementarlo, a partir de la fecha de devolución por parte de la Interventoría, después de terminado este plazo, comenzará (si aún no se ha tenido demoras en la entrega) o continuará (sí ya existe ste demora) con la cuenta de los días de mora en la entrega. Nota: En caso de que se incurra en incumplimientos que den lugar al cobro o a la deducción de una suma superior a los topes establecidos, UNE EPM T Telecomunicaciones elecomunicaciones S.A. se reserva el derecho de e dar por terminado el contrato, sin necesidad de declaración judicial alguna y sin perjuicio de hacer efectiva la cláusula penal, e iniciar las acciones legales procedentes para efectos del resarcimiento total de los perjuicios causados. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 61 4.11 SOLUCIÓN DE CONFLICTOS FLICTOS Se acuerda que ante cualquier conflicto (divergencia o discrepancia) que se presente durante la ejecución del contrato para darle solución se agotará el siguiente procedimiento: a) En primer lugar se procurará por el arreglo directo, para lo cual la parte inconforme deberá presentar en forma escrita a la otra parte los motivos del reclamo señalando claramente y en detalle sus fundamentos, escrito que deberá presentarse dentro de los ocho (8) días calendario siguientes a la fecha en la cual tuvo ocurrencia ocu el primer hecho motivo del reclamo. La parte accionada dispondrá de quince (15) días calendario para dar respuesta a las reclamaciones efectuadas. b) De no llegar a un acuerdo directo, las partes dentro de los quince (15) días calendario siguientes al vencimiento del plazo anterior tramitarán un procedimiento de conciliación conforme a las normas que la rigen para UNE EPM TELCO S.A. c) Fracasadas estas etapas anteriores las PARTES quedan en libertad de acudir al juez competente para dirimir sus controversias. 4.12 CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA En caso de incumplimiento que dé lugar a la terminación del contrato por hechos imputables al Proveedor, éste pagará a UNE, en calidad de Cláusula Penal Pecuniaria, una suma equivalente al 10% del valor total del contr contrato, ato, la cual será considerada como estimación anticipada de los perjuicios causados a UNE, y su pago se considerará parcial pero definitivo ya que deja a salvo la potestad para que UNE pueda reclamar al Proveedor el valor total de los perjuicios causados, esto es, en cuanto excedan del valor de la cláusula penal pecuniaria. Esta podrá ser cobrada por la vía ejecutiva y sin necesidad de requerimiento o constitución en mora, derechos estos a los cuales renuncia el Proveedor. El valor de la pena pecuniaria se hará efectiva haciendo la deducción completa de cualquier suma que adeude UNE al Proveedor, si la hay, o se hará efectiva la póliza de cumplimiento del contrato y si lo anterior no es posible, se solucionará por vía judicial, ante el juez de la jurisdicción ón competente. 4.13 INTERVENTORÍA UNE EPM TELCO S.A. verificará la ejecución y cumplimiento del objeto contratado por medio de un Interventor designado formalmente al efecto, quien podrá ser un funcionario suyo o un tercero contratado. Por intermedio del interventor, rventor, el CONTRATISTA tramitará ante UNE EPM TELCO S.A. todas las cuestiones relativas a la ejecución del presente contrato. El CONTRATISTA deberá cumplir en forma inmediata las órdenes expresadas por el interventor. Sin embargo, si el CONTRATISTA con considera sidera que las actividades así exigidas están por fuera de lo estipulado en el contrato, aquel lo deberá expresar por escrito a UNE EPM TELCO S.A. en un plazo máximo de ocho (8) días calendario contados a partir de la fecha de recibo de la orden, indicand indicando o las razones que sustentan su negativa. De plantearse así un conflicto, las partes deberán proceder a su resolución. 4.14 CONTROL DE PAGO DE LOS APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES. UNE EPM TELCO S.A., durante el desarrollo de la ejecución del contra contrato, to, al igual que al momento de realizar el último pago, solicitará las constancias del cumplimiento y pago de ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 62 las obligaciones del CONTRATISTA frente a los aportes mencionados, estableciendo claramente lo cancelado por estos conceptos y el monto que debier debieron on haber cotizado o aportado. 4.15 CESIÓN DEL CONTRATO El contrato no podrá cederse sino con previa autorización escrita de UNE EPM TELCO S.A. En el evento de que la cesión sea el resultado de una fusión en que el CONTRATISTA sea absorbido, o de una operación en que un tercero adquiera la totalidad o una parte sustancial de los activos del CONTRATISTA,, deberá notificarse oportunamente a UNE EPM TELCO S.A. 4.16 SUBCONTRATACIÓN EL CONTRATISTA podrá, previo permiso escrito de UNE EPM TELCO S.A., subcontratar con terceros, eros, partes del trabajo objeto del contrato, sin que esta facultad lo exima de responsabilidad para con UNE EPM TELCO S.A., ni se la atenúe. El contratista será en todo caso responsable por actos, errores u omisiones de sus empleados, subcontratistas, pr proveedores oveedores o agentes, quienes carecerán de toda acción contra UNE EPM TELCO S.A. No habrá relación contractual, laboral, administrativa ni de otra índole entre UNE EPM TELCO S.A. y los subcontratistas así designados, como tampoco la habrá con los proveedores es y empleados de éstos y con los de EL CONTRATISTA. 4.17 COORDINACIÓN CON OTROS CONTRATISTAS El CONTRATISTA hará todo esfuerzo razonable para cooperar y trabajar en coordinación con otros CONTRATISTAS S de UNE EPM TELCO S.A., que ejecutan trabajos relacionados con la prestación de los servicios objeto de este contrato y para solucionar cualquier conflicto que pueda surgir. En caso de que se requiera hacer empalme con otros CONTRATISTAS de UNE EPM Telecomunicaciones, el CONTRATISTA deberá cooperar con la realización realiza de las actividades requeridas, durante el tiempo que dure el empalme. 4.18 MODIFICACIÓN BILATERAL UNE EPM TELCO S.A. podrá en cualquier momento y previo acuerdo con el CONTRATISTA,, introducir cambios en el contrato inicial en cualquiera de los aspectos técnicos, cnicos, económicos y contractuales, de acuerdo con sus requerimientos, las normas que regulan su contratación y dentro del objeto de este proceso de contratación. Para cualquier tipo de modificación, se deberán considerar las adiciones de los montos de lass pólizas existentes y de los riesgos que se cubren con ellas y la emisión de pólizas adicionales que se requieran, cuyos costos correrán por cuenta del CONTRATISTA. CONTRATISTA 4.19 CAUSA EXTRAÑA El CONTRATISTA quedará exento de toda responsabilidad por dilación u omisión omisió en el cumplimiento de las obligaciones contractuales a su cargo, cuando dichos eventos ocurran por hechos constitutivos de una causa extraña, debidamente comprobada. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 63 Para efectos del contrato, solamente se considerarán como hechos constitutivos de una causa extraña los que puedan ser calificados como tales de acuerdo con la legislación y jurisprudencia Colombiana. En el caso de presentarse una causa extraña aceptada por la Entidad Contratante y teniendo como propósito la menor afectación posible de los servicios a cargo de aquella, se modificará el plazo de ejecución del contrato pero no habrá indemnización alguna por parte de la Entidad Contratante y a favor del CONTRATISTA. Los inconvenientes constitutivos de causa extraña deberán informarse a la Entidad Ent Contratante por el medio más rápido posible, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes al momento en que los mismos hayan iniciado la afectación a la ejecución del contrato. Dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al suministro de tal información, el CONTRATISTA suministrará a la Entidad Contratante todos los detalles del hecho constitutivo de causa extraña y demás información relevante que la Entidad Contratante pueda requerir. 4.20 SUSPENSIÓN TEMPORAL DEL CONTRATO En caso de suspensión del el contrato por causa extraña u otras circunstancias, no se recargará el valor de éste sino que se prolongará el plazo por un término igual al de la suspensión. 4.21 TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO En caso de incumplimiento del contratista, UNE podrá dar p por or terminado el contrato en forma anticipada, sin que se entienda que dicha determinación le causa perjuicio alguno que deba ser indemnizado. Esta decisión podrá adoptarse en los siguientes eventos: • Cuando a juicio de UNE haya incumplimiento grave del con contratista tratista de cualquiera de sus obligaciones o responsabilidades derivadas de este contrato. • Una vez llegado al tope máximo establecido para cualquiera de las causales de multas previstas y aceptadas por el contratista ccon on la presentación de la oferta. • Cuando do suspendida la ejecución del contrato por fuerza mayor o caso fortuito, no se reanude al día siguiente a aquel en que desaparezca el motivo de la suspensión, sin causa justificada. • Por disolución o liquidación de la sociedad del contratista. • Cualquier embargo bargo que recaiga sobre los pagos que deba efectuar UNE al contratista, por concepto de este contrato, siempre que tal embargo, pueda implicar una afectación a la ejecución del contrato. • Por cualquiera otra circunstancia que justificadamente le permita a UNE U presumir incapacidad técnica, jurídica o financiera del contratista para cumplir lo convenido, bien sea por situaciones actuales, o posteriores a la celebración del contrato. • Por cualquier causa imputable al contratista o algunos de sus subcontratistas o proveedores autorizados, que a juicio de UNE afecte el buen nombre y la imagen de la Compañía. • Cuando el contratista en una evaluación obtenga un puntaje igual o menor a 60%, y/o cuando ndo el contratista en dos (2) evaluaciones realizadas durante la ejecución ejecuci del contrato obtenga puntajes entre el 60% y el 84.9%. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 • • Página 64 Las políticas internas de la compañía exigen realizar seguimiento y evaluación a los contratos. Por tal razón, se le indicará al contratista las condiciones de seguimiento y evaluación, tiempos y pl planes anes de acción que se deben tener en cuenta en el contrato. Por las demás causales previstas en la legislación y que sean aplicables al contrato. PARÁGRAFO PRIMERO: UNE podrá dar por terminado el presente contrato en cualquier tiempo y por cualquiera de las causas indicadas en este documento, la solicitud de oferta o sus anexos. En este caso el contratista renuncia a exigir indemnización alguna, pero tendrá derecho a que se le liquiden y paguen los bienes y servicios entregados o prestados hasta la fecha de recibo de la comunicación escrita de la aludida terminación, hechas las deducciones a que haya lugar según lo estipulado. PARAGRAFO SEGUNDO: En caso de terminación del contrato, e independientemente de la causa que la origine, el contratista se obliga a realizar la transferencia ordenada de los procedimientos, servicios, funciones y operaciones ejecutados bajo este contrato, bien sea a otro proveedor de UNE o a UNE misma. La asistencia que deba prestar el contratista para cumplir con esta obligación, ser será á proporcionada por el tiempo necesario para que la operación se estabilice. Los costos relacionados con la extensión del servicio serán responsabilidad de UNE. 4.22 CONSIDERACIONES PARA CONTRATACIONES FUTURAS UNE en su proceso de mejoramiento continuo, para co contrataciones ntrataciones futuras, podrá utilizar los resultados de las reevaluaciones realizadas al contratista, como factor de ponderación en futuros procesos de contratación. 4.23 AUSENCIA DE VÍNCULO LABORAL El CONTRATISTA entiende que la ejecución de este contrato no g genera para UNE EPM TELCO S.A. ninguna relación de tipo laboral ni administrativo con el personal que utilice el contratista en la ejecución del contrato y por consiguiente ni EL CONTRATISTA ni su personal o subcontratistas pueden reclamar a la terminación del mismo, ningún tipo de prestaciones laborales, pues los dineros pagados son emolumentos por los servicios prestados autónomamente. De otra parte, UNE EPM TELCO S.A., no adquiere compromisos ni obligaciones con persona alguna, empleados o subordinados del d CONTRATISTA, que por cualquier concepto emplee en razón de los trabajos contratados, esto es, no asume ningún tipo de responsabilidad solidaria. Por su parte, UNE EPM TELCO S.A. tendrá derecho a supervisar y comprobar las actividades desplegadas en cumplimiento limiento de este convenio, al efecto podrá solicitar informes verbales o por escrito de la ejecución de los quehaceres y los documentos que considere pertinentes. 4.24 RELACIÓN DE LAS PARTES La celebración de este contrato no implica de manera alguna el establ establecimiento ecimiento entre las partes de una asociación, sociedad, agencia o mandato. Como entidades independientes, cada parte cumplirá ante la otra con todas las obligaciones derivadas del presente contrato y responderá por sus propios actos, los de sus subordinados, subordinad empleados, agentes o subcontratista contratistas, s, ni da lugar a que surja relación o vínculo laboral, ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 65 administrativo, ni de ninguna índole, entre el personal de una parte con la otra parte. Las personas que intervengan por cada parte en la ejecución de este contr contrato, ato, estarán bajo su exclusiva responsabilidad como única empleadora o contratante, siendo de su cargo los salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones a que haya lugar, así como los honorarios o cualquier otra forma de remuneración. 4.25 RESPONSABILIDAD El CONTRATISTA se obliga a resarcir a la Entidad Contratante, sus funcionarios o empleados, por todo siniestro, reclamo, demanda, pleito, acción legal, cobranza o sentencia de cualquier género o naturaleza que se falle contra ellos con motivo de cualquier acción u omisión del CONTRATISTA, sus fabricantes, subcontratistas, empleados o agentes en la ejecución del contrato. En igual forma, se obliga frente a las mismas personas, a defenderlas y ampararlas de reclamos o demandas de terceros cuyos hechos sean responsabilidad sponsabilidad del CONTRATISTA. Esta responsabilidad estará limitada al doble del valor contratado. 4.26 SUJECIÓN A LA LEY COLOMBIANA El presente contrato se rige por la Ley Colombiana y se somete a la jurisdicción de los tribunales colombianos. El contratista renuncia a reclamación diplomática en lo tocante a las obligaciones y derechos originados en el contrato, salvo el caso de denegación de justicia. Se entiende que no hay denegación de justicia cuando el contratista ha tenido expeditos los recursos y medios os de acción que conforme a las leyes colombianas pueden ejercerse ante las jurisdicciones, ordinaria y contencioso - administrativa. Este contrato no podrá cederse a personas extranjeras que no renuncien expresamente a dicha reclamación diplomática. 4.27 CONFIDENCIALIDAD FIDENCIALIDAD UNE EPM TELCO S.A. y El CONTRATISTA tienen la obligación de mantener la confidencialidad de la información que tenga este carácter y deberá utilizar todos los medios a su alcance para garantizar que los empleados, asesores, colaboradores o cualquier ualquier otra persona natural o jurídica, que actúe mediante delegación o por consentimiento expreso o tácito a su servicio y demás personas autorizadas, respeten la obligación de reserva y confidencialidad sobre cualquier información obtenida con ocasión de la ejecución del contrato. Se exceptúan de lo anterior los siguientes eventos: • Cuando la información sea de dominio público al momento en que sea entregada al CONTRATISTA,, o se vuelva de público conocimiento por causas ajenas al CONTRATISTA. • Cuando la información antes de revelarla estaba en posesión legítima del CONTRATISTA. • Cuando la información haya sido legalmente recibida de un tercero que tenga derechos para distribuirla sin restricción de revelarla posteriormente. • Cuando la información sea re revelada velada con la aprobación previa y por escrito del propietario. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 66 • Cuando la revelación y/o divulgación de la información se realice en desarrollo o por mandato de una ley, decreto o sentencia o por orden de autoridad competente, en ejercicio de sus funciones funciones. En este caso, EL CONTRATISTA deberá informar a la parte reveladora sobre el requerimiento específico. • Cuando la obligación de confidencialidad haya expirado. EL CONTRATISTA se obliga a: • Mantener la reserva sobre la información confidencial que le sea entregada, asegurándose que sólo los representantes tengan conocimiento de la misma y que la información suministrada sea usada de manera exclusiva para la realización del objeto del contrato. • No utilizar la Información confidencial para fines diferentes a los establecidos en el objeto de la presente contratación. • Utilizar la Información confidencial, sólo en relación con los temas que se traten dentro del contexto del objeto de la presente contratación. . • No distribuir, publicar o divulgar la informació información n confidencial a persona alguna diferente de quienes deban conocerla en razón de las funciones que les competa ejercer. • Informar a cada uno de sus representantes, que reciban información confidencial, del uso restringido y de la destinación exclusiva de lla a información para la ejecución del contrato objeto del presente proceso. Igualmente, les informará sobre la responsabilidad de carácter legal que les ocasiona el uso inadecuado de la información confidencial. • Solicitar el consentimiento previo y por escr escrito ito para permitir a sus representantes el revelar información confidencial. Lo anterior, sin perjuicio de la excepción de responsabilidad por caso fortuito debidamente comprobado. • No utilizar en su beneficio particular la información confidencial aquí trat tratada. ada. • Aplicar las medidas de seguridad razonables para evitar la divulgación, fuga o uso no autorizado de información confidencial, de la misma manera y con la misma diligencia con la que protege su propia información confidencial. a consiste en abstenerse de usar, facilitar, divulgar o revelar, sin La obligación de reserva causa justificada y sin consentimiento del titular, la información de carácter confidencial, obligación que subsistirá durante la vigencia del contrato, y luego de su terminación mientras subsistan las características para considerarla como información confidencial. Además, la documentación que resida en las premisas del CONTRATISTA deberá ser eliminada de forma segura y sin recuperación, de cualquier medio impreso, digital o magnético donde de se encuentre una vez concluya su utilización o cuando UNE EPM TELCO S.A., así lo manifestare. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 67 CAPITULO 5 – ESPECIFICACIONES TECNICAS 5.1 MANTENIMIENTO CORRECTIVO Definición del mantenimiento correctivo Se entiende por mantenimiento correctivo a la ejecución de rutinas que corrijan las averías o fallas de algún(os) elemento(s) de un sistema de software o hardware, las cuales pueden causar parálisis o malfuncionamiento. Cuando ello se presenta se debe ejecutar una corrección por solicitud expres expresa a de UNE EPM Telecomunicaciones S.A. hacia el contratista. Los casos que más se presentan se pueden agrupar en las siguientes familias: • Interrupciones totales o parciales del servicio de los elementos del sistema de seguridad electrónica contemplados en e este contrato. • Detección de cualquier anomalía grave en los elementos del sistema de seguridad electrónica o en su funcionamiento. • Detección de falla en los equipos que suministran energía eléctrica a los elementos objeto de este contrato. • Solicitud de configuración figuración especial en los elementos del sistema de seguridad electrónica contemplados en este contrato. El Contratista debe garantizar que después de ejecutar el mantenimiento correctivo, el equipo o aplicación de software debe seguir funcionando de maner manera a integrada al sistema y no de forma independiente (cumpliendo mínimamente con las características y funcionalidades que tenía antes de presentar la falla). Nota: Todos los materiales, herramientas, escaleras, andamios, plataformas, cintas de seguridad, barreras arreras de protección, equipos de seguridad personal entre otros necesarios para la correcta y eficiente ejecución del contrato de mantenimiento, deberá asumirlos El Contratista y sin costo adicional para UNE EPM Telecomunicaciones S.A. Fases o etapas del mantenimiento correctivo Fase 1: Notificación y tiempos de respuesta UNE EPM Telecomunicaciones S.A. designará las personas autorizadas para notificar a El Contratista la solicitud de una visita técnica para atención a mantenimiento correctivo. El personal autorizado por UNE EPM Telecomunicaciones S.A. podrá generar la notificación por diversos medios así: • Notificación escrita o verbal. • Llamada telefónica a las oficinas de El Contratista. • Llamada telefónica al móvil asignado por El Contratista a sus ffuncionarios. uncionarios. • Mensaje enviado a la dirección electrónica de El Contratista. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 68 Por lo tanto, El Contratista deberá tener a disposición todos los recursos anotados anteriormente y debe enviar personal capacitado de mantenimiento para atender la notificación de e falla y hacer la reparación pertinente. UNE EPM Telecomunicaciones S.A. puede generar dos tipos de notificaciones: LLAMADO DE EMERGENCIA o ATENCIÓN A FALLA MENOR. Las notificaciones de LLAMADOS DE EMERGENCIA se definen como toda aquella solicitud de servicio icio proveniente de UNE EPM Telecomunicaciones S.A. ocasionada por la ocurrencia de fallas o pérdidas operativas de más de un 40% de los equipos o funciones de los sistemas objeto de esta contratación, o que a juicio del supervisor líder asignado por UNE EPM PM Telecomunicaciones S.A., afecte de manera importante el proceso de seguridad Integral de UNE EPM Telecomunicaciones S.A. Otro tipo de notificaciones se considerarán ATENCIÓN A FALLA MENOR. Sin importar la forma de notificación utilizada por UNE EPM TELECOMUNICACIONES LECOMUNICACIONES S.A., ell Contratista deberá inmediatamente generar con los datos enviados, la orden de trabajo respectiva, asignar los recursos necesarios y proceder dentro del tiempo de respuesta estipulado. Tiempos de respuesta a LLAMADO DE EMERGENCIA La a notificación de tipo LLAMADO DE EMERGENCIA deberá ser atendida por el personal disponible de El Contratista a la mayor brevedad posible. Para la Regional Antioquia exceptuando Oriente y Regional Bogotá exceptuando los Santanderes, el tiempo de respuesta no deberá superar las seis (6) horas. Para las demás regionales incluyendo las excepciones, esta notificación debe ser atendida sin superar las veinticuatro (24) horas. El tiempo de respuesta máximo, se contará a partir del momento en que se produce la notificación, tificación, hasta la presencia del personal técnico del CONTRATISTA en el lugar de la avería. Tiempos de respuesta por ATENCIÓN A FALLA MENOR La notificación de tipo ATENCIÓN A FALLA MENOR deberá ser atendida por el personal disponible de El Contratista a la mayor brevedad posible. Para las Regional Antioquia exceptuando Oriente y Regional Bogotá exceptuando Santanderes, el tiempo de repuesta no deberá superar las doce (12) horas. Para las demás regionales incluyendo las excepciones, esta notificación deb debe ser atendida sin superar las cuarenta y ocho (48) horas. El tiempo de respuesta máximo, se contar contará á a partir del momento en que se produce la notificación, hasta la presencia del personal técnico del Contratista en el lugar de la avería. Si El Contratista a presta servicios en horarios fuera de la franja definida como horario hábil, no podrá utilizar este argumento para solicitar a UNE EPM Telecomunicaciones S.A. el pago de costos adicionales por horas extras. Fase 2: identificación de la falla durante la primera visita técnica: ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 69 Una vez el personal técnico del Contratista se encuentre en el lugar en el que se presentó la falla, debe investigar la causa revisando todos los elementos que intervienen en el funcionamiento del equipo o aplicación de software. Fase 3: Mantenimiento a equipos o aplicación de software durante la primera visita técnica : Una vez identificado el elemento que produce la avería, El Contratista deberá ejecutar las acciones correctivas que permitan poner el sistema en correcto estado de funcionamiento. Entre los procedimientos a realizar, según la falla identificada y demás rutinas que conozca el Contratista, deberá incluir: • Reinicio del equipo o aplicación. • Reemplazo de conectores. • Reemplazo de tramos de cables de energía y datos que no excedan los 10 metros. • Ajuste de parámetros del equipo o software. • Calibración de equipo. • Reparación de hardware. • Reinstalación de aplicaciones de software • El mantenimiento correctivo a las aplicaciones de software, comprende también las rutinas de revisión ión del hardware de los servidores de la aplicación, revisión del sistema operativo y motor de base de datos, así como la limpieza de: ventiladores, unidades de CD, DVD, fuentes, main board, etc. Listado de equipos y repuestos que el personal técnico del contratista deberá disponer durante la primera visita técnica para atender fallas menores El personal técnico de El Contratista, deberá disponer en la primera visita técnica, los siguientes elementos que permitan dar solución a algunas fallas (UNE EPM Telecomunicaciones ecomunicaciones S.A. solo pagará el suministro de estos elementos en caso de que hubiesen sido utilizados durante la primera visita técnica para ejecutar el mantenimiento correctivo): Elementos que se deben llevar en la visita técnica para atención a falla fallas s de Sistemas de Alarmas: • 2 Detectores de apertura magnéticos estándar. • 1 kit de componentes de alimentación eléctrica para panel de alarma (transformador, fuente, cables de energía, Batería para respaldo 12 VDC 7A) Elementos que se deben llevar en la v visita isita técnica para atención a fallas de CCTV • 1 Fuente de DVRs (solo para notificaciones de fallas en DVRs) • 1 Fuente para cámaras. (Solo para notificaciones de fallas en cámaras) ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 • Página 70 1 Cámara fija análoga como equipo de soporte en caso de que la reparación de la l que presenta la falla no se pueda realizar en el sito. Elementos que se deben llevar en la visita técnica para atención a fallas de control de acceso: • 1 kit de componentes de alimentación eléctrica para panel de control de acceso (transformador, fuente,, cables de energía, Batería para respaldo 12 VDC 7A) • 1 Lectora ( La lectora a llevar deberá ser compatible con el sistema de la sede reportada con falla) En caso de que UNE EPM Telecomunicaciones S.A. previamente haya identificado el causal de la falla e informe al Contratista que en la primera visita técnica debe disponer de algún equipo terminal o repuesto no contemplado dentro de este listado, el personal técnico deberá llevar los elementos solicitados. Dichos elementos se pagarán de acuerdo a los valores cotizados en los formularios. Nota: Una vez El Contratista proceda con el reemplazo de alguna parte o elemento del sistema, deberá devolver al interventor designado por UNE EPM Telecomunicaciones S.A. la parte o elemento averiado que fue objeto de reem reemplazo. Solución Provisional posterior a la primera visita técnica Una vez el contratista realice la primera visita técnica del mantenimiento correctivo y en caso de que en ésta no hubiese sido atendida la falla, debe informar ese mismo día a UNE EPM Telecomunicaciones municaciones S.A. el tiempo estimado de reparación de la falla. El contratista estará en obligación de proveer una solución provisional dentro de las primeras cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir de la primera visita técnica, que incluya la instalación ción de equipos de contingencia mientras que el(los) elemento(s) objeto de reparación esté fuera de servicio. Nota: Los equipos a suministrar en calidad de solución provisional deberán incluir fuentes de alimentación, cables, y conectores, aplicaciones de software y demás componentes necesarios para el funcionamiento del equipo. Fase 4. Mantenimiento en centro de servicio del fabricante o taller del Contratista. Para reparaciones mayores que no puedan ser atendidas durante la visita técnica, e implique el traslado de uno o varios elementos del sistema al centro de servicio del fabricante o a los talleres de El Contratista, éste asumirá todos los costos del transporte y protección desde y hacia la sede donde se encuentra ubicado, como también deberá asumir los riesgos derivados de su transporte y mientras los elementos se encuentren bajo su cuidado y tenencia. Una vez haya identificado la falla, deberá presentar un informe de diagnóstico que describa claramente el causal de la falla y la acción correctiva necesaria cesaria a ejecutar, junto con la cotización por la reparación, incluyendo la instalación, pruebas y puesta en funcionamiento del equipo. Para estos casos, UNE EPM Telecomunicaciones S.A. analizará los documentos entregados por El Contratista (el diagnóstico o y la cotización), y de acuerdo a su conveniencia económica, autorizará o no al El Contratista proceder con la ejecución de la acción correctiva. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 71 Si UNE EPM Telecomunicaciones S.A. no autoriza a El Contratista a proceder con la acción correctiva, este deb deberá erá devolver el equipo, y en caso de que UNE EPM Telecomunicaciones S.A. lo requiera, deberá instalarlo en el lugar donde se encontraba y bajo las condiciones de funcionamiento que tenía inicialmente; esto no deberá generar a UNE EPM Telecomunicaciones S. S.A. A. un costo adicional y solo se pagará el valor de la primera visita técnica acorde con el valor cotizado en el formulario CANTIDADES Y PRECIOS.. En este caso, el mantenimiento correctivo terminará en esta fase. Si la acción correctiva debe ser ejecutada e en n el centro de servicios del fabricante, El contratista deberá adjuntar una cotización del fabricante, que será evaluada o rechazada por UNE EPM Telecomunicaciones S.A. En caso de aceptarla UNE EPM Telecomunicaciones S.A. pagará al contratista el valor de esta factura más el porcentaje definido en el formulario “Administración por Mantenimiento en centro de servicio del fabricante”; en caso de no aceptarse se pagará la factura del fabricante por el diagnostico más el mismo porcentaje. Tiempos de respuesta y reparación El tiempo de reparación de un equipo cuyos repuestos requeridos sean fabricados en Colombia, no deberá superar los (8) días contados a partir de la fecha de notificación de la falla. Si el repuesto requerido para una reparación corresponde a u un n elemento de fabricación en el exterior e implica importación de éste, El Contratista deberá notificar a la Interventoría cuál es el plazo esperado de importación y nacionalización con base en la documentación escrita que éste cruce con su proveedor y/o ffabricante. abricante. Una vez el repuesto importado se encuentre en poder de El Contratista, la reparación de equipo afectado debe ser inmediata. Fase 5: para los casos en que sea necesario realizar segunda visita técnica para completar una acción de mantenimiento co correctivo Para los casos en los que el personal técnico del contratista haya identificado que la falla del equipo es menor y que para solucionarla es necesario reemplazar algunos componentes de los cuales no se dispone del repuesto durante la primera visita técnica, el personal de El Contratista deberá realizar una segunda visita para efectuar la reparación y llevar en ésta los repuestos necesarios para reemplazar los elementos defectuosos y poner el sistema en correcto estado de funcionamiento. UNE EPM Tele Telecomunicaciones comunicaciones S.A. pagará por concepto de segunda visita, el 50% del valor cotizado en el formulario CANTIDADES Y PRECIOS de la primera visita. Los elementos reemplazados reemplaza y los materiales de infraestructura utilizados, se pagarán de acuerdo a los valores cotizados en el formulario CANTIDADES Y PRECIOS PRECIOS.. En caso de requerirse repuestos no contemplados en estos formularios, el pago se autorizará previo análisis de la conveniencia por parte de la Interventoría designada por UNE EPM Telecomunicaciones S.A. y acorde corde con la cotización aportada por el contratista. Se aclara que no habrá lugar a cobro por segunda visita técnica para el caso de reparaciones mayores que se hayan autorizado reparar en los laboratorios del contratista. El valor cotizado por dicha repar reparación ación ya debe incluir el costo asociado a la instalación y puesta en funcionamiento del(los) elemento(s), acorde con lo definido en el numeral Fase 4 “Mantenimiento Mantenimiento en centro de servicios del fabricante o taller del contratista contratista””. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 72 Nota: UNE EPM Telecomunica Telecomunicaciones ciones S.A. solo pagará segunda visita técnica cuando la solución de la falla haya implicado el suministro de repuestos adicionales a los contemplados en el listado de repuestos exigidos en el numeral “Listado Listado de equipos y repuestos que el personal técnico del contratista deberá disponer durante la primera visita técnica para atender fallas menores menores”. Nota: Una vez El Contratista proceda con el reemplazo de alguna parte o elemento del sistema, deberá devolver al interventor designado por UNE EPM Telecomunicaciones Telecomunica S.A. la parte o elemento averiado que fue objeto de reemplazo. Tiempos de respuesta y reparación para solución a fallas en la segunda visita técnica El tiempo de respuesta para realizar la segunda visita técnica con el fin de reparar un equipo cuyos repuestos requeridos sean fabricados en Colombia, no deberá superar los (2) días contados a partir de la fecha de realización de la primera visita técnica. Si el repuesto requerido para una reparación corresponde a un elemento de fabricación en el exteriorr e implica importación de este, El Contratista, notificará a la Interventoría cuál es el plazo esperado de importación y nacionalización con base en la documentación escrita que éste cruce con su proveedor y/o fabricante. Una vez el repuesto importado se encuentre en poder de El Contratista, la segunda visita técnica deberá ser inmediata. Nota: Una vez El Contratista proceda con el reemplazo de alguna parte o elemento del sistema, deberá devolver al interventor designado por UNE EPM Telecomunicaciones S.A.. la parte o elemento averiado que fue objeto de reemplazo. Solución Provisional posterior a la segunda visita técnica Una vez el contratista realice la segunda visita técnica del mantenimiento correctivo y en caso de que en ésta no hubiese sido atendida lla a falla, debe informar ese mismo día a UNE EPM Telecomunicaciones S.A. el tiempo estimado de reparación de la falla. El contratista estará en obligación de proveer una solución provisional dentro de las primeras cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir de la segunda visita técnica, que incluya la instalación de equipos de contingencia de su propiedad mientras que el(los) elemento(s) objeto de reparación esté fuera de servicio. Nota: Los equipos a suministrar en calidad de solución provisional deberán incluir i fuentes de alimentación, cables, y conectores, aplicaciones de software y demás componentes necesarios para el funcionamiento del equipo. Nota: UNE EPM Telecomunicaciones S.A. no pagara visitas adicionales a la segunda si se presenta una equivocación n por parte del contratista al llevar un repuesto erroneo para la instalación, o al momento que cambie el repuesto detecte que debió instalar otro adicional para poder reparar y dejar funcionando el equipo. Fase 6: Informe de los mantenimientos: En cada visita sita realizada, El Contratista deberá diligenciar un formato que contenga la siguiente información: Marca y serial del equipo, diagnóstico, procedimiento realizado, fecha, hora y firma del Interventor que aprueba en nombre de UNE EPM Telecomunicaciones S.A.. Este registro de inspecciones debe formar parte de un informe ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 73 mensual de los diferentes trabajos realizados por solicitud de atenciones de falla, el cual se debe presentar en forma escrita y digital al interventor. El último día hábil de cada mes, El Contratista tratista deberá enviar un reporte a UNE EPM Telecomunicaciones S.A., resumiendo los principales hechos y anomalías presentados y corregidos en los bienes, así como el análisis y las recomendaciones que se deriven de los mismos. Consiste básicamente en un iinforme nforme mensual de la Bitácora de Mantenimiento con comentarios explicativos. Dicho informe debe presentarse en forma digital. El informe mensual debe contener como mínimo lo siguiente: • Acciones correctivas realizadas • Subsistemas intervenidos. • Órdenes de trabajo rabajo atendidas. • Tipos de mantenimiento atendidos. • Tipos de problemas presentados y sus posibles causas (Eléctrico, electrónico, mecánico, operación, conexión, infraestructura, etc.) • Evaluación de las causas de falla en los equipos. • Evaluación de los equi equipos pos con mayor cantidad de problemas, y las sedes e instalaciones donde estos se encuentran • Recomendaciones y hoja de vida del sistema de seguridad. • Actualización y/o Levantamiento de Planos. SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE MATERIALES DE INFRAESTRUCTURA El oferente rente deberá cotizar en el formulario CANTIDADES Y PRECIOS,, el suministro e instalación de materiales de infraestructura que podrían ser necesarios para la ejecución de los mantenimientos correctivos. Estos valores también aplicarán para los casos en que se e desee realizar la expansión del sistema de seguridad electrónica actual. Se deberán cotizar valores unitarios y se pagará de acuerdo a las cantidades realmente instaladas durante la ejecución de los trabajos. MEDIDA Y PAGO DE MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS: Mano de obra: El Proponente deberá considerar en su propuesta, que el precio para la atención de un mantenimiento correctivo comprende las siguientes actividades: • Mano de obra y tiempo para la Inspección y diagnóstico del daño, incluye desplazamientos y logísticas hasta el lugar dónde se ubica el equipo. • Uso de herramienta común o especializadas para diagnóstico del daño. • Puesta en funcionamiento del equipo o sistema (cámaras, cableado, software, etc) • Mano de obra en el retiro y colocación del repuesto, viejo y nuevo, respectivamente si es requerido. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 • Página 74 En esta actividad NO se considera el valor del repuesto, si es requerido. El pago se hará por daño o avería presentada y su valor será el cotizado en el formulario de cantidades y precios. Valor del repuesto: sto: El valor del repuesto incluye las siguientes actividades: • Transporte desde el proveedor y el lugar de avería, y viceversa • Tiempo y/o mano de obra del técnico en la consecución del repuesto. • Tiempo y/o mano de obra en localización del componente o repuesto repu en el mercado, es decir, averiguación cual proveedor lo tiene. • Garantía de la parte por mínimo 3 meses. • El Valor a reconocer es el descrito en la propuesta en el formulario de cantidades y pecios. • El Contratista deberá entregar el repuesto averiado a la interventoría. La interventoría podrá hacer chequear el repuesto con otro proveedor o por intermedio de terceros para cerciorarse de que el repuesto retirado sí amerite el cambio. Nota: Si con la colocación del repuesto retirado y averiado, según el diagnóstico di emitido por el Contratista, el sistema o equipo no responde, UNE EPM Telco S.A. concluirá que el diagnóstico no fue hecho a satisfacción, por tanto no se pagará el repuesto y deberá diagnosticarse de nuevo hasta dar con el daño, en todo caso se pagará agará como un solo mantenimiento siempre que se solucione el daño. Estas inspecciones o diagnósticos adicionales, así como la necesidad de volver al sitio corren por cuenta del contratista, toda vez que UNE EPM Telco S.A. supone que el personal del contratista tista es idóneo en la materia o requerimiento. Repuestos por fuera del formulario: En caso de que dicho repuesto no existiere en el formulario de cantidades y precios habida cuenta que allí solo se colocan los más comunes, el Contratista deberá presentar present cotización de este para que el interventor de el aval de su compra. El proveedor deberá entregar a la interventoría el repuesto averiado como prueba de la reparación previa a la aprobación, de ser posible, o al final. 5.2 EXPANSIÓN DEL SISTEMA DE SEGURI SEGURIDAD ELECTRÓNICA Suministro de equipos para ampliar la cobertura del sistema de seguridad electrónica de UNE EPM Telecomunicaciones S.A. En el formulario CANTIDADES Y PRECIOS,, el oferente deberá cotizar el suministro, instalación, configuración y puesta en funcionamiento de los elementos que durante la ejecución de este contrato, pudiesen requerirse para la expansión del sistema de ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 75 seguridad electrónica. En caso de ser necesario instalación de materiales de infraestructura (cables, ductos, canaletas), se pa pagarán garán de acuerdo a las cantidades cotizadas en el formulario CANTIDADES Y PRECIOS. • Suministro, instalación y configuración de un kit básico de alarmas de intrusión: debe contener: Un Panel de alarma de intrusión, un teclado, un sensor de movimiento, un sensor ensor magnético liviano, una sirena, un botón de Pánico fijo, un transformador y una batería de respaldo para la alimentación del sistema durante 4 horas en caso de interrupción del fluido eléctrico. • Suministro e instalación de un kit de control de acceso acceso:: para una puerta debe contener: controlador de acceso compatible con el software de gestión y monitoreo de la zona correspondiente, 2 lectoras, 1 botón de egreso, 1 sensor de apertura, 1 electroiman, 1 gato. • Suministro e instalación de cámaras sean fijas o móviles, housing, y brazos de anclaje. 5.3 PLATAFORMAS DE MANEJO DE VIDEO Estas plataformas son marcas registradas de la compañía HoneyWell ARQUITECTURA DEL EBI 5.3.1 El EBI, arquitectura Servidor/Clientes de la compañía HoneyWell, es un sistema modular que se acomoda comoda a todo tipo de configuraciones: Desde casos donde haya un solo servidor hasta situaciones donde se necesiten varios servidores y puestos de trabajo interconectados a través de LANs ó WANs. El Servidor del EBI rueda sobre la plataforma estándar de Mi Microsoft crosoft Windows NT ó Windows 2000 de tipo multi-usuario usuario y multi tarea. En el Servidor residen los paquetes de aplicación encargados de comunicar con los procesadores de campo y de actualizar la base de datos tanto la de tiempo real como la relacional. ervidor EBI actúa también como servidor de ficheros donde residen las pantallas, los El Servidor gráficos y las imágenes. Los puestos de trabajo EBI constituyen el enlace de tipo gráfico, en colores y de alta resolución, entre el operador y el Servidor EBI. Un único Servidor S EBI puede servir a la vez a un máximo de 40 puestos de trabajo pero puede establecer conexiones con un número ilimitado de usuarios a base de ir atendiendo al primero que va llegando. Un operador utiliza el puesto de trabajo para realizar tareas ta tales les como: • Ver y responder a las alarmas. • Planificar el funcionamiento de los equipos. • Configurar los puntos hardware y software de la base de datos del EBI correspondientes a los procesadores conectados. • Ver, manipular y analizar los datos tomados procedentes de los varios procesadores. • Ver las pantallas, informaciones de poseedores de tarjetas ó imágenes residentes en el servidor. • Crear tarjetas de foto identificación. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 5.3.2 Página 76 ARQUITECTURA DEL DVM Digital Video Manager se basa en redes abiertas están estándar dar de la industria, el hardware y las aplicaciones de software, tomando ventaja de la forma más rentable, potentes componentes disponibles. Utilizando hardware comercial estándar le permite utilizar las cámaras, PC hardware de red, almacenamiento y de su elección, sin necesidad de pagar las primas de hardware propietario. A diferencia de grabadores de vídeo digital (DVR) y grabadoras de video en red (NVR's ), DVM le permite ofrecer actualizaciones de hardware y software por separado. Esto reduce los costos de soporte técnico y asegura un futuro futuro-pruebaǁ ruta de actualización. Uso de componentes disponibles en el voltímetro digital también se asegura de que se puede integrar fácilmente en su sistema existente de la empresa estrategia de apoyo, lo que simplifica ca aún más las acciones de apoyo y reducir el costo de propiedad. La arquitectura básica consta de un servidor de base de datos y un servidor de cámara, que se puede instalar en la misma máquina. Cámara adicional Servidores de copia de seguridad de cámara y análisis se pueden añadir los servidores a la arquitectura para apoyar un mayor número de cámaras. Las empresas de mayor tamaño pueden vincular a varios DVM sistemas para crear un integrada para toda la empresa sistema de vigilancia. DVM también puede integrar tegrar el equipo de CCTV analógico tradicional en una completa solución digital, y aprovechar todas las ventajas de red TCP/IP tecnologías para ofrecer el software de control y conmutación de cámara, así como grabación digital. De esta manera la red de la empresa se convierte en un -virtualǁ matriz. Esta arquitectura revolucionaria lo hace muy fácil de agregar o trasladar las cámaras dentro de su edificio la red sin la necesidad de cables coaxiales dedicado. Nuevos monitores CCTV simplemente requieren una rred ed de PC conectada con un programa informático adecuado. De hecho, cualquier PC con una conexión (incluidas las inalámbricas) a la red y los niveles de seguridad adecuados pueden ver y controlar DEL VOLTÍMETRO DIGITAL. 5.4 GARANTÍAS DE REPARACION. El contratista sta debe brindar una garantía de diez (10) días como mínimo por TODA reparación que realice a equipo o aplicación de software por concepto de mano de obra de reparación, lo cual es diferente a la garantía por fábrica del repuesto en caso de haberse requerido. El contratista debe brindar garantía de un (1) año, de los suministros y repuestos instalados en equipos existentes a los cuales haya efectuado el mantenimiento correctivo. De todos los equipos nuevos instalados por el contratista como reemplazo de equipos eq cuya falla es irreparable, se exigirán brochure, hojas de CARACTERÍSTICA TECNICAS (DATA SHEET) datos de fabricante sin excepción, y garantía en mantenimientos preventivos, correctivos y suministros durante un (1) año como mínimo. En caso de que el contratista ontratista deba suministrar mantenimiento correctivo al software y hardware nuevo que este instale en el plazo de ejecución del contrato, lo debe hacer sin costo adicional. Se refiere a la revisión, visita, repuestos y reparación de equipos de hardware y software oftware instalados nuevos durante el periodo de ejecución del contrato. El tiempo de respuesta será el mismo estipulado para el mantenimiento correctivo de los equipos actualmente instalados contemplados en el objeto de esta contratación. ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 77 - CERRADO - ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento Proceso de contratación No. 111247 Página 78 ____________________________________________________________________________________ UNE EPM TELECOMUNICACIONES S.A. Dirección de Abastecimiento
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